Geldnerd.nl

Bloggen over persoonlijke financiën

Tag: Administratie (page 1 of 3)

Grote aankopen en vervangen

Ik zou het niet gaan doen, maar ik ben toch overstag. Vanaf 1 januari 2019 reserveer ik voor de vervanging van mijn speeltjes. Geldnerd is van gedachten veranderd dus.

Tot nu toe betaalde ik dit gewoon uit mijn lopende rekening. Dat ging (meestal) goed, maar niet altijd. En ik vind het ook een veilig idee om mijzelf hierin een beetje af te remmen. Dus we gaan dat nu anders doen. Aan mijn lijst met automatische overboekingen, die elke maand plaatsvinden zodra mijn salaris is binnengekomen, heb ik er eentje toegevoegd. Een overboeking van € 100 naar mijn spaarrekening, onder de noemer Voorzieningenfonds. En ik heb het ook ingebouwd in mijn administratiespreadsheet, daar kan ik nu automatisch zien welk bedrag er al in het Voorzieningenfonds zit.

De bedoeling is dat ik hiermee mijn grotere uitgaven aan gadgets ga betalen.

De € 100 komt uit de extra overboekingen die ik afgelopen jaren heb opgebouwd. Elke keer als mijn salaris stijgt, verhoog ik mijn spaarbedrag. Dat was inmiddels opgelopen tot een leuk bedragje per maand. Nu verlaag ik dat extra spaarbedrag dus met € 100 per maand, en in plaats daarvan maak ik die € 100 over onder de noemer Voorzieningenfonds. Wel gewoon naar die ene spaarrekening, want ik houd het graag simpel en overzichtelijk. Mijn administratiespreadsheet houdt vervolgens voor mij bij hoeveel er in het fonds zit.

Waarom ben ik toch overstag gegaan? Na mijn eerdere blog over mijn gadgets heb ik er nog eens diep over nagedacht. Mijn oude systeem zorgde voor pieken en dalen in mijn liquiditeit. Die strijk ik glad door hier gewoon maandelijks een bedrag voor te reserveren. En dat ik het geld apart zet, hoeft niet te betekenen dat het ook op moet. Feitelijk is het ook gewoon een buffer bovenop mijn reguliere buffer [wat te doen met overvolle buffer].

Verander jij wel eens van gedachten over de inrichting van jouw administratie?

Hoe denk ik nu over…. Mijn Wekelijkse Finance Moment?

Inmiddels ben ik ruim drie jaar aan het schrijven op dit blog. Meer dan 500 berichten heb ik inmiddels geplaatst. En ik heb dus ook heel veel onderwerpen aangeraakt. En regelmatig geef ik daarbij aan dat ik vooral ook blog om mijn gedachten te ordenen, en mijn denken over financiën te ontwikkelen. Drie jaar is al best wel een lange tijd. Het leek me daarom leuk om er eens wat onderwerpen ‘uit het verleden’ uit te lichten, en te bekijken hoe ik daar nu over denk. Lees je mee?

Vrij snel na de start van Geldnerd heb ik jullie meegenomen in mijn wekelijkse finance-moment. Ook de lijst van dingen die ik dan doorwerk heb ik al eens gedeeld. Elke week, meestal op zaterdagochtend, ga ik er even voor zitten. Laptop aan, kopje koffie erbij. Ik neem de financiële post van de week door. Rekeningen, mededelingen van wijzigingen, dat soort dingen. Rekeningen worden betaald of klaargezet. Indien nodig wordt er gereageerd naar partijen. Dat doe ik liefst schriftelijk, maar soms zet ik ook een reminder in mijn agenda om ergens achteraan te bellen.

En uiteraard worden de spreadsheets bijgewerkt. Ik download de boekingen bij onze banken, en de wekelijkse rapportage van mijn ‘aandelenboer’. Met een druk op de knop importeer ik ze in mijn spreadsheets. Het kost maar een paar minuten per week. Het moge duidelijk zijn: het finance moment is er nog steeds. Ik vind het enorm waardevol. In control zijn op mijn (onze) financiën, en ook in control blijven. Een vast moment werkt daarvoor in mijn geval het beste. En ik ben gelukkig niet de enige die er zo over denkt.

Het karakter van mijn finance-moment is wel wat veranderd. Het bijwerken van de spreadsheets is grotendeels geautomatiseerd, en kost dus steeds minder tijd. De tijd die vrijgekomen is besteed ik aan analyse. Ik bouw steeds meer rapportages en grafieken om de ontwikkelingen te kunnen volgen, ook meerjarig. Er is wel een behoorlijk risico op uitloop, het ‘moment duurt steeds langer. Het finance-moment gaat de laatste jaren naadloos over in het blog-moment, de tijd waarin ik de blogjes voor de komende week maak / afrond en klaar zet voor publicatie. En dat gaat weer over in het programmeermoment, waar ik probleempjes oplos in mijn spreadsheets en nieuwe programmeerideeën uitwerk. Die drie momenten, Finance, Bloggen en Programmeren, kunnen soms ook een hele dag duren. Een mens moet maar een hobby hebben…

Kijk jij op vaste momenten naar je financiën?

Eerder schreef ik al een terugblik op mijn kasboek.

Hoe denk ik nu over…. Het kasboek?

Inmiddels ben ik ruim drie jaar aan het schrijven op dit blog. Bijna 500 berichten heb ik inmiddels geplaatst. En ik heb dus ook heel veel onderwerpen aangeraakt. En regelmatig geef ik daarbij aan dat ik vooral ook blog om mijn gedachten te ordenen, en mijn denken over financiën te ontwikkelen. Drie jaar is al best wel een lange tijd. Het leek me daarom leuk om er eens wat onderwerpen ‘uit het verleden’ uit te lichten, en te bekijken hoe ik daar nu over denk. Lees je mee?

In mijn eerste maand als Geldnerd schreef ik ondermeer over mijn kasboek. Iets wat ik lang niet gebruikt heb, een hele tijd wel, en daarna ook weer niet. Ooit begonnen met een heel klein papieren boekje. Daarna werd dat boekje vervangen door een app op mijn smartphone.

Toen ik het betreffende blogje schreef, woonden we in het Verre Warme Land. Daar gebruikte ik nog best veel contant geld, elektronisch betalen was er nog niet zo ver doorgedrongen als in Nederland. En ik hield er geen kasboekje bij. Dan verlies je dus het zicht op een deel van je uitgaven. En dat is jammer, want ongemerkt kan er dan best een behoorlijk bedrag weglekken.

Een half jaartje later kwam ik terug in Nederland. En daar was inmiddels het contactloos betalen doorgebroken. Dat zat nog niet op mijn bankpas, maar ik heb meteen een nieuwe aangevraagd. En sindsdien is het aantal transacties met contant geld sterk afgenomen. Gedurende 2018 heb ik tot nu toe 1 keer € 40 gepind, en de helft daarvan zit nog in mijn portemonnee. In totaal heb ik 6 keer met contant geld afgerekend. Al mijn andere transacties gebeuren dus met de pinpas, veelal contactloos. Daarmee is mijn kasboekje grotendeels overbodig geworden.

Ik heb er twee jaar geleden nog wel een functie voor gebouwd in mijn administratiespreadsheet. Vanuit mijn kasboek-app kan ik rapportages versturen. Die worden met één druk op de knop automatisch geïmporteerd en verwerkt. Maar die functie gebruik ik dus nog maar een paar keer per jaar. Ik overweeg om nog een functie te bouwen waarbij ik transacties met contant geld handmatig kan invoeren en verwerken via een formulier, om daarmee de app op mijn smartphone overbodig te maken. Die enkele transactie met contant geld schrijf ik dan wel even op in mijn notitieboekje op de smartphone, en verwerk ik handmatig de eerstvolgende keer dat ik mijn administratie bijwerk.

Ik ben dus nog steeds fan van kasboekjes. Of liever gezegd: ik vind het belangrijk om van elke euro te weten waar die naar toe gaat. Ik houd nog steeds mijn kasboek bij. En ben ook van plan om dat te blijven doen.

Ontwikkelt jouw denken zich ook?

Mijn financiële leven in spreadsheets

In het verleden heb ik al veel geschreven over mijn spreadsheets, en ze zelfs gepubliceerd zodat iedereen ze kan gebruiken, als geheel of in stukjes. En op dit moment zet ik met het integrale Financiële Dashboard de laatste stappen om integraal naar mijn financiën te kijken.

Sinds ik voor het eerst schreef over mijn spreadsheets, is er veel veranderd. Er zijn letterlijk honderden nieuwe functies, verbeteringen en herstelacties uitgevoerd (ja, ik houd een lijstje bij). En ik heb nog steeds een hele lijst met nieuwe functionele wensen en verbeterpuntjes om aan te pakken. Zoals ik al vaker geschreven heb: het is een hobby. Ik houd van het ‘puzzelen’, het uitdenken van de logica, het schrijven van de programmacode, het zoeken naar de oplossingen voor fouten die ik steeds weer maak. En ik heb er voordeel van, het geeft me financiële rust. Dat is meer dan ik zou bereiken met het invullen van kruiswoordraadsels. En zonder de spreadsheets zou Geldnerd er waarschijnlijk nooit geweest zijn.

Tegelijkertijd zie ik dat de ‘technische stukjes’ op mijn blog vaak het minst gelezen worden. Maar juist omdat er zo weinig informatie te vinden is (merkte ik toen ik er ‘vroeger’ zelf naar op zoek was), en omdat het mijn blog en mijn hobby is, blijf ik er wel over schrijven.

In deze blogpost dus een actueel overzicht van de spreadsheets die ik gebruik, en hoe ze ‘gevoed’ worden met informatie. De meeste spreadsheets kun je hier downloaden. En binnenkort komt er een nieuwe versie van de beleggingsspreadsheet, want die is wel een beetje gedateerd inmiddels.

Spreadsheets

Allereerst de Persoonlijke Administratie, waarin ik mijn privé uitgaven bijhoud. Dit is inclusief mijn spaarrekeningen / buffer, de creditcard en contante uitgaven (al zijn dat er steeds minder). De administratie loopt per jaar, ieder jaar op 1 januari begint een nieuwe spreadsheet. De buffer loopt wel door over de jaren heen. Ik houd mijn uitgaven op deze manier al bij sinds 2003.

Gebaseerd op dezelfde basis-spreadsheet is de Gezamenlijke Administratie, waarin de gezamenlijke huishouding van mijzelf en Vriendin wordt bijgehouden. In de spreadsheet houden we ook bij hoeveel we allebei moeten bijdragen. Ook houden we hier onze hypotheekaflossing bij. Ook deze spreadsheet loopt per jaar, de hypotheek loopt wel door. En ik houd in deze spreadsheet ook de meterstanden van gas, water en elektra bij.

Dan uiteraard mijn Beleggingsadministratie, hierin houd ik sinds 1 januari 2013 al mijn beleggingen bij.

‘Daarboven’ komt nu mijn Integraal Dashboard. Hierin houd ik per kwartaal de stand van al mijn vermogenscomponenten bij, en ook een aantal (voor mij relevante) indicatoren.

Een ‘buitenbeentje’ en relatieve nieuwkomer is de spreadsheet waarmee ik Binck transacties importeer en converteer naar het format dat ik nodig heb voor mijn beleggingsspreadsheet. Bij Binck kan ik de transacties van mijn Euro- en Dollar rekening downloaden, en ook de door mij ingegeven orders. Deze conversie-spreadsheet combineert de gegevens naar het format voor de Cash Transacties en de Beleggingstransacties, die ik nodig heb voor mijn beleggingsspreadsheet. Dat is nog best een klus, want voor een beleggingstransactie moeten gegevens van beide gecombneerd worden, en een dividendtransactie leidt bijvoorbeeld vaak ook tot een financiële transactie. Het scheelt mij handmatig werk, ik hoef nu niet iedere transactie handmatig in te voeren in mijn beleggingsspreadsheet.

Automatisch inlezen

In totaal zijn er 7 verschillende rapportages die ik regulier download, en automatisch importeer in mijn spreadsheets.

Van Binck download ik mijn Orders, de beleggingstransacties die ik heb ingevoerd. Ook download ik daar de Transacties van mijn EURO rekening, en de Transacties van mijn USD rekening.

Wekelijks in het weekend download ik het overzicht van mijn Portfolio, de actuele koersen van de fondsen in mijn portefeuille.

Bij de Rabobank download ik vrijwel wekelijks de Transacties van mijn rekeningen. Datzelfde doe ik bij ABN AMRO, waar de gezamenlijke rekening met Vriendin loopt.

En tenslotte exporteer ik uit de KashBook app op mijn smartphone ook een overzicht van Transacties die ik met contant geld uitgevoerd heb. Maar dat zijn er steeds minder.

Handmatig invoeren

Dan zijn er ook nog drie dingen die ik handmatig invoer in mijn spreadsheets:

  1. Creditcardtransacties, want die kan ik bij mijn bank niet downloaden.
  2. Transacties van en naar mijn bufferspaarrekening, want ook daar is geen downloadfunctie beschikbaar.
  3. Extra aflossingen op de hypotheek, want die variëren nog wel eens.

Schematisch

En hoe ziet dat er dan schematisch uit? Zo ongeveer:

Heb jij jouw financiën ook zo eenvoudig ingewikkeld gemaakt?

Is er toekomst voor mijn administratie?

Sinds 2003 gebruik ik Excel om mijn financiën en beleggingen bij te houden. En sinds 2013 zijn mijn spreadsheets uitgebreid met macro’s om zoveel mogelijk handmatig werk weg te automatiseren. Kan ik zonder? Vast wel. Maar ik WIL niet zonder. Het geeft me rust om te weten hoe ik er financieel voor sta, en ik hou van het ‘puzzelen’ als ik weer een nieuwe macro of functie uitwerk. Zonder de spreadsheets zou Geldnerd er nooit geweest zijn.

Ik heb dus een afhankelijkheid van Microsoft. Visual Basic, de macro-programmeertaal, is al ruim 25 jaar oud. Tot en met Office 2016 wordt dat keurig ondersteund. Heel veel organisaties gebruiken spreadsheets met ingewikkelde, over vele jaren opgebouwde, macro’s voor bijvoorbeeld planning en rapportage. Die zouden niet blij zijn als Microsoft die ondersteuning zou stoppen. De verwachting is dan ook dat Visual Basic in Office 2019 nog gewoon ondersteund wordt, maar officieel bevestigd is dat nog niet. Volgens de laatste berichten verschijnt Office 2019 (en dus ook Excel 2019) ergens in het najaar.

En naar verwachting wordt Office 2019 ook de laatste stand-alone versie. Microsoft heeft liever dat wij allemaal een abonnement nemen op Office365. Maar ten eerste heb ik geen zin om maandelijks een bedrag te betalen voor software die ik (behalve Excel) nauwelijks gebruik, in plaats van eens per 4 – 6 jaar eenmalig een licentie te kopen. Ten tweede: in Office365 zit (nog) geen ondersteuning voor macro’s. Het is onduidelijk of die er komt en zo ja, wanneer. En ten derde is het hoog tijd om open-source te gaan. Ik heb al geëxperimenteerd met LibreOffice, dat voldoet uitstekend. Daarbij hoopte ik dat de macro-taal van LibreOffice een waardige vervanger zou zijn van Visual Basic in Excel.

Maar dat laatste viel een beetje tegen. Macro’s programmeren in LibreOffice is een stuk bewerkelijker dan in Excel. Ik heb er de nodige tijd ingestoken, en mijn ‘oude’ administratie volledig omgebouwd naar LibreOffice. Maar ik zag het niet zitten om ook de beleggingsspreadsheet volledig te herbouwen. Ik wil iets moderner en robuuster dan wat deze macro-talen mij kunnen bieden.

Ik ben van plan om dit najaar mijn laptop te vervangen. Die gaat inmiddels ruim 4 1/2 jaar mee, en begint behoorlijk traag te worden. Daar erger ik me aan. En er staat Office 2013 op. Dat wil ik dan dus vervangen door Office 2019 (en daarom wil ik dus wachten met de vervanging tot dit najaar). Uitgaande van een jaar of zes werken met Office 2019, geeft dit me in elk geval tot en met 2024 om een oplossing te creëren.

Officieel bevestigd is het nog niet, maar het lijkt erop dat het gebruik van JavaScript een optie wordt in Office. Dat kan al met een API. En het gebruik van JavaScript is ook al een optie in LibreOffice. Als dit klopt, dan zou een migratie naar LibreOffice eenvoudiger worden. Stapsgewijs bouw ik mijn macro’s om naar JavaScript. En daarna hoef ik alleen de ‘voorkant’ nog maar te migreren naar LibreOffice.

Dan moet ik nog wel JavaScript leren programmeren. Zoals ik eerder schreef ben ik daarmee begonnen met de hulp van de app Grashopper. Ook heb ik een lijvig JavaScript e-book aangeschaft en kijk ik naar voorbeeldjes van anderen.

Soms denk ik ook wel dat ik gewoon op moet houden met mijn eigen spreadsheets. Want het bijhouden van de administratie is dan weliswaar vrijwel helemaal geautomatiseerd, maar in het oplossen van fouten in de code en het ontwikkelen van nieuwe functionaliteit gast best veel tijd zitten. Ik kan natuurlijk ook gewoon kiezen voor een standaardpakket. Open-source heb je in elk geval GnuCash voor Windows, Mac en Linux. Maar eigenlijk vind ik het ‘klooien met softwarecode’ gewoon veel te leuk.

Tsja, en tegelijkertijd merk ik ook dat ik de afgelopen maanden (te) weinig prioriteit geef aan ‘klooien’. Leuk werk, vakanties en een voorjaar dat uitnodigt om naar buiten te gaan (en niet te vergeten Project Tuin) gaan op dit moment even voor. Ik ben zelfs nog niet verder gegaan met mijn Dashboard.

Hoe kijk jij naar de toekomst van jouw spreadsheets?

Administratie met Rabo CSV Import

Diverse lezers vroegen er al om, en zelf schreef ik er onlangs ook al over: mijn nieuwe administratiespreadsheet. En hier is ‘ie dan. Oud en vertrouwd in de interface, nieuw onder de motorkap. Tsja, opa Geldnerd houdt niet zo van interface-wijzigingen. Ik snap ook al die app-ontwikkelaars niet die bij elke nieuwe versie de gebruikersinterface volledig overhoop gooien. Waardoor ik weer enorm moet zoeken naar mijn favoriete functies. Dus zelf doe ik daar niet aan.

Zoals ik al eerder schreef is de belangrijkste wijziging dat ik nu werk met het nieuwe CSV-formaat van de Rabobank. Dit omdat ze stoppen met het TXT-formaat dat ik eerst gebruikte. De structuur waarmee ik transacties inlees is daarmee compleet gewijzigd. Dat betekent dat je eigenlijk al je transacties vanaf 1 januari 2018 opnieuw in moet lezen, in CSV-formaat.

Er zit ook een uitgebreidere gebruikershandleiding in, op het tabblad ‘Manual’. Maar leef je vooral uit op de Visual Basic macro’s die in de spreadsheet zitten. Tips, opmerkingen, aanvullingen, dingen ter verbetering van de leesbaarheid, laat het me weten in de comments of via mijn Contact-pagina!

Eén ding zit er nog niet in: ik ben bezig om een functie te bouwen die controleert of de boekingen wel op elkaar aansluiten. Maar die is nog niet foutloos, dus die zit nog niet in deze versie. Zodra ik de problemen heb opgelost verschijnt er een bijgewerkte versie. En verder wordt het in die versie ook mogelijk om bestanden van KNAB in te lezen, omdat een bloglezer zo vriendelijk is geweest mij een voorbeeld-bestand te sturen (dankjewel!).

Je kunt de nieuwe administratiespreadsheet hier downloaden.

Heb jij recent nog nieuwe dingen gedaan in Excel?

Handige hulpmiddelen voor je administratie

20160724 RekenmachineBezig zijn met je persoonlijke financiën begint altijd met het bijhouden van je inkomsten en uitgaven. Daar zijn de meeste deskundigen en boekjes (en bloggers zoals ik) het wel over eens. ‘Vroeger’ betekende dat een papieren kasboek en veel rekenwerk. Maar tegenwoordig zijn er gelukkig veel handige hulpmiddelen. Het platform Wijzer in Geldzaken heeft een vrij uitgebreid overzicht gemaakt. Maar hoe te kiezen?

De eerste vraag is natuurlijk of je wilt betalen of niet. Veel aanbieders hebben een gratis basisversie, maar als je meer wilt zul je al gauw in de buidel moeten tasten. En naar goed hedendaags gebruik proberen de meeste partijen je een jaarabonnement te verkopen.

Een belangrijke tweede vraag is of je offline of online wilt werken. Offline betekent in dit geval: op je eigen computer. Online betekent in een app op je tablet of smartphone, en/of in ‘de cloud’, online via een website. Mensen die hier al wat langer meelezen weten dat ik geen voorstander ben van ‘de cloud’. Niemand kan daar de veiligheid en privacy van je gegevens garanderen. De cloud is gewoon ‘een computer van iemand anders’.

Overigens bieden de meeste banken tegenwoordig dit soort functionaliteit ook aan als onderdeel van hun internetbankieren. Je kunt ervoor zorgen dat je uitgaven toegerekend worden aan een aantal rubrieken, en dat geeft al een behoorlijk inzicht in je financiën. Bovendien is de beveiliging bij de Nederlandse banken beter-dan-gemiddeld op orde (hoop ik). Vraag is natuurlijk wel of je die informatie met je bank wilt delen? Ik in elk geval niet.

Zoals ik al vaker geschreven heb doe ik de administratie zelf, met Microsoft Excel. Dat geeft me veel meer vrijheidsgraden. Maar ik was al een behoorlijke intensieve Excel-gebruiker mét een financiële achtergrond.

Voorlopig blijf ik lekker bij mijn spreadsheets in mijn eigen beveiligde omgeving. Maar wat heb jij gekozen en wat waren jouw overwegingen?

Wekelijkse financiële to-do lijst

Je financiën zijn op orde. Uiteraard! Maar dat wil je ook graag zo houden. Wat moet je daarvoor doen? Ik heb het nog eens een keer op een rijtje gezet. Het valt allemaal heel erg mee, het kost mij maximaal 10 – 15 minuten per week.

Post en mail bijhouden
Als er papieren post of e-mail komt, bekijk ik die binnen 24 uur na ontvangst en bepaal wat er mee moet gebeuren. Soms klopt er namelijk iets niet, en dan moet er achteraan gebeld of gemaild worden. Meestal gaat het dan op een stapeltje (of blijft in de mailbox staan) tot het eerstvolgende ‘zaterdagse finance-momentje‘. Een steeds groter deel van de correspondentie komt elektronisch, er gaan tegenwoordig weken voorbij waarin de brievenbus hier niet kleppert.

Het ‘zaterdagse finance-momentje’ blijft voor mij een ijkpunt in de week. Toch is het niet erg als ik er eens een keer eentje oversla. En het op een willekeurig ander moment in de week of het weekend doen is ook niet erg. Maar voor mij werkt het erg goed om er een vast moment voor te nemen. Routine. Rust. Regelmaat. Door het wekelijks te doen kan ik snel reageren op onverwachte dingen, en ik heb ook geen achterstallige dingen. Het voelt gewoon goed om de dingen ‘op orde’ te zien, en het wordt geen stapel waar je tegenop kijkt.

Rekeningen betalen
Het wekelijkse finance-moment begint met inloggen bij de bank, en het betalen van de binnengekomen facturen. Of in elk geval: het invoeren en bepalen van het betaalmoment. Soms betaal ik ze meteen. Vaak programmeer ik ze voor, zodat het bedrag automatisch, een paar dagen voor de uiterste betaaldatum, afgeschreven wordt. Dat hangt er een beetje vanaf. Hoeveel geld staat er op de rekening? Hoe goed was de service van het bedrijf? Ik betaal in elk geval nooit te laat.

Administratie bijwerken
Vervolgens download ik alle transacties van de bank. Dat kan bij alle banken gewoon via internet-bankieren. Die importeer ik met één druk op de knop in mijn administratie-spreadsheet. Eigenlijk doe ik dit twee keer. Ik heb een persoonlijke administratie en dan is er nog de gezamenlijke huishouding met Vriendin. Voor beide rekeningen worden alle inkomsten en uitgaven bijgewerkt.

Dat gaat automatisch, maar ik loop het toch elke week even na. Zitten er vreemde of onverwachte dingen bij? Of is er iets niet afgeschreven wat ik wel verwacht had. Ook kijk ik even naar de afschrijvingen die ik voor komende week kan verwachten. De meeste banken laten je een keurig overzichtje zien van de incasso’s die komende week verwacht worden. Dan kan ik even checken of er genoeg geld op de lopende rekening staat. En zo nodig aanvullen.

Overige administratie
Het leven bestaat (gelukkig) niet alleen maar uit rekeningen. Werkgevers, banken, verzekeraars, pensioenfondsen en anderen sturen ook andere post, al dan niet elektronisch. Er gaan weken voorbij dat er niets komt, en soms ligt er ineens een stapeltje. Ook die bekijk ik wekelijks. Moet er actie ondernomen worden? Moet ik reageren en/of iets invullen? Dan handel ik dat direct af. Daarna wordt het door mij gescand en opgeslagen op mijn server. Het origineel gaat daarna door de shredder. Dat doen we hier met elk stuk papier waar persoonsgegevens op staan. Dat verlaat dit huis in hele kleine snippers. Slechts zeer zelden bewaar ik nog iets op papier.

Beleggingen
Ook download ik wekelijks het rapportje van mijn beleggingen. Dat importeer en verwerk ik in mijn beleggingsspreadsheet. Verder doe ik daar meestal niets mee, zo af en toe besteed ik wat uitgebreider aandacht aan mijn beleggingsportefeuille. Bijvoorbeeld om te kijken of de verhouding tussen aandelen en obligaties nog in lijn is met mijn plannen. Maar dat is eigenlijk maar eens per kwartaal.

Wat ik niet hoef te doen
Heel veel boekingen verlopen automatisch. Ik hoef dus niet elke keer geld over te maken voor de gezamenlijke huishouding of zo, daar heb ik geen omkijken naar. Ook wordt aan het eind van de maand het restsaldo op mijn lopende rekening automatisch grotendeels overgeboekt naar mijn bufferrekening. Ik houd het saldo op de lopende rekening graag zo laag mogelijk. Daarmee verklein ik de kans dat ik dit uitgeef aan onnodige dingen. Door dit allemaal te automatiseren heb ik ook veel minder werk aan het op orde houden van mijn administratie én het bereiken van mijn spaardoelen.

Hoe doe jij je persoonlijke administratie?

Verder met mijn spreadsheets

Inmiddels een week geleden heb ik mijn administratiespreadsheet gepubliceerd. In eerste instantie met een bugje, maar die is hersteld. De nodige mensen hebben ‘m inmiddels gedownload. En via de mail zijn er ook al een aantal vragen binnengekomen.

Om maar met de meest gestelde vraag te beginnen: nee, er komt geen uitgebreide handleiding. Ten eerste omdat het mij eenvoudigweg aan de tijd ontbreekt om die te schrijven. Maar ik denk ook dat ik niet in staat ben om een goede handleiding te schrijven. Ik ken de spreadsheet en de macro’s van haver tot gort, want ik heb ze zelf gebouwd, letter voor letter. En heb dus geen idee waar mensen tegenaan lopen die ‘m gewoon gaan gebruiken.

Maar het zou ook voorbijgaan aan het doel wat ik heb met het publiceren van de spreadsheet. Het is geen kant en klare administratie die je zomaar kan gebruiken. Daarvoor vind ik het ook te riskant om met macro’s te werken als je ze niet helemaal doorgrondt en problemen niet zelf kunt oplossen. Wil je je niet verdiepen in Excel en Visual Basic, neem dan liever een kant en klaar pakket zoals YNAB of WinBank.

Ik publiceer mijn spreadsheet vooral om mensen te laten zien wat er kan met Excel. En om mensen inspiratie te geven voor het aanpassen van hun huidige spreadsheet. Daarom ben ik ook zo benieuwd naar de spreadsheets van anderen, omdat ik ook graag nieuwe ideeën opdoe.

Dus, geen handleiding. Maar ik zal best nog wel wat meer schrijven over hoe de spreadsheet in elkaar zit, en ook vragen zal ik wel beantwoorden. Ook als ik binnenkort mijn (nog veel uitgebreidere) beleggingsspreadsheet online zet.

Heb jij al naar mijn administratiespreadsheet gekeken?

Een berg data

“Zeer overzichtelijk en duidelijk, maar wat een berg data houd je bij”. Dat was onderdeel van de reactie van Chris op de publicatie van mijn administratie-spreadsheet. Het zette me aan het denken (dankjewel Chris!).

Mijn spreadsheets zijn het resultaat (of beter de tussenstand) van bijna 15 jaar actief bezig zijn met mijn financiën. Het is eenvoudig begonnen. En dan krijg je een idee. “Ik wil weten wat…”, en dan ga je dat bouwen. Soms werkt dat niet of levert het niet op wat je hoopt, en dan haal je het weer weg. Maar als het werkt en de informatie oplevert die je hoopt, dan wordt het onderdeel van je systeem. Zo is het logisch dat er inmiddels de nodige functionaliteit in mijn spreadsheet zit. Maar de basis: een globale jaarrekening, het grootboek met de realisatie en budget per grootboekrekening, en de sheet met de afzonderlijke geïmporteerde boekingen, is al bijna 15 jaar hetzelfde.

In 2015, tijdens ons verblijf in het Verre Warme Land, heb ik al mijn spreadsheets van de grond af aan opnieuw opgebouwd. Tot die tijd zat er vrij veel handwerk in. Handmatig importeren van de bestanden die ik download bij de bank. Handmatig boeking voor boeking de juiste grootboekrekening erbij zetten. Ik deed (en doe) het graag, want het geeft me inzicht en rust. Maar bij de Grote Verbouwing werd het uitgangspunt: zo min mogelijk handwerk. Toen zijn de macro’s gekomen. Importeren. Voorcoderen. Maar ook automatisch bepalen tot welke datum de boekingen bijgewerkt zijn.

Dus ja, ik houd een hele berg data bij. Maar het kost me nauwelijks werk. ‘Klik’ downloaden. ‘Klik’ importeren. ‘Klik’ Voorcoderen. Enkele boekingen met de hand coderen. Kopiëren naar de Boekingen sheet. Klaar. Alle berekeningen worden automatisch bijgewerkt. De meeste tijd besteed ik nu aan het bekijken van de Jaarrekening en het Grootboek. Lig ik op schema? Zijn er bijzondere of vreemde dingen? En dat is ook wat ik wil doen, dat is waar het mij om gaat.

Ben ik doorgeschoten in mijn ontwikkeldrift? Ja, best wel een beetje. Een Functie die uitrekent hoeveel dagen er in dit jaar zitten gaat wel ver, dat kun je ook aan het begin van het jaar eenmalig handmatig in dat veld zetten. Maar ach, ik was toch bezig met programmeren. Niet omdat het moet, maar omdat het kan.

Mijn spreadsheet vind je op de Downloads pagina. Hoe ontwikkelen jouw spreadsheets zich?

« Older posts

© 2019 Geldnerd.nl

Theme by Anders NorenUp ↑