Blog over (financieel) bewust leven

Categorie: Administratie (Page 1 of 8)

Hoe gaat het met (de kosten van) Hondje?

‘Duur Hondje’, werd er onlangs geconstateerd in de reacties toen ik schreef over onze maandelijkse uitgaven. Uit die cijfers bleek namelijk dat het Hondje in de betreffende maand een behoorlijk deel van onze huishouduitgaven in beslag nam. Nu geven wij geen € 100.000 per maand uit, maar het klopt wel dat ons Hondje behoorlijk wat geld kost. Ik heb begin 2019 al eens een uitgebreidere analyse gemaakt van de maandelijkse kosten van onze viervoeter, maar dat is alweer anderhalf jaar geleden. De opmerking in de reacties was dus een trigger om de administratie er weer eens bij te pakken, en te kijken hoe de maandelijkse uitgaven zich sindsdien ontwikkeld hebben.

Nou, eigenlijk is er niet zo heel veel veranderd… Ik heb de grafiek bijgewerkt met de kosten per maand sinds we terug zijn uit het Verre Warme Land, inclusief gemiddelde. De werkelijke kosten variëren nog steeds per maand, dat komt (a) doordat we soms dierenartskosten hebben en (b) doordat we eens per 7 weken gemiddeld een zak voer voor hem kopen. Hier is wel iets veranderd, want voor de reguliere controles, de ontwormings- en vlooien/tekenpilletjes hebben we nu een abonnement bij de dierenarts, een soort Zorgplan. Daarmee betalen we maandelijks een bedrag, maar het is goedkoper dan de dingen afzonderlijk aanschaffen. We hebben dat nu ruim een jaar en hebben het onlangs verlengd, want het is goedkoper en spreidt de uitgaven beter.

De gemiddelde kosten per maand zijn iets gedaald, van € 360,11 naar € 352,41 per maand. Maar dat verschil mag geen naam hebben. Best een duur Hondje dus, dat klopt. En toch vind ik dat helemaal niet erg, wij worden elke dag nog heel erg blij van ons schattige mormel.

Kan het goedkoper? Jazeker! Een uitlaatservice is een luxe. Vóór de coronacrisis vonden wij het bittere noodzaak, we werken allebei voltijds en wilden niet dat Hondje van 08.00 tot 17.30 alleen thuis zou zitten zonder wandeling. Maar ook sinds wij vrijwel volledig thuiswerken blijven we gebruik maken van de uitlaatservice. Allereerst willen we graag dat dit bedrijfje de crisis ook overleeft. Maar daarnaast krijgt Hondje zo enkele uren beweging per dag in het bos en op het strand, en dat is meer dan wij hem kunnen bieden op een werkdag. En het is ook goed voor zijn sociaal gedrag. Daar is hij onderdeel van een roedel. Hier thuis is hij gewoon de baas….

Daarnaast kun je goedkoper voer gebruiken, en ik weet ook niet of elk Hondje thuis vier mandjes en drie vier drinkbakjes heeft in verschillende kamers…. Maar dan nog, een huisdier kost elke maand geld. En nu mag ons Hondje 125 gram voer per dag, maar grotere honden eten navenant meer voer. En ze kosten tijd, die moet je erin willen steken, en beperken je vrijheid om langer van huis te gaan. Het is goed om hier rekening mee te houden als je overweegt een hond te nemen. Want de asiels zitten zaten vol met dieren die toch iets meer tijd kostten dan waar de baasjes vooraf rekening mee hielden…

En hoe is het verder?

We hebben een inmiddels 12 jaar oud Hondje. Volgens de dierenarts is hij in goede gezondheid en conditie voor zijn leeftijd, al heeft hij een slecht gebit (dat was al zo voor wij hem kregen) en wordt zijn hart wat zwakker. Hij wordt (is) een oude man. Buiten de wandelingen slaapt hij vooral. Maar soms wil hij ineens nog een half uurtje spelen en holt hij vrolijk achter een balletje of een touw aan. Niet achter stokken. In het Verre Warme Land, waar hij geboren is, zijn weinig bomen. En stokken heeft hij dus nooit leren zien als speeltjes. Maar we hopen dat hij 100 jaar oud wordt!

Ben jij ook zo dol op jouw huisdier?

Hoe gaat het met mijn potjessysteem?

Eind vorig jaar besloot ik om meer potjes op te nemen in mijn begroting voor 2020. Ik wilde maandelijks gaan reserveren voor grotere uitgaven gedurende het jaar.

Spreadsheet

Er was al een potje voor Gadgets en Tech en eentje waarin ik maandelijks geld stort voor de zorgverzekeringspremie (die ik jaarlijks betaal), en er kwamen potjes bij voor de vakantie, mijn kledingbudget en sporten. Elke maand, zodra mijn salaris is binnengekomen, wordt er een vast bedrag per potje overgemaakt naar de bufferrekening. De potjes zijn ook ingebouwd in mijn administratiespreadsheet. Daar zie ik keurig hoeveel ik in de potjes gestort heb.

Maar wat hebben potjes voor zin als je het geld niet uitgeeft? Elk potje is gekoppeld aan één of meer uitgavenrekeningen. Uitgaven op die rekeningen worden automatisch afgetrokken van de reserveringen. In mijn administratie zie ik dus ook op elk moment hoeveel er nog in de verschillende potjes zit.

Onderstaand een voorbeeld van het potje Gezond Leven, waaruit ik mijn sportschool en personal trainer betaal, voor het eerste halfjaar van 2020.

OmschrijvingBedrag
In
Bedrag
Uit
+ Reservering Gezond Leven
> Storting januari 2020+ € 300
> Storting februari 2020+ € 300
> Storting maart 2020+ € 300
> Storting april 2020+ € 300
> Storting mei 2020+ € 300
> Storting juni 2020+ € 300
-/- Rekening 5540: Sporten/Gezond Leven
10-04-2020 Rekening Sportschool– € 1.200,-
29-05-2020 App Store – Hardloop-app– € 5,49
21-06-2020 Nike Store – Sportkleding– € 72,00
21-06-2020 All4Running – Sportkleding– € 144,80
= Restant in potje Gezond Leven+ € 377,71

Bufferrekening

In het Geldnerd-systeem zit maar één bufferspaarrekening. Dit naast mijn ene lopende rekening met kleine spaarbuffer ‘gedurende de maand’. Ik heb geen zin in tien verschillende bankrekeningen waartussen ik geld heen en weer moet schuiven. Geld schuift in mijn spreadsheet. Maar door het nieuwe potjessysteem werd het wel lastiger om overzicht te houden op mijn bufferrekening.

Want naast de vijf potjes staan er nog twee categorieën geld op mijn bufferrekening. Allereerst de contant geld buffer met vier maanden leefgeld. Daarnaast nog een bedrag voor de tweede fase van mijn kaakoperatie. En dan ook de stand van de potjes. Ik heb mijn eigen spreadsheet dus zodanig verbouwd dat die in de gaten houdt of er nog genoeg geld op de bufferrekening staat voor al deze voorzieningen.

Tussenstand

2020 is een bijzonder jaar. Zo heb ik tot op heden geen cent besteed van mijn vakantiepotje. Maar daartegenover duurt het nog wel een paar maanden voordat mijn kledingpotje weer zwarte cijfers schrijft, ik heb begin dit jaar groot ingeslagen nadat ik een aantal kilo’s ben kwijtgeraakt. Één van de aangeschafte kostuums heb ik nog steeds niet gedragen…

Toch kan ik zeggen dat ik tevreden ben over mijn potjessysteem. Waarom? Het geeft rust en overzicht. En dat blijft voor mij het belangrijkste doel van mijn financiële systeem. Het potjessysteem zorgt ervoor dat ik minder twijfel of bepaalde uitgaven wel of niet kunnen. Ik weet dat ik binnen mijn budget blijf zo lang er maar geld in het potje zit.

De kans is reëel dat er dit jaar geld overblijft in mijn potjes. Want door corona lopen sommige dingen toch anders dan ik verwachtte ten tijde van het opstellen van mijn begroting voor 2020. Ik ga nog eens even rustig nadenken wat ik met dat geld ga doen. Twee opties zijn in elk geval om het toe te voegen aan de spaarbuffer of aan de beleggingen. Zomaar uitgeven? Dat is niet echt mijn ding…

Werk jij met een potjessysteem?

Verzonken kosten door corona?

Sunk costs (in het Nederlands ook wel ‘verzonken kosten’), zijn in de economie kosten die al gemaakt zijn en niet meer ongedaan te maken zijn. Dat zeggen de economieboekjes en ook Wikipedia. En ook in je persoonlijke financiën komen ze af en toe voor. Ik kwam tenminste een behoorlijke post tegen toen ik door mijn administratie heenliep.

Afgelopen jaar ben ik namelijk nogal afgevallen, daar heb ik vaak over geschreven. En begin dit jaar, toen het gewichtsdoel bereikt was, ben ik behoorlijk tekeer gegaan in de kledingkast. Er kwamen twee nieuwe kostuums en een stapel nieuwe overhemden. Die ik voor mijn werk dagelijks gebruik. Ik had bewust de tweede helft van vorig jaar geen enkel kledingstuk vervangen in mijn geoptimaliseerde garderobe. Want ik wilde mijn kleding niet te groot kopen als dat niet meer nodig is. Geldnerd kon dus weer ‘strak in het pak’.

En toen kwam corona.

En gingen we thuis werken. Sinds medio maart. In eerste instantie met de gedachte van ‘een paar weken’, maar al snel werden dat maanden. Inmiddels weten we hier zeker dat het tot september duurt, maar waarschijnlijk langer. Met z’n allen terug naar kantoor kan hier helemaal niet zolang er geen vaccin is en de anderhalve-meter regels gelden. Er is onvoldoende ruimte om iedereen een plekje te geven. Om over de verwachte wachttijd bij de liften maar te zwijgen. Misschien af en toe een paar uurtjes met je eigen team, dat zal het wel worden.

Vanaf het begin zag je de kledingregels relaxter worden. Directeuren tijdens video-vergaderingen in slobbertruien en later in slechtzittende poloshirts. Er werd er zelfs eentje in een camouflage-hoodie gesignaleerd. Ook ik gaf al gauw de voorkeur aan een lekkere warme trui. Alleen voor bijzondere gesprekken haalde ik nog wel eens een overhemd uit de kast. Dat is sinds medio maart nu een keer of vijf gebeurd. Dat betekent dat eenderde van mijn overhemden sinds medio maart een keer gedragen is, en de rest heeft werkeloos in de kast gehangen. Mijn kostuums zijn sinds medio maart nog helemaal niet gebruikt, van de twee nieuwe kostuums heb ik er eentje zelfs helemaal niet meer gedragen sinds het passen in de winkel. Een extra broek (broeken slijten sneller dan jasjes, vandaar), die ik bij dat kostuum besteld had en die nageleverd werd, heeft drie maanden in de winkel gehangen voordat ik een keer in de buurt was op ‘m op te halen.

Niet zo’n heel zinvolle uitgave dus, die grote hoeveelheid kleding. In elk geval niet op dit moment.

Investopedia constateert terecht dat je verzonken kosten niet moet meewegen in toekomstige besluiten, omdat ze voor de huidige en toekomstige staat van de financiën niet relevant meer zijn. En zo kijk ik er ook maar naar. De kostuums en de overhemden hangen hier in de kast. Voorlopig zullen ze weinig gedragen worden. Dus slijten ze ook niet. Het zal waarschijnlijk betekenen dat ik de komende 12 maanden minder aan kleding uit ga geven. Want wat je niet gebruikt hoef je ook niet te vervangen. Want ik heb nu niet de neiging om bij de komende kledingkast-check gewoon weer een stapel nieuwe overhemden en een nieuw kostuum te kopen, gewoon ‘omdat ik dat altijd doe’ en omdat er weer boorden en manchetten versleten zijn. En waarschijnlijk zal ik de kostuums en overhemden echt nog wel ‘verslijten’ voordat ik stop met werken. Hoop ik.

Heb jij te maken met ‘verzonken kosten’ door corona?

En weer een bank erbij in de spreadsheet

Mijn spreadsheets veranderen nog voortdurend. Er gaat geen maand voorbij of ik bedenk wel een nieuwe functie, grafiek, of ander iets om mijn persoonlijk financieel spreadsheet-imperium ingewikkelder beter te maken. En soms komen er ook verzoekjes van buiten. Zo werd ik onlangs benaderd door een lezeres uit België. Ze wilde mijn administratiespreadsheet graag gaan gebruiken, maar bankiert bij BNP Paribas. Of ik zou kunnen kijken of mijn spreadsheet hiervoor aangepast kan worden?

k Heb getwijfeld over België…

Geldnerd houdt wel van een beetje prutsen aan zijn spreadsheets, dus daar wilde ik best even naar kijken. Ze stuurde een voorbeeld van het exportbestand, en ik ging aan de slag. Op zichzelf is dat niet zo ingewikkeld. Ik heb een goede basismodule. Die hoef ik alleen maar aan te passen zodat die de bestandsnaam goed herkent. Dan heb ik het bestand binnen in de administratiespreadsheet op het Data-werkblad.

De tweede stap is iets ingewikkelder. Jaren geleden heb ik de manier waarop mijn spreadsheet de transacties opslaat gestandaardiseerd op het (uitgebreide) CSV format van de Rabobank. Die stuurt in dat bestand namelijk heel veel informatie mee. Bestanden van andere banken ‘plot’ ik op die veldnamen. Kolom D is bijvoorbeeld voor het volgnummer van de transactie, en kolom H voor het transactiebedrag. Ik hussel de kolommen dus door elkaar om ze in die volgorde te krijgen, op die manier zou je ook gegevens van meerdere banken in één administratie kunnen stoppen. Daarbij zorg ik er ook voor dat de verschillende kolommen het juiste format krijgen. Alle datumvelden worden omgezet naar dag-maand-jaar (dd-mm-yyyy), en alle velden met bedragen naar een format met puntjes tussen de duizendtallen en twee decimalen achter de komma.

Klinkt ingewikkeld? Valt wel mee. Het kostte me een uurtje, het bestand van BNP Paribas was redelijk eenvoudig. Dus nu kan de administratiespreadsheet ook bestanden van de Belgische BNP Paribas importeren. Ik heb verder de code ververst met de actuele code uit mijn eigen administratie. Ook zijn de grafieken vernieuwd, daarover volgt binnenkort nog een aparte blogpost. Maar die kun je dus niet voor elke bank gebruiken.

Je kunt de nieuwe versie van de administratiespreadsheet weer gewoon downloaden, en hij is uiteraard ook te vinden op mijn Downloads-pagina.

Grote verschillen tussen banken

Het valt me steeds weer op hoe groot de verschillen zijn tussen de verschillende banken. Lang niet allemaal delen ze dezelfde informatie met hun klanten. Ja, de datum, het bedrag en de tegenpartij krijg je overal wel. Maar soms ook niet veel meer dan dat. Het TXT-bestand van ABN AMRO is bijvoorbeeld erg beperkt, het CSV-bestand van de Rabobank bevat een schat aan informatie. Zo stuurt de Rabobank bijvoorbeeld ook de mutatiesoort mee. Daarmee kan ik bijvoorbeeld statistiekjes bijhouden over mijn betaalgedrag, waar ik zelf iets bijgebouwd heb om creditcardtransacties en Apple Pay transacties bij te houden. Met het bestand van ABN AMRO kan ik dat niet, en bij ING en ook Rabo dus weer wel. Het klinkt misschien gek, maar voor deze datanerd is dit toch wel een reden om mijn betalingsverkeer nog even bij de Rabobank te houden. Meer informatie geeft mij meer mogelijkheden.

Ja, bij ABN AMRO kan ik dan nog wel met ingewikkelder bestanden aan de slag, formaten MT940 en CAMT.053 gebaseerd op internationale standaarden van SWIFT en ISO. Misschien, als ik er ooit zin in heb, bouw ik nog wel eens een importmodule om die formaten te kunnen importeren. Net als Mr. FightToFIRE (ook al uit België) hoop ik eigenlijk dat de Europese richtlijn PSD2 leidt tot iets van standaardisatie. Maar ik zie er nog weinig van.

Vernieuwde ING import

Onlangs kreeg ik van een lezer bericht dat ING een nieuw soort CSV bestand met andere naamgeving en andere indeling aanlevert. En dan werkt mijn import niet meer. Op hun website stond helaas geen beschrijving, maar gelukkig was blogcollega Uitklokken zo vriendelijk om mij een voorbeeldbestand te sturen. De ING-import werkt dus weer.

Meer dan twintigduizend downloads

Inmiddels zijn mijn spreadsheets overigens al meer dan 20.000 keer gedownload. Dat vind ik best wel veel. Ik hoop dat veel mensen er plezier aan beleven, en ze ook zelf verder uitbreiden om beter geschikt te zijn voor hun eigen financiële situatie. Mijn beleid blijft hetzelfde. Je kunt ze gratis downloaden, ik ben zelfs niet geïnteresseerd in jouw e-mailadres, en ze zijn volledig vrij voor eigen gebruik. Vragen stellen mag en ik doe mijn best om ze te beantwoorden, maar ik geef geen enkele garantie of reactietermijn. Ik doe dit allemaal ook maar als hobby naast mijn baan. Als je een kant-en-klare administratie zoekt dan zijn er andere (betere) opties.

Heb jij een administratie?

Financiën op orde (4): Jouw methode optimaliseren

Voorlopig alweer het laatste deel van mijn serie blogposts over het op orde brengen van jouw financiën. Het is veel werk om dat vanuit het niets te doen, dat weet ik. Been there, done that… Maar ook het ordenen van mijn gedachten en het uitschrijven ervan kost aardig wat tijd. Ik schat dat er inmiddels 25 – 30 uur werk in de 4 blogposts is gaan zitten. Meer dan een gemiddelde blogpost, dat is zeker. In deel 1 op 2 januari hebben we al onze papieren en mailtjes uitgezocht, het prille begin. In deel 2 hebben we de inkomsten en uitgaven in beeld gebracht met behulp van een eenvoudige spreadsheet in Excel of Calc, die ik stap voor stap met je heb opgebouwd. En in deel 3 hebben we bekeken wat we moeten bewaren en hoe lang, en heb je jouw administratie als het goed is netjes opgeruimd en geordend.

Daarmee ligt er een basis, een fundament. Het begin is er. Nu is het een kwestie van rustig bijhouden en verder uitbouwen. In deze post weer een aantal tips over hoe je het aan kunt pakken. Denk erover na, en kies vooral een aanpak die bij jou past. Onderstaande is ter illustratie, er zijn geen wetten. Hopelijk krijg je hiermee een beter beeld en meer gerust gevoel over jouw financiën!

Vast moment

Het is een persoonlijke voorkeur, maar voor mij werkt een vast wekelijks moment het beste om mijn financiën goed bij te houden. Tweewekelijks mag ook, maandelijks wordt al een beetje tricky. Want dan blijft de post te lang liggen.

Op mijn vaste moment:

  • Download ik de boekingen bij de bank en mijn broker en werk ik mijn spreadsheets bij.
  • Bekijk ik alle financiële post die de afgelopen week is binnengekomen, elektronisch en op papier, en handel ik deze ook af. Als er iets betaald moet worden dan programmeer ik dat voor in internetbankieren, een paar werkdagen voor de uiterste betaaldatum. Als ik iets in moet vullen dan doe ik dat ook. Als ik een actie moet ondernemen dan bereid ik dat voor en plan ik het in mijn agenda. En bij afhandelen hoort ook opruimen, opbergen in het archief, en/of vernietigen.
  • Kijk ik in mijn spreadsheets of alles nog een beetje volgens plan verloopt.
  • Bekijk ik maandelijks hoe groot de komende extra aflossing van de hypotheek moet zijn, en welke aandelentransactie ik ga doen met mijn nieuwe inleg.

Het klinkt misschien als veel werk, maar meer dan een kwartiertje per week kost het me niet. Voor mij is het de zaterdagochtend, net na het opstaan. Met een kopje koffie. Maar kies vooral een moment dat in jouw weekschema past. En plan het in je agenda. Ver vooruit, zonder einddatum.

Vaste plek

In deel 1 heb je al jouw financiële informatie bij elkaar gezocht. Grote kans dat die uit allerlei hoeken en gaten kwam. Dat is niet handig om overzicht te houden. Het handigst is om één plek te kiezen, één kast, waarin je al jouw administratie bewaart. Liefst in de buurt van jouw werkplek, de plek waar je op jouw computer werkt. En zorg ook dat daar jouw postbakje staat (en dat alle post dus daar terechtkomt, en niet rond gaat slingeren in huis). Ik heb één postbakje. Ook op mijn computer heb ik één archiefdirectory, en één financiële directory waar mijn spreadsheets bij elkaar staan.

Een vaste plek helpt enorm om overzicht te houden.

Vaste uitgaven en inkomsten in beeld

Vaste uitgaven en inkomsten zijn alle dingen die maandelijks, tweemaandelijks, per kwartaal of in enige regelmaat verplicht terugkomen. Jaarabonnementen. Maandelijkse uitgaven aan huur, hypotheek, verzekeringen, telefoon, internet, TV, energie, water, noem maar op. Aan de inkomstenkant het salaris, uitkeringen, toeslagen, etcetera. Het is belangrijk om deze in beeld te hebben. Zo weet je welk deel van je inkomen ‘bezet’ is, en wat je overhoudt voor andere dingen.

Hoe ik dit alles op een rijtje zet, kun je zien in mijn Liquiditeitsoverzicht. Dat kun je gratis downloaden.

Bij Geldnerd en Vriendin is het eenvoudig, wij hebben aan de inkomstenkant alleen een regulier salaris dat maandelijks op de 24e binnenkomt (eerder als de 24e in een weekend valt). Maar sommige mensen krijgen tweewekelijks of vierwekelijks betaald. Maar alle vaste lasten hebben wij keurig, per maand gerangschikt, op een rijtje staan. Het overzicht van vaste inkomsten en uitgaven is ook de basis van jouw budget of financieel plan.

Plannen

Eerder heb ik de woorden al een paar keer gebruikt: ‘plannen’ en ‘agenda’. Echt, het helpt!. Als ik op een bepaalde dag contact op wil nemen met een bedrijf vanwege een brief of iets dergelijks, dan plan ik het in mijn agenda. Nadert de uiterste opzegdatum van een contract? Mijn halfjaarlijkse kledingcheck? Het staat in mijn agenda. Op die manier zorg ik ervoor dat dingen me niet verrassen. Vrijwel iedereen heeft een agenda, al dan niet op je smartphone. Het voordeel daarvan is dat je dingen jaren vooruit kunt plannen, dus ook van dat driejarig contract dat in 2023 afloopt.

Zelfs mijn wekelijkse finance-moment staat nog steeds in mijn agenda. Met daarbij eens in de maand de reminder om even te kijken naar de komende extra aflossing en belegging. Ook die staan, je raadt het al, gepland op de dag na binnenkomst van mijn salaris, als mijn automatische overboekingen (ook al ingepland!) hun werk hebben gedaan. Automatisering is er ook om voordeel van te hebben! Het kost minuutjes aan werk en levert jaren van plezier op.

Maar het stopt niet bij de agenda.

Ik heb ook een Eindejaarschecklist. Daar staan alle dingen op die ik moet doen om financieel aan het nieuwe jaar te beginnen, bijvoorbeeld om een nieuwe administratie te starten en een nieuw jaarbudget te maken. Maar er staat ook de actie op om mijn klappers en digitaal archief even door te nemen. Schoon het nieuwe jaar in voelt goed. En in de belastingdirectory staat ook een Belastingchecklist (zie deel 3) waarop ik bijhoud welke jaaroverzichten al binnen zijn en aan welke bijzonderheden, bijvoorbeeld aftrekposten, ik moet denken bij het doen van aangifte. Zodra me iets te binnen schiet zet ik het erbij, zo wordt het risico dat je iets vergeet veel kleiner. Ook dat is plannen.

Verder houd ik een financieel dagboekje bij. Daar schrijf ik in op wat ik verander aan mijn budget en waarom, maar ook bijvoorbeeld welke afspraken ik gemaakt heb met bedrijven en overheidsinstanties, wanneer en met wie. Zo kan ik nog eens terugzoeken wat ik gedaan heb. Op papier werken de agenda en het dagboek natuurlijk ook, maar ik vind elektronisch handiger. De smartphone zorgt ervoor dat ik de gedachte vast kan leggen en/of terug kan zoeken zodra die bij mij opkomt, waar ik ook maar ben.

Elke uitgave is een beslissing

Elke uitgave is een beslissing, soms bewust maar helaas vaak ook onbewust. En daar zit je winst. Door na te denken. Eerder hebben we alle inkomsten en uitgaven op een rijtje gezet in jouw eigen spreadsheet. Dat noemde ik al de basis van het budget. Het laat je zien welk deel van jouw inkomen sowieso elke maand uitgegeven wordt. Maar hier zitten keuzes achter. Heb je al die abonnementen: echt nodig? Kan het goedkoper? Onlangs heb ik nog twee abonnementen opgezegd en daarmee mijn vaste lasten met € 45 per maand verlaagd. Het grote voordeel van het opzeggen van abonnementen of het omschakelen naar goedkopere versies, is dat de besparingen elke maand terugkomen. Ex en ik hadden bijvoorbeeld een afspraak dat we elk één tijdschriftabonnement zouden houden, en dat we uitgaven groter dan € 150 eerst met elkaar zouden overleggen. Dat deed wonderen voor ons spaargeld.

Maar ook uitgaven waar geen abonnement onder zit zijn een keuze. Die dagelijkse koffie bij dat leuke tentje, de lunch in de bedrijfskantine. Allemaal keuzes. Hoe bewust maak jij die? Je kunt zo streng of vrijgevig voor jezelf zijn als je zelf wilt.

Afspraken met jezelf

Als het over financiën gaat heb ik een aantal werkafspraken met mijzelf gemaakt. Ze zijn door de jaren heen ontstaan, maar ik heb ze op een gegeven moment wel uitgeschreven. Ze helpen mij om mijn financiën op orde te houden, en bij grotere financiële beslissingen. De meeste zijn al wel eens langsgekomen in verschillende blogposts.

  • Ik heb een buffer in contant geld die genoeg is om vier maanden van te leven. Op de bufferrekening staan ook de specifieke doelreserveringen uit mijn potjessysteem.
  • Alle salarisverhogingen en meevallers worden gespaard. Jaarlijks worden de bedragen die naar de beleggingsrekening en de buffer gaan hierop ‘herijkt’. Geld wordt aan het werk gezet, niet geconsumeerd.

Vaste methode

Het voorgaande tezamen vormt mijn ‘methode’, Die is echt niet in één keer ontstaan maar door de jaren heen gegroeid, en mijn methode verandert nog elk jaar. Het is absoluut niet de bedoeling dat je deze methode overneemt. Dit werkt voor mij, maar het kan best zijn dat het voor jou helemaal anders werkt. Kopieer dus niet zomaar wat je bij iemand leest of in een ‘cursus met gegarandeerd resultaat’ hoort. Maar ontwikkel jouw eigen methodiek. Die voor jou werkt.

Heb jij nog tips om anderen te helpen hun financiële leven op orde te brengen?

Financiën op orde (3): Hoe lang moet je alles bewaren?

Vandaag alweer deel 3 van onze stappen om jouw financiën op orde te brengen. Deel 1 ging over hoe te beginnen, we hebben al onze papieren en e-mailtjes uitgezocht. En hopelijk heb je, door dat allemaal door te lezen, een goed beeld gekregen van jouw financiële rechten en verplichtingen. In deel 2 hebben we de Inkomsten en Uitgaven in beeld gebracht. In dit derde deel gaan we terug naar de papieren en e-mailtjes van deel 1.

Want als het jou net zo vergaat als mij vroeger, dan heb je veel te veel papier. De eerste 5 jaar van mijn zelfstandige leven bewaarde ik alles wat ik ontving. Omdat ik het niet weg durfde gooien. Ik kon niet inschatten hoe belangrijk het was, dus nam ik het zekere voor het onzekere. Het gekke is dus wel dat ik van de periode daarvoor niets meer bezit. Niet van mijn studies (behalve de diploma’s), en behalve wat foto’s (grotendeels gedigitaliseerd). Het omslagpunt kwam ergens in 2003. Geldnerd en Ex bewaarden alle Belangrijke Papieren (Die We Niet Weg Durfden Te Gooien) in een kast in onze studeerkamer. En die kast was vol. Dus moest er eigenlijk een tweede kast komen. Waar geen plaats voor was. Rond diezelfde tijd waren we ook bewuster met onze financiën aan de slag gegaan. En van het een kwam het ander. Want bij het doorlezen van al die papieren (zie deel 1 van deze serie) realiseerde ik me ook dat ik lang niet alles hoefde te bewaren. En wat er wel bewaard moest worden, hoefde niet op papier. Er kwam dus een scanner, geen nieuwe kast. En de oude kast werd steeds leger.

Ook het NIBUD adviseert om je administratie overzichtelijk in te richten én bij te houden. Mensen die dat doen hebben minder vaak betalingsachterstanden, zien minder vaak een rekening over het hoofd en hebben minder abonnementen waar ze niet meer vanaf wisten. In het artikel hebben ze ook een stappenplan opgenomen. Hieronder neem ik je mee in hoe ik spullen bewaar, zodat je daarna met jouw eigen stapels aan de slag kunt.

Wat moet je bewaren?

Ik maak een onderscheid tussen dingen die bewaard moeten worden en dingen die ik wil bewaren. Voor particulieren geldt er in Nederland geen bewaarplicht. Die geldt er wel voor ondernemers, die moeten hun administratie bewaren. Maar dat ben ik niet. Onderstaande informatie geldt dus alleen voor particulieren.

Geen bewaarplicht? Betekent dit dat je dan zomaar alles weg kunt gooien, gelezen of ongelezen? Theoretisch wel, maar verstandig is dat niet. Er valt echt wel iets te kiezen. Zelf bewaar ik nog steeds teveel. Maar het is 99,9% digitaal en goed geordend, dus heb er geen last van. En ik kan er mooie meerjarige overzichtjes mee produceren voor dit blog. Daarmee praat ik het goed voor mijzelf…

Hieronder gaan we in op de belangrijkste categorieën informatie, en wat er al dan niet verstandig is om te doen.

Belastingdienst

Zo heb jij waarschijnlijk ook jaarlijks te maken met de Belastingdienst. Jij mag tot 5 jaar terug aangifte doen of iets veranderen aan een gedane aangifte, en de Belastingdienst mag dat ook. Dat betekent in elk geval dat je er verstandig aan doet om de stukken die je nodig hebt voor je aangifte (bijvoorbeeld jaaropgaven van je werkgever, je bank, je beleggingen) minimaal 5 jaar te bewaren. Jouw belastingopgave kun je voor die periode altijd terugvinden als je inlogt bij de Belastingdienst. Maar ik sla altijd een PDF op aan het einde van mijn aangifte, die optie geeft de Belastingdienst standaard.

In mijn archiefdirectory heb ik een aparte directory ‘Belastingdienst’. En daaronder een aparte directory per belastingjaar, waar ik alle jaaropgaven bewaar, en alle andere documenten die ik nodig heb/had voor de aangifte (bijvoorbeeld voor aftrekposten). Voor de jaren in het Verre Warme Land zijn dat er best veel. Op deze manier bewaar ik alles handig bij elkaar, net als in een papieren map met tabbladen. In die directory sla ik ook de voorlopige aanslagen en definitieve aanslagen op die de Belastingdienst mij stuurt. Het gaat dan om de PDF-jes die ik download van MijnOverheid. De papieren versie die ze me dan nog vaak nasturen gaat de shredder in.

Overige Overheidsinformatie

Heb je toeslagen? Huur-, zorg-, kinderopvang-toeslag? Kinderbijslag? Ik zou alle stukken maar even bewaren als ik jou was. Zeker zolang als je er recht op hebt, maar ook daarna nog een paar jaar, totdat je zeker weet dat de Belastingdienst er niet meer op terug komt. Dat is over het algemeen als je een definitieve afrekening hebt gehad. Afhankelijk van je voorkeuren krijg je de informatie over toeslagen via de post of digitaal via MijnOverheid. Ook hier is de termijn van 5 jaar een handige vuistregel.

Ook andere overheidsinformatie kun je maar beter bewaren. Dingen als trouwboekjes, geboorteaangiften en dergelijke. Bij de gemeente kun je altijd een afschrift uit het bevolkingsregister opvragen, op de meeste plekken kan dat tegenwoordig gelukkig online. Ik heb ook de originele papieren van mijn echtscheiding nog. Het convenant, en de officiële bevestigingen van de uitspraak en inschrijving in de Burgerlijke Stand. Deze heb ik overigens ook elektronisch, maar om een of andere reden bewaar ik de papieren versies ook nog.

In mijn archiefdirectory is er ook een aparte map voor de ‘Gemeente’. Met daarin onder andere de aanslagen WOZ-belasting per jaar en de informatie over onze bezoekersparkeervergunning. Ook hier een directory per jaar. En ik heb een aparte directory ‘Relaties’. Met daarin aparte submappen voor mijn voormalig huwelijk, de echtscheiding, en het samenlevingscontract met Vriendin.

Wonen

Denk je WOZ, dan denk je wonen. En dat brengt ook papierwinkel met zich mee.

Hypotheekinformatie of huurovereenkomsten, dat zijn dingen om te bewaren. In elk geval zolang als je het huis hebt en/of er nog openstaande punten zijn. Bij de meeste hypotheekverstrekkers kun je dit ook digitaal inzien, maar ik wil voor dat soort zaken niet afhankelijk zijn van derden. We krijgen bijvoorbeeld ook een digitale brief ter bevestiging van elke maandelijkse extra aflossing, maar die gaan gewoon weg. In mijn eigen spreadsheet staat het allemaal veel overzichtelijker bij elkaar. En ook als ik inlog bij mijn hypotheekverstrekker staat alles netjes bij elkaar, met een goede uitleg erbij. Dat is veel handiger dan zelf een stapel papier bewaren.

In mijn archiefdirectory is er een aparte map ‘Wonen’. En in die map een submap voor elk adres waar ik gewoond heb, gewoon straatnaam en huisnummer. En, afhankelijk van de situatie, een aparte submap ‘Huur’ of ‘Hypotheek’. Als je opruimt, dan zou ik de map van je huidige adres en je vorige adres bewaren. Alles van daarvoor kan weg, tenzij er bijvoorbeeld nog niet afgeronde zaken zijn zoals een verzekeringsclaim of ruzie over teveel betaalde huur.

Werken

Mijn archiefdirectory heeft ook een map ‘Werkgevers’. Met daarin, je raadt het al, een aparte submap per werkgever. Daarin bewaar ik een scan van mijn arbeidscontract en alle officiële documenten over functioneren en vertrek. Ook bewaar ik er bijvoorbeeld bewijzen van apparatuur die ik in bruikleen heb (zoals mijn telefoon en laptop) en van declaraties. In principe kan dit allemaal weg voor alle werkgevers behalve mijn huidige. En ik heb ze na vertrek ook altijd wel opgeruimd, maar de basisinformatie per werkgever heb ik nog steeds.

Bij mijn huidige werkgever kan ik mijn hele personeelsdossier, met salarisstrookjes, jaaropgaven en dergelijke, digitaal inzien. Ook voor alle vorige functies die ik bij de Rijksoverheid heb gehad. Toch heb ik alle belangrijke documenten ook gedownload en in mijn eigen archief opgeslagen. Zoals ik eerder al zei, ik wil niet afhankelijk zijn van derden voor de toegang tot mijn informatie.

Salarisbrieven krijg ik al jaren per e-mail. Die sla ik op in mijn archiefdirectory in een aparte map ‘Salarisbrieven’, met ook weer een submap per jaar. Ik gebruik de oude brieven eigenlijk alleen nog als ik lange-termijn overzichten maak voor dit blog, maar het staat me niet in de weg. Ik heb dus alle salarisbrieven nog. Misschien handig als ik ooit nog eens bij het UWV terechtkom en mijn arbeidsverleden aan moet tonen? Maar er is niks aan de hand als je alleen de laatste paar jaren bewaart en de rest weggooit.

Pensioen

Een pensioen is typisch iets van de lange termijn. Want je bouwt het meestal op zolang je werkt en krijgt het daarna uitbetaald tot je dood. Moet je dus maar alles bewaren waar het woord Pensioen op staat?

Nou nee. Beperk je tot alleen jouw actieve pensioenen. Welke dat zijn kun je zien op MijnPensioenoverzicht. En die pensioenfondsen sturen je, als het goed is, jaarlijks een Uniform Pensioen Overzicht waarin alle noodzakelijke gegevens staan. Van mijn actieve pensioenen bewaar ik verder wel alle correspondentie. Ik heb, je raadt het al, in mijn archiefdirectory een map ‘Pensioenen’ met een submap per pensioenfonds. Indien nodig maak ik submapjes aan voor bijzondere situaties. Zo heeft mijn map ‘ABP’ een submap voor alle stukken die te maken hebben met de afwikkeling van mijn echtscheiding in relatie tot mijn pensioen.

Persoonlijke informatie

In mijn archiefdirectory is er een aparte map ‘Persoonlijk’. Hierin bewaar ik een scan van mijn paspoort en rijbewijs, en digitale kopieën van bijvoorbeeld mijn testament en de rekening en specificatie van mijn meest recente bril. Ook de scans van mijn diploma’s staan hier. Behalve mijn veterstrikdiploma, die ben ik kwijt. Het gaat alleen om de meest recente versies, als ik een nieuw paspoort haal dan maak ik een nieuwe scan en verwijder ik de oude scan.

Lokale belastingen, waterschap, etcetera

Het gaat dan om vaak woon-gerelateerde zaken als waterschapsbelasting, regionale belasting, afvalstoffenheffingen, riool en dat soort dingen. Dit zijn belastingen die ieder jaar opnieuw worden vastgesteld. Prima dus om dit maar 1 jaar te bewaren, totdat je de volgende ontvangen hebt en er geen openstaande punten meer zijn ten aanzien van de vorige (zoals bijvoorbeeld lopende bezwaren). Ik bewaar de meest recente in mijn map ‘Wonen’, in de submap van mijn huidige adres, met een aparte submap voor elke instantie (bijvoorbeeld ‘Waterschap’ of ‘Regionale Belastinggroep’).

Rekeningen van nutsvoorzieningen en abonnementen

Dit is een brede categorie waaronder ik eigenlijk alles reken waar ik regelmatig voor moet betalen. Energie, water, internet, (mobiele) telefoon, TV, dat soort dingen. Ik bewaar een digitale kopie van het contract. Belangrijker nog is dat ik in mijn digitale agenda altijd een reminder zet van de einddatum en de uiterste opzegdatum van de overeenkomst, zodat ik nooit verrast word door doorlopende abonnementen. De rekeningen bewaar ik eigenlijk niet. Ik kan tegenwoordig overal inloggen en de meest recente downloaden. Een uitzondering maak ik voor energie en water, daarvan bewaar ik wel de eindafrekeningen. Maar dat is vooral om meerjarig te kunnen vergelijken. De meterstanden houd ik elk kwartaal bij in een spreadsheet. En alle regelmatige incasso’s staan in mijn administratiespreadsheet. Als daar iets vreemds gebeurt dan zie ik dat vrijwel meteen.

Als ik ergens mijn contract opzeg, dan denk ik nog wel even na over de informatie die ik nodig heb. Zo bewaar ik altijd een bewijs van opzegging, en ook de laatste factuur.

Verzekeringen

Voor de meeste verzekeringen geldt hetzelfde als voor lokale belastingen. Ze worden ieder jaar opnieuw verlengd met een nieuwe (meestal hogere) premie. Prima dus om dit maar 1 jaar te bewaren, totdat je de volgende ontvangen hebt en er geen openstaande punten meer zijn ten aanzien van de vorige (zoals bijvoorbeeld lopende bezwaren). Ik bewaar de meest recente in mijn map ‘Financiën’, in de submap van de verzekeringsmaatschappij. De gegevens van mijn zorgverzekering bewaar ik in een aparte map ‘Zorg’. Daar heb ik ook een submap voor mijn huisarts, mijn tandarts, de apotheek en andere zorgverstrekkers.

Uitzondering in deze categorie zijn wat mij betreft de levensverzekeringen. Die zou ik qua bewaren eerder als pensioenen behandelen. Ik heb er (gelukkig) geen meer.

Banken en hun informatie

Ook hier is eigenlijk de vraag: wat wil je bewaren? Je kunt heel veel terugvinden in de internetbankieren-omgeving. Ik zorg altijd dat ik een kopie van mijn overeenkomsten in mijn archiefdirectory heb staan. Map ‘Financiën’, submap met de naam van de bank.

Iedere bank heeft een verschillend beleid tot hoe lang terug ze de afschriften digitaal voor je toegankelijk maken. Dat geldt ook voor creditcard-afschriften. Oudere afschriften kun je ook opvragen, maar dan tegen betaling. Ik download de afschriften eigenlijk niet meer. In mijn administratiespreadsheets zit, per jaar geordend, iedere transactie die ik gedaan heb sinds 2003. Die bewaar ik gewoon. Als je dingen van langer geleden terug wilt kunnen zoeken, is het verstandig om elke paar maanden even de meest recente afschriften te downloaden.

Garantiebewijzen en gebruiksaanwijzingen van grote aankopen

Over gebruiksaanwijzingen kan ik kort zijn, die bewaar ik niet meer. Ze gaan weg nadat ik ze doorgelezen heb en mij het apparaat waar ze bij horen eigen heb gemaakt. Als ik ze nodig heb, dan download ik ze van internet. Even zoeken op merk en typenummer. Vaak download ik ze dan wel, en sla ze op in mijn archiefdirectory in de map ‘Handleidingen en Garantie’.

Garantiebewijzen, meestal in combinatie met de factuur, bewaar ik wel. Hier heb ik zelfs nog een papieren mapje voor, waar ik wel elk jaar even doorheen ga. Als ik het betreffende object niet meer bezit of niet meer in gebruik heb dan gaat het garantiebewijs ook weg. Ik ben er nog nooit toegekomen om dit in te scannen. Gelukkig krijg ik steeds vaker de bon en het garantiebewijs per mail toegestuurd. Die bewaar ik dan in mijn archiefdirectory in de map ‘Handleidingen en Garantie’. ook daar ga ik elk jaar even doorheen.

Bij elektrische apparaten maak ik altijd een foto van het typeplaatje met de serienummers zodra ze uit de doos komen. Want als je een apparaat eenmaal geïnstalleerd hebt dan is het vaak een heel gedoe om dat plaatje op de achterkant of onderkant terug te vinden. Ook die foto’s bewaar ik in mijn archiefdirectory in de map ‘Handleidingen en Garantie’.

Aankoopbonnen

Tsja. Sommige mensen bewaren ze allemaal. Om er dan achter te komen dat het op thermisch papier na een paar jaar meestal onleesbaar verbleekt is. En om nou elk bonnetje in te scannen? Voor mij is het eenvoudig, ik koop vrijwel alles online. En krijg dus ook online een factuur. Ik heb in mijn mail een submap ‘Online aankopen’ die teruggaat tot 2003. Daar kan ik het meeste wel terugvinden. Alhoewel er ook heel veel van weg mag. Ik denk dat ik de meeste dingen van meer dan vijf jaar geleden niet meer in mijn bezit heb.

Soms vraagt een verzekering om een bonnetje van een aankoop als je iets claimt. Maar ik kan me niet herinneren ooit iets geclaimd te hebben. Bovendien weet ik, uit mijn eigen werkervaring bij een verzekeringsmaatschappij, dat ze werken met standaardbedragen, die ze dan gewoon uitkeren. Want bijna niemand in Nederland bewaart al z’n bonnetjes.

Hoe moet je dingen bewaren?

Anno 2020 ontvangen we steeds minder papier. Wat mij betreft een goede ontwikkeling, al snap ik ook dat er mensen zijn die een stapel e-mails en digitale documenten minder overzichtelijk vinden dan een stapel papier. Maar ik denk dat de gang naar digitaal vooralsnog onomkeerbaar is, en dat we dus maar beter kunnen leren om goed om te gaan met ‘digitaal’.

Er is geen bewaarplicht voor particulieren, dus je hebt ook een behoorlijke vrijheidsgraad in hoe je de dingen bewaart. Het hoeft echt niet meer op papier. PDF of een foto zijn in de hedendaagse samenleving volstrekt normale vormen van bewaren, en ook voldoende bewijslast. Tenzij je natuurlijk hebt zitten photoshoppen en de tegenpartij een originele versie heeft die anders is dan de jouwe, dan heb je een probleem. Maar dat probleem was er met papieren vervalsingen ook al.

Ik bewaar zelf bijna niets meer op papier, dat is je hiervoor al wel duidelijk geworden. Ik heb nog 1 klapper met 10 tabbladen, maar die zijn niet eens allemaal in gebruik. Er zitten wat documenten in uit het Verre Warme Land, en de originele notariële stukken van mijn echtscheiding, mijn huidige samenlevingsovereenkomst en mijn testament. Verder een tab met mijn duikcertificaten en een tab met mijn vaarbewijzen en andere nautische papieren zoals Marcom-B. Dat is eigenlijk alles. De rest is digitaal. En heel veel is terug te vinden op de websites van de overheid en van je leveranciers. Geen wonder dat ik meer dan 100 accounts in mijn wachtwoordmanager heb staan.

Aanpak

Van die grote stapel papier, die je vast en zeker nog hebt, kan er vast en zeker heel veel weggegooid worden. Dat is echt anders dan toen ik in 2003 begon, toen het bijna onvermijdelijk was om heel veel op papier te bewaren. Ik hoop dat de manier waarop ik het hierboven beschreven heb jou een idee geeft hoe ik afweeg wat ik bewaar en wat ik weggooi. En hoe ik het geordend heb in mijn archiefdirectory op mijn laptop.

Vroeger had niemand een reservekopie van zijn papieren archief. Als je huis afbrandde dan was je alles kwijt. Maar van een digitaal archief kun je heel makkelijk een reservekopie maken. Automatisch of handmatig. Ik maak al back-ups sinds 2003. En misschien overdrijf ik een beetje met twee dubbel uitgevoerde servers op twee locaties. Maar een back-up geeft een gerust gevoel, net als het onder controle hebben van je financiën. Dus zorg voor een back-up naar de cloud of een USB-stick of een externe harddisk. En als je daarmee bezig bent, vergeet niet om jouw financiële spreadsheet van vorige keer ook mee te nemen!

Verder ben ik een grootgebruiker van onze scanner, en maak ik heel veel foto’s met mijn smartphone die in mijn archief belanden. Er zijn ook allerlei, al dan niet gratis, apps voor je smartphone die een document voor je kunnen scannen en omzetten naar PDF. Dat maakt het opbergen van papieren in een digitaal archief een stuk eenvoudiger. Wij hebben ook een papierversnipperaar. Want papier met persoonlijke gegevens gaat hier alleen in hele kleine snippers de deur uit, maar zeker niet in leesbare vorm.

Aan de slag!

Tijd om zelf aan de slag te gaan. Denk eerst even goed na over jouw persoonlijke aanpak. Wil je dingen digitaal bewaren of juist liever op papier? Zorg dat je daarvoor de dingen voorbereid hebt. Een archiefdirectory op je computer, een back-up mogelijkheid. Klappers en tabbladen en een perforator als je dingen op papier op wilt bergen. En een doos voor het oude papier dat weg kan.

Ga nu door al jouw mappen heen, de papieren en de elektronische. Sorteer. Ruim op. Gooi weg. Maak een indeling die bij jouw leven past. En gooi weg wat er weg kan.

Volgende week maandag volgt deel 4 van deze serie. Dan gaan we bekijken hoe we ons financiële leven verder kunnen optimaliseren.

Bewaar jij niet teveel?

« Older posts

© 2020 Geldnerd.nl

Theme by Anders NorenUp ↑