Blog over (financieel) bewust leven

Financiën op orde (3): Hoe lang moet je alles bewaren?

Vandaag alweer deel 3 van onze stappen om jouw financiën op orde te brengen. Deel 1 ging over hoe te beginnen, we hebben al onze papieren en e-mailtjes uitgezocht. En hopelijk heb je, door dat allemaal door te lezen, een goed beeld gekregen van jouw financiële rechten en verplichtingen. In deel 2 hebben we de Inkomsten en Uitgaven in beeld gebracht. In dit derde deel gaan we terug naar de papieren en e-mailtjes van deel 1.

Want als het jou net zo vergaat als mij vroeger, dan heb je veel te veel papier. De eerste 5 jaar van mijn zelfstandige leven bewaarde ik alles wat ik ontving. Omdat ik het niet weg durfde gooien. Ik kon niet inschatten hoe belangrijk het was, dus nam ik het zekere voor het onzekere. Het gekke is dus wel dat ik van de periode daarvoor niets meer bezit. Niet van mijn studies (behalve de diploma’s), en behalve wat foto’s (grotendeels gedigitaliseerd). Het omslagpunt kwam ergens in 2003. Geldnerd en Ex bewaarden alle Belangrijke Papieren (Die We Niet Weg Durfden Te Gooien) in een kast in onze studeerkamer. En die kast was vol. Dus moest er eigenlijk een tweede kast komen. Waar geen plaats voor was. Rond diezelfde tijd waren we ook bewuster met onze financiën aan de slag gegaan. En van het een kwam het ander. Want bij het doorlezen van al die papieren (zie deel 1 van deze serie) realiseerde ik me ook dat ik lang niet alles hoefde te bewaren. En wat er wel bewaard moest worden, hoefde niet op papier. Er kwam dus een scanner, geen nieuwe kast. En de oude kast werd steeds leger.

Ook het NIBUD adviseert om je administratie overzichtelijk in te richten én bij te houden. Mensen die dat doen hebben minder vaak betalingsachterstanden, zien minder vaak een rekening over het hoofd en hebben minder abonnementen waar ze niet meer vanaf wisten. In het artikel hebben ze ook een stappenplan opgenomen. Hieronder neem ik je mee in hoe ik spullen bewaar, zodat je daarna met jouw eigen stapels aan de slag kunt.

Wat moet je bewaren?

Ik maak een onderscheid tussen dingen die bewaard moeten worden en dingen die ik wil bewaren. Voor particulieren geldt er in Nederland geen bewaarplicht. Die geldt er wel voor ondernemers, die moeten hun administratie bewaren. Maar dat ben ik niet. Onderstaande informatie geldt dus alleen voor particulieren.

Geen bewaarplicht? Betekent dit dat je dan zomaar alles weg kunt gooien, gelezen of ongelezen? Theoretisch wel, maar verstandig is dat niet. Er valt echt wel iets te kiezen. Zelf bewaar ik nog steeds teveel. Maar het is 99,9% digitaal en goed geordend, dus heb er geen last van. En ik kan er mooie meerjarige overzichtjes mee produceren voor dit blog. Daarmee praat ik het goed voor mijzelf…

Hieronder gaan we in op de belangrijkste categorieën informatie, en wat er al dan niet verstandig is om te doen.

Belastingdienst

Zo heb jij waarschijnlijk ook jaarlijks te maken met de Belastingdienst. Jij mag tot 5 jaar terug aangifte doen of iets veranderen aan een gedane aangifte, en de Belastingdienst mag dat ook. Dat betekent in elk geval dat je er verstandig aan doet om de stukken die je nodig hebt voor je aangifte (bijvoorbeeld jaaropgaven van je werkgever, je bank, je beleggingen) minimaal 5 jaar te bewaren. Jouw belastingopgave kun je voor die periode altijd terugvinden als je inlogt bij de Belastingdienst. Maar ik sla altijd een PDF op aan het einde van mijn aangifte, die optie geeft de Belastingdienst standaard.

In mijn archiefdirectory heb ik een aparte directory ‘Belastingdienst’. En daaronder een aparte directory per belastingjaar, waar ik alle jaaropgaven bewaar, en alle andere documenten die ik nodig heb/had voor de aangifte (bijvoorbeeld voor aftrekposten). Voor de jaren in het Verre Warme Land zijn dat er best veel. Op deze manier bewaar ik alles handig bij elkaar, net als in een papieren map met tabbladen. In die directory sla ik ook de voorlopige aanslagen en definitieve aanslagen op die de Belastingdienst mij stuurt. Het gaat dan om de PDF-jes die ik download van MijnOverheid. De papieren versie die ze me dan nog vaak nasturen gaat de shredder in.

Overige Overheidsinformatie

Heb je toeslagen? Huur-, zorg-, kinderopvang-toeslag? Kinderbijslag? Ik zou alle stukken maar even bewaren als ik jou was. Zeker zolang als je er recht op hebt, maar ook daarna nog een paar jaar, totdat je zeker weet dat de Belastingdienst er niet meer op terug komt. Dat is over het algemeen als je een definitieve afrekening hebt gehad. Afhankelijk van je voorkeuren krijg je de informatie over toeslagen via de post of digitaal via MijnOverheid. Ook hier is de termijn van 5 jaar een handige vuistregel.

Ook andere overheidsinformatie kun je maar beter bewaren. Dingen als trouwboekjes, geboorteaangiften en dergelijke. Bij de gemeente kun je altijd een afschrift uit het bevolkingsregister opvragen, op de meeste plekken kan dat tegenwoordig gelukkig online. Ik heb ook de originele papieren van mijn echtscheiding nog. Het convenant, en de officiële bevestigingen van de uitspraak en inschrijving in de Burgerlijke Stand. Deze heb ik overigens ook elektronisch, maar om een of andere reden bewaar ik de papieren versies ook nog.

In mijn archiefdirectory is er ook een aparte map voor de ‘Gemeente’. Met daarin onder andere de aanslagen WOZ-belasting per jaar en de informatie over onze bezoekersparkeervergunning. Ook hier een directory per jaar. En ik heb een aparte directory ‘Relaties’. Met daarin aparte submappen voor mijn voormalig huwelijk, de echtscheiding, en het samenlevingscontract met Vriendin.

Wonen

Denk je WOZ, dan denk je wonen. En dat brengt ook papierwinkel met zich mee.

Hypotheekinformatie of huurovereenkomsten, dat zijn dingen om te bewaren. In elk geval zolang als je het huis hebt en/of er nog openstaande punten zijn. Bij de meeste hypotheekverstrekkers kun je dit ook digitaal inzien, maar ik wil voor dat soort zaken niet afhankelijk zijn van derden. We krijgen bijvoorbeeld ook een digitale brief ter bevestiging van elke maandelijkse extra aflossing, maar die gaan gewoon weg. In mijn eigen spreadsheet staat het allemaal veel overzichtelijker bij elkaar. En ook als ik inlog bij mijn hypotheekverstrekker staat alles netjes bij elkaar, met een goede uitleg erbij. Dat is veel handiger dan zelf een stapel papier bewaren.

In mijn archiefdirectory is er een aparte map ‘Wonen’. En in die map een submap voor elk adres waar ik gewoond heb, gewoon straatnaam en huisnummer. En, afhankelijk van de situatie, een aparte submap ‘Huur’ of ‘Hypotheek’. Als je opruimt, dan zou ik de map van je huidige adres en je vorige adres bewaren. Alles van daarvoor kan weg, tenzij er bijvoorbeeld nog niet afgeronde zaken zijn zoals een verzekeringsclaim of ruzie over teveel betaalde huur.

Werken

Mijn archiefdirectory heeft ook een map ‘Werkgevers’. Met daarin, je raadt het al, een aparte submap per werkgever. Daarin bewaar ik een scan van mijn arbeidscontract en alle officiële documenten over functioneren en vertrek. Ook bewaar ik er bijvoorbeeld bewijzen van apparatuur die ik in bruikleen heb (zoals mijn telefoon en laptop) en van declaraties. In principe kan dit allemaal weg voor alle werkgevers behalve mijn huidige. En ik heb ze na vertrek ook altijd wel opgeruimd, maar de basisinformatie per werkgever heb ik nog steeds.

Bij mijn huidige werkgever kan ik mijn hele personeelsdossier, met salarisstrookjes, jaaropgaven en dergelijke, digitaal inzien. Ook voor alle vorige functies die ik bij de Rijksoverheid heb gehad. Toch heb ik alle belangrijke documenten ook gedownload en in mijn eigen archief opgeslagen. Zoals ik eerder al zei, ik wil niet afhankelijk zijn van derden voor de toegang tot mijn informatie.

Salarisbrieven krijg ik al jaren per e-mail. Die sla ik op in mijn archiefdirectory in een aparte map ‘Salarisbrieven’, met ook weer een submap per jaar. Ik gebruik de oude brieven eigenlijk alleen nog als ik lange-termijn overzichten maak voor dit blog, maar het staat me niet in de weg. Ik heb dus alle salarisbrieven nog. Misschien handig als ik ooit nog eens bij het UWV terechtkom en mijn arbeidsverleden aan moet tonen? Maar er is niks aan de hand als je alleen de laatste paar jaren bewaart en de rest weggooit.

Pensioen

Een pensioen is typisch iets van de lange termijn. Want je bouwt het meestal op zolang je werkt en krijgt het daarna uitbetaald tot je dood. Moet je dus maar alles bewaren waar het woord Pensioen op staat?

Nou nee. Beperk je tot alleen jouw actieve pensioenen. Welke dat zijn kun je zien op MijnPensioenoverzicht. En die pensioenfondsen sturen je, als het goed is, jaarlijks een Uniform Pensioen Overzicht waarin alle noodzakelijke gegevens staan. Van mijn actieve pensioenen bewaar ik verder wel alle correspondentie. Ik heb, je raadt het al, in mijn archiefdirectory een map ‘Pensioenen’ met een submap per pensioenfonds. Indien nodig maak ik submapjes aan voor bijzondere situaties. Zo heeft mijn map ‘ABP’ een submap voor alle stukken die te maken hebben met de afwikkeling van mijn echtscheiding in relatie tot mijn pensioen.

Persoonlijke informatie

In mijn archiefdirectory is er een aparte map ‘Persoonlijk’. Hierin bewaar ik een scan van mijn paspoort en rijbewijs, en digitale kopieën van bijvoorbeeld mijn testament en de rekening en specificatie van mijn meest recente bril. Ook de scans van mijn diploma’s staan hier. Behalve mijn veterstrikdiploma, die ben ik kwijt. Het gaat alleen om de meest recente versies, als ik een nieuw paspoort haal dan maak ik een nieuwe scan en verwijder ik de oude scan.

Lokale belastingen, waterschap, etcetera

Het gaat dan om vaak woon-gerelateerde zaken als waterschapsbelasting, regionale belasting, afvalstoffenheffingen, riool en dat soort dingen. Dit zijn belastingen die ieder jaar opnieuw worden vastgesteld. Prima dus om dit maar 1 jaar te bewaren, totdat je de volgende ontvangen hebt en er geen openstaande punten meer zijn ten aanzien van de vorige (zoals bijvoorbeeld lopende bezwaren). Ik bewaar de meest recente in mijn map ‘Wonen’, in de submap van mijn huidige adres, met een aparte submap voor elke instantie (bijvoorbeeld ‘Waterschap’ of ‘Regionale Belastinggroep’).

Rekeningen van nutsvoorzieningen en abonnementen

Dit is een brede categorie waaronder ik eigenlijk alles reken waar ik regelmatig voor moet betalen. Energie, water, internet, (mobiele) telefoon, TV, dat soort dingen. Ik bewaar een digitale kopie van het contract. Belangrijker nog is dat ik in mijn digitale agenda altijd een reminder zet van de einddatum en de uiterste opzegdatum van de overeenkomst, zodat ik nooit verrast word door doorlopende abonnementen. De rekeningen bewaar ik eigenlijk niet. Ik kan tegenwoordig overal inloggen en de meest recente downloaden. Een uitzondering maak ik voor energie en water, daarvan bewaar ik wel de eindafrekeningen. Maar dat is vooral om meerjarig te kunnen vergelijken. De meterstanden houd ik elk kwartaal bij in een spreadsheet. En alle regelmatige incasso’s staan in mijn administratiespreadsheet. Als daar iets vreemds gebeurt dan zie ik dat vrijwel meteen.

Als ik ergens mijn contract opzeg, dan denk ik nog wel even na over de informatie die ik nodig heb. Zo bewaar ik altijd een bewijs van opzegging, en ook de laatste factuur.

Verzekeringen

Voor de meeste verzekeringen geldt hetzelfde als voor lokale belastingen. Ze worden ieder jaar opnieuw verlengd met een nieuwe (meestal hogere) premie. Prima dus om dit maar 1 jaar te bewaren, totdat je de volgende ontvangen hebt en er geen openstaande punten meer zijn ten aanzien van de vorige (zoals bijvoorbeeld lopende bezwaren). Ik bewaar de meest recente in mijn map ‘Financiën’, in de submap van de verzekeringsmaatschappij. De gegevens van mijn zorgverzekering bewaar ik in een aparte map ‘Zorg’. Daar heb ik ook een submap voor mijn huisarts, mijn tandarts, de apotheek en andere zorgverstrekkers.

Uitzondering in deze categorie zijn wat mij betreft de levensverzekeringen. Die zou ik qua bewaren eerder als pensioenen behandelen. Ik heb er (gelukkig) geen meer.

Banken en hun informatie

Ook hier is eigenlijk de vraag: wat wil je bewaren? Je kunt heel veel terugvinden in de internetbankieren-omgeving. Ik zorg altijd dat ik een kopie van mijn overeenkomsten in mijn archiefdirectory heb staan. Map ‘Financiën’, submap met de naam van de bank.

Iedere bank heeft een verschillend beleid tot hoe lang terug ze de afschriften digitaal voor je toegankelijk maken. Dat geldt ook voor creditcard-afschriften. Oudere afschriften kun je ook opvragen, maar dan tegen betaling. Ik download de afschriften eigenlijk niet meer. In mijn administratiespreadsheets zit, per jaar geordend, iedere transactie die ik gedaan heb sinds 2003. Die bewaar ik gewoon. Als je dingen van langer geleden terug wilt kunnen zoeken, is het verstandig om elke paar maanden even de meest recente afschriften te downloaden.

Garantiebewijzen en gebruiksaanwijzingen van grote aankopen

Over gebruiksaanwijzingen kan ik kort zijn, die bewaar ik niet meer. Ze gaan weg nadat ik ze doorgelezen heb en mij het apparaat waar ze bij horen eigen heb gemaakt. Als ik ze nodig heb, dan download ik ze van internet. Even zoeken op merk en typenummer. Vaak download ik ze dan wel, en sla ze op in mijn archiefdirectory in de map ‘Handleidingen en Garantie’.

Garantiebewijzen, meestal in combinatie met de factuur, bewaar ik wel. Hier heb ik zelfs nog een papieren mapje voor, waar ik wel elk jaar even doorheen ga. Als ik het betreffende object niet meer bezit of niet meer in gebruik heb dan gaat het garantiebewijs ook weg. Ik ben er nog nooit toegekomen om dit in te scannen. Gelukkig krijg ik steeds vaker de bon en het garantiebewijs per mail toegestuurd. Die bewaar ik dan in mijn archiefdirectory in de map ‘Handleidingen en Garantie’. ook daar ga ik elk jaar even doorheen.

Bij elektrische apparaten maak ik altijd een foto van het typeplaatje met de serienummers zodra ze uit de doos komen. Want als je een apparaat eenmaal geïnstalleerd hebt dan is het vaak een heel gedoe om dat plaatje op de achterkant of onderkant terug te vinden. Ook die foto’s bewaar ik in mijn archiefdirectory in de map ‘Handleidingen en Garantie’.

Aankoopbonnen

Tsja. Sommige mensen bewaren ze allemaal. Om er dan achter te komen dat het op thermisch papier na een paar jaar meestal onleesbaar verbleekt is. En om nou elk bonnetje in te scannen? Voor mij is het eenvoudig, ik koop vrijwel alles online. En krijg dus ook online een factuur. Ik heb in mijn mail een submap ‘Online aankopen’ die teruggaat tot 2003. Daar kan ik het meeste wel terugvinden. Alhoewel er ook heel veel van weg mag. Ik denk dat ik de meeste dingen van meer dan vijf jaar geleden niet meer in mijn bezit heb.

Soms vraagt een verzekering om een bonnetje van een aankoop als je iets claimt. Maar ik kan me niet herinneren ooit iets geclaimd te hebben. Bovendien weet ik, uit mijn eigen werkervaring bij een verzekeringsmaatschappij, dat ze werken met standaardbedragen, die ze dan gewoon uitkeren. Want bijna niemand in Nederland bewaart al z’n bonnetjes.

Hoe moet je dingen bewaren?

Anno 2020 ontvangen we steeds minder papier. Wat mij betreft een goede ontwikkeling, al snap ik ook dat er mensen zijn die een stapel e-mails en digitale documenten minder overzichtelijk vinden dan een stapel papier. Maar ik denk dat de gang naar digitaal vooralsnog onomkeerbaar is, en dat we dus maar beter kunnen leren om goed om te gaan met ‘digitaal’.

Er is geen bewaarplicht voor particulieren, dus je hebt ook een behoorlijke vrijheidsgraad in hoe je de dingen bewaart. Het hoeft echt niet meer op papier. PDF of een foto zijn in de hedendaagse samenleving volstrekt normale vormen van bewaren, en ook voldoende bewijslast. Tenzij je natuurlijk hebt zitten photoshoppen en de tegenpartij een originele versie heeft die anders is dan de jouwe, dan heb je een probleem. Maar dat probleem was er met papieren vervalsingen ook al.

Ik bewaar zelf bijna niets meer op papier, dat is je hiervoor al wel duidelijk geworden. Ik heb nog 1 klapper met 10 tabbladen, maar die zijn niet eens allemaal in gebruik. Er zitten wat documenten in uit het Verre Warme Land, en de originele notariële stukken van mijn echtscheiding, mijn huidige samenlevingsovereenkomst en mijn testament. Verder een tab met mijn duikcertificaten en een tab met mijn vaarbewijzen en andere nautische papieren zoals Marcom-B. Dat is eigenlijk alles. De rest is digitaal. En heel veel is terug te vinden op de websites van de overheid en van je leveranciers. Geen wonder dat ik meer dan 100 accounts in mijn wachtwoordmanager heb staan.

Aanpak

Van die grote stapel papier, die je vast en zeker nog hebt, kan er vast en zeker heel veel weggegooid worden. Dat is echt anders dan toen ik in 2003 begon, toen het bijna onvermijdelijk was om heel veel op papier te bewaren. Ik hoop dat de manier waarop ik het hierboven beschreven heb jou een idee geeft hoe ik afweeg wat ik bewaar en wat ik weggooi. En hoe ik het geordend heb in mijn archiefdirectory op mijn laptop.

Vroeger had niemand een reservekopie van zijn papieren archief. Als je huis afbrandde dan was je alles kwijt. Maar van een digitaal archief kun je heel makkelijk een reservekopie maken. Automatisch of handmatig. Ik maak al back-ups sinds 2003. En misschien overdrijf ik een beetje met twee dubbel uitgevoerde servers op twee locaties. Maar een back-up geeft een gerust gevoel, net als het onder controle hebben van je financiën. Dus zorg voor een back-up naar de cloud of een USB-stick of een externe harddisk. En als je daarmee bezig bent, vergeet niet om jouw financiële spreadsheet van vorige keer ook mee te nemen!

Verder ben ik een grootgebruiker van onze scanner, en maak ik heel veel foto’s met mijn smartphone die in mijn archief belanden. Er zijn ook allerlei, al dan niet gratis, apps voor je smartphone die een document voor je kunnen scannen en omzetten naar PDF. Dat maakt het opbergen van papieren in een digitaal archief een stuk eenvoudiger. Wij hebben ook een papierversnipperaar. Want papier met persoonlijke gegevens gaat hier alleen in hele kleine snippers de deur uit, maar zeker niet in leesbare vorm.

Aan de slag!

Tijd om zelf aan de slag te gaan. Denk eerst even goed na over jouw persoonlijke aanpak. Wil je dingen digitaal bewaren of juist liever op papier? Zorg dat je daarvoor de dingen voorbereid hebt. Een archiefdirectory op je computer, een back-up mogelijkheid. Klappers en tabbladen en een perforator als je dingen op papier op wilt bergen. En een doos voor het oude papier dat weg kan.

Ga nu door al jouw mappen heen, de papieren en de elektronische. Sorteer. Ruim op. Gooi weg. Maak een indeling die bij jouw leven past. En gooi weg wat er weg kan.

Volgende week maandag volgt deel 4 van deze serie. Dan gaan we bekijken hoe we ons financiële leven verder kunnen optimaliseren.

Bewaar jij niet teveel?

4 Comments

  1. Ton Vermond

    Prima artikel. Zelf heb ik ook veel digitaal maar niet zo goed georganiseerd als jou persoontje.
    Ga hier dus mee aan de slag. Bedankt.

  2. Joep

    Fijn artikel ja! Zou je als samenvatting een overzichtje kunnen geven van alle folders die je hebt. Ik ben hier zelf ook al een tijdje mee aan strugglen en ben blij zo weer nieuwe inzichten te krijgen!

    • Geldnerd

      Ik zal komende week eens een lijstje maken.

    • Geldnerd

      >>> = subdirectory

      Financieel\ – hier staan mijn spreadsheets
      >>>Downloads \ – de wekelijkse downloads van mijn bank
      >>>Downloads
      \
      >>>Downloads \
      >>>Downloads \
      >>>Historie\ – hieronder per jaar een subdirectories met bijvoorbeeld de jaaradministratie
      Archief\ – mijn archiefdirectory
      >>>Belastingdienst\ – subdirectory per aangiftejaar
      >>>Contracten\
      >>>Financieel\
      >>>Financieel\\
      >>>Financieel\
      \Afschriften\
      >>>Financieel\
      \Creditcard\
      >>>Financieel\

      >>>Financieel\Verzekeringen\
      >>>Gemeente\
      >>>Gemeente\WOZ\
      >>>Gemeente\Hondenbelasting\
      >>>Handleidingen en Garantiebewijzen\
      >>>Pensioenen\
      >>>Pensioenen\ABP\
      >>>Pensioenen\\
      >>>Pensioenen\\
      >>>Persoonlijk\ – kopie paspoort, rijbewijs, testament, diploma’s
      >>>Salarisbrieven\ – met subdirectories per jaar
      >>>Werkgevers\ – met subdirectory per werkgever
      >>>Wonen\ – met subdirectory per adres
      >>>Wonen\\
      >>>Wonen\
      \Hypotheek\
      >>>Wonen\
      \Energie\
      >>>Wonen\
      \Water\
      >>>Wonen\
      \Waterschap\
      >>>Wonen\
      \
      >>>Wonen\
      \Huurcontract\
      >>>Zorg\
      >>>Zorg\Apotheek\
      >>>Zorg\Huisarts\
      >>>Zorg\Tandarts\
      >>>Zorg\Verzekering\

© 2020 Geldnerd.nl

Theme by Anders NorenUp ↑