Geldnerd.nl

Blog over (financieel) bewust leven

Tag: scanner

Papierstroom

201610-shredderGeldnerd is een minimalist en ook wel een beetje een opruimfreak. Dat zegt Vriendin tenminste. En eigenlijk ben ik dat ook wel met haar eens. Maar ik werd dus wel getriggerd door de recente blog van Bespaarzuinig over hoe zij orde in haar administratie en poststroom houdt.

Mijn situatie is gelukkig iets eenvoudiger, maar ik heb er ook een systeem in. En dat is ook gekoppeld aan mijn voorliefde voor digitaal en papierloos, waar ik eerder over geschreven heb.

Ik heb maar één bakje: af te handelen post. Post die binnenkomt haal ik direct uit de envelop en ik bekijk welke actie nodig is. Reclame en andere onzin (en ook de envelop) gaan meteen weg. Eens per week doe ik de administratie, meestal op zaterdagochtend. Wat niet bewaard hoeft te worden gaat daarna door de shredder heen (privacy is belangrijk). De rest wordt daarna gescand en opgeslagen op de server. Met uiteraard een goede backup. Een enkele keer wordt er iets bewaard in de papieren ordner, maar dat is bijna nooit meer. Ik heb ook maar één ordner, meer heb ik niet nodig. Die ordner is niet eens halfvol. Dat ruimt vanzelf op. En ik heb een mapje met diploma’s.

Steeds meer leveranciers sturen niet eens meer papieren post, maar sturen facturen en dergelijke rechtstreeks per e-mail. Dat handel ik ook iedere zaterdag af, en ook die facturen worden in het elektronisch archief opgeborgen. Dat is nog minder werk. Overal waar ik de keuze krijg, kies ik ook direct voor digitaal.

Hoe ga jij om met de papieren stroom?

error

Ode aan de scanner

Een aantal jaren geleden hadden we een probleem. De kast in onze studeerkamer was vol. Een rij ordners met Belangrijke Papieren. Facturen, contracten, correspondentie, bankafschriften, van alles en nog wat. Dus er moest een nieuwe kast bijkomen.

Of toch niet? Eigenlijk wilden we helemaal geen extra ruimte opofferen aan nog een kast. Maar toen we door al die papieren heen gingen konden we ook nog niet al te veel weggooien. Ja, wat stapeltjes oude (en al lang betaalde) facturen. Maar dat was het wel.

Op mijn werk waren we destijds bezig met een groot digitaliseringsproject. Het hele papieren archief werd door de scanner heen gedraaid en kwam elektronisch beschikbaar. Zo kwamen we op het idee om dat thuis ook te gaan doen.

Zo gezegd, zo gedaan. Er werd een scanner gekocht (met document-invoer, zodat we niet pagina voor pagina op de scanner hoefden te leggen). En een shredder. Want het project zou natuurlijk pas wat opleveren als we al het gescande papier ook echt de deur uit zouden doen. Dat deden we liefst wel in kleine snippers…

Het was nog best wel een klus. De eerste keer hebben we er een deel van onze kerstvakantie aan opgeofferd. Maar de kast die steeds leger werd (en de vuilniszakken die steeds voller werden) motiveerden ons wel.

Sindsdien is het een kwestie van bijhouden. Dat wordt ook steeds makkelijker, want veel bedrijven en overheden bieden de afgelopen jaren ook de optie aan om je post digitaal te ontvangen. Handig, dat scheelt scannen! Zodra het ergens digitaal kan, doe ik het. Tegenwoordig heb ik bijna geen papier meer in huis. Mijn diploma’s, die wel. En een paar contracten. Het past in één mapje.

Het scan-project zorgde wel voor iets anders. Er moest ook een back-up komen. Want al die gedigitaliseerde papieren kwijtraken leek me nog steeds geen goed idee. Maar over mijn back-up obsessie schrijf ik nog wel een andere keer.

Hoe papierloos ben jij?

error

© 2019 Geldnerd.nl

Theme by Anders NorenUp ↑