Ode aan de scanner

Een aantal jaren geleden hadden we een probleem. De kast in onze studeerkamer was vol. Een rij ordners met Belangrijke Papieren. Facturen, contracten, correspondentie, bankafschriften, van alles en nog wat. Dus er moest een nieuwe kast bijkomen.

Of toch niet? Eigenlijk wilden we helemaal geen extra ruimte opofferen aan nog een kast. Maar toen we door al die papieren heen gingen konden we ook nog niet al te veel weggooien. Ja, wat stapeltjes oude (en al lang betaalde) facturen. Maar dat was het wel.

Op mijn werk waren we destijds bezig met een groot digitaliseringsproject. Het hele papieren archief werd door de scanner heen gedraaid en kwam elektronisch beschikbaar. Zo kwamen we op het idee om dat thuis ook te gaan doen.

Zo gezegd, zo gedaan. Er werd een scanner gekocht (met document-invoer, zodat we niet pagina voor pagina op de scanner hoefden te leggen). En een shredder. Want het project zou natuurlijk pas wat opleveren als we al het gescande papier ook echt de deur uit zouden doen. Dat deden we liefst wel in kleine snippers…

Het was nog best wel een klus. De eerste keer hebben we er een deel van onze kerstvakantie aan opgeofferd. Maar de kast die steeds leger werd (en de vuilniszakken die steeds voller werden) motiveerden ons wel.

Sindsdien is het een kwestie van bijhouden. Dat wordt ook steeds makkelijker, want veel bedrijven en overheden bieden de afgelopen jaren ook de optie aan om je post digitaal te ontvangen. Handig, dat scheelt scannen! Zodra het ergens digitaal kan, doe ik het. Tegenwoordig heb ik bijna geen papier meer in huis. Mijn diploma’s, die wel. En een paar contracten. Het past in één mapje.

Het scan-project zorgde wel voor iets anders. Er moest ook een back-up komen. Want al die gedigitaliseerde papieren kwijtraken leek me nog steeds geen goed idee. Maar over mijn back-up obsessie schrijf ik nog wel een andere keer.

Hoe papierloos ben jij?

Mijn Grootboek, mijn leven…

Eigenlijk best een dramatische titel. Maar zo voelt het wel. Mijn Grootboek, het hart van mijn financiële administratie, is een reflectie van mijn leven, en verandert mee als er dingen veranderen in mijn leven. Ik moest er aan denken naar aanleiding van een reactie van Petra op mijn post over de financiële administratie.

Even voor de administratieve leken: Een grootboekrekening is een verzameling van gelijke uitgaven- of inkomstenposten. Strikt genomen is mijn grootboek geen grootboek, maar ik noem het lekker toch zo. Ik onderscheid in mijn grootboek de volgende groepen:
1000 Woonlasten
1200 Financiën en Zorg
1400 Mobiliteit en Vervoer
1600 Telecom en Internet
1800 Huishouden en Voeding
2000 Abonnementen en Lidmaatschappen
2200 Inrichting en Elektronica
5000 Luxegoederen en Diensten
5500 Hobby’s
6000 Reizen, Vakanties en Recreatie
8000 Kasgeld en Overige

Misschien niet helemaal logische volgorde, maar zo is het ontstaan. Er hebben in het verleden ook nog wel andere groepen tussen gezeten, maar die gebruik ik niet meer. In iedere groep heb ik dan weer subrekeningen voor specifieke uitgaven of inkomsten. De groep 1000 Woonlasten heeft bijvoorbeeld de volgende rekeningen:
1010 Hypotheek
1015 Hypotheek Banksparen
1020 Servicekosten
1030 Energie
1040 Water en Waterschap
1050 Gemeente
1060 Huur
1065 Huur Opslagruimte
1099 Overig

Ik probeer dit schema zo constant mogelijk te houden, om jaren met elkaar te kunnen vergelijken. Maar de werkelijkheid is dat dit schema mee verandert met grote veranderingen in mijn leven. Ik heb bijvoorbeeld jarenlang in een koopappartement gewoond. In de woonlasten had ik dus een rekening voor de hypotheekbetalingen, en eentje voor de servicekosten die ik betaalde aan de Vereniging van Eigenaren. Maar na mijn echtscheiding ben ik verhuisd naar een huurappartement. Dus heb ik een rekening voor de maandelijkse huur toegevoegd.

Idem bijvoorbeeld met nieuwe hobby’s die ik oppak. Als er serieuze uitgaven aan verbonden zijn, dan krijgt de hobby een eigen ‘rekening’ in de groep 5500.

Hoe je het rekeningschema precies inricht is helemaal vrij. Wat ik belangrijk vind, is dat het een reflectie is van je leven en van je uitgavenpatroon. Ik heb in elke groep een rekening ‘Overig’ (altijd de laatste met nummer XX99). Het budget voor die rekening is altijd 0. En zodra ik zie dat er meerdere boekingen op die rekening komen te staan, is het tijd om te onderzoeken wat die boekingen inhouden. Want misschien gebeurt er dan iets structureels wat een eigen rekening nodig heeft.

Hoe ziet jouw grootboek eruit?

Ontmoedigingsbeleid

Belasting betalen moet ik. Vind ik ook niet zo erg, want de overheid geeft mij er ook het nodige voor terug. Natuurlijk willen we altijd minder betalen en er meer voor terug, dat is menselijk. En sommige belastingen vind ik redelijker dan andere.

Er is al een tijdje discussie over de vermogensrendementsheffing: 30% belasting over een fictief rendement van 4%, oftewel 1,2% van je vermogen jaarlijks afdragen. Dat vonden de meeste mensen niet zo erg toen het verwachte rendement van sparen op of boven die 4% lag. Maar dat is alweer een hele tijd geleden. Tegenwoordig ligt het verwachte rendement van sparen meer rond de 1% per jaar. Met 1,2% vermogensbelasting wordt je alleen al door de Belastingdienst armer, en dan hebben we het nog niet eens over het effect van inflatie. Met beleggen kun je wel meer rendement halen, maar loop je ook meer risico en heb je kosten.

Vandaag last ik een stukje van Errol Keyner, de adjunct-directeur van de Vereniging van Effectenbezitters, over de plannen met de vermogensrendementsheffing. Ik ben het grotendeels eens met zijn commentaar. Tegelijkertijd snap ik de uitdaging voor de regering, want het koppelen van de vermogensrendementsheffing aan de feitelijk behaalde rendementen is (1) arbeidsintensief voor de Belastingdienst, en zou (2) leiden tot ongewenste fluctuaties in de overheidsinkomsten.

Maar een beetje krom is het wel. De afgelopen 10 jaar horen we steeds vaker dat we als burger meer voor onszelf moeten gaan zorgen. Zelf sparen voor pensioen en voor verwachte hogere toekomstige zorgkosten. Maar in plaats van dat aan te moedigen, voert de overheid een soort ontmoedigingsbeleid. En dat vind ik dan toch een beetje teleurstellend.

Vergeten Pensioen

Aan het begin van mijn loopbaan ben ik een aantal keren van baan gewisseld. Met mijn pensioen was ik toen nog helemaal niet bezig. Af en toe kreeg ik brieven waar het woord pensioen opstond. Die stopte ik dan in mijn mapje met het woord ‘Pensioen’ erop. En als ik ergens in dienst kwam riep ik iets over pensioenoverdracht. Dan kreeg ik formulieren om te tekenen en terug te sturen. Klaar. Alles onder controle. Dacht ik.

In januari 2011 las ik over MijnPensioenoverzicht. In dat register kun je zien waar je pensioen hebt opgebouwd.

Ik had het uiteraard niet nodig, want ik was ‘in control’. Maar uit nieuwsgierigheid ben ik toch even gaan kijken. Inloggen was simpel met mijn DigiD. En wat bleek? Ook ik had een Vergeten Pensioen. Eén deelpensioen van één van mijn vroegere werkgevers was niet overgedragen, en stond daar maar te staan. Het ging toch om een paar duizend Euro per jaar. Tegen de tijd dat ik met pensioen ga, kan ik daar echt nog wel een paar kopjes koffie van kopen!

Ik heb me snel gemeld bij het betreffende pensioenfonds, en sindsdien krijg ik weer keurig de overzichten, en houd ik ze op de hoogte bij adreswijzigingen. Het is van belang dat je je zelf meldt bij de pensioenfondsen, want het pensioen is een Haalschuld. Dat betekent dat je zelf actie moet ondernemen om ervoor te zorgen dat je krijgt waar je recht op hebt. Als de Pensioenfondsen zelf niet meer weten waar je woont, omdat je nooit meer iets van je hebt laten horen, blijft het geld op de plank liggen.

De pensioenen die je privé hebt afgesloten bij verzekeringsmaatschappijen zijn niet in het register opgenomen.

Heb jij je pensioen helemaal in beeld?

Inloggen voor aangifte

Eindelijk. Volgend jaar komt er een proef: met de inlogmethode van je bank inloggen bij de Belastingdienst voor je aangifte. Ik ben er blij mee. Ik heb veelteveel verschillende accounts, wachtwoorden en speciale tokens (vier banken…). Bovendien heb ik iets meer vertrouwen in het systeem van mijn bank dan in het (verouderde) Digi-D systeem van de overheid.

Ik hoop wel dat de Belastingdienst met al die drukte nog tijd heeft om mijn Aangifte 2014 te beoordelen. Want daarover heb ik nog steeds niets gehoord.

Financiële Administratie

  • Berichtcategorie:Administratie

In een van mijn eerste blogjes heb ik al verteld over hoe ik ben begonnen met mijn financiële administratie. Gewoon in een spreadsheet. Die spreadsheet heb ik steeds verder doorontwikkeld, en ieder jaar start ik in een nieuwe, lege kopie. Maar de essentie is nog steeds hetzelfde.

Het belangrijkste tabblad is Boekingen. Daar staan de afzonderlijke boekingen, die ik elke paar weken download vanuit het Internetbankieren van mijn bank en importeer in de administratie. Voor iedere boeking voeg ik zelf een lege kolom toe, waarin ik mijn ‘rekeningnummer’ zet. Ik heb een redelijk uitgebreid rekeningschema, waarover meer in een andere blogpost.

Naast ‘Boekingen’ staat het tabblad ‘Grootboek’. Hierop staan al mijn grootboekrekeningen onder elkaar genoemd. Per grootboekrekening heb ik een aantal kolommen:

  • Uitgaven YTD (Year To Date): alle uitgaven die ik tot op dit moment in het jaar op deze post geboekt heb. Het is de SOM.ALS optelling van alle bedragen op de spreadsheet ‘Boekingen’ waar ik dit grootboeknummer in de eerste kolom heb gezet.
  • Jaarbudget: Het totale budget wat ik mijzelf voor het hele jaar op deze post heb gegeven.
  • Budget YTD: Het deel van het budget dat ik tot op vandaag had mogen gebruiken.
  • Budget – Uitgave YTD: Het verschil tussen wat ik tot vandaag had gebudgetteerd en wat ik tot op vandaag heb uitgegeven. Als dit negatief is, dan heb ik meer uitgegeven dan tot nu toe mocht. Niet altijd een ramp, maar dan kijk ik altijd wel even hoe dat komt.

Het derde tabblad is de ‘Jaarrekening’. Dit is een heel korte, met de cijfers samengevat per groep van grootboekrekeningen. Dus het totaal voor Woonlasten, het totaal voor Vervoerskosten, het totaal voor Huishoudelijke uitgaven, het totaal voor Luxe. Ook hier staat Budget en Werkelijke uitgaven naast elkaar, zodat ik snel kan zien hoe ik in de verschillende categorieën sta ten opzichte van mijn budget. Naast de uitgaven staan de inkomsten, ook Budget en Werkelijk naast elkaar.

Het laatste tabblad is ‘Cashflow’. Hier staat per maand aangegeven wat mijn vaste lasten zijn, en op welke datum ze van mijn bankrekening worden afgeschreven. Ook bijzondere grote uitgaven plan ik hierin, zoals bijvoorbeeld het bedrag dat ik jaarlijks naar de Belastingdienst mag overmaken, of dure lidmaatschappen/abonnementen die ik één keer per jaar moet betalen. Op deze manier kan ik ervoor zorgen dat er altijd voldoende, maar niet teveel geld op mijn lopende rekening staat. Ook mijn inkomsten staan hierin gepland, met hun datum.

In volgende postjes vertel ik nog wel meer over hoe ik om ga met bijzondere situaties.

Hoe simpel of ingewikkeld ziet jouw administratie eruit?