Geldnerd.nl

Bloggen over persoonlijke financiën

Category: Administratie (page 1 of 3)

Actief je banksaldo managen

Nog niet zo heel lang geleden schreef ik over het (financiële) hoogtepunt van de maand. En hoe er, heel snel na het ontvangen van mijn salaris, al vrijwel geen geld meer op mijn lopende rekening staat. Genoeg om gedurende de maand mijn rekeningen en lopende uitgaven te betalen.

Ook eerder heb ik daar wel eens over geschreven: het sturen op mijn liquiditeit. Daar heb ik, heel simpel, twee doelen mee. Ten eerste ervoor zorgen dat ik altijd aan mijn financiële verplichtingen kan voldoen. Zoveel mogelijk vaste lasten gaan via automatische incasso, en waar mogelijk heb ik die aangepast zodat ze plaatsvinden in de dagen nadat mijn salaris is gestort. Dat proces wordt geholpen door mijn werkgever, die altijd op de 24e van de maand het salaris uitbetaalt (en eerder als dat in een weekend of op een feestdag valt). Rekeningen worden altijd zo snel mogelijk klaargezet voor betaling in mijn internetbankieren. Vaak ook meteen betaald, maar soms plan ik een betaling bewust op een later moment als dat in de liquiditeit beter uitkomt. Maar ik betaal altijd voor de uiterste betaaldatum. Dat voorkomt incassokosten en gedoe. En als de rekening gepland staat in mijn internetbankieren, dan heb ik er geen omkijken meer naar. Dat soort dingen doe ik op mijn wekelijkse finance-moment.

Het tweede doel van het sturen op liquiditeit: Zorgen dat mijn geld maximaal voor mij aan het werk is. Het is zonde als geld niks staat te doen. Het moet bezig zijn om rekeningen te betalen. Of, nog liever, het moet bezig zijn om extra geld voor mij te verdienen. Vroeger door rente te vangen op een spaarrekening, maar tegenwoordig door belegd te zijn, recht op dividend te geven, of door mijn maandlasten te verlagen door het versneld aflossen van de hypotheek. Dat zijn allemaal dingen waar het geld niet aan toekomt als je het op je lopende rekening laat staan. Tegenwoordig stuur ik er dus bewust op dat daar zo min mogelijk geld op staat.

En eigenlijk vind ik doel 2 (geld aan het werk) veel belangrijker dan doel 1 (voldoen aan verplichtingen). Want doel 2 is ‘voor mezelf’. Vandaar ook het principe ‘betaal jezelf eerst’. Vandaar dus ook dat het geld voor mijn beleggingen, de spaarrekening en de aflossing van de hypotheek als eerste betaald worden, zodra het salaris binnengekomen is.

Toen ik de eerdere stukjes schreef kon ik dat nog niet goed illustreren met een plaatje. Maar afgelopen week zat ik weer een beetje te pielen met mijn administratie-spreadsheet. Ik merk dat, nu de basisfunctionaliteit goed op orde is, dat ik steeds meer aandacht besteed aan rapportages. Hoe sta ik ervoor? En zo had ik al een tijdje de wens om een aantal grafieken in te bouwen. Want plaatjes zeggen meer dan 1.000 woorden. Eén van de grafieken die ik ingebouwd heb toont het saldo van mijn lopende rekening door de tijd. En die grafiek laat mooi zien wat het effect is van mijn sturing op mijn banksaldo. Een korte hoge piek in de laatste week van de maand, als op de 24e mijn salaris op mijn bankrekening binnenkomt. Maar het gros van dat geld is vrijwel meteen weer weg. Wat overblijft neemt in kleine stapjes af gedurende de maand. En zo herhaalt zich dat.

Ter vergelijking heb ik diezelfde grafiek ook nog even gemaakt voor 2008 (want ik houd mijn uitgaven immers al bij sinds 2003). Daar zie je dat ik gemiddeld genomen een veel hoger en grilliger saldo op mijn bankrekening aanhield. Terugkijkend was ik toen nog best wel naïef, al hield ik alles al wel gedetailleerd bij. Maar onder controle was het nog niet echt, aan de rode pixels onderaan kun je zien dat mijn saldo soms ook nog wel ‘onder nul’ stond. Rood staan, wat een gruwel!

Hoe ziet een grafiek van jouw banksaldo er ongeveer uit?

Administratie met Rabo CSV Import

Diverse lezers vroegen er al om, en zelf schreef ik er onlangs ook al over: mijn nieuwe administratiespreadsheet. En hier is ‘ie dan. Oud en vertrouwd in de interface, nieuw onder de motorkap. Tsja, opa Geldnerd houdt niet zo van interface-wijzigingen. Ik snap ook al die app-ontwikkelaars niet die bij elke nieuwe versie de gebruikersinterface volledig overhoop gooien. Waardoor ik weer enorm moet zoeken naar mijn favoriete functies. Dus zelf doe ik daar niet aan.

Zoals ik al eerder schreef is de belangrijkste wijziging dat ik nu werk met het nieuwe CSV-formaat van de Rabobank. Dit omdat ze stoppen met het TXT-formaat dat ik eerst gebruikte. De structuur waarmee ik transacties inlees is daarmee compleet gewijzigd. Dat betekent dat je eigenlijk al je transacties vanaf 1 januari 2018 opnieuw in moet lezen, in CSV-formaat.

Er zit ook een uitgebreidere gebruikershandleiding in, op het tabblad ‘Manual’. Maar leef je vooral uit op de Visual Basic macro’s die in de spreadsheet zitten. Tips, opmerkingen, aanvullingen, dingen ter verbetering van de leesbaarheid, laat het me weten in de comments of via mijn Contact-pagina!

Eén ding zit er nog niet in: ik ben bezig om een functie te bouwen die controleert of de boekingen wel op elkaar aansluiten. Maar die is nog niet foutloos, dus die zit nog niet in deze versie. Zodra ik de problemen heb opgelost verschijnt er een bijgewerkte versie. En verder wordt het in die versie ook mogelijk om bestanden van KNAB in te lezen, omdat een bloglezer zo vriendelijk is geweest mij een voorbeeld-bestand te sturen (dankjewel!).

Je kunt de nieuwe administratiespreadsheet hier downloaden.

Heb jij recent nog nieuwe dingen gedaan in Excel?

Administratiespreadsheet vernieuwen

Het begon met de mededeling dat de Rabobank ging stoppen met het bestandsformaat dat ik importeerde in mijn administratie. Het werd een code-marathon van drie dagen in februari waarin ik mijn administratie vanaf de grond opnieuw opgebouwd heb, en daarna een testperiode waarin ik ook nog allerlei kleine aanpassingen gedaan heb en nog doe. De lay-out bleef ongeveer hetzelfde, want die bevalt me. Maar de meeste macro’s werden grotendeels herschreven, en veel nieuwe functionaliteit toegevoegd.

Waarom herschrijven? Mijn administratie was de eerste spreadsheet die ik echt geprogrammeerd heb met allerlei functies en macro’s in Visual Basic. Leren programmeren door het te doen. Maar inmiddels heb ik het nodige bijgeleerd, en heb ik een aantal functies efficiënter (en dus sneller) kunnen maken. En ik heb toch nog weer een aantal handmatige handelingen weg kunnen automatiseren.

Er komen ook nieuwe functies in. Zo is de spreadsheet nu geschikt voor Rabobank én ABN AMRO, je kunt zelfs met beide naast elkaar in één spreadsheet werken. De importbestanden worden namelijk ‘genormaliseerd’ naar hetzelfde formaat. Ook is er nog steeds ondersteuning voor het importeren van je kasboekje vanuit de KashBook app op de mobiele telefoon. Ik gebruik het zelf niet zo vaak meer, want ik geef bijna geen contant geld meer uit, maar de functie was er toch.

Zit je bij een andere bank, en wil je toch gebruik maken van mijn spreadsheet? Ik ben op zoek naar voorbeeldbestanden van andere banken. De bestanden die je exporteert vanuit internetbankieren. Als je zo’n bestand hebt, wil ik de spreadsheet er wel geschikt voor maken. Laat het me maar even weten!

Verder heb ik alle instellingen bij elkaar gebracht op één pagina. Dat maakt het overzichtelijker. En er is een nieuwe rapportage waarmee je heel snel kunt zien welke uitgaven je gedaan hebt op een specifieke grootboekrekening. Maar ook mijn oude vertrouwde functionaliteit is er nog, zoals het verwerken van creditcard-betalingen.

Rond diezelfde tijd kreeg ik ook een mailtje van een gebruiker van de administratie-spreadsheet. Hij stelde mij een aantal vragen over de werking, omdat er geen handleiding bij zit. Dat laatste was (is) bewust. Mijn spreadsheets zijn vooral bedoeld ter inspiratie, om te laten zien wat er mogelijk is met Excel. Het is geen kant en klaar boekhoudprogramma, daarvoor kun je beter zoiets als WinBank of GnuCash gebruiken (beide overigens ook gratis). Je administratie bijhouden in een spreadsheet vol macro’s, waarbij je zelf niet weet hoe deze macro’s werken, is een beetje riskant. Omdat ik vrij uitgebreid gereageerd heb op de mail die ik kreeg, komt er nu wel een uitgebreidere handleiding bij de spreadsheet. Maar het blijft as-is, ik ga de spreadsheet verder niet ondersteunen.

En oh ja, de gebruikersinterface is in het Engels. Maar stilletjes denk ik na over een versie waar je uit meerdere talen kunt kiezen.

Ik ben de nieuwe versie nog aan het testen, er zitten nog een paar kleine foutjes in. Zo heb ik momenteel ruzie met de floating point error in Excel. Die zorgt ervoor dat 10,00 – 10,00 niet altijd 0,00 als antwoord oplevert. Dat kan best lastig zijn als je bepaalde controles in wilt bouwen. Maar ergens de komende weken hoop ik de tests af te ronden. En dan komt de spreadsheet uiteraard ook hier als download beschikbaar.

Hoe houd jij jouw administratie bij?

Klassiek Grootboek

Het Grootboek is de kern van de financiële administratie. Ook van de mijne. En dat is niet iets van de laatste jaren. Ook vroeger werd er, op papier, al gebruik van gemaakt.

Geldnerd was onlangs op een tentoonstelling over de Vereenigde Oost-Indische Compagnie (VOC), in het Nationaal Archief in Den Haag. Absolute aanrader als je een beetje van geschiedenis houdt. Ook 400 jaar geleden werd er al gehandeld in aandelen, gehandeld in opties, en andere dingen. Inclusief uitwassen waardoor de Staten-Generaal zich gedwongen zagen om in te grijpen, waarschijnlijk een van de eerste ingrepen door de overheid in aandelenhandel ter wereld.

De VOC was eigenlijk ook een enorme administratieve organisatie. Vrijwel alles werd bijgehouden op lijstjes. En op de tentoonstelling kwam Geldnerd ook dit tegen:

Een origineel Grootboek. Het Nationaal Archief schijnt er een behoorlijk aantal te hebben. Er is online veel informatie over te vinden, en deels is de boekhouding ook ontsloten. Ik vind het een knap stukje werk, en een mooi stukje financiële historie. Tegelijkertijd ben ik ook weer extra blij met onze moderne boekhoudsystemen en mijn spreadsheets. Want die maken het leven een stuk eenvoudiger!

De tentoonstelling ‘Ontdek de wereld van de VOC’ is nog tot 24 juni 2018 te zien in het Nationaal Archief, naast het Centraal Station van Den Haag.

Ben jij ook een beetje fan van de geschiedenis van financiën?

Welke uitgaven wil ik in 2018 niet meer doen?

Zelf vind ik dat ik elke maand nog best veel geld uitgeef ‘voor mijzelf’. Eerder heb ik geschreven dat ik maandelijks de helft van mijn salaris weg boek naar de beleggingsrekeningen, de spaarrekening, en de aflossing van het huis. En toch was mijn spaarpercentage ‘maar’ 37,4%. Tijd dus om eens in de administratie van 2017 te duiken en te kijken waar mijn geld naartoe is gegaan.

Iedere uitgave die je wel of niet doet is een keuze. Ik ben geen consuminderaar, die als doel heeft (al dan niet uit noodzaak) om zo min mogelijk uit te geven. Ik kijk vooral of mijn werkelijke uitgaven in de pas lopen met mijn bestedingsplan. Of ik de afwijkingen kan verklaren en of ik het ook goed besteed geld vind. En dat was voor 2017 op een paar punten wel een pijnlijke exercitie.

Onvoorzien?

Geldnerd en Vriendin hebben afgelopen jaar toch nog wel wat dingetjes aangeschaft voor de inrichting van ons huis. Dat doen we 50/50. Ik had hier niet voor gebudgetteerd, maar heb er wel ongeveer € 2.000 aan besteed. Voor 2018 verwacht ik een (fors) lager bedrag, ik heb er € 750 voor gebudgetteerd.

Daarnaast heb ik een nieuwe fiets gekocht, omdat mijn vorige fiets binnen enkele maanden gestolen werd. Dat was een onvoorziene uitgave van ongeveer € 400. Ook bij abonnementen heb ik mijn budget behoorlijk overschreden, maar dat is een verschuiving in de tijd. Mijn abonnement op The Economist liep tot begin 2018, maar heb ik in 2017 al verlengd voor drie jaar. De volgende verlenging heb ik financieel dus gepland voor 2020 (en die gaat dan begin 2021 in).

De laatste echte budgetoverschrijding is voor de tandarts en mondhygiënist. Ik had hier ongeveer € 160 begroot, maar na de jaren in het Verre Warme Land moest er dringend wat achterstallig onderhoud aangepakt worden. De kosten in 2017 waren ruim € 600. Voor 2018 verwacht ik hier overigens een nog veel hoger bedrag, maar daar heb ik voor gereserveerd. Daar schrijf ik een andere keer wel over.

Daarnaast heb ik behoorlijke bedragen uitgegeven voor mijn hobby’s: zeilen en lange-afstandswandelen. Mijn wandelschoenen hebben het verblijf in het Verre Warme Land uiteindelijk niet overleefd, en moesten dus vervangen worden. En datzelfde gold voor mijn zeilpak. Met wat kleine dingetjes eromheen, ging dit alles bij elkaar om bijna € 2.000.

Om over na te denken…

Er zijn drie categorieën uitgaven waar ik toch nog even over nadenk.

Allereerst mijn uitgaven aan kleding. Mijn kledingbudget in 2017 was € 4.000, werkelijke uitgaven waren € 4.075. Dat is heel wat meer dan sommige collega-bloggers. Tegelijkertijd heb ik mijn garderobe afgelopen jaar enorm gerationaliseerd en geminimaliseerd, en dat bevalt me nog steeds uitstekend. Na analyse merk ik ook nu weer dat 3/4 van dit budget besteed wordt aan kleding voor mijn werk. Denk aan kostuums, overhemden, stropdassen, en schoenen. Maar het blijft erg veel geld.

Er zit een dilemma achter. Als Geldnerd nog één of twee stapjes klimt op de carrière-ladder, dan komt hij in aanmerking voor een vergoeding voor representatiekosten. Die onder andere bedoeld zijn voor kleding. En die dat zakelijke kledingbudget volledig zouden compenseren. Maar met stapjes op de carrière-ladder komen ook extra verantwoordelijkheden en extra uren. En ik weet oprecht niet of ik daar nog zin in heb. Of zich dat verhoudt met mijn HOT-streven.

Dan de horeca. In deze categorie zitten thuisbezorgde maaltijden, en bezoekjes aan cafés en restaurants. Daar heb ik zelf € 1.050 uitgegeven. En samen met Vriendin nog eens € 3.000. Ruim 70% is besteed tijdens zo’n 40 restaurantbezoekjes, en € 400 aan 20 maal eten thuis laten bezorgen. € 600 is besteed in cafés en aan (dure) kopjes koffie buiten de deur. Maar met het schaamrood op mijn kaken beken ik dat ik ook minimaal eens per week een snackmomentje heb gehad. Ik herken het ook wel helemaal. Laat in de middag / vroeg in de avond, op weg van werk naar huis, door een groot station met allerlei verleidingen. Niet goed voor mijn gewicht, niet goed voor mijn gezondheid, niet goed voor mijn portemonnee. Een van mijn voornemens voor 2018 is om dit niet meer te doen, en om ook fors te minderen met de kopjes koffie. De eerste weken van dit jaar is dat gelukkig een succesvol voornemen.

Dan mijn lunchkosten en andere catering op kantoor. Daar heb ik € 1.250 aan uitgegeven. Ook dat bedrag heb ik nader uitgesplitst. Het is besteed aan ruim 200 koffie’s en cappuccino’s (€ 550) en 140 keer lunchen in het bedrijfsrestaurant (€ 700). Dat vind ik eigenlijk echt teveel. Tegelijkertijd zie ik mezelf echt niet ‘Lunchpreppen’. Ik heb in elk geval besloten de kopjes koffie in 2018 minstens te halveren. Dat moet ook lukken, we hebben sinds een tijdje veel betere koffie-automaten waar (gratis) veel lekkerder koffie uitkomt!

Tenslotte

Mijn koffie- en snackgedrag vind ik echt wel een verbeterpunt. Dat moet in 2018 beter, goedkoper en gezonder. Onlangs las ik een heel interessante blog bij The Simple Dollar over zelfbeheersing, dat ga ik goed ter harte nemen.

Hier zit dus ook nog wel wat bezuinigingspotentieel, denk ik zomaar. Ik reken erop dat ik dit jaar gemiddeld genomen een paar duizend euro goedkoper uit kan zijn dan in 2017. Dat is goed, want dan wordt dat spaarpercentage van 40,0% geen enkel probleem. Al heb ik ook voor 2018 wel wat grote uitgaven begroot. Zo heb ik dit jaar een nieuwe bril nodig (en die is al een aantal jaar met varifocale glazen, want Opa Geldnerd, dus duur). En ook ga ik dit jaar vrijwel zeker mijn laptop vervangen. Maar beide uitgaven staan keurig in de begroting.

Wat vind jij van je eigen uitgaven?

Kleine ergernissen automatiseren

Ik ben niet altijd tevreden over de Rabobank, maar op één punt zijn ze in elk geval beter dan de ABN AMRO bank (waar Geldnerd en Vriendin hun gezamenlijke rekening hebben). En dat ene punt is de exportfunctie voor transacties.

Zoals bekend download ik (vrijwel) elke week de boekingen van mijn bankrekeningen om ze te importeren in mijn administratie-spreadsheets. Gewoon alle boekingen van alle rekeningen sinds de vorige download. Dat werkt prima. Maar er zit een verschil tussen Rabobank en ABN. Bij de Rabobank zit er nooit overlap tussen de bestanden, bij de ABN vrijwel altijd wel. Ik vermoed dat dat komt omdat Rabo bij het samenstellen van het bestand kijkt naar datum en tijdstip sinds de laatste download, terwijl ABN bij het samenstellen alleen kijkt naar de datum.

Op zichzelf is het natuurlijk geen ramp. Ik kijk even bij de verwerkte boekingen in mijn administratie, en verwijder handmatig de geïmporteerde boekingen die dubbel zijn. Maar dat zijn extra handmatige handelingen, en dat was nou net niet de bedoeling. Mijn uitgangspunt is dat zoveel mogelijk handelingen geautomatiseerd moeten worden, zeker de herhalende. Ik wil mijn tijd kunnen besteden aan kijken hoe ik ervoor sta, niet aan simpele herhalende handmatige handelingen waarbij ik ook nog eens menselijke fouten kan maken.

Dus afgelopen week heb ik mijn importmacro in Excel aangepast. Na de import kijkt mijn excelsheet nu zelf of er overlap is, en verwijdert ‘ie zelfstandig de dubbelingen. Kleine moeite, groot plezier. Weer een stukje handwerk verwijderd.

Maar helaas, toen ik afgelopen weekend bij de Rabobank mijn transacties ging downloaden, kreeg ik de melding dat ze per 1 september 2018 gaan stoppen met het ‘.txt’ bestandsformaat , dat ik tot nu toe gebruik. Daarvoor in de plaats komt het ‘.csv’ bestandsformaat. Ik heb alvast een proefbestand gedownload, want ik zal ook mijn Rabobank importmacro hiervoor aan moeten passen. Dat bestand heb ik al even bekeken, maar de opzet is echt helemaal anders. Dat wordt een forse verbouwing. Uiteraard zal ik de nieuwe versie ter zijner tijd publiceren op mijn Downloads pagina.

Automatiseer jij ook wel eens kleine ergernissen weg?

Handige hulpmiddelen voor je administratie

20160724 RekenmachineBezig zijn met je persoonlijke financiën begint altijd met het bijhouden van je inkomsten en uitgaven. Daar zijn de meeste deskundigen en boekjes (en bloggers zoals ik) het wel over eens. ‘Vroeger’ betekende dat een papieren kasboek en veel rekenwerk. Maar tegenwoordig zijn er gelukkig veel handige hulpmiddelen. Het platform Wijzer in Geldzaken heeft een vrij uitgebreid overzicht gemaakt. Maar hoe te kiezen?

De eerste vraag is natuurlijk of je wilt betalen of niet. Veel aanbieders hebben een gratis basisversie, maar als je meer wilt zul je al gauw in de buidel moeten tasten. En naar goed hedendaags gebruik proberen de meeste partijen je een jaarabonnement te verkopen.

Een belangrijke tweede vraag is of je offline of online wilt werken. Offline betekent in dit geval: op je eigen computer. Online betekent in een app op je tablet of smartphone, en/of in ‘de cloud’, online via een website. Mensen die hier al wat langer meelezen weten dat ik geen voorstander ben van ‘de cloud’. Niemand kan daar de veiligheid en privacy van je gegevens garanderen. De cloud is gewoon ‘een computer van iemand anders’.

Overigens bieden de meeste banken tegenwoordig dit soort functionaliteit ook aan als onderdeel van hun internetbankieren. Je kunt ervoor zorgen dat je uitgaven toegerekend worden aan een aantal rubrieken, en dat geeft al een behoorlijk inzicht in je financiën. Bovendien is de beveiliging bij de Nederlandse banken beter-dan-gemiddeld op orde (hoop ik). Vraag is natuurlijk wel of je die informatie met je bank wilt delen? Ik in elk geval niet.

Zoals ik al vaker geschreven heb doe ik de administratie zelf, met Microsoft Excel. Dat geeft me veel meer vrijheidsgraden. Maar ik was al een behoorlijke intensieve Excel-gebruiker mét een financiële achtergrond.

Voorlopig blijf ik lekker bij mijn spreadsheets in mijn eigen beveiligde omgeving. Maar wat heb jij gekozen en wat waren jouw overwegingen?

Wekelijkse financiële to-do lijst

Je financiën zijn op orde. Uiteraard! Maar dat wil je ook graag zo houden. Wat moet je daarvoor doen? Ik heb het nog eens een keer op een rijtje gezet. Het valt allemaal heel erg mee, het kost mij maximaal 10 – 15 minuten per week.

Post en mail bijhouden
Als er papieren post of e-mail komt, bekijk ik die binnen 24 uur na ontvangst en bepaal wat er mee moet gebeuren. Soms klopt er namelijk iets niet, en dan moet er achteraan gebeld of gemaild worden. Meestal gaat het dan op een stapeltje (of blijft in de mailbox staan) tot het eerstvolgende ‘zaterdagse finance-momentje‘. Een steeds groter deel van de correspondentie komt elektronisch, er gaan tegenwoordig weken voorbij waarin de brievenbus hier niet kleppert.

Het ‘zaterdagse finance-momentje’ blijft voor mij een ijkpunt in de week. Toch is het niet erg als ik er eens een keer eentje oversla. En het op een willekeurig ander moment in de week of het weekend doen is ook niet erg. Maar voor mij werkt het erg goed om er een vast moment voor te nemen. Routine. Rust. Regelmaat. Door het wekelijks te doen kan ik snel reageren op onverwachte dingen, en ik heb ook geen achterstallige dingen. Het voelt gewoon goed om de dingen ‘op orde’ te zien, en het wordt geen stapel waar je tegenop kijkt.

Rekeningen betalen
Het wekelijkse finance-moment begint met inloggen bij de bank, en het betalen van de binnengekomen facturen. Of in elk geval: het invoeren en bepalen van het betaalmoment. Soms betaal ik ze meteen. Vaak programmeer ik ze voor, zodat het bedrag automatisch, een paar dagen voor de uiterste betaaldatum, afgeschreven wordt. Dat hangt er een beetje vanaf. Hoeveel geld staat er op de rekening? Hoe goed was de service van het bedrijf? Ik betaal in elk geval nooit te laat.

Administratie bijwerken
Vervolgens download ik alle transacties van de bank. Dat kan bij alle banken gewoon via internet-bankieren. Die importeer ik met één druk op de knop in mijn administratie-spreadsheet. Eigenlijk doe ik dit twee keer. Ik heb een persoonlijke administratie en dan is er nog de gezamenlijke huishouding met Vriendin. Voor beide rekeningen worden alle inkomsten en uitgaven bijgewerkt.

Dat gaat automatisch, maar ik loop het toch elke week even na. Zitten er vreemde of onverwachte dingen bij? Of is er iets niet afgeschreven wat ik wel verwacht had. Ook kijk ik even naar de afschrijvingen die ik voor komende week kan verwachten. De meeste banken laten je een keurig overzichtje zien van de incasso’s die komende week verwacht worden. Dan kan ik even checken of er genoeg geld op de lopende rekening staat. En zo nodig aanvullen.

Overige administratie
Het leven bestaat (gelukkig) niet alleen maar uit rekeningen. Werkgevers, banken, verzekeraars, pensioenfondsen en anderen sturen ook andere post, al dan niet elektronisch. Er gaan weken voorbij dat er niets komt, en soms ligt er ineens een stapeltje. Ook die bekijk ik wekelijks. Moet er actie ondernomen worden? Moet ik reageren en/of iets invullen? Dan handel ik dat direct af. Daarna wordt het door mij gescand en opgeslagen op mijn server. Het origineel gaat daarna door de shredder. Dat doen we hier met elk stuk papier waar persoonsgegevens op staan. Dat verlaat dit huis in hele kleine snippers. Slechts zeer zelden bewaar ik nog iets op papier.

Beleggingen
Ook download ik wekelijks het rapportje van mijn beleggingen. Dat importeer en verwerk ik in mijn beleggingsspreadsheet. Verder doe ik daar meestal niets mee, zo af en toe besteed ik wat uitgebreider aandacht aan mijn beleggingsportefeuille. Bijvoorbeeld om te kijken of de verhouding tussen aandelen en obligaties nog in lijn is met mijn plannen. Maar dat is eigenlijk maar eens per kwartaal.

Wat ik niet hoef te doen
Heel veel boekingen verlopen automatisch. Ik hoef dus niet elke keer geld over te maken voor de gezamenlijke huishouding of zo, daar heb ik geen omkijken naar. Ook wordt aan het eind van de maand het restsaldo op mijn lopende rekening automatisch grotendeels overgeboekt naar mijn bufferrekening. Ik houd het saldo op de lopende rekening graag zo laag mogelijk. Daarmee verklein ik de kans dat ik dit uitgeef aan onnodige dingen. Door dit allemaal te automatiseren heb ik ook veel minder werk aan het op orde houden van mijn administratie én het bereiken van mijn spaardoelen.

Hoe doe jij je persoonlijke administratie?

Liquiditeit

Het is een onderwerp dat regelmatig terugkomt in mijn blogjes. En toch heb ik er nog nooit specifiek een bericht aan gewijd, zag ik tot mijn eigen verbazing. Liquiditeit. In financieel jargon: kun je aan je kortlopende verplichtingen voldoen? In gewone mensentaal: kun je al je rekeningen betalen?

Naast het hebben van een budget of een bestedingsplan is het hebben van inzicht in je liquiditeit volgens mij essentieel. Een extreem voorbeeld: als je 100% van je inkomsten in december hebt, hoe betaal je dan in juni je rekeningen? Door je liquiditeit te managen. Doe je dat niet, dan kun je ineens in de supermarkt niet meer pinnen wegens ontoereikend saldo…

Een liquiditeitsoverzicht kun je zo gek maken als je zelf wilt. Of zoals je voor je eigen financiële gedrag noodzakelijk vindt. Geldnerd geeft weinig uit, en doet zelden impulsaankopen. Bovendien heb ik vrijwel al mijn vaste lasten geconcentreerd in de week nadat mijn salaris binnenkomt, dan wordt alles automatisch afgeschreven. Mijn salaris komt de 24e (of eerder, als die dag in het weekend valt). Dat betekent dat ik vanaf de 1e van de maand eigenlijk alleen nog maar persoonlijke bestedingen heb. Mijn eigen liquiditeitsoverzicht is dus op maandniveau. Maar als dat niet past bij jouw situatie, dan kun je uiteraard ook op week- of dag-niveau aan de slag. Soms, als ik bijzondere omstandigheden heb, doe ik dat ook even.

Met een liquiditeitsoverzicht stuur ik. Besluit ik soms om een grotere aankoop een weekje eerder of later te doen, omdat dat beter uitkomt. Of doe ik bewust een aankoop met mijn creditcard, die ook afgeboekt wordt nadat mijn (volgende) salaris is binnengekomen. Zodat ik nooit bij een pinautomaat sta en ‘onvoldoende saldo’ zie staan. Ik mag overigens wel rood staan op mijn betaalrekening, en vroeger gebeurde me dat regelmatig. Maar dat is alweer een tijdje geleden. Een liquiditeitsoverzicht is vrij eenvoudig te maken. Ik start met mijn inkomsten, en haal daar vervolgens al mijn uitgaven vanaf in drie categorieën:

  1. Betaal Jezelf Eerst: het geld dat ik naar mijn spaarrekening en beleggingsrekening boek, en de aflossing van de hypotheek.
  2. Vaste Lasten, die maandelijks of met een andere frequentie steeds terugkomen.
  3. Overige uitgaven, waarbij ik voor de voorspelling mijn gemiddelde bedrag aan boodschappen, kleding en overige uitgaven per maand (bijvoorbeeld eten buiten de deur) opneem in het overzicht..

Hier kun je een voorbeeld downloaden van het Liquiditeitsoverzicht dat ik gebruik (met fictieve cijfers), het staat ook op de Downloads-pagina. In dit voorbeeld houd ik aan het einde van de meeste maanden geld over, op een paar maanden na die in het rood eindigen. Dat vul je dan aan vanuit de buffer van de maanden daarvoor, en/of je zorgt ervoor dat je in die maand geen (andere) gekke dingen doet.

Hoe stuur jij op liquiditeit?

Cash crunch

In mei was het even spannend op de bankrekening van Geldnerd. Uitgaven kwamen qua tijd onverwacht dicht bij elkaar te liggen. Qua liquiditeit, de mate waarin ik aan mijn kortlopende betalingsverplichtingen kan voldoen, werd er even scherp aan de wind gezeild. Dat zijn de momenten dat de buffer zijn waarde weer bewijst.

Wat gebeurde er allemaal? Allereerst ging ik, voor het eerst in lange tijd, weer zeezeilen. Daar ben ik dol op. In het Verre Warme Land kwam het er niet van, maar nu deed zich een mooie kans voor. Alleen moest daarvoor mijn uitrusting wel aangevuld worden. Want mijn zeilpak, onmisbaar  voor dit soort tochten, was echt ‘op’. Daar kan ik weinig van zeggen, want dat pak was ook 15 jaar oud. Maar goed, er moest dus met spoed een nieuwe komen. Gelukkig vond ik een mooie aanbieding, maar uiteindelijk was ik wel een bedrag met 3 nulletjes kwijt.

Ook had ik dringend een nieuw kostuum nodig. Of twee. Geldnerd doet het soort werk waarbij het eigenlijk wel nodig is om elke dag een kostuum te dragen, en meestal ook een stropdas. Ook hier heb ik redelijk goed op de aanbiedingen gelet, en een goede deal gevonden (tweede pantalon, hoera, dat verlengt de gebruiksduur van het kostuum aanzienlijk). Maar ook hier weer een bedrag met 3 nulletjes.

Maar plotseling vonden Geldnerd en Vriendin dé eettafel. Daar waren we al naar op zoek sinds we ons huis kochten. We hadden de hoop al een beetje opgegeven toen de tafel daar plotseling voor onze neus stond. Gewoon in een winkel hier in de buurt. Prachtig design. Wel aan de prijs. Maar we konden de tafel zoals die in de showroom stond krijgen. Dat scheelde een mooi bedrag van die prijs. En een hoop levertijd. Die was ineens geen 13 weken maar slechts 2 weken. Omdat er na die 2 weken nieuwe tafels voor in die showroom kwamen. En ook hier weer een bedrag met 3 nulletjes.

Tsja, dan gaat het ineens hard. En ben je een paar keer bezig om geld van de kleine buffer naar de lopende rekening te boeken. En een keer zelfs van de grote buffer. Allemaal voorziene uitgaven, dus dat is geen probleem. Maar ze liggen dan ineens wel erg dicht bij elkaar.

En toen kwam keurig volgens schema het salaris van mei binnen, inclusief het vakantiegeld. De automatische boekingen voor sparen en beleggen, gezamenlijke huishouding en de hypotheek deden hun werk weer. Ik had al wat extra boekingen voorgeprogrammeerd om de kleine en de grote buffer weer aan te vullen. En zo komt alles weer goed. Alleen zal ik dit wel merken in het Spaarpercentage van het tweede kwartaal, denk ik.

Hoe gaat het met jouw liquiditeit?

Older posts

© 2018 Geldnerd.nl

Theme by Anders NorenUp ↑