Het moment is daar. Ik speculeer er al jaren over en nu is het eindelijk zo ver. Ik heb officieel minder Excel-spreadsheets in mijn financiële stelsel. De slachtoffers? Mijn oudste en meest verbouwde en vertrouwde spreadsheet, de financiële administratie.
Dag Excel hallo GnuCash
Voor de reguliere lezers kan dat geen verrassing zijn. Ik heb de afgelopen periode regelmatig geschreven over de inrichting van GnuCash. Inmiddels zit de administratie van de gezamenlijke huishouding met Vriendin er volledig in, inclusief onze eigen woning en de hypotheek. En ook mijn persoonlijke administratie inclusief spaargeld en beleggingen, creditcards en contant geld, sinds 1 januari 2013 (de officiële start van mijn eigen financiële leven na mijn echtscheiding). Ik heb me ook verdiept in de belangrijkste rapportages. Komend najaar ben ik nog wel plan om me te verdiepen in de mogelijkheden van maatwerkrapportages. Maar dat is iets voor lange donkere winteravonden, niet voor mooie zomerdagen.
De afgelopen maanden heb ik parallel gedraaid met zowel de spreadsheets als GnuCash. En bijna ongemerkt verschoof mijn aandacht steeds meer naar GnuCash. Dus nu is officieel het moment gekomen dat GnuCash de bron is voor mijn financiële administratie.
Twee eraf, twee erbij
Daarmee verwijder ik de twee Excel administratiespreadsheets uit mijn financiële systeem. Maar de waarheid gebiedt te zeggen dat ik de exportbestanden van de Rabobank en ABN AMRO wel ‘voorbewerk’ voordat ik ze importeer in GnuCash. Ik verwijder overtollige kolommen en zorgt dat gegevens het juiste format hebben. Dat doe ik uiteraard niet handmatig. Daar heb ik een spreadsheet voor gebouwd. Mijn experimentele GnuCash Converter. Je kiest een bronbestand, activeert een macro, en de spreadsheet voert de gewenste bewerkingen uit en zet een kant-en-klaar importbestand klaar voor GnuCash. En dat is geen Excel-spreadsheet meer. Maar een spreadsheet gebouwd in Calc, de spreadsheet van LibreOffice.
Het overzicht van mijn financiële systemen is dit jaar dus kleurrijker dan andere jaren. Traag maar gestaag gaat mijn afscheid van Microsoft toch verder. Meer open-source. Conform de meerjarenstrategie die ik in 2019 al formuleerde. De prijs voor snelste migratie zal ik er niet mee winnen, denk ik.
Er is dit jaar natuurlijk ook nog een andere spreadsheet bijgekomen. Mijn Personal Health Monitor waarin ik de statistiekjes bijhoud rond mijn gezondheid, mijn sportmomenten, mijn gewicht. Maar die is (nog) niet zo gecompliceerd en bevat geen macro’s. Dus dat is eigenlijk geen echte spreadsheet, maar alleen een verzameling tabellen en grafiekjes. En die is ook geen onderdeel van mijn Financieel Systeem, maar van mijn Gezond Leven Systeem. Dat telt niet, toch?
Wat gebeurt er met de administratiespreadsheets?
De overstap naar GnuCash betekent in elk geval dat ik geen nieuwe functionaliteit meer bouw in de administratiespreadsheets. Ik zal eind dit jaar nog wel een nieuwe versie publiceren voor de vele gebruikers. Maar dat zou wel eens de laatste kunnen zijn…
Voorlopig werk ik mijn persoonlijke administratiespreadsheet nog wel af en toe bij. Er zitten namelijk overzichten in die ik gebruik voor mijn blog, zoals de No Expense Days en het maandelijkse Spaarpercentage. Maar de administratiespreadsheets zijn niet meer de plek die ik raadpleeg als ik mijn eigen financiën in de gaten wil houden. Dat zijn nu de administraties in GnuCash.
Hoe gaat het met jouw spreadsheets?
31 Jaar geleden kocht ik mij 1e PC. Tot die tijd hield ik mijn administratie handmatig bij (Kas-, Bank- en Giroboek). Op de PC heb ik toen een database gecreëerd voor mijn administratie, daarna, in de tijd, spreadsheet in Excell en Open Office. Nu al weer jaren in LibreOffice onder Linux. E.e.a. wel gebaseerd op dubbel boekhouden. Mijn sheet nu is eigenlijk nog steeds gebaseerd op de opzet van de database van 30 jaar terug. Grafieken en diagrammen in kleur zijn aan mij niet besteed (kleurenblind) daarom werk ik met percentages. Mijn spreadsheet heeft nu ruim 20 bladen waarbij ik, denk ik, mijn complete administratie/cijfermatigheden heb verwerkt. Dus ik verwacht niet dat GnuCash voor mij iets kan betekenen. Maar in 2023 wil ik het wel simultaan gaan proberen om te zien of het beter werkt dan mijn eigen spreadsheet.
Kunt u misschien een voorbeeld bestand delen van de GnuCash omgeving? Ook hoe u nu het potjes systeem uiteindelijk heeft toegepast? Ik volg uw blog en heb gelezen over de verschillende methodes maar niet over de uiteindelijke keuze. Alvast bedankt!
Daar heb je helemaal gelijk in! Ik heb uiteindelijk gekozen voor Methode 1 met een toevoeging. Ik maak namelijk ook een lege boekingsregel aan naar de grootboekrekening waar de voorziening uiteindelijk aan besteed wordt. Er komt binnenkort een keer een ‘losse eindjes in GnuCash’ post, daar zal ik dit preciezer uitwerken. En dan zal ik waarschijnlijk ook mijn huidige (uitgebreidere) rekeningschema in een downloadbestand zetten.
Ik zie zojuist dat de Rabobank een andere naam aan het exportbestand heeft gegeven. Voor Augustus 2022 is dit CSV_A_NLxxRABO0123456789_EUR_202208.csv
Neem je dit nog mee in de nieuwe versie voor eind van dit jaar?
Je kunt momenteel ook nog kiezen voor de oude download, maar dit gaat op termijn ook verdwijnen.
Goede vraag! Ik zie dat schuifje ook al een tijdje staan, moet me er nog in verdiepen. En dan komt er wel een update, want ik heb de import ook nodig voor mijn GnuCashbestanden.
Volgens mij gaat het enkel over de bestandsnaam. Ik heb volgens de nieuwe methode geexporteerd. Import faalde op bestandsnaam. Vervolgens het bestand hernoemt naar de oude opmaak en import werkte vervolgens feilloos.
Gelukkig. Dat zou makkelijk oplosbaar moeten zijn in de code.
Hmmm. Bij eerste test zie ik inderdaad alleen een ander transactiebestand. Maar ik mis de mogelijkheid om creeditcardtransacties te downloaden. Dat zou jammer zijn. En ook de afschriften kan ik niet meer vinden…
Interessant! Ik ga eens kijken of het voor mij ook passend is.