Is er een boekhouder of accountant in de zaal? Ik heb even jullie hulp nodig…. Want ik weet wel iets van boekhouden, maar ik ben geen boekhouder. En daar heb ik nu even last van.

Mijn potjessysteem is sinds 2020 een belangrijk onderdeel van mijn financiële systeem. Hiermee reserveer ik geld voor grote en/of onregelmatige uitgaven. Ook begin dit jaar heb ik nog flink lopen schuiven met geld tussen deze voorzieningen.

Voor mij werkt dat rustgevend. Dus wil ik de potjes ook graag gebruiken in GnuCash, het open-source boekhoud programma waarin ik mijn administratie stapsgewijs op aan het zetten ben.

Het valt nog niet mee om GnuCash helemaal naar wens in te richten voor persoonlijke financiën. Online vind ik betrekkelijk weinig informatie en voorbeelden van mensen die er zelf mee werken voor hun persoonlijke financiën. Daarom probeer ik zelf in deze serie blogposts wel te documenteren hoe ik met GnuCash werk, in de hoop dat anderen er iets aan hebben.

Definitie van de potjes

Mijn potjes beschouw ik eigenlijk als boekhoudkundige voorzieningen (provisions). Daarover lees ik ‘A provision is a liability of uncertain timing or amount, meaning that there is some question over either how much will be paid or when this will be paid’. Dan zou ik ze dus bij de liabilities/passiva op moeten voeren. Het zijn voor mij eigenlijk vooruitbetaalde uitgaven (Expenses). Dan is het in boekhoudkundige termen een Liability.

Dit is overigens een bewuste persoonlijke keuze. Zie ik het als spaarpotje (dan is het een asset) of als vooruitbetaalde expenses (dan is het een liability)? Ik kies dus voor die tweede optie. Het staat vast dat het uitgegeven wordt, alleen het moment (en soms de precieze omvang) van de uitgave is nog onzeker. Dan zou ik mezelf voor de gek houden als ik het als spaarpotje meetel. iets wat ik in mijn Excel administratie overigens jarenlang gedaan heb…

Boekhoudkundig is een Voorziening onderdeel van het vreemd vermogen. Het heeft immers een vaste bestemming en is niet meer vrij beschikbaar. Een voorziening telt dan ook niet mee in mijn eigen vermogen. Door deze boekhoudkundige keuze word ik op papier iets ‘armer’ dan voorheen. Of ik heb een reëler beeld van hoe ik ervoor sta. Het is maar net hoe je het bekijkt.

Grootboekrekeningen en Journaalposten

Oké, nu is het tijd voor wat boekhoudnerderij… Ik gebruik het voorbeeld van mijn potje voor het betalen van de jaarlijkse premie voor de Zorgverzekering. Hiervoor zet ik elke maand € 100 opzij op mijn spaarrekening. In december boek ik dat geld terug naar mijn lopende rekening en betaal de premie in één keer vooruit. Dat doe ik zo sinds eind 2017, de zorgverzekering was het allereerste potje in mijn administratie.

Ik twijfel nog tussen drie methodes. Bij de ene boek ik maandelijks het bedrag naar een aparte voorzieningenrekening. Bij de tweede methode boek ik maandelijks rechtstreeks naar de uiteindelijke uitgavenrekening. En ik kan het ook gewoon simpel houden, de derde methode.

Methode 1 – Aparte Uitgavenrekening Voorzieningen

In GnuCash heb ik hiervoor de onderstaande rekeningen aangemaakt:

• Onder Expenses (Uitgaven) de rekening Uitgaven:9500 Voorzieningen:9510 Voorziening Zorgverzekering.
• Onder Liabilities (Passiva) de rekening Passiva:950 Voorzieningen:951 Voorziening Zorgverzekering.

De nummering is een overblijfsel uit mijn Excel-administratie. Ik heb de rekeningen in GnuCash zoveel mogelijk genummerd op de manier waarop ze ook (sinds 2003) genummerd zijn in mijn Excel-spreadsheet. Die nummers zitten goed in mijn hoofd, zo kan ik dingen snel terugvinden. Geen boekhoudkundige logica, wel Geldnerd-logica…

In mijn GnuCash administratie heb ik voor elke maand van het jaar 2021 de onderstaande bankoverboeking staan. Die is onderdeel van de serie automatische overboekingen die elke maand plaatsvindt nadat mijn salaris betaald is.

Voor de verwerking van mijn Voorziening voeg ik daar twee regels aan toe, ik ‘splits’ de boeking zoals dat mooi heet. Voor het egaliseren van de uitgaven over het jaar heen boek ik elke maand maandelijks de kosten (debet dus) aan voorziening (credit). Mijn kosten gaan daarmee maandelijks omhoog, mijn resultaat (voor mij is dat het spaarpercentage) gaat omlaag. De boeking ziet er dan als volgt uit.

Aan het einde van het jaar gaat er een boeking terug van de spaarrekening naar de betaalrekening. Dat geld gebruik ik vervolgens om de premie voor het daaropvolgende kalenderjaar. Mijn jaarpremie van € 1.155 was iets lager dan het totale opgebouwde bedrag van € 1.200, er bleef dus € 45 over op de spaarrekening dat ik heb gebruikt om een ander potje bij te vullen.

Deze boeking heb ik als volgt aangevuld voor de verwerking van mijn voorziening:

Je ziet dat ik ‘stiekem’ het hele bedrag van de voorziening heb teruggeboekt. In dit scenario begint de voorziening dus met een saldo van nul (0) aan het financiële jaar 2022.

Nadeel van deze aanpak is dat ik geen rechtstreekse relatie leg tussen het opbouwen en aanhouden van de voorziening en de uiteindelijke betaling van de zorgverzekeringspremie. De voorziening is in deze methode zuiver een boekhoudkundig iets. Vandaar dat ik ook methode 2 overweeg.

Methode 2 – Voorziening Rechtstreeks Naar Uitgavenrekening

In deze aanpak heb ik maar één extra rekening nodig, onder Liabilities (Passiva) de rekening Passiva:950 Voorzieningen:951 Voorziening Zorgverzekering. Bij deze methode boek ik maandelijks de kosten (debet) aan de voorziening (credit). Ik betaal maandelijks een ‘fictieve premie’ middels de voorziening. De maandelijkse boeking ziet er dan als volgt uit.

Bij de werkelijke betaling van de zorgverzekeringspremie boek ik dan de voorziening (debet) aan de uitgave (credit). Op deze manier is de uitgave losgekoppeld van het moment dat ik de kosten neem. Het daadwerkelijke betalen van de zorgverzekeringspremie heeft dan ook geen impact op mijn resultaat of spaarpercentage.

Hiermee haal ik de voorziening weg uit de uitgavenrekening, en ‘vervang’ ik deze door de daadwerkelijke premiebetaling.

Om deze methode compleet te maken zou ik eigenlijk ook het restantbedrag van € 45 (het verschil tussen de opgebouwde € 1.200 en de daadwerkelijk te betalen € 1.155) nog een bestemming moeten geven. Die kan ik vrij te laten vallen zonder dat er kosten tegenover staan. Er valt er een verantwoordelijkheid weg en ik heb weer vrije beschikking over dat deel van het vermogen. Het is dus weer eigen vermogen geworden.

Een verschuiving van vreemd naar eigen vermogen is boekhoudkundig een opbrengst. Ik boek dan de voorziening (debet) aan de opbrengst (credit). Dit komt ten goede aan mijn spaarpercentage. Maar misschien overdrijf ik dan een beetje? Of overdrijf ik sowieso? Hoe zouden jullie dat doen?

Methode 3 – Keep It Simple

Naar aanleiding van mijn vorige GnuCash-blog stuurde lezer Abel mij een mail met uitleg hoe hij zijn potjes-systeem geïmplementeerd heeft in GnuCash. Een methode die uitblinkt in eenvoud!

Hij heeft zijn potjesrekening aangemaakt als ‘Placeholder Account’. Dat is zeg maar een titelrekening, waar je zelf geen boekingen op kunt doen. Daar onder heeft hij voor elk potje een aparte rekening gemaakt. Dat is waar hij de afzonderlijke reserveringen op boekt. Je ziet dan in één oogopslag het saldo van het potje, en (omdat de ‘placeholder’ wel de optelsom van de rekeningen daar onder laat zien) op de placeholder-regel ook het totale saldo op de potjesrekening, zodat je kunt bewaken dat de balans in GnuCash klopt met de balans in de internetbankieren-omgeving.

In zijn geval ziet dat er als volgt uit (de bedragen zijn door mij vervaagd).

Om dit te laten werken is het van belang dat je de kolom met het actuele saldo zichtbaar maakt. In de Engelstalige versie van GnuCash heet die ‘Present’ of ‘Total’ met daarachter tussen haakjes de basisvaluta van jouw administratie (in mijn geval EUR). Je maakt die kolom zichtbaar door in de Accounts Overview in de rechterbovenhoek op het neerwaartse pijltje te drukken.

Abel zet eerst al het geld al op een subaccount (in zijn geval het potje Rest), en verdeelt het van daar uit Je doet dus geen boekingen meer op het ‘hoofdaccount’ van de potjesrekening. Door de autocomplete/historie van transacties invoeren moet je de eerste periode wel even goed opletten dat transacties niet meer naar het top-spaaraccount gaan, maar specifiek naar de juiste potjes.

Het is wat mij betreft een briljant eenvoudige manier om het zo in te richten, die goed aansluit bij hoe ik nu in Excel werk. En ‘Onverwacht Kapot Spul’ is natuurlijk een prachtige naam voor een potje! Het is wel volledig boekhouden op basis van cashflow.

Tenslotte

Drie methodes. Ik ben er nog niet uit. Maar ik zie nog een verschil met mijn kasboekhouding in Excel. In de kasboekhouding is het handig om elke voorziening als aparte bankoverboeking te doen. In het dubbel boekhoudsysteem van GnuCash zou ik net zo makkelijk één bankboeking kunnen doen, en de uitsplitsing in afzonderlijke voorzieningen in GnuCash toe kunnen voegen aan die ene bankoverboeking door de boeking te splitsen.

Help!

Dus… Is er een boekhouder of accountant in de zaal? Methode 1 of Methode 2 of Methode 3? Of is er nog een briljantere Methode 4? Doe ik nou erg gekke dingen als ik er zo mee omga in het dubbel boekhoudsysteem?

Update: Wil je weten welke keuze ik uiteindelijk gemaakt heb? Lees dit bericht.