Financiële Administratie

  • Berichtcategorie:Administratie

In een van mijn eerste blogjes heb ik al verteld over hoe ik ben begonnen met mijn financiële administratie. Gewoon in een spreadsheet. Die spreadsheet heb ik steeds verder doorontwikkeld, en ieder jaar start ik in een nieuwe, lege kopie. Maar de essentie is nog steeds hetzelfde.

Het belangrijkste tabblad is Boekingen. Daar staan de afzonderlijke boekingen, die ik elke paar weken download vanuit het Internetbankieren van mijn bank en importeer in de administratie. Voor iedere boeking voeg ik zelf een lege kolom toe, waarin ik mijn ‘rekeningnummer’ zet. Ik heb een redelijk uitgebreid rekeningschema, waarover meer in een andere blogpost.

Naast ‘Boekingen’ staat het tabblad ‘Grootboek’. Hierop staan al mijn grootboekrekeningen onder elkaar genoemd. Per grootboekrekening heb ik een aantal kolommen:

  • Uitgaven YTD (Year To Date): alle uitgaven die ik tot op dit moment in het jaar op deze post geboekt heb. Het is de SOM.ALS optelling van alle bedragen op de spreadsheet ‘Boekingen’ waar ik dit grootboeknummer in de eerste kolom heb gezet.
  • Jaarbudget: Het totale budget wat ik mijzelf voor het hele jaar op deze post heb gegeven.
  • Budget YTD: Het deel van het budget dat ik tot op vandaag had mogen gebruiken.
  • Budget – Uitgave YTD: Het verschil tussen wat ik tot vandaag had gebudgetteerd en wat ik tot op vandaag heb uitgegeven. Als dit negatief is, dan heb ik meer uitgegeven dan tot nu toe mocht. Niet altijd een ramp, maar dan kijk ik altijd wel even hoe dat komt.

Het derde tabblad is de ‘Jaarrekening’. Dit is een heel korte, met de cijfers samengevat per groep van grootboekrekeningen. Dus het totaal voor Woonlasten, het totaal voor Vervoerskosten, het totaal voor Huishoudelijke uitgaven, het totaal voor Luxe. Ook hier staat Budget en Werkelijke uitgaven naast elkaar, zodat ik snel kan zien hoe ik in de verschillende categorieën sta ten opzichte van mijn budget. Naast de uitgaven staan de inkomsten, ook Budget en Werkelijk naast elkaar.

Het laatste tabblad is ‘Cashflow’. Hier staat per maand aangegeven wat mijn vaste lasten zijn, en op welke datum ze van mijn bankrekening worden afgeschreven. Ook bijzondere grote uitgaven plan ik hierin, zoals bijvoorbeeld het bedrag dat ik jaarlijks naar de Belastingdienst mag overmaken, of dure lidmaatschappen/abonnementen die ik één keer per jaar moet betalen. Op deze manier kan ik ervoor zorgen dat er altijd voldoende, maar niet teveel geld op mijn lopende rekening staat. Ook mijn inkomsten staan hierin gepland, met hun datum.

In volgende postjes vertel ik nog wel meer over hoe ik om ga met bijzondere situaties.

Hoe simpel of ingewikkeld ziet jouw administratie eruit?

Beter met geldzaken?

Goed nieuws (?) vandaag van het Platform Wijzer met Geldzaken (hier en hier). Nederlanders hebben hun geldzaken beter onder controle dan twee jaar geleden. Steeds meer mensen betalen hun rekeningen altijd op tijd, en steeds minder staan mensen wel eens rood op de betaalrekening.

Maar het nieuws is niet alleen maar goed. Eén op de drie mensen zag de eigen financiële situatie de afgelopen drie jaar verslechteren. En het aantal mensen zonder financiële buffer is iets groter dan vorig jaar. Ook kijkt slechts 22 procent van de mensen verder dan tien jaar vooruit.

Dus we gedragen ons gemiddeld iets beter, maar de structurele factoren zijn iets verslechterd. Dat durf ik nauwelijks goed nieuws te noemen.

Mijn financiële situatie is het afgelopen jaar verbeterd. In 2014 heb ik een periode een onbetaald sabbatical genomen. Sinds ongeveer een jaar ben ik weer aan het werk en worden de spaarpotjes weer bijgevuld.

Hoe heeft jouw financiële situatie zich het afgelopen jaar ontwikkeld?

Hoe ik beleg (3) – Alle begin…

…Is moeilijk… En het vervolg soms ook…

Met beleggen ben ik vroeg begonnen. Niet zo heel vreemd, als je vader bij een bank werkt. Nog steeds is ‘de stand van de beleggingen’ een geliefd onderwerp bij ons aan de familietafel.

Een van mijn vroegste beleggingsherinneringen is dat mijn vader, mijn broertje en ik meededen aan een Beleggingsspel. Daarvoor moesten we software van een diskette installeren op de computer thuis. En via het modem en de telefoonlijn inbellen op een centrale computer. Zo konden we transacties doorgeven en onze score downloaden. Wat het resultaat was weet ik niet meer, maar we hebben zeker niet gewonnen.

Ik was 12 toen ik voor het eerst echt een stukje van mijn spaargeld belegde in een echt aandeel. En dat ging goed, want ik verdiende er 1.000 gulden mee. Maar een paar jaar later, in de beurskrach op Zwarte Maandag 19 oktober 1987, raakte ik dat geld net zo hard weer kwijt.

Na een pauze ben ik in 2000 weer opnieuw begonnen met beleggen, nu echt als onderdeel van mijn vermogensbeheer, als middel om mijn kapitaal te laten groeien. Ook die timing was niet zo handig. Na een piek in maart 2000 liep de internet-zeepbel leeg en zaten we in de dot-com crisis. Daar zat ik dan met mijn aandelen Newconomy (wie kent ze nog…).

Uithuilen en opnieuw beginnen. Goed nadenken over de strategie die ik wilde volgen. Risico spreiden. Beetje experimenteren. Maar vooral: leren dat het op geduld aankomt. Beleggen is een zaak van lange adem. Sinds 2005 heb ik het gevoel dat ik het een beetje onder controle heb. De beurscrisis van 2008 ben ik (met wat geluk en ‘voorgevoel’) goed doorgekomen. En nu maar hopen dat ik de komende 20 jaar geen fouten meer maak…

Hoe ben jij begonnen met beleggen?

Belasting betalen?

Bij Zuinigaan zag ik een berichtje over de betaaldatum voor de belastingen, aangifte 2014. Zelf wacht ik nog op bericht van de Belastingdienst over 2014. Dat heeft alles te maken met mijn complexe fiscale situatie. Ik woon en werk in het Verre Warme Land, maar ik ben belastingplichtig in Nederland (ja, er zijn gevallen waarin dat zo is). Voordat bepaald was dat ik belastingplichtig ben in Nederland, had ik er al heel wat correspondentie opzitten met de Belastingdienst. Dat ging overigens heel snel en heel correct. Het is ook best ingewikkeld. Ik bouw in Nederland pensioen op en betaal daar premie voor, mijn vermogen staat in Nederland, ik werk hier en heb hier inkomen, daar wordt ook weer lokaal belasting over ingehouden die eigenlijk verrekend moet worden.

Zelf ben ik in elk geval blij dat ik niet te maken heb met de Belastingdienst in dit Verre Warme Land. Er is een achterstand van minimaal 5 jaar. Alles gaat nog op papier en van elektronisch aangifte doen of voorinvullen hebben we nog niet gehoord. En als je geld terugkrijgt wordt dat voor het gemak alvast verrekend met aanslagen voor daaropvolgende jaren, want de overheid hier heeft onvoldoende geld om iedereen terug te betalen waar men recht op heeft. Er wordt veel geklaagd, maar de meeste mensen ondergaan het gelaten. Het hoort er een beetje bij, lijkt het.

Het zou me niet verbazen als de Belastingdienst alhier mij binnenkort toch ook papieren voor de aangifte 2014 gaat sturen. Dat zal dan nog wel een heel bureaucratisch gevecht gaan worden om dat weer recht te zetten.

Keurig op tijd heb ik elektronisch aangifte gedaan in Nederland. En rond 1 juli kreeg ik keurig bericht dat men meer tijd nodig had voor de beoordeling van mijn aangifte. ‘De Belastingdienst doet haar best om uw aangifte te beoordelen voor….’ 31 maart 2016. Ik wacht rustig af. Ik moet over 2014 namelijk een leuk bedrag terugkrijgen. En als dat lang duurt, dan moet de Belastingdienst daar wettelijke rente over betalen. En die is hoger dan de rente van mijn spaarrekeningen.

Ben je al wat minder ongelukkig met de Nederlandse Belastingdienst na het lezen van dit bericht?

Mijn wekelijkse finance-moment

Het is een ritueel, een gewoonte. Normaal ben ik daar niet zo van, maar dit is echt een gewoonte die er ingesleten is. Mijn zaterdagochtend administratie momentje.

Lekker kopje koffie (een van mijn ‘guilty pleasures’), laptop opstarten. Even inloggen bij mijn beleggingen. Het wekelijkse rapportje downloaden en verwerken in mijn beleggingsspreadsheet. Vroeger ging dat verwerken met de hand en kostte dat wel een kwartiertje. Nu heb ik het volledig geautomatiseerd dankzij mijn voorliefde voor Visual Basic en Excel, waarover vast nog een keer meer in andere blogposts.

201510 Kopje Koffie

Ik neem alle post door die gedurende de week is binnengekomen. Papier, maar ook e-mail. Meestal probeer ik het direct af te handelen. Daarna, niet iedere week maar wel elke paar weken, de bank. Voor binnengekomen rekeningen zet ik de betaling alvast klaar, zodat ze net voor de vervaldatum automatisch betaald worden. Toch altijd even kijken of er nog verrassingen zijn qua in- of uitgaande boekingen. Zelden, gelukkig. Ik houd mijn banksaldo op de lopende rekening zo laag mogelijk. En elke paar weken download ik alle nieuwe boekingen (volgens mij hebben alle banken die optie inmiddels wel in hun internetbankieren zitten) en verwerk ik die in mijn administratie. Dan ben ik weer bij.

Alle rekeningen en andere relevante post wordt door mij gescand. Ik bewaar alleen het hoogst noodzakelijke op papier. De rest bewaar ik alleen elektronisch. Dat ruimt lekker op en ik kan het gemakkelijk terugvinden in mijn elektronisch archief. Ook daarover vast nog wel een keer meer, want mijn eigen ICT is ook wel een beetje een obsessie….

Dit zaterdagochtend moment is een van mijn weinige echt vaste gewoontes. Al jarenlang. Het zorgt dat ik overzicht houd en dat geeft me rust. En langzaam maar zeker heeft het me ook een schat aan gegevens opgeleverd die me helpen om mijn eigen financieel management verder te verbeteren.

Nog zo’n vaste gewoonte: nadat ik alles heb bijgewerkt maak ik even een back-up. Kost een paar minuten, maar het zorgt er wel voor dat ik gerust slaap.

Wat zijn jouw vaste gewoontes rond financiën?

Ik ♥ SOM.ALS

  • Berichtcategorie:Administratie

Mijn eerste blog begon er al mee. Ik maak voor mijn administratie gebruik van Microsoft Excel. Dat doe ik al sinds het begin, gewoon omdat ik het beschikbaar had. Het had natuurlijk net zo goed LibreOffice Calc kunnen zijn, of Apple Numbers, of iets anders. En mijn favoriete functie binnen Excel is SOM.ALS.

De Excel ‘SOM.ALS’ functie wordt gebruikt om een totaal op te tellen van de ene kolom, als in een andere kolom aan een voorwaarde wordt voldaan. Het is de basis van mijn persoonlijke administratie in Excel. In LibreOffice/OpenOffice heet deze functie overigens ook SOM.ALS. In de Engelstalige versie heet het SUMIF.

Een uitsnede van mijn administratie:

SOMALS

In mijn werkblad ‘Boekingen’ bevat kolom A mijn ‘code’, de categorie (grootboekrekening) waarop de uitgave geboekt moet worden. Als die code overeenkomt met de code in cel A37 (in dit geval 1420, de code voor Brandstof voor mijn auto) dan moet de waarde uit kolom F (het bedrag) opgeteld worden.

Wat Excel hiermee doet is keurig al jouw boekingen langslopen en bij elkaar optellen wat er in bakje ‘1420’ thuishoort’. Vervolgens voor bakje ‘1430’, enzovoorts. Lekker makkelijk. Supersnel zie je wat je in de verschillende categorieën uitgegeven hebt.

En dat was de eerste keer best wel pijnlijk. Het is me vooral bijgebleven hoeveel geld we uitgaven aan de categorie ‘Luxe’. Dat was dan ook de eerste categorie die we verder zijn gaan analyseren. Maar daarover later meer.

Tegenwoordig hebben veel banken het makkelijker gemaakt om inzicht in je uitgaven te krijgen, door vergelijkbare functies toe te voegen aan hun internetbankieren. Ik ben dat zelf nooit gaan gebruiken. Allereerst uit privacy-overwegingen (ik vind dat mijn bank daar niks mee te maken heeft), maar ook omdat ik in mijn eigen spreadsheet veel meer mogelijkheden heb.

Hoe doe jij je administratie? Met een spreadsheet? Of gewoon in een schrift? Of met speciale software? De meeste mensen doen helemaal niets, vrees ik…