Financiën op orde (5) – Het digitaal archief

Begin 2020 schreef ik een ‘basiscursus’ Financiën op Orde. Eén van de onderdelen ging over het bewaren van (financiële) documenten. Ik gaf daarbij (en in meerdere ander blogposts) aan dat ik vrijwel volledig papierloos werk en alles digitaal bewaar. Sindsdien krijg ik regelmatig de vraag hoe ik dat nou precies doe. Ik heb er destijds wel wat over geschreven, maar veel mensen hebben blijkbaar behoefte aan meer informatie over mijn aanpak. Vandaar nu een extra deel van ‘de cursus’, helemaal gewijd aan mijn digitale werkwijze.

Geldnerd kent mensen die zich nog steeds met hand en tand verzetten tegen zelfs de overgang naar een digitale agenda. Ze koesteren de multomappen in de kast met daarin hun papieren archief van de afgelopen jaren of zelfs decennia. Al dan niet netjes geordend. Een enkeling zal er af en toe vertederd doorheen bladeren. Al die oude rekeningen van de telefoon, al die oude brieven van de Belastingdienst. Deze mensen houden moedig vast aan papieren schijnzekerheden in het leven. En stilletjes (en af en toe vocaal) ergert Geldnerd zich ondertussen aan de grote stapel papier die ook Vriendin nog steeds met zich meesleept. Naar schatting 90% van de post die hier door de brievenbus valt is voor Vriendin. Haar kast in de werkkamer heeft een paar schappen vol met papieren. Geldnerd is digitaal en papierloos. Al heel lang.

Dus. Deel 5 van de gratis cursus die geen cursus is. Digitaal en Papierloos je administratie voeren!

Voordelen (en nadelen?)

Voor mij persoonlijk heeft een volledig digitale werkwijze alleen maar voordelen. Als je jouw digitale archief goed opzet is het veel gemakkelijker om iets terug te zoeken.

Het is ook makkelijker om een kopie te maken. Als back-up, maar ook voor andere doeleinden. Toen Geldnerd lang geleden ging scheiden, kostte het vijf minuten om ervoor te zorgen dat zowel Geldnerd als Ex een volledige kopie hadden van het gezamenlijke archief.

Daarnaast heeft een digitaal archief minder (kast)ruimte nodig en oogt het een stuk minder rommelig dan rondslingerende papieren.

Wel hoor ik soms van mensen dat ze het lastiger vinden om overzicht te houden in een digitale administratie. Een envelop op een bureau zie je immers liggen. Ik kan me dat voorstellen, maar met een goede gestructureerde werkwijze is het naar mijn eigen ervaring niet nodig om iets te zien liggen. Regelmaat is de truc.

Apart e-mail adres

Mijn advies is om een apart e-mail adres aan te maken voor alles wat met je administratie te maken heeft. Geldnerd zelf heeft verschillende domeinnamen, waaronder ook mijnachternaam.com. Mijn primaire mailadres is mijnvoornaam@mijnachternaam.com, maar ik heb bij mijn provider ook een mailadres administratie@mijnachternaam.com aangemaakt. Dat e-mail adres heb ik aan al mijn accounts bij al onze leveranciers gekoppeld. Banken, verzekeraar, abonnementen, webshops, alles. Ik heb dat gecombineerd met het in gebruik nemen van een wachtwoordmanager voor het veilig beheren van al mijn wachtwoorden en accounts. Het was één keer even een dagje werk, maar dan is het ook netjes op orde.

Bij de meeste internetproviders kun je, als onderdeel van jouw internetabonnement, verschillende adressen aanmaken. En een ‘gmail.com’ of ‘outlook.com’ (of een van de andere gratis providers) is natuurlijk ook zo aangemaakt. Zelf gebruik ik alleen nog adressen op eigen domeinen, zodat ik makkelijk van provider kan veranderen zonder mijn mailadressen kwijt te raken. Ik laat alle mail ook lokaal binnenkomen in het e-mail programma Thunderbird op mijn eigen laptop, zodat ik mijn mailarchief lokaal op mijn eigen schijf heb staan.

Alleen maar digitaal

Stel overal waar mogelijk in dat je post alleen digitaal wilt ontvangen op dat e-mail adres. Heel veel bedrijven en organisaties doen dat inmiddels al standaard. Maar nog niet iedereen. Het eerste jaar van digitaal werken zul je echt bij iedere envelop die op de deurmat ploft even actie moeten ondernemen. Inloggen in de online omgeving van de betreffende organisatie en zoeken naar de instelling om alleen maar digitale post te ontvangen. Al snel zul je merken dat de stroom papieren post minder wordt. Dat scheelt een hoop bomen en vervuiling voor productie en transport. Mocht je het nog niet gedaan hebben, activeer dan de berichtenbox van MijnOverheid. Dan kun je van vrijwel alle overheidsinstanties, lokaal, regionaal en landelijk, vrijwel alle post digitaal krijgen op één beveiligde plek.

Hoe bewaren?

Je kunt alle digitale post natuurlijk bewaren als mailtje in jouw mailbox in een mappenstructuur. Geldnerd zet het allemaal op zijn harddisk in een map ‘Archief’. Ik heb een simpele mappenstructuur, die nog gebaseerd is op de tabjes van mijn oude klappers. Voor de meeste mensen is dat waarschijnlijk een goede start.

En zorg ook voor consistente naamgeving. Ik heb in de map ‘Archief\Wonen\Energie\’ bijvoorbeeld de bestanden ‘GreenChoice – Jaarnota 2017.pdf’, ‘GreenChoice – Jaarnota 2018.pdf’, ‘GreenChoice – Jaarnota 2019.pdf’ en ‘GreenChoice – Jaarnota 2020.pdf’. Dan kun je wel raden wat de bestandsnaam wordt van de volgende jaarnota van mijn energieleverancier als ik die opsla…

Sowieso is PDF het handigste bestandsformaat om te gebruiken. Dat is ook het formaat waarin de meeste bedrijven en overheidsorganisaties hun officiële post verspreiden. Juridisch staat het al heel lang op hetzelfde niveau als een papieren document. Foto’s mogen overigens ook.

Papieren Post

Alle papieren post die nog binnenkomt en die je niet na lezing vernietigt: meteen scannen, en ook opbergen in die digitale mappen. Misschien heb je een printer thuis staan die kan scannen. Er zijn ook allerlei apps voor de mobiele telefoon die een foto van een papieren document om kunnen zetten in een PDF.

Op een iPhone kun je zelfs gewoon het icoon van de standaard Notities (Notes) app even vasthouden. Wanneer je dit doet verschijnt er een lijstje opties, waaronder ‘Scan Document’. Met deze tool kun je heel eenvoudig meerdere pagina’s scannen, jouw iPhone maakt er netjes een PDF van.

In Huize Geldnerd staat een MFC, een printer / scanner / copier die we vier jaar geleden gekocht hebben toen we hier gingen wonen. De scanner wordt vaker gebruikt dan de printer, pas ergens in het laatste kwartaal van 2020 was de minitoner op die destijds was bijgesloten in de doos. Ook hebben we een papierversnipperaar, documenten met persoonsgegevens of andere vertrouwelijke informatie verlaten ons huis in hele kleine snippertjes. Maar goed ik ben dan ook een beetje paranoïde….

Waar bewaren?

Met een papieren administratie heb je meestal geen keus. Die bewaar je thuis. In een kast, in een doos, of op een stapel ergens. Bij een digitale administratie valt er best wel wat te kiezen. De eerste logische plek is op de harde schijf van je eigen computer. Sommige mensen hebben een externe harde schijf. Of je kunt het ‘in de cloud’ bewaren. Geldnerd is geen voorstander van die laatste optie, want de cloud is gewoon de computer van iemand anders.

Wat wel verstandig is: zorg voor een reservekopie. Eentje die je regelmatig bijwerkt. In Huize Geldnerd gebeurt dat automatisch. Op mijn laptop staat software die elke dag mijn data meerdere malen synchroniseert met mijn eigen server. En die server synchroniseert iedere nacht via een beveiligde verbinding met een server op een andere locatie. Beide servers zijn ‘dubbel uitgevoerd’, met elk twee harddisks die voortdurend synchroniseren. Als er dus een schijf kapot gaat ben ik geen data kwijt. Maar goed, ik heb dan ook een back-up obsessie… Je kunt natuurlijk ook een externe harddisk kopen die je eens in de paar weken even aan je computer hangt om een kopie te maken. Het maakt niet uit hoe je een kopie maakt, als je er maar over nadenkt. Met een papieren archief ben je alles kwijt bij bijvoorbeeld een brand. Een digitaal archief is ook kwetsbaar als een harddisk kapot gaat. En dat risico is iets groter dan het risico op brand.

Mijn uitgangspunt is dat ik alles bewaar op een plek die ik zelf beheer. Dus mijn salarisbrieven staan niet alleen digitaal in het personeelssysteem van mijn werkgever. Ik krijg maandelijks op betaaldag een PDF-kopie in mijn mail. Dat kon ik in het systeem heel eenvoudig instellen. Want soms kun je de omgeving van een ander niet meer bereiken als er iets gebeurt (ruzie met je werkgever bijvoorbeeld), en dan ben je de toegang tot jouw informatie kwijt.

Hoe lang bewaren?

Daar heb ik eerder al eens een uitgebreide blogpost over geschreven. En jaarlijks loop ik ook mijn digitale archief even door en bepaal wat er weg kan. Het is onderdeel van mijn Eindejaarschecklist. Maar digitaal gooi ik weinig weg. Mijn archief met digitale salarisbrieven gaat helemaal terug tot het begin van mijn loopbaan.

Ik vind het nog steeds verbazingwekkend hoe weinig ruimte het eigenlijk nodig heeft. Mijn eigen archief gaat ongeveer terug tot het jaar 2000, en beslaat dus inmiddels zo’n 20 jaar van mijn leven. De totale omvang is minder dan 20 gigabyte. Iets dat met gemak op een harde schijf past.

Maak er een gewoonte van

Bij de evaluatie van mijn jaardoelen ben ik er ook al op ingegaan. Een doel is makkelijk te bereiken en vol te houden als het een gewoonte is. Sindsdien heb ik me iets meer verdiept in het verschijnsel ‘gewoonte’. Aanraders zijn wat mij betreft de boeken ‘Better Than Before’ van Gretchen Rubin en ‘Atomic Habits’ van James Clear.

Mijn financiële systeem en mijn digitale archief zijn voor mij succesvolle gewoontes. Wat je meet beïnvloedt wat je doet. Het meten van wat ik met mijn geld doe zorgt dat ik er beter mee om ga. Het meten van mijn gewicht, het bijhouden wat ik eet en het bijhouden wanneer en hoe ik sport, zorgt ervoor dat ik beter met mijn gezondheid omga. Meten wat je doet leidt tot zelfbewustzijn, en zelfbewustzijn zorgt voor zelfbeheersing. Ieder mens is natuurlijk anders, maar voor mij persoonlijk werkt het zo.

Plannen is een ander onderdeel van ‘gewoontes’ dat werkt voor mij. Ik houd mijn financiën al bijna twintig jaar bij, en toch staat er nog iedere zaterdagochtend een reminder voor in mijn digitale agenda. Ik plan ook het sporten, en alle andere dingen die ik belangrijk vind. Als iets in mijn agenda staat is het een afspraak. En ook afspraken met mijzelf vind ik belangrijk, het hoeft niet persé een afspraak met iemand anders zijn om te werken.

Het wekelijkse finance-moment is niet alleen bedoeld voor het downloaden van de banktransacties en beleggingsrapportage. Het is ook het moment dat ik alle administratieve mail en papieren post afhandel. De betalingen direct doe of ze voorprogrammeer bij mijn bank, enkele dagen voor de uiterste betaaldatum. Papieren scan en versnipper, en alle bestandjes die per e-mail binnen zijn gekomen op de juiste plek in mijn digitale archief opberg. Het klinkt als veel werk, maar de meeste weken kost het me minder dan een kwartiertje. Het gaat zo snel omdat ik het bijhoud en omdat ik een structuur heb gevonden die bij mijzelf past.

Welke werkwijze past bij jou? En hoeveel klappers en pakken tabbladen heb je straks over omdat (a) jouw archief digitaal is en (b) je die klappers en tabbladen natuurlijk in bulk aangeschaft hebt?

Dit bericht heeft 22 reacties.

  1. LL

    5jr geleden kast van min 10-15 ordners weggescand, inmiddels is er nog 1 dunne over voor zaken zoals bijv officiele notarispapieren, uitvaartspul en overdrachtspapieren voor wanneer we gaan verhuizen. Alles wat binnenkomt wordt gedownload of gescand en in bakje voor papiervernietiging. Voor juiste chronologische volgorde in digitaal archief nummerde ik per bedrijf/onderwerp map eerst 01_Onderwerp brief 01JAN2000, sindskort doe ik dat 2000-01-01_Bedrijf – Onderwerp voor een meer automatische volgorde. Soms kwam ik in digitale omgevingen post tegen die ik nog niet had en kon ik er 04b van maken en werkte niet optimaal. Nieuwe systeem bevalt me beter. Dus elke x als ik nu een map tegenkom oude stijl zet ik het om, dus het belangrijkste is al wel gedaan. Bij sommige maak ik subfolders per jaar zoals belastingdienst en zorgverzekering. Voor aangifte apart mapje benodigdheden aangifte en een af te vinken checklist aangezien je die docs over het jaar heen verzameld, woz waarde bijv die in dat opzicht een jaar “te vroeg” komt. Zodra de aangifte kan, hoef ik niets meer bij elkaar te zoeken en ben vaak binnen kwartier klaar als er geen bijzonderheden zijn. Levensverzekeringen van partner waren een crime, al die overnames, wijzigingen, meerdere producten (of pensioen tussendoor), startdatas, looptijden etc. dus die gaan met polisnr in map en foldernaam om ze uit elkaar te houden. Al met al was het opzetten even een klusje, het scannen een mega klus, maar tegenwoordig ben ik ook maar elke x een paar min kwijt aan dit soort dingen. Sla lokaal op + een sync naar mn cloud account en externe hardeschijf.

  2. Joost

    Probeer je wel eens wat terug te zetten uit je backup? Ik heb jaren terug wel eens een computercrash gehad en had toen alleen een automatische backup. Toen ik de nieuwe laptop wilde inrichten werkte het niet/heel onhandig want m’n oude laptop had nog het oude besturingssysteem enz (want oud). En sowieso begin ik bij een nieuwe laptop het liefst weer met een schone lei waar ik (selectief) dingen wil terugzetten zodat de verzamelde meuk automatisch afvalt. Sindsdien maak ik dus periodiek ook een ‘platte’ backup, ofwel gewoon alle bestanden 1:1 kopiëren.
    M.b.t. e-mail gebruik ik juist de catch-all optie, zodat ik per webshop een ander e-mailadres kan gebruiken. Zodat je indien spam/hack niet alles open ligt.

    1. Geldnerd

      Uiteraard wordt de restore af en toe getest. Het is gewoon een mirror van de directorystructuur op mijn laptop. Jaarlijks ga ik door de directories heen, en steeds meer staat niet meer op de laptop, maar alleen op de servers. Daarmee houd ik de ruimtebehoefte op de laptop beperkt.

  3. Jacco

    Via welk bedrijf heb je je domeinnamen geregistreerd? Ik ben op zoek naar een bedrijf om een domeinnaam te registeren voor e-mailadressen voor mijzelf, vriendin en ons huishouden. Heb je hier tips voor?

    1. Geldnerd

      Ik heb mijn provider vooral vanwege de website en de snelheid en de beveiliging. Dat is zeker niet de beste optie als je een domein wilt registreren vooral voor e-mail. Mijn advies zou zijn om even te Googelen op ‘webhosting vergelijken’.

      1. Jacco

        Dank voor je reactie!

  4. Chris

    Hi Geldnerd,

    Lekker bezig! Voor de huis-tuin-en-keuken archivaris is de Cloud (bv. Google Drive) een perfecte oplossing. Dekt meer risico’s af, is goedkoper en eenvoudiger dan jouw redundant uitgevoerde synchronisatie/harddisk oplossing.

    Daarnaast heb ik nieuws voor je: NIEMAND is geïnteresseerd in jouw salarisbrief.

    Verder uitstekend stuk. Keep up the good work!

    1. Geldnerd

      Ik kan je verzekeren dat ikzelf ZEER geïnteresseerd ben in mijn salarisbrief. Maar ik snap je punt.

  5. Mr. FEF

    Bij mij gaat de administratie ook direct en volledig in de digitale opslag. Ik ben daar al mee begonnen voordat ik naar het Verre Oosten emigreerde. Een onnodige berg papierwerk is bij een intercontentinentale verhuizing wel zowat het laatste wat je mee wilt nemen.

    1. Geldnerd

      Ja, toen ik naar en van het Verre Warme Land verhuisde was ik hier ook blij mee!

  6. Patrick

    Hoe ga je om met instanties die ineens een ‘hippe’ nieuwe naam hebben? Met name nutsbedrijven hebben er een handje van om ineens een of andere syntetische naam te adopteren. Of met zaken die wisselen? Ik wissel bv elk jaar van stroomboer. Doe je dat dan onder het kopje ‘Electrisch’ of onder naam van de stroomboer van dienst? En maak je je PDF’s ook doorzoekbaar?

    1. Geldnerd

      Directory is op soort, bijvoorbeeld Energie of Internet of Water. En dan daaronder subdirectory met jaartal en naam van de instantie. En bij naamswijziging gewoon de naam aanpassen en/of achter de nieuwe naam ‘voorheen ….’. Laten staan. Ik heb gelukkig niet met zoveel partijen te maken dat ik daarin het overzicht verlies.

  7. MrPFP

    Ik heb nog een enorme erfenis met ordners 😀 Zaken die digitaal komen heb ik digitaal. Gemengde administratie dus. Toch ook wel directory’s waar digitale post van meer dan 20 jaar in zit (bijv de belasting)
    Scannen vind ik een rotklus. Misschien met de telefoon inderdaad een betere optie en dan inderdaad wel pdf van meerdere pagina’s aan kunnen maken.

    Backups vind ik met servers en NAS etc te ingewikkeld. Daar ligt mijn expertise niet. In de cloud alles opslaan vind ik eng. Ik heb wel een externe harde schijf waar ik mijn directories met belangrijke bestanden eens per paar maanden heen kopieer. En dan dus gewoon met de verkenner te doorzoeken.

    Maar het zou allemaal een stuk efficiënter en veiliger kunnen 😀😣

    1. Geldnerd

      Scannen is ene rotklus als het om grotere hoeveelheden gaat. Dan is ‘na de bewaartermijn weggooien’ prettiger. Ik wilde het graag bewaren en zag het scannen op een gegeven moment als een soort van meditatie-oefening.

      1. LL

        Lol, ik deed t om de verveling door te komen 😀

  8. Belia / Opnieuwbegonnen

    Alles is digitaal. Twee jaar geleden schafte ik een nieuwe pc aan. Een of gaat sneller dan een laptop.
    Ik vertelde de verkoper dat ik foto’s, boeken en excel had. Geen video’s.

    Wat doet die man?? Hij geeft me een supersnelle pc met een te kleine harde schijf. Hij dacht natuurlijk, ach dat spul dat is niet zo groot.

    Ik kreeg Office 2017. Ik weet niet wat er aan mankeert, maar wel dat excel de .csv niet goed converteert naar excel. Ik kan er niet mee rekenen,

    Ik overweeg nu om hem na de jaarrekeningen en aangiften naar Informatique te brengen.

  9. Marc

    Ben je bekend met een catch-all-emailadres? Dat kun je bij de meeste hostingpartijen (laten) instellen. Dat betekent dat alles voor de @ van jouw domein gewoon aankomt op één centraal e-mailadres. Als je alleen e-mail wilt ontvangen en wilt gebruiken als gebruikersnaam bij een site of instantie, vind ik dat ideaal. Stel dat je bij de ING bankiert (ik niet), dan kun je voor hun digitale correspondentie ing@geldnerd.nl gebruiken. Mooie bonus vind ik altijd dat wanneer je spam krijgt, je aan het adres waar de spam is heengestuurd, kunt zien of die komt op een e-mailadres dat je hebt gekoppeld aan een bepaalde organisatie. Daar zit dan een beveiligingslekje.

    1. Geldnerd

      Ja, ik ken het principe van de ‘catch-all’. Dat gebruik ik soms ook op mijn eigen domeinen. Nadeel is dan wel dat elke willekeurige spamrun naar jouw domein extra hard binnenkomt…

      1. Gido

        Ik heb ook een eigen domein, en gebruik enkele mailboxen, maar vooral veel aliassen. Iedere organisatie krijgt een eigen alias, en die komt (zonder iets in te stellen) in de catch-all terecht. Een aantal stuur ik door naar mijn persoonlijke mailbox en allerlei nieuwsbrieven naar een aparte mailbox. Ik heb nogal wat nieuwsbrieven en die vervuilen niet mijn persoonlijke account. Erg handig kan ik je zeggen. En blokkeren is altijd simpel. Overigens erg handig om ook een apart account te hebben voor vakantie-documenten (vouchers, vluchtgegevens, en wat dan ook). Nooit meer zoeken.

        Je idee voor een administratie mailbox is wel interessant. Maar zodra m’n documenten allemaal gescand zijn ga ik er een applicatie voor bouwen denk ik, heb ik meteen weer wat te doen 😉
        (ook een nerd hier)

        Ik ga hier vaker langskomen denk ik, ik heb al verschillende interessante dingen gezien!

  10. Joris

    Wederom een leuke blog! Veel dank daarvoor! Ik ben wel benieuwd of je een OCR-programma over je documenten heen gooit, zodat alles eenvoudig doorzoekbaar is. Welke programma’s kan je aanraden?

    1. Geldnerd

      Vroeger deed ik dat wel, die OCR. Maar in de praktijk had ik dat nauwelijks nodig, als je directorystructuur en documentnamen helder zijn vind je alles binnen een paar minuten terug. Dus daar ben ik mee opgehouden.

    2. Gido

      Ik heb zelf sinds een tijdje een CanoScan LiDE 300 van Canon. Scant vlot, en er zit o.a. een PDF-editor bij. En het handige daaraan is dat ie er een tekstlaag aan toevoegt. Perfect? Nee, maar dat is OCR nooit.
      Het apparaat is bovendien compact, dus makkelijk op te bergen. Kleur wijkt soms een beetje af, maar daar heb je meer last van bij tijdschriften. Documenten zijn eigenlijk altijd oké.

Reageren is niet mogelijk.