Evaluatie van het potjessysteem

Eind vorig jaar nam ik mij voor om vanaf 1 januari 2020 meer te gaan werken via het ‘potjessysteem‘. En een aantal maanden geleden heb ik al eens geschreven hoe het daarmee gaat. En nu het einde van het jaar nadert, is het tijd voor een uitgebreidere evaluatie.

Om maar met de deur in huis te vallen: ik heb de impact onderschat. Het heeft me nog best wat tijd en denkwerk gekost om het potjessysteem goed werkend te krijgen. En er kleven ook nadelen aan. Maar ik ga er zeker mee door, want de voordelen wegen voor mij persoonlijk zwaarder dan de nadelen. Vanaf 1 januari gebruik ik wel een ietwat aangepaste methode, om de administratieve verwerking makkelijker te maken.

In de Boekhouding

In mijn voorgaande post heb ik al beschreven hoe ik ongeveer werk met het potjessysteem. Maar inmiddels heb ik die werkwijze verder verfijnd, en ik krijg er ook nog regelmatig vragen over. Vandaar hier een actuele en uitgebreidere beschrijving

Mijn potjessysteem verwerk ik administratief in wat ik de ‘9000-rekeningen’ noem. Dat zijn de uitgavencategorieën met de nummers 9000 en hoger, en de inkomstencategorieën met de nummers 900 en hoger. Het zijn een soort van ‘kruisrekeningen‘ voor dingen die wel een transactie maar geen uitgave of inkomst zijn. Bijvoorbeeld een boeking van mijn lopende rekening naar mijn spaarrekening. Dat geld blijft binnen mijn administratie, mijn vermogen wordt er niet groter of kleiner van. De afboeking van mijn lopende rekening krijgt dan categorie 9000 en de bijboeking op de spaarrekening krijgt categorie 900. Als ik het van spaarrekening naar lopende rekening boek dan is het uiteraard andersom. Per saldo kan ik de boekingen op de 9000 en 900 rekening tegen elkaar wegstrepen, het saldo moet altijd nul zijn. Dat is ook een goede manier om te controleren of er fouten in mijn administratie zitten.

Ik gebruik de ‘9000-rekeningen’ ook voor uitgaven die ik zakelijk declareer (de uitgave in categorie 9010 wordt weggestreept tegen de door mijn werkgever betaalde declaratie in inkomstencategorie 910), voor dingen die ik voorschiet voor anderen, voor overboekingen naar de beleggingsrekening, en voor het opnemen van contant geld bij een pinautomaat (wat ik overigens al héél lang niet gedaan heb). En ik gebruik het dus ook voor mijn potjessysteem.

De maandelijkse reservering boek ik dus naar een aparte uitgavencategorie in mijn administratie. Bijvoorbeeld mijn reservering Onderhoud Huis boek ik op categorie ‘9960 – Onderhoud Huis’. Ieder potje heeft z’n eigen nummer. Dit is ook de reden dat ik voor elk potje een aparte automatische boeking aanmaak. Dus bijvoorbeeld niet maandelijks 1x € 500 van lopende rekening naar bufferrekening, maar € 200 van lopende rekening naar bufferrekening met vermelding ‘Reservering Onderhoud Huis’ en € 300 van lopende rekening naar bufferrekening met vermelding ‘Reservering Kledingbudget’. Dit zijn maandelijks terugkerende boekingen die ik uitvoer op de dag dat mijn salaris binnenkomt. Ze staan standaard voor het hele jaar vooruit voorgeprogrammeerd, het is dus maar één keer een paar minuten werk en verder heb ik er geen omkijken naar. Het geld gaat dus van mijn lopende rekening naar mijn bufferspaarrekening.

Met deze maandelijkse boekingen is in mijn administratie het saldo op de betrekkende 9000-rekening altijd gelijk aan de ‘voeding’ die ik gegeven heb aan dat specifieke potje. Maar die potjes maak ik natuurlijk niet zomaar. Het is geld dat ik gedurende het jaar reserveer om het op enig moment wél uit te geven.

We blijven weer even bij het voorbeeld van het onderhoud van het huis. Stel dat ik naar de bouwmarkt gegaan ben en voor € 100 aan spullen gekocht heb voor een schilderklusje thuis. Dat is een normale uitgave, die ik dan boek in mijn uitgavencategorie ‘2215 – Klussen in huis’. De uitgaven blijven dus gewoon via de reguliere uitgavencategorie lopen. Daarmee voorkom ik dubbeltellingen.

Rapportage

Maar in het voorbeeld van hierboven heb ik nog niet in beeld wat het nou doet met de inhoud van het potje. Want eigenlijk wil ik natuurlijk die kosten van de verfspullen betalen uit het potje.

Op mijn financiële dashboard heb ik dus een rapportje gebouwd voor de actuele stand van de voorzieningen. Dat is eigenlijk heel simpel. Actuele stand potje Onderhoud Huis = ( saldo uitgavencategorie Reservering Onderhoud Huis ) -/- ( uitgaven geboekt op de uitgavencategorie Klussen aan het Huis ). Op dezelfde manier is bijvoorbeeld de actuele stand van het potje Kleding = ( saldo uitgavencategorie Reservering Kleding ) -/- ( uitgaven geboekt op de uitgavencategorie Kledingaankopen )

Daarmee weet ik altijd hoe de stand van de potjes is. Bij sommige potjes trek ik daar de uitgaven van meerdere uitgavencategorieën van af. Zo is Actuele stand potje Vakantiebudget = ( saldo uitgavencategorie Reservering Vakanties ) -/- ( uitgaven geboekt op de uitgavencategorie Weekendjes Weg + uitgaven geboekt op de uitgavencategorie Grote Vakanties ). En een potje kan hiermee ook ‘onder nul’ staan. Ik heb bijvoorbeeld in februari een nieuw kostuum gekocht. Daarmee was de actuele stand van het potje onder nul, maar dat trekt weer bij als ik de maanden daarna weer de maandelijkse bijdrage in het potje stopt. Dit helpt me om de uitgaven een beetje te verdelen over het jaar. Door noodzakelijke en minder noodzakelijke uitgaven te ‘timen’.

Als ik geld overboek van mijn spaarrekening dan gebruik ik daarvoor een inkomstencategorie in de 900-categorie. Deze loopt qua nummering synchroon met de uitgavencategorie. Dat is een extra controle om te zien of ik niet teveel terug boek van de spaarrekening.

Ook heb ik in deze rapportage een check ingebouwd of er wel voldoende geld op mijn spaarrekening staat. Want het saldo op de spaarrekening is nu een verzameling van potjes:

  1. Mijn contant geld buffer.
  2. Een oud potje voor kosten die nog voort gaan komen uit mijn operatie vorig jaar.
  3. De verschillende nieuwe potjes Vakantie, Gadgets, Sport, Zorgverzekering, Onderhoud Huis, Kleding.

Dit rapport telt de stand van al die potjes bij elkaar op, en vergelijkt dat met het saldo van de spaarrekening. Als het saldo van de spaarrekening gelijk of hoger is, dan is het ‘code groen’. Ik heb genoeg geld op de rekening om alle potjes gevuld te houden. Maar als het saldo van de spaarrekening lager is, dan is het ‘code rood’. Dan moet ik op de rem trappen qua uitgaven of bijstorten (bijvoorbeeld door een maandje niet in te leggen op de beleggingen). Dat heb ik gelukkig nog niet nodig gehad.

In mijn vorige blogpost over mijn potjessysteem heb ik ook al een voorbeeld van een rapportage laten zien, voor het potje Gezond Leven. Dat ziet er ongeveer zo uit:

OmschrijvingBedrag
In
Bedrag
Uit
+ Reservering Gezond Leven
> Storting januari 2020+ € 300
> Storting februari 2020+ € 300
> Storting maart 2020+ € 300
> Storting april 2020+ € 300
> Storting mei 2020+ € 300
> Storting juni 2020+ € 300
-/- Rekening 5540: Sporten/Gezond Leven
10-04-2020 Rekening Sportschool– € 1.200,-
29-05-2020 App Store – Hardloop-app– € 5,49
21-06-2020 Nike Store – Sportkleding– € 72,00
21-06-2020 All4Running – Sportkleding– € 144,80
= Restant in potje Gezond Leven+ € 377,71

Aandachtspunten

Waar ik nog niet helemaal uit ben, is wat ik eind van dit jaar ga doen. Sommige potjes vind ik ‘jaarpotjes’. Bijvoorbeeld het kledingbudget en het sparen voor de zorgverzekeringspremie begint elk jaar weer gewoon opnieuw op nul. Maar sommige potjes zijn voor mij meerjarig. Bijvoorbeeld mijn spaarpotje voor gadgets en voor het onderhoud van het huis. Dat betekent feitelijk dan gewoon dat ik een hoger gewenst saldo op mijn spaarrekening moet hebben staan.  En ik denk uiteindelijk dat dit toch ook geldt voor mijn potje Vakantiebudget. Daarmee kan ik ‘sparen’ voor de grotere reizen die we nog willen maken. Uiteindelijk heb ik voor al mijn potjes (ik begin elk jaar met een nieuwe spreadsheet) in mijn administratie ingebouwd dat ik het saldo per eind 2020 mee kan nemen naar het nieuwe jaar. En dat saldo kan uiteraard ook nul zijn.

Ook weet ik nog niet wat ik ga doen als ik eind dit jaar geld overhoud. Zo zal, met dank aan corona, mijn kledingbudget dit jaar niet uitgeput raken. Ga ik dat meenemen naar 2021, ga ik dat toevoegen aan mijn buffer, of ga ik dat in mijn beleggingen stoppen. Eerst moet ik maar eens kijken hoe de situatie aan het eind van dit jaar is. Voorlopig denk ik dat ik een overschot zal gebruiken om het oude potje bij te vullen dat ik nog heb staan voor de kosten van mijn kaakoperatie. Want mijn herstel gaat langzaam en er zit nog een behoorlijke extra uitgave aan te komen in 2021, waarvoor het huidige potje waarschijnlijk niet voldoende is.

Zero Based Budgetting

En met deze potjessystematiek krijgt vrijwel al mijn geld inmiddels maandelijks een vaste ‘bestemming’. Ik budgetteer bijna helemaal naar de nul Euro, een zogenaamd zero-based budget. Dat is prettig, maar kent ook risico’s. Want er is minder vrije ruimte en flexibiliteit. Dat maakt het eigenlijk noodzakelijk om zoveel mogelijk grote uitgaven te plannen en te zorgen dat ik er geld voor reserveer. Ik heb eigenlijk maar één grote periodieke uitgave waar nog geen potje voor was. Dat is mijn bril, die ik ongeveer driejaarlijks vervang. Vanaf 1 januari reserveer ik daar dus ook maandelijks € 50 voor. 

En voor dingen die ik niet kan voorzien reserveer ik nog eens € 100 per maand. Want ik merkte het afgelopen jaar dat ik scherp aan de wind vaar met mijn begroting. Iets te scherp, soms. Dus op deze manier creëer ik iets meer ruimte voor mijzelf. De introductie van het potjessysteem viel immers samen met de vervanging van het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering. Die kreeg ik in vorige jaren in mei en november, en die gebruikte ik in verleden om mijn cashbuffer aan te vullen. Dat kan nu niet meer, met het Individueel Keuzebudget dat ik maandelijks laat uitbetalen. Ik moet dus beter plannen, maar dat vind ik juist ook een leuke uitdaging. Want ik wil wel gewoon zonder schuldgevoel mijn doosje whisk(e)y kunnen kopen.

Reserveringen in 2021

Doorgaan dus! Het potjessysteem helpt mij om de besteding van mijn geld beter onder controle te houden. En met mijn huidige werkwijze is het nauwelijks een inspanning om het goed bij te houden, het verloopt grotendeels geautomatiseerd. In de onderstaande tabel zie je hoe ik de reserveringen in 2021 ga maken, in euro’s per maand. Ook heb ik aangegeven welke reserveringen meerjarig zijn, en waarvan ik het saldo dus meeneem naar volgende jaren. En je ziet per potje de uitgavencategorie en de inkomstencategorie die ik gebruik.

HeenTerugReservering voor20212020
9810981Zorgverzekering100100
9820982Vakantie (1)200200
9830983Gezond Leven300300
9840984Kleding300300
9850985Gadgets (1)100100
9860986Onderhoud Huis (1) (2)100100
9870987Bril (1)50
9880988Economist (1) (2)20
9890989Overige100

(1) Meerjarige reserveringen, saldo gaat mee
(2) Medio 2020 toegevoegd

Inmiddels ben ik erg benieuwd of er dit jaar geld overblijft in de eenjarige potjes, en zo ja: hoeveel? En welk saldo kan ik voor de meerjarige potjes meenemen naar volgend jaar? Dat zien we over een aantal weken, als ik de jaarafsluiting 2020 doe.

Werk jij ook met een potjessysteem?

Dit bericht heeft 18 reacties.

  1. Anna H

    Dit lijkt een beetje op het YNAB systeem waar ik op dit moment mee aan het experimenteren ben. Ik denk dat YNAB goed werkt als je er wat langer mee werkt. Nu is dat nog erg zoeken. Wat ik nog niet begrijp uit jouw verhaal: als je dan bij de bouwmarkt bent geweest, maak je dat geld dan meteen over vanaf je spaarrekening? Ik vind dat nogal omslachtig, maar anders klopt het potje niet meer in combinatie met je spaarrekening, toch? Of zie ik iets over het hoofd?
    Dit is ook mijn probleem met YNAB, straks heb ik enorme reserveringen op mijn lopende rekening. Nu maakt dat qua rente niet uit, maar wie weet, in de toekomst..?

    1. Bas

      Dit is inderdaad YNAB. Dan vind ik YNAB wel eenvoudiger klinken dan jouw systeem Geldnerd.

      Overigens maakt het voor YNAB niks uit op welke rekening je geld staat Anna. Je maakt een spaarekening aan in YNAB en kan je geld gewoon verdelen.

      1. Anna H

        Ja, dat klopt Bas. Maar ik wil wel genoeg op mijn lopende rekening hebben om mijn vaste incasso’s te kunnen betalen, en mogelijk uit de reserveringspotjes. Dat vind ik nog even zoeken. Als je alle reserveringen voor zaken als onderhoud, elektronica, medische kosten (eigen risico gaat helaas altijd op bij ons) automatisch op je spaarrekening zet, heb je weinig ruimte om die van je lopende rekening te betalen en moet je dus meteen in actie komen als je dat betaalt van de lopende rekening. Ik doe het net een maand, even wennen nog (Ja ik vind uitleggen ook lastig, Geldnerd ;-))

    2. Geldnerd

      YNAB is inderdaad ook gebaseerd op het zero-based budget systeem. Dat mijn systeem ingewikkelder klinkt, wordt overigens waarschijnlijk veroorzaakt door het feit dat ik het nog niet goed genoeg kan uitleggen….

  2. Joelle

    Wij werken nu ook zo’n jaar of 3 met het potjessysteem en sinds een jaar met digitale potjes. Maar niet op zo’n ingewikkelde manier. Alle budgetten voor de variabele lasten in verschillende spaarpotjes en het saldo voor de automatische afschrijvingen op de lopende rekening. Het is even overschrijven als je een uitgave wilt doen, dat klopt. Maar je ziet daardoor ook direct het actuele saldo van het potje.
    Slim om voor je bril ook geld te reserveren. Het is toch een terugkomende kostenpost. Wij hebben dat potje ook voor onze 2 brildragende kids.

  3. Ilse

    ik ben nu denk ik ruim een jaar met een potjes systeem bezig. ik room zodra mijn salaris binnen komt af. een (groot) deel gaat naar de 2e rekening waar alle vaste lasten af worden geschreven. dan zorg ik dat er op mijn hoofdrekening genoeg geld blijft staan voor boodschappen, benzine en ‘zakgeld’ voor mezelf, netjes volgens eigen budget. de rest wordt over potjes verdeeld. maar ik heb daar wel echt verschillende potjes voor. het werkt voor mij heel goed en inzichtelijk dat elk potje zijn eigen spaarrekening/doel heeft.

  4. nerd01

    Grappig om te zien hoe serieus iedereen het potjessysteem toepast, maar ik begin er niet aan. Ik vind het grote onzin, tenminste als als je (1) geen gat in je hand hebt en (2) genoeg verdient om niet elk dubbeltje 2x te moeten omdraaien. Aan die voorwaarden voldoet geldnerd denk ik wel. Je ziet ook dat het systeem niet werkt. Geldnerd koopt minder kleding, niet omdat het potje leeg is maar omdat hij in zijn joggingbroek kan lopen met Corona. De inhoud van het potje heeft helemaal geen invloed op de aankoopbeslissing. Je koopt iets omdat je het belangrijk vind, en het geld ervoor over hebt en dat geld ook hebt. Maar dat geld kan net zo goed komen uit de verkoop van 10 ETFjes als je het in potje of spaarrekening hebt staan.
    Al die potjes kunnen nog zo mooi geautomatiseerd zijn, ze kosten toch veel ruimte in je hoofd. Terwijl je er in praktijk niets mee opschiet. Het is mij althans niet duidelijk wat je hiermee optimaliseert. Inzicht in je uitgavenpatroon krijg je door je bankafschrijvingen te downloaden en geautomatiseerd te categoriseren en in een bar chart te plotten. Dat is alles. Eens per half jaar is genoeg.
    Maar volgens mij zijn jullie potjes net als projectplannen, je hebt ze nodig om vanaf te kunnen wijken…….. (en die afwijkingen inspireren weer tot het schrijven van een blog. Overigens doorgaans zeer leesbaar, dus ik wil je helemaal niet ontmoedigen.)

  5. Bankspaarder

    Wij werken met een minimaal aantal potjes, sterker nog ik heb er net 2 samengevoegd (boodschappen en vaste lasten). Ik had een aantal potjes binnen ING internetbankieren ingericht maar vind het toch wat gedoe met het schuiven van geld. In die zin spreekt jouw aanpak mij meer aan waarbij je het potjes systeem in je administratie verwerkt en niet binnen het platform van je bank inricht. Gaaf dat dit systeem voor je werkt in ieder geval.

    Je geeft aan dat je ieder jaar ‘begint met een nieuwe spreadsheet’, wat moet ik mij daar concreet bij voorstellen?

    1. Geldnerd

      Inderdaad begint mijn administratie elk jaar met een nieuwe spreadsheet. Dat is precies zoals ik het beschrijf. Voor 2021 maak ik een kopie van mijn administratiespreadsheet, pas de instellingen aan, werk het budget bij, en gooi de banktransacties van 2020 eruit. De banktransacties gedurende 2021 verwerk ik dan in de nieuwe kopie.

      Mijn beleggingsspreadsheet, hypotheekspreadsheet en financieel dashboard lopen wel meerjarig door.

      1. Bankspaarder

        Interessant, leuk om je aanpak te lezen. Ik update mijn gegevens maar er valt best iets te zeggen voor een kopietje trekken. Die neem ik over.

      2. Book01

        Hoe doe je dat dan eigenlijk met transacties waar je vooruitbetaalt voor 1 of 2 jaar bijvoorbeeld? Een of ander abonnement bijvoorbeeld.

      3. Geldnerd

        Dat heb ik bijvoorbeeld met mijn abonnement op The Economist, dat ik voor drie jaar afsluit. In dat potje stop ik nu maandelijks € 20, die ik dus overboek naar de spaarrekening. Het saldo neem ik mee naar volgend jaar. En op het moment dat ik het abonnement moet betalen boek ik de inhoud van het potje over van de spaarrekening naar mijn lopende rekening, en betaal het abonnement van mijn lopende rekening. Het potje is weer leeg en ik begin opnieuw met maandelijks vullen.

  6. DeBudgetman.nl

    Is je nieuwe potje 9890 niet gewoon een nieuwe algemene reserve? En zou die dan niet thuishoren bij je contantgeldbuffer? Die heeft toch ook geen specifieke bestemming?

    Van YNAB had ik nog niet eerder gehoord, maar het blijkt gewoon de budgetteringsmethode te zijn die we al lang gebruiken 🙂

    1. Geldnerd

      9890 IS mijn contant geld buffer.

  7. Yolanda

    Ik heb een gewone rekening en een spaarrekening, geen potjes. Ik hou wel bij wat
    ik uitgeef waardoor ik wel inzicht heb. Ik koop wat ik nodig vind en waarvoor ik geld over heb. Van al die potjes zou het maar gaan duizelen in mijn hoofd. Ik begrijp eigenlijk ook niet wat de meerwaarde er van is.

  8. Hugo Aylva

    Omdat ik niet zo handig ben met Excel gebruik ik hier YNAB voor, met veel enthousiasme. YNAB is weliswaar niet bijster goedkoop, maar heeft zichzelf al dubbel en dwars terugverdiend. Ik zou niet meer zonder dit potjessysteem willen.

Reageren is niet mogelijk.