Een speciale groep rekeningen in mijn administratie zijn de ‘Kruisrekeningen’, groep 9000 aan de uitgavenkant en 900 aan de inkomstenkant. Deze zijn een ‘spiegel’ van elkaar en gebruik ik voor de zogenaamde ‘Kruisposten’.

Als ik bijvoorbeeld geld overmaak van mijn lopende rekening naar een spaarrekening, dan kom ik het bedrag twee keer tegen. Eén keer op het afschrift van de lopende bankrekening, en één keer op het afschrift van de spaarrekening. Maar het is geen uitgave of inkomst in de zin van mijn vermogen, het geld blijft ‘binnen’. Door de debetboeking op 9000 te zetten en de creditboeking op 900, bereik ik dat. Het is ook een goed controlemiddel. Rekening 9000 en rekening 900 moeten altijd hetzelfde bedrag tonen. Tegenover iedere boeking op 9000 staat een boeking op 900, en andersom.

Ik gebruik deze groep ook voor andere dingen waar nog iets tegenover moet staan. Zo heb ik een Derdenrekening Privé. Als ik bijvoorbeeld samen met iemand uit ga eten, en we kiezen ervoor om de rekening te delen, dan komt het voor dat ik het hele bedrag betaal. De ander maakt het restant dan aan mij over. Wat ik dan in mijn administratie doe is de betaling in twee delen splitsen. Mijn helft boek ik op de uitgavenrekening voor Horeca. De andere helft boek ik op de Uitgavenrekening Derden Privé. Zodra de ander het geld aan mij overmaakt boek ik die betaling op de Inkomstenrekening Derden Privé. Ook deze rekeningen moeten dus altijd hetzelfde bedrag tonen. En sinds ik dit zo doe vergeet ik nooit meer wie er mij nog geld schuldig is.

Soms moet ik iets doen voor mijn werk wat ik dan kan declareren. Hiervoor gebruik ik de Derdenrekening Zakelijk (declaraties). Het werkt hetzelfde. Mijn uitgave boek ik op de Uitgavenrekening Derdenrekening Zakelijk. Zodra mijn baas me terugbetaalt boek ik die betaling op de Inkomstenrekening Derden Zakelijk. Ook deze rekeningen moeten altijd met elkaar in evenwicht zijn, en ik vergeet nooit meer om iets te declareren.

Ook voor de uitgaven op mijn creditcard heb ik iets bedacht. Mijn bank boekt dat bedrag in een keer maandelijks van mijn rekening af. Maar soms zitten daar wel 10 verschillende posten in, zeker als ik op vakantie ben geweest. Ik houd gedurende de maand precies bij wat ik met mijn creditcard doe. Die afzonderlijke boekingen zet ik ook alvast in mijn spreadsheet, met het juiste rekeningnummer. Zodra de bank het heeft afgeboekt, vervang ik die ene bankboeking door al die afzonderlijke creditcardbetalingen die ik gedurende de maand heb bijgehouden. En daar heb ik uiteraard een macro voor gebouwd.

Soms denk ik dat ik een beetje ben doorgeschoten in mijn administratiedrift. Wat denk jij?