Budgetteren met GnuCash

Veel mensen hebben een haat-liefde verhouding met budgetten. Maar Geldnerd gebruikt al meer dan 15 jaar met veel plezier budgetten om zijn financiën onder controle te houden. Die functionaliteit zit in mijn administratiespreadsheet. En gelukkig ook in GnuCash, het boekhoudpakket dat ik aan het inrichten ben om mijn spreadsheets te vervangen. Ik vond zelfs een Wiki-pagina met de veelbewogen historie van deze functionaliteit. Tijd dus om te kijken hoe ik dat in wil richten.

Budgetteren is het plannen van jouw inkomsten en uitgaven op de korte en de langere termijn. Dat kunnen het makkelijkste doen door het maken van een begroting, oftewel een overzicht van uw inkomsten en uitgaven. Een begroting is altijd persoonlijk. Iedereen maakt daarin andere keuzes en heeft andere wensen. Zelf maak ik altijd een jaarbegroting. Dat is gedetailleerd genoeg voor mijn doelstellingen. In mijn spreadsheets splits ik die wel weer uit naar maanden. Dat is vooral handig om zicht te houden op uitgaven die niet elke maand terugkomen. Dus eigenlijk zou ik op maanden moeten willen budgetteren.

Nadenken over mijn Budget

Op de GnuCash website vind je een goede Conceptengids (‘Tutorial and Concepts Guide’) die je meeneemt in de diverse onderdelen van een boekhouding. In die gids is een apart hoofdstuk gewijd aan budgetteren.

De gids geeft (terecht) aan dat je jouw rekeningenstructuur goed op orde moet hebben om te budgetteren. In mijn Excel-administratie had ik bijvoorbeeld maar één (1) rekening voor ‘Water’. Hierop budgetteerde ik zowel de rekeningen van het drinkwaterbedrijf als van het waterschap. In GnuCash heb ik nu aparte grootboekrekeningen voor drinkwater en water.

Ik heb lang nagedacht over wat ik precies wil budgetteren. Het gaat verder dan alleen de uitgaven en de inkomsten. Ik wil in de breedte van mijn financiën weten dat ik altijd genoeg geld op de juiste plek heb. Daar is immers ook mijn Potjessysteem voor ingericht. Ik wil, in termen van GnuCash, dus niet alleen een ‘Expense Budget’, maar ook een Cashflow Budget en een Capital Budget. De Budgetperiode is gebaseerd op jaren, met in elk jaar 12 maandelijkse termijnen.

Aan de slag!

Als je dit soort belangrijke beslissingen genomen hebt, dan kun je aan de slag. Binnen GnuCash klik je op ‘Actions | Budget | New Budget’. Er verschijnt dan een leeg budget. Als je vervolgens op de knop ‘Options’ klikt kun je de instellingen van jouw budget aanpassen. In de bijgevoegde Figuur 1 zie je de instellingen die ik gebruikt heb.

Figuur 1: GnuCash Budget Options

Als je één van jouw grootboekrekeningen selecteert kun je met de knop ‘All Periods’ eenvoudig je budget vullen met een standaardbedrag per maand (Figuur 2). Dat werkt bijvoorbeeld handig voor de vaste maandelijkse abonnementskosten van mijn mobiele telefoon. Je kunt ook gewoon op de maand-cel klikken en een getal invullen. Ik heb dat bijvoorbeeld gedaan voor de grootboekrekening voor de kosten van de hosting van geldnerd.nl, een vast bedrag in één jaarfactuur in een vaste maand van het jaar.

Figuur 2: GnuCash Budget All Periods

Wat ik een hele slimme functie vond was ‘Estimate’ (Figuur 3). Als je een grootboekrekening selecteert en die knop indrukt, dan kijkt GnuCash op basis van jouw historische transacties vanaf de door jou gekozen startdatum wat een logisch budget zou zijn. Je kunt daarbij ook kiezen voor een gemiddelde. Ik heb die functie bijvoorbeeld gebruikt om te budgetteren voor een aantal grootboekrekeningen met variabele lasten op basis van de werkelijke uitgaven van het voorgaande jaar.

Figuur 3: GnuCash Budget Estimate

In mijn Excel spreadsheet had ik ook een aantal ‘jaarbudgetten’. Bedragjes die ik reserveerde voor een specifieke grootboekrekening zonder het nader te specificeren per maand. Dat kan helaas niet in GnuCash, in elk geval niet de meest recente versie 4.9 waar ik mee werk. Op zich is dat geen probleem, ik vind de ‘Estimate’ functie eigenlijk nuttiger. Of ik deel mijn oorspronkelijke jaarbudget door 12. Ook heb ik nog even gekeken hoe ik budgetten kan kopiëren, bijvoorbeeld voor volgende financiële jaren. Dat scheelt namelijk veel werk. Dat is gelukkig eenvoudig te doen via ‘Actions | Budget | Copy Budget’.

Op deze manier heb ik in een paar uurtjes mijn bestaande budgetten ingevoerd. Dus ook deze functionaliteit is nu succesvol overgezet van mijn spreadsheets naar GnuCash. Het wordt nog wel eens wat! Er valt natuurlijk nog meer te vertellen over de budgetten, zo zijn er ook nog allerlei rapportages die je kunt gebruiken. Maar over Rapportages komt er nog wel een aparte blogpost.

Hoe heb jij jouw budgetten ingericht?

Het logo van GnuCash aan het begin van dit artikel is eigendom van de GnuCash developers.

NB: Op mijn startpagina vind je een overzicht van al mijn blogposts over GnuCash.

Potjes in GnuCash

Is er een boekhouder of accountant in de zaal? Ik heb even jullie hulp nodig…. Want ik weet wel iets van boekhouden, maar ik ben geen boekhouder. En daar heb ik nu even last van.

Mijn potjessysteem is sinds 2020 een belangrijk onderdeel van mijn financiële systeem. Hiermee reserveer ik geld voor grote en/of onregelmatige uitgaven. Ook begin dit jaar heb ik nog flink lopen schuiven met geld tussen deze voorzieningen.

Voor mij werkt dat rustgevend. Dus wil ik de potjes ook graag gebruiken in GnuCash, het open-source boekhoud programma waarin ik mijn administratie stapsgewijs op aan het zetten ben.

Het valt nog niet mee om GnuCash helemaal naar wens in te richten voor persoonlijke financiën. Online vind ik betrekkelijk weinig informatie en voorbeelden van mensen die er zelf mee werken voor hun persoonlijke financiën. Daarom probeer ik zelf in deze serie blogposts wel te documenteren hoe ik met GnuCash werk, in de hoop dat anderen er iets aan hebben.

Definitie van de potjes

Mijn potjes beschouw ik eigenlijk als boekhoudkundige voorzieningen (provisions). Daarover lees ik ‘A provision is a liability of uncertain timing or amount, meaning that there is some question over either how much will be paid or when this will be paid’. Dan zou ik ze dus bij de liabilities/passiva op moeten voeren. Het zijn voor mij eigenlijk vooruitbetaalde uitgaven (Expenses). Dan is het in boekhoudkundige termen een Liability.

Dit is overigens een bewuste persoonlijke keuze. Zie ik het als spaarpotje (dan is het een asset) of als vooruitbetaalde expenses (dan is het een liability)? Ik kies dus voor die tweede optie. Het staat vast dat het uitgegeven wordt, alleen het moment (en soms de precieze omvang) van de uitgave is nog onzeker. Dan zou ik mezelf voor de gek houden als ik het als spaarpotje meetel. iets wat ik in mijn Excel administratie overigens jarenlang gedaan heb…

Boekhoudkundig is een Voorziening onderdeel van het vreemd vermogen. Het heeft immers een vaste bestemming en is niet meer vrij beschikbaar. Een voorziening telt dan ook niet mee in mijn eigen vermogen. Door deze boekhoudkundige keuze word ik op papier iets ‘armer’ dan voorheen. Of ik heb een reëler beeld van hoe ik ervoor sta. Het is maar net hoe je het bekijkt.

Grootboekrekeningen en Journaalposten

Oké, nu is het tijd voor wat boekhoudnerderij… Ik gebruik het voorbeeld van mijn potje voor het betalen van de jaarlijkse premie voor de Zorgverzekering. Hiervoor zet ik elke maand € 100 opzij op mijn spaarrekening. In december boek ik dat geld terug naar mijn lopende rekening en betaal de premie in één keer vooruit. Dat doe ik zo sinds eind 2017, de zorgverzekering was het allereerste potje in mijn administratie.

Ik twijfel nog tussen drie methodes. Bij de ene boek ik maandelijks het bedrag naar een aparte voorzieningenrekening. Bij de tweede methode boek ik maandelijks rechtstreeks naar de uiteindelijke uitgavenrekening. En ik kan het ook gewoon simpel houden, de derde methode.

Methode 1 – Aparte Uitgavenrekening Voorzieningen

In GnuCash heb ik hiervoor de onderstaande rekeningen aangemaakt:

  • Onder Expenses (Uitgaven) de rekening Uitgaven:9500 Voorzieningen:9510 Voorziening Zorgverzekering.
  • Onder Liabilities (Passiva) de rekening Passiva:950 Voorzieningen:951 Voorziening Zorgverzekering.

De nummering is een overblijfsel uit mijn Excel-administratie. Ik heb de rekeningen in GnuCash zoveel mogelijk genummerd op de manier waarop ze ook (sinds 2003) genummerd zijn in mijn Excel-spreadsheet. Die nummers zitten goed in mijn hoofd, zo kan ik dingen snel terugvinden. Geen boekhoudkundige logica, wel Geldnerd-logica…

In mijn GnuCash administratie heb ik voor elke maand van het jaar 2021 de onderstaande bankoverboeking staan. Die is onderdeel van de serie automatische overboekingen die elke maand plaatsvindt nadat mijn salaris betaald is.

DateAccountDepositWithdrawal
25-mm-2021Activa:Huidige Activa:Lopende Rekening100
25-mm-2021Activa:Huidige Activa:Bufferspaarrekening100

Voor de verwerking van mijn Voorziening voeg ik daar twee regels aan toe, ik ‘splits’ de boeking zoals dat mooi heet. Voor het egaliseren van de uitgaven over het jaar heen boek ik elke maand maandelijks de kosten (debet dus) aan voorziening (credit). Mijn kosten gaan daarmee maandelijks omhoog, mijn resultaat (voor mij is dat het spaarpercentage) gaat omlaag. De boeking ziet er dan als volgt uit.

DateAccountDepositWithdrawal
25-mm-2021Activa:Huidige Activa:Lopende Rekening100
25-mm-2021Passiva:950 Voorzieningen:951 Voorziening Zorgverzekering100
25-mm-2021Activa:Huidige Activa:Bufferspaarrekening100
25-mm-2021Uitgaven:9500 Voorzieningen:9510 Voorziening Zorgverzekering100

Aan het einde van het jaar gaat er een boeking terug van de spaarrekening naar de betaalrekening. Dat geld gebruik ik vervolgens om de premie voor het daaropvolgende kalenderjaar. Mijn jaarpremie van € 1.155 was iets lager dan het totale opgebouwde bedrag van € 1.200, er bleef dus € 45 over op de spaarrekening dat ik heb gebruikt om een ander potje bij te vullen.

DateAccountDepositWithdrawal
21-12-2021Activa:Huidige Activa:Bufferspaarrekening1.155
21-12-2021Activa:Huidige Activa:Lopende Rekening1.155
21-12-2021Activa:Huidige Activa:Lopende Rekening1.155
21-12-2021Uitgaven:1200 Financiën, Zorg en Overheid:1230 Zorgverzekering1.155

Deze boeking heb ik als volgt aangevuld voor de verwerking van mijn voorziening:

DateAccountDepositWithdrawal
21-12-2021Activa:Huidige Activa:Bufferspaarrekening1.155
21-12-2021Activa:Huidige Activa:Lopende Rekening1.155
21-12-2021Uitgaven:9500 Voorzieningen:9510 Voorziening Zorgverzekering1.200
21-12-2021Passiva:950 Voorzieningen:951 Voorziening Zorgverzekering1.200
21-12-2021Activa:Huidige Activa:Lopende Rekening1.155
21-12-2021Uitgaven:1200 Financiën, Zorg en Overheid:1230 Zorgverzekering1.155

Je ziet dat ik ‘stiekem’ het hele bedrag van de voorziening heb teruggeboekt. In dit scenario begint de voorziening dus met een saldo van nul (0) aan het financiële jaar 2022.

Nadeel van deze aanpak is dat ik geen rechtstreekse relatie leg tussen het opbouwen en aanhouden van de voorziening en de uiteindelijke betaling van de zorgverzekeringspremie. De voorziening is in deze methode zuiver een boekhoudkundig iets. Vandaar dat ik ook methode 2 overweeg.

Methode 2 – Voorziening Rechtstreeks Naar Uitgavenrekening

In deze aanpak heb ik maar één extra rekening nodig, onder Liabilities (Passiva) de rekening Passiva:950 Voorzieningen:951 Voorziening Zorgverzekering. Bij deze methode boek ik maandelijks de kosten (debet) aan de voorziening (credit). Ik betaal maandelijks een ‘fictieve premie’ middels de voorziening. De maandelijkse boeking ziet er dan als volgt uit.

DateAccountDepositWithdrawal
25-mm-2021Activa:Huidige Activa:Lopende Rekening100
25-mm-2021Passiva:950 Voorzieningen:951 Voorziening Zorgverzekering100
25-mm-2021Activa:Huidige Activa:Bufferspaarrekening100
25-mm-2021Uitgaven:1200 Financiën, Zorg en Overheid:1230 Zorgverzekering100

Bij de werkelijke betaling van de zorgverzekeringspremie boek ik dan de voorziening (debet) aan de uitgave (credit). Op deze manier is de uitgave losgekoppeld van het moment dat ik de kosten neem. Het daadwerkelijke betalen van de zorgverzekeringspremie heeft dan ook geen impact op mijn resultaat of spaarpercentage.

DateAccountDepositWithdrawal
21-12-2021Activa:Huidige Activa:Bufferspaarrekening1.155
21-12-2021Activa:Huidige Activa:Lopende Rekening1.155
21-12-2021Uitgaven:1200 Financiën, Zorg en Overheid:1230 Zorgverzekering1.200
21-12-2021Passiva:950 Voorzieningen:951 Voorziening Zorgverzekering1.200
21-12-2021Activa:Huidige Activa:Lopende Rekening1.155
21-12-2021Uitgaven:1200 Financiën, Zorg en Overheid:1230 Zorgverzekering1.155

Hiermee haal ik de voorziening weg uit de uitgavenrekening, en ‘vervang’ ik deze door de daadwerkelijke premiebetaling.

Om deze methode compleet te maken zou ik eigenlijk ook het restantbedrag van € 45 (het verschil tussen de opgebouwde € 1.200 en de daadwerkelijk te betalen € 1.155) nog een bestemming moeten geven. Die kan ik vrij te laten vallen zonder dat er kosten tegenover staan. Er valt er een verantwoordelijkheid weg en ik heb weer vrije beschikking over dat deel van het vermogen. Het is dus weer eigen vermogen geworden.

Een verschuiving van vreemd naar eigen vermogen is boekhoudkundig een opbrengst. Ik boek dan de voorziening (debet) aan de opbrengst (credit). Dit komt ten goede aan mijn spaarpercentage. Maar misschien overdrijf ik dan een beetje? Of overdrijf ik sowieso? Hoe zouden jullie dat doen?

Methode 3 – Keep It Simple

Naar aanleiding van mijn vorige GnuCash-blog stuurde lezer Abel mij een mail met uitleg hoe hij zijn potjes-systeem geïmplementeerd heeft in GnuCash. Een methode die uitblinkt in eenvoud!

Hij heeft zijn potjesrekening aangemaakt als ‘Placeholder Account’. Dat is zeg maar een titelrekening, waar je zelf geen boekingen op kunt doen. Daar onder heeft hij voor elk potje een aparte rekening gemaakt. Dat is waar hij de afzonderlijke reserveringen op boekt. Je ziet dan in één oogopslag het saldo van het potje, en (omdat de ‘placeholder’ wel de optelsom van de rekeningen daar onder laat zien) op de placeholder-regel ook het totale saldo op de potjesrekening, zodat je kunt bewaken dat de balans in GnuCash klopt met de balans in de internetbankieren-omgeving.

In zijn geval ziet dat er als volgt uit (de bedragen zijn door mij vervaagd).

Om dit te laten werken is het van belang dat je de kolom met het actuele saldo zichtbaar maakt. In de Engelstalige versie van GnuCash heet die ‘Present’ of ‘Total’ met daarachter tussen haakjes de basisvaluta van jouw administratie (in mijn geval EUR). Je maakt die kolom zichtbaar door in de Accounts Overview in de rechterbovenhoek op het neerwaartse pijltje te drukken.

Abel zet eerst al het geld al op een subaccount (in zijn geval het potje Rest), en verdeelt het van daar uit Je doet dus geen boekingen meer op het ‘hoofdaccount’ van de potjesrekening. Door de autocomplete/historie van transacties invoeren moet je de eerste periode wel even goed opletten dat transacties niet meer naar het top-spaaraccount gaan, maar specifiek naar de juiste potjes.

Het is wat mij betreft een briljant eenvoudige manier om het zo in te richten, die goed aansluit bij hoe ik nu in Excel werk. En ‘Onverwacht Kapot Spul’ is natuurlijk een prachtige naam voor een potje! Het is wel volledig boekhouden op basis van cashflow.

Tenslotte

Drie methodes. Ik ben er nog niet uit. Maar ik zie nog een verschil met mijn kasboekhouding in Excel. In de kasboekhouding is het handig om elke voorziening als aparte bankoverboeking te doen. In het dubbel boekhoudsysteem van GnuCash zou ik net zo makkelijk één bankboeking kunnen doen, en de uitsplitsing in afzonderlijke voorzieningen in GnuCash toe kunnen voegen aan die ene bankoverboeking door de boeking te splitsen.

Help!

Dus… Is er een boekhouder of accountant in de zaal? Methode 1 of Methode 2 of Methode 3? Of is er nog een briljantere Methode 4? Doe ik nou erg gekke dingen als ik er zo mee omga in het dubbel boekhoudsysteem?

Update: Wil je weten welke keuze ik uiteindelijk gemaakt heb? Lees dit bericht.

Meerjarenoverzicht uitgaven

Regelmatig lees ik andere blogs en denk ik ‘hoe zit dat eigenlijk bij mij?’. Dat had ik ook bij deze blog van Geldsnor waarin hij een totaaloverzicht gaf van de uitgaven in Huize Geldsnor in de afgelopen drie jaar. Tijd dus om er ook voor Huize Geldnerd in te duiken.

De opzet hier is wel iets anders. In Huize Geldnerd hebben we een aparte administratie voor de gezamenlijke huishouding. Daarin zitten dus niet de persoonlijke uitgaven van Geldnerd en Vriendin. Mijn zorgverzekering en zorguitgaven, en mijn mobiele telefoon, zijn bijvoorbeeld onderdeel van mijn persoonlijke administratie. Maar voor de gezamenlijke huishouding is het heel eenvoudig om een totaaloverzicht te maken. En omdat ik de standaardkleuren van Excel gebruik hebben de jaren zelfs dezelfde kleuren als in de blogpost van Geldsnor.

Twee categorieën springen er uit in deze grafiek. Huisvesting en Huishoudelijk / Voeding. In de categorie Huisvesting vallen alle uitgaven gerelateerd aan wonen. Niet de hypotheekaflossing, die reken ik als vermogensopbouw omdat het huis een stukje extra van ons wordt. Maar wel de hypotheekrente, de gemeentebelastingen, waterschap, en onze bijdrage voor de VVE. En ook water, gas en elektra.

Hierbij valt op dat de uitgaven in de categorie Huisvesting de afgelopen jaren gedaald zijn. Terwijl de gemeente en het waterschap toch elk jaar wat extra geld van ons willen hebben. En aan elektra, gas en water waren we afgelopen jaar (door het thuiswerken) ook meer kwijt. Waardoor de daling dan wel komt? Door het versneld aflossen van de hypotheek!. Want daardoor betalen we elk jaar fors minder hypotheekrente. In mijn achterhoofd wist ik dat natuurlijk wel. Maar dat die daling van de uitgaven aan hypotheekrente zo groot is dat die meer dan compenseert voor de stijging van de andere posten? En dat onze uitgaven voor huisvesting dus dalen de afgelopen jaren? Dat had ik niet verwacht. Een mooi inzichtje, en een extra motivatie om versneld af te blijven lossen.

Huishoudelijk en Voeding is de andere grote categorie. Hier heb ik afgelopen zomer al uitgebreid naar gekeken. En geconstateerd dat daar een stijgende lijn in zit. Combinatie van inflatie en vrijwel volledig thuiswerken. Want normaliter vielen de lunches op werkdagen in onze eigen persoonlijke uitgaven, maar sinds het begin van de coronapandemie zijn ze onderdeel van de dagelijkse boodschappen geworden.

In deze categorie vallen ook de uitgaven voor ons Hondje. Die in 2021 gelukkig iets lager waren omdat Hondje geen grote medische noodgevallen had zoals in 2020.

Wat hierbij wel opvalt is dat de supermarkt onze hofleverancier is. We zijn geen mensen die elke zaterdag (of op een andere weekdag) een rondje langs de bakker, de slager en andere speciaalzaken maken. Gemak en gemakzucht, liefst één keer per week boodschappen en dan alles wat er voor die week nodig is, en af en toe de voorraden aanvullen.

Wat ook niet in dit overzicht zit zijn de doosjes wijn van mijn wijnhuis. Want dat betaal ik van mijn eigen geld en zit dus in mijn persoonlijke administratie. En daar zijn jullie nu misschien dan ook wel een beetje nieuwsgierig naar geworden?

Deze eerste grafiek is een beetje lastig leesbaar. Want er is een categorie die ver boven alles uitsteekt. Kasgeld en Overige. Niet omdat ik nou elke week bij de geldautomaat sta, integendeel. Maar in deze categorie zit ook mijn maandelijkse bijdrage aan de gezamenlijke huishouding. Als ik die er uit filter dan wordt het al een stukje overzichtelijker.

Zorgkosten… Jaarlijks de premie voor de zorgverzekering. In 2021 een nieuwe bril. En mijn rekeningen van de tandarts en de mondhygiënist, iets hoger dan bij de gemiddelde Nederlander. In de categorie Inrichting en Elektronica zitten ondermeer mijn gadgets. De laatste echt grote aankoop daar was mijn laptop in 2019.

De categorie Luxegoederen en Diensten is een veelkoppig monster. Hier zitten onder andere mijn uitgaven aan kleding, aan horeca, aan persoonlijke verzorging. In 2020 heb ik relatief veel kleding aangeschaft omdat ik stevig was afgevallen. Ook heb ik in dat jaar een opleiding gedaan en zelf betaald. In 2021 gaf ik, door de pandemie en het continue thuiswerken, juist veel minder uit aan kleding en dus ook in deze categorie.

Bij de hobby’s is de personal trainer in 2019 en 2020 duidelijk zichtbaar. In 2021 heb ik noodgedwongen een tijdje stilgezeten, maar sinds een tijdje beweegt Geldnerd weer (zij het goedkoper dan daarvoor). En over onze vakantie-avonturen heb ik eerder al geschreven.

Het voordeel van af en toe terug kunnen kijken is dat je trends ziet. Bijzonderheden. Die geven inzicht om te blijven sturen op mijn financiën. Niet voor niets is ‘houd bij wat er binnenkomt en wat je uitgeeft’ nog steeds het belangrijkste advies als je grip wilt krijgen op je eigen financiën!

Heb jij zicht op jouw uitgaven?

Het einde van de No Spend Days

Een van de vele zinloze statistiekjes die mijn administratie voor mij bijhoudt zijn de No Spend Days (NSDs). Dat begrip heb ik niet zelf verzonnen, ik zag dat veel (Amerikaanse) bloggers dat ook bijhielden, en dan wil ik ook altijd weten hoe het in mijn situatie zit. NSDs zijn dagen waarop ik niks betaal met mijn creditcard, pinpas, Apple Pay, of contant geld.

Corona zorgde er het afgelopen jaar nog steeds voor dat het aantal NSDs hoger is dan ‘vroeger’. Gemiddeld had ik er toen een stuk of 10 per maand. In 2021 waren het er minimaal 20 per maand.

Maar toen ik tijdens mijn jaarafsluiting 2021 daar over nadacht, realiseerde ik mij dat dat heel erg logisch is. No Spend Days zijn steeds minder relevant. En dat zit in de definitie. Met de categorieën die ik daartoe reken gaat het grotendeels om uitgaven die ik buiten de deur doe. Maar ik doe steeds minder uitgaven buiten de deur. En dat komt niet alleen door de coronapandemie en de sluiting van de detailhandel. Ook voordat corona de wereld trof deed ik een groot deel van mijn aankopen al via het internet. Corona heeft die ontwikkeling alleen maar versneld.

De NSD is dus geen goede maatstaf meer om te meten op hoeveel dagen ik geld uitgeef, en hoeveel dagen per maand ik er in slaag om mijn portemonnee in mijn zak te houden. Want uitgaven via internet betaal ik regelmatig met mijn creditcard (die wel meetelt in mijn NSD-berekening), maar minstens net zo vaak gewoon via iDeal (die niet meetelt in mijn NSD-berekening). Dus de NSD houdt mijzelf een beetje voor de gek. Het gaat om wat ik uitgeef. Niet om wat ik buiten de deur uitgeef.

Dus heb ik een nieuwe indicator bedacht. De No Expense Days (NEDs). Dat zijn de dagen waarop ik geen enkele uitgave doe. Geen transacties naar ‘buiten’. Alleen transacties tussen mijn eigen rekeningen mogen wel, en inkomsten tellen ook niet mee. Maar elke boeking vanaf mijn bankrekening naar buiten telt mee.

Natuurlijk kan ik hier ook een beetje mee spelen. Online shoppen op de dagen dat mijn reguliere uitgaven worden geboekt, zoals het abonnement voor mijn telefoon. Maar de NED geeft een veel completer beeld van mijn uitgaven dan dat de NSD doet. En ik ben dol op statistiekjes. Dus heb ik deze ingebouwd in mijn administratie. Inclusief grafiek. Nog niet online, maar wel voor mijzelf.

Op basis van de macro die ik al had voor de NSD was de No Expense Day niet zo heel moeilijk om te programmeren. No Expense Days bereken ik per maand, op mijn lopende rekening. Dat zijn criterium 1 en 2. Daarna filter ik de uitgavenrekeningen in mijn administratie, criterium 3. En tenslotte tel je de afzonderlijke dagen waarop die transacties plaatsvinden, criterium 4. Het aantal dagen per maand minus het aantal dagen waarop ik uitgaven gedaan heb is het aantal NEDs per maand.

Uiteraard moeten er dan ook grafieken komen. Voor 2021 heb ik de No Spend Days en de No Expense Days naast elkaar gezet. Uiteraard is het aantal No Expense Days elke maand lager dan het aantal No Spend Days. Logisch, omdat alle uitgavencategorieën in de No Expense Days meetellen, en alleen de uitgaven buiten de deur in de No Spend Days.

In mijn kwartaalrapportages zul je dus vanaf heden de No Spend Days niet meer tegenkomen. Maar wel de No Expense Days. Als maatstaf voor mijn spaarzaamheid.

Kijk jij ook wel eens op een andere manier naar jouw uitgaven?

Lockdowneffect

We zitten er al weer in sinds medio december. Een lockdown. Waarbij alle niet-essentiële winkels gesloten zijn (behalve voor afhalen). En sinds 23 januari hebben we dan ook nog de avondklok, waarbij we geacht worden tussen 21.00 en 04.30 binnen te blijven. Bedoeld om onze bewegingen en contacten te beperken, en daarmee de verspreiding van het COVID-19 virus te remmen.

Als brave burger houdt Geldnerd zich best goed aan de regels, denkt hij zelf. We vinden het vervelend dat het laatste rondje met Hondje ’s avonds niet meer met z’n drietjes kan, dat is hier in Huize Geldnerd een beetje de gewoonte. Even een wandeling samen terwijl Hondje om ons heen scharrelt. Nu gaat Geldnerd of Vriendin braaf alleen met Hondje aan de lijn nog even naar buiten voor een plasje en soms iets groters. Maar het is voor het goede doel, en deze impact overleven we wel. Verder merken we er weinig van, we ontvingen ook voor de strengere maatregelen al nauwelijks bezoek.

Met al die maatregelen zijn de mogelijkheden om geld uit te geven nog beperkter geworden dan ze al waren. Niet voor niets klaagt de middenstand steen en been, en ook Geldnerd zelf zou best graag weer eens met een biertje en een bitterbal op een terrasje willen zitten om naar mensen te kijken. Maar dat is nog even niet zo. Daarmee worden de effecten van de lockdown van de afgelopen maanden ook goed zichtbaar in mijn administratie. Dat merkte ik toen ik vorige week mijn spreadsheet bijwerkte met de laatste boekingen van februari en de boekingen van de eerste twee weken van maart.

Allereerst de No Spend Days, de dagen waarop ik niks betaal met mijn creditcard, pinpas, of contant geld. Vóór Corona had ik er toen een stuk of 10 per maand, in 2020 waren het er gemiddeld iets meer dan 20 per maand. Maar januari en februari 2021 breken nieuwe records.

En de werkelijkheid is nog steviger dan de grafiek laat zien. Want die enige dag waarop ik een uitgave gedaan zou hebben is de dag dat mijn creditcard werd afgeschreven. En dat was een transactie van eind 2020, toen ik een huurauto aftankte die we gebruikt hadden voor familiebezoek met Kerstmis. Door de manier waarop ik de transacties verwerk komt dat pas in mijn administratie als de creditcard wordt afgeschreven door mijn bank. Ik heb dus in mijn eigen administratie in januari geen uitgaven met creditcard, pinpas, of contant geld gedaan. Nul. Helemaal niks. In de gezamenlijke administratie was het iets drukker (want we doen één keer per week boodschappen), maar ook dat mocht geen naam hebben.

In februari was het beeld niet veel anders. Een bezoekje aan mijn favoriete wijnhandel, een kopje koffie to-go toen ik met een collega een wandeling maakte. En weer een creditcardafschrijving, nu met alleen maar mijn Spotify-abonnement.

En dan het spaarpercentage. Waar ik in 2020 dramatisch de mist mee inging. Dat is (met mijn verbeterde spreadsheet met dubbelplusgecontroleerde formules en kruiscontroles) in 2021 als een raket van start gegaan.

Geen verrassing natuurlijk, als je vrijwel niks uitgeeft. Ja, ik heb de reguliere overboeking naar de gezamenlijke huishoudrekening. Mijn eigen vaste lasten, de mobiele telefoon en de kosten van mijn bank. Maar verder gebeurt er dus vrijwel niets op mijn bankrekening. En dat zie je. Met dit soort spaarpercentages hoor je me overigens niet klagen. Als de terrassen weer open zijn komt er echt nog wel een kleine inhaalrace…

Merk jij de effecten van de lockdown in jouw financiële gedrag?

Financiën op orde (5) – Het digitaal archief

Begin 2020 schreef ik een ‘basiscursus’ Financiën op Orde. Eén van de onderdelen ging over het bewaren van (financiële) documenten. Ik gaf daarbij (en in meerdere ander blogposts) aan dat ik vrijwel volledig papierloos werk en alles digitaal bewaar. Sindsdien krijg ik regelmatig de vraag hoe ik dat nou precies doe. Ik heb er destijds wel wat over geschreven, maar veel mensen hebben blijkbaar behoefte aan meer informatie over mijn aanpak. Vandaar nu een extra deel van ‘de cursus’, helemaal gewijd aan mijn digitale werkwijze.

Geldnerd kent mensen die zich nog steeds met hand en tand verzetten tegen zelfs de overgang naar een digitale agenda. Ze koesteren de multomappen in de kast met daarin hun papieren archief van de afgelopen jaren of zelfs decennia. Al dan niet netjes geordend. Een enkeling zal er af en toe vertederd doorheen bladeren. Al die oude rekeningen van de telefoon, al die oude brieven van de Belastingdienst. Deze mensen houden moedig vast aan papieren schijnzekerheden in het leven. En stilletjes (en af en toe vocaal) ergert Geldnerd zich ondertussen aan de grote stapel papier die ook Vriendin nog steeds met zich meesleept. Naar schatting 90% van de post die hier door de brievenbus valt is voor Vriendin. Haar kast in de werkkamer heeft een paar schappen vol met papieren. Geldnerd is digitaal en papierloos. Al heel lang.

Dus. Deel 5 van de gratis cursus die geen cursus is. Digitaal en Papierloos je administratie voeren!

Voordelen (en nadelen?)

Voor mij persoonlijk heeft een volledig digitale werkwijze alleen maar voordelen. Als je jouw digitale archief goed opzet is het veel gemakkelijker om iets terug te zoeken.

Het is ook makkelijker om een kopie te maken. Als back-up, maar ook voor andere doeleinden. Toen Geldnerd lang geleden ging scheiden, kostte het vijf minuten om ervoor te zorgen dat zowel Geldnerd als Ex een volledige kopie hadden van het gezamenlijke archief.

Daarnaast heeft een digitaal archief minder (kast)ruimte nodig en oogt het een stuk minder rommelig dan rondslingerende papieren.

Wel hoor ik soms van mensen dat ze het lastiger vinden om overzicht te houden in een digitale administratie. Een envelop op een bureau zie je immers liggen. Ik kan me dat voorstellen, maar met een goede gestructureerde werkwijze is het naar mijn eigen ervaring niet nodig om iets te zien liggen. Regelmaat is de truc.

Apart e-mail adres

Mijn advies is om een apart e-mail adres aan te maken voor alles wat met je administratie te maken heeft. Geldnerd zelf heeft verschillende domeinnamen, waaronder ook mijnachternaam.com. Mijn primaire mailadres is mijnvoornaam@mijnachternaam.com, maar ik heb bij mijn provider ook een mailadres administratie@mijnachternaam.com aangemaakt. Dat e-mail adres heb ik aan al mijn accounts bij al onze leveranciers gekoppeld. Banken, verzekeraar, abonnementen, webshops, alles. Ik heb dat gecombineerd met het in gebruik nemen van een wachtwoordmanager voor het veilig beheren van al mijn wachtwoorden en accounts. Het was één keer even een dagje werk, maar dan is het ook netjes op orde.

Bij de meeste internetproviders kun je, als onderdeel van jouw internetabonnement, verschillende adressen aanmaken. En een ‘gmail.com’ of ‘outlook.com’ (of een van de andere gratis providers) is natuurlijk ook zo aangemaakt. Zelf gebruik ik alleen nog adressen op eigen domeinen, zodat ik makkelijk van provider kan veranderen zonder mijn mailadressen kwijt te raken. Ik laat alle mail ook lokaal binnenkomen in het e-mail programma Thunderbird op mijn eigen laptop, zodat ik mijn mailarchief lokaal op mijn eigen schijf heb staan.

Alleen maar digitaal

Stel overal waar mogelijk in dat je post alleen digitaal wilt ontvangen op dat e-mail adres. Heel veel bedrijven en organisaties doen dat inmiddels al standaard. Maar nog niet iedereen. Het eerste jaar van digitaal werken zul je echt bij iedere envelop die op de deurmat ploft even actie moeten ondernemen. Inloggen in de online omgeving van de betreffende organisatie en zoeken naar de instelling om alleen maar digitale post te ontvangen. Al snel zul je merken dat de stroom papieren post minder wordt. Dat scheelt een hoop bomen en vervuiling voor productie en transport. Mocht je het nog niet gedaan hebben, activeer dan de berichtenbox van MijnOverheid. Dan kun je van vrijwel alle overheidsinstanties, lokaal, regionaal en landelijk, vrijwel alle post digitaal krijgen op één beveiligde plek.

Hoe bewaren?

Je kunt alle digitale post natuurlijk bewaren als mailtje in jouw mailbox in een mappenstructuur. Geldnerd zet het allemaal op zijn harddisk in een map ‘Archief’. Ik heb een simpele mappenstructuur, die nog gebaseerd is op de tabjes van mijn oude klappers. Voor de meeste mensen is dat waarschijnlijk een goede start.

En zorg ook voor consistente naamgeving. Ik heb in de map ‘Archief\Wonen\Energie\’ bijvoorbeeld de bestanden ‘GreenChoice – Jaarnota 2017.pdf’, ‘GreenChoice – Jaarnota 2018.pdf’, ‘GreenChoice – Jaarnota 2019.pdf’ en ‘GreenChoice – Jaarnota 2020.pdf’. Dan kun je wel raden wat de bestandsnaam wordt van de volgende jaarnota van mijn energieleverancier als ik die opsla…

Sowieso is PDF het handigste bestandsformaat om te gebruiken. Dat is ook het formaat waarin de meeste bedrijven en overheidsorganisaties hun officiële post verspreiden. Juridisch staat het al heel lang op hetzelfde niveau als een papieren document. Foto’s mogen overigens ook.

Papieren Post

Alle papieren post die nog binnenkomt en die je niet na lezing vernietigt: meteen scannen, en ook opbergen in die digitale mappen. Misschien heb je een printer thuis staan die kan scannen. Er zijn ook allerlei apps voor de mobiele telefoon die een foto van een papieren document om kunnen zetten in een PDF.

Op een iPhone kun je zelfs gewoon het icoon van de standaard Notities (Notes) app even vasthouden. Wanneer je dit doet verschijnt er een lijstje opties, waaronder ‘Scan Document’. Met deze tool kun je heel eenvoudig meerdere pagina’s scannen, jouw iPhone maakt er netjes een PDF van.

In Huize Geldnerd staat een MFC, een printer / scanner / copier die we gekocht hebben toen we hier eind 2016 gingen wonen. De scanner wordt vaker gebruikt dan de printer, pas ergens in het laatste kwartaal van 2020 was de minitoner op die destijds was bijgesloten in de doos. Ook hebben we een papierversnipperaar, documenten met persoonsgegevens of andere vertrouwelijke informatie verlaten ons huis in hele kleine snippertjes. Maar goed ik ben dan ook een beetje paranoïde….

Waar bewaren?

Met een papieren administratie heb je meestal geen keus. Die bewaar je thuis. In een kast, in een doos, of op een stapel ergens. Bij een digitale administratie valt er best wel wat te kiezen. De eerste logische plek is op de harde schijf van je eigen computer. Sommige mensen hebben een externe harde schijf. Of je kunt het ‘in de cloud’ bewaren. Geldnerd is geen voorstander van die laatste optie, want de cloud is gewoon de computer van iemand anders.

Wat wel verstandig is: zorg voor een reservekopie. Eentje die je regelmatig bijwerkt. In Huize Geldnerd gebeurt dat automatisch. Op mijn laptop staat software die elke dag mijn data meerdere malen synchroniseert met mijn eigen server. En die server synchroniseert iedere nacht via een beveiligde verbinding met een server op een andere locatie. Beide servers zijn ‘dubbel uitgevoerd’, met elk twee harddisks die voortdurend synchroniseren. Als er dus een schijf kapot gaat ben ik geen data kwijt. Maar goed, ik heb dan ook een back-up obsessie… Je kunt natuurlijk ook een externe harddisk kopen die je eens in de paar weken even aan je computer hangt om een kopie te maken. Het maakt niet uit hoe je een kopie maakt, als je er maar over nadenkt. Met een papieren archief ben je alles kwijt bij bijvoorbeeld een brand. Een digitaal archief is ook kwetsbaar als een harddisk kapot gaat. En dat risico is iets groter dan het risico op brand.

Mijn uitgangspunt is dat ik alles bewaar op een plek die ik zelf beheer. Dus mijn salarisbrieven staan niet alleen digitaal in het personeelssysteem van mijn werkgever. Ik krijg maandelijks op betaaldag een PDF-kopie in mijn mail. Dat kon ik in het systeem heel eenvoudig instellen. Want soms kun je de omgeving van een ander niet meer bereiken als er iets gebeurt (ruzie met je werkgever bijvoorbeeld), en dan ben je de toegang tot jouw informatie kwijt.

Hoe lang bewaren?

Daar heb ik eerder al eens een uitgebreide blogpost over geschreven. En jaarlijks loop ik ook mijn digitale archief even door en bepaal wat er weg kan. Het is onderdeel van mijn Eindejaarschecklist. Maar digitaal gooi ik weinig weg. Mijn archief met digitale salarisbrieven gaat helemaal terug tot het begin van mijn loopbaan.

Ik vind het nog steeds verbazingwekkend hoe weinig ruimte het eigenlijk nodig heeft. Mijn eigen archief gaat ongeveer terug tot het jaar 2000, en beslaat dus inmiddels zo’n 20 jaar van mijn leven. De totale omvang is minder dan 20 gigabyte. Iets dat met gemak op een harde schijf past.

Maak er een gewoonte van

Bij de evaluatie van mijn jaardoelen ben ik er ook al op ingegaan. Een doel is makkelijk te bereiken en vol te houden als het een gewoonte is. Sindsdien heb ik me iets meer verdiept in het verschijnsel ‘gewoonte’. Aanraders zijn wat mij betreft de boeken ‘Better Than Before’ van Gretchen Rubin en ‘Atomic Habits’ van James Clear.

Mijn financiële systeem en mijn digitale archief zijn voor mij succesvolle gewoontes. Wat je meet beïnvloedt wat je doet. Het meten van wat ik met mijn geld doe zorgt dat ik er beter mee om ga. Het meten van mijn gewicht, het bijhouden wat ik eet en het bijhouden wanneer en hoe ik sport, zorgt ervoor dat ik beter met mijn gezondheid omga. Meten wat je doet leidt tot zelfbewustzijn, en zelfbewustzijn zorgt voor zelfbeheersing. Ieder mens is natuurlijk anders, maar voor mij persoonlijk werkt het zo.

Plannen is een ander onderdeel van ‘gewoontes’ dat werkt voor mij. Ik houd mijn financiën al bijna twintig jaar bij, en toch staat er nog iedere zaterdagochtend een reminder voor in mijn digitale agenda. Ik plan ook het sporten, en alle andere dingen die ik belangrijk vind. Als iets in mijn agenda staat is het een afspraak. En ook afspraken met mijzelf vind ik belangrijk, het hoeft niet persé een afspraak met iemand anders zijn om te werken.

Het wekelijkse finance-moment is niet alleen bedoeld voor het downloaden van de banktransacties en beleggingsrapportage. Het is ook het moment dat ik alle administratieve mail en papieren post afhandel. De betalingen direct doe of ze voorprogrammeer bij mijn bank, enkele dagen voor de uiterste betaaldatum. Papieren scan en versnipper, en alle bestandjes die per e-mail binnen zijn gekomen op de juiste plek in mijn digitale archief opberg. Het klinkt als veel werk, maar de meeste weken kost het me minder dan een kwartiertje. Het gaat zo snel omdat ik het bijhoud en omdat ik een structuur heb gevonden die bij mijzelf past.

Welke werkwijze past bij jou? En hoeveel klappers en pakken tabbladen heb je straks over omdat (a) jouw archief digitaal is en (b) je die klappers en tabbladen natuurlijk in bulk aangeschaft hebt?