Blog over (financieel) bewust leven

Financiën op orde (2): Inkomsten en Uitgaven in beeld

Afgelopen week hebben we een begin gemaakt met het op orde brengen van onze financiën. Heel simpel. door eerst maar eens alle informatie bij elkaar te zoeken die er thuis rondslingert, en die te sorteren. In dit tweede deel zet ik op een rijtje hoe je zicht kunt krijgen op jouw inkomsten en uitgaven.

Dat werkt het makkelijkste als je een computer hebt, met daarop Excel (Microsoft Office, betaald), Calc (LibreOffice, gratis) of iets dergelijks. Op papier kan het ook, maar dat is iets meer werk. Mijn advies zou zijn om, als je geen Excel hebt, LibreOffice te downloaden en installeren op jouw computer. Dan heb je in één keer alles wat je nodig hebt om jouw financiën helemaal geautomatiseerd bij te houden. Je leest deze blog waarschijnlijk ook op een computer, dus dat moet geen probleem zijn toch? Ik neem je stap voor stap mee!

Stap 1: Downloaden van jouw banktransacties

De eerste vraag is bij welke bank je jouw bankzaken doet. Het belangrijkste is de bank waar je salaris of uitkering en/of toeslagen binnenkomen, en waarvandaan je de meeste betalingen doet. Zoek je pasje en reader om in te loggen, of wat je ook maar nodig hebt, en ga naar de website van jouw bank. Log in en ga naar de internetbankieren-omgeving.

Daar ga je op zoek naar de plek waar je jouw transacties kunt downloaden. Probeer de transacties van een zo lang mogelijke periode te downloaden, bijvoorbeeld vanaf 1 januari 2019. Je hebt dan veel data om mee te werken, dat geeft je het beste inzicht. Bij de Rabobank kan ik mijn data tot 8 jaar terug in één bestand downloaden, bij ABN ‘maar’ 18 maanden. Een jaar is zeker genoeg om een goed eerste beeld te krijgen van jouw huidige financiële situatie. Maar download wat je kunt, dan kun je altijd op een later moment nog eens verder terugkijken.

  • Bij de Rabobank vind je dit onder (rechterkolom) ‘Zelf regelen | Betaal- en spaarrekening | Download transacties / afschrift’. Kies dan voor ‘Aangepast Overzicht rekening(en) | Specifieke datum reeks’.
  • Bij de ABN AMRO bij (bovenaan) ‘Zelf regelen | Bij- en afschrijvingen downloaden’. Kies hier ‘Selecteer periode’ en vul als ‘Begin’ in 01-01-2019, ‘Einde’ gisteren. Kies ook nog even het juiste ‘Formaat’ TXT.
  • Voor ING weet ik het niet precies, daar bankier ik niet. Volgens hun website vind je het in MijnING onder ‘Service | af- en bijschrijvingen downloaden’

Ook de andere banken bieden vergelijkbare opties. Het bestand wordt in jouw ‘Downloads’ directory geplaatst.

Stap 2: Inlezen van jouw transacties in Excel of Calc

Nu is het tijd geworden om aan de slag te gaan met jouw transacties. We gaan het bestand, dat je zojuist gedownload hebt, dus inlezen in een spreadsheet. Ik leg het je uit voor Microsoft Excel en voor LibreOffice Calc.

  • In Calc ga je naar ‘Bestand | Openen’ en zoek je jouw Downloads directory. Kies daar het bestand dat je van jouw bank gedownload hebt. Waarschijnlijk krijg je dan een ‘Tekstimport’ venster dat je helpt om het bestand netjes in te lezen, je kunt gewoon op ‘OK’ klikken.
  • In Excel is het iets ingewikkelder, die wil eigenlijk alleen maar eigen bestanden inlezen…. Kies ‘Bestand | Openen | Bladeren’ en zoek jouw Downloads directory. Kies dan rechtsonder in het venster dat verschijnt, naast Bestandsnaam, voor het bestandstype dat je gedownload hebt bij jouw bank. Meestal is dat het type ‘Tekstbestanden (*.prn; *.txt; *.csv)’ en kies vervolgens in het venster het bestand dat je van jouw bank gedownload hebt.

NB: Als je een CSV-bestand van de Rabobank hebt gedownload: Ga eerst naar jouw Downloads directory, en zoek het bestand dat je gedownload hebt. Verander de extensie ‘.CSV’ in ‘.TXT’. Dan kun je de stap hiervoor uitvoeren. Excel heeft moeite met CSV-bestanden. Kies tijdens het importeren de ‘komma’ als scheidingsteken, dan wordt het bestand op de juiste wijze in kolommen gesplitst.

Als het goed is heb je, na het doorlopen van de vorige stappen, een spreadsheet op jouw scherm staan. Daar zie je al jouw bankboekingen. Iedere regel is een boeking, en in de kolommen zie je de informatie per boeking. Van welke rekening afkomstig, naar welke rekening, het bedrag, de partij waar het geld naar toe gaat of van afkomstig is, en de omschrijving. En nog een aantal andere gegevens, afhankelijk van de bank waar je jouw bestand gedownload hebt. Vaak bevat de eerste regel van het bestand een omschrijving van wat je ziet in de betreffende kolom.

Linksonder zie je nog een label met daarop de bestandsnaam die je geïmporteerd hebt, die is overgenomen als naam van het huidige werkblad. Dubbelklik erop, en verander de naam in ‘Transacties’. Dat maakt het vervolg een stukje eenvoudiger.

Stap 3: Opslaan!

Voordat we verder gaan, slaan we het stand even op onder een andere naam en bestandstype, als spreadsheet. Kies voor ‘Bestand | Opslaan als’ en kies in Calc het bestandstype ODS, en XLSX voor Excel. Gebruik bijvoorbeeld ‘Boekhouding v1’ als naam (maar je kunt natuurlijk elke naam kiezen die je zelf wilt).

Stap 4: Categorieën

Nu begint het leuke werk! Je hebt als het goed is een behoorlijk lange lijst met banktransacties. Daar kun je op verschillende manieren doorheen gaan. Er zit even handmatig werk aan vast, welke aanpak je ook kiest. Maar het is meer dan de moeite waard. Scroll er eerst maar eens doorheen, horizontaal en verticaal. Dan krijg je een beeld van wat er in de verschillende kolommen staat, en vallen je misschien ook al wat bijzondere transacties op.

Als eerste moet je nu een indeling verzinnen. Het gaat erom dat je de uitgaven (en inkomsten) indeelt in categorieën die bij jouw leven passen. Druk onderaan naast het label ‘Transacties op de ‘+’ (het plus-teken). Er komt dan een tweede, leeg, werkblad bij in de spreadsheet. Dubbelklik op de tekst ‘Blad2’ linksonder, en hernoem het werkblad naar ‘Soorten’.

Om het je makkelijk te maken kun je hier een voorbeeldbestand downloaden. Het bevat enkele werkbladen met een voorbeeld indeling. Eentje is heel simpel, dat is de indeling die ik gebruikte toen ik in 2003 voor het eerst deze analyse maakte. De tweede is veel uitgebreider, en is ongeveer de indeling die ik nu gebruikt. Er is geen goed of slecht, het belangrijkste is dat je een indeling kiest die bij jouw leven past. Heb je een huurhuis, dan heb je geen categorie voor de hypotheek nodig. Heb je kinderen, dan heb je waarschijnlijk een categorie voor de kinderopvang nodig.

Mijn advies is om eenvoudig te beginnen, met niet teveel categorieën. We werken van een grof naar een fijn beeld toe. Ik heb zelf ook pas na jaren een uitgebreid schema in gebruik genomen.

In de voorbeelden zie je voor elke categorie een nummertje staan. Dat is belangrijk, want daarmee gaan we jouw analyse een stuk makkelijker maken. Gebruik het tweede werkblad nu om jouw eigen lijst met categorieën te maken, die past bij jouw leven. Zet in de eerste kolom een nummer, en daarachter in de tweede kolom de omschrijving. Bijvoorbeeld in cel A1 het nummer 1000, en in cel B1 als omschrijving ‘Huur woning’. Je kunt natuurlijk ook putten uit het voorbeeldbestand! Gewoon kopiëren (Control-C) en plakken (Control-V). En vergeet je niet om tussendoor af en toe even op Control-S te drukken? Dan wordt jouw spreadsheet opgeslagen. Want het zou zonde zijn als je al dat denkwerk kwijtraakt.

En vergeet ook je inkomsten niet! Ook hiervoor maak je een lijstje. Bijvoorbeeld je salaris of uitkering, de zorgtoeslag, de kinderopvangtoeslag. Jouw soorten die bij jouw leven passen.

Stap 5: Categoriseren

Je hebt nu een spreadsheet met twee werkbladen. De ene heet ‘Transacties’ en bevat een lijst met al jouw banktransacties. De tweede heet ‘Soorten’, en bevat twee kolommen. In de eerste heb je elke regel een nummer gegeven. In de tweede kolom staat de omschrijving van de kostencategorie die bij dat nummer hoort.

Voor de volgende stap is het handig als je een printje naast je hebt liggen hebt van al jouw kostensoorten, het tweede werkblad. Zonder kan ook, maar dan moet je heel veel heen en weer schakelen tussen de twee werkbladen.

We gaan nu naar het werkblad ‘Transacties’. Daar selecteer je kolom A, door op het grijze vlakje boven de kolom te klikken. De hele kolom wordt dan geselecteerd. Vervolgens druk je op Control-+ (het ‘plus’ teken) en er verschijnt een lege kolom A. Alle bestaande kolommen schuiven er eentje op naar rechts.

En dan begint het echte werk. Bij iedere boeking kijk je waar het over gaat. Is het je hypotheek, dan typ je in kolom A het nummer dat je op werkblad ‘Soorten’ voor hypotheekuitgaven hebt opgenomen. Zijn het de wekelijkse boodschappen bij jouw supermarkt, dan typ je het nummer voor boodschappen. Enzovoorts. Zelf heb ik in 2018 en 2019 ongeveer 900 banktransacties per jaar in mijn administratie, dus je bent er wel even mee bezig. Maar al gauw zul je merken dat je patronen ziet. Je hypotheek of huur komt maandelijks terug. De boodschappen wekelijks of vaker. Je haalt regelmatig een koffie bij dat ene tentje, koopt een lunch op kantoor. Juli gaat al sneller dan januari, en als je aan de boekingen van december toe bent gaat 90% al vanzelf.

Het kan voorkomen dat je een transactie tegenkomt die echt in geen enkele categorie past die je hebt aangemaakt. Dat is niet erg. Maak gewoon een extra categorie aan. Mijn eigen schema was zeker niet in één keer perfect, ik heb er een paar jaar over gedaan voordat ik uitkwam bij het schema dat ik nu al jaren gebruik. Het schema kan ook veranderen als je leven verandert.

Stap 6: De magie van SOM.ALS en Sorteren

Je hebt nu een lijst met transacties, waarbij voor elke transactie het cijfer staat van de categorie waar het in thuishoort. Maar daarmee heb je nog geen overzicht. Maar dat is nou juist waar een spreadsheet je bij kan helpen. Op allerlei manieren. Ik zal je door twee manieren heen leiden, die je helpen om overzicht en inzicht te krijgen in jouw financiële transacties.

Kosten per Soort met SOM.ALS

De kern van mijn administratie-spreadsheet is de SOM.ALS functie, waar ik in het prille begin van Geldnerd al eens een blogje aan gewijd heb. Het is de geavanceerde versie van de SOM-functie in jouw spreadsheet, die een rijtje cijfers bij elkaar optelt. Bijvoorbeeld ‘=SOM(A1:A10)’ geeft je de optelling van de cijfers in cel A1 tot en met A10.

SOM.ALS geeft je de optelling van alle waarden ALS ze voldoen aan een bepaalde voorwaarde. En daar kunnen we iets mee om naar de totale kosten per kostensoort te kijken. We gaan een formule bouwen.

Wat ik meestal doe bij ingewikkelde formules is dat ik ze eerst in woorden uitschrijf.

Voor een gegeven kostensoort X van het werkblad ‘Soorten’
Tel alle transactiebedragen in de transactiekolom bij elkaar op
Als ze dezelfde kostensoort X hebben

Hiervoor hebben we de volgende gegevens nodig:

  • Van het werkblad ‘Transacties’
    • De kolom met de kostensoort: die hebben we in de zelf gecreëerde kolom A gezet
    • De kolom met het transactiebedrag: kolom H bij de Rabobank, maar het verschilt per bank
    • Het aantal rijen met transacties dat je hebt, bijvoorbeeld 999
  • Van het werkblad ‘Soorten’
    • De kolom met de kostensoort: die hebben we ook in kolom A gezet

De formule SOM.ALS werkt ongeveer hetzelfde in Microsoft Excel en in LibreOffice Calc, maar helaas niet helemaal precies.

We gaan naar het werkblad ‘Soorten’. Ergens bovenaan heb je jouw eerste kostensoort staan. Ik ga weer uit van mijn eigen voorbeeld hierboven, in cel A1 het nummer 1000, en in cel B1 als omschrijving ‘Huur woning’. Klik nu cel C1 aan, die rechts naast de omschrijving ‘Huur woning’ ligt. In deze cel bouwen we onze eerste formule.

We willen in C1 de SOM.ALS totale waarde van alle huurbedragen die we op het werkblad ‘Transacties’ hebben staan. De optelsom van alle transactiebedragen op het werkblad ‘Transacties’ uit (in mijn geval) kolom H, cel 1 tot en met 999, waarbij in kolom A op dezelfde regel het nummer ‘1000’ staat, het nummer dat de kostensoort ‘Huur woning’ aangeeft, en die ook in het werkblad ‘Soorten in cel A1 staat.

In C1 op het werkblad ‘Soorten’ typ je dan de volgende formule in:

Excel: =SOM.ALS(Transacties!A$1:A$999; A1; Transacties!H$1:H$999)

Calc: =SOM.ALS(Transacties.A$1:A$999; A1; Transacties.H$1:H$999)

Beide doen hetzelfde. Let op: de beide ‘H’-s in beide formules vervang je indien nodig uiteraard door de kolom waar bij jouw spreadsheet de transactiebedragen staan! Waarom we een ‘$’-teken voor sommige getalletjes zetten, zal zometeen duidelijk worden. Als je na het intypen van de formule op ENTER drukt, verschijnt er (als het goed is) een getal. Tadaa! De totale optelsom van de huur die je betaald hebt!

Dit wil je natuurlijk weten voor elke kostensoort die je gemaakt hebt. Je klikt dus weer op cel C1 op het werkblad ‘Soorten’. Vervolgens doe je Control-C (kopiëren) en daarna klik je op cel C2. Daar doe je Control-V (plakken), en ook vakje C2 wordt gevuld met jouw formule. Met één verschil:

=SOM.ALS(Transacties.A$1:A$999; A2; Transacties.H$1:H$999).

De A1 is A2 geworden. Je krijgt dus nu de optelsom van alle transactiebedragen waarbij de kostensoort gelijk is aan het nummer uit cel A2. Omdat de ‘$’ voor de andere getallen staat, zijn die niet versprongen. Dat is een spreadsheet-handigheidje dat je even moet weten, de formule controleert nog steeds de eerste 999 regels. Als we geen ‘$’ zouden gebruiken, zou de formule nu kijken naar regel 2 tot en met 1000 (want ook eentje verspringen). Dat zou niet handig zijn.

Op deze manier kun je de formule verder kopiëren in kolom C voor al jouw kostensoorten. En zie je dus voor elke categorie hoeveel je er aan uitgegeven hebt.

Sorteren van transacties

Een andere manier om meer inzicht te krijgen in jouw inkomsten en uitgaven, is het sorteren van transacties. Hiervoor gaan we naar het werkblad ‘Transacties’. En in Excel selecteer je bovenaan het submenu ‘Gegevens’. In Calc staan de opties voor sorteren in de standaard werkbalk.

De link naar ‘Sorteren’ in Microsoft Excel, in het menu ‘Gegevens’.
De linkjes naar ‘Sorteren’ in LibreOffice Calc.

Klik op het vlakje tussen de A en de 1, linksboven in jouw spreadsheet. Het hele werkblad ‘Transacties’ wordt dan geselecteerd. En klik dan op het icoon voor ‘Sorteren’. Er verschijnt dan een werkmenu dat je allerlei opties geeft om mee te spelen.

Je kunt bijvoorbeeld sorteren op kolom A, de kostensoort. Dan zie je alle transacties per kostensoort onder elkaar. Maar je zou ook kunnen sorteren op de kolom met de naam van de Tegenpartij. Dan zie je alle transacties bij jouw favoriete koffietentje, jouw favoriete restaurant, of jouw supermarkt, onder elkaar staan. Je kunt ook sorteren op transactiebedrag, en alle andere velden. Speel maar eens een tijdje met deze functie, en blader door jouw lijst heen. Laat je verrassen!

Stap 7: Analyseren en Nadenken

Als je een beetje gaat spelen met de opties van de spreadsheets, ontdek je steeds meer dingen in jouw eigen financiën. Ik weet nog heel goed dat Ex en ik vooral schrokken toen we de bedragen zagen die SOM.ALS ons voortoverde. Van veel vaste lasten hadden we wel een globaal idee. Hypotheek, energie, water, dat soort dingen. Maar met name van de categorie die we als ‘Luxe’ bestempelden schrokken we ons helemaal een hoedje. Kleding, restaurants, vakanties, abonnementen, het geld ging er met bakken tegelijk naartoe.

Schrikken is niet erg, en verwonderen ook niet. Want dat is het begin van verandering.

Je weet nu hoe je ervoor staat. Zowel qua inkomsten als qua uitgaven. Gefeliciteerd! Vergeet niet om jouw werk op te slaan (Control-S)! Volgende week gaan we weer verder!

Slotgedachten

Mijn administratiespreadsheet is uiteindelijk ontstaan uit het bestand dat jij zojuist voor jezelf hebt samengesteld. Ik ben misschien een beetje doorgeschoten… Maar zo ingewikkeld hoef jij het voor jezelf niet te maken natuurlijk! Je kunt gewoon verder werken aan en bouwen in je eigen bestand. Zelf start ik elk jaar op 1 januari met een nieuwe spreadsheet. Ik werk met jaaradministraties. Omdat ik zelden iets verander aan mijn kostensoorten kan ik toch eenvoudig de jaren vergelijken.

Komende maandag volgt deel 3. Dan gaan we weer terug naar al het papier van vorige keer. En bekijken we wat je eigenlijk moet bewaren en hoe lang.

Hoe kan ik je nog meer helpen om jouw financiën onder controle te krijgen?

6 Comments

  1. uitklokken

    Veel banken hebben al automatisch toegekende categorieën of zijn er mee bezig. Dit is op basis van machine learning. Dit zal het proces makkelijker maken, want dan kun je het in je bankieren omgeving al doen en ook de overzichten daar worden beter. Of dit dan ook goed werkt met de export/downloaden functie weet ik niet.
    Ironisch genoeg is cash in jouw werkwijze alleen maar lastig, terwijl veel mensen het juist als middel zien om controle te houden.

    • Geldnerd

      Ik hoor inderdaad bij de mensen die cash lastig vinden. Al jaren.

  2. Ruth

    Bedankt voor de uitgebreide uitleg. Dit had ik nodig. Ik wilde een begin maken met gestructureerd bijhouden van mijn inkomsten en uitgaven maar ik wist niet hoe ik het beste kon beginnen.

  3. WS

    Pivot tables beste Geldnerd… Pivot tables.

    • Geldnerd

      Daar ben ik dol op. Maar die komen bij de ‘cursus die geen cursus is voor gevorderden’….

      • Stella

        Oh.. hoop dat dat deel van cursus die geen cursus is snel volgt! Verder weer supergoede blog deze niet-cursus!!

© 2020 Geldnerd.nl

Theme by Anders NorenUp ↑