Geldnerd is overbodig

Geldnerd is niet meer nodig. Overbodig.

Nee, het gaat niet over mijn blog. Dat is waarschijnlijk ook overbodig, maar ik beschouw het toch eerst en vooral als mijn persoonlijke financiële dagboek. En zolang het nuttig is voor mijzelf, blijft het mooi staan.

Maar het gaat wel over mijn werk. Daar ben ik overbodig. Daar heb ik zelf voor gezorgd, en ik ben er blij mee.

In mijn huidige functie ben ik medio 2020 begonnen. Ik werd manager van een aantal mooie beleidsdossiers bij de overheid, met een mooi team mensen daaromheen. Er moest een hoop gebeuren, zowel op de dossiers als in de organisatie. Daar heb ik de afgelopen twee en een half jaar met veel plezier aan gewerkt. Ik heb veel kunnen brengen en ook veel nieuwe dingen geleerd. Het was een interessante kabinetsformatie en ook met het huidige kabinet en onze eigen minister maak ik elke week bijzondere dingen mee.

Maar in dat proces werd mijn afdeling ongeveer twee keer zo groot. Dertig medewerkers heeft mijn cluppie nu. En dat is veel. In onze organisatie vinden we een ‘span of control’ van vijftien medewerkers ‘gezond’. Nu gaat het niet alleen om de mensen, maar ook om de onderwerpen. Een team van vijftien mensen rond één thema is eenvoudiger dan een team van vijftien mensen rond drie ingewikkelde politieke thema’s. En ik heb dus dertig medewerkers. Rond vijf thema’s. Die best ingewikkeld zijn en weinig met elkaar te maken hebben. Dat vraagt het nodige van mij als manager.

Een jaar geleden ben ik dus maar eens gaan roepen dat mijn afdeling gesplitst zou moeten worden. Dat soort dingen gebeuren nooit zomaar. Dan moet er vergaderd worden en gereorganiseerd en met ondernemingsraden gesproken en zo. Dus in eerste instantie was het antwoord ‘nee’. Maar ik bleef gewoon roepen en mijn afdeling bleef groeien. Dus onlangs was het antwoord geen ‘nee’ meer.

Mijn afdeling worden er dus twee. Met twee managers. Waarvan ik er best een had kunnen zijn. Maar ik kies er zelf voor om dat niet te doen. Om een aantal redenen. Ten eerste heb ik mij ruim twee jaar geleden gecommitteerd aan het huidige team met de huidige mensen en taken. De gedachte dat ik hier een keuze in moet maken vind ik niet prettig. Ten tweede hebben we (zoals ik al schreef) de afgelopen jaren ook veel bereikt. Voor mij persoonlijk is de cirkel op deze plek dan ook wel rond.

En nu ben ik dus overbodig. En op zoek naar ‘iets anders’.

Dat klinkt allemaal dramatischer dan het is. Ik word niet ontslagen of zo. Ik heb gewoon mijn ambtelijke arbeidscontract. En ik werk voorlopig ook nog gewoon verder aan dezelfde dossiers met dezelfde mensen. Maar er is gelukkig al wel een tweede manager gevonden die ad-interim een deel van mijn afdeling en mijn dossiers overneemt. Ik heb dus iets meer tijd en ruimte om te zoeken naar een ander plekje. En daar neem ik rustig de tijd voor. Niet eindeloos, want er komt een moment dat er vaste nieuwe managers komen en dan ga ik in de weg lopen. Dat wil ik ook weer niet. Maar omdat ambtelijke molens meestal niet heel snel malen gaat dat echt nog wel even duren.

Ik houd jullie op de hoogte. Beloofd. En ik heb ook echt wel zin in iets nieuws.

Heb jij jezelf wel eens overbodig gemaakt?

De laatste thuiswerker?

Zo’n tweeëneenhalf jaar geleden kregen we in Nederland te maken met de coronapandemie. Met lockdowns, beperkingen in bezoek en bewegingsvrijheid en reisbewegingen, onzekerheid en polarisatie. En zoals wel vaker in grote crises hoorde je al gauw geluiden dat dit echte grote veranderingen zou brengen. We zouden nu echt minder gaan vliegen, minder gaan reizen, en minder op kantoor gaan werken.

Nou. Menselijke gewoontes zijn lastig te veranderen. Dat blijkt maar weer. Zo we al minder reizen, dan heeft dat vooral te maken met het personeelstekort en de daaruit voortkomende chaos op Schiphol en onbetrouwbaarheid van het openbaar vervoer. Zo wel al minder uitgaan, dan is de torenhoge inflatie een factor. Maar het lijkt toch vooral ‘business as usual before the pandemic’.

Gemiste kans?

Toch jammer. Een gemiste kans. Hadden we eens een echte gelegenheid om ons gedrag te veranderen, om te wennen aan nieuwe patronen, en dan weten we niet hoe snel we terug kunnen kruipen naar ons oude vertrouwde leventje. En Geldnerd is geen haar beter. Ook wij gingen dit jaar weer met een auto naar het vertrouwde buitenland op vakantie, nadat we vorig jaar in eigen land bleven. We vlogen niet, dat hebben we voor het laatst in 2018 gedaan. Voor het overige is ons patroon nog niet zo heel veel veranderd. Geldnerd geniet soms zelfs teveel van het kluizenaarsbestaan, Vriendin moet hem af en toe met geweld het huis uit schoppen / sleuren. Ik vind het leven gewoon erg comfortabel op mijn vierkante kilometer in het westen van het land.

Nog steeds vooral thuis

Nu verlang ik ook niet meteen terug naar de beperkingen en onzekerheid van de verschillende lock-downs. Maar ik werk toch nog steeds meer dan de helft van de tijd thuis. Dat houd ik bij, we krijgen als rijksambtenaren sinds begin dit jaar een thuiswerkvergoeding van € 2,00 per dag, die we zelf moeten declareren. Van de 16 – 18 werkdagen per maand (ik werk vier dagen per week) heb ik dit jaar elke maand er minstens 10 thuis gewerkt. Dat bevalt me nog steeds uitstekend. De koffie is thuis oneindig veel beter dan op kantoor. De lunch is veel goedkoper en het is makkelijker om gezond te eten. En de werkdag is efficiënter. Met één klik op mijn tablet zit ik in een volgende vergadering, in plaats van dat ik door een groot kantoorpand moet zwerven of mij moet verplaatsen naar een ander ministerie. Dat scheelt veel tijd. Ik merk ook dat dit soort overleggen, met mensen uit verschillende organisaties, nog steeds vooral digitaal plaatsvinden. Dat is efficiënter voor iedereen, en daar ben ik blij mee.

Maar wat niet helpt is dat onze digitale werkplek nog steeds vooral gericht is op persoonlijke productiviteit, en niet op digitaal samenwerken. Veel verder dan de uitrol van een videovergadersysteem zijn wij nog niet gekomen. Dat is echt wel een beperking. En een van de redenen dat mensen elkaar toch weer vaker opzoeken op kantoor. Een kantoor dat overigens nog niet is omgebouwd voor een nieuwe werkelijkheid. En met dus een groot tekort aan individuele werkplekken waar je even rustig kunt bellen of videovergaderen. Want een echte ‘hybride’ werkdag is immers al gauw een mix van online en fysieke ontmoetingen. Dat tekort aan geschikte werkplekken jaagt mensen dan ook al gauw weer naar huis…

Ik sta ook weer vaker te strijken, merk ik. Er moet weer vaker een overhemd aan Maar ik heb veel minder vaak een pak aan dan drie jaar geleden. Er gaan nu weken voorbij dat er geen kostuum uit de kledingkast komt, en dagen met een stropdas zijn op de vingers van één hand te tellen. Dat mis ik echt niet! Toch heb ik ook wat vaker weer een echte kantoordag, begin augustus zelfs weer eens een kantoordag met een broodtrommel. Het komt namelijk niet vaak voor dat ik een hele dag op kantoor ben, meestal ga ik een dagdeel of voor een specifieke bijeenkomst. Iets dat kan omdat ik op 10 minuten fietsen van kantoor woon, voor collega’s die verder weg wonen is het lastig.

Quo vadis…?

Ik ben benieuwd hoe dit verder gaat. Wat er over een jaar nog overgebleven is van de voordelen en veranderingen die de pandemie ons toch echt gegeven heeft. Hopelijk kan ik nog steeds minimaal twee dagen per week thuiswerken. Ik verlang zeker niet terug naar de volgepropte kantoordagen met aaneengesloten vergaderingen. Mijn huidige werkdag heeft veel meer rust en dat vind ik persoonlijk erg prettig. Maar ik ben onderdeel van het sociale systeem dat ‘organisatie’ heet, dus ik heb niet helemaal zelf in de hand hoe mijn werk zich ontwikkelt. Helaas…

Werk jij nog wel eens thuis?

Mijn werksysteem

Op 8 augustus vroeg HenH in de comments waar er een blogpost te vinden was over mijn werksysteem. Ik verwijs daar namelijk naar in mijn blog over de jaardoelen. Het was wel een vraag waar ik even over na moest denken. Ik probeer werk en blog namelijk gescheiden te houden, alleen al om mijn identiteit een beetje te beschermen. Maar ik ga toch een poging doen om mijn Werksysteem uit te schrijven.

Vooraf

Geldnerd is rijksambtenaar, dat is geen geheim. En manager van een club fijne mensen. Voltijds werken is bij de Rijksoverheid 36 uur per week. En ik werk sinds een tijdje in een werkrooster van 4 x 9 uur, vier werkdagen van elk 9 werkbare uren. Dat doe ik op maandag tot en met donderdag, dus elke donderdag aan het eind van de werkdag begint mijn lange weekend. De afwezigheidsmelding in mijn mailbox gaat dan aan en mijn werkapparaten (inclusief zakelijke telefoon) verdwijnen in de kast. Daar komen ze zondagavond of maandagochtend weer uit om aan de oplader te gaan. En dit ritme bevalt mij uitstekend, ik kan me eigenlijk niet meer voorstellen dat ik nog terug ga naar een vijfdaagse werkweek.

In mijn huidige functie ben ik medio 2020 begonnen. In coronatijd. Ik heb sindsdien vrijwel volledig thuisgewerkt, ik ben in totaal een keer of 10 op kantoor geweest in het afgelopen jaar. De meeste mensen in mijn team heb ik pas een handvol keren ‘in het echt’ gezien. We zien elkaar vrijwel dagelijks per video en spreken elkaar telefonisch.

Mijn afdeling is georganiseerd in vijf clusters, met elk een eigen taakgebied. Inhoudelijk hebben die taakgebieden weinig met elkaar te maken. Maar als manager ben ik, samen met mijn plaatsvervanger, wel elke dag met al die taakgebieden bezig. Dat betekent veelvuldig omschakelen tussen verschillende thema’s. Het schakelen is één van de dingen die mijn werk interessant maakt en houdt.

Als manager mag ik gebruik maken van de diensten van een managementassistente. Zij regelt mijn afspraken en andere praktische dingen. Dat is een voorrecht dat mij veel tijd scheelt. Wekelijks hebben we agenda-overleg, en ook tussen de bedrijven door bellen en mailen we regelmatig om dingetjes te regelen.

Werkritme

Mijn werkdagen beginnen ergens tussen 08.00 en 08.30 uur op mijn eigen werkplek in Huize Geldnerd. Op maandag heb ik standaard mijn agenda tot 09.30 uur geblokkeerd. Daar mogen geen afspraken gepland worden. Omdat ik niet werk op vrijdag, en er op die dag vaak toch dingen gebeuren, en omdat ik in het weekend mijn mail en telefoon vermijd en dat doen helaas niet alle collega’s. De tijd tot 09.30 gebruik ik om ‘bij te lezen’ op de vrijdag en het weekend, en eventuele spoedzaken uit te zetten en mensen terug te bellen. Het zorgt ervoor dat ik zonder achterstand aan het ‘vergadercircus’ van de nieuwe week begin.

Want dat is mijn agenda grotendeels. Een vergadercircus. In een normale werkweek zitten de beschikbare uren volgepland met videovergaderingen. Een enkele vergadering op kantoor of op externe locaties. Die tegenwoordig een aparte kleur krijgen in de agenda, en waar ook netjes reistijd omheen gepland wordt. Want het is al eens voorgekomen dat ik me realiseerde dat mijn volgende afspraak over een half uur op kantoor zou zijn, terwijl ik nog rustig thuis achter de laptop zat. Ook dat is stress die ik liever vermijd.

Elke werkdag is mijn agenda van 12.00 tot 13.00 uur geblokkeerd voor mijn lunchpauze. Niet altijd een uur, maar wel altijd bedoeld om even gezond te lunchen en echt afstand te nemen van het werk en de werkplek. Meestal lunchen Vriendin en ik samen, want ook haar werkweek speelt zich grotendeels af in haar eigen werkkamer hier in Huize Geldnerd. En meestal komt ergens tijdens de lunch ons Hondje thuis, die is dan de hele ochtend met de uitlaatservice op pad geweest. Hij eet na thuiskomst een snackje en zoekt dan één van zijn mandjes op om te gaan slapen.

Na de middagvergaderingen is mijn agenda vanaf 16.00 uur weer geblokkeerd. In principe accepteert het secretariaat vanaf dat tijdstip geen afspraken meer voor mij. Allereerst werk ik dan mijn Bellijst af. Gedurende dag proberen mensen regelmatig om mij te bellen, maar tijdens besprekingen neem ik meestal niet op. Die mensen komen wel op mijn bellijst, en worden diezelfde dag teruggebeld. Ook als ik gedurende de dag zelf bedenk dat ik iemand moet bellen, spaar ik dat op tot ‘s middags.

Na de Bellijst is de Stukkenstroom aan de beurt. Binnen de overheid is het proces van en naar de ministers en statssecretarissen sterk geformaliseerd. Dat is ook nodig, want we moeten alles wat we doen goed kunnen verantwoorden, iets dat helaas nog niet altijd goed gaat. Maar elke dag gaan er stukken ‘de lijn in’. En er zijn heel veel lijnen, mogelijke routes van stukken van medewerkers die uiteindelijk bij een hoge ambtenaar of een minister terecht moeten komen, of als brief naar de Tweede Kamer of ergens anders heen moeten gaan. Ook ik ben onderdeel van een aantal ‘lijnen’, en moet dus elke dag nota’s en brieven beoordelen, aanvullen, bespreken en uiteindelijk digitaal paraferen.

En na de Stukkenstroom is de E-mail aan de beurt. De schrik van vrijwel elke kantoorwerker. Ik heb een aantal maatregelen genomen om dat beheersbaar te maken, daar kom ik later in deze blogpost nog even op terug. Mijn doel is om voor het einde van de werkdag in elk geval alle mails gelezen te hebben. Mails die een korte reactie vragen (zeg minder dan 2 minuten werk) handel ik meteen af. Waar mogelijk zet ik acties uit bij collega’s. Afgehandelde mails worden gearchiveerd, ook daar kom ik zometeen op terug. In mijn Inbox mogen alleen ongelezen berichten zitten, en mails waar ik nog ‘iets mee moet’. Dat zijn er meestal enkele tientallen. Soms meer. Maar niet meer de honderden ongelezen berichten die ik in eerdere functies soms had.

Tijdens dit proces orden ik ook de aantekeningen die ik gedurende de dag digitaal bijgehouden heb. In mijn mailbox heb ik een uitgebreid systeem van taakdocumenten aangemaakt. Elk cluster in mijn afdeling, elk vast overleg en werkgroepje, elk regulier persoonlijk overleg heeft een eigen document. Hier houd ik mijn aantekeningen en actielijstjes bij. Als ik bedenk dat ik iets ergens moet bespreken, dan gaat het op het lijstje en komt het dus automatisch in het eerstvolgende overleg aan de orde.

Ook kijk ik nog even naar de agenda voor de volgende dag en check ik of ik alle stukken voor die vergaderingen bij de hand heb. Ik ben verwend doordat de meeste vergaderingen voor mij voorbereid worden en ik kant en klare annotaties en adviezen meekrijg. Dat betekent dat ik selectief kan voorbereiden, meestal lees ik alleen de stukken waar ik een pittige discussie over verwacht. En tenslotte kijk ik ook nog even in het financiële systeem en het personeelssysteem of er nog taakjes staan die ik af moet handelen.

Dat klinkt als veel werk, en dat is het meestal ook wel. Ik heb die tijd vanaf 16.00 uur ook echt wel nodig. Veel collega-managers vergeten om dit soort blokken in hun agenda te zetten. En vergaderen dus door tot 17.30. En zitten dan elke avond hun mail en andere dingen bij te werken. Of lopen altijd achter de feiten aan. Sukkels.

Ik probeer ergens tussen 17.30 en 18.00 de werkdag af te ronden. En meestal ben ik dan ‘bij’. Alle stukken afgehandeld, alle mails gelezen, alle acties uitgezet, alle aantekeningen geordend, en de volgende werkdag voorbereid. Dat geeft een gerust gevoel in de avond.

De Agenda

Niet alleen privé maar ook zakelijk plan ik alles in mijn agenda. Vergaderingen, de vaste blokken voor lunch en mail/stukkenstroom/voorbereiding, maar ook tijd om acties uit te voeren. Het werken in vaste blokken is voor mij de basis van dit systeem, samen met de lijstjes in Outlook.

Ik heb strikte afspraken met mijn secretariaat over het weigeren van afspraken in de geblokkeerde tijden. Af en toe ontkom ik er niet aan, een minister kun je moeilijk iets weigeren en Kamerdebatten lopen ook gewoon door. Maar 9 van de 10 keer loopt het goed. Het klinkt misschien erg streng, dit systeem, maar het werkt, en het helpt mij om effectief en efficiënt mijn werk te doen.

Er zijn best veel regelmatig terugkerende overleggen in mijn agenda. Elke dinsdagochtend vergaderen we met het managementteam van de directie. Elke woensdag heb ik een overleg met elk cluster in de afdeling, in een uur nemen we de actielijst en grote lijnen door. Op donderdagochtend heb ik een afdelingsoverleg. De rest van de agenda vult zich met “bila’s” (bilaterale overleggen), stuurgroepen, werkgroepen, crisisgroepen, projectgroepen, werkbezoeken, debatten in de Eerste en Tweede Kamer, en al die andere praatvormen waarmee veel ambtenaren hun tijd verspillen dagen vullen.

De E-mail

Ik omschreef e-mail al als de schrik van vrijwel elke kantoorwerker. Op een gemiddelde dag ontvang ik er meer dan 150. Een verschrikkelijk systeem dat z’n oorspronkelijke doel, het snel uitwisselen van informatie, inmiddels al lang uit het oog verloren is. Net zoals de meeste organisaties werken wij met Microsoft Outlook.

Mijn uitgangspunt is dat mails zo min mogelijk tijd door mogen brengen in mijn Inbox. Aan het eind van elke werkdag wil ik geen ongelezen berichten meer hebben. Indien nodig worden ze doorgezet naar collega’s voor verdere behandeling. Als mails afgehandeld zijn worden ze door mij gearchiveerd, ik heb een uitgebreide lijst archiefmappen op onderwerp in Outlook.

Het grote geheim om de grote hoeveelheid e-mails beheersbaar te houden: de Regels in Outlook. Je kunt regels instellen waarmee Outlook bepaalde berichten automatisch afhandelt. En dat is handig, want dan hoef je dat zelf niet meer te doen.

Ik heb een groot aantal Regels ingesteld. Een aantal deel ik hieronder. Dit zijn ze niet allemaal, maar de andere zouden teveel prijsgeven over het precieze werk dat ik doe. Het gaat om het idee.

  1. Ten eerste heb ik een CC regel. Die markeert berichten waar ik in de CC-regel sta automatisch als gelezen en verplaatst ze naar een aparte map, behalve als ze afkomstig zijn van een zeer selecte groep personen. In die map kijk ik eigenlijk alleen als er specifiek naar gevraagd wordt, want vrijwel alle CC-berichten zijn ter info. Ik heb uiteraard ook een regel die eens in de zoveel tijd alle berichten uit de CC-map verwijdert die ouder zijn dan een paar weken.
  2. Verder worden op vergelijkbare wijze alle berichten die te maken hebben met mijn agenda verplaatst naar een aparte map. uitnodigingen, bevestigingen van anderen, verplaatsingen, het gaat allemaal naar de Agenda-map. Mijn agenda wordt beheerd door het secretariaat, die hebben liever niet dat ik er zelf iets aan doe. Maar ook voordat ik dat voorrecht had werkte ik met zo’n map. En dan keek ik één of twee keer per dag in die map en handelde alles af. Ook voor deze map is er uiteraard een regel die eens in de zoveel tijd alle berichten verwijdert die ouder zijn dan een paar weken.
  3. Een aantal systemen in onze organisatie stuurt mij automatisch notificaties als er taken voor mij zijn. Bijvoorbeeld ons documentmanagementsysteem (DMS) en ons personeelssysteem. Helaas kan ik die berichten niet uitschakelen in de bronsystemen. Maar ze zijn voor mij wel overbodig, want ik kijk elke dag minstens één keer in deze systemen of er iets voor mij staat. En met name het DMS is erg actief, die stuurt soms wel enkele tientallen berichten per dag. Dus heb ik ook een regel ingesteld die dit soort overbodige notificaties automatisch in de prullenbak kiepert. Die automatisch geleegd wordt als ik Outlook afsluit aan het einde van de werkdag.

Mijn Outlook-regels helpen mij enorm om mijn mailbox overzichtelijk te houden. Ik heb minder handwerk en kan beter focussen op de berichten die echt mijn aandacht nodig hebben. Dat helpt dan weer om elke werkdag af te sluiten met het gevoel dat ik alles onder controle heb. Want een overvolle mailbox is was een belangrijke stressfactor.

Hybride werken

In mijn huidige functie heb ik tot op heden vrijwel volledig thuis gewerkt. Maar ooit zullen we toch wel van dat k…virus afkomen. De bedoeling is dat wij dan ‘hybride’ gaan werken. Wat neerkomt op ‘vaker thuis dan voor corona’. Iets dat ik persoonlijk helemaal niet erg vind. Ik hoef niet zo nodig vijf vier dagen per week terug naar kantoor. De huidige manier van werken is voor mij erg efficiënt. Ik verlies geen tijd tussen vergaderingen en ik word minder afgeleid. Vooralsnog is het adagium bij ons ‘zo min mogelijk kantoor’, ik verwacht dat het binnenkort weer wordt versoepeld naar ‘een paar dagen per maand’.

In mijn afdeling hebben we afgesproken dat we tot nader order de clusteroverleggen en het afdelingsoverleg digitaal blijven doen. Collega’s kunnen hun ‘quotum’ aan kantoordagen daarbuiten inzetten voor overleggen waar ze dat nuttig vinden. Ik heb heel af en toe ook een bespreking op kantoor of extern, dat is nu echt een uitje. Gelukkig staat Geldnerd HQ op minder dan 15 minuten fietsen van mijn kantoor. En minimaal één keer per maand organiseren we een gezamenlijke middag met de afdeling. We lunchen samen, doen wat serieuze dingen, en drinken een borrel samen. Hopelijk komen er snel nog wat meer mogelijkheden om elkaar te zien.

Samenvattend

Het werken in vaste blokken zorgt voor voorspelbaarheid en transparantie voor mijn omgeving. De blokken elke middag zorgen voor voldoende tijd voor mijzelf en mijn eigen werk. Met een beetje hulp van de technologie. En en beetje discipline. Dat lukt uiteraard niet elke dag. Soms ‘moet’ er een vergadering in geblokkeerde tijd. Heb ik een dag geen zin in het bellen of de mail. Of ben ik een dag op reis. Maar dat geeft niet. Ik kan het de dag erna altijd weer oppakken.

En dat is dus de beschrijving van mijn persoonlijk Werksysteem in mijn standaard overheidsmanagerskantoorbaan. Het kostte in deze functie een half jaar om het goed in te regelen, maar inmiddels draait het ook al meer dan een half jaar heel goed. Het geeft rust. Het geeft structuur. Het vermindert mijn stress. Rust reinheid en regelmaat, en het maakt dat mijn team op mij kan rekenen. Dat is het belangrijkste.

En het is nog best een lang stuk geworden eigenlijk, deze blogpost. Dan te bedenken dat ik vooraf niet dacht dat er een blogpost in zou zitten…

Hoe ziet jouw werksysteem eruit? Want daar kan ik ook nog weer van leren!