Blog over (financieel) bewust leven

Label: scanner

Financiën op orde (4): Jouw methode optimaliseren

Voorlopig alweer het laatste deel van mijn serie blogposts over het op orde brengen van jouw financiën. Het is veel werk om dat vanuit het niets te doen, dat weet ik. Been there, done that… Maar ook het ordenen van mijn gedachten en het uitschrijven ervan kost aardig wat tijd. Ik schat dat er inmiddels 25 – 30 uur werk in de 4 blogposts is gaan zitten. Meer dan een gemiddelde blogpost, dat is zeker. In deel 1 op 2 januari hebben we al onze papieren en mailtjes uitgezocht, het prille begin. In deel 2 hebben we de inkomsten en uitgaven in beeld gebracht met behulp van een eenvoudige spreadsheet in Excel of Calc, die ik stap voor stap met je heb opgebouwd. En in deel 3 hebben we bekeken wat we moeten bewaren en hoe lang, en heb je jouw administratie als het goed is netjes opgeruimd en geordend.

Daarmee ligt er een basis, een fundament. Het begin is er. Nu is het een kwestie van rustig bijhouden en verder uitbouwen. In deze post weer een aantal tips over hoe je het aan kunt pakken. Denk erover na, en kies vooral een aanpak die bij jou past. Onderstaande is ter illustratie, er zijn geen wetten. Hopelijk krijg je hiermee een beter beeld en meer gerust gevoel over jouw financiën!

Vast moment

Het is een persoonlijke voorkeur, maar voor mij werkt een vast wekelijks moment het beste om mijn financiën goed bij te houden. Tweewekelijks mag ook, maandelijks wordt al een beetje tricky. Want dan blijft de post te lang liggen.

Op mijn vaste moment:

  • Download ik de boekingen bij de bank en mijn broker en werk ik mijn spreadsheets bij.
  • Bekijk ik alle financiële post die de afgelopen week is binnengekomen, elektronisch en op papier, en handel ik deze ook af. Als er iets betaald moet worden dan programmeer ik dat voor in internetbankieren, een paar werkdagen voor de uiterste betaaldatum. Als ik iets in moet vullen dan doe ik dat ook. Als ik een actie moet ondernemen dan bereid ik dat voor en plan ik het in mijn agenda. En bij afhandelen hoort ook opruimen, opbergen in het archief, en/of vernietigen.
  • Kijk ik in mijn spreadsheets of alles nog een beetje volgens plan verloopt.
  • Bekijk ik maandelijks hoe groot de komende extra aflossing van de hypotheek moet zijn, en welke aandelentransactie ik ga doen met mijn nieuwe inleg.

Het klinkt misschien als veel werk, maar meer dan een kwartiertje per week kost het me niet. Voor mij is het de zaterdagochtend, net na het opstaan. Met een kopje koffie. Maar kies vooral een moment dat in jouw weekschema past. En plan het in je agenda. Ver vooruit, zonder einddatum.

Vaste plek

In deel 1 heb je al jouw financiële informatie bij elkaar gezocht. Grote kans dat die uit allerlei hoeken en gaten kwam. Dat is niet handig om overzicht te houden. Het handigst is om één plek te kiezen, één kast, waarin je al jouw administratie bewaart. Liefst in de buurt van jouw werkplek, de plek waar je op jouw computer werkt. En zorg ook dat daar jouw postbakje staat (en dat alle post dus daar terechtkomt, en niet rond gaat slingeren in huis). Ik heb één postbakje. Ook op mijn computer heb ik één archiefdirectory, en één financiële directory waar mijn spreadsheets bij elkaar staan.

Een vaste plek helpt enorm om overzicht te houden.

Vaste uitgaven en inkomsten in beeld

Vaste uitgaven en inkomsten zijn alle dingen die maandelijks, tweemaandelijks, per kwartaal of in enige regelmaat verplicht terugkomen. Jaarabonnementen. Maandelijkse uitgaven aan huur, hypotheek, verzekeringen, telefoon, internet, TV, energie, water, noem maar op. Aan de inkomstenkant het salaris, uitkeringen, toeslagen, etcetera. Het is belangrijk om deze in beeld te hebben. Zo weet je welk deel van je inkomen ‘bezet’ is, en wat je overhoudt voor andere dingen.

Hoe ik dit alles op een rijtje zet, kun je zien in mijn Liquiditeitsoverzicht. Dat kun je gratis downloaden.

Bij Geldnerd en Vriendin is het eenvoudig, wij hebben aan de inkomstenkant alleen een regulier salaris dat maandelijks op de 24e binnenkomt (eerder als de 24e in een weekend valt). Maar sommige mensen krijgen tweewekelijks of vierwekelijks betaald. Maar alle vaste lasten hebben wij keurig, per maand gerangschikt, op een rijtje staan. Het overzicht van vaste inkomsten en uitgaven is ook de basis van jouw budget of financieel plan.

Plannen

Eerder heb ik de woorden al een paar keer gebruikt: ‘plannen’ en ‘agenda’. Echt, het helpt!. Als ik op een bepaalde dag contact op wil nemen met een bedrijf vanwege een brief of iets dergelijks, dan plan ik het in mijn agenda. Nadert de uiterste opzegdatum van een contract? Mijn halfjaarlijkse kledingcheck? Het staat in mijn agenda. Op die manier zorg ik ervoor dat dingen me niet verrassen. Vrijwel iedereen heeft een agenda, al dan niet op je smartphone. Het voordeel daarvan is dat je dingen jaren vooruit kunt plannen, dus ook van dat driejarig contract dat in 2023 afloopt.

Zelfs mijn wekelijkse finance-moment staat nog steeds in mijn agenda. Met daarbij eens in de maand de reminder om even te kijken naar de komende extra aflossing en belegging. Ook die staan, je raadt het al, gepland op de dag na binnenkomst van mijn salaris, als mijn automatische overboekingen (ook al ingepland!) hun werk hebben gedaan. Automatisering is er ook om voordeel van te hebben! Het kost minuutjes aan werk en levert jaren van plezier op.

Maar het stopt niet bij de agenda.

Ik heb ook een Eindejaarschecklist. Daar staan alle dingen op die ik moet doen om financieel aan het nieuwe jaar te beginnen, bijvoorbeeld om een nieuwe administratie te starten en een nieuw jaarbudget te maken. Maar er staat ook de actie op om mijn klappers en digitaal archief even door te nemen. Schoon het nieuwe jaar in voelt goed. En in de belastingdirectory staat ook een Belastingchecklist (zie deel 3) waarop ik bijhoud welke jaaroverzichten al binnen zijn en aan welke bijzonderheden, bijvoorbeeld aftrekposten, ik moet denken bij het doen van aangifte. Zodra me iets te binnen schiet zet ik het erbij, zo wordt het risico dat je iets vergeet veel kleiner. Ook dat is plannen.

Verder houd ik een financieel dagboekje bij. Daar schrijf ik in op wat ik verander aan mijn budget en waarom, maar ook bijvoorbeeld welke afspraken ik gemaakt heb met bedrijven en overheidsinstanties, wanneer en met wie. Zo kan ik nog eens terugzoeken wat ik gedaan heb. Op papier werken de agenda en het dagboek natuurlijk ook, maar ik vind elektronisch handiger. De smartphone zorgt ervoor dat ik de gedachte vast kan leggen en/of terug kan zoeken zodra die bij mij opkomt, waar ik ook maar ben.

Elke uitgave is een beslissing

Elke uitgave is een beslissing, soms bewust maar helaas vaak ook onbewust. En daar zit je winst. Door na te denken. Eerder hebben we alle inkomsten en uitgaven op een rijtje gezet in jouw eigen spreadsheet. Dat noemde ik al de basis van het budget. Het laat je zien welk deel van jouw inkomen sowieso elke maand uitgegeven wordt. Maar hier zitten keuzes achter. Heb je al die abonnementen: echt nodig? Kan het goedkoper? Onlangs heb ik nog twee abonnementen opgezegd en daarmee mijn vaste lasten met € 45 per maand verlaagd. Het grote voordeel van het opzeggen van abonnementen of het omschakelen naar goedkopere versies, is dat de besparingen elke maand terugkomen. Ex en ik hadden bijvoorbeeld een afspraak dat we elk één tijdschriftabonnement zouden houden, en dat we uitgaven groter dan € 150 eerst met elkaar zouden overleggen. Dat deed wonderen voor ons spaargeld.

Maar ook uitgaven waar geen abonnement onder zit zijn een keuze. Die dagelijkse koffie bij dat leuke tentje, de lunch in de bedrijfskantine. Allemaal keuzes. Hoe bewust maak jij die? Je kunt zo streng of vrijgevig voor jezelf zijn als je zelf wilt.

Afspraken met jezelf

Als het over financiën gaat heb ik een aantal werkafspraken met mijzelf gemaakt. Ze zijn door de jaren heen ontstaan, maar ik heb ze op een gegeven moment wel uitgeschreven. Ze helpen mij om mijn financiën op orde te houden, en bij grotere financiële beslissingen. De meeste zijn al wel eens langsgekomen in verschillende blogposts.

  • Ik heb een buffer in contant geld die genoeg is om vier maanden van te leven. Op de bufferrekening staan ook de specifieke doelreserveringen uit mijn potjessysteem.
  • Alle salarisverhogingen en meevallers worden gespaard. Jaarlijks worden de bedragen die naar de beleggingsrekening en de buffer gaan hierop ‘herijkt’. Geld wordt aan het werk gezet, niet geconsumeerd.

Vaste methode

Het voorgaande tezamen vormt mijn ‘methode’, Die is echt niet in één keer ontstaan maar door de jaren heen gegroeid, en mijn methode verandert nog elk jaar. Het is absoluut niet de bedoeling dat je deze methode overneemt. Dit werkt voor mij, maar het kan best zijn dat het voor jou helemaal anders werkt. Kopieer dus niet zomaar wat je bij iemand leest of in een ‘cursus met gegarandeerd resultaat’ hoort. Maar ontwikkel jouw eigen methodiek. Die voor jou werkt.

Heb jij nog tips om anderen te helpen hun financiële leven op orde te brengen?

Financiën op orde (3): Hoe lang moet je alles bewaren?

Vandaag alweer deel 3 van onze stappen om jouw financiën op orde te brengen. Deel 1 ging over hoe te beginnen, we hebben al onze papieren en e-mailtjes uitgezocht. En hopelijk heb je, door dat allemaal door te lezen, een goed beeld gekregen van jouw financiële rechten en verplichtingen. In deel 2 hebben we de Inkomsten en Uitgaven in beeld gebracht. In dit derde deel gaan we terug naar de papieren en e-mailtjes van deel 1.

Want als het jou net zo vergaat als mij vroeger, dan heb je veel te veel papier. De eerste 5 jaar van mijn zelfstandige leven bewaarde ik alles wat ik ontving. Omdat ik het niet weg durfde gooien. Ik kon niet inschatten hoe belangrijk het was, dus nam ik het zekere voor het onzekere. Het gekke is dus wel dat ik van de periode daarvoor niets meer bezit. Niet van mijn studies (behalve de diploma’s), en behalve wat foto’s (grotendeels gedigitaliseerd). Het omslagpunt kwam ergens in 2003. Geldnerd en Ex bewaarden alle Belangrijke Papieren (Die We Niet Weg Durfden Te Gooien) in een kast in onze studeerkamer. En die kast was vol. Dus moest er eigenlijk een tweede kast komen. Waar geen plaats voor was. Rond diezelfde tijd waren we ook bewuster met onze financiën aan de slag gegaan. En van het een kwam het ander. Want bij het doorlezen van al die papieren (zie deel 1 van deze serie) realiseerde ik me ook dat ik lang niet alles hoefde te bewaren. En wat er wel bewaard moest worden, hoefde niet op papier. Er kwam dus een scanner, geen nieuwe kast. En de oude kast werd steeds leger.

Ook het NIBUD adviseert om je administratie overzichtelijk in te richten én bij te houden. Mensen die dat doen hebben minder vaak betalingsachterstanden, zien minder vaak een rekening over het hoofd en hebben minder abonnementen waar ze niet meer vanaf wisten. In het artikel hebben ze ook een stappenplan opgenomen. Hieronder neem ik je mee in hoe ik spullen bewaar, zodat je daarna met jouw eigen stapels aan de slag kunt.

Wat moet je bewaren?

Ik maak een onderscheid tussen dingen die bewaard moeten worden en dingen die ik wil bewaren. Voor particulieren geldt er in Nederland geen bewaarplicht. Die geldt er wel voor ondernemers, die moeten hun administratie bewaren. Maar dat ben ik niet. Onderstaande informatie geldt dus alleen voor particulieren.

Geen bewaarplicht? Betekent dit dat je dan zomaar alles weg kunt gooien, gelezen of ongelezen? Theoretisch wel, maar verstandig is dat niet. Er valt echt wel iets te kiezen. Zelf bewaar ik nog steeds teveel. Maar het is 99,9% digitaal en goed geordend, dus heb er geen last van. En ik kan er mooie meerjarige overzichtjes mee produceren voor dit blog. Daarmee praat ik het goed voor mijzelf…

Hieronder gaan we in op de belangrijkste categorieën informatie, en wat er al dan niet verstandig is om te doen.

Belastingdienst

Zo heb jij waarschijnlijk ook jaarlijks te maken met de Belastingdienst. Jij mag tot 5 jaar terug aangifte doen of iets veranderen aan een gedane aangifte, en de Belastingdienst mag dat ook. Dat betekent in elk geval dat je er verstandig aan doet om de stukken die je nodig hebt voor je aangifte (bijvoorbeeld jaaropgaven van je werkgever, je bank, je beleggingen) minimaal 5 jaar te bewaren. Jouw belastingopgave kun je voor die periode altijd terugvinden als je inlogt bij de Belastingdienst. Maar ik sla altijd een PDF op aan het einde van mijn aangifte, die optie geeft de Belastingdienst standaard.

In mijn archiefdirectory heb ik een aparte directory ‘Belastingdienst’. En daaronder een aparte directory per belastingjaar, waar ik alle jaaropgaven bewaar, en alle andere documenten die ik nodig heb/had voor de aangifte (bijvoorbeeld voor aftrekposten). Voor de jaren in het Verre Warme Land zijn dat er best veel. Op deze manier bewaar ik alles handig bij elkaar, net als in een papieren map met tabbladen. In die directory sla ik ook de voorlopige aanslagen en definitieve aanslagen op die de Belastingdienst mij stuurt. Het gaat dan om de PDF-jes die ik download van MijnOverheid. De papieren versie die ze me dan nog vaak nasturen gaat de shredder in.

Overige Overheidsinformatie

Heb je toeslagen? Huur-, zorg-, kinderopvang-toeslag? Kinderbijslag? Ik zou alle stukken maar even bewaren als ik jou was. Zeker zolang als je er recht op hebt, maar ook daarna nog een paar jaar, totdat je zeker weet dat de Belastingdienst er niet meer op terug komt. Dat is over het algemeen als je een definitieve afrekening hebt gehad. Afhankelijk van je voorkeuren krijg je de informatie over toeslagen via de post of digitaal via MijnOverheid. Ook hier is de termijn van 5 jaar een handige vuistregel.

Ook andere overheidsinformatie kun je maar beter bewaren. Dingen als trouwboekjes, geboorteaangiften en dergelijke. Bij de gemeente kun je altijd een afschrift uit het bevolkingsregister opvragen, op de meeste plekken kan dat tegenwoordig gelukkig online. Ik heb ook de originele papieren van mijn echtscheiding nog. Het convenant, en de officiële bevestigingen van de uitspraak en inschrijving in de Burgerlijke Stand. Deze heb ik overigens ook elektronisch, maar om een of andere reden bewaar ik de papieren versies ook nog.

In mijn archiefdirectory is er ook een aparte map voor de ‘Gemeente’. Met daarin onder andere de aanslagen WOZ-belasting per jaar en de informatie over onze bezoekersparkeervergunning. Ook hier een directory per jaar. En ik heb een aparte directory ‘Relaties’. Met daarin aparte submappen voor mijn voormalig huwelijk, de echtscheiding, en het samenlevingscontract met Vriendin.

Wonen

Denk je WOZ, dan denk je wonen. En dat brengt ook papierwinkel met zich mee.

Hypotheekinformatie of huurovereenkomsten, dat zijn dingen om te bewaren. In elk geval zolang als je het huis hebt en/of er nog openstaande punten zijn. Bij de meeste hypotheekverstrekkers kun je dit ook digitaal inzien, maar ik wil voor dat soort zaken niet afhankelijk zijn van derden. We krijgen bijvoorbeeld ook een digitale brief ter bevestiging van elke maandelijkse extra aflossing, maar die gaan gewoon weg. In mijn eigen spreadsheet staat het allemaal veel overzichtelijker bij elkaar. En ook als ik inlog bij mijn hypotheekverstrekker staat alles netjes bij elkaar, met een goede uitleg erbij. Dat is veel handiger dan zelf een stapel papier bewaren.

In mijn archiefdirectory is er een aparte map ‘Wonen’. En in die map een submap voor elk adres waar ik gewoond heb, gewoon straatnaam en huisnummer. En, afhankelijk van de situatie, een aparte submap ‘Huur’ of ‘Hypotheek’. Als je opruimt, dan zou ik de map van je huidige adres en je vorige adres bewaren. Alles van daarvoor kan weg, tenzij er bijvoorbeeld nog niet afgeronde zaken zijn zoals een verzekeringsclaim of ruzie over teveel betaalde huur.

Werken

Mijn archiefdirectory heeft ook een map ‘Werkgevers’. Met daarin, je raadt het al, een aparte submap per werkgever. Daarin bewaar ik een scan van mijn arbeidscontract en alle officiële documenten over functioneren en vertrek. Ook bewaar ik er bijvoorbeeld bewijzen van apparatuur die ik in bruikleen heb (zoals mijn telefoon en laptop) en van declaraties. In principe kan dit allemaal weg voor alle werkgevers behalve mijn huidige. En ik heb ze na vertrek ook altijd wel opgeruimd, maar de basisinformatie per werkgever heb ik nog steeds.

Bij mijn huidige werkgever kan ik mijn hele personeelsdossier, met salarisstrookjes, jaaropgaven en dergelijke, digitaal inzien. Ook voor alle vorige functies die ik bij de Rijksoverheid heb gehad. Toch heb ik alle belangrijke documenten ook gedownload en in mijn eigen archief opgeslagen. Zoals ik eerder al zei, ik wil niet afhankelijk zijn van derden voor de toegang tot mijn informatie.

Salarisbrieven krijg ik al jaren per e-mail. Die sla ik op in mijn archiefdirectory in een aparte map ‘Salarisbrieven’, met ook weer een submap per jaar. Ik gebruik de oude brieven eigenlijk alleen nog als ik lange-termijn overzichten maak voor dit blog, maar het staat me niet in de weg. Ik heb dus alle salarisbrieven nog. Misschien handig als ik ooit nog eens bij het UWV terechtkom en mijn arbeidsverleden aan moet tonen? Maar er is niks aan de hand als je alleen de laatste paar jaren bewaart en de rest weggooit.

Pensioen

Een pensioen is typisch iets van de lange termijn. Want je bouwt het meestal op zolang je werkt en krijgt het daarna uitbetaald tot je dood. Moet je dus maar alles bewaren waar het woord Pensioen op staat?

Nou nee. Beperk je tot alleen jouw actieve pensioenen. Welke dat zijn kun je zien op MijnPensioenoverzicht. En die pensioenfondsen sturen je, als het goed is, jaarlijks een Uniform Pensioen Overzicht waarin alle noodzakelijke gegevens staan. Van mijn actieve pensioenen bewaar ik verder wel alle correspondentie. Ik heb, je raadt het al, in mijn archiefdirectory een map ‘Pensioenen’ met een submap per pensioenfonds. Indien nodig maak ik submapjes aan voor bijzondere situaties. Zo heeft mijn map ‘ABP’ een submap voor alle stukken die te maken hebben met de afwikkeling van mijn echtscheiding in relatie tot mijn pensioen.

Persoonlijke informatie

In mijn archiefdirectory is er een aparte map ‘Persoonlijk’. Hierin bewaar ik een scan van mijn paspoort en rijbewijs, en digitale kopieën van bijvoorbeeld mijn testament en de rekening en specificatie van mijn meest recente bril. Ook de scans van mijn diploma’s staan hier. Behalve mijn veterstrikdiploma, die ben ik kwijt. Het gaat alleen om de meest recente versies, als ik een nieuw paspoort haal dan maak ik een nieuwe scan en verwijder ik de oude scan.

Lokale belastingen, waterschap, etcetera

Het gaat dan om vaak woon-gerelateerde zaken als waterschapsbelasting, regionale belasting, afvalstoffenheffingen, riool en dat soort dingen. Dit zijn belastingen die ieder jaar opnieuw worden vastgesteld. Prima dus om dit maar 1 jaar te bewaren, totdat je de volgende ontvangen hebt en er geen openstaande punten meer zijn ten aanzien van de vorige (zoals bijvoorbeeld lopende bezwaren). Ik bewaar de meest recente in mijn map ‘Wonen’, in de submap van mijn huidige adres, met een aparte submap voor elke instantie (bijvoorbeeld ‘Waterschap’ of ‘Regionale Belastinggroep’).

Rekeningen van nutsvoorzieningen en abonnementen

Dit is een brede categorie waaronder ik eigenlijk alles reken waar ik regelmatig voor moet betalen. Energie, water, internet, (mobiele) telefoon, TV, dat soort dingen. Ik bewaar een digitale kopie van het contract. Belangrijker nog is dat ik in mijn digitale agenda altijd een reminder zet van de einddatum en de uiterste opzegdatum van de overeenkomst, zodat ik nooit verrast word door doorlopende abonnementen. De rekeningen bewaar ik eigenlijk niet. Ik kan tegenwoordig overal inloggen en de meest recente downloaden. Een uitzondering maak ik voor energie en water, daarvan bewaar ik wel de eindafrekeningen. Maar dat is vooral om meerjarig te kunnen vergelijken. De meterstanden houd ik elk kwartaal bij in een spreadsheet. En alle regelmatige incasso’s staan in mijn administratiespreadsheet. Als daar iets vreemds gebeurt dan zie ik dat vrijwel meteen.

Als ik ergens mijn contract opzeg, dan denk ik nog wel even na over de informatie die ik nodig heb. Zo bewaar ik altijd een bewijs van opzegging, en ook de laatste factuur.

Verzekeringen

Voor de meeste verzekeringen geldt hetzelfde als voor lokale belastingen. Ze worden ieder jaar opnieuw verlengd met een nieuwe (meestal hogere) premie. Prima dus om dit maar 1 jaar te bewaren, totdat je de volgende ontvangen hebt en er geen openstaande punten meer zijn ten aanzien van de vorige (zoals bijvoorbeeld lopende bezwaren). Ik bewaar de meest recente in mijn map ‘Financiën’, in de submap van de verzekeringsmaatschappij. De gegevens van mijn zorgverzekering bewaar ik in een aparte map ‘Zorg’. Daar heb ik ook een submap voor mijn huisarts, mijn tandarts, de apotheek en andere zorgverstrekkers.

Uitzondering in deze categorie zijn wat mij betreft de levensverzekeringen. Die zou ik qua bewaren eerder als pensioenen behandelen. Ik heb er (gelukkig) geen meer.

Banken en hun informatie

Ook hier is eigenlijk de vraag: wat wil je bewaren? Je kunt heel veel terugvinden in de internetbankieren-omgeving. Ik zorg altijd dat ik een kopie van mijn overeenkomsten in mijn archiefdirectory heb staan. Map ‘Financiën’, submap met de naam van de bank.

Iedere bank heeft een verschillend beleid tot hoe lang terug ze de afschriften digitaal voor je toegankelijk maken. Dat geldt ook voor creditcard-afschriften. Oudere afschriften kun je ook opvragen, maar dan tegen betaling. Ik download de afschriften eigenlijk niet meer. In mijn administratiespreadsheets zit, per jaar geordend, iedere transactie die ik gedaan heb sinds 2003. Die bewaar ik gewoon. Als je dingen van langer geleden terug wilt kunnen zoeken, is het verstandig om elke paar maanden even de meest recente afschriften te downloaden.

Garantiebewijzen en gebruiksaanwijzingen van grote aankopen

Over gebruiksaanwijzingen kan ik kort zijn, die bewaar ik niet meer. Ze gaan weg nadat ik ze doorgelezen heb en mij het apparaat waar ze bij horen eigen heb gemaakt. Als ik ze nodig heb, dan download ik ze van internet. Even zoeken op merk en typenummer. Vaak download ik ze dan wel, en sla ze op in mijn archiefdirectory in de map ‘Handleidingen en Garantie’.

Garantiebewijzen, meestal in combinatie met de factuur, bewaar ik wel. Hier heb ik zelfs nog een papieren mapje voor, waar ik wel elk jaar even doorheen ga. Als ik het betreffende object niet meer bezit of niet meer in gebruik heb dan gaat het garantiebewijs ook weg. Ik ben er nog nooit toegekomen om dit in te scannen. Gelukkig krijg ik steeds vaker de bon en het garantiebewijs per mail toegestuurd. Die bewaar ik dan in mijn archiefdirectory in de map ‘Handleidingen en Garantie’. ook daar ga ik elk jaar even doorheen.

Bij elektrische apparaten maak ik altijd een foto van het typeplaatje met de serienummers zodra ze uit de doos komen. Want als je een apparaat eenmaal geïnstalleerd hebt dan is het vaak een heel gedoe om dat plaatje op de achterkant of onderkant terug te vinden. Ook die foto’s bewaar ik in mijn archiefdirectory in de map ‘Handleidingen en Garantie’.

Aankoopbonnen

Tsja. Sommige mensen bewaren ze allemaal. Om er dan achter te komen dat het op thermisch papier na een paar jaar meestal onleesbaar verbleekt is. En om nou elk bonnetje in te scannen? Voor mij is het eenvoudig, ik koop vrijwel alles online. En krijg dus ook online een factuur. Ik heb in mijn mail een submap ‘Online aankopen’ die teruggaat tot 2003. Daar kan ik het meeste wel terugvinden. Alhoewel er ook heel veel van weg mag. Ik denk dat ik de meeste dingen van meer dan vijf jaar geleden niet meer in mijn bezit heb.

Soms vraagt een verzekering om een bonnetje van een aankoop als je iets claimt. Maar ik kan me niet herinneren ooit iets geclaimd te hebben. Bovendien weet ik, uit mijn eigen werkervaring bij een verzekeringsmaatschappij, dat ze werken met standaardbedragen, die ze dan gewoon uitkeren. Want bijna niemand in Nederland bewaart al z’n bonnetjes.

Hoe moet je dingen bewaren?

Anno 2020 ontvangen we steeds minder papier. Wat mij betreft een goede ontwikkeling, al snap ik ook dat er mensen zijn die een stapel e-mails en digitale documenten minder overzichtelijk vinden dan een stapel papier. Maar ik denk dat de gang naar digitaal vooralsnog onomkeerbaar is, en dat we dus maar beter kunnen leren om goed om te gaan met ‘digitaal’.

Er is geen bewaarplicht voor particulieren, dus je hebt ook een behoorlijke vrijheidsgraad in hoe je de dingen bewaart. Het hoeft echt niet meer op papier. PDF of een foto zijn in de hedendaagse samenleving volstrekt normale vormen van bewaren, en ook voldoende bewijslast. Tenzij je natuurlijk hebt zitten photoshoppen en de tegenpartij een originele versie heeft die anders is dan de jouwe, dan heb je een probleem. Maar dat probleem was er met papieren vervalsingen ook al.

Ik bewaar zelf bijna niets meer op papier, dat is je hiervoor al wel duidelijk geworden. Ik heb nog 1 klapper met 10 tabbladen, maar die zijn niet eens allemaal in gebruik. Er zitten wat documenten in uit het Verre Warme Land, en de originele notariële stukken van mijn echtscheiding, mijn huidige samenlevingsovereenkomst en mijn testament. Verder een tab met mijn duikcertificaten en een tab met mijn vaarbewijzen en andere nautische papieren zoals Marcom-B. Dat is eigenlijk alles. De rest is digitaal. En heel veel is terug te vinden op de websites van de overheid en van je leveranciers. Geen wonder dat ik meer dan 100 accounts in mijn wachtwoordmanager heb staan.

Aanpak

Van die grote stapel papier, die je vast en zeker nog hebt, kan er vast en zeker heel veel weggegooid worden. Dat is echt anders dan toen ik in 2003 begon, toen het bijna onvermijdelijk was om heel veel op papier te bewaren. Ik hoop dat de manier waarop ik het hierboven beschreven heb jou een idee geeft hoe ik afweeg wat ik bewaar en wat ik weggooi. En hoe ik het geordend heb in mijn archiefdirectory op mijn laptop.

Vroeger had niemand een reservekopie van zijn papieren archief. Als je huis afbrandde dan was je alles kwijt. Maar van een digitaal archief kun je heel makkelijk een reservekopie maken. Automatisch of handmatig. Ik maak al back-ups sinds 2003. En misschien overdrijf ik een beetje met twee dubbel uitgevoerde servers op twee locaties. Maar een back-up geeft een gerust gevoel, net als het onder controle hebben van je financiën. Dus zorg voor een back-up naar de cloud of een USB-stick of een externe harddisk. En als je daarmee bezig bent, vergeet niet om jouw financiële spreadsheet van vorige keer ook mee te nemen!

Verder ben ik een grootgebruiker van onze scanner, en maak ik heel veel foto’s met mijn smartphone die in mijn archief belanden. Er zijn ook allerlei, al dan niet gratis, apps voor je smartphone die een document voor je kunnen scannen en omzetten naar PDF. Dat maakt het opbergen van papieren in een digitaal archief een stuk eenvoudiger. Wij hebben ook een papierversnipperaar. Want papier met persoonlijke gegevens gaat hier alleen in hele kleine snippers de deur uit, maar zeker niet in leesbare vorm.

Aan de slag!

Tijd om zelf aan de slag te gaan. Denk eerst even goed na over jouw persoonlijke aanpak. Wil je dingen digitaal bewaren of juist liever op papier? Zorg dat je daarvoor de dingen voorbereid hebt. Een archiefdirectory op je computer, een back-up mogelijkheid. Klappers en tabbladen en een perforator als je dingen op papier op wilt bergen. En een doos voor het oude papier dat weg kan.

Ga nu door al jouw mappen heen, de papieren en de elektronische. Sorteer. Ruim op. Gooi weg. Maak een indeling die bij jouw leven past. En gooi weg wat er weg kan.

Volgende week maandag volgt deel 4 van deze serie. Dan gaan we bekijken hoe we ons financiële leven verder kunnen optimaliseren.

Bewaar jij niet teveel?

Welke financiële aanpak werkt voor jou?

Wekelijks scan ik honderden blogjes. In Bloglovin volg ik heel veel financiële blogs. Je moet immers op de hoogte blijven van wat de concurrentie doet. Ook ik zoek inspiratie en ideeën, zoals ik hoop met mijn schrijfsels ook anderen te inspireren.

En waar ik sommige bloggers onleesbaar vind schrijven, en er ook niet dol op ben dat sommigen wel erg vaak de commerciële toer op gaan met overduidelijke reclameposts voor bedenkelijke spaar- en beleggingsproducten, zijn er ook bloggers die me echt aan het denken zetten. In december was het J.D. Roth van Get Rich Slowly, die wat mij betreft op hetzelfde niveau zit als die andere ‘Godfather’ van de personal finance beweging, Mr. Money Mustache. Alhoewel Get Rich Slowly vaker publiceert….

Dit keer lukte het J.D. met een blogpost over de verschillende benaderingen die mensen nodig hebben om hun weg te vinden in persoonlijke financiën. Voor sommige mensen werkt het heel erg goed om zich te focussen op het spaarpercentage. Ik ben er daar eentje van. Andere mensen hebben juist weer meer baat bij budgetteren, het maken van een financieel plan, waarbij ze nadenken over de bestemming van hun geld. Voor mensen die bijvoorbeeld schulden hebben, kan het nog weer anders zijn. Persoonlijke financiën heten niet voor niets persoonlijk, ieder heeft z’n eigen aanpak. Wat we gemeenschappelijk hebben is de wil, de wil om ons financiële gedrag te veranderen en op die manier meer vrijheid te verwerven. Vrij van schulden, vrij van de noodzaak om te werken.

Ik merk het ook aan de reacties die ik krijg op mijn blog. Ieder heeft z’n eigen situatie, maar ook dingen die je absoluut wel of niet leuk vindt. Vriendin, die me overigens als eerste wees op de post van Get Rich Slowly, moest grinniken toen J.D. de verschillen beschreef tussen hemzelf en zijn partner. Zijn partner heeft een hekel aan het bijhouden van uitgaven en zal nooit budgetteren. Maar ze heeft ingebouwde zuinigheid. J.D. zelf houdt ervan zijn geld te volgen, is niet van nature zuinig, maar door zijn geld te volgen is hij in staat probleemgebieden te ontdekken en bij te sturen. Dat werkt bij Vriendin en mij net zo!

Het maakt ook dat ik denk dat er niet één aanpak is om je financiën onder controle te krijgen. Wat werkt voor de een, werkt niet voor de ander. Toch worden er online plenty (betaalde) cursussen aangeboden met dit doel. Al dan niet ondersteund met spreadsheets, printbare checklists, en Facebook-groepen waar je elkaar een hart onder de riem kunt steken. Lessen in hapklare brokken en in elke les haal je een voordeeltje van minstens € 100, dat soort dingen. Misschien werkt het voor jou, maar voor mij werkte en werkt het dus niet zo. Ik ga stap voor stap door mijn eigen financiële reis, en maak fouten waar ik bij anderen al over gelezen heb. Maar blijkbaar moet ik ze zelf voelen voordat ik echt mijn gedrag verander, dat is hoe het bij mij werkt.

Gelukkig hoef ik hier geen geld te verdienen, dus ik ga ook zeker geen betaalde cursussen aanbieden. Er staan niet eens ‘affiliate links’ op mijn website, alleen maar gewone linkjes. De enige commerciële uiting is de Google Ad in de rechterbalk, die inkomsten betalen de hosting van mijn site. Zelfs mijn spreadsheets kun je gewoon gratis downloaden, zonder zelfs maar een e-mail adres achter te laten. Ik zou er ook geen geld voor durven vragen. Ik heb ze gebouwd voor mijzelf en ze werken voor mij. Of ze voor jou gaan werken, dat weet ik niet. Dus als ik er dan geld voor vraag zou ik me schuldig voelen.

Toch heb ik de afgelopen jaren, mede door dit blog, veel nagedacht over mijn eigen financiële reis. Over de stappen die ik doorlopen heb. Over hoe ik het aan zou pakken als ik het over kon doen, met de kennis van vandaag. En in deze Kerstperiode heb ik dat uitgeschreven. Noem het geen cursus, eerder een stappenplan. Als ik met de kennis van nu zou beginnen in mijn eigen chaos van 2003, hoe zou ik dat dan aanpakken. In januari ga ik het in een aantal delen publiceren. Gratis. Maar dus ook zonder dingen als een Facebook-groep en zo. Als je dat wilt, dan ga je maar ergens betalen. Aan dat soort dingen doen we hier niet.

Denk jij er wel eens over na om jouw financiële situatie aan te pakken?

Papierstroom

201610-shredderGeldnerd is een minimalist en ook wel een beetje een opruimfreak. Dat zegt Vriendin tenminste. En eigenlijk ben ik dat ook wel met haar eens. Maar ik werd dus wel getriggerd door de recente blog van Bespaarzuinig over hoe zij orde in haar administratie en poststroom houdt.

Mijn situatie is gelukkig iets eenvoudiger, maar ik heb er ook een systeem in. En dat is ook gekoppeld aan mijn voorliefde voor digitaal en papierloos, waar ik eerder over geschreven heb.

Ik heb maar één bakje: af te handelen post. Post die binnenkomt haal ik direct uit de envelop en ik bekijk welke actie nodig is. Reclame en andere onzin (en ook de envelop) gaan meteen weg. Eens per week doe ik de administratie, meestal op zaterdagochtend. Wat niet bewaard hoeft te worden gaat daarna door de shredder heen (privacy is belangrijk). De rest wordt daarna gescand en opgeslagen op de server. Met uiteraard een goede backup. Een enkele keer wordt er iets bewaard in de papieren ordner, maar dat is bijna nooit meer. Ik heb ook maar één ordner, meer heb ik niet nodig. Die ordner is niet eens halfvol. Dat ruimt vanzelf op. En ik heb een mapje met diploma’s.

Steeds meer leveranciers sturen niet eens meer papieren post, maar sturen facturen en dergelijke rechtstreeks per e-mail. Dat handel ik ook iedere zaterdag af, en ook die facturen worden in het elektronisch archief opgeborgen. Dat is nog minder werk. Overal waar ik de keuze krijg, kies ik ook direct voor digitaal.

Hoe ga jij om met de papieren stroom?

Ode aan de scanner

Een aantal jaren geleden hadden we een probleem. De kast in onze studeerkamer was vol. Een rij ordners met Belangrijke Papieren. Facturen, contracten, correspondentie, bankafschriften, van alles en nog wat. Dus er moest een nieuwe kast bijkomen.

Of toch niet? Eigenlijk wilden we helemaal geen extra ruimte opofferen aan nog een kast. Maar toen we door al die papieren heen gingen konden we ook nog niet al te veel weggooien. Ja, wat stapeltjes oude (en al lang betaalde) facturen. Maar dat was het wel.

Op mijn werk waren we destijds bezig met een groot digitaliseringsproject. Het hele papieren archief werd door de scanner heen gedraaid en kwam elektronisch beschikbaar. Zo kwamen we op het idee om dat thuis ook te gaan doen.

Zo gezegd, zo gedaan. Er werd een scanner gekocht (met document-invoer, zodat we niet pagina voor pagina op de scanner hoefden te leggen). En een shredder. Want het project zou natuurlijk pas wat opleveren als we al het gescande papier ook echt de deur uit zouden doen. Dat deden we liefst wel in kleine snippers…

Het was nog best wel een klus. De eerste keer hebben we er een deel van onze kerstvakantie aan opgeofferd. Maar de kast die steeds leger werd (en de vuilniszakken die steeds voller werden) motiveerden ons wel.

Sindsdien is het een kwestie van bijhouden. Dat wordt ook steeds makkelijker, want veel bedrijven en overheden bieden de afgelopen jaren ook de optie aan om je post digitaal te ontvangen. Handig, dat scheelt scannen! Zodra het ergens digitaal kan, doe ik het. Tegenwoordig heb ik bijna geen papier meer in huis. Mijn diploma’s, die wel. En een paar contracten. Het past in één mapje.

Het scan-project zorgde wel voor iets anders. Er moest ook een back-up komen. Want al die gedigitaliseerde papieren kwijtraken leek me nog steeds geen goed idee. Maar over mijn back-up obsessie schrijf ik nog wel een andere keer.

Hoe papierloos ben jij?

© 2020 Geldnerd.nl

Theme by Anders NorenUp ↑