Veel mensen hebben een haat-liefde verhouding met budgetten. Maar Geldnerd gebruikt al meer dan 15 jaar met veel plezier budgetten om zijn financiën onder controle te houden. Die functionaliteit zit in mijn administratiespreadsheet. En gelukkig ook in GnuCash, het boekhoudpakket dat ik aan het inrichten ben om mijn spreadsheets te vervangen. Ik vond zelfs een Wiki-pagina met de veelbewogen historie van deze functionaliteit. Tijd dus om te kijken hoe ik dat in wil richten.

Budgetteren is het plannen van jouw inkomsten en uitgaven op de korte en de langere termijn. Dat kunnen het makkelijkste doen door het maken van een begroting, oftewel een overzicht van uw inkomsten en uitgaven. Een begroting is altijd persoonlijk. Iedereen maakt daarin andere keuzes en heeft andere wensen. Zelf maak ik altijd een jaarbegroting. Dat is gedetailleerd genoeg voor mijn doelstellingen. In mijn spreadsheets splits ik die wel weer uit naar maanden. Dat is vooral handig om zicht te houden op uitgaven die niet elke maand terugkomen. Dus eigenlijk zou ik op maanden moeten willen budgetteren.

Nadenken over mijn Budget

Op de GnuCash website vind je een goede Conceptengids (‘Tutorial and Concepts Guide’) die je meeneemt in de diverse onderdelen van een boekhouding. In die gids is een apart hoofdstuk gewijd aan budgetteren.

De gids geeft (terecht) aan dat je jouw rekeningenstructuur goed op orde moet hebben om te budgetteren. In mijn Excel-administratie had ik bijvoorbeeld maar één (1) rekening voor ‘Water’. Hierop budgetteerde ik zowel de rekeningen van het drinkwaterbedrijf als van het waterschap. In GnuCash heb ik nu aparte grootboekrekeningen voor drinkwater en water.

Ik heb lang nagedacht over wat ik precies wil budgetteren. Het gaat verder dan alleen de uitgaven en de inkomsten. Ik wil in de breedte van mijn financiën weten dat ik altijd genoeg geld op de juiste plek heb. Daar is immers ook mijn Potjessysteem voor ingericht. Ik wil, in termen van GnuCash, dus niet alleen een ‘Expense Budget’, maar ook een Cashflow Budget en een Capital Budget. De Budgetperiode is gebaseerd op jaren, met in elk jaar 12 maandelijkse termijnen.

Aan de slag!

Als je dit soort belangrijke beslissingen genomen hebt, dan kun je aan de slag. Binnen GnuCash klik je op ‘Actions | Budget | New Budget’. Er verschijnt dan een leeg budget. Als je vervolgens op de knop ‘Options’ klikt kun je de instellingen van jouw budget aanpassen. In de bijgevoegde Figuur 1 zie je de instellingen die ik gebruikt heb.

Als je één van jouw grootboekrekeningen selecteert kun je met de knop ‘All Periods’ eenvoudig je budget vullen met een standaardbedrag per maand (Figuur 2). Dat werkt bijvoorbeeld handig voor de vaste maandelijkse abonnementskosten van mijn mobiele telefoon. Je kunt ook gewoon op de maand-cel klikken en een getal invullen. Ik heb dat bijvoorbeeld gedaan voor de grootboekrekening voor de kosten van de hosting van geldnerd.nl, een vast bedrag in één jaarfactuur in een vaste maand van het jaar.

Wat ik een hele slimme functie vond was ‘Estimate’ (Figuur 3). Als je een grootboekrekening selecteert en die knop indrukt, dan kijkt GnuCash op basis van jouw historische transacties vanaf de door jou gekozen startdatum wat een logisch budget zou zijn. Je kunt daarbij ook kiezen voor een gemiddelde. Ik heb die functie bijvoorbeeld gebruikt om te budgetteren voor een aantal grootboekrekeningen met variabele lasten op basis van de werkelijke uitgaven van het voorgaande jaar.

In mijn Excel spreadsheet had ik ook een aantal ‘jaarbudgetten’. Bedragjes die ik reserveerde voor een specifieke grootboekrekening zonder het nader te specificeren per maand. Dat kan helaas niet in GnuCash, in elk geval niet de meest recente versie 4.9 waar ik mee werk. Op zich is dat geen probleem, ik vind de ‘Estimate’ functie eigenlijk nuttiger. Of ik deel mijn oorspronkelijke jaarbudget door 12. Ook heb ik nog even gekeken hoe ik budgetten kan kopiëren, bijvoorbeeld voor volgende financiële jaren. Dat scheelt namelijk veel werk. Dat is gelukkig eenvoudig te doen via ‘Actions | Budget | Copy Budget’.

Op deze manier heb ik in een paar uurtjes mijn bestaande budgetten ingevoerd. Dus ook deze functionaliteit is nu succesvol overgezet van mijn spreadsheets naar GnuCash. Het wordt nog wel eens wat! Er valt natuurlijk nog meer te vertellen over de budgetten, zo zijn er ook nog allerlei rapportages die je kunt gebruiken. Maar over Rapportages komt er nog wel een aparte blogpost.

Hoe heb jij jouw budgetten ingericht?

Het logo van GnuCash aan het begin van dit artikel is eigendom van de GnuCash developers.

NB: Op mijn startpagina vind je een overzicht van al mijn blogposts over GnuCash.