Geldnerd.nl

Blog over (financieel) bewust leven

Tag: opruimen (page 1 of 4)

Financiën op orde (4): Jouw methode optimaliseren

Voorlopig alweer het laatste deel van mijn serie blogposts over het op orde brengen van jouw financiën. Het is veel werk om dat vanuit het niets te doen, dat weet ik. Been there, done that… Maar ook het ordenen van mijn gedachten en het uitschrijven ervan kost aardig wat tijd. Ik schat dat er inmiddels 25 – 30 uur werk in de 4 blogposts is gaan zitten. Meer dan een gemiddelde blogpost, dat is zeker. In deel 1 op 2 januari hebben we al onze papieren en mailtjes uitgezocht, het prille begin. In deel 2 hebben we de inkomsten en uitgaven in beeld gebracht met behulp van een eenvoudige spreadsheet in Excel of Calc, die ik stap voor stap met je heb opgebouwd. En in deel 3 hebben we bekeken wat we moeten bewaren en hoe lang, en heb je jouw administratie als het goed is netjes opgeruimd en geordend.

Daarmee ligt er een basis, een fundament. Het begin is er. Nu is het een kwestie van rustig bijhouden en verder uitbouwen. In deze post weer een aantal tips over hoe je het aan kunt pakken. Denk erover na, en kies vooral een aanpak die bij jou past. Onderstaande is ter illustratie, er zijn geen wetten. Hopelijk krijg je hiermee een beter beeld en meer gerust gevoel over jouw financiën!

Vast moment

Het is een persoonlijke voorkeur, maar voor mij werkt een vast wekelijks moment het beste om mijn financiën goed bij te houden. Tweewekelijks mag ook, maandelijks wordt al een beetje tricky. Want dan blijft de post te lang liggen.

Op mijn vaste moment:

  • Download ik de boekingen bij de bank en mijn broker en werk ik mijn spreadsheets bij.
  • Bekijk ik alle financiële post die de afgelopen week is binnengekomen, elektronisch en op papier, en handel ik deze ook af. Als er iets betaald moet worden dan programmeer ik dat voor in internetbankieren, een paar werkdagen voor de uiterste betaaldatum. Als ik iets in moet vullen dan doe ik dat ook. Als ik een actie moet ondernemen dan bereid ik dat voor en plan ik het in mijn agenda. En bij afhandelen hoort ook opruimen, opbergen in het archief, en/of vernietigen.
  • Kijk ik in mijn spreadsheets of alles nog een beetje volgens plan verloopt.
  • Bekijk ik maandelijks hoe groot de komende extra aflossing van de hypotheek moet zijn, en welke aandelentransactie ik ga doen met mijn nieuwe inleg.

Het klinkt misschien als veel werk, maar meer dan een kwartiertje per week kost het me niet. Voor mij is het de zaterdagochtend, net na het opstaan. Met een kopje koffie. Maar kies vooral een moment dat in jouw weekschema past. En plan het in je agenda. Ver vooruit, zonder einddatum.

Vaste plek

In deel 1 heb je al jouw financiële informatie bij elkaar gezocht. Grote kans dat die uit allerlei hoeken en gaten kwam. Dat is niet handig om overzicht te houden. Het handigst is om één plek te kiezen, één kast, waarin je al jouw administratie bewaart. Liefst in de buurt van jouw werkplek, de plek waar je op jouw computer werkt. En zorg ook dat daar jouw postbakje staat (en dat alle post dus daar terechtkomt, en niet rond gaat slingeren in huis). Ik heb één postbakje. Ook op mijn computer heb ik één archiefdirectory, en één financiële directory waar mijn spreadsheets bij elkaar staan.

Een vaste plek helpt enorm om overzicht te houden.

Vaste uitgaven en inkomsten in beeld

Vaste uitgaven en inkomsten zijn alle dingen die maandelijks, tweemaandelijks, per kwartaal of in enige regelmaat verplicht terugkomen. Jaarabonnementen. Maandelijkse uitgaven aan huur, hypotheek, verzekeringen, telefoon, internet, TV, energie, water, noem maar op. Aan de inkomstenkant het salaris, uitkeringen, toeslagen, etcetera. Het is belangrijk om deze in beeld te hebben. Zo weet je welk deel van je inkomen ‘bezet’ is, en wat je overhoudt voor andere dingen.

Hoe ik dit alles op een rijtje zet, kun je zien in mijn Liquiditeitsoverzicht. Dat kun je gratis downloaden.

Bij Geldnerd en Vriendin is het eenvoudig, wij hebben aan de inkomstenkant alleen een regulier salaris dat maandelijks op de 24e binnenkomt (eerder als de 24e in een weekend valt). Maar sommige mensen krijgen tweewekelijks of vierwekelijks betaald. Maar alle vaste lasten hebben wij keurig, per maand gerangschikt, op een rijtje staan. Het overzicht van vaste inkomsten en uitgaven is ook de basis van jouw budget of financieel plan.

Plannen

Eerder heb ik de woorden al een paar keer gebruikt: ‘plannen’ en ‘agenda’. Echt, het helpt!. Als ik op een bepaalde dag contact op wil nemen met een bedrijf vanwege een brief of iets dergelijks, dan plan ik het in mijn agenda. Nadert de uiterste opzegdatum van een contract? Mijn halfjaarlijkse kledingcheck? Het staat in mijn agenda. Op die manier zorg ik ervoor dat dingen me niet verrassen. Vrijwel iedereen heeft een agenda, al dan niet op je smartphone. Het voordeel daarvan is dat je dingen jaren vooruit kunt plannen, dus ook van dat driejarig contract dat in 2023 afloopt.

Zelfs mijn wekelijkse finance-moment staat nog steeds in mijn agenda. Met daarbij eens in de maand de reminder om even te kijken naar de komende extra aflossing en belegging. Ook die staan, je raadt het al, gepland op de dag na binnenkomst van mijn salaris, als mijn automatische overboekingen (ook al ingepland!) hun werk hebben gedaan. Automatisering is er ook om voordeel van te hebben! Het kost minuutjes aan werk en levert jaren van plezier op.

Maar het stopt niet bij de agenda.

Ik heb ook een Eindejaarschecklist. Daar staan alle dingen op die ik moet doen om financieel aan het nieuwe jaar te beginnen, bijvoorbeeld om een nieuwe administratie te starten en een nieuw jaarbudget te maken. Maar er staat ook de actie op om mijn klappers en digitaal archief even door te nemen. Schoon het nieuwe jaar in voelt goed. En in de belastingdirectory staat ook een Belastingchecklist (zie deel 3) waarop ik bijhoud welke jaaroverzichten al binnen zijn en aan welke bijzonderheden, bijvoorbeeld aftrekposten, ik moet denken bij het doen van aangifte. Zodra me iets te binnen schiet zet ik het erbij, zo wordt het risico dat je iets vergeet veel kleiner. Ook dat is plannen.

Verder houd ik een financieel dagboekje bij. Daar schrijf ik in op wat ik verander aan mijn budget en waarom, maar ook bijvoorbeeld welke afspraken ik gemaakt heb met bedrijven en overheidsinstanties, wanneer en met wie. Zo kan ik nog eens terugzoeken wat ik gedaan heb. Op papier werken de agenda en het dagboek natuurlijk ook, maar ik vind elektronisch handiger. De smartphone zorgt ervoor dat ik de gedachte vast kan leggen en/of terug kan zoeken zodra die bij mij opkomt, waar ik ook maar ben.

Elke uitgave is een beslissing

Elke uitgave is een beslissing, soms bewust maar helaas vaak ook onbewust. En daar zit je winst. Door na te denken. Eerder hebben we alle inkomsten en uitgaven op een rijtje gezet in jouw eigen spreadsheet. Dat noemde ik al de basis van het budget. Het laat je zien welk deel van jouw inkomen sowieso elke maand uitgegeven wordt. Maar hier zitten keuzes achter. Heb je al die abonnementen: echt nodig? Kan het goedkoper? Onlangs heb ik nog twee abonnementen opgezegd en daarmee mijn vaste lasten met € 45 per maand verlaagd. Het grote voordeel van het opzeggen van abonnementen of het omschakelen naar goedkopere versies, is dat de besparingen elke maand terugkomen. Ex en ik hadden bijvoorbeeld een afspraak dat we elk één tijdschriftabonnement zouden houden, en dat we uitgaven groter dan € 150 eerst met elkaar zouden overleggen. Dat deed wonderen voor ons spaargeld.

Maar ook uitgaven waar geen abonnement onder zit zijn een keuze. Die dagelijkse koffie bij dat leuke tentje, de lunch in de bedrijfskantine. Allemaal keuzes. Hoe bewust maak jij die? Je kunt zo streng of vrijgevig voor jezelf zijn als je zelf wilt.

Afspraken met jezelf

Als het over financiën gaat heb ik een aantal werkafspraken met mijzelf gemaakt. Ze zijn door de jaren heen ontstaan, maar ik heb ze op een gegeven moment wel uitgeschreven. Ze helpen mij om mijn financiën op orde te houden, en bij grotere financiële beslissingen. De meeste zijn al wel eens langsgekomen in verschillende blogposts.

  • Ik heb een buffer in contant geld die genoeg is om vier maanden van te leven. Op de bufferrekening staan ook de specifieke doelreserveringen uit mijn potjessysteem.
  • Alle salarisverhogingen en meevallers worden gespaard. Jaarlijks worden de bedragen die naar de beleggingsrekening en de buffer gaan hierop ‘herijkt’. Geld wordt aan het werk gezet, niet geconsumeerd.

Vaste methode

Het voorgaande tezamen vormt mijn ‘methode’, Die is echt niet in één keer ontstaan maar door de jaren heen gegroeid, en mijn methode verandert nog elk jaar. Het is absoluut niet de bedoeling dat je deze methode overneemt. Dit werkt voor mij, maar het kan best zijn dat het voor jou helemaal anders werkt. Kopieer dus niet zomaar wat je bij iemand leest of in een ‘cursus met gegarandeerd resultaat’ hoort. Maar ontwikkel jouw eigen methodiek. Die voor jou werkt.

Heb jij nog tips om anderen te helpen hun financiële leven op orde te brengen?

error

Financiën op orde (3): Hoe lang moet je alles bewaren?

Vandaag alweer deel 3 van onze stappen om jouw financiën op orde te brengen. Deel 1 ging over hoe te beginnen, we hebben al onze papieren en e-mailtjes uitgezocht. En hopelijk heb je, door dat allemaal door te lezen, een goed beeld gekregen van jouw financiële rechten en verplichtingen. In deel 2 hebben we de Inkomsten en Uitgaven in beeld gebracht. In dit derde deel gaan we terug naar de papieren en e-mailtjes van deel 1.

Want als het jou net zo vergaat als mij vroeger, dan heb je veel te veel papier. De eerste 5 jaar van mijn zelfstandige leven bewaarde ik alles wat ik ontving. Omdat ik het niet weg durfde gooien. Ik kon niet inschatten hoe belangrijk het was, dus nam ik het zekere voor het onzekere. Het gekke is dus wel dat ik van de periode daarvoor niets meer bezit. Niet van mijn studies (behalve de diploma’s), en behalve wat foto’s (grotendeels gedigitaliseerd). Het omslagpunt kwam ergens in 2003. Geldnerd en Ex bewaarden alle Belangrijke Papieren (Die We Niet Weg Durfden Te Gooien) in een kast in onze studeerkamer. En die kast was vol. Dus moest er eigenlijk een tweede kast komen. Waar geen plaats voor was. Rond diezelfde tijd waren we ook bewuster met onze financiën aan de slag gegaan. En van het een kwam het ander. Want bij het doorlezen van al die papieren (zie deel 1 van deze serie) realiseerde ik me ook dat ik lang niet alles hoefde te bewaren. En wat er wel bewaard moest worden, hoefde niet op papier. Er kwam dus een scanner, geen nieuwe kast. En de oude kast werd steeds leger.

Ook het NIBUD adviseert om je administratie overzichtelijk in te richten én bij te houden. Mensen die dat doen hebben minder vaak betalingsachterstanden, zien minder vaak een rekening over het hoofd en hebben minder abonnementen waar ze niet meer vanaf wisten. In het artikel hebben ze ook een stappenplan opgenomen. Hieronder neem ik je mee in hoe ik spullen bewaar, zodat je daarna met jouw eigen stapels aan de slag kunt.

Wat moet je bewaren?

Ik maak een onderscheid tussen dingen die bewaard moeten worden en dingen die ik wil bewaren. Voor particulieren geldt er in Nederland geen bewaarplicht. Die geldt er wel voor ondernemers, die moeten hun administratie bewaren. Maar dat ben ik niet. Onderstaande informatie geldt dus alleen voor particulieren.

Geen bewaarplicht? Betekent dit dat je dan zomaar alles weg kunt gooien, gelezen of ongelezen? Theoretisch wel, maar verstandig is dat niet. Er valt echt wel iets te kiezen. Zelf bewaar ik nog steeds teveel. Maar het is 99,9% digitaal en goed geordend, dus heb er geen last van. En ik kan er mooie meerjarige overzichtjes mee produceren voor dit blog. Daarmee praat ik het goed voor mijzelf…

Hieronder gaan we in op de belangrijkste categorieën informatie, en wat er al dan niet verstandig is om te doen.

Belastingdienst

Zo heb jij waarschijnlijk ook jaarlijks te maken met de Belastingdienst. Jij mag tot 5 jaar terug aangifte doen of iets veranderen aan een gedane aangifte, en de Belastingdienst mag dat ook. Dat betekent in elk geval dat je er verstandig aan doet om de stukken die je nodig hebt voor je aangifte (bijvoorbeeld jaaropgaven van je werkgever, je bank, je beleggingen) minimaal 5 jaar te bewaren. Jouw belastingopgave kun je voor die periode altijd terugvinden als je inlogt bij de Belastingdienst. Maar ik sla altijd een PDF op aan het einde van mijn aangifte, die optie geeft de Belastingdienst standaard.

In mijn archiefdirectory heb ik een aparte directory ‘Belastingdienst’. En daaronder een aparte directory per belastingjaar, waar ik alle jaaropgaven bewaar, en alle andere documenten die ik nodig heb/had voor de aangifte (bijvoorbeeld voor aftrekposten). Voor de jaren in het Verre Warme Land zijn dat er best veel. Op deze manier bewaar ik alles handig bij elkaar, net als in een papieren map met tabbladen. In die directory sla ik ook de voorlopige aanslagen en definitieve aanslagen op die de Belastingdienst mij stuurt. Het gaat dan om de PDF-jes die ik download van MijnOverheid. De papieren versie die ze me dan nog vaak nasturen gaat de shredder in.

Overige Overheidsinformatie

Heb je toeslagen? Huur-, zorg-, kinderopvang-toeslag? Kinderbijslag? Ik zou alle stukken maar even bewaren als ik jou was. Zeker zolang als je er recht op hebt, maar ook daarna nog een paar jaar, totdat je zeker weet dat de Belastingdienst er niet meer op terug komt. Dat is over het algemeen als je een definitieve afrekening hebt gehad. Afhankelijk van je voorkeuren krijg je de informatie over toeslagen via de post of digitaal via MijnOverheid. Ook hier is de termijn van 5 jaar een handige vuistregel.

Ook andere overheidsinformatie kun je maar beter bewaren. Dingen als trouwboekjes, geboorteaangiften en dergelijke. Bij de gemeente kun je altijd een afschrift uit het bevolkingsregister opvragen, op de meeste plekken kan dat tegenwoordig gelukkig online. Ik heb ook de originele papieren van mijn echtscheiding nog. Het convenant, en de officiële bevestigingen van de uitspraak en inschrijving in de Burgerlijke Stand. Deze heb ik overigens ook elektronisch, maar om een of andere reden bewaar ik de papieren versies ook nog.

In mijn archiefdirectory is er ook een aparte map voor de ‘Gemeente’. Met daarin onder andere de aanslagen WOZ-belasting per jaar en de informatie over onze bezoekersparkeervergunning. Ook hier een directory per jaar. En ik heb een aparte directory ‘Relaties’. Met daarin aparte submappen voor mijn voormalig huwelijk, de echtscheiding, en het samenlevingscontract met Vriendin.

Wonen

Denk je WOZ, dan denk je wonen. En dat brengt ook papierwinkel met zich mee.

Hypotheekinformatie of huurovereenkomsten, dat zijn dingen om te bewaren. In elk geval zolang als je het huis hebt en/of er nog openstaande punten zijn. Bij de meeste hypotheekverstrekkers kun je dit ook digitaal inzien, maar ik wil voor dat soort zaken niet afhankelijk zijn van derden. We krijgen bijvoorbeeld ook een digitale brief ter bevestiging van elke maandelijkse extra aflossing, maar die gaan gewoon weg. In mijn eigen spreadsheet staat het allemaal veel overzichtelijker bij elkaar. En ook als ik inlog bij mijn hypotheekverstrekker staat alles netjes bij elkaar, met een goede uitleg erbij. Dat is veel handiger dan zelf een stapel papier bewaren.

In mijn archiefdirectory is er een aparte map ‘Wonen’. En in die map een submap voor elk adres waar ik gewoond heb, gewoon straatnaam en huisnummer. En, afhankelijk van de situatie, een aparte submap ‘Huur’ of ‘Hypotheek’. Als je opruimt, dan zou ik de map van je huidige adres en je vorige adres bewaren. Alles van daarvoor kan weg, tenzij er bijvoorbeeld nog niet afgeronde zaken zijn zoals een verzekeringsclaim of ruzie over teveel betaalde huur.

Werken

Mijn archiefdirectory heeft ook een map ‘Werkgevers’. Met daarin, je raadt het al, een aparte submap per werkgever. Daarin bewaar ik een scan van mijn arbeidscontract en alle officiële documenten over functioneren en vertrek. Ook bewaar ik er bijvoorbeeld bewijzen van apparatuur die ik in bruikleen heb (zoals mijn telefoon en laptop) en van declaraties. In principe kan dit allemaal weg voor alle werkgevers behalve mijn huidige. En ik heb ze na vertrek ook altijd wel opgeruimd, maar de basisinformatie per werkgever heb ik nog steeds.

Bij mijn huidige werkgever kan ik mijn hele personeelsdossier, met salarisstrookjes, jaaropgaven en dergelijke, digitaal inzien. Ook voor alle vorige functies die ik bij de Rijksoverheid heb gehad. Toch heb ik alle belangrijke documenten ook gedownload en in mijn eigen archief opgeslagen. Zoals ik eerder al zei, ik wil niet afhankelijk zijn van derden voor de toegang tot mijn informatie.

Salarisbrieven krijg ik al jaren per e-mail. Die sla ik op in mijn archiefdirectory in een aparte map ‘Salarisbrieven’, met ook weer een submap per jaar. Ik gebruik de oude brieven eigenlijk alleen nog als ik lange-termijn overzichten maak voor dit blog, maar het staat me niet in de weg. Ik heb dus alle salarisbrieven nog. Misschien handig als ik ooit nog eens bij het UWV terechtkom en mijn arbeidsverleden aan moet tonen? Maar er is niks aan de hand als je alleen de laatste paar jaren bewaart en de rest weggooit.

Pensioen

Een pensioen is typisch iets van de lange termijn. Want je bouwt het meestal op zolang je werkt en krijgt het daarna uitbetaald tot je dood. Moet je dus maar alles bewaren waar het woord Pensioen op staat?

Nou nee. Beperk je tot alleen jouw actieve pensioenen. Welke dat zijn kun je zien op MijnPensioenoverzicht. En die pensioenfondsen sturen je, als het goed is, jaarlijks een Uniform Pensioen Overzicht waarin alle noodzakelijke gegevens staan. Van mijn actieve pensioenen bewaar ik verder wel alle correspondentie. Ik heb, je raadt het al, in mijn archiefdirectory een map ‘Pensioenen’ met een submap per pensioenfonds. Indien nodig maak ik submapjes aan voor bijzondere situaties. Zo heeft mijn map ‘ABP’ een submap voor alle stukken die te maken hebben met de afwikkeling van mijn echtscheiding in relatie tot mijn pensioen.

Persoonlijke informatie

In mijn archiefdirectory is er een aparte map ‘Persoonlijk’. Hierin bewaar ik een scan van mijn paspoort en rijbewijs, en digitale kopieën van bijvoorbeeld mijn testament en de rekening en specificatie van mijn meest recente bril. Ook de scans van mijn diploma’s staan hier. Behalve mijn veterstrikdiploma, die ben ik kwijt. Het gaat alleen om de meest recente versies, als ik een nieuw paspoort haal dan maak ik een nieuwe scan en verwijder ik de oude scan.

Lokale belastingen, waterschap, etcetera

Het gaat dan om vaak woon-gerelateerde zaken als waterschapsbelasting, regionale belasting, afvalstoffenheffingen, riool en dat soort dingen. Dit zijn belastingen die ieder jaar opnieuw worden vastgesteld. Prima dus om dit maar 1 jaar te bewaren, totdat je de volgende ontvangen hebt en er geen openstaande punten meer zijn ten aanzien van de vorige (zoals bijvoorbeeld lopende bezwaren). Ik bewaar de meest recente in mijn map ‘Wonen’, in de submap van mijn huidige adres, met een aparte submap voor elke instantie (bijvoorbeeld ‘Waterschap’ of ‘Regionale Belastinggroep’).

Rekeningen van nutsvoorzieningen en abonnementen

Dit is een brede categorie waaronder ik eigenlijk alles reken waar ik regelmatig voor moet betalen. Energie, water, internet, (mobiele) telefoon, TV, dat soort dingen. Ik bewaar een digitale kopie van het contract. Belangrijker nog is dat ik in mijn digitale agenda altijd een reminder zet van de einddatum en de uiterste opzegdatum van de overeenkomst, zodat ik nooit verrast word door doorlopende abonnementen. De rekeningen bewaar ik eigenlijk niet. Ik kan tegenwoordig overal inloggen en de meest recente downloaden. Een uitzondering maak ik voor energie en water, daarvan bewaar ik wel de eindafrekeningen. Maar dat is vooral om meerjarig te kunnen vergelijken. De meterstanden houd ik elk kwartaal bij in een spreadsheet. En alle regelmatige incasso’s staan in mijn administratiespreadsheet. Als daar iets vreemds gebeurt dan zie ik dat vrijwel meteen.

Als ik ergens mijn contract opzeg, dan denk ik nog wel even na over de informatie die ik nodig heb. Zo bewaar ik altijd een bewijs van opzegging, en ook de laatste factuur.

Verzekeringen

Voor de meeste verzekeringen geldt hetzelfde als voor lokale belastingen. Ze worden ieder jaar opnieuw verlengd met een nieuwe (meestal hogere) premie. Prima dus om dit maar 1 jaar te bewaren, totdat je de volgende ontvangen hebt en er geen openstaande punten meer zijn ten aanzien van de vorige (zoals bijvoorbeeld lopende bezwaren). Ik bewaar de meest recente in mijn map ‘Financiën’, in de submap van de verzekeringsmaatschappij. De gegevens van mijn zorgverzekering bewaar ik in een aparte map ‘Zorg’. Daar heb ik ook een submap voor mijn huisarts, mijn tandarts, de apotheek en andere zorgverstrekkers.

Uitzondering in deze categorie zijn wat mij betreft de levensverzekeringen. Die zou ik qua bewaren eerder als pensioenen behandelen. Ik heb er (gelukkig) geen meer.

Banken en hun informatie

Ook hier is eigenlijk de vraag: wat wil je bewaren? Je kunt heel veel terugvinden in de internetbankieren-omgeving. Ik zorg altijd dat ik een kopie van mijn overeenkomsten in mijn archiefdirectory heb staan. Map ‘Financiën’, submap met de naam van de bank.

Iedere bank heeft een verschillend beleid tot hoe lang terug ze de afschriften digitaal voor je toegankelijk maken. Dat geldt ook voor creditcard-afschriften. Oudere afschriften kun je ook opvragen, maar dan tegen betaling. Ik download de afschriften eigenlijk niet meer. In mijn administratiespreadsheets zit, per jaar geordend, iedere transactie die ik gedaan heb sinds 2003. Die bewaar ik gewoon. Als je dingen van langer geleden terug wilt kunnen zoeken, is het verstandig om elke paar maanden even de meest recente afschriften te downloaden.

Garantiebewijzen en gebruiksaanwijzingen van grote aankopen

Over gebruiksaanwijzingen kan ik kort zijn, die bewaar ik niet meer. Ze gaan weg nadat ik ze doorgelezen heb en mij het apparaat waar ze bij horen eigen heb gemaakt. Als ik ze nodig heb, dan download ik ze van internet. Even zoeken op merk en typenummer. Vaak download ik ze dan wel, en sla ze op in mijn archiefdirectory in de map ‘Handleidingen en Garantie’.

Garantiebewijzen, meestal in combinatie met de factuur, bewaar ik wel. Hier heb ik zelfs nog een papieren mapje voor, waar ik wel elk jaar even doorheen ga. Als ik het betreffende object niet meer bezit of niet meer in gebruik heb dan gaat het garantiebewijs ook weg. Ik ben er nog nooit toegekomen om dit in te scannen. Gelukkig krijg ik steeds vaker de bon en het garantiebewijs per mail toegestuurd. Die bewaar ik dan in mijn archiefdirectory in de map ‘Handleidingen en Garantie’. ook daar ga ik elk jaar even doorheen.

Bij elektrische apparaten maak ik altijd een foto van het typeplaatje met de serienummers zodra ze uit de doos komen. Want als je een apparaat eenmaal geïnstalleerd hebt dan is het vaak een heel gedoe om dat plaatje op de achterkant of onderkant terug te vinden. Ook die foto’s bewaar ik in mijn archiefdirectory in de map ‘Handleidingen en Garantie’.

Aankoopbonnen

Tsja. Sommige mensen bewaren ze allemaal. Om er dan achter te komen dat het op thermisch papier na een paar jaar meestal onleesbaar verbleekt is. En om nou elk bonnetje in te scannen? Voor mij is het eenvoudig, ik koop vrijwel alles online. En krijg dus ook online een factuur. Ik heb in mijn mail een submap ‘Online aankopen’ die teruggaat tot 2003. Daar kan ik het meeste wel terugvinden. Alhoewel er ook heel veel van weg mag. Ik denk dat ik de meeste dingen van meer dan vijf jaar geleden niet meer in mijn bezit heb.

Soms vraagt een verzekering om een bonnetje van een aankoop als je iets claimt. Maar ik kan me niet herinneren ooit iets geclaimd te hebben. Bovendien weet ik, uit mijn eigen werkervaring bij een verzekeringsmaatschappij, dat ze werken met standaardbedragen, die ze dan gewoon uitkeren. Want bijna niemand in Nederland bewaart al z’n bonnetjes.

Hoe moet je dingen bewaren?

Anno 2020 ontvangen we steeds minder papier. Wat mij betreft een goede ontwikkeling, al snap ik ook dat er mensen zijn die een stapel e-mails en digitale documenten minder overzichtelijk vinden dan een stapel papier. Maar ik denk dat de gang naar digitaal vooralsnog onomkeerbaar is, en dat we dus maar beter kunnen leren om goed om te gaan met ‘digitaal’.

Er is geen bewaarplicht voor particulieren, dus je hebt ook een behoorlijke vrijheidsgraad in hoe je de dingen bewaart. Het hoeft echt niet meer op papier. PDF of een foto zijn in de hedendaagse samenleving volstrekt normale vormen van bewaren, en ook voldoende bewijslast. Tenzij je natuurlijk hebt zitten photoshoppen en de tegenpartij een originele versie heeft die anders is dan de jouwe, dan heb je een probleem. Maar dat probleem was er met papieren vervalsingen ook al.

Ik bewaar zelf bijna niets meer op papier, dat is je hiervoor al wel duidelijk geworden. Ik heb nog 1 klapper met 10 tabbladen, maar die zijn niet eens allemaal in gebruik. Er zitten wat documenten in uit het Verre Warme Land, en de originele notariële stukken van mijn echtscheiding, mijn huidige samenlevingsovereenkomst en mijn testament. Verder een tab met mijn duikcertificaten en een tab met mijn vaarbewijzen en andere nautische papieren zoals Marcom-B. Dat is eigenlijk alles. De rest is digitaal. En heel veel is terug te vinden op de websites van de overheid en van je leveranciers. Geen wonder dat ik meer dan 100 accounts in mijn wachtwoordmanager heb staan.

Aanpak

Van die grote stapel papier, die je vast en zeker nog hebt, kan er vast en zeker heel veel weggegooid worden. Dat is echt anders dan toen ik in 2003 begon, toen het bijna onvermijdelijk was om heel veel op papier te bewaren. Ik hoop dat de manier waarop ik het hierboven beschreven heb jou een idee geeft hoe ik afweeg wat ik bewaar en wat ik weggooi. En hoe ik het geordend heb in mijn archiefdirectory op mijn laptop.

Vroeger had niemand een reservekopie van zijn papieren archief. Als je huis afbrandde dan was je alles kwijt. Maar van een digitaal archief kun je heel makkelijk een reservekopie maken. Automatisch of handmatig. Ik maak al back-ups sinds 2003. En misschien overdrijf ik een beetje met twee dubbel uitgevoerde servers op twee locaties. Maar een back-up geeft een gerust gevoel, net als het onder controle hebben van je financiën. Dus zorg voor een back-up naar de cloud of een USB-stick of een externe harddisk. En als je daarmee bezig bent, vergeet niet om jouw financiële spreadsheet van vorige keer ook mee te nemen!

Verder ben ik een grootgebruiker van onze scanner, en maak ik heel veel foto’s met mijn smartphone die in mijn archief belanden. Er zijn ook allerlei, al dan niet gratis, apps voor je smartphone die een document voor je kunnen scannen en omzetten naar PDF. Dat maakt het opbergen van papieren in een digitaal archief een stuk eenvoudiger. Wij hebben ook een papierversnipperaar. Want papier met persoonlijke gegevens gaat hier alleen in hele kleine snippers de deur uit, maar zeker niet in leesbare vorm.

Aan de slag!

Tijd om zelf aan de slag te gaan. Denk eerst even goed na over jouw persoonlijke aanpak. Wil je dingen digitaal bewaren of juist liever op papier? Zorg dat je daarvoor de dingen voorbereid hebt. Een archiefdirectory op je computer, een back-up mogelijkheid. Klappers en tabbladen en een perforator als je dingen op papier op wilt bergen. En een doos voor het oude papier dat weg kan.

Ga nu door al jouw mappen heen, de papieren en de elektronische. Sorteer. Ruim op. Gooi weg. Maak een indeling die bij jouw leven past. En gooi weg wat er weg kan.

Volgende week maandag volgt deel 4 van deze serie. Dan gaan we bekijken hoe we ons financiële leven verder kunnen optimaliseren.

Bewaar jij niet teveel?

error

Financiën op orde (2): Inkomsten en Uitgaven in beeld

Afgelopen week hebben we een begin gemaakt met het op orde brengen van onze financiën. Heel simpel. door eerst maar eens alle informatie bij elkaar te zoeken die er thuis rondslingert, en die te sorteren. In dit tweede deel zet ik op een rijtje hoe je zicht kunt krijgen op jouw inkomsten en uitgaven.

Dat werkt het makkelijkste als je een computer hebt, met daarop Excel (Microsoft Office, betaald), Calc (LibreOffice, gratis) of iets dergelijks. Op papier kan het ook, maar dat is iets meer werk. Mijn advies zou zijn om, als je geen Excel hebt, LibreOffice te downloaden en installeren op jouw computer. Dan heb je in één keer alles wat je nodig hebt om jouw financiën helemaal geautomatiseerd bij te houden. Je leest deze blog waarschijnlijk ook op een computer, dus dat moet geen probleem zijn toch? Ik neem je stap voor stap mee!

Stap 1: Downloaden van jouw banktransacties

De eerste vraag is bij welke bank je jouw bankzaken doet. Het belangrijkste is de bank waar je salaris of uitkering en/of toeslagen binnenkomen, en waarvandaan je de meeste betalingen doet. Zoek je pasje en reader om in te loggen, of wat je ook maar nodig hebt, en ga naar de website van jouw bank. Log in en ga naar de internetbankieren-omgeving.

Daar ga je op zoek naar de plek waar je jouw transacties kunt downloaden. Probeer de transacties van een zo lang mogelijke periode te downloaden, bijvoorbeeld vanaf 1 januari 2019. Je hebt dan veel data om mee te werken, dat geeft je het beste inzicht. Bij de Rabobank kan ik mijn data tot 8 jaar terug in één bestand downloaden, bij ABN ‘maar’ 18 maanden. Een jaar is zeker genoeg om een goed eerste beeld te krijgen van jouw huidige financiële situatie. Maar download wat je kunt, dan kun je altijd op een later moment nog eens verder terugkijken.

  • Bij de Rabobank vind je dit onder (rechterkolom) ‘Zelf regelen | Betaal- en spaarrekening | Download transacties / afschrift’. Kies dan voor ‘Aangepast Overzicht rekening(en) | Specifieke datum reeks’.
  • Bij de ABN AMRO bij (bovenaan) ‘Zelf regelen | Bij- en afschrijvingen downloaden’. Kies hier ‘Selecteer periode’ en vul als ‘Begin’ in 01-01-2019, ‘Einde’ gisteren. Kies ook nog even het juiste ‘Formaat’ TXT.
  • Voor ING weet ik het niet precies, daar bankier ik niet. Volgens hun website vind je het in MijnING onder ‘Service | af- en bijschrijvingen downloaden’

Ook de andere banken bieden vergelijkbare opties. Het bestand wordt in jouw ‘Downloads’ directory geplaatst.

Stap 2: Inlezen van jouw transacties in Excel of Calc

Nu is het tijd geworden om aan de slag te gaan met jouw transacties. We gaan het bestand, dat je zojuist gedownload hebt, dus inlezen in een spreadsheet. Ik leg het je uit voor Microsoft Excel en voor LibreOffice Calc.

  • In Calc ga je naar ‘Bestand | Openen’ en zoek je jouw Downloads directory. Kies daar het bestand dat je van jouw bank gedownload hebt. Waarschijnlijk krijg je dan een ‘Tekstimport’ venster dat je helpt om het bestand netjes in te lezen, je kunt gewoon op ‘OK’ klikken.
  • In Excel is het iets ingewikkelder, die wil eigenlijk alleen maar eigen bestanden inlezen…. Kies ‘Bestand | Openen | Bladeren’ en zoek jouw Downloads directory. Kies dan rechtsonder in het venster dat verschijnt, naast Bestandsnaam, voor het bestandstype dat je gedownload hebt bij jouw bank. Meestal is dat het type ‘Tekstbestanden (*.prn; *.txt; *.csv)’ en kies vervolgens in het venster het bestand dat je van jouw bank gedownload hebt.

NB: Als je een CSV-bestand van de Rabobank hebt gedownload: Ga eerst naar jouw Downloads directory, en zoek het bestand dat je gedownload hebt. Verander de extensie ‘.CSV’ in ‘.TXT’. Dan kun je de stap hiervoor uitvoeren. Excel heeft moeite met CSV-bestanden. Kies tijdens het importeren de ‘komma’ als scheidingsteken, dan wordt het bestand op de juiste wijze in kolommen gesplitst.

Als het goed is heb je, na het doorlopen van de vorige stappen, een spreadsheet op jouw scherm staan. Daar zie je al jouw bankboekingen. Iedere regel is een boeking, en in de kolommen zie je de informatie per boeking. Van welke rekening afkomstig, naar welke rekening, het bedrag, de partij waar het geld naar toe gaat of van afkomstig is, en de omschrijving. En nog een aantal andere gegevens, afhankelijk van de bank waar je jouw bestand gedownload hebt. Vaak bevat de eerste regel van het bestand een omschrijving van wat je ziet in de betreffende kolom.

Linksonder zie je nog een label met daarop de bestandsnaam die je geïmporteerd hebt, die is overgenomen als naam van het huidige werkblad. Dubbelklik erop, en verander de naam in ‘Transacties’. Dat maakt het vervolg een stukje eenvoudiger.

Stap 3: Opslaan!

Voordat we verder gaan, slaan we het stand even op onder een andere naam en bestandstype, als spreadsheet. Kies voor ‘Bestand | Opslaan als’ en kies in Calc het bestandstype ODS, en XLSX voor Excel. Gebruik bijvoorbeeld ‘Boekhouding v1’ als naam (maar je kunt natuurlijk elke naam kiezen die je zelf wilt).

Stap 4: Categorieën

Nu begint het leuke werk! Je hebt als het goed is een behoorlijk lange lijst met banktransacties. Daar kun je op verschillende manieren doorheen gaan. Er zit even handmatig werk aan vast, welke aanpak je ook kiest. Maar het is meer dan de moeite waard. Scroll er eerst maar eens doorheen, horizontaal en verticaal. Dan krijg je een beeld van wat er in de verschillende kolommen staat, en vallen je misschien ook al wat bijzondere transacties op.

Als eerste moet je nu een indeling verzinnen. Het gaat erom dat je de uitgaven (en inkomsten) indeelt in categorieën die bij jouw leven passen. Druk onderaan naast het label ‘Transacties op de ‘+’ (het plus-teken). Er komt dan een tweede, leeg, werkblad bij in de spreadsheet. Dubbelklik op de tekst ‘Blad2’ linksonder, en hernoem het werkblad naar ‘Soorten’.

Om het je makkelijk te maken kun je hier een voorbeeldbestand downloaden. Het bevat enkele werkbladen met een voorbeeld indeling. Eentje is heel simpel, dat is de indeling die ik gebruikte toen ik in 2003 voor het eerst deze analyse maakte. De tweede is veel uitgebreider, en is ongeveer de indeling die ik nu gebruikt. Er is geen goed of slecht, het belangrijkste is dat je een indeling kiest die bij jouw leven past. Heb je een huurhuis, dan heb je geen categorie voor de hypotheek nodig. Heb je kinderen, dan heb je waarschijnlijk een categorie voor de kinderopvang nodig.

Mijn advies is om eenvoudig te beginnen, met niet teveel categorieën. We werken van een grof naar een fijn beeld toe. Ik heb zelf ook pas na jaren een uitgebreid schema in gebruik genomen.

In de voorbeelden zie je voor elke categorie een nummertje staan. Dat is belangrijk, want daarmee gaan we jouw analyse een stuk makkelijker maken. Gebruik het tweede werkblad nu om jouw eigen lijst met categorieën te maken, die past bij jouw leven. Zet in de eerste kolom een nummer, en daarachter in de tweede kolom de omschrijving. Bijvoorbeeld in cel A1 het nummer 1000, en in cel B1 als omschrijving ‘Huur woning’. Je kunt natuurlijk ook putten uit het voorbeeldbestand! Gewoon kopiëren (Control-C) en plakken (Control-V). En vergeet je niet om tussendoor af en toe even op Control-S te drukken? Dan wordt jouw spreadsheet opgeslagen. Want het zou zonde zijn als je al dat denkwerk kwijtraakt.

En vergeet ook je inkomsten niet! Ook hiervoor maak je een lijstje. Bijvoorbeeld je salaris of uitkering, de zorgtoeslag, de kinderopvangtoeslag. Jouw soorten die bij jouw leven passen.

Stap 5: Categoriseren

Je hebt nu een spreadsheet met twee werkbladen. De ene heet ‘Transacties’ en bevat een lijst met al jouw banktransacties. De tweede heet ‘Soorten’, en bevat twee kolommen. In de eerste heb je elke regel een nummer gegeven. In de tweede kolom staat de omschrijving van de kostencategorie die bij dat nummer hoort.

Voor de volgende stap is het handig als je een printje naast je hebt liggen hebt van al jouw kostensoorten, het tweede werkblad. Zonder kan ook, maar dan moet je heel veel heen en weer schakelen tussen de twee werkbladen.

We gaan nu naar het werkblad ‘Transacties’. Daar selecteer je kolom A, door op het grijze vlakje boven de kolom te klikken. De hele kolom wordt dan geselecteerd. Vervolgens druk je op Control-+ (het ‘plus’ teken) en er verschijnt een lege kolom A. Alle bestaande kolommen schuiven er eentje op naar rechts.

En dan begint het echte werk. Bij iedere boeking kijk je waar het over gaat. Is het je hypotheek, dan typ je in kolom A het nummer dat je op werkblad ‘Soorten’ voor hypotheekuitgaven hebt opgenomen. Zijn het de wekelijkse boodschappen bij jouw supermarkt, dan typ je het nummer voor boodschappen. Enzovoorts. Zelf heb ik in 2018 en 2019 ongeveer 900 banktransacties per jaar in mijn administratie, dus je bent er wel even mee bezig. Maar al gauw zul je merken dat je patronen ziet. Je hypotheek of huur komt maandelijks terug. De boodschappen wekelijks of vaker. Je haalt regelmatig een koffie bij dat ene tentje, koopt een lunch op kantoor. Juli gaat al sneller dan januari, en als je aan de boekingen van december toe bent gaat 90% al vanzelf.

Het kan voorkomen dat je een transactie tegenkomt die echt in geen enkele categorie past die je hebt aangemaakt. Dat is niet erg. Maak gewoon een extra categorie aan. Mijn eigen schema was zeker niet in één keer perfect, ik heb er een paar jaar over gedaan voordat ik uitkwam bij het schema dat ik nu al jaren gebruik. Het schema kan ook veranderen als je leven verandert.

Stap 6: De magie van SOM.ALS en Sorteren

Je hebt nu een lijst met transacties, waarbij voor elke transactie het cijfer staat van de categorie waar het in thuishoort. Maar daarmee heb je nog geen overzicht. Maar dat is nou juist waar een spreadsheet je bij kan helpen. Op allerlei manieren. Ik zal je door twee manieren heen leiden, die je helpen om overzicht en inzicht te krijgen in jouw financiële transacties.

Kosten per Soort met SOM.ALS

De kern van mijn administratie-spreadsheet is de SOM.ALS functie, waar ik in het prille begin van Geldnerd al eens een blogje aan gewijd heb. Het is de geavanceerde versie van de SOM-functie in jouw spreadsheet, die een rijtje cijfers bij elkaar optelt. Bijvoorbeeld ‘=SOM(A1:A10)’ geeft je de optelling van de cijfers in cel A1 tot en met A10.

SOM.ALS geeft je de optelling van alle waarden ALS ze voldoen aan een bepaalde voorwaarde. En daar kunnen we iets mee om naar de totale kosten per kostensoort te kijken. We gaan een formule bouwen.

Wat ik meestal doe bij ingewikkelde formules is dat ik ze eerst in woorden uitschrijf.

Voor een gegeven kostensoort X van het werkblad ‘Soorten’
Tel alle transactiebedragen in de transactiekolom bij elkaar op
Als ze dezelfde kostensoort X hebben

Hiervoor hebben we de volgende gegevens nodig:

  • Van het werkblad ‘Transacties’
    • De kolom met de kostensoort: die hebben we in de zelf gecreëerde kolom A gezet
    • De kolom met het transactiebedrag: kolom H bij de Rabobank, maar het verschilt per bank
    • Het aantal rijen met transacties dat je hebt, bijvoorbeeld 999
  • Van het werkblad ‘Soorten’
    • De kolom met de kostensoort: die hebben we ook in kolom A gezet

De formule SOM.ALS werkt ongeveer hetzelfde in Microsoft Excel en in LibreOffice Calc, maar helaas niet helemaal precies.

We gaan naar het werkblad ‘Soorten’. Ergens bovenaan heb je jouw eerste kostensoort staan. Ik ga weer uit van mijn eigen voorbeeld hierboven, in cel A1 het nummer 1000, en in cel B1 als omschrijving ‘Huur woning’. Klik nu cel C1 aan, die rechts naast de omschrijving ‘Huur woning’ ligt. In deze cel bouwen we onze eerste formule.

We willen in C1 de SOM.ALS totale waarde van alle huurbedragen die we op het werkblad ‘Transacties’ hebben staan. De optelsom van alle transactiebedragen op het werkblad ‘Transacties’ uit (in mijn geval) kolom H, cel 1 tot en met 999, waarbij in kolom A op dezelfde regel het nummer ‘1000’ staat, het nummer dat de kostensoort ‘Huur woning’ aangeeft, en die ook in het werkblad ‘Soorten in cel A1 staat.

In C1 op het werkblad ‘Soorten’ typ je dan de volgende formule in:

Excel: =SOM.ALS(Transacties!A$1:A$999; A1; Transacties!H$1:H$999)

Calc: =SOM.ALS(Transacties.A$1:A$999; A1; Transacties.H$1:H$999)

Beide doen hetzelfde. Let op: de beide ‘H’-s in beide formules vervang je indien nodig uiteraard door de kolom waar bij jouw spreadsheet de transactiebedragen staan! Waarom we een ‘$’-teken voor sommige getalletjes zetten, zal zometeen duidelijk worden. Als je na het intypen van de formule op ENTER drukt, verschijnt er (als het goed is) een getal. Tadaa! De totale optelsom van de huur die je betaald hebt!

Dit wil je natuurlijk weten voor elke kostensoort die je gemaakt hebt. Je klikt dus weer op cel C1 op het werkblad ‘Soorten’. Vervolgens doe je Control-C (kopiëren) en daarna klik je op cel C2. Daar doe je Control-V (plakken), en ook vakje C2 wordt gevuld met jouw formule. Met één verschil:

=SOM.ALS(Transacties.A$1:A$999; A2; Transacties.H$1:H$999).

De A1 is A2 geworden. Je krijgt dus nu de optelsom van alle transactiebedragen waarbij de kostensoort gelijk is aan het nummer uit cel A2. Omdat de ‘$’ voor de andere getallen staat, zijn die niet versprongen. Dat is een spreadsheet-handigheidje dat je even moet weten, de formule controleert nog steeds de eerste 999 regels. Als we geen ‘$’ zouden gebruiken, zou de formule nu kijken naar regel 2 tot en met 1000 (want ook eentje verspringen). Dat zou niet handig zijn.

Op deze manier kun je de formule verder kopiëren in kolom C voor al jouw kostensoorten. En zie je dus voor elke categorie hoeveel je er aan uitgegeven hebt.

Sorteren van transacties

Een andere manier om meer inzicht te krijgen in jouw inkomsten en uitgaven, is het sorteren van transacties. Hiervoor gaan we naar het werkblad ‘Transacties’. En in Excel selecteer je bovenaan het submenu ‘Gegevens’. In Calc staan de opties voor sorteren in de standaard werkbalk.

De link naar ‘Sorteren’ in Microsoft Excel, in het menu ‘Gegevens’.
De linkjes naar ‘Sorteren’ in LibreOffice Calc.

Klik op het vlakje tussen de A en de 1, linksboven in jouw spreadsheet. Het hele werkblad ‘Transacties’ wordt dan geselecteerd. En klik dan op het icoon voor ‘Sorteren’. Er verschijnt dan een werkmenu dat je allerlei opties geeft om mee te spelen.

Je kunt bijvoorbeeld sorteren op kolom A, de kostensoort. Dan zie je alle transacties per kostensoort onder elkaar. Maar je zou ook kunnen sorteren op de kolom met de naam van de Tegenpartij. Dan zie je alle transacties bij jouw favoriete koffietentje, jouw favoriete restaurant, of jouw supermarkt, onder elkaar staan. Je kunt ook sorteren op transactiebedrag, en alle andere velden. Speel maar eens een tijdje met deze functie, en blader door jouw lijst heen. Laat je verrassen!

Stap 7: Analyseren en Nadenken

Als je een beetje gaat spelen met de opties van de spreadsheets, ontdek je steeds meer dingen in jouw eigen financiën. Ik weet nog heel goed dat Ex en ik vooral schrokken toen we de bedragen zagen die SOM.ALS ons voortoverde. Van veel vaste lasten hadden we wel een globaal idee. Hypotheek, energie, water, dat soort dingen. Maar met name van de categorie die we als ‘Luxe’ bestempelden schrokken we ons helemaal een hoedje. Kleding, restaurants, vakanties, abonnementen, het geld ging er met bakken tegelijk naartoe.

Schrikken is niet erg, en verwonderen ook niet. Want dat is het begin van verandering.

Je weet nu hoe je ervoor staat. Zowel qua inkomsten als qua uitgaven. Gefeliciteerd! Vergeet niet om jouw werk op te slaan (Control-S)! Volgende week gaan we weer verder!

Slotgedachten

Mijn administratiespreadsheet is uiteindelijk ontstaan uit het bestand dat jij zojuist voor jezelf hebt samengesteld. Ik ben misschien een beetje doorgeschoten… Maar zo ingewikkeld hoef jij het voor jezelf niet te maken natuurlijk! Je kunt gewoon verder werken aan en bouwen in je eigen bestand. Zelf start ik elk jaar op 1 januari met een nieuwe spreadsheet. Ik werk met jaaradministraties. Omdat ik zelden iets verander aan mijn kostensoorten kan ik toch eenvoudig de jaren vergelijken.

Komende maandag volgt deel 3. Dan gaan we weer terug naar al het papier van vorige keer. En bekijken we wat je eigenlijk moet bewaren en hoe lang.

Hoe kan ik je nog meer helpen om jouw financiën onder controle te krijgen?

error

Financiën op orde: Hoe begin je?

Regelmatig krijg ik te horen: ‘Geldnerd, jij hebt makkelijk praten. Een goed salaris en de financiën op orde!’. Dat klopt, maar ook ik ben ooit vanuit chaos begonnen. In deze blog vertel ik je hoe ik zou beginnen met de kennis van nu. Want ik heb de afgelopen 15 jaar veel geleerd. Soms door zelf gewoon te doen, soms uit boeken (‘Je Geld of je Leven‘ blijft mijn favoriet), en van andere bloggers. Ik denk niet dat ik hier iets opschrijf dat je niet ergens anders ook kunt lezen. Ik probeer er wel een zo compleet mogelijk stappenplan van te maken. Voor iedereen die het nieuwe jaar wil beginnen met schoon schip maken op financieel gebied. Ik speelde al een tijdje met de gedachte om dit eens uit te werken, en deze Kerstperiode heb ik daar de tijd voor genomen. Op 27 december heb ik ‘m al aangekondigd, de cursus die geen cursus is, maar een tussenstand van mijn eigen financiële reis en ervaringen. Het is een blog van meerdere delen geworden. Ik hoop dat het je kan helpen! Doe je ook mee?

Veel mensen vinden financiën ingewikkeld, en denken dat ze het niet kunnen. Of verliezen het overzicht. Dat is echt jammer, en nergens voor nodig. Iedereen kan met zijn of haar eigen financiën aan de slag. Overzicht creëren. Een basis leggen. Daar heb je echt geen dure betaalde cursus of financiële opleiding voor nodig. Als je tot 10 kunt tellen, kun je met je financiën aan de slag. Op papier, elektronisch, het maakt niet uit. Doe waar je je comfortabel bij voelt. Maar stel niet langer uit. Begin gewoon. Als je eraan begint lijkt het misschien erg ingewikkeld, zo’n grote stapel papier en cijfers bij elkaar. De oplossing is niet om gewoon bovenaan te beginnen, en te starten met lezen. Want dan is er een groot risico dat je door alle details de grote lijnen niet meer ziet. Er zijn echt wel een aantal stapjes te verzinnen die het makkelijker maken. En het hoeft ook niet in één keer af! Al doe je er maanden over. Dat maakt niet uit.

Overzicht krijgen is de grootste stap. Daarna is het een kwestie van bijhouden. We praten over minuten per week. Dat is een hele kleine prijs om te betalen voor gemoedsrust. Want dat is wat je terugkrijgt. Rust, omdat je weet hoe je ervoor staat.

Stap 1: Informatie verzamelen

We beginnen zoals Marie Kondo ook begint. Met verzamelen. Dit is waarschijnlijk de moeilijkste en meest tijdrovende stap. Verzamel al je financiële gegevens op één plek. Alle rekeningen, post, afschriften, maar ook je portemonnee en al het kleingeld dat je in huis kunt vinden. Alle mappen waarin je papieren, gelezen of ongelezen, hebt weggestopt. Alle pasjes en apparaatjes om in te loggen bij banken. Al je gebruikersnamen en wachtwoorden. Waarschijnlijk heb je ook je computer nodig, want veel leveranciers werken alleen nog elektronisch. Zet je computer er dus ook bij. Neem er de tijd voor. Het gaat er om dat je zo compleet mogelijk bent.

Tegenwoordig krijg je veel informatie alleen nog maar elektronisch. Het is dus eigenlijk ook wel even nodig dat je naar jouw e-mail inbox gaat. Of inboxen, als je meerdere adressen hebt. Maak eerst maar eens een aparte map aan, bijvoorbeeld met de naam ‘Financiën’. En sleep daar alle mailtjes naar toe die ook maar enigszins met financiën te maken hebben. Van je energiebedrijf, de bank, de gemeente, alles waar ook maar een euro-teken bij in gedachte komt.

Stap 2. Sorteren

We beginnen nog niet met de cijfertjes. Eerst maar eens wat orde brengen in de chaos. Sorteren dus. Houd het simpel. Sorteer al het papier per afzender. Het maakt niet uit of je 10 of 50 stapels hebt. En als je aan het eind een aantal dingetjes over hebt, dan maak je gewoon een 51e stapel ‘Overig’. Maar let op: wanneer die teveel papier bevat moet je er toch nog een keer doorheen gaan. Haal ook de mappen leeg die je uit je kasten hebt gehaald, om zo een compleet beeld te krijgen per stapel. Je hebt nu complete stapels met bijvoorbeeld alle informatie van de gemeente, van de bank, van je verhuurder, je hypotheekverstrekker, je energiebedrijf, het waterschap, de Donald Duck, verzekeraars en al die andere partijen waar je zaken mee doet. Waarschijnlijk is het nogal veel?

Ook de mailbox moet eraan geloven. Als je dat lastig vindt en een printer hebt, dan kun je misschien alles uitprinten. En daarna op de juiste papieren stapel leggen. Of je maakt onder de map ‘Financiën’ in je mailbox een sub-map aan voor elke papieren stapel die je gemaakt hebt. En sleept daar de juiste mailtjes naartoe. Misschien moet je nog een paar extra mappen maken voor organisaties die alleen maar elektronisch met je communiceren. Uiteindelijk moet de map ‘Financiën’ leeg zijn en moeten alle mailtjes in één van de submapjes zitten.

Stap 3. De gesloten enveloppen en ongeopende mailtjes

Oei. Nu wordt het even spannend. Heb jij nog ongeopende enveloppen liggen? Of financiële mailtjes die je niet gelezen hebt? Dan is dit het moment. Maak ze allemaal open. Gooi de papieren enveloppen bij het oud papier, enveloppen hoef je echt niet te bewaren. En lees alle post eens rustig door.

Stel jezelf bij het lezen een aantal vragen:

  1. Wat wil deze organisatie van mij?
  2. Welke actie wordt er van mij verwacht? Moet ik iets betalen, een formulier invullen, kan ik een betaling verwachten, dat soort dingen.

Als de actie maar een paar minuten kost, handel het dan meteen af. Duurt het langer, zet het dan even op een actielijst.

Gefeliciteerd, je hebt zojuist een belangrijke stap gezet om je financiën op orde te brengen! Want dingen laten liggen is nooit verstandig. Dat leidt tot te late betalingen, boetes, deurwaarders, ongewenste doorlopende abonnementen, en dat soort vervelende dingen.

Stap 4: Contant geld op orde

Als vierde stap doen we een eerste voorzichtige stap naar de cijfertjes. Pak je portemonnee en al het (klein)geld dat je gevonden hebt, en tel het. Misschien is dit een goed moment om een kasboekje te beginnen, om beter in de gaten te houden waar je geld naartoe gaat?

Stap 5: Wat speelt er allemaal?

Je hebt nu een aantal stapeltjes papier voor je liggen, en waarschijnlijk ook een aantal mapjes in je mailbox. Ieder stapeltje of mapje staat voor een organisatie met wie je een relatie hebt, waar jij iets van wil, en meestal zij ook van jou. ‘Op orde zijn’ betekent dat je weet met welke organisaties je een relatie hebt en waarom, en dat je weet welke rechten en plichten dat brengt. Het kunnen hele simpele relaties zijn, zoals een abonnement op de Donald Duck. Zij sturen jou wekelijks een tijdschrift en elk jaar betaal jij een abonnementsgeld. Maar het kan ook heel ingewikkeld zijn, zoals een hypotheek met spaarconstructie en overlijdensrisicoverzekering. Dan is er veel meer om over na te denken.

Uiteindelijk zul je door elke stapel (papier en e-mail) heen moeten gaan om volledig inzicht te krijgen, dus de volgorde waarin je door de stapels heen gaat maakt niet zo heel veel uit. het makkelijkst is het om dat chronologisch te doen, gesorteerd op datum. Dat is dus nog een tussenstap, voordat je aan een stapel begint moet je die stapel even op datumvolgorde leggen. En daarna is het een kwestie van bovenaan beginnen, en eindelijk eens rustig al die informatie doorlezen. Neem er een kopje thee bij, een wijntje, of alles wat maar helpt. En verdiep je in jouw relatie met deze organisatie.

Voor mij werkt opschrijven dan het beste. Voor elke stapel heb ik destijds een korte samenvatting gemaakt. Bovenaan de pagina de naam van de organisatie / instantie waar de stapel over ging. En een korte omschrijving waarom ik ermee te maken heb. Vervolgens schreef ik dingen op die mij opvielen, en vragen die in mij opkwamen. Bij contracten en abonnementen schrijf ik altijd de begin- en einddatum op, en de opzegtermijn. Acties schreef ik apart op een actielijst. Bijvoorbeeld als ik iets op moest zoeken, of contact op moest nemen, en dergelijke.

Je hoeft in dit stadium echt nog niet na te denken over het opzeggen van dingen. Dat komt eventueel later wel. We zitten echt nog in de eerste fase. We zijn bezig om in beeld te krijgen wat er allemaal speelt. Lees alles eens door, en laat het op je inwerken. Denk er eens rustig over na. Waarom heb ik dit nodig?

Stap 6: (Tijdelijk) Opbergen

Heb je een stapel gelezen? Berg ‘m dan op. Bijvoorbeeld in een plastic mapje of in een klapper. Hoe precies is nu nog niet zo van belang, als je de stapel maar bij elkaar houdt. Een elastiekje eromheen werkt ook.

Wordt vervolgd!

Gefeliciteerd, je hebt een hele grote eerste stap gezet om jouw financiële leven op orde te brengen. Aanstaande maandag volgt deel 2. Dan gaan we ons echt verdiepen in onze inkomsten en uitgaven.

Breng jij in 2020 jouw financiën ook op orde?

error

Welke financiële aanpak werkt voor jou?

Wekelijks scan ik honderden blogjes. In Bloglovin volg ik heel veel financiële blogs. Je moet immers op de hoogte blijven van wat de concurrentie doet. Ook ik zoek inspiratie en ideeën, zoals ik hoop met mijn schrijfsels ook anderen te inspireren.

En waar ik sommige bloggers onleesbaar vind schrijven, en er ook niet dol op ben dat sommigen wel erg vaak de commerciële toer op gaan met overduidelijke reclameposts voor bedenkelijke spaar- en beleggingsproducten, zijn er ook bloggers die me echt aan het denken zetten. In december was het J.D. Roth van Get Rich Slowly, die wat mij betreft op hetzelfde niveau zit als die andere ‘Godfather’ van de personal finance beweging, Mr. Money Mustache. Alhoewel Get Rich Slowly vaker publiceert….

Dit keer lukte het J.D. met een blogpost over de verschillende benaderingen die mensen nodig hebben om hun weg te vinden in persoonlijke financiën. Voor sommige mensen werkt het heel erg goed om zich te focussen op het spaarpercentage. Ik ben er daar eentje van. Andere mensen hebben juist weer meer baat bij budgetteren, het maken van een financieel plan, waarbij ze nadenken over de bestemming van hun geld. Voor mensen die bijvoorbeeld schulden hebben, kan het nog weer anders zijn. Persoonlijke financiën heten niet voor niets persoonlijk, ieder heeft z’n eigen aanpak. Wat we gemeenschappelijk hebben is de wil, de wil om ons financiële gedrag te veranderen en op die manier meer vrijheid te verwerven. Vrij van schulden, vrij van de noodzaak om te werken.

Ik merk het ook aan de reacties die ik krijg op mijn blog. Ieder heeft z’n eigen situatie, maar ook dingen die je absoluut wel of niet leuk vindt. Vriendin, die me overigens als eerste wees op de post van Get Rich Slowly, moest grinniken toen J.D. de verschillen beschreef tussen hemzelf en zijn partner. Zijn partner heeft een hekel aan het bijhouden van uitgaven en zal nooit budgetteren. Maar ze heeft ingebouwde zuinigheid. J.D. zelf houdt ervan zijn geld te volgen, is niet van nature zuinig, maar door zijn geld te volgen is hij in staat probleemgebieden te ontdekken en bij te sturen. Dat werkt bij Vriendin en mij net zo!

Het maakt ook dat ik denk dat er niet één aanpak is om je financiën onder controle te krijgen. Wat werkt voor de een, werkt niet voor de ander. Toch worden er online plenty (betaalde) cursussen aangeboden met dit doel. Al dan niet ondersteund met spreadsheets, printbare checklists, en Facebook-groepen waar je elkaar een hart onder de riem kunt steken. Lessen in hapklare brokken en in elke les haal je een voordeeltje van minstens € 100, dat soort dingen. Misschien werkt het voor jou, maar voor mij werkte en werkt het dus niet zo. Ik ga stap voor stap door mijn eigen financiële reis, en maak fouten waar ik bij anderen al over gelezen heb. Maar blijkbaar moet ik ze zelf voelen voordat ik echt mijn gedrag verander, dat is hoe het bij mij werkt.

Gelukkig hoef ik hier geen geld te verdienen, dus ik ga ook zeker geen betaalde cursussen aanbieden. Er staan niet eens ‘affiliate links’ op mijn website, alleen maar gewone linkjes. De enige commerciële uiting is de Google Ad in de rechterbalk, die inkomsten betalen de hosting van mijn site. Zelfs mijn spreadsheets kun je gewoon gratis downloaden, zonder zelfs maar een e-mail adres achter te laten. Ik zou er ook geen geld voor durven vragen. Ik heb ze gebouwd voor mijzelf en ze werken voor mij. Of ze voor jou gaan werken, dat weet ik niet. Dus als ik er dan geld voor vraag zou ik me schuldig voelen.

Toch heb ik de afgelopen jaren, mede door dit blog, veel nagedacht over mijn eigen financiële reis. Over de stappen die ik doorlopen heb. Over hoe ik het aan zou pakken als ik het over kon doen, met de kennis van vandaag. En in deze Kerstperiode heb ik dat uitgeschreven. Noem het geen cursus, eerder een stappenplan. Als ik met de kennis van nu zou beginnen in mijn eigen chaos van 2003, hoe zou ik dat dan aanpakken. In januari ga ik het in een aantal delen publiceren. Gratis. Maar dus ook zonder dingen als een Facebook-groep en zo. Als je dat wilt, dan ga je maar ergens betalen. Aan dat soort dingen doen we hier niet.

Denk jij er wel eens over na om jouw financiële situatie aan te pakken?

error

Marie Kondo rukt verder op

Het is geen geheim dat Geldnerd fan is van de Japanse opruimgoeroe Marie Kondo. Zelfs mijn sokken moesten eraan geloven. En toch… Toch is het nog steeds mogelijk om verder te optimaliseren. Marie Kondo rukt verder op in ons huis.

Ken je dat? Van die plekken in je huis waar troep zich als vanzelf weet te verzamelen? Onlangs moesten drie van die notoire hotspots eraan geloven. Het begon eigenlijk met eentje, maar van het een kwam het ander. Het ging om de voorraadkast in de keuken, het kastje onder de gootsteen en uiteindelijk ook een van onze vaste bergkasten. Opruimen leidt tot opruimen, zullen we maar zeggen.

Gootsteenkastje

Het begon in het gootsteenkastje. Onze keuken heeft een L-vorm, en de gootsteen zit naast het hoekelement. Het kastje eronder loopt helemaal door tot in de hoek. Extra diep en veel ruimte, maar erg inefficiënt. Vooral veel loze ruimte. Tel daarbij op dat er zich allerlei flessen en potjes en schoonmaakbenodigdheden verzamelden. Het was dus verworden tot een dertien in een dozijn chaotisch keukenkastje.

Allereerst heb ik het kastje helemaal leeggehaald en van binnen schoongemaakt. Vervolgens heb ik in het diepe gedeelte van het kastje een extra legplank gemaakt. Hiermee is dat gedeelte beter te benutten. Ook heb ik een haakje gemaakt aan de binnenkant van het deurtje. Daar hangen we de afwasbak aan op. Want die nam bovenmatig veel legruimte in beslag.

Vervolgens ben ik eens goed door de inhoud van het kastje heengegaan. Er stonden vooral veel dubbele flessen. Maar onze voorraad bewaren we elders, dus die gingen naar de grote opbergkast. Waarover later meer. Er stonden ook een aantal flessen schoonmaakmiddel die we helemaal niet gebruiken in de keuken. Ook die gingen in de bak voor verhuizing naar de opbergkast. Het keukentextiel (handdoeken, theedoeken en vaatdoeken) heb ik op keurige stapels op het nieuwe plankje gelegd. De afwasbak aan de deur, en de overgebleven flessen netjes op een rijtje.

De spullen die toen nog op het aanrecht lagen, kon ik sorteren in drie categorieën: afwas en afwasmachine, reinigingsdoekjes, en overige (vooral borstels). Hiervoor kwamen er drie opbergbakjes. Er slingert niets meer los rond in het kastje, alles heeft een plek. Dat is toch wel een van de basisprincipes van ‘opruimen en opgeruimd houden’.

Ik heb helaas geen ‘vooraf’ foto. Maar wel een ‘achteraf’ foto…

Voorraadkast

Ook de voorraadkast in de keuken had wat aandacht nodig. Groot, en met diepe schappen. Ik heb een haat-liefde verhouding met diepe schappen. De eerste gedachte is ‘veel oppervlakte, hoera’, maar door de diepte zijn ze vaak minder praktisch in het gebruik. We hadden al geëxperimenteerd met verschillende opbergsystemen, maar het was nog niet ‘af’. En daardoor een rommeltje.

Het begint hetzelfde. Eerst helemaal leegruimen en schoonmaken. Het aanrecht was te klein, en we hebben best een groot aanrecht.

Vervolgens sorteren. Ontbijtgranen. Houdbare etenswaren, zoals bloem en verschillende pasta’s. Deels in al dan niet geopende pakken, deels in potten. Zie ik daar nou beestjes lopen in dat pak? Ja, getver. Dit is het Verre warme Land niet! De vuilniszak raakt voller en voller. Gewetensbezwaren, voedsel-weggooi-schaamte. Er moeten dus meer potten komen, en die zijn er inmiddels. Daarmee kunnen we de dingen veel beter opbergen en is er minder kans op ongedierte.

De tweede categorie. Kruiden en specerijen. Best wel veel potjes. Ook hiervoor komen er opbergbakjes en rekjes. Daarmee zijn ze veel netter op te bergen en beter te vinden en gebruiken.

Dan noten en andere gedroogde vruchten. Prima spul voor een opbergbakje. En alle soorten olie. En de accessoires voor onze keukenmachine. Alles komt keurig bij de juiste categorie te liggen.

Ook hier helaas geen ‘vooraf’ foto. Maar wel een ‘achteraf’ foto…

Opbergbakjes en Mijn Eerste Keer

Opbergbakjes. Het grote geheime wapen. Marie Kondo heeft een productlijn en verdient er veel geld mee. Ik ben door de behoefte aan opbergbakjes en dozen, voor het eerst in mijn leven, bij de Action geweest. Ik haat die winkel tot in het diepst van mijn ziel, die tempel van alles wat fout is aan het consumentisme. Maar je krijgt er wel heel veel (opbergbakjes) voor weinig geld. Vriendin en ik hadden dus een uitstapje, en kwamen beladen met alle mogelijke opbergmiddelen weer thuis. Voordat jullie denken dat we in het wilde weg gekocht hebben: we hebben van tevoren een keurig lijstje gemaakt, en daar hebben we ons ook keurig aan gehouden.

Opbergkast

En dan het pièce de résistance. De ultieme rotzooiverzamelaar. Dat is de beste omschrijving van deze opbergkast. Niet in de keuken, maar op onze slaapverdieping. Een inbouwkast met een stellage erin, 50 centimeter diep. Ik heb er eerder al eens over geschreven, dit is de plek waar alle rommel zich verzamelt waar we elders geen plek voor hebben.

Deze kast is een manusje van alles en erg groot. Dat is ook een van de oorzaken van het probleem. We bewaren er ons gereedschap. De schoonmaakspullen staan er, inclusief de voorraad schoonmaakmaterialen. En verder liggen er allerlei ‘bewaardingen’. En met zo’n naam weet iedere Marie Kondo fan dat er gevaar dreigt. Reserve-onderdelen van meubels, bijvoorbeeld. Potjes verf. Een doos met schroeven, pluggen, en dat soort dingen. Een doos met kit, lijm en muurvuller. Allemaal van die dingen die in de meeste huishoudens wel rondslingeren, hoop ik.

En daar kwamen dus nog wat dingen bij uit het gootsteenkastje. Terwijl de kast al uitpuilde en rommelig oogde. Ook voor deze kast kwamen er dus een aantal opbergoplossingen, ook deze kast werd uitgeruimd, de dingen werden gesorteerd en op de juiste bestemming opgeborgen. Voor sommige dingen was dat helaas de afvalemmer. Maar ook deze kast kan er weer even tegen.

Klein grut

En toen we toch bezig waren… Heb ik ook maar de doos met elektra (verlengkabels, reservelampen, dat soort dingen) uitgezocht en opgeruimd. En Vriendin had in de keuken het kastje met pannen al aangepakt. Kortom, Huize Geldnerd is klaar voor de herfst. Of gewoon een beetje laat met de Grote Voorjaarsschoonmaak, dat kan natuurlijk ook.

Hoe pak jij grote opruimklussen aan?

error
« Older posts

© 2020 Geldnerd.nl

Theme by Anders NorenUp ↑