Geldnerd.nl

Bloggen over persoonlijke financiën

Category: Administratie (page 1 of 3)

Handige hulpmiddelen voor je administratie

20160724 RekenmachineBezig zijn met je persoonlijke financiën begint altijd met het bijhouden van je inkomsten en uitgaven. Daar zijn de meeste deskundigen en boekjes (en bloggers zoals ik) het wel over eens. ‘Vroeger’ betekende dat een papieren kasboek en veel rekenwerk. Maar tegenwoordig zijn er gelukkig veel handige hulpmiddelen. Het platform Wijzer in Geldzaken heeft een vrij uitgebreid overzicht gemaakt. Maar hoe te kiezen?

De eerste vraag is natuurlijk of je wilt betalen of niet. Veel aanbieders hebben een gratis basisversie, maar als je meer wilt zul je al gauw in de buidel moeten tasten. En naar goed hedendaags gebruik proberen de meeste partijen je een jaarabonnement te verkopen.

Een belangrijke tweede vraag is of je offline of online wilt werken. Offline betekent in dit geval: op je eigen computer. Online betekent in een app op je tablet of smartphone, en/of in ‘de cloud’, online via een website. Mensen die hier al wat langer meelezen weten dat ik geen voorstander ben van ‘de cloud’. Niemand kan daar de veiligheid en privacy van je gegevens garanderen. De cloud is gewoon ‘een computer van iemand anders’.

Overigens bieden de meeste banken tegenwoordig dit soort functionaliteit ook aan als onderdeel van hun internetbankieren. Je kunt ervoor zorgen dat je uitgaven toegerekend worden aan een aantal rubrieken, en dat geeft al een behoorlijk inzicht in je financiën. Bovendien is de beveiliging bij de Nederlandse banken beter-dan-gemiddeld op orde (hoop ik). Vraag is natuurlijk wel of je die informatie met je bank wilt delen? Ik in elk geval niet.

Zoals ik al vaker geschreven heb doe ik de administratie zelf, met Microsoft Excel. Dat geeft me veel meer vrijheidsgraden. Maar ik was al een behoorlijke intensieve Excel-gebruiker mét een financiële achtergrond.

Voorlopig blijf ik lekker bij mijn spreadsheets in mijn eigen beveiligde omgeving. Maar wat heb jij gekozen en wat waren jouw overwegingen?

Wekelijkse financiële to-do lijst

Je financiën zijn op orde. Uiteraard! Maar dat wil je ook graag zo houden. Wat moet je daarvoor doen? Ik heb het nog eens een keer op een rijtje gezet. Het valt allemaal heel erg mee, het kost mij maximaal 10 – 15 minuten per week.

Post en mail bijhouden
Als er papieren post of e-mail komt, bekijk ik die binnen 24 uur na ontvangst en bepaal wat er mee moet gebeuren. Soms klopt er namelijk iets niet, en dan moet er achteraan gebeld of gemaild worden. Meestal gaat het dan op een stapeltje (of blijft in de mailbox staan) tot het eerstvolgende ‘zaterdagse finance-momentje‘. Een steeds groter deel van de correspondentie komt elektronisch, er gaan tegenwoordig weken voorbij waarin de brievenbus hier niet kleppert.

Het ‘zaterdagse finance-momentje’ blijft voor mij een ijkpunt in de week. Toch is het niet erg als ik er eens een keer eentje oversla. En het op een willekeurig ander moment in de week of het weekend doen is ook niet erg. Maar voor mij werkt het erg goed om er een vast moment voor te nemen. Routine. Rust. Regelmaat. Door het wekelijks te doen kan ik snel reageren op onverwachte dingen, en ik heb ook geen achterstallige dingen. Het voelt gewoon goed om de dingen ‘op orde’ te zien, en het wordt geen stapel waar je tegenop kijkt.

Rekeningen betalen
Het wekelijkse finance-moment begint met inloggen bij de bank, en het betalen van de binnengekomen facturen. Of in elk geval: het invoeren en bepalen van het betaalmoment. Soms betaal ik ze meteen. Vaak programmeer ik ze voor, zodat het bedrag automatisch, een paar dagen voor de uiterste betaaldatum, afgeschreven wordt. Dat hangt er een beetje vanaf. Hoeveel geld staat er op de rekening? Hoe goed was de service van het bedrijf? Ik betaal in elk geval nooit te laat.

Administratie bijwerken
Vervolgens download ik alle transacties van de bank. Dat kan bij alle banken gewoon via internet-bankieren. Die importeer ik met één druk op de knop in mijn administratie-spreadsheet. Eigenlijk doe ik dit twee keer. Ik heb een persoonlijke administratie en dan is er nog de gezamenlijke huishouding met Vriendin. Voor beide rekeningen worden alle inkomsten en uitgaven bijgewerkt.

Dat gaat automatisch, maar ik loop het toch elke week even na. Zitten er vreemde of onverwachte dingen bij? Of is er iets niet afgeschreven wat ik wel verwacht had. Ook kijk ik even naar de afschrijvingen die ik voor komende week kan verwachten. De meeste banken laten je een keurig overzichtje zien van de incasso’s die komende week verwacht worden. Dan kan ik even checken of er genoeg geld op de lopende rekening staat. En zo nodig aanvullen.

Overige administratie
Het leven bestaat (gelukkig) niet alleen maar uit rekeningen. Werkgevers, banken, verzekeraars, pensioenfondsen en anderen sturen ook andere post, al dan niet elektronisch. Er gaan weken voorbij dat er niets komt, en soms ligt er ineens een stapeltje. Ook die bekijk ik wekelijks. Moet er actie ondernomen worden? Moet ik reageren en/of iets invullen? Dan handel ik dat direct af. Daarna wordt het door mij gescand en opgeslagen op mijn server. Het origineel gaat daarna door de shredder. Dat doen we hier met elk stuk papier waar persoonsgegevens op staan. Dat verlaat dit huis in hele kleine snippers. Slechts zeer zelden bewaar ik nog iets op papier.

Beleggingen
Ook download ik wekelijks het rapportje van mijn beleggingen. Dat importeer en verwerk ik in mijn beleggingsspreadsheet. Verder doe ik daar meestal niets mee, zo af en toe besteed ik wat uitgebreider aandacht aan mijn beleggingsportefeuille. Bijvoorbeeld om te kijken of de verhouding tussen aandelen en obligaties nog in lijn is met mijn plannen. Maar dat is eigenlijk maar eens per kwartaal.

Wat ik niet hoef te doen
Heel veel boekingen verlopen automatisch. Ik hoef dus niet elke keer geld over te maken voor de gezamenlijke huishouding of zo, daar heb ik geen omkijken naar. Ook wordt aan het eind van de maand het restsaldo op mijn lopende rekening automatisch grotendeels overgeboekt naar mijn bufferrekening. Ik houd het saldo op de lopende rekening graag zo laag mogelijk. Daarmee verklein ik de kans dat ik dit uitgeef aan onnodige dingen. Door dit allemaal te automatiseren heb ik ook veel minder werk aan het op orde houden van mijn administratie én het bereiken van mijn spaardoelen.

Hoe doe jij je persoonlijke administratie?

Liquiditeit

Het is een onderwerp dat regelmatig terugkomt in mijn blogjes. En toch heb ik er nog nooit specifiek een bericht aan gewijd, zag ik tot mijn eigen verbazing. Liquiditeit. In financieel jargon: kun je aan je kortlopende verplichtingen voldoen? In gewone mensentaal: kun je al je rekeningen betalen?

Naast het hebben van een budget of een bestedingsplan is het hebben van inzicht in je liquiditeit volgens mij essentieel. Een extreem voorbeeld: als je 100% van je inkomsten in december hebt, hoe betaal je dan in juni je rekeningen? Door je liquiditeit te managen. Doe je dat niet, dan kun je ineens in de supermarkt niet meer pinnen wegens ontoereikend saldo…

Een liquiditeitsoverzicht kun je zo gek maken als je zelf wilt. Of zoals je voor je eigen financiële gedrag noodzakelijk vindt. Geldnerd geeft weinig uit, en doet zelden impulsaankopen. Bovendien heb ik vrijwel al mijn vaste lasten geconcentreerd in de week nadat mijn salaris binnenkomt, dan wordt alles automatisch afgeschreven. Mijn salaris komt de 24e (of eerder, als die dag in het weekend valt). Dat betekent dat ik vanaf de 1e van de maand eigenlijk alleen nog maar persoonlijke bestedingen heb. Mijn eigen liquiditeitsoverzicht is dus op maandniveau. Maar als dat niet past bij jouw situatie, dan kun je uiteraard ook op week- of dag-niveau aan de slag. Soms, als ik bijzondere omstandigheden heb, doe ik dat ook even.

Met een liquiditeitsoverzicht stuur ik. Besluit ik soms om een grotere aankoop een weekje eerder of later te doen, omdat dat beter uitkomt. Of doe ik bewust een aankoop met mijn creditcard, die ook afgeboekt wordt nadat mijn (volgende) salaris is binnengekomen. Zodat ik nooit bij een pinautomaat sta en ‘onvoldoende saldo’ zie staan. Ik mag overigens wel rood staan op mijn betaalrekening, en vroeger gebeurde me dat regelmatig. Maar dat is alweer een tijdje geleden. Een liquiditeitsoverzicht is vrij eenvoudig te maken. Ik start met mijn inkomsten, en haal daar vervolgens al mijn uitgaven vanaf in drie categorieën:

  1. Betaal Jezelf Eerst: het geld dat ik naar mijn spaarrekening en beleggingsrekening boek, en de aflossing van de hypotheek.
  2. Vaste Lasten, die maandelijks of met een andere frequentie steeds terugkomen.
  3. Overige uitgaven, waarbij ik voor de voorspelling mijn gemiddelde bedrag aan boodschappen, kleding en overige uitgaven per maand (bijvoorbeeld eten buiten de deur) opneem in het overzicht..

Hier kun je een voorbeeld downloaden van het Liquiditeitsoverzicht dat ik gebruik (met fictieve cijfers), het staat ook op de Downloads-pagina. In dit voorbeeld houd ik aan het einde van de meeste maanden geld over, op een paar maanden na die in het rood eindigen. Dat vul je dan aan vanuit de buffer van de maanden daarvoor, en/of je zorgt ervoor dat je in die maand geen (andere) gekke dingen doet.

Hoe stuur jij op liquiditeit?

Cash crunch

In mei was het even spannend op de bankrekening van Geldnerd. Uitgaven kwamen qua tijd onverwacht dicht bij elkaar te liggen. Qua liquiditeit, de mate waarin ik aan mijn kortlopende betalingsverplichtingen kan voldoen, werd er even scherp aan de wind gezeild. Dat zijn de momenten dat de buffer zijn waarde weer bewijst.

Wat gebeurde er allemaal? Allereerst ging ik, voor het eerst in lange tijd, weer zeezeilen. Daar ben ik dol op. In het Verre Warme Land kwam het er niet van, maar nu deed zich een mooie kans voor. Alleen moest daarvoor mijn uitrusting wel aangevuld worden. Want mijn zeilpak, onmisbaar  voor dit soort tochten, was echt ‘op’. Daar kan ik weinig van zeggen, want dat pak was ook 15 jaar oud. Maar goed, er moest dus met spoed een nieuwe komen. Gelukkig vond ik een mooie aanbieding, maar uiteindelijk was ik wel een bedrag met 3 nulletjes kwijt.

Ook had ik dringend een nieuw kostuum nodig. Of twee. Geldnerd doet het soort werk waarbij het eigenlijk wel nodig is om elke dag een kostuum te dragen, en meestal ook een stropdas. Ook hier heb ik redelijk goed op de aanbiedingen gelet, en een goede deal gevonden (tweede pantalon, hoera, dat verlengt de gebruiksduur van het kostuum aanzienlijk). Maar ook hier weer een bedrag met 3 nulletjes.

Maar plotseling vonden Geldnerd en Vriendin dé eettafel. Daar waren we al naar op zoek sinds we ons huis kochten. We hadden de hoop al een beetje opgegeven toen de tafel daar plotseling voor onze neus stond. Gewoon in een winkel hier in de buurt. Prachtig design. Wel aan de prijs. Maar we konden de tafel zoals die in de showroom stond krijgen. Dat scheelde een mooi bedrag van die prijs. En een hoop levertijd. Die was ineens geen 13 weken maar slechts 2 weken. Omdat er na die 2 weken nieuwe tafels voor in die showroom kwamen. En ook hier weer een bedrag met 3 nulletjes.

Tsja, dan gaat het ineens hard. En ben je een paar keer bezig om geld van de kleine buffer naar de lopende rekening te boeken. En een keer zelfs van de grote buffer. Allemaal voorziene uitgaven, dus dat is geen probleem. Maar ze liggen dan ineens wel erg dicht bij elkaar.

En toen kwam keurig volgens schema het salaris van mei binnen, inclusief het vakantiegeld. De automatische boekingen voor sparen en beleggen, gezamenlijke huishouding en de hypotheek deden hun werk weer. Ik had al wat extra boekingen voorgeprogrammeerd om de kleine en de grote buffer weer aan te vullen. En zo komt alles weer goed. Alleen zal ik dit wel merken in het Spaarpercentage van het tweede kwartaal, denk ik.

Hoe gaat het met jouw liquiditeit?

Populair stukje papier

Geldnerd is geen fan van papier, dat is wel bekend. Ondanks alle privacy-bezwaren vind ik elektronisch gewoonweg veel makkelijker. Het bespaart me in elk geval een hoop tijd in het bijhouden van mijn financiën.

Door mij komt het dus niet. Dat de acceptgiro nog even mag blijven. Dat welbekende stukje papier blijkt toch nog iets populairder dan de banken hoopten. Negentien miljoen werden er vorig jaar nog verwerkt, dat is 11% van de acceptgiro’s die verstuurd werden. Overigens werden er vorig jaar ruim 1,5 miljard overboekingen via internetbankieren en mobiel bankieren gedaan, dus dan zijn die 19 miljoen weer een peulenschil, minder dan 1%.

Maar blijkbaar voldoende aanleiding om dat stukje papier te blijven ondersteunen. Aan mij zal het niet liggen, ik kan me niet herinneren wanneer ik voor het laatst een acceptgiro gebruikt heb. Maar wel weer opvallend hoe vaak dit nieuws gebracht werd. Vaker dan sommig nieuws over pensioenen, dat toch wel een iets grotere impact heeft. Nostalgie spreekt aan, blijkbaar…

Gebruik jij nog acceptgiro’s?

Administratie-spreadsheet online

Het is zover. Naar aanleiding van mijn eerdere blog publiceer ik mijn administratie-spreadsheet. Best wel spannend vind ik dat. Het is een versie met grotendeels fictieve data die ik geanonimiseerd heb. Maar het gaat uiteraard niet om de data. Het gaat om de opzet en om de Visual Basic macro’s die eronder liggen. Mijn spreadsheets zijn gebouwd met Microsoft Excel 2013 en werken bij mij probleemloos onder Windows 10.

Ieder jaar op 1 januari start ik met een nieuwe spreadsheet. Het is een jaaradministratie. Maar omdat ik tegenwoordig nauwelijks meer wijzigingen aanbreng in mijn grootboekrekeningschema kan ik de sheets makkelijk naast elkaar zetten om de trends over meerdere jaren te zien.

Mijn sheet ondersteunt het importeren van de bestanden van twee banken, Rabobank en ABN AMRO. Dat zijn de twee banken waar ik momenteel een rekening heb. Van Rabobank download ik het CSV bestand, van ABN het TXT bestand. De knop hiervoor vind je op het werkblad ‘Jaarrekening’. Deze versie werkt alleen correct met de Rabo macro. Beide banken plaatsen het boekingsbedrag namelijk in een verschillende kolom, en dat moet je dus even aanpassen in de kolom op het werkblad ‘Grootboek’ waar de totalen opgeteld worden.

Het eerste werkblad ‘Jaarrekening’ geeft een samenvatting van de inkomsten en uitgaven per categorie, en vergelijkt ze ook met budget. Ook zie je hier de tussenrekening in de 900 (inkomsten) en de 9000 (uitgaven) groep. Als ik bijvoorbeeld geld overboek van mijn lopende rekening naar mijn spaarrekening dan is dat geen uitgave, maar een interne verschuiving. Idem met geld wat ik naar mijn beleggingsrekening boek. Dat zie je dus (onder de inkomsten en uitgaven) apart weergegeven. Overigens kijkt mijn spreadsheet zelf tot welke datum er boekingen zijn ingevoerd, dat zie je hier in het veld ‘Bijgewerkt tot’.

De boekingen worden tijdens het Importeren op een tijdelijk werkblad ‘Data’ gezet. Kopiëren naar het werkblad Boekingen (waar alle boekingen voor een jaar dus onder elkaar komen te staan) doe ik nog handmatig. Ik ben te bang dat er een keer wat misgaat als ik dat automatisch doe, en dat mijn administratie daardoor in de soep draait. Met de knop ‘Verwijder Datasheet’ gooi ik het tijdelijke werkblad weer weg als de gegevens correct gekopieerd zijn.

De knop ‘Voorcoderen’ activeert een macro die kijkt naar een aantal kenmerken van de boeking. Voorcoderen werkt op de gegevens op het tijdelijke werkblad ‘Data’. De gegevens waarmee de macro vergelijkt staan op hebt werkblad ‘Voorcoderen’. Als de kenmerken overeen komen dan krijgt de boeking op het werkblad ‘Data’ de grootboekrekening toegewezen die op het werkblad ‘Voorcoderen’ bij de boeking staat. Boekingen die de macro niet herkent moet je handmatig voorzien van een grootboekrekeningnummer. Maar op deze manier wordt gemiddeld ruim 80% van mijn uitgaven automatisch aan de juiste grootboekrekening gekoppeld.

Op het werkblad ‘Grootboek’ zie je de uitgaven per grootboekrekening bij elkaar opgeteld. Hier kun je per rekening ook een budget ingeven. Op basis daarvan (en van de datum tot waar de boekingen zijn bijgewerkt) berekent de spreadsheet hoeveel budget er YTD (Year To Date – tot op dit punt in het jaar) beschikbaar was. Ik werk alleen met jaarbudgetten, niet met maandbudgetten.

Op het werkblad ‘Creditcard’ houd ik gedurende de maand mijn creditcard-uitgaven bij. Zodra de creditcard wordt afgeschreven signaleert mijn spreadsheet dat tijdens het Voorcoderen (melding ‘Er is een credit-card boeking’). Als ik die krijg dan druk ik op de knop ‘Creditcard Verwerken’ op het werkblad ‘Jaarrekening’. De macro zoekt dan de juiste creditcarduitgaven erbij en zet die onder de boekingen op het werkblad ‘Data’. Hij doet dat van boven naar beneden vanaf het werkblad ‘Creditcard’ en stopt zodra het juiste totaalbedrag van de creditcardboeking bereikt is. De creditcardboeking zelf krijgt als grootboekrekeningnummer nul (‘0’), zodat die ook niet meetelt in de uitgaven. Het zijn immers de afzonderlijke betalingen die belangrijk zijn voor het totaalbeeld.

Tenslotte vind je op het werkblad ‘Jaarrekening’ nog de knop ‘Kashbook importeren’. Voor het bijhouden van mijn uitgaven in contant geld (dat zijn er steeds minder) gebruik ik de app ‘Kashbook‘ op mijn smartphone. Vanuit Kashbook kun je alle boekingen in CSV format aan jezelf sturen. Die importeer ik en ze worden dan verwerkt op de juiste grootboekrekening, ook weer op een tijdelijk werkblad ‘Data’. Vandaar kun je ze ook weer zelf kopiëren naar het werkblad ‘Boekingen’.

Alle te importeren bestanden lees ik in vanuit mijn ‘Downloads’ directory, die je in kunt stellen op het tabblad ‘Handleiding’. Ook kun je hier instellen in welke directory de importbestanden na verwerking opgeslagen moeten worden, en ook moet je hier de volledige naam van de administratie opgeven. Dat wordt gebruikt in onder andere de import-macro’s.

Met het contant geld, de creditcard-uitgaven en alle boekingen en pinbetalingen vanaf mijn bankrekening heb ik een compleet beeld van al mijn inkomsten en uitgaven.

Hier ga je naar de downloadpagina.

Over een tijdje publiceer ik ook mijn beleggingsadministratie. Die is ietsje ingewikkelder dan deze. Ik hoop vooral dat andere mensen ook hun spreadsheets en macro’s online gaan zetten. Want ik wil graag ook leren van anderen!

Wat vind je van mijn spreadsheet?

Papier

Veel had ik niet meer, maar toen alle verhuisdozen uitgepakt waren viel het toch tegen. Ruim twee ordners en wat losse mapjes met papier. Het grootste deel was drie jaar opgeslagen geweest.

Stap 1 was alles bij elkaar brengen in de werkkamer. En onlangs ben ik er op een middag helemaal doorheen gegaan. Dat leverde al een fikse stapel op voor de shredder. Daarna nog een rondje scannen en nog weer een rondje shredden.

En nu is er niet veel meer over. Op de foto zie je het enige stapeltje papier dat ik nog heb. En wat mij betreft gaat dat stapeltje niet meer groeien.

Volgende stap: mijn jeugdfoto’s uit het pré-digitale fotografie tijdperk.

Hoeveel stapels papier heb jij nog thuis?

Bijzondere uitgave

Bij mijn geboorte heb ik van mijn oma een teddybeer gekregen. Voor de kenners: een echte Steiff. Het is een van de weinige items uit mijn jeugd die ik nog steeds heb. Die ook iedere keer met mij mee verhuisd is. En die ook mee is geweest naar het Verre Warme Land.

Beer gaat dus al heel wat jaartjes mee. En dat was ‘m aan te zien. Ingevallen en vuil. Toen begin dit jaar mijn oma overleed, nam ik mij iets voor. Na terugkeer in Nederland zou ik op zoek gaan naar een goede Berendokter. Dat heb ik dus gedaan. En ik heb een goede Berendokter gevonden.

Na wat correspondentie per e-mail heb ik Beer aangetekend opgestuurd. En na een paar weken heb ik ‘m aangetekend teruggekregen. Beer ziet er weer prachtig uit! De kosten vielen me heel erg mee. En dan nog: Beer heeft veel emotionele waarde voor mij. Dat is niet in geld uit te drukken. Maar het is wel één van de meest bijzondere uitgaven die ik de afgelopen jaren gedaan heb.

Heb jij recent nog bijzondere uitgaven gedaan?

20161120-beer

‘Klooien’ met spreadsheets

Afgelopen weekend heb ik weer ouderwets een paar uur zitten ‘klooien’ met mijn spreadsheets. Ik heb er eerder over geschreven en kreeg destijds gelukkig ook veel reacties van medestanders. Fijn gevoel om de sheets weer wat slimmer te maken.

De aanleiding was praktisch. Geldnerd had al een slimme persoonlijke administratie, die automatisch de gedownloade boekingen van de Rabobank verwerkte. Iets soortgelijks had ik ook voor onze bankrekeningen in het Verre Warme Land. Maar de gezamenlijke bankrekening van Geldnerd en Vriendin loopt bij de ABN AMRO en daarvoor had ik de automatische import macro nog niet aangepast. Dat was wel nodig, want nu Geldnerd en Vriendin weer samen in Nederland wonen is dit de meestgebruikte rekening geworden. Ik heb alles nog een slagje makkelijker gemaakt, de macro verplaatst ook automatisch het bestand van de download-directory naar mijn archief. Ik hoef dus helemaal niks meer handmatig te doen.

Ook heb ik de spreadsheet nu zo ingericht dat ik de uitgaven nu per grootboekrekening  per maand zie. Ik wat beter kijken naar seizoensinvloeden, en kijken of ik zinvol van een jaarvergoeding naar een maandbetaling kan overstappen.

Binnenkort komt er nog een klusje aan. De integratie van mijn kasboek in de administratie-spreadsheet. Maar dat heeft nu even geen haast.

Heb jij onlangs nog fijn zitten sleutelen aan een spreadsheet? En wat heb je gebouwd?

Kruisrekeningen en Mijn Creditcard

Een speciale groep rekeningen in mijn administratie zijn de ‘Kruisrekeningen’, groep 9000 aan de uitgavenkant en 900 aan de inkomstenkant. Deze zijn een ‘spiegel’ van elkaar en gebruik ik voor de zogenaamde ‘Kruisposten’.

Als ik bijvoorbeeld geld overmaak van mijn lopende rekening naar een spaarrekening, dan kom ik het bedrag twee keer tegen. Eén keer op het afschrift van de lopende bankrekening, en één keer op het afschrift van de spaarrekening. Maar het is geen uitgave of inkomst in de zin van mijn vermogen, het geld blijft ‘binnen’. Door de debetboeking op 9000 te zetten en de creditboeking op 900, bereik ik dat. Het is ook een goed controlemiddel. Rekening 9000 en rekening 900 moeten altijd hetzelfde bedrag tonen. Tegenover iedere boeking op 9000 staat een boeking op 900, en andersom.

Ik gebruik deze groep ook voor andere dingen waar nog iets tegenover moet staan. Zo heb ik een Derdenrekening Privé. Als ik bijvoorbeeld samen met iemand uit ga eten, en we kiezen ervoor om de rekening te delen, dan komt het voor dat ik het hele bedrag betaal. De ander maakt het restant dan aan mij over. Wat ik dan in mijn administratie doe is de betaling in twee delen splitsen. Mijn helft boek ik op de uitgavenrekening voor Horeca. De andere helft boek ik op de Uitgavenrekening Derden Privé. Zodra de ander het geld aan mij overmaakt boek ik die betaling op de Inkomstenrekening Derden Privé. Ook deze rekeningen moeten dus altijd hetzelfde bedrag tonen. En sinds ik dit zo doe vergeet ik nooit meer wie er mij nog geld schuldig is.

Soms moet ik iets doen voor mijn werk wat ik dan kan declareren. Hiervoor gebruik ik de Derdenrekening Zakelijk (declaraties). Het werkt hetzelfde. Mijn uitgave boek ik op de Uitgavenrekening Derdenrekening Zakelijk. Zodra mijn baas me terugbetaalt boek ik die betaling op de Inkomstenrekening Derden Zakelijk. Ook deze rekeningen moeten altijd met elkaar in evenwicht zijn, en ik vergeet nooit meer om iets te declareren.

Ook voor de uitgaven op mijn creditcard heb ik iets bedacht. Mijn bank boekt dat bedrag in een keer maandelijks van mijn rekening af. Maar soms zitten daar wel 10 verschillende posten in, zeker als ik op vakantie ben geweest. Ik houd gedurende de maand precies bij wat ik met mijn creditcard doe. Die afzonderlijke boekingen zet ik ook alvast in mijn spreadsheet, met het juiste rekeningnummer. Zodra de bank het heeft afgeboekt, vervang ik die ene bankboeking door al die afzonderlijke creditcardbetalingen die ik gedurende de maand heb bijgehouden. En daar heb ik uiteraard een macro voor gebouwd.

Soms denk ik dat ik een beetje ben doorgeschoten in mijn administratiedrift. Wat denk jij?

Older posts

© 2017 Geldnerd.nl

Theme by Anders NorenUp ↑