Lockdowneffect

We zitten er al weer in sinds medio december. Een lockdown. Waarbij alle niet-essentiële winkels gesloten zijn (behalve voor afhalen). En sinds 23 januari hebben we dan ook nog de avondklok, waarbij we geacht worden tussen 21.00 en 04.30 binnen te blijven. Bedoeld om onze bewegingen en contacten te beperken, en daarmee de verspreiding van het COVID-19 virus te remmen.

Als brave burger houdt Geldnerd zich best goed aan de regels, denkt hij zelf. We vinden het vervelend dat het laatste rondje met Hondje ’s avonds niet meer met z’n drietjes kan, dat is hier in Huize Geldnerd een beetje de gewoonte. Even een wandeling samen terwijl Hondje om ons heen scharrelt. Nu gaat Geldnerd of Vriendin braaf alleen met Hondje aan de lijn nog even naar buiten voor een plasje en soms iets groters. Maar het is voor het goede doel, en deze impact overleven we wel. Verder merken we er weinig van, we ontvingen ook voor de strengere maatregelen al nauwelijks bezoek.

Met al die maatregelen zijn de mogelijkheden om geld uit te geven nog beperkter geworden dan ze al waren. Niet voor niets klaagt de middenstand steen en been, en ook Geldnerd zelf zou best graag weer eens met een biertje en een bitterbal op een terrasje willen zitten om naar mensen te kijken. Maar dat is nog even niet zo. Daarmee worden de effecten van de lockdown van de afgelopen maanden ook goed zichtbaar in mijn administratie. Dat merkte ik toen ik vorige week mijn spreadsheet bijwerkte met de laatste boekingen van februari en de boekingen van de eerste twee weken van maart.

Allereerst de No Spend Days, de dagen waarop ik niks betaal met mijn creditcard, pinpas, of contant geld. Vóór Corona had ik er toen een stuk of 10 per maand, in 2020 waren het er gemiddeld iets meer dan 20 per maand. Maar januari en februari 2021 breken nieuwe records.

En de werkelijkheid is nog steviger dan de grafiek laat zien. Want die enige dag waarop ik een uitgave gedaan zou hebben is de dag dat mijn creditcard werd afgeschreven. En dat was een transactie van eind 2020, toen ik een huurauto aftankte die we gebruikt hadden voor familiebezoek met Kerstmis. Door de manier waarop ik de transacties verwerk komt dat pas in mijn administratie als de creditcard wordt afgeschreven door mijn bank. Ik heb dus in mijn eigen administratie in januari geen uitgaven met creditcard, pinpas, of contant geld gedaan. Nul. Helemaal niks. In de gezamenlijke administratie was het iets drukker (want we doen één keer per week boodschappen), maar ook dat mocht geen naam hebben.

In februari was het beeld niet veel anders. Een bezoekje aan mijn favoriete wijnhandel, een kopje koffie to-go toen ik met een collega een wandeling maakte. En weer een creditcardafschrijving, nu met alleen maar mijn Spotify-abonnement.

En dan het spaarpercentage. Waar ik in 2020 dramatisch de mist mee inging. Dat is (met mijn verbeterde spreadsheet met dubbelplusgecontroleerde formules en kruiscontroles) in 2021 als een raket van start gegaan.

Geen verrassing natuurlijk, als je vrijwel niks uitgeeft. Ja, ik heb de reguliere overboeking naar de gezamenlijke huishoudrekening. Mijn eigen vaste lasten, de mobiele telefoon en de kosten van mijn bank. Maar verder gebeurt er dus vrijwel niets op mijn bankrekening. En dat zie je. Met dit soort spaarpercentages hoor je me overigens niet klagen. Als de terrassen weer open zijn komt er echt nog wel een kleine inhaalrace…

Merk jij de effecten van de lockdown in jouw financiële gedrag?

Financiën op orde (5) – Het digitaal archief

Begin 2020 schreef ik een ‘basiscursus’ Financiën op Orde. Eén van de onderdelen ging over het bewaren van (financiële) documenten. Ik gaf daarbij (en in meerdere ander blogposts) aan dat ik vrijwel volledig papierloos werk en alles digitaal bewaar. Sindsdien krijg ik regelmatig de vraag hoe ik dat nou precies doe. Ik heb er destijds wel wat over geschreven, maar veel mensen hebben blijkbaar behoefte aan meer informatie over mijn aanpak. Vandaar nu een extra deel van ‘de cursus’, helemaal gewijd aan mijn digitale werkwijze.

Geldnerd kent mensen die zich nog steeds met hand en tand verzetten tegen zelfs de overgang naar een digitale agenda. Ze koesteren de multomappen in de kast met daarin hun papieren archief van de afgelopen jaren of zelfs decennia. Al dan niet netjes geordend. Een enkeling zal er af en toe vertederd doorheen bladeren. Al die oude rekeningen van de telefoon, al die oude brieven van de Belastingdienst. Deze mensen houden moedig vast aan papieren schijnzekerheden in het leven. En stilletjes (en af en toe vocaal) ergert Geldnerd zich ondertussen aan de grote stapel papier die ook Vriendin nog steeds met zich meesleept. Naar schatting 90% van de post die hier door de brievenbus valt is voor Vriendin. Haar kast in de werkkamer heeft een paar schappen vol met papieren. Geldnerd is digitaal en papierloos. Al heel lang.

Dus. Deel 5 van de gratis cursus die geen cursus is. Digitaal en Papierloos je administratie voeren!

Voordelen (en nadelen?)

Voor mij persoonlijk heeft een volledig digitale werkwijze alleen maar voordelen. Als je jouw digitale archief goed opzet is het veel gemakkelijker om iets terug te zoeken.

Het is ook makkelijker om een kopie te maken. Als back-up, maar ook voor andere doeleinden. Toen Geldnerd lang geleden ging scheiden, kostte het vijf minuten om ervoor te zorgen dat zowel Geldnerd als Ex een volledige kopie hadden van het gezamenlijke archief.

Daarnaast heeft een digitaal archief minder (kast)ruimte nodig en oogt het een stuk minder rommelig dan rondslingerende papieren.

Wel hoor ik soms van mensen dat ze het lastiger vinden om overzicht te houden in een digitale administratie. Een envelop op een bureau zie je immers liggen. Ik kan me dat voorstellen, maar met een goede gestructureerde werkwijze is het naar mijn eigen ervaring niet nodig om iets te zien liggen. Regelmaat is de truc.

Apart e-mail adres

Mijn advies is om een apart e-mail adres aan te maken voor alles wat met je administratie te maken heeft. Geldnerd zelf heeft verschillende domeinnamen, waaronder ook mijnachternaam.com. Mijn primaire mailadres is mijnvoornaam@mijnachternaam.com, maar ik heb bij mijn provider ook een mailadres administratie@mijnachternaam.com aangemaakt. Dat e-mail adres heb ik aan al mijn accounts bij al onze leveranciers gekoppeld. Banken, verzekeraar, abonnementen, webshops, alles. Ik heb dat gecombineerd met het in gebruik nemen van een wachtwoordmanager voor het veilig beheren van al mijn wachtwoorden en accounts. Het was één keer even een dagje werk, maar dan is het ook netjes op orde.

Bij de meeste internetproviders kun je, als onderdeel van jouw internetabonnement, verschillende adressen aanmaken. En een ‘gmail.com’ of ‘outlook.com’ (of een van de andere gratis providers) is natuurlijk ook zo aangemaakt. Zelf gebruik ik alleen nog adressen op eigen domeinen, zodat ik makkelijk van provider kan veranderen zonder mijn mailadressen kwijt te raken. Ik laat alle mail ook lokaal binnenkomen in het e-mail programma Thunderbird op mijn eigen laptop, zodat ik mijn mailarchief lokaal op mijn eigen schijf heb staan.

Alleen maar digitaal

Stel overal waar mogelijk in dat je post alleen digitaal wilt ontvangen op dat e-mail adres. Heel veel bedrijven en organisaties doen dat inmiddels al standaard. Maar nog niet iedereen. Het eerste jaar van digitaal werken zul je echt bij iedere envelop die op de deurmat ploft even actie moeten ondernemen. Inloggen in de online omgeving van de betreffende organisatie en zoeken naar de instelling om alleen maar digitale post te ontvangen. Al snel zul je merken dat de stroom papieren post minder wordt. Dat scheelt een hoop bomen en vervuiling voor productie en transport. Mocht je het nog niet gedaan hebben, activeer dan de berichtenbox van MijnOverheid. Dan kun je van vrijwel alle overheidsinstanties, lokaal, regionaal en landelijk, vrijwel alle post digitaal krijgen op één beveiligde plek.

Hoe bewaren?

Je kunt alle digitale post natuurlijk bewaren als mailtje in jouw mailbox in een mappenstructuur. Geldnerd zet het allemaal op zijn harddisk in een map ‘Archief’. Ik heb een simpele mappenstructuur, die nog gebaseerd is op de tabjes van mijn oude klappers. Voor de meeste mensen is dat waarschijnlijk een goede start.

En zorg ook voor consistente naamgeving. Ik heb in de map ‘Archief\Wonen\Energie\’ bijvoorbeeld de bestanden ‘GreenChoice – Jaarnota 2017.pdf’, ‘GreenChoice – Jaarnota 2018.pdf’, ‘GreenChoice – Jaarnota 2019.pdf’ en ‘GreenChoice – Jaarnota 2020.pdf’. Dan kun je wel raden wat de bestandsnaam wordt van de volgende jaarnota van mijn energieleverancier als ik die opsla…

Sowieso is PDF het handigste bestandsformaat om te gebruiken. Dat is ook het formaat waarin de meeste bedrijven en overheidsorganisaties hun officiële post verspreiden. Juridisch staat het al heel lang op hetzelfde niveau als een papieren document. Foto’s mogen overigens ook.

Papieren Post

Alle papieren post die nog binnenkomt en die je niet na lezing vernietigt: meteen scannen, en ook opbergen in die digitale mappen. Misschien heb je een printer thuis staan die kan scannen. Er zijn ook allerlei apps voor de mobiele telefoon die een foto van een papieren document om kunnen zetten in een PDF.

Op een iPhone kun je zelfs gewoon het icoon van de standaard Notities (Notes) app even vasthouden. Wanneer je dit doet verschijnt er een lijstje opties, waaronder ‘Scan Document’. Met deze tool kun je heel eenvoudig meerdere pagina’s scannen, jouw iPhone maakt er netjes een PDF van.

In Huize Geldnerd staat een MFC, een printer / scanner / copier die we vier jaar geleden gekocht hebben toen we hier gingen wonen. De scanner wordt vaker gebruikt dan de printer, pas ergens in het laatste kwartaal van 2020 was de minitoner op die destijds was bijgesloten in de doos. Ook hebben we een papierversnipperaar, documenten met persoonsgegevens of andere vertrouwelijke informatie verlaten ons huis in hele kleine snippertjes. Maar goed ik ben dan ook een beetje paranoïde….

Waar bewaren?

Met een papieren administratie heb je meestal geen keus. Die bewaar je thuis. In een kast, in een doos, of op een stapel ergens. Bij een digitale administratie valt er best wel wat te kiezen. De eerste logische plek is op de harde schijf van je eigen computer. Sommige mensen hebben een externe harde schijf. Of je kunt het ‘in de cloud’ bewaren. Geldnerd is geen voorstander van die laatste optie, want de cloud is gewoon de computer van iemand anders.

Wat wel verstandig is: zorg voor een reservekopie. Eentje die je regelmatig bijwerkt. In Huize Geldnerd gebeurt dat automatisch. Op mijn laptop staat software die elke dag mijn data meerdere malen synchroniseert met mijn eigen server. En die server synchroniseert iedere nacht via een beveiligde verbinding met een server op een andere locatie. Beide servers zijn ‘dubbel uitgevoerd’, met elk twee harddisks die voortdurend synchroniseren. Als er dus een schijf kapot gaat ben ik geen data kwijt. Maar goed, ik heb dan ook een back-up obsessie… Je kunt natuurlijk ook een externe harddisk kopen die je eens in de paar weken even aan je computer hangt om een kopie te maken. Het maakt niet uit hoe je een kopie maakt, als je er maar over nadenkt. Met een papieren archief ben je alles kwijt bij bijvoorbeeld een brand. Een digitaal archief is ook kwetsbaar als een harddisk kapot gaat. En dat risico is iets groter dan het risico op brand.

Mijn uitgangspunt is dat ik alles bewaar op een plek die ik zelf beheer. Dus mijn salarisbrieven staan niet alleen digitaal in het personeelssysteem van mijn werkgever. Ik krijg maandelijks op betaaldag een PDF-kopie in mijn mail. Dat kon ik in het systeem heel eenvoudig instellen. Want soms kun je de omgeving van een ander niet meer bereiken als er iets gebeurt (ruzie met je werkgever bijvoorbeeld), en dan ben je de toegang tot jouw informatie kwijt.

Hoe lang bewaren?

Daar heb ik eerder al eens een uitgebreide blogpost over geschreven. En jaarlijks loop ik ook mijn digitale archief even door en bepaal wat er weg kan. Het is onderdeel van mijn Eindejaarschecklist. Maar digitaal gooi ik weinig weg. Mijn archief met digitale salarisbrieven gaat helemaal terug tot het begin van mijn loopbaan.

Ik vind het nog steeds verbazingwekkend hoe weinig ruimte het eigenlijk nodig heeft. Mijn eigen archief gaat ongeveer terug tot het jaar 2000, en beslaat dus inmiddels zo’n 20 jaar van mijn leven. De totale omvang is minder dan 20 gigabyte. Iets dat met gemak op een harde schijf past.

Maak er een gewoonte van

Bij de evaluatie van mijn jaardoelen ben ik er ook al op ingegaan. Een doel is makkelijk te bereiken en vol te houden als het een gewoonte is. Sindsdien heb ik me iets meer verdiept in het verschijnsel ‘gewoonte’. Aanraders zijn wat mij betreft de boeken ‘Better Than Before’ van Gretchen Rubin en ‘Atomic Habits’ van James Clear.

Mijn financiële systeem en mijn digitale archief zijn voor mij succesvolle gewoontes. Wat je meet beïnvloedt wat je doet. Het meten van wat ik met mijn geld doe zorgt dat ik er beter mee om ga. Het meten van mijn gewicht, het bijhouden wat ik eet en het bijhouden wanneer en hoe ik sport, zorgt ervoor dat ik beter met mijn gezondheid omga. Meten wat je doet leidt tot zelfbewustzijn, en zelfbewustzijn zorgt voor zelfbeheersing. Ieder mens is natuurlijk anders, maar voor mij persoonlijk werkt het zo.

Plannen is een ander onderdeel van ‘gewoontes’ dat werkt voor mij. Ik houd mijn financiën al bijna twintig jaar bij, en toch staat er nog iedere zaterdagochtend een reminder voor in mijn digitale agenda. Ik plan ook het sporten, en alle andere dingen die ik belangrijk vind. Als iets in mijn agenda staat is het een afspraak. En ook afspraken met mijzelf vind ik belangrijk, het hoeft niet persé een afspraak met iemand anders zijn om te werken.

Het wekelijkse finance-moment is niet alleen bedoeld voor het downloaden van de banktransacties en beleggingsrapportage. Het is ook het moment dat ik alle administratieve mail en papieren post afhandel. De betalingen direct doe of ze voorprogrammeer bij mijn bank, enkele dagen voor de uiterste betaaldatum. Papieren scan en versnipper, en alle bestandjes die per e-mail binnen zijn gekomen op de juiste plek in mijn digitale archief opberg. Het klinkt als veel werk, maar de meeste weken kost het me minder dan een kwartiertje. Het gaat zo snel omdat ik het bijhoud en omdat ik een structuur heb gevonden die bij mijzelf past.

Welke werkwijze past bij jou? En hoeveel klappers en pakken tabbladen heb je straks over omdat (a) jouw archief digitaal is en (b) je die klappers en tabbladen natuurlijk in bulk aangeschaft hebt?

Aan de slag met GnuCash 4

Je kunt absoluut geen weloverwogen beslissingen nemen over jouw geld als je niet weet hoe het binnenkomt en hoe je het uitgeeft. Punt. Klaar. Wil je gaan sturen, dan zul het bij moeten houden. Dat kan zo summier of uitgebreid als je zelf wilt. Maar niets doen en verwachten dat jouw vermogen op magische wijze gaat groeien? Dat is slechts voor heel weinig mensen weggelegd. Deze woorden schreef ik bij de publicatie van de nieuwe versie van mijn administratiespreadsheet.

In die blogpost meldde ik ook dat ik aan de slag gegaan ben met de gezamenlijke administratie van Vriendin en mijzelf. Die bestaat feitelijk alleen maar uit onze gezamenlijke bankrekening (die we hebben sinds de tweede helft van 2013), ons huis en de hypotheek. Deze gezamenlijke administratie is gescheiden van mijn persoonlijke administratie. Het gebruikt wel een kopie van dezelfde spreadsheet, maar dat is elk jaar weer even lastig bij de start van een nieuw financieel jaar, en het is ook altijd ingewikkeld als ik een nieuwe functie bouw en deze in de twee administratiespreadsheets moet implementeren.

Tegelijkertijd is de gezamenlijke administratie eenvoudiger. Het gaat puur om het bijhouden van de inkomsten en uitgaven. Ik houd er minder ingewikkelde statistiekjes in bij, ook omdat het TAB-exportbestand van ABN AMRO minder informatie bevat dan het CSV-bestand van de Rabobank.

Dus werd het tijd voor een experimentje. Het onderbrengen van de gezamenlijke administratie in GnuCash. In deze blogpost een verslag.

Over GnuCash

GnuCash is een gratis opensource administratiepakket. Het bestaat al meer dan 20 jaar en gebruikt het ‘dubbel boekhoudsysteem‘. Je kunt de administratie helemaal zelf inrichten en het heeft functionaliteit voor het importeren van boekingen van je bankrekening, maar bijvoorbeeld ook voor het verwerken van hypotheekaflossingen. Ook (kleine) bedrijven kunnen het gebruiken, want het heeft ook functionaliteit voor het verwerken van inkoop- en verkoopfacturen.

Installatie

Er is een Nederlandstalige versie van GnuCash. Maar ik heb al snel besloten om de Engelstalige versie te installeren. Er zijn namelijk online weinig documentatie en nauwelijks gebruikerstips te vinden in het Nederlands. En dan zoek je je dus helemaal suf in de menu-opties als je die tips of documentatie wilt gebruiken. Als ik in het vervolg van dit artikel verwijs naar opties in de diverse menu’s, dan doe ik dat met verwijzing naar de Engelstalige inrichting van GnuCash.

De installatie verloopt overigens heel soepel op mijn Windows 10 laptop. Ook het bijwerken verloopt soepel. Je downloadt de nieuwe versie en dubbelklikt erop.

Inrichting

Met wat knutselen in Excel heb ik een kopie gemaakt van mijn kostencategorieën uit de gezamenlijke administratie, die ik zo kon importeren in GnuCash. Dat moet je dan wel aanvullen, want een dubbel boekhoudsysteem heeft ook andere soorten rekeningen nodig. Zo heb ik Activa-rekeningen aangemaakt voor onze eigen bankrekeningen en voor ons huis, en Passiva-rekeningen voor onder andere de hypotheek.

Als voorbeeld kun je mijn rekeningschema voor GnuCash 4 hier downloaden. Dat kun je importeren via ‘File | Import | Import Accounts from CSV’. Het scheidingsteken is een komma en het bestand gebruikt quotes. Ik gebruik nog steeds nummers bij mijn grootboekrekeningen, die corresponderen met de nummering in mijn oude Excel-administratie. Ik vind het handig, maar noodzakelijk is het niet.

Importeren van Bankboekingen

Verder heb ik bij ‘File | Import | Import Transactions from CSV’ een profiel aangemaakt en opgeslagen waarmee ik het TXT-bestand van ABN AMRO kan importeren. De instellingen van dit profiel zie je op onderstaand screenshot

Inmiddels heb ik alle boekingen sinds de start van de rekening in 2013 ingelezen. Gelukkig leert GnuCash snel om zelf de juiste rekening bij de boeking te selecteren, op basis van de boekingen die je al in de administratie hebt zitten. Ik ben begonnen met een bestand met 3 maanden bankboekingen, daarna een bestand van 6 maanden en uiteindelijk bestanden van een jaar. Omdat GnuCash dan steeds meer boekingen heeft om van te leren gaat het importeren dus steeds sneller.

Formele boekhoudtaal

Overigens kun je eenvoudig instellen of GnuCash de formele accounting labels bij de kolommen moet gebruiken, of iets begrijpelijker ‘normale mensentaal’. Dat doe je via ‘Edit | Preferences | Accounts | Use formal accounting labels’. Ik heb die optie uitstaan, GnuCash gebruikt bij mij dus termen als Deposit en Withdrawal in plaats van Debit en Credit.

Voorbeelden van Boekingen

Ook laat ik je graag wat voorbeelden zien van boekingen in GnuCash. Alle bedragen zijn fictief.

Allereerst een voorbeeldboeking van een uitgave, in dit geval een maandelijkse betaling van de servicekosten aan onze VVE. Deze wordt gecrediteerd aan de gezamenlijke bankrekening, en gedebiteerd aan de kostenrekening ‘1030 Servicekosten’. Dat ziet er dan ongeveer als volgt uit.

DescriptionBijdrage VVE mei 2020 Geldnerd & Vriendin
DateAccountDepositWithdrawal
03-05-2020Activa:Huidige Activa:Gezamenlijke Rekening80
03-05-2020Uitgaven:1000 Huisvesting:1030 Servicekosten80

Een inkomstenboeking is dus precies andersom, gedebiteerd aan de gezamenlijke bankrekening, en gecrediteerd aan de inkomstenrekening ‘120 Bijdrage Geldnerd aan Huishouding’.

DescriptionBijdrage Geldnerd aan gezamenlijke huishouding mei 2020
DateAccountDepositWithdrawal
27-04-2020Activa:Huidige Activa:Gezamenlijke Rekening1.400
27-04-2020Inkomsten:100 Bijdrage Huishouden:120 Bijdrage Geldnerd aan Huishouding1.400

Ook wel interessant is de verwerking van de waarde van onze eigen woning. Je hebt natuurlijk de oorspronkelijke aankoopprijs, maar ik waardeer de woning voor ons vermogen op basis van de WOZ-waarde. Dat betekent dat ik de jaarlijkse waardeverandering als boeking op moet nemen. Dat ziet er op de rekening ‘Activa: Vaste Activa: Eigen Woning’ als volgt uit.

DateDescriptionIncreaseDecrease
30-11-2016Aankoopbedrag eigen woning330.000
01-02-2017WOZ peildatum 2016 310.00020.000
01-02-2018WOZ peildatum 2017 332.00022.000
01-02-2019WOZ peildatum 2018 345.00013.000
01-02-2020WOZ peildatum 2019 360.00015.000

De aankoop van ons huis was sowieso een samengestelde transactie. Aankoopbedrag, aankoopkosten, overdrachtsbelasting, deels gefinancierd met een hypotheek en deels met eigen geld. Maar hier moet ik nog eens goed induiken. We hebben bijvoorbeeld het eigen geld van onze privé-rekeningen overgemaakt naar de notaris. Dat is dus niet via de gezamenlijke rekening gelopen. Ik moet dat nog eens een keer goed reconstrueren en correct verwerken in de boekhouding, want nu moet ik een ‘boekhoudkundige hack’ gebruiken om het te verwerken…. ook de Aankoopkosten moet ik nog eens uitsplitsen op basis van de factuur van de notaris. Vereenvoudigd ziet het er op dit moment uit als onderstaand.

DateDescriptionAccountIncreaseDecrease
30-11-2016Aankoopbedrag eigen woningActiva:Vaste Activa:Eigen Woning330.000
Overdrachtsbelasting 2%Uitgaven:9000 Taxes:9010 Overdrachtsbelasting6.600
AankoopkostenUitgaven:1000 Huisvesting:1099 Overig3.000
Hypotheek ABN AMROPassiva:Leningen:Hypotheek239.600
Eigen geldEigen Vermogen:Equity Hack100.000

Hier zie je ook weer mooi de basis van het dubbel boekhoudsysteem. De optelsom van posten aan de Debit zijde en posten aan de Credit zijde moet ten allen tijde gelijk zijn aan elkaar.

Ook de aflossingen van de hypotheek zijn samengestelde transacties. De bank schrijft één bedrag af, maar dat bestaat bij onze lineaire hypotheek uit een deel rente en een deel aflossing. Dat ziet er als volgt uit.

DateDescriptionAccountIncreaseDecrease
03-08-2020IncassoActiva:Huidige Activa:Gezamenlijke Rekening1.049,91
AflossingPassiva:Leningen:Hypotheek665,56
RenteUitgaven:1000 Huisvesting:1025 Hypotheekrente384,35

Het kost even eenmalig wat tijd…

Maar dan heb je ook wat. De ultieme controle van compleetheid en correctheid is natuurlijk dat, na het importeren van alle banktransacties, het saldo op de bankrekening overeen moet komen met het saldo op de bankrekening volgens GnuCash…. GnuCash en ik hadden een paar foutjes gemaakt in het verwerken van de boekingen. Maar door het saldo van de administratie en het saldo op de bank op een aantal peildata te vergelijken had ik die foutjes snel gevonden en hersteld. Ik moet zeggen, het geeft wel een kick op het moment dat het rekeningsaldo van onze bankrekening en het rekeningsaldo volgens GnuCash met elkaar overeenkwamen.

Inmiddels kost het bijwerken van de administratie nog maar een paar minuten. Ik download de boekingen van de bank en importeer ze met het ingestelde importprofiel. Daarna loop ik de lijst door om te zien of GnuCash de juiste uitgaven- of inkomstenrekening voorstelt. Meestal wel. Als er een hypotheekafschrijving is geweest dan splits ik die handmatig in het rentebedrag en het aflossingsbedrag. Dat schijn je ook te kunnen automatiseren, maar ik moet nog even uitzoeken hoe precies.

Nog te doen

Het automatiseren van de hypotheekaflossing is dus het eerste punt op het TO DO lijstje. En ik ga nog eens goed kijken naar de geldstromen rond de aankoop van ons eigen huis, en zorgen dat die administratief correct verwerkt worden in de administratie. Maar er is meer.

  • De maandelijkse bijdragen van Geldnerd en Vriendin aan de gezamenlijke huishouding bestaan uit een deel voor de aflossing van ons huis (vermogensopbouw) en een deel voor de normale huishoudopgaven. Ook die wil ik graag automatisch kunnen splitsen.
  • Ook moet ik mij nog even goed verdiepen in de rapportagemogelijkheden. Er zitten veel standaardrapporten in GnuCash, maar ik wil uiteraard ook kijken of ik zoveel mogelijk rapportages en grafieken uit mijn Excel-administratie ook in GnuCash kan maken. Daarmee zou mijn Excel-administratie echt overbodig kunnen worden.

Genoeg werk voor een aantal regenachtige zondagmiddagen, lijkt me. Uiteraard zal ik jullie op de hoogte houden.

Heb jij jouw administratie in GnuCash ondergebracht? En heb je nog tips voor mij?

Het logo van GnuCash aan het begin van dit artikel is eigendom van de GnuCash developers.

Eindejaarschecklist

Eind 2015 heb ik al eens geschreven over mijn Eindejaarschecklist. Een lijstje van acties die ik elk jaar uitvoer om het oude jaar administratief af te sluiten, en het nieuwe jaar weer schoon te beginnen. Het ontwikkelt zich mee met de manier waarop ik naar mijn financiën kijk. En is dus inmiddels heel anders dan destijds. Tijd voor een update…

Overigens begin ik altijd al in de loop van het jaar met een aparte notitie voor het volgende financiële jaar in mijn Evernote aantekenboek. Dit jaar is het documentje ‘Financieel Jaar 2021’ ergens in september aangemaakt. In dat documentje verzamel ik allerlei aantekeningen en mutaties die ik niet moet vergeten voor het nieuwe jaar. Aankondigingen van tariefsverhogingen, dingetjes die ik bij de jaarovergang wil veranderen in mijn spreadsheets, dingetjes die ik nog uit wil zoeken, enzovoorts. Dat document is elk jaar anders, de checklist heeft veelal vaste acties die ik af kan vinken.

Spreadsheets

Ik werk voor elk financieel jaar met een nieuwe versie van de administratiespreadsheet. Gewoon omdat dat eenvoudiger is, mijn administratie kan niet omgaan met verschillende boekjaren. Het zou ook vrij ingewikkeld zijn om ‘m daarvoor om te bouwen. Dat is dus anders dan mijn beleggingsspreadsheet (die alle beleggingen sinds 1 januari 2013 bevat) en mijn hypotheekspreadsheet (die de hele historie van onze hypotheek bestrijkt).

En ik heb ook nog mijn financiële dashboard, die ik aan het eind van elk kwartaal bijwerk. Overigens importeer ik daarbij ook gegevens uit mijn financiële administratie, dus ik heb op kwartaalbasis wel meerjarig zicht op mijn financiële uitgaven. En als ik het nodig vind dan maak ik meer gedetailleerde analyses, bijvoorbeeld van de uitgaven voor Hondje of de boodschappen.

Maar een aantal acties op mijn Eindejaarschecklist hebben dus betrekking op de administratiespreadsheet:

  • Maak een kopie van de administratiespreadsheet jaar T – 1 voor de Financiële Administratie jaar T.
  • Maak een kopie van de administratiespreadsheet jaar T – 1 voor de Gezamenlijke Administratie jaar T.
  • Werk de instellingen van de spreadsheets bij, inclusief de beginsaldi van de bankrekeningen en de voorzieningen [evaluatie van mijn potjessysteem].
  • Controleer en pas waar nodig de budgetten aan, met behulp van de informatie uit mijn Evernote-notitie.

Voor de gezamenlijke administratie moet ik vervolgens ook nog wat werkbladen kopiëren die meerjarig doorlopen. In de administratie van de gezamenlijke huishouding met Vriendin zit namelijk ook een tabblad met alle meterstanden van gas, water en elektra, en een tabblad met de berekeningen van onze maandelijkse bijdrage aan de gezamenlijke huishoudrekening.

In principe werk ik de administraties ieder weekend bij door de transacties te downloaden bij de bank en die te importeren. De eerste keer in het nieuwe jaar is dat altijd even opletten. Want de boekingen tot en met 31 december van het voorgaande jaar moeten in de oude administratiespreadsheet verwerkt worden, en de boekingen vanaf 1 januari moeten in de nieuwe administratiespreadsheet verwerkt worden. Dat vraagt eenmalig even wat handmatig knippen en plakken, maar dat is dus gelukkig maar één keer per jaar.

Beleggingen

Voor mijn beleggingen zijn er aan het einde van het jaar niet veel acties nodig.

  • Ik download altijd op 31 december of 1 januari de actuele rapportage bij mijn broker, en importeer die in mijn beleggingsspreadsheet. Dat is niet persé noodzakelijk, maar het maakt wel dat ik altijd rapportages per het einde van de kalenderjaren kan maken.
  • Daarnaast kijk ik altijd even naar de eindstanden en het rendement van verschillende indexes, zoals de AEX, S&P500 en MSCI World. Dat is vooral om te zien of het rendement van mijn portefeuille nog een beetje ‘de index volgt’.

Bij de bank

Ik betaal mezelf eerst. Zodra mijn salaris binnenkomt vindt er automatisch een groot aantal boekingen plaats. Naar de gezamenlijke huishoudrekening voor mijn bijdrage aan de hypotheekaflossing en aan de huishoudpot. Naar mijn beleggingsrekening voor de maandelijkse inleg. En naar mijn bufferspaarrekening voor de vulling van mijn potjes . Ook hebben we een paar maandelijkse boekingen voorgeprogrammeerd staan vanaf de gezamenlijke huishoudrekening, de bijdrage aan onze VVE en het abonnement voor de Uitlaatservice voor Hondje.

  • Als onderdeel van de Eindejaarschecklist controleer ik altijd even of alle automatische boekingen voor het komende jaar goed voorgeprogrammeerd staan, en voer indien nodig aanpassingen door.
  • Eentje ijlt er altijd na. Pas na de salarisbetaling van januari kan ik, op basis van de nieuwe nettosalarissen, de maandelijkse bijdrage aan de gezamenlijke huishouding berekenen voor Vriendin en mijzelf. Daar moet ik dan eind januari nog een maandelijkse overboeking voor aanmaken.
  • Ook controleer ik even of ik mijn bankafschriften en creditcardafschriften keurig voor elke maand gedownload heb, en heb opgeborgen in mijn digitale archief.

Die berekening van de huishoudbijdrage is overigens simpeler dan het klinkt. Ik vul onze beider netto salarissen in op het werkblad in de spreadsheet, en deze berekent automatisch wat we allebei moeten betalen. In ons samenlevingscontract hebben we afgesproken dat we de huishouding naar draagkracht betalen, gedefinieerd als naar verhouding van onze netto-salarissen. Niet-reguliere uitgaven als meubels en andere inventaris voor het huis, vakanties én de aflossing van de hypotheek doen we 50/50. Vakanties en inventarisaankopen verrekenen we altijd apart, die gaan niet uit het reguliere huishoudbudget. De maandelijkse aflossingen heb ik daar wel in verwerkt.

Eindejaarsschoonmaak

Verder doe ik aan het eind van het jaar altijd ook een ‘grote schoonmaak’ van mijn archieven. Ik ga door het archief op mijn server heen om te kijken of er dingen weg kunnen. Maar ook mijn kast in de werkkamer wordt helemaal leeggehaald en doorgelopen op dingen die weg kunnen. Papieren gaan door de shredder. Met een opgeruimde administratie, een opgeruimd hoofd, en een opgeruimde kast, aan het nieuwe jaar beginnen.

Vroeger scande ik aan het eind van het jaar ook alle papieren die binnengekomen waren gedurende het jaar. Dat is nu niet meer nodig. Veruit het meeste komt al digitaal binnen, en wordt ook meteen digitaal gearchiveerd. De enkele brief die er nog op papier binnenkomt wordt tegenwoordig meteen na binnenkomst al gescand en gearchiveerd. Dat is dus geen eindejaarsklusje meer.

Overigens zal ik binnenkort nog eens wat uitgebreider schrijven over mijn digitale archief, ik krijg er af en toe vragen over.

Kwartaalstanden

Het einde van het jaar is ook het einde van het vierde kwartaal van het jaar. En aan het eind van elk kwartaal werk ik mijn Financiële Dashboard bij en schrijf ik een kwartaalbericht. Dat doe ik dus ook aan het einde van het jaar.

Wat staat er niet op mijn Eindejaarschecklist?

Wat ik zelden doe aan het einde van het jaar: Kijken of ik ergens kan overstappen om goedkoper uit te zijn. Dat doe ik gedurende het jaar, als abonnementen bijna aflopen of er een specifieke aanleiding voor is. Zo heb ik in november naar mijn zorgverzekering gekeken en ben ik overgestapt naar AnderZorg. En eerder dit jaar heb ik onze andere verzekeringen bekeken en zijn we overgestapt naar een andere verzekeraar.

Heb jij een lijstje voor het einde van het jaar?

Nieuwe versie Administratiespreadsheet

Geldnerd is onder andere bekend vanwege zijn spreadsheets. Mijn administratie, mijn beleggingen, mijn hypotheek, allemaal hebben ze een spreadsheet waarin ik gedetailleerd bijhoud hoe dingen zich ontwikkelen en hoe geld door ons huishouden heen stroomt. Al sinds begin 2017 kun je mijn spreadsheets hier ook downloaden.  Gewoon, helemaal gratis. Ik vraag geen vergoeding en vraag zelfs niet om een e-mail adres achter te laten

Ik heb lang geaarzeld voordat ik daarmee begon. Het gebruik van de spreadsheets vraagt namelijk wel enige kennis. Van administratie, van beleggen, maar vooral van Excel. En ik heb geen tijd en geen zin om de hele dag vragen om ondersteuning te beantwoorden. De spreadsheets publiceer ik vooral als voorbeeld, om te laten zien wat er allemaal kan met Excel, en hoe je jouw financiën onder controle zou kunnen houden als je net zo’n cijferneuroot bent als Geldnerd.

Gelukkig valt het aantal vragen heel erg mee. Meestal lukt het me ook nog om te antwoorden. Het helpt ook mijzelf, niet zelden komt er een nieuw idee uit voort dat ik vervolgens ook in mijn eigen versies ga gebruiken. Zo werkt het twee kanten op. Ik heb dus zeker geen spijt dat ik hiermee begonnen ben. Deze spreadsheets zijn een beetje wat ik zelf had willen vinden toen ik in 2003 begon met mijn eigen financiën, dus ik hoop nog steeds dat andere mensen ermee geholpen zijn. Al is het maar ter inspiratie.

Waarom een administratie bijhouden?

Je kunt absoluut geen weloverwogen beslissingen nemen over jouw geld als je niet weet hoe het binnenkomt en hoe je het uitgeeft. Punt. Klaar. Wil je gaan sturen, dan zul het bij moeten houden. Dat kan zo summier of uitgebreid als je zelf wilt. Maar niets doen en verwachten dat jouw vermogen op magische wijze gaat groeien? Dat is slechts voor heel weinig mensen weggelegd.

Ik heb zelf meerdere tools getest voor mijn administratie. Uiteindelijk ben ik uitgekomen bij een uitgebreide zelfgebouwde spreadsheet in Excel. Als test heb ik de gezamenlijke administratie inmiddels wel helemaal in GnuCash gezet. Maar uiteindelijk zijn Excel (en alternatieven als LibreOffice Calc e.d.) de enige tools die je 100% naar je eigen wens kunt inrichten.

Nieuwe versie

Regelmatig bouw ik nog nieuwe functies. Sinds begin 2017 heb ik ruim 200 grotere en kleinere wijzigingen doorgevoerd in mijn  spreadsheets. Ja, daar houd ik ook een spreadsheet van bij, uiteraard. Nieuwe functies, verbeterde functies. Daarvan hadden er ruim 80 betrekking op mijn administratiespreadsheet. Tussentijds zijn er dus regelmatig nieuwe versies verschenen. Die kwamen er ook als lezers mij meldden dat een bank weer eens z’n exportbestanden veranderd had. En inmiddels ben ik zelf het overzicht ook een beetje kwijt.

Tijd dus voor een opruimactie. Ik heb een ‘schone’ kopie gemaakt van mijn eigen actuele administratiespreadsheet. Die is geschoond van persoonlijke informatie en gevuld met voorbeelddata. Dit is dus eigenlijk de spreadsheet zoals ik ‘m zelf op dit moment ook gebruik. Gebouwd en getest onder Windows 10 met Office 365. Met dus ook alle uitgebreide grafieken en mijn potjessysteem.

Handleiding

In een eerdere versie zat ook een soort van handleiding. Die is nu ook apart te downloaden, met onder andere veel aanvullingen van lezeres F (waarvoor hartelijk dank!). Handleiding en actuele versie van de spreadsheet sluiten nog niet helemaal op elkaar aan, dus opmerkingen en aanvullingen zijn welkom.

Downloaden

Je kunt de meest actuele versie van mijn administratiespreadsheet downloaden op mijn Downloads pagina. Ruim 8.000 mensen hebben dat al gedaan, zag ik in mijn statistieken. Of begin zelf eenvoudig met het bouwen van jouw eigen sheet die met je meegroeit, aan de hand van de blogpost die ik daar begin 2020 over schreef. Waarbij je dan bijvoorbeeld stapsgewijs elementen van mijn spreadsheet overneemt.

Werk je met een oudere versie van mijn spreadsheet en wil je gebruik maken van de nieuwe versie? Werk dan de Settings bij in de nieuwe versie. Kopieer de transacties en jouw Precoding werkblad. En als je andere kostencategorieën gebruikt moet je die uiteraard ook even aanpassen.

Hoe houd jij jouw administratie bij?

De afgelopen jaren heb ik regelmatig uitgebreid geschreven over mijn administratiespreadsheet. Lees hoe het allemaal begon en waarom ik mijn spreadsheets weggeef. En hoe ik in 2018 een volledig vernieuwde versie bouwde. Maar ook hoe frustrerend het kan zijn als banken steeds maar dingetjes veranderen.

Evaluatie van het potjessysteem

Eind vorig jaar nam ik mij voor om vanaf 1 januari 2020 meer te gaan werken via het ‘potjessysteem‘. En een aantal maanden geleden heb ik al eens geschreven hoe het daarmee gaat. En nu het einde van het jaar nadert, is het tijd voor een uitgebreidere evaluatie.

Om maar met de deur in huis te vallen: ik heb de impact onderschat. Het heeft me nog best wat tijd en denkwerk gekost om het potjessysteem goed werkend te krijgen. En er kleven ook nadelen aan. Maar ik ga er zeker mee door, want de voordelen wegen voor mij persoonlijk zwaarder dan de nadelen. Vanaf 1 januari gebruik ik wel een ietwat aangepaste methode, om de administratieve verwerking makkelijker te maken.

In de Boekhouding

In mijn voorgaande post heb ik al beschreven hoe ik ongeveer werk met het potjessysteem. Maar inmiddels heb ik die werkwijze verder verfijnd, en ik krijg er ook nog regelmatig vragen over. Vandaar hier een actuele en uitgebreidere beschrijving

Mijn potjessysteem verwerk ik administratief in wat ik de ‘9000-rekeningen’ noem. Dat zijn de uitgavencategorieën met de nummers 9000 en hoger, en de inkomstencategorieën met de nummers 900 en hoger. Het zijn een soort van ‘kruisrekeningen‘ voor dingen die wel een transactie maar geen uitgave of inkomst zijn. Bijvoorbeeld een boeking van mijn lopende rekening naar mijn spaarrekening. Dat geld blijft binnen mijn administratie, mijn vermogen wordt er niet groter of kleiner van. De afboeking van mijn lopende rekening krijgt dan categorie 9000 en de bijboeking op de spaarrekening krijgt categorie 900. Als ik het van spaarrekening naar lopende rekening boek dan is het uiteraard andersom. Per saldo kan ik de boekingen op de 9000 en 900 rekening tegen elkaar wegstrepen, het saldo moet altijd nul zijn. Dat is ook een goede manier om te controleren of er fouten in mijn administratie zitten.

Ik gebruik de ‘9000-rekeningen’ ook voor uitgaven die ik zakelijk declareer (de uitgave in categorie 9010 wordt weggestreept tegen de door mijn werkgever betaalde declaratie in inkomstencategorie 910), voor dingen die ik voorschiet voor anderen, voor overboekingen naar de beleggingsrekening, en voor het opnemen van contant geld bij een pinautomaat (wat ik overigens al héél lang niet gedaan heb). En ik gebruik het dus ook voor mijn potjessysteem.

De maandelijkse reservering boek ik dus naar een aparte uitgavencategorie in mijn administratie. Bijvoorbeeld mijn reservering Onderhoud Huis boek ik op categorie ‘9960 – Onderhoud Huis’. Ieder potje heeft z’n eigen nummer. Dit is ook de reden dat ik voor elk potje een aparte automatische boeking aanmaak. Dus bijvoorbeeld niet maandelijks 1x € 500 van lopende rekening naar bufferrekening, maar € 200 van lopende rekening naar bufferrekening met vermelding ‘Reservering Onderhoud Huis’ en € 300 van lopende rekening naar bufferrekening met vermelding ‘Reservering Kledingbudget’. Dit zijn maandelijks terugkerende boekingen die ik uitvoer op de dag dat mijn salaris binnenkomt. Ze staan standaard voor het hele jaar vooruit voorgeprogrammeerd, het is dus maar één keer een paar minuten werk en verder heb ik er geen omkijken naar. Het geld gaat dus van mijn lopende rekening naar mijn bufferspaarrekening.

Met deze maandelijkse boekingen is in mijn administratie het saldo op de betrekkende 9000-rekening altijd gelijk aan de ‘voeding’ die ik gegeven heb aan dat specifieke potje. Maar die potjes maak ik natuurlijk niet zomaar. Het is geld dat ik gedurende het jaar reserveer om het op enig moment wél uit te geven.

We blijven weer even bij het voorbeeld van het onderhoud van het huis. Stel dat ik naar de bouwmarkt gegaan ben en voor € 100 aan spullen gekocht heb voor een schilderklusje thuis. Dat is een normale uitgave, die ik dan boek in mijn uitgavencategorie ‘2215 – Klussen in huis’. De uitgaven blijven dus gewoon via de reguliere uitgavencategorie lopen. Daarmee voorkom ik dubbeltellingen.

Rapportage

Maar in het voorbeeld van hierboven heb ik nog niet in beeld wat het nou doet met de inhoud van het potje. Want eigenlijk wil ik natuurlijk die kosten van de verfspullen betalen uit het potje.

Op mijn financiële dashboard heb ik dus een rapportje gebouwd voor de actuele stand van de voorzieningen. Dat is eigenlijk heel simpel. Actuele stand potje Onderhoud Huis = ( saldo uitgavencategorie Reservering Onderhoud Huis ) -/- ( uitgaven geboekt op de uitgavencategorie Klussen aan het Huis ). Op dezelfde manier is bijvoorbeeld de actuele stand van het potje Kleding = ( saldo uitgavencategorie Reservering Kleding ) -/- ( uitgaven geboekt op de uitgavencategorie Kledingaankopen )

Daarmee weet ik altijd hoe de stand van de potjes is. Bij sommige potjes trek ik daar de uitgaven van meerdere uitgavencategorieën van af. Zo is Actuele stand potje Vakantiebudget = ( saldo uitgavencategorie Reservering Vakanties ) -/- ( uitgaven geboekt op de uitgavencategorie Weekendjes Weg + uitgaven geboekt op de uitgavencategorie Grote Vakanties ). En een potje kan hiermee ook ‘onder nul’ staan. Ik heb bijvoorbeeld in februari een nieuw kostuum gekocht. Daarmee was de actuele stand van het potje onder nul, maar dat trekt weer bij als ik de maanden daarna weer de maandelijkse bijdrage in het potje stopt. Dit helpt me om de uitgaven een beetje te verdelen over het jaar. Door noodzakelijke en minder noodzakelijke uitgaven te ‘timen’.

Als ik geld overboek van mijn spaarrekening dan gebruik ik daarvoor een inkomstencategorie in de 900-categorie. Deze loopt qua nummering synchroon met de uitgavencategorie. Dat is een extra controle om te zien of ik niet teveel terug boek van de spaarrekening.

Ook heb ik in deze rapportage een check ingebouwd of er wel voldoende geld op mijn spaarrekening staat. Want het saldo op de spaarrekening is nu een verzameling van potjes:

  1. Mijn contant geld buffer.
  2. Een oud potje voor kosten die nog voort gaan komen uit mijn operatie vorig jaar.
  3. De verschillende nieuwe potjes Vakantie, Gadgets, Sport, Zorgverzekering, Onderhoud Huis, Kleding.

Dit rapport telt de stand van al die potjes bij elkaar op, en vergelijkt dat met het saldo van de spaarrekening. Als het saldo van de spaarrekening gelijk of hoger is, dan is het ‘code groen’. Ik heb genoeg geld op de rekening om alle potjes gevuld te houden. Maar als het saldo van de spaarrekening lager is, dan is het ‘code rood’. Dan moet ik op de rem trappen qua uitgaven of bijstorten (bijvoorbeeld door een maandje niet in te leggen op de beleggingen). Dat heb ik gelukkig nog niet nodig gehad.

In mijn vorige blogpost over mijn potjessysteem heb ik ook al een voorbeeld van een rapportage laten zien, voor het potje Gezond Leven. Dat ziet er ongeveer zo uit:

OmschrijvingBedrag
In
Bedrag
Uit
+ Reservering Gezond Leven
> Storting januari 2020+ € 300
> Storting februari 2020+ € 300
> Storting maart 2020+ € 300
> Storting april 2020+ € 300
> Storting mei 2020+ € 300
> Storting juni 2020+ € 300
-/- Rekening 5540: Sporten/Gezond Leven
10-04-2020 Rekening Sportschool– € 1.200,-
29-05-2020 App Store – Hardloop-app– € 5,49
21-06-2020 Nike Store – Sportkleding– € 72,00
21-06-2020 All4Running – Sportkleding– € 144,80
= Restant in potje Gezond Leven+ € 377,71

Aandachtspunten

Waar ik nog niet helemaal uit ben, is wat ik eind van dit jaar ga doen. Sommige potjes vind ik ‘jaarpotjes’. Bijvoorbeeld het kledingbudget en het sparen voor de zorgverzekeringspremie begint elk jaar weer gewoon opnieuw op nul. Maar sommige potjes zijn voor mij meerjarig. Bijvoorbeeld mijn spaarpotje voor gadgets en voor het onderhoud van het huis. Dat betekent feitelijk dan gewoon dat ik een hoger gewenst saldo op mijn spaarrekening moet hebben staan.  En ik denk uiteindelijk dat dit toch ook geldt voor mijn potje Vakantiebudget. Daarmee kan ik ‘sparen’ voor de grotere reizen die we nog willen maken. Uiteindelijk heb ik voor al mijn potjes (ik begin elk jaar met een nieuwe spreadsheet) in mijn administratie ingebouwd dat ik het saldo per eind 2020 mee kan nemen naar het nieuwe jaar. En dat saldo kan uiteraard ook nul zijn.

Ook weet ik nog niet wat ik ga doen als ik eind dit jaar geld overhoud. Zo zal, met dank aan corona, mijn kledingbudget dit jaar niet uitgeput raken. Ga ik dat meenemen naar 2021, ga ik dat toevoegen aan mijn buffer, of ga ik dat in mijn beleggingen stoppen. Eerst moet ik maar eens kijken hoe de situatie aan het eind van dit jaar is. Voorlopig denk ik dat ik een overschot zal gebruiken om het oude potje bij te vullen dat ik nog heb staan voor de kosten van mijn kaakoperatie. Want mijn herstel gaat langzaam en er zit nog een behoorlijke extra uitgave aan te komen in 2021, waarvoor het huidige potje waarschijnlijk niet voldoende is.

Zero Based Budgetting

En met deze potjessystematiek krijgt vrijwel al mijn geld inmiddels maandelijks een vaste ‘bestemming’. Ik budgetteer bijna helemaal naar de nul Euro, een zogenaamd zero-based budget. Dat is prettig, maar kent ook risico’s. Want er is minder vrije ruimte en flexibiliteit. Dat maakt het eigenlijk noodzakelijk om zoveel mogelijk grote uitgaven te plannen en te zorgen dat ik er geld voor reserveer. Ik heb eigenlijk maar één grote periodieke uitgave waar nog geen potje voor was. Dat is mijn bril, die ik ongeveer driejaarlijks vervang. Vanaf 1 januari reserveer ik daar dus ook maandelijks € 50 voor. 

En voor dingen die ik niet kan voorzien reserveer ik nog eens € 100 per maand. Want ik merkte het afgelopen jaar dat ik scherp aan de wind vaar met mijn begroting. Iets te scherp, soms. Dus op deze manier creëer ik iets meer ruimte voor mijzelf. De introductie van het potjessysteem viel immers samen met de vervanging van het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering. Die kreeg ik in vorige jaren in mei en november, en die gebruikte ik in verleden om mijn cashbuffer aan te vullen. Dat kan nu niet meer, met het Individueel Keuzebudget dat ik maandelijks laat uitbetalen. Ik moet dus beter plannen, maar dat vind ik juist ook een leuke uitdaging. Want ik wil wel gewoon zonder schuldgevoel mijn doosje whisk(e)y kunnen kopen.

Reserveringen in 2021

Doorgaan dus! Het potjessysteem helpt mij om de besteding van mijn geld beter onder controle te houden. En met mijn huidige werkwijze is het nauwelijks een inspanning om het goed bij te houden, het verloopt grotendeels geautomatiseerd. In de onderstaande tabel zie je hoe ik de reserveringen in 2021 ga maken, in euro’s per maand. Ook heb ik aangegeven welke reserveringen meerjarig zijn, en waarvan ik het saldo dus meeneem naar volgende jaren. En je ziet per potje de uitgavencategorie en de inkomstencategorie die ik gebruik.

HeenTerugReservering voor20212020
9810981Zorgverzekering100100
9820982Vakantie (1)200200
9830983Gezond Leven300300
9840984Kleding300300
9850985Gadgets (1)100100
9860986Onderhoud Huis (1) (2)100100
9870987Bril (1)50
9880988Economist (1) (2)20
9890989Overige100

(1) Meerjarige reserveringen, saldo gaat mee
(2) Medio 2020 toegevoegd

Inmiddels ben ik erg benieuwd of er dit jaar geld overblijft in de eenjarige potjes, en zo ja: hoeveel? En welk saldo kan ik voor de meerjarige potjes meenemen naar volgend jaar? Dat zien we over een aantal weken, als ik de jaarafsluiting 2020 doe.

Werk jij ook met een potjessysteem?