Tweehonderd en vijfentwintig duizend kilo en een beetje

Geldnerd is dol op spreadsheets. Of eigenlijk: dol op wat je kunt doen met spreadsheets. Ze helpen je om dingen in cijfers bij te houden. De ontwikkeling door de tijd heen te volgen. Te meten. En wat je meet, beïnvloedt je gedrag.

Dat is bijvoorbeeld het geval met mijn financiële spreadsheets. Mijn Administratie helpt me om te meten hoeveel geld er binnen komt en hoeveel geld er weer uit gaat (en waar dat aan besteed wordt). Mijn Beleggingsspreadsheet helpt mij om me aan mijn eigen beleggingsstrategie te houden, en in de gaten te houden wat dat opbrengt. Mijn Hypotheekspreadsheet bewaakt onze aflossingsstrategie en zorgt ervoor dat we elke maand weten wat we (extra) af moeten lossen.

Maar ik heb meer spreadsheets. Zo houd ik ook elke week een aantal statistieken bij van mijn rondje door de sportschool. Van elke oefening het aantal herhalingen en het gewicht dat ik daarbij gebruik. En aan het eind van de sessie noteer ik een aantal gegevens die mijn sportgadget bijhoudt. Gemiddelde en hoogste hartslag, verbrande calorieën, dat soort dingen.

Sinds een paar weken berekent deze spreadsheet ook een nieuw statistiekje. Geïnspireerd door de maandelijkse Health Reports van de Financial Freedom Sloth (FFS). Een van de finance-bloggers die ik al een jaar of vijf geleden voor het eerst ontmoet heb. Jarenlang hebben we een voorliefde voor financiële onafhankelijkheid, een mooi WordPress Theme, en een strijd tegen overtollige kilo’s gedeeld. In zijn Health Report houdt FFS onder andere bij hoeveel gewicht hij elke week bij elkaar tilt. En dat kan ik natuurlijk ook berekenen. Aantal herhalingen maal kilo’s per oefening.

Mijn registratie is niet helemaal compleet. Want ik registreer alleen de piekoefeningen, niet de opwarmers. Als ik bijvoorbeeld mijn biceps train, dan is mijn piekoefening momenteel 2 maal 10 herhalingen met in elke hand een dumbbell van 16 kilo. Maar om daar te komen, doe ik eerst 10 herhalingen met dumbbells van 10 kilo, daarna 10 herhalingen met dumbbells van 12 kilo, dan 10 herhalingen met dumbbells van 14 kilo. Als opwarmer. En dan pas de piekoefeningen. Het is dus een zwaar vertekend beeld. Ik registreer 2 x 10 x 16 = 320 kilo. Maar in werkelijkheid til ik 320 + 140 + 120 + 100 = 680 kilo. Ook heb ik geen registratie van een aantal trainingssessies in de buitenlucht, die ik tijdens de verschillende corona-lockdowns gedaan heb. Maar alle sessies met de personal trainer in de sportstudio, en mijn eigen sessies in de sportschool, zitten wel in de administratie.

Als ik de gegevens bij elkaar zet voor alle sportsessies sinds de zomer van 2019, dan krijg je onderstaand grafiekje. Lang niet zo indrukwekkend als de gestaag stijgende grafiek van FFS. Ik train natuurlijk ook maar één keer per week.

Maar als ik alle sessies bij elkaar optel, dan lijkt het al heel wat. Ik heb totnogtoe 225.423,5 duizend kilo getild. En waarschijnlijk het dubbele als ik de opwarmers mee zou tellen.

Op dezelfde manier kan ik kijken naar de calorieën die ik verbrand heb, en het aantal uren dat ik getraind heb. Dat zijn dan respectievelijk 47.366 calorieën en 83 uur, 52 minuten en 46 seconden aan trainingstijd. Een volwassen man verbruikt ongeveer 2.500 calorieën per dag. Ik heb dus inmiddels met die 74 trainingssessies genoeg calorieën verbrand voor bijna 19 dagen aan ‘normaal’ verbruik dagen.

Ik weet het, dit zegt helemaal niks. Heeft geen enkele betekenis. Behalve dat ik de kilo’s niet getild zou hebben en de calorieën niet verbrand zou hebben als ik niet was gaan sporten. Maar het geeft niet dat het helemaal niks zegt. Het gaat om het idee. Om het stijgende grafiekje. Voor de motivatie.

Hoe motiveer jij jezelf?

De kledingkast na anderhalf jaar corona

Ook bij Geldnerd glipt er wel eens iets weg. Laat ik een gewoonte varen. Loopt er iets uit de hand. Om er dan na een tijdje achter te komen dat dat misschien niet de meest handige actie was. En grote schoonmaak te houden en de gewoonte weer op te pakken.

Zo ook onlangs. Ik heb in het verleden veel tijd besteed aan mijn kledingkast. Ik heb er een systeem voor opgezet. En twee keer per jaar liep ik alles langs en verfijnde ik mijn systeem. Eind 2019 sloeg ik die stap over, omdat ik stevig aan het afvallen was door mijn gezondere leven.

En toen kwam Corona. Veranderde ons leven. Gingen we volledig thuiswerken. En veranderden mijn kledinggewoonten. Nog maar zeer zelden een pak aan. Zelfs niet meer iedere dag een overhemd. Spijkerbroek en trui, poloshirt in de zomer, werden het nieuwe uniform. Mijn ‘nette schoenen’ slijten nauwelijks meer. En de halfjaarlijkse kledingkastcontrole werd overgeslagen. In het voorjaar van 2020, in het najaar van 2020, en ook in het voorjaar van 2021.

Maar onlangs werd de situatie toch onhoudbaar. Steeds meer kleding was niet toonbaar meer. Slijtage en gaatjes die je niet ziet in de videovergadering maar wel op kantoor. Waar ik toch af en toe weer naartoe moet. Tegelijkertijd zat mijn Kledingpotje overvol, ik heb de afgelopen anderhalf jaar nauwelijks iets uitgegeven aan kleding. Het was dus tijd voor Actie. Alhoewel: als het ‘hybride werken’ bij de Rijksoverheid een beetje aanslaat heb ik tot mijn pensioen voldoende kostuums om te dragen.

Onlangs op een regenachtige vrijdag heb ik weer een drastisch rondje kledingkast gedaan. Het was nodig. Meer dan de helft van mijn t-shirts ging weg. Een kwart van mijn overhemden. De helft van mijn sokken (de paren, het is niet zo dat ik alleen maar mijn rechtersokken of linkersokken heb weggegooid). Het was een behoorlijke klus. Wat normaliter een klein uurtje kost als je het bijhoudt, kost al gauw een uur of drie als je het twee jaar verwaarloost. Twee vuilniszakken met kleding gingen naar de textielcontainer. En in de week daarna werden er een aantal pakketjes met vervangende kledingstukken afgeleverd bij Huize Geldnerd. Er staan nog wat aankopen in de planning, en als de zomercollectie 2022 opduikt heb ik daar ook nog wat aanvulling nodig.

De kledingkast is weer onder controle en het systeem is weer in ere hersteld. En het is een les voor mijzelf. Systemen en gewoontes werken alleen als je ze volhoudt. Dat gaan we dus opnieuw proberen.

‘Aangestoken’ door Geldnerd is Vriendin de dag erna overigens ook aan de slag gegaan. Ook uit haar kledingkasten kwamen twee volle vuilniszakken voor de kledingcontainer. We hopen dat er mensen blij zijn met onze spullen.

Laat jij ook wel eens een systeem los? En krijg je daar wel eens spijt van?

De financiële nalatenschap

Zoals jullie weten heb ik een Achterblijversdocument. Het document om in de situatie van overlijden het regelen van mijn praktische zaken makkelijker te maken. Maar dat is maar één deel van het verhaal. Dat realiseerde ik me* door deze blogpost van Budgets Are Sexy.

* Het is ’zich realiseren dat’ of ‘beseffen dat’. Niet ‘zich beseffen dat’. Als je schrijft ‘ik besef mij dat’, dan heb je niet goed opgelet bij het vak Nederlands op school. Ik heb daar een bloedhekel aan…

Testament

Acht jaar geleden stonden Vriendin en Geldnerd op het punt om samen naar het Verre Warme land te vertrekken. Om een aantal zaken goed te regelen hebben we destijds een samenlevingsovereenkomst opgesteld. En daarbij hebben we ook allebei een testament op laten maken. Voor Geldnerd was dat niet de eerste keer, voor Vriendin wel.

Die testamenten zijn al opgesteld met de mogelijke aankoop van een gezamenlijke woning in gedachten. Dat is uiteindelijk Geldnerd HQ geworden, eind 2016 na terugkeer uit het Verre Warme Land. Geldnerd en Vriendin hebben daarbij afgesproken om ons aandeel in de woning en de inboedel aan elkaar na te laten. Ook hebben we elkaar aangemeld voor het Nabestaandenpensioen bij ons pensioenfonds, de Absoluut Bodemloze Put. Op deze manier is gegarandeerd dat de achterblijvende partij gewoon in Geldnerd HQ kan blijven wonen. het nabestaandenpensioen is meer dan voldoende om de woonlasten te kunnen dragen. Of we dat zouden willen is een tweede, zo’n groot huis met zoveel herinneringen. Maar verhuizen hoeft in elk geval niet (meteen), dat geeft rust.

Voor de rest van onze vermogens (die houden we strikt gescheiden) hebben we elk andere bestemmingen. Die staan ook keurig in onze testamenten. En in onze testamenten staan ook executeurs genoemd. Dat zijn de mensen die ervoor moeten zorgen dat het testament ook netjes afgehandeld wordt.

Wat moet je meteen doen?

Als ik vandaag zou overlijden, dan wordt het even druk. Mijn crematie moet geregeld worden. Die wat mij betreft overigens simpel is. Ik volg de ontwikkeling van minder milieu-onvriendelijke technieken met interesse, maar voor nu lijkt ‘de fik erin en de pijp uit’ mij de meest voor de hand liggende techniek.

Verder zijn er diverse administrativia die moeten gebeuren. Daar heeft de overheid een mooie internetpagina voor gemaakt. Die maakt er, na het beantwoorden van wat eenvoudige vragen, een soort handige checklist van. Het aangeven van overlijden bij de gemeente is belangrijk, en je moet zorgen dat je de verklaring van overlijden krijgt. Die is namelijk nodig om veel dingen af te handelen.

De rest kan even wachten in mijn situatie. Ons huishouden kan draaien op één salaris. Dat is inclusief het betalen van de hypotheek. Door de extra aflossingen zijn de maandlasten namelijk beperkt. Er is dus geen acute nood om heel snel dingen te regelen.

De financiën afhandelen

In mijn geval is het wel handig om snel contact te hebben met het ABP om te zorgen dat de uitkering van het nabestaandenpensioen gaat lopen. En ook zal Vriendin een afspraak moeten met onze huisbank, tevens hypotheekverstrekker. Daar kunnen dan de formaliteiten geregeld worden die te maken hebben met de op dat moment nog resterende hypotheek. Als ik nog een paar jaar wacht met overlijden, dan hoeft dit niet eens meer omdat de hypotheek volledig zal zijn afgelost.

Verder moet de executeur een rondje maken langs mijn financiële dienstverleners. Mijn persoonlijke huisbank, de bank waar mijn buffer geparkeerd staat, en de broker waar mijn beleggingsportefeuille staat. Die moeten geïnformeerd worden over mijn overlijden, en de executeur moet zorgen dat de rekeningen worden afgehandeld en dat het geld toegankelijk wordt. Als het geld beschikbaar is, kan het verdeeld worden tussen de partijen die in mijn testament genoemd staan.

In mijn Achterblijversdocument staat een keurig lijstje met alle financiële dienstverleners waar ik gebruik van maak. Ik houd het ook eenvoudig, geen gedoe met meerdere brokers of 20 spaarrekeningen bij verschillende aanbieders. Daarmee maak ik nu mijn eigen leven makkelijk, maar zijn de dingen na mijn overlijden ook vrij eenvoudig af te handelen voor mijn nabestaanden.

De rest afhandelen

Na de financiën zijn er nog een paar extra dingen om af te handelen. In mijn Achterblijversdocument staat keurig een lijstje met alle reguliere abonnementen die op mijn naam staan. De mobiele telefoon, mijn lijfblad, dat soort dingen. Het zijn er op het moment dat ik dit schrijf (slechts) vijf. Die zal de executeur dan opzeggen. Hopelijk heeft die persoon ook nog het geduld om een zoveel mogelijk online accounts van mij te verwijderen en digitale sporen uit te wissen. Mijn wachtwoorddatabase geeft een compleet overzicht. Mijn Achterblijversdocument bevat ook instructies wat er moet gebeuren met mijn servers.

Ik heb nog niks geregeld voor mijn overige bezittingen. Dat is niet veel, als ik nu zou verhuizen dan passen mijn persoonlijke bezittingen (inclusief kleding) in tien verhuisdozen. Daar moet ik toch nog eens over nadenken, en misschien deze methode (die ze in Zweden schijnen te gebruiken) nog eens overwegen. Maar eigenlijk ben ik ook helemaal nog niet van plan om te overlijden. Dus ik heb nog even de tijd, hoop ik.

Hoe is jouw nalatenschap geregeld?

Gezond Leven systeem

Nu ik geschreven heb over mijn Werksysteem, wordt het tijd om ook eens wat uitgebreider te schrijven over mijn persoonlijke systeem om een gezondere levensstijl te ondersteunen. Dat is twintig jaar lang best een worsteling geweest. Daar is verandering in gekomen in de zomer van 2019. En met wat coronaworstelingen houdt het systeem nog steeds stand.

Ten opzichte van mijn voorgaande levensstijl heb ik twee belangrijke wijzigingen doorgevoerd. En dat is echt geen rocket science. Ik ben meer gaan bewegen en beter op gaan letten wat ik eet. Enerzijds waren dat allebei eenvoudige stappen. Ik heb twintig jaar helemaal niets aan sport gedaan. En totaal niet opgelet wat ik at en dronk. Maar anderzijds was het een enorme stap. En daar heb ik hulp bij gezocht.

Bewegen

Vanaf de zomer van 2019 tot december 2020 heb ik gewerkt met een personal trainer. Elke week een uur. Daarna maakte de Corona-lockdown daar een einde aan. Sinds augustus train ik weer zelfstandig, bij een andere sportschool. Voorlopig met het arsenaal aan oefeningen dat ik in anderhalf jaar heb opgebouwd.

Ik houd mijn oefeningen wekelijks bij. In een spreadsheet uiteraard. Dat doe ik al sinds de allereerste trainingssessie. Voor iedere oefening het gewicht waarmee ik train en het aantal herhalingen. En voor de sessie als geheel een aantal basisstatistieken die verzameld worden door mijn sportgadget. Gemiddelde en hoogste hartslag, verbrande calorieën, percentage veterbanden, totale tijd van de trainingssessie. Dat levert me een schat aan informatie op over mijn voortgang.

En inmiddels durf ik te zeggen dat de wekelijkse trainingssessie onderdeel is van mijn systeem. Ik heb het gemist tijdens de lockdown. Al durfde ik pas weer te beginnen na de vaccinaties, om geen grote risico’s met mijn eigen gezondheid te nemen.

Wat ik maar niet in mijn systeem krijg is hardlopen. Het zou goed beter zijn als ik één, nog liever twee, keer per week ook een rondje zou gaan hardlopen. Cardiofitness als aanvulling op de krachttraining. Ik heb er een app voor die mij in 10 weken naar 5 kilometer hardlopen zou moeten brengen. En ik ben al een aantal keren opnieuw begonnen.

Deels is het dat ik hardlopen gewoon niet leuk genoeg vind. En deels is het ook dat ik het gewoonweg niet in mijn weekritme gepast krijg. Wat natuurlijk onzin is, want ‘geen tijd’ bestaat niet. Het is altijd ‘geen prioriteit’. Ik overweeg nu, zeker omdat de donkere en koude tijd van het jaar weer aangebroken is, een tweede wekelijkse sessie in de sportschool te plannen. De eerste sessie richt ik dan op krachttraining, de tweede sessie op cardiofitness. Of twee gemengde sessies, dat kan natuurlijk ook.

Eten en drinken

Behoudens bijzondere medische situaties is mijn gewicht een resultante van de calorieën die ik eet en de calorieën die ik verbrand. Jarenlang gedachteloos en ongezond eten en drinken zonder enige regelmatige vorm van lichaamsbeweging leidde tot een behoorlijk fors overgewicht. Het werd mij dus al snel duidelijk dat ik er niet zou komen met alleen maar meer bewegen. Ik moest ook bewuster gaan eten.

Een van de eerste stappen van bewustwording is bij mij altijd de realisatie dat ik veel te weinig van het onderwerp af weet. Oh, genoeg kookboeken hier in huis, en sommige worden soms zelfs opengeslagen. Maar bewust eten, wat is dat eigenlijk? En hoe doe je dat. De conclusie was dus al snel dat ik hier ook hulp bij nodig had. Dus ging ik naar de diëtist. En daar kom ik nog steeds met enige regelmaat.

Wat voor mij ook werkt: een eetdagboek. Ik schrijf elke dag op wat ik eet en drink. Niet ingewikkeld met een app en een calorieën-teller, maar gewoon een eenvoudig lijstje in mijn online notitieboek Evernote. Dat geeft al heel veel inzicht en bewustwording. Al vroeg kwam ik er achter dat ik veel te veel koolhydraten at. Pasta, rijst, aardappelen. ‘Makkelijk’. Daar hanteer ik nu geadviseerde hoeveelheden voor. Ik wil me nog eens gaan verdiepen in het Low Carb High Fat (LCHF) dieet, ik denk dat daar voor mij persoonlijk goede aanknopingspunten in zitten. Ook dronk ik te veel frisdrank, met name Coca Cola Zero. Maar daar werd in augustus een ‘nieuwe verbeterde formule’ van geïntroduceerd. Daarvan kreeg ik maagklachten, en sindsdien drink ik veel minder frisdrank. Is een verslechtering toch nog ergens goed voor.

Uitgebreidere maaltijden moet ik van mezelf liefst compenseren. Bij een borrel of dinertje neem ik nu vaak een lichtere lunch om alvast wat ruimte in te bouwen. Blijft over mijn voorliefde voor (zoete) snacks. Daar is eigenlijk maar één oplossing voor in Huize Geldnerd. Zorgen dat ze niet in huis zijn. Als ze er liggen, dan worden ze geconsumeerd. Niet per stuk, maar per pak. En ik drink iets te graag een lekker glaasje wijn bij het avondeten. Ook dat probeer ik te beperken, en in elk geval niet meer te doen op werkdagen. Maar een kortere werkweek helpt dan natuurlijk niet.

Financiën

Tsja, en op dit blog kom je natuurlijk ook voor financiële dingen. Dus wat kost me dat nou, dat Gezond(er) Leven systeem?

De afrekening van de diëtist loopt via de zorgverzekering en moet ik dus zelf betalen als onderdeel van mijn eigen risico. Dat kost iets meer dan € 35 per sessie, en ik ga eens in de twee à drie maanden.

De personal trainer kostte € 60 per sessie. Dat hakte er dus best wel in. De sportschool is een stuk goedkoper. Ik ben begonnen met een 10-rittenkaart. Die kost mij € 14,35 per sessie. Eerst maar eens kijken hoe het beviel, immers. Daarna had ik al snel uitgerekend dat een abonnement veel goedkoper is. Mits ik trouw elke week bleef gaan natuurlijk. Iets met stok en deur waar die achter staat, en de meeste sportscholen leven volgens mij van de klanten die wél een abonnement hebben en niet komen sporten… Maar zelfs met één keer trainen per week is een abonnement voordeliger. Ik kan dan kiezen tussen een maand-, kwartaal-, halfjaar- en jaar-abonnement. Met 50+ korting. Als ik één keer per week train lopen de kosten dan stapsgewijs terug naar € 8,50 per sessie, bij twee keer per week trainen wordt dat zelfs € 4,25 per sessie. Mits ik volhoud. Ik heb voorlopig gekozen voor een halfjaar-abonnement. Dat kost mij € 38,50 per maand.

Voor mijn Gezond(er) Leven systeem heb ik een potje in mijn voorzieningensysteem. Oorspronkelijk ging daar € 300 per maand in. Dat is inmiddels teruggebracht naar € 100 per maand. Hiervan kan ik ruimschoots de sportschool en de diëtist betalen, en dan hou ik ook nog geld over om af en toe nieuwe sportkleding en schoenen te kopen.

Tussenstand

Ben ik op mijn streefgewicht? Nee, nog (steeds) niet. Daarvoor houd ik misschien ook iets teveel van lekker eten en een goed glaasje wijn of whisky. Maar mijn gezondheid en gewicht zijn een stuk beter dan voorheen! En, het allerbelangrijkste, ik wil echt niet meer terug naar mijn oude ik. Want wat heb ik aan al die resultaten van mijn financiële systeem als ik niet gezond kan blijven om er van te genieten?

Hoe houdt jij jouw leven een beetje gezond?

NB: Hoera! Dit is blogpost nummer 800!

Corona en een oude Healthnerd

Onlangs verscheen er een grote groene vink in mijn CoronaCheck app. Dus moet ik van mijzelf ook weer naar de sportschool. Ik heb bewust gewacht tot ik volgens de vaccinatie-experts beschermd ben, ik probeer om niet teveel risico te nemen met mijn gezondheid. Die grote groene vink was voor mij dus een voorwaarde. Maar ook het moment van de waarheid. Ik moest weer.

Mijn wekelijkse sportuurtje was geschrapt sinds eind december 2020. Toen werden de coronamaatregelen aangescherpt en ging de sportschool ook weer dicht. Gezien het seizoen zag ik buiten trainen niet zo zitten. En hardlopen deed ik af en toe wel, maar met die vorm van bewegen heb ik een haat-liefde verhouding. Ik vind het, zelfs met een afwisselende muzieklijst, niet leuk genoeg om dat echt in mijn systeem te krijgen.

Omdat mijn eerdere sportstudio en personal trainer inmiddels niet meer samenwerken ga ik daar niet meer heen. Het was de combinatie van de trainer en ‘op kruipafstand van huis’ die voor mij werkte. Dezelfde trainer op een kwartier fietsen zag ik niet zitten, en dezelfde sportschool met een andere trainer vond ik ook geen fijn idee. Ik ben dus best goed in het opwerpen van barrières voor mijzelf…

Gelukkig zijn er andere opties. Ik wist van een andere sportschool, ook op kruipafstand van huis. Een ‘gewone’ sportschool waar ik zelf kan trainen en desgewenst hulp kan vragen. Dat scheelt ook nog eens een paar honderd euro per maand in de uitgaven. En ik vertelde mijzelf dat ik altijd nog terug kan naar de personal trainer als het me niet lukt om mijzelf te motiveren. Want sporten, dat heb ik nodig.

De anderhalf jaar werken met een personal trainer heeft mij een mooie collectie aan oefeningen opgeleverd voor specifieke spiergroepen. Ik deed dus een proeftraining bij deze sportschool, die op minder dan 5 minuten lopen van ons huis zit. Want het kan niet laagdrempelig genoeg zijn… En dat beviel me. Het is een echte ‘buurtsportschool’. Mensen van middelbare leeftijd, zoals ikzelf. Geen keiharde technomuziek die door de ruimte schalt en het gebruik van oordopjes noodzakelijk maakt. Geen opgeblazen spierbundels en graatmagere skeletmeisjes die een onderlinge competitie hebben wie het meest sterk / slank / sneu is. Maar passend bij een Healthnerd op leeftijd.

Op basis van mijn collectie oefeningen heb ik een programma voor mijzelf samengesteld. En ben ik weer vrolijk begonnen met een wekelijkse training. Keurig in een spreadsheet waarbij ik wekelijks bij elke oefening bijhoud hoeveel herhalingen ik met elk gewicht uitvoer. Mijn training heb ik verschoven naar de vrijdagochtend. Voorheen trainde ik vrijdag van 17.00 – 18.00. Inmiddels werk ik vier dagen per week, en gebruik ik dus het sportuurtje op vrijdagochtend om met een goed gevoel mijn weekend te starten.

Waar ik wel even van schrok… Je weet dat je oud bent als je leeftijdskorting krijgt op je sportschool abonnement. Ja echt. 50+ krijgt 15% korting. Ik moet even wennen aan het idee. Mijn allereerste leeftijdskorting. Nou ja, het helpt bij het spaarpercentage zullen we maar zeggen.

En waar ik ook van schrok… Ruim zeven maanden stilzitten betekent de facto opnieuw beginnen. Bij elke oefening. Ik kom nog niet in de buurt van de persoonlijke records die ik eind 2020 bereikt had. Mijn verdiende loon, denk ik. Dus nu weer hard aan het werk om die coronakilo’s eraf te trainen.

Hoe gaat het met jouw gezondheid?

Mijn werksysteem

Op 8 augustus vroeg HenH in de comments waar er een blogpost te vinden was over mijn werksysteem. Ik verwijs daar namelijk naar in mijn blog over de jaardoelen. Het was wel een vraag waar ik even over na moest denken. Ik probeer werk en blog namelijk gescheiden te houden, alleen al om mijn identiteit een beetje te beschermen. Maar ik ga toch een poging doen om mijn Werksysteem uit te schrijven.

Vooraf

Geldnerd is rijksambtenaar, dat is geen geheim. En manager van een club fijne mensen. Voltijds werken is bij de Rijksoverheid 36 uur per week. En ik werk sinds een tijdje in een werkrooster van 4 x 9 uur, vier werkdagen van elk 9 werkbare uren. Dat doe ik op maandag tot en met donderdag, dus elke donderdag aan het eind van de werkdag begint mijn lange weekend. De afwezigheidsmelding in mijn mailbox gaat dan aan en mijn werkapparaten (inclusief zakelijke telefoon) verdwijnen in de kast. Daar komen ze zondagavond of maandagochtend weer uit om aan de oplader te gaan. En dit ritme bevalt mij uitstekend, ik kan me eigenlijk niet meer voorstellen dat ik nog terug ga naar een vijfdaagse werkweek.

In mijn huidige functie ben ik medio 2020 begonnen. In coronatijd. Ik heb sindsdien vrijwel volledig thuisgewerkt, ik ben in totaal een keer of 10 op kantoor geweest in het afgelopen jaar. De meeste mensen in mijn team heb ik pas een handvol keren ‘in het echt’ gezien. We zien elkaar vrijwel dagelijks per video en spreken elkaar telefonisch.

Mijn afdeling is georganiseerd in vijf clusters, met elk een eigen taakgebied. Inhoudelijk hebben die taakgebieden weinig met elkaar te maken. Maar als manager ben ik, samen met mijn plaatsvervanger, wel elke dag met al die taakgebieden bezig. Dat betekent veelvuldig omschakelen tussen verschillende thema’s. Het schakelen is één van de dingen die mijn werk interessant maakt en houdt.

Als manager mag ik gebruik maken van de diensten van een managementassistente. Zij regelt mijn afspraken en andere praktische dingen. Dat is een voorrecht dat mij veel tijd scheelt. Wekelijks hebben we agenda-overleg, en ook tussen de bedrijven door bellen en mailen we regelmatig om dingetjes te regelen.

Werkritme

Mijn werkdagen beginnen ergens tussen 08.00 en 08.30 uur op mijn eigen werkplek in Huize Geldnerd. Op maandag heb ik standaard mijn agenda tot 09.30 uur geblokkeerd. Daar mogen geen afspraken gepland worden. Omdat ik niet werk op vrijdag, en er op die dag vaak toch dingen gebeuren, en omdat ik in het weekend mijn mail en telefoon vermijd en dat doen helaas niet alle collega’s. De tijd tot 09.30 gebruik ik om ‘bij te lezen’ op de vrijdag en het weekend, en eventuele spoedzaken uit te zetten en mensen terug te bellen. Het zorgt ervoor dat ik zonder achterstand aan het ‘vergadercircus’ van de nieuwe week begin.

Want dat is mijn agenda grotendeels. Een vergadercircus. In een normale werkweek zitten de beschikbare uren volgepland met videovergaderingen. Een enkele vergadering op kantoor of op externe locaties. Die tegenwoordig een aparte kleur krijgen in de agenda, en waar ook netjes reistijd omheen gepland wordt. Want het is al eens voorgekomen dat ik me realiseerde dat mijn volgende afspraak over een half uur op kantoor zou zijn, terwijl ik nog rustig thuis achter de laptop zat. Ook dat is stress die ik liever vermijd.

Elke werkdag is mijn agenda van 12.00 tot 13.00 uur geblokkeerd voor mijn lunchpauze. Niet altijd een uur, maar wel altijd bedoeld om even gezond te lunchen en echt afstand te nemen van het werk en de werkplek. Meestal lunchen Vriendin en ik samen, want ook haar werkweek speelt zich grotendeels af in haar eigen werkkamer hier in Huize Geldnerd. En meestal komt ergens tijdens de lunch ons Hondje thuis, die is dan de hele ochtend met de uitlaatservice op pad geweest. Hij eet na thuiskomst een snackje en zoekt dan één van zijn mandjes op om te gaan slapen.

Na de middagvergaderingen is mijn agenda vanaf 16.00 uur weer geblokkeerd. In principe accepteert het secretariaat vanaf dat tijdstip geen afspraken meer voor mij. Allereerst werk ik dan mijn Bellijst af. Gedurende dag proberen mensen regelmatig om mij te bellen, maar tijdens besprekingen neem ik meestal niet op. Die mensen komen wel op mijn bellijst, en worden diezelfde dag teruggebeld. Ook als ik gedurende de dag zelf bedenk dat ik iemand moet bellen, spaar ik dat op tot ‘s middags.

Na de Bellijst is de Stukkenstroom aan de beurt. Binnen de overheid is het proces van en naar de ministers en statssecretarissen sterk geformaliseerd. Dat is ook nodig, want we moeten alles wat we doen goed kunnen verantwoorden, iets dat helaas nog niet altijd goed gaat. Maar elke dag gaan er stukken ‘de lijn in’. En er zijn heel veel lijnen, mogelijke routes van stukken van medewerkers die uiteindelijk bij een hoge ambtenaar of een minister terecht moeten komen, of als brief naar de Tweede Kamer of ergens anders heen moeten gaan. Ook ik ben onderdeel van een aantal ‘lijnen’, en moet dus elke dag nota’s en brieven beoordelen, aanvullen, bespreken en uiteindelijk digitaal paraferen.

En na de Stukkenstroom is de E-mail aan de beurt. De schrik van vrijwel elke kantoorwerker. Ik heb een aantal maatregelen genomen om dat beheersbaar te maken, daar kom ik later in deze blogpost nog even op terug. Mijn doel is om voor het einde van de werkdag in elk geval alle mails gelezen te hebben. Mails die een korte reactie vragen (zeg minder dan 2 minuten werk) handel ik meteen af. Waar mogelijk zet ik acties uit bij collega’s. Afgehandelde mails worden gearchiveerd, ook daar kom ik zometeen op terug. In mijn Inbox mogen alleen ongelezen berichten zitten, en mails waar ik nog ‘iets mee moet’. Dat zijn er meestal enkele tientallen. Soms meer. Maar niet meer de honderden ongelezen berichten die ik in eerdere functies soms had.

Tijdens dit proces orden ik ook de aantekeningen die ik gedurende de dag digitaal bijgehouden heb. In mijn mailbox heb ik een uitgebreid systeem van taakdocumenten aangemaakt. Elk cluster in mijn afdeling, elk vast overleg en werkgroepje, elk regulier persoonlijk overleg heeft een eigen document. Hier houd ik mijn aantekeningen en actielijstjes bij. Als ik bedenk dat ik iets ergens moet bespreken, dan gaat het op het lijstje en komt het dus automatisch in het eerstvolgende overleg aan de orde.

Ook kijk ik nog even naar de agenda voor de volgende dag en check ik of ik alle stukken voor die vergaderingen bij de hand heb. Ik ben verwend doordat de meeste vergaderingen voor mij voorbereid worden en ik kant en klare annotaties en adviezen meekrijg. Dat betekent dat ik selectief kan voorbereiden, meestal lees ik alleen de stukken waar ik een pittige discussie over verwacht. En tenslotte kijk ik ook nog even in het financiële systeem en het personeelssysteem of er nog taakjes staan die ik af moet handelen.

Dat klinkt als veel werk, en dat is het meestal ook wel. Ik heb die tijd vanaf 16.00 uur ook echt wel nodig. Veel collega-managers vergeten om dit soort blokken in hun agenda te zetten. En vergaderen dus door tot 17.30. En zitten dan elke avond hun mail en andere dingen bij te werken. Of lopen altijd achter de feiten aan. Sukkels.

Ik probeer ergens tussen 17.30 en 18.00 de werkdag af te ronden. En meestal ben ik dan ‘bij’. Alle stukken afgehandeld, alle mails gelezen, alle acties uitgezet, alle aantekeningen geordend, en de volgende werkdag voorbereid. Dat geeft een gerust gevoel in de avond.

De Agenda

Niet alleen privé maar ook zakelijk plan ik alles in mijn agenda. Vergaderingen, de vaste blokken voor lunch en mail/stukkenstroom/voorbereiding, maar ook tijd om acties uit te voeren. Het werken in vaste blokken is voor mij de basis van dit systeem, samen met de lijstjes in Outlook.

Ik heb strikte afspraken met mijn secretariaat over het weigeren van afspraken in de geblokkeerde tijden. Af en toe ontkom ik er niet aan, een minister kun je moeilijk iets weigeren en Kamerdebatten lopen ook gewoon door. Maar 9 van de 10 keer loopt het goed. Het klinkt misschien erg streng, dit systeem, maar het werkt, en het helpt mij om effectief en efficiënt mijn werk te doen.

Er zijn best veel regelmatig terugkerende overleggen in mijn agenda. Elke dinsdagochtend vergaderen we met het managementteam van de directie. Elke woensdag heb ik een overleg met elk cluster in de afdeling, in een uur nemen we de actielijst en grote lijnen door. Op donderdagochtend heb ik een afdelingsoverleg. De rest van de agenda vult zich met “bila’s” (bilaterale overleggen), stuurgroepen, werkgroepen, crisisgroepen, projectgroepen, werkbezoeken, debatten in de Eerste en Tweede Kamer, en al die andere praatvormen waarmee veel ambtenaren hun tijd verspillen dagen vullen.

De E-mail

Ik omschreef e-mail al als de schrik van vrijwel elke kantoorwerker. Op een gemiddelde dag ontvang ik er meer dan 150. Een verschrikkelijk systeem dat z’n oorspronkelijke doel, het snel uitwisselen van informatie, inmiddels al lang uit het oog verloren is. Net zoals de meeste organisaties werken wij met Microsoft Outlook.

Mijn uitgangspunt is dat mails zo min mogelijk tijd door mogen brengen in mijn Inbox. Aan het eind van elke werkdag wil ik geen ongelezen berichten meer hebben. Indien nodig worden ze doorgezet naar collega’s voor verdere behandeling. Als mails afgehandeld zijn worden ze door mij gearchiveerd, ik heb een uitgebreide lijst archiefmappen op onderwerp in Outlook.

Het grote geheim om de grote hoeveelheid e-mails beheersbaar te houden: de Regels in Outlook. Je kunt regels instellen waarmee Outlook bepaalde berichten automatisch afhandelt. En dat is handig, want dan hoef je dat zelf niet meer te doen.

Ik heb een groot aantal Regels ingesteld. Een aantal deel ik hieronder. Dit zijn ze niet allemaal, maar de andere zouden teveel prijsgeven over het precieze werk dat ik doe. Het gaat om het idee.

  1. Ten eerste heb ik een CC regel. Die markeert berichten waar ik in de CC-regel sta automatisch als gelezen en verplaatst ze naar een aparte map, behalve als ze afkomstig zijn van een zeer selecte groep personen. In die map kijk ik eigenlijk alleen als er specifiek naar gevraagd wordt, want vrijwel alle CC-berichten zijn ter info. Ik heb uiteraard ook een regel die eens in de zoveel tijd alle berichten uit de CC-map verwijdert die ouder zijn dan een paar weken.
  2. Verder worden op vergelijkbare wijze alle berichten die te maken hebben met mijn agenda verplaatst naar een aparte map. uitnodigingen, bevestigingen van anderen, verplaatsingen, het gaat allemaal naar de Agenda-map. Mijn agenda wordt beheerd door het secretariaat, die hebben liever niet dat ik er zelf iets aan doe. Maar ook voordat ik dat voorrecht had werkte ik met zo’n map. En dan keek ik één of twee keer per dag in die map en handelde alles af. Ook voor deze map is er uiteraard een regel die eens in de zoveel tijd alle berichten verwijdert die ouder zijn dan een paar weken.
  3. Een aantal systemen in onze organisatie stuurt mij automatisch notificaties als er taken voor mij zijn. Bijvoorbeeld ons documentmanagementsysteem (DMS) en ons personeelssysteem. Helaas kan ik die berichten niet uitschakelen in de bronsystemen. Maar ze zijn voor mij wel overbodig, want ik kijk elke dag minstens één keer in deze systemen of er iets voor mij staat. En met name het DMS is erg actief, die stuurt soms wel enkele tientallen berichten per dag. Dus heb ik ook een regel ingesteld die dit soort overbodige notificaties automatisch in de prullenbak kiepert. Die automatisch geleegd wordt als ik Outlook afsluit aan het einde van de werkdag.

Mijn Outlook-regels helpen mij enorm om mijn mailbox overzichtelijk te houden. Ik heb minder handwerk en kan beter focussen op de berichten die echt mijn aandacht nodig hebben. Dat helpt dan weer om elke werkdag af te sluiten met het gevoel dat ik alles onder controle heb. Want een overvolle mailbox is was een belangrijke stressfactor.

Hybride werken

In mijn huidige functie heb ik tot op heden vrijwel volledig thuis gewerkt. Maar ooit zullen we toch wel van dat k…virus afkomen. De bedoeling is dat wij dan ‘hybride’ gaan werken. Wat neerkomt op ‘vaker thuis dan voor corona’. Iets dat ik persoonlijk helemaal niet erg vind. Ik hoef niet zo nodig vijf vier dagen per week terug naar kantoor. De huidige manier van werken is voor mij erg efficiënt. Ik verlies geen tijd tussen vergaderingen en ik word minder afgeleid. Vooralsnog is het adagium bij ons ‘zo min mogelijk kantoor’, ik verwacht dat het binnenkort weer wordt versoepeld naar ‘een paar dagen per maand’.

In mijn afdeling hebben we afgesproken dat we tot nader order de clusteroverleggen en het afdelingsoverleg digitaal blijven doen. Collega’s kunnen hun ‘quotum’ aan kantoordagen daarbuiten inzetten voor overleggen waar ze dat nuttig vinden. Ik heb heel af en toe ook een bespreking op kantoor of extern, dat is nu echt een uitje. Gelukkig staat Geldnerd HQ op minder dan 15 minuten fietsen van mijn kantoor. En minimaal één keer per maand organiseren we een gezamenlijke middag met de afdeling. We lunchen samen, doen wat serieuze dingen, en drinken een borrel samen. Hopelijk komen er snel nog wat meer mogelijkheden om elkaar te zien.

Samenvattend

Het werken in vaste blokken zorgt voor voorspelbaarheid en transparantie voor mijn omgeving. De blokken elke middag zorgen voor voldoende tijd voor mijzelf en mijn eigen werk. Met een beetje hulp van de technologie. En en beetje discipline. Dat lukt uiteraard niet elke dag. Soms ‘moet’ er een vergadering in geblokkeerde tijd. Heb ik een dag geen zin in het bellen of de mail. Of ben ik een dag op reis. Maar dat geeft niet. Ik kan het de dag erna altijd weer oppakken.

En dat is dus de beschrijving van mijn persoonlijk Werksysteem in mijn standaard overheidsmanagerskantoorbaan. Het kostte in deze functie een half jaar om het goed in te regelen, maar inmiddels draait het ook al meer dan een half jaar heel goed. Het geeft rust. Het geeft structuur. Het vermindert mijn stress. Rust reinheid en regelmaat, en het maakt dat mijn team op mij kan rekenen. Dat is het belangrijkste.

En het is nog best een lang stuk geworden eigenlijk, deze blogpost. Dan te bedenken dat ik vooraf niet dacht dat er een blogpost in zou zitten…

Hoe ziet jouw werksysteem eruit? Want daar kan ik ook nog weer van leren!

Einde van de inhoud

Geen pagina's meer om te laden

Nieuwere berichten
Oudere berichten