Geldnerd.nl

Blog over (financieel) bewust leven

Categorie: Administratie (page 1 of 6)

Stoppen met mijn spreadsheets

“Als ik mijn spreadsheets kan migreren van Excel/Visual Basic naar een open(-source) en toekomstvaster systeem, dan kan ik van Excel en dus van Microsoft Office af. Als ik van Microsoft Office af kan, dan kan ik waarschijnlijk ook van Windows 10 af.” Die gedachte schoot door mijn hoofd toen ik bezig was met de evaluatie van mijn privacy- en beveiligingsmaatregelen in Operatie Data Footprint.

Ik besef al een tijdje dat ik, vooral door de spreadsheets die gebruik maken van Visual Basic (VBA) macro’s, effectief ‘vast’ zit aan Microsoft Office. Ooit heb ik geprobeerd om de spreadsheets te migreren naar LibreOffice. Maar dat bleek te arbeidsintensief, het was geen migreren maar volledig opnieuw bouwen. De administratie is grotendeels herbouwd (maar nooit in gebruik genomen), aan mijn beleggingsspreadsheet ben ik nooit begonnen.

Ik maak een onderscheid in spreadsheets met macro’s en zonder macro’s. Zonder macro’s is het geen probleem, die spreadsheets werken allemaal ook in open-source office pakketten zoals LibreOffice. Spreadsheets met macro’s is het issue. Een korte inventarisatie leerde mij dat ik macro’s gebruik in:

  1. Mijn administraties, sinds 2013, voor mijzelf en voor de gezamenlijke huishouding met Vriendin. Deze telt als eentje, omdat ze hetzelfde format hebben. Migreer ik er een, dan kan ik ze allemaal migreren.
  2. Mijn beleggingsspreadsheet, met de historie sinds 2013.
  3. Mijn transactie-converter, die kas- en beleggingstransacties van mijn broker omzet naar het format van de beleggingsspreadsheet.
  4. De hypotheekspreadsheet met de hypotheekgegevens sinds het begin in 2016.
  5. Het financiële dashboard.
  6. De FIRE Calculator.

Mijn spreadsheets zijn het hart van mijn financiële huishouding. Ik kan me niet meer voorstellen dat ik mijn administratie en beleggingen en hypotheek NIET meer bij zou houden. Tegelijk is mijn stelsel van spreadsheets stevig gegroeid en tijdrovend geworden. Niet om bij te houden, de meeste gegevens worden automatisch geïmporteerd en verwerkt. Maar wel om steeds maar uit te breiden en nieuwe functies bij te bouwen. Een leuke, maar ook best tijdrovende hobby.

“Misschien moet ik toch….” was de tweede gedachte in mijn hoofd. Toch wat? Toch serieus gaan kijken naar een softwarepakket om mijn financiën te managen. Ik ben verwend, met mijn spreadsheets die helemaal naar mijn wens zijn. Maar het zou natuurlijk wel veel tijd schelen! Ik kan me niet voorstellen dat ik mijn administratie en beleggingen en hypotheek NIET meer bij zou houden. Ik kan me WEL voorstellen dat ik dat niet meer in spreadsheets doe, maar in een softwarepakket.

Wat zijn dan zo globaal mijn eisen aan deze software? Ik wil mijn beleggingen, hypotheek en administratie in één integrale omgeving kunnen voeren. Met automatische importmogelijkheden van banktransacties en aandelentransacties, en mogelijkheden om een kasboek en creditcard bij te houden. Mijn huidige data wil ik migreren. Er moeten voldoende rapportagemogelijkheden zijn, ik moet zelf rapportages en grafieken in kunnen richten. Die ik ook op mijn blog kan gebruiken. En idealiter is de software open-source. De gegevens wil ik in eigen beheer, niet in de cloud. En de software moet beschikbaar zijn op verschillende platformen, in elke geval Windows 10 en Linux. Voor mijn eigen situatie zou de software moeten kunnen werken met de Rabobank, ABN AMRO, Binck en Nationale Nederlanden.

Door de open-source eis vallen bekende oplossingen als YNAB (You Need A Budget) al af. Ook een Nederlandse oplossing als WinBank voldoet niet aan de eisen. Veel Amerikaanse FIRE bloggers gebruiken Mint en/of Personal Capital, maar ook dat voldoet zeker niet aan mijn eisen. Ik kom eigenlijk uit bij twee mogelijke kandidaten. GnuCash, een open-source oplossing die ik al vaker genoemd heb op dit blog, en Firefly III, een oplossing die je op een eigen server kunt draaien. Bij die laatste vind ik het draaien op een server ingewikkeld, het nut daarvan zie ik wel voor een adresboek of agenda, maar niet voor mijn administratie. En Firefly lijkt afhankelijk van één persoon, terwijl GnuCash een ‘groepsding’ is.

Ik heb ook nog even gekeken in de lijst met ‘huishoudboekjes’ van Wijzer in Geldzaken. Maar daar vind ik vooral dure commerciële oplossingen. Die dus ook zeker niet aan mijn eisen voldoen.Dus. Ik ga de komende periode maar eens kijken of ik GnuCash naar mijn wensen in kan richten.

Gaat het dan echt gebeuren? ‘Mr. Excel’, Geldnerd de spreadsheetkoning, van de spreadsheets af? Wordt vervolgd…

Heb jij misschien ervaring met GnuCash?

error

Hoe denk ik nu over…. Mijn administratie?

Inmiddels ben ik bijna vier jaar aan het schrijven op dit blog. Meer dan 550 berichten heb ik al geplaatst. En ik heb dus ook heel veel onderwerpen aangeraakt. En regelmatig geef ik daarbij aan dat ik vooral ook blog om mijn gedachten te ordenen, en mijn denken over financiën te ontwikkelen. Bijna vier jaar is al best wel een lange tijd. Het leek me daarom leuk om er eens wat onderwerpen ‘uit het verleden’ uit te lichten, en te bekijken hoe ik daar nu over denk. Lees je mee?

Weten wat er binnenkomt en wat er uit gaat, het is de basis van elke financiële methodiek. En: wat je meet, beïnvloedt wat je doet. Als je aan de slag wilt met je financiën, dan ontkom je er dus niet aan. Je zult je financiële administratie op een of andere manier bij moeten houden. Ik schrijf er vaak over, al sinds het begin van Geldnerd. En onlangs had ik het er nog over met Bas en Arjan in de Goed Met Geld podcast.

Getverdemme, denken de meeste mensen nu. Administratie doen is toch helemaal niet leuk? Ik hoor zelf bij de minderheid aan mensen die het wél leuk vind. Ook in mijn werk ben ik financial, immers. Maar ik herken het wel als mensen aangeven het niet leuk te vinden. Dat geeft niet, want je kunt het zo eenvoudig of tijdrovend maken als je zelf wilt. Maar als je het effect ziet, de rust en het inzicht die je terugkrijgt voor die (in mijn geval) minder dan 5 minuten per week, dan slaat dat gevoel meestal om. Het is nuttig tegen minimale inspanning, het heeft een positieve ‘prijs/pret verhouding’.

Het bijhouden van mijn administratie is voor mij de hoeksteen van mijn financiële leven. Een paar minuten per week: downloaden van mijn banktransacties en importeren in mijn administratiespreadsheet. In mijn situatie verder het aangeleerde gedrag om zoveel mogelijk transacties met de bankpas te betalen, want dan komen ze automatisch binnen (en dat scheelt weer tijd). Eens in de paar weken / maanden iets dieper kijken naar de standaardoverzichten in mijn administratie. Lig ik op koers, gebeuren er gekke dingen? Bij grote uitgaven even vooruitdenken: past het in mijn liquiditeit of moet ik er mijn buffer voor aanspreken? Het zijn allemaal dingen die me rust geven. Die zorgen dat ik me geen zorgen hoef te maken over geld. En laat dat nou net een van de grootste stressfactoren zijn voor de meeste mensen. Hoe fijn is het als je daar geen last van hebt?

En goed, ik overdrijf misschien een beetje met alle statistiekjes die ik bijhoud en de uren die ik besteed aan het doorontwikkelen van mijn spreadsheets. Maar zo ingewikkeld hoef je het dus helemaal niet te maken. Al zet je maar één keer per jaar op een rijtje wat je maandelijkse inkomsten en vaste uitgaven zijn: huur/hypotheek, verzekering, gas / water / licht / internet, mobiele telefoon en andere abonnementen, zodat je weet wat je maandelijks ‘vrij’ te besteden hebt. Elk stukje inzicht helpt.

En er zijn legio manieren om dat te doen. In een schriftje op papier, in een spreadsheet (bijvoorbeeld de mijne), of in een al dan niet gratis softwarepakket zoals GnuCash of WinBank. De meeste grote banken bieden tegenwoordig in hun internetbankieren opties om je inkomsten en uitgaven te categoriseren, bijvoorbeeld bij de Rabobank en ABN AMRO. Het hoeft je dus echt niet veel tijd te kosten om je administratie bij te houden en inzicht te krijgen in jouw persoonlijke financiën.

Het blijft voor mij één van de beste beslissingen die ik ooit genomen heb, om mijn administratie bij te gaan houden. In het begin deed ik het maar eens per kwartaal. Maar het gaf al zoveel inzicht. Financieel zou ik niet staan waar ik nu sta zonder die administratie. Dat gevoel gun ik iedereen. Eén nadeel: je zult het zelf moeten doen! Maar dan krijg je er ook heel veel voor terug. Ik kan me dan ook niet voorstellen dat ik ooit stop met het bijhouden!

Houd jij jouw administratie al bij?

error

Nieuwe functies in de administratie: ING import

Mijn spreadsheets worden nog steeds verder uitgebreid. Al heb ik deze winter minder programmeertijd gehad dan gehoopt, het was erg druk op mijn werk en ik ben ook aan een opleiding begonnen. Maar toch zijn er weer de nodige dingetjes bijgebouwd. Dat gaat dan vooral om rapportages, want de basisfunctionaliteit is wel op orde. Vind ik tenminste.

Een tijdje geleden heb ik een actuele versie van mijn beleggingsspreadsheet gedeeld. En recent heb ik ook tijd kunnen maken voor de nieuwe versie van de FIRE Calculator. En mijn dashboard is nog volop in ontwikkeling. Maar vandaag is mijn administratiespreadsheet weer eens aan de beurt.

Er zijn allerlei kleine verbeteringen, maar vooral dus ook verschillende nieuwe grafieken. Zo kun je nu het maandelijkse spaarpercentage bekijken, en het saldo op je bankrekening door het jaar heen. Ook heb ik een functie gebouwd die laat zien hoeveel No Spend Days je in een maand hebt gehad. No Spend Days zijn dagen waarop je géén uitgaven hebt gedaan met je creditcard, contant geld, pinpas of contactloos. De No Spend Days functie werkt overigens alleen voor banken die de transactiecode meesturen. Rabobank doet dat bijvoorbeeld wel, ABN AMRO doet het niet.

Daarnaast ondersteunt mijn administratie nu ook het importeren van CSV-bestanden van de ING. Daarvoor ben ik veel dank verschuldigd aan lezer Kris, die de code voor eigen gebruik aangepast heeft (en dat is ook precies de bedoeling!) en zo vriendelijk was om de aangepaste code met mij te delen. Ik heb deze functionaliteit niet zelf kunnen testen, want ik heb geen voorbeeldbestand. Het kan dus zijn dat het nog niet vlekkeloos werkt. Als dat zo is, laat het me weten, dan zorg ik voor een verbeterde versie.

Kris deelde met mij ook de code voor het verwerken van een ABN AMRO Creditcard. Die zit ook in de VBA code (Sub ProcessCreditCardABN()), maar heb ik nog niet geactiveerd. Bij de ABN kun je de creditcardmutaties niet als een CSV of TXT-bestand downloaden. Wel als PDF file. En datzelfde probleem heb ik ook bij de Rabobank. Kris selecteert in de PDF de mutaties en plakt die dan via Notepad in een tabblad Data in Excel. En hier zie ik een nieuwe uitdaging, ik ga proberen om een VBA routine te maken die ook PDF-bestanden kan lezen.

Daarnaast heb ik een functie gebouwd om handmatig transacties met contant geld invoeren, via de knop Cash Transaction op het Dashboard. Ik betaal nu zo weinig met contant geld dat ik de app, die ik daarvoor op mijn smartphone heb, de deur uit doe. In 2019 heb ik nog geen enkele maal betaald met contant geld.

Ook kun je nu transacties splitsen, via de knop Split Transaction op het Dashboard. Dit werkt alleen als er transacties geiïmporteerd zijn op het werkblad Data, maar nog niet verplaatst zijn naar het werkblad Transactions. Ik gebruik dat bijvoorbeeld als ik salaris betaald krijg inclusief een declaratie, of als ik iets voorgeschoten heb maar nog een gedeelte van iemand terugbetaald krijg. Dat zijn dan dingen die naar twee verschillende grootboekrekeningen moeten, en dat doe ik door de transactie te splitsen in twee deeltransacties.

Je kunt de nieuwe versie van de administratiespreadsheet hier downloaden , of vinden op mijn ‘Downloads’ pagina.

Hoe houd jij jouw administratie bij?

error

De boodschappen van Hondje

En voordat jullie er verkeerde gedachten bij hebben: dan gaat het niet over de grote en kleine boodschappen die Hondje deponeert tijdens de dagelijkse wandelingen. Maar wel over de reguliere uitgaven die wij doen ten behoeve van hem. In die zin is deze blogpost een vervolg op mijn eerdere Boodschappenblog, mede naar aanleiding van een vraag van Project Lonica en van Financial Chipmunk in de reacties bij dat bericht.

Ik heb eerder al eens algemeen geschreven over de kosten van het hebben van een hond, maar dat had nog betrekking op ons verblijf in het Verre Warme Land. En ik heb later nog eens iets geschreven, net na terugkeer in Nederland, over de aanloopkosten, en nog eens een keer hoe hij zijn gewicht nog net niet in goud waard was na zijn jaarlijkse APK-keuring. Eigenlijk schrijf ik best vaak over ons Hondje… Maar hij is dan ook erg belangrijk voor ons!

Aan ons Hondje geven we meer dan 10% van de kosten van onze gezamenlijke huishouding uit. Is dat veel? Ja, best wel. In elk geval veel meer dan het normbedrag van het NIBUD voor honden, zij gaan uit van € 50 per maand en daarnaast € 160 aan jaarlijkse kosten van de dierenarts. Maar er zitten bij ons wel een aantal bewuste keuzes achter.

Maar goed: jullie komen bij Geldnerd om grafieken en cijfers te zien, dus jullie krijgen grafieken en cijfers! Onderstaand allereerst de kosten per maand sinds we terug zijn uit het Verre Warme Land, inclusief gemiddelde. De werkelijke kosten variëren nogal per maand, dat komt (a) doordat we soms dierenartskosten hebben en (2) doordat we eens per 7 weken gemiddeld een zak voer voor hem kopen.

Met afstand het grootste deel van de uitgaven aan Hondje is het abonnement op de uitlaatservice. Geldnerd en Vriendin werken allebei voltijds. Dat zou betekenen dat Hondje van ongeveer 08.00 uur tot ongeveer 18.00 uur alleen is en binnen moet blijven. Dat vinden wij geen leven voor een Hondje, die in het Verre Warme Land gewend was aan buiten zijn en de ruimte hebben. Dus gaat hij elke werkdag met een uitlaatservice op pad. Die haalt hem rond een uur of 10 op bij ons thuis, en neemt hem (met nog een stuk of 10 andere honden) mee naar het bos of het strand. Daar kunnen ze lekker wandelen en spelen. ’s Middags rond een uur of 1 wordt hij weer thuis gebracht. Dan is hij moe, en gaat hij meestal liggen slapen tot een uur of 5. En dan zijn wij alweer bijna thuis 😊. In totaal is 59,4% van de uitgaven sinds mei 2016 gedaan voor de uitlaatservice.

Verder constateer ik dat ons Hondje best wel duur is qua medische kosten, 20,3% van de totale uitgaven sinds mei 2016. Naast de vaste jaarlijkse vaccinaties heeft hij nu drie keer een gebitsschoonmaak gehad. Ons Hondje heeft gewoon een erg slecht gebit, dat had hij al toen we hem op 6-jarige leeftijd adopteerden in het Verre Warme Land. Eén keer had hij gevochten en moest zijn oor gehecht worden. En twee keer hebben we een melanoom laten verwijderen, één keer in mei 2016 en één keer recent in januari 2019 (gecombineerd met gebitssanering). Mede daardoor is januari 2019 een erg dure maand geworden.

Daarnaast is 9,7% van de totale uitgaven gedaan aan voer. We gebruiken een vrij duur merk, met alleen vleesinhoud, geen granen. Iets dat zo dicht mogelijk aansluit op het natuurlijke dieet van honden. En dan ook nog in de Senior-variant. Toen Hondje onlangs geopereerd was, mocht hij overigens een week lang alleen gekookte kip en gekookte vis eten. Hij heeft gesmikkeld. Was ook wel een beetje duur, want hij kreeg biologische 3-sterren Beter Leven kippendijfilet. Dat was ook wel een principekwestie. Zelf eten we, die enkele keer dat we vlees eten, ook dat soort vlees. Dan zou het hypocriet zijn als we ons Hondje wel kiloknallers voorzetten. Dat vonden wij in elk geval wel, en het is ons geld en onze keuze om dat hieraan uit te geven.

3,6% van de totale uitgaven is gegaan naar de lokale Hondenbelasting. Dat moeten we betalen, en dat is wel terecht. Want een huisdier is een luxe-artikel. Zeker met dit soort kosten… En de rest is gegaan naar snoepjes, kauwstokjes, speeltje, poepzakjes, halsbanden, mandjes, en andere benodigdheden.

Per categorie per jaar staan de uitgaven in onderstaande grafiek. 2016 betreft dus 8 maanden, omdat Hondje en ik per 1 mei terugkwamen in Nederland.

Heb jij ook een duur huisdier?

error

Grote aankopen en vervangen

Ik zou het niet gaan doen, maar ik ben toch overstag. Vanaf 1 januari 2019 reserveer ik voor de vervanging van mijn speeltjes. Geldnerd is van gedachten veranderd dus.

Tot nu toe betaalde ik dit gewoon uit mijn lopende rekening. Dat ging (meestal) goed, maar niet altijd. En ik vind het ook een veilig idee om mijzelf hierin een beetje af te remmen. Dus we gaan dat nu anders doen. Aan mijn lijst met automatische overboekingen, die elke maand plaatsvinden zodra mijn salaris is binnengekomen, heb ik er eentje toegevoegd. Een overboeking van € 100 naar mijn spaarrekening, onder de noemer Voorzieningenfonds. En ik heb het ook ingebouwd in mijn administratiespreadsheet, daar kan ik nu automatisch zien welk bedrag er al in het Voorzieningenfonds zit.

De bedoeling is dat ik hiermee mijn grotere uitgaven aan gadgets ga betalen.

De € 100 komt uit de extra overboekingen die ik afgelopen jaren heb opgebouwd. Elke keer als mijn salaris stijgt, verhoog ik mijn spaarbedrag. Dat was inmiddels opgelopen tot een leuk bedragje per maand. Nu verlaag ik dat extra spaarbedrag dus met € 100 per maand, en in plaats daarvan maak ik die € 100 over onder de noemer Voorzieningenfonds. Wel gewoon naar die ene spaarrekening, want ik houd het graag simpel en overzichtelijk. Mijn administratiespreadsheet houdt vervolgens voor mij bij hoeveel er in het fonds zit.

Waarom ben ik toch overstag gegaan? Na mijn eerdere blog over mijn gadgets heb ik er nog eens diep over nagedacht. Mijn oude systeem zorgde voor pieken en dalen in mijn liquiditeit. Die strijk ik glad door hier gewoon maandelijks een bedrag voor te reserveren. En dat ik het geld apart zet, hoeft niet te betekenen dat het ook op moet. Feitelijk is het ook gewoon een buffer bovenop mijn reguliere buffer [wat te doen met overvolle buffer].

Verander jij wel eens van gedachten over de inrichting van jouw administratie?

error

Hoe denk ik nu over…. Mijn Wekelijkse Finance Moment?

Inmiddels ben ik ruim drie jaar aan het schrijven op dit blog. Meer dan 500 berichten heb ik inmiddels geplaatst. En ik heb dus ook heel veel onderwerpen aangeraakt. En regelmatig geef ik daarbij aan dat ik vooral ook blog om mijn gedachten te ordenen, en mijn denken over financiën te ontwikkelen. Drie jaar is al best wel een lange tijd. Het leek me daarom leuk om er eens wat onderwerpen ‘uit het verleden’ uit te lichten, en te bekijken hoe ik daar nu over denk. Lees je mee?

Vrij snel na de start van Geldnerd heb ik jullie meegenomen in mijn wekelijkse finance-moment. Ook de lijst van dingen die ik dan doorwerk heb ik al eens gedeeld. Elke week, meestal op zaterdagochtend, ga ik er even voor zitten. Laptop aan, kopje koffie erbij. Ik neem de financiële post van de week door. Rekeningen, mededelingen van wijzigingen, dat soort dingen. Rekeningen worden betaald of klaargezet. Indien nodig wordt er gereageerd naar partijen. Dat doe ik liefst schriftelijk, maar soms zet ik ook een reminder in mijn agenda om ergens achteraan te bellen.

En uiteraard worden de spreadsheets bijgewerkt. Ik download de boekingen bij onze banken, en de wekelijkse rapportage van mijn ‘aandelenboer’. Met een druk op de knop importeer ik ze in mijn spreadsheets. Het kost maar een paar minuten per week. Het moge duidelijk zijn: het finance moment is er nog steeds. Ik vind het enorm waardevol. In control zijn op mijn (onze) financiën, en ook in control blijven. Een vast moment werkt daarvoor in mijn geval het beste. En ik ben gelukkig niet de enige die er zo over denkt.

Het karakter van mijn finance-moment is wel wat veranderd. Het bijwerken van de spreadsheets is grotendeels geautomatiseerd, en kost dus steeds minder tijd. De tijd die vrijgekomen is besteed ik aan analyse. Ik bouw steeds meer rapportages en grafieken om de ontwikkelingen te kunnen volgen, ook meerjarig. Er is wel een behoorlijk risico op uitloop, het ‘moment’ duurt steeds langer. Het finance-moment gaat de laatste jaren naadloos over in het blog-moment, de tijd waarin ik de blogjes voor de komende week maak / afrond en klaar zet voor publicatie. En dat gaat weer over in het programmeermoment, waar ik probleempjes oplos in mijn spreadsheets en nieuwe programmeerideeën uitwerk. Die drie momenten, Finance, Bloggen en Programmeren, kunnen soms ook een hele dag duren. Een mens moet maar een hobby hebben…

Kijk jij op vaste momenten naar je financiën?

Eerder schreef ik al een terugblik op mijn kasboek.

error
« Older posts

© 2019 Geldnerd.nl

Theme by Anders NorenUp ↑