Veranderingen in spreadsheetland

De afgelopen periode heb ik weer de nodige aanpassingen gedaan aan mijn spreadsheets. Steeds meer dingen gaan volledig geautomatiseerd in Huize Geldnerd. Sterker nog, er zijn vrijwel geen handmatige handelingen meer nodig. Maar dat kost wel tijd, soms zit ik uren te programmeren om een minuut te besparen…. Dus of het allemaal efficiënt is weet ik niet, maar het puzzelen blijft een leuke hobby.

Mijn wereld in spreadsheets

Mijn financiën worden beheerd met behulp van vijf spreadsheets. Een spreadsheet waarin onze hypotheek wordt bijgehouden. Een spreadsheet voor mijn beleggingen. Eentje voor de financiële administratie, die gebruik ik twee keer (voor mijn persoonlijke administratie en voor de administratie van onze gezamenlijke huishouding). En tenslotte mijn dashboard, die ik elk kwartaal bijwerk en waarop vooral de ontwikkelingen van mijn eigen vermogen wordt bijgehouden.

Mijn uitgangspunten zijn simpel. Ik wil standaard spreadsheet-functionaliteit, dus geen toeters en bellen met extra software. En ik wil zo min mogelijk handwerk.

Recente veranderingen

Dit jaar zijn er alweer een stuk of 50 grotere en kleinere wijzigingen doorgevoerd.

Beleggingen

De grootste impact had de migratie van mijn beleggingen van Binck naar Saxo. En dan vooral het feit dat ik bij Saxo geen wekelijks portefeuille-overzicht kan downloaden en importeren. Jarenlang was dat vaste prik, elke zaterdag. Gelukkig heeft Excel tegenwoordig ingebouwde informatie over beleggingen, het Stock Data Type. En kan ik dus zelf mijn weekrapportage genereren zonder in te hoeven loggen bij Saxo en een bestand te downloaden. Nadeel is wel dat ik hierdoor nog steviger vast zit aan Microsoft en Excel… Verder heb ik deze gelegenheid benut om de VBA-code in de beleggingsspreadsheet eens goed op te schonen, en ik heb ik diverse kleine verbeteringen doorgevoerd.

Ik heb nu ook een macro gebouwd waarmee ik, met behulp van de STOCKHISTORY functie van Excel, voor elke willekeurige datum een weekrapportage kan genereren. In het verleden miste ik nog wel eens weken door bijvoorbeeld vakantie. Nu kan ik na mijn vakantie gewoon de ontbrekende weken aanvullen. Een completere dataset, daar wordt een nerd gelukkig van. Ook heb ik de historie van de S&P 500 index, de Eurostoxx 600 index, en de rente op Amerikaanse 10-jaars staatsobligaties in mijn spreadsheet toegevoegd. Die wordt nu ook elke week bijgewerkt. Hiermee kan ik eigen grafieken gebruiken in mijn kwartaalrapportages en hoef ik die niet meer te ‘lenen’ van Yahoo Finance of elders en te bewerken voor publicatie.

Voor Binck had ik ook een tool gebouwd om de maandelijkse transacties en dividenden ‘om te zetten’ naar het format voor transacties in mijn beleggingsspreadsheet. Eind juni, na de eerste drie maanden werken met Saxo en na de ontvangst van de eerste serie kwartaaldividenden, heb ik zo’n conversietool ook voor Saxo gebouwd. Ik download nu periodiek een standaardrapportage van Saxo en mijn spreadsheet zet die automatisch om. Hiermee heb ik nog steeds al mijn beleggingsinformatie sinds 1 januari 2013 in één format beschikbaar in één spreadsheet, ook al ben ik in de tussentijd meerdere keren van broker gewisseld.

Administratie

Ook de administratie is onderhanden genomen. Ik heb besloten om één keer per jaar een nieuwe versie van deze spreadsheet te publiceren, want tussentijds migreren naar een andere versie is veel handwerk. Eind december kunnen jullie dus een ‘versie 2022’ verwachten van de administratie.

Sinds een tijdje kan ik bij de Rabobank een bestand met creditcardtransacties downloaden. Hiervoor heb ik een importfunctie gebouwd die de transacties ook automatisch verwerkt in mijn administratie. Dit was iets dat ik voorheen handmatig deed. Ook ben ik met mijn spaarbuffer overgestapt van Nationale Nederlanden (NN) naar Lloyds Bank. Mijn NN transacties moest ik handmatig verwerken, maar bij Lloyds kan ik ook een Excelbestand met transacties downloaden. Ook hiervoor heb ik een importfunctie gebouwd die mij handwerk scheelt. Dat waren de twee laatste grote handmatige handelingen in mijn administratie, ook dit is dus nu geautomatiseerd.

Daar staat tegenover dat de Kashbook app, waarmee ik transacties in contant geld registreerde, definitief ter ziele is. Hij werkt niet meer op iOS, en ik heb ‘m dus van mijn smartphone gegooid. Daarmee heb ik ook de importfunctie voor Kashbook-transacties uit mijn administratie verwijderd. Dat is niet heel erg, ik betaal de afgelopen jaren nauwelijks meer met contant geld. Mijn administratie heeft nog wel functionaliteit om transacties in contant geld handmatig te verwerken, dat is genoeg voor mij.

In de administratie heb ik verder nog wat kleine verbeteringen doorgevoerd. Zo heb ik de functionaliteit voor mijn potjessysteem en reserveringen verder verfijnd, en hier ook een paar grafieken voor toegevoegd.

Verder heb ik nog een uitgebreide mailwisseling gehad met een lezer die de administratie graag op MacOS wilde draaien. Dat is helaas lastig, omdat MacOS heel anders met bestanden omgaat dan Windows. Daardoor werken de importfuncties niet. Maar met wat knutselen hebben we een werkende oplossing bedacht voor handmatige import met één druk op de knop, en daarna automatische verwerking in de spreadsheet. Ik ben dol op knutselen! Ook die functionaliteit komt beschikbaar in versie 2022 eind dit jaar.

Hypotheek

De hypotheekspreadsheet berekent nu zelf welke (extra) aflossingen ik moet doen om ons aflosschema vol te houden. Met afronding naar boven naar ronde getallen. En er zijn diverse grafieken bij gebouwd, sommige daarvan zullen jullie terugzien in mijn halfjaarlijkse hypotheekupdate.

Best trots ben ik op een nieuwe functie die in de grafieken naar keuze markeringen (verticale lijnen) neerzet voor de maanden waarin ik een hypotheekupdate op mijn blog heb geplaatst. Daarmee krijg je een beter beeld van de stappen die wij de afgelopen jaren gezet hebben. Totaal nutteloos en overbodig, maar wel leuk. Volgende maand zullen ze te zien zijn in de nieuwe hypotheekupdate, maar hierbij vast een voorproefje.

Dashboard

Mijn financiële dashboard is eigenlijk nog het minst veranderd. Er zijn wat grafieken bijgebouwd, en ik heb wat extra functies gebouwd die bijvoorbeeld de getallen op de Y-as ‘wegtoveren’ en/of datalabels omzetten van absolute getallen naar percentages. Want ik deel veel persoonlijke financiële informatie op mijn blog, maar niet alles….

Overzicht

Al deze wijzigingen bij elkaar leiden tot onderstaand overzichtsplaatje. Waarin opvalt dat de handmatige werkzaamheden vrijwel uitgestorven zijn, alleen de transacties in contant geld moet ik nog handmatig verwerken in mijn administratie. Maar alle andere gegevens komen uit de zes rapportjes die ik download bij mijn banken en broker, of worden gegenereerd door de Stock-functie in Excel. Ook de hypotheekspreadsheet is helemaal zelfvoorzienend. Geen handwerk meer nodig!

En dan heb ik ook nog een nieuwe versie van de FIRE Calculator gepubliceerd, met een uitgebreide uitleg over het rekenmodel. Die tel ik nog niet eens mee in dit overzicht!

Heb jij ook een tijdrovende hobby?

Minder finance-momenten

Het wekelijkse finance-moment is een van de hoekstenen van de Geldnerd-methode. Wekelijks worden de administratie-spreadsheets bijgewerkt door de transacties te downloaden bij mijn bank en te importeren in de administratie. En wekelijks wordt mijn portefeuille-rapportage gedownload bij mijn broker en verwerkt in de beleggingsspreadsheet. Dat doe ik al meer dan 10 jaar zo. Daardoor weet ik op weekbasis precies hoe ik er voor sta en kan er (indien nodig) snel bijgestuurd worden. En mijn beleggingsspreadsheet bevat inmiddels voor de fondsen die ik in portefeuille heb en gehad heb alle koersen sinds 1 januari 2013.

Maar toch is er wat aan het veranderen. Ik weet nog niet of dat tijdelijk of permanent is, maar er gebeuren dingen rond mijn spreadsheets.

Administratie

Sinds het begin van de coronacrisis is het aantal transacties in mijn administratie namelijk gedaald ingestort. De reguliere afboekingen lopen natuurlijk gewoon door, maar doordat wij volledig thuiswerken en doordat er verschillende lockdowns zijn (geweest), zijn er veel minder mogelijkheden om geld uit te geven. Geen lunches meer op kantoor, geen kopjes koffie of borreltjes buiten de deur. Ik heb dat natuurlijk al gemerkt aan het aantal No Spend Days (NSDs) in mijn administratie. Maar het valt ook op als ik de maandelijkse transacties op een rijtje zet vanaf het vierde kwartaal 2019 tot en met januari 2021.

Sinds begin dit jaar werk ik de administratie daarom tweewekelijks bij. Want met één of twee transacties per week heeft het nauwelijks zin om dat vaker te doen. Het merendeel van de bewegingen op de bankrekening vind sowieso plaats in de laatste week van de maand. Dan komt het salaris binnen en wordt het geld automatisch alle kanten op geboekt. Ook doe ik dan de extra aflossing op de hypotheek en de maandelijkse aankoop voor mijn beleggingsportefeuille, die ook weer extra bijwerking van de Hypotheekspreadsheet en de Beleggingsspreadsheet vergen. Maar de rest van de maand is het rustig op de rekeningen. Saaiheid troef. Maar saai is goed.

Beleggingen

Dan de beleggingen. Daar is iets anders aan de hand. Want de aandelenmarkten zijn gewoon elke (werk)dag open en de koersen van mijn fondsen veranderen voortdurend. En daarmee ook de waarde van mijn portefeuille. Nu ben ik absoluut geen actieve handelaar, ik heb een hele saaie ‘buy-and-hold’ strategie. Kopen en er voorlopig niet meer naar omkijken.

En toch houd ik al sinds het jaar 2000 mijn beleggingen bij. Sinds 2005 doe ik dat elk weekend, destijds was ik wel een ‘actieve handelaar verliezer‘. En daar wil ik eigenlijk niet mee stoppen, met dat wekelijks bijhouden. Ik houd van ononderbroken cijferreeksen. Hoe moet ik anders de grafieken van mijn kwartaalupdate vullen? Dus download ik nog elke week braaf mijn rapportje en druk in de beleggingsspreadsheet op de Import-knop.

Maar langzaam maar zeker gaat Excel mij helpen. In 2019 heeft Excel nieuwe Data Types geïntroduceerd in Office 365. Een daarvan is STOCKS (Aandelen). Daarmee kun je voor heel veel beleggingsfondsen actuele informatie ophalen.

Stel je wilt actuele gegevens ophalen van de Vanguard FTSE All World Index ETF, beter bekend als VWRL, die verhandeld wordt op de beurs van Amsterdam. In een Excel-veld typ je dan ‘XAMS:VWRL’. XAMS is de code van de Amsterdamse beurs, en VWRL is welbekend. Dan ga je in Excel naar het menu Gegevens en klik je op Aandelen. De tekst XAMS:VWRL wordt vervangen door de naam van het fonds. Dit werkt voor heel veel aandelen en fondsen. Microsoft is bijvoorbeeld ‘XNAS:MSFT’ (‘Microsoft op de Nasdaq’). De documentatie van deze functie is nog niet super , er zitten nog wat foutjes in, en soms moet je een beetje experimenteren, maar ik heb de codes gevonden voor alle fondsen in mijn portefeuille.

Vervolgens kun je allerlei gerelateerde informatie ophalen. De actuele prijs, het laatste slot, het hoogste en laagste punt van de afgelopen 52 weken, noem maar op. Een leuke functie om mee te spelen. Ik heb inmiddels al een macro gebouwd waarmee ik mijn weekrapportage kan maken met het Excel Stock Data type. Als de website van mijn broker dus eens een keer niet beschikbaar is wegens onderhoud, dan kan ik hiermee toch de actuele stand van mijn portefeuille verwerken in mijn spreadsheet

Maar het begint nog leuker te worden. Afgelopen maand is de STOCKHISTORY functie (NL: Aandelengeschiedenis) beschikbaar gekomen. En daarmee kun je voor gewenste data in de historie de openingskoers, slotkoers, de hoogste koers, laagste koers, en het handelsvolume ophalen. En hiermee zou ik natuurlijk een functie kunnen bouwen waarmee ik op elk gewenst moment mijn beleggingsspreadsheet bij kan werken. Een maandje niet gekeken? Geen probleem! De STOCKHISTORY functie werkt het verloop van mijn portefeuille over de hele periode wel bij.

Zo ver ben ik helaas nog niet. Want de documentatie van die nieuwe functies is nog niet helemaal op orde. En ik heb dus ook nog niet ontdekt hoe ik de STOCKHISTORY functie in een macro kan gebruiken. Maar daar ga ik binnenkort wel eens een keertje onderzoek naar doen.

Neurotisch

Eigenlijk vind ik het best wel gezond om iets minder krampachtig om te gaan met mijn spreadsheets. Mijn systeem werkt en mijn financiën zijn onder controle, daarvoor hoef ik echt niet meer iedere week mijn spreadsheets bij te werken. Dus we zullen zien hoe dit zich ontwikkelt. Maar op deze manier kom ik natuurlijk nooit van Excel af. Want in LibreOffice zitten niet van die mooie Data Type functies…

Hoe vaak werk jij jouw administratie bij?

Aan de slag met GnuCash 4

  • Berichtcategorie:Administratie

Je kunt absoluut geen weloverwogen beslissingen nemen over jouw geld als je niet weet hoe het binnenkomt en hoe je het uitgeeft. Punt. Klaar. Wil je gaan sturen, dan zul het bij moeten houden. Dat kan zo summier of uitgebreid als je zelf wilt. Maar niets doen en verwachten dat jouw vermogen op magische wijze gaat groeien? Dat is slechts voor heel weinig mensen weggelegd. Deze woorden schreef ik bij de publicatie van de nieuwe versie van mijn administratiespreadsheet.

In die blogpost meldde ik ook dat ik aan de slag gegaan ben met de gezamenlijke administratie van Vriendin en mijzelf. Die bestaat feitelijk alleen maar uit onze gezamenlijke bankrekening (die we hebben sinds de tweede helft van 2013), ons huis en de hypotheek. Deze gezamenlijke administratie is gescheiden van mijn persoonlijke administratie. Het gebruikt wel een kopie van dezelfde spreadsheet, maar dat is elk jaar weer even lastig bij de start van een nieuw financieel jaar, en het is ook altijd ingewikkeld als ik een nieuwe functie bouw en deze in de twee administratiespreadsheets moet implementeren.

Tegelijkertijd is de gezamenlijke administratie eenvoudiger. Het gaat puur om het bijhouden van de inkomsten en uitgaven. Ik houd er minder ingewikkelde statistiekjes in bij, ook omdat het TAB-exportbestand van ABN AMRO minder informatie bevat dan het CSV-bestand van de Rabobank.

Dus werd het tijd voor een experimentje. Het onderbrengen van de gezamenlijke administratie in GnuCash. In deze blogpost een verslag.

Over GnuCash

GnuCash is een gratis opensource administratiepakket. Het bestaat al meer dan 20 jaar en gebruikt het ‘dubbel boekhoudsysteem‘. Je kunt de administratie helemaal zelf inrichten en het heeft functionaliteit voor het importeren van boekingen van je bankrekening, maar bijvoorbeeld ook voor het verwerken van hypotheekaflossingen. Ook (kleine) bedrijven kunnen het gebruiken, want het heeft ook functionaliteit voor het verwerken van inkoop- en verkoopfacturen.

Installatie

Er is een Nederlandstalige versie van GnuCash. Maar ik heb al snel besloten om de Engelstalige versie te installeren. Er zijn namelijk online weinig documentatie en nauwelijks gebruikerstips te vinden in het Nederlands. En dan zoek je je dus helemaal suf in de menu-opties als je die tips of documentatie wilt gebruiken. Als ik in het vervolg van dit artikel verwijs naar opties in de diverse menu’s, dan doe ik dat met verwijzing naar de Engelstalige inrichting van GnuCash.

De installatie verloopt overigens heel soepel op mijn Windows 10 laptop. Ook het bijwerken verloopt soepel. Je downloadt de nieuwe versie en dubbelklikt erop.

Inrichting

Met wat knutselen in Excel heb ik een kopie gemaakt van mijn kostencategorieën uit de gezamenlijke administratie, die ik zo kon importeren in GnuCash. Dat moet je dan wel aanvullen, want een dubbel boekhoudsysteem heeft ook andere soorten rekeningen nodig. Zo heb ik Activa-rekeningen aangemaakt voor onze eigen bankrekeningen en voor ons huis, en Passiva-rekeningen voor onder andere de hypotheek.

Als voorbeeld kun je mijn rekeningschema voor GnuCash 4 hier downloaden. Dat kun je importeren via ‘File | Import | Import Accounts from CSV’. Het scheidingsteken is een komma en het bestand gebruikt quotes. Ik gebruik nog steeds nummers bij mijn grootboekrekeningen, die corresponderen met de nummering in mijn oude Excel-administratie. Ik vind het handig, maar noodzakelijk is het niet.

Importeren van Bankboekingen

Verder heb ik bij ‘File | Import | Import Transactions from CSV’ een profiel aangemaakt en opgeslagen waarmee ik het TXT-bestand van ABN AMRO kan importeren. De instellingen van dit profiel zie je op onderstaand screenshot

Inmiddels heb ik alle boekingen sinds de start van de rekening in 2013 ingelezen. Gelukkig leert GnuCash snel om zelf de juiste rekening bij de boeking te selecteren, op basis van de boekingen die je al in de administratie hebt zitten. Ik ben begonnen met een bestand met 3 maanden bankboekingen, daarna een bestand van 6 maanden en uiteindelijk bestanden van een jaar. Omdat GnuCash dan steeds meer boekingen heeft om van te leren gaat het importeren dus steeds sneller.

Formele boekhoudtaal

Overigens kun je eenvoudig instellen of GnuCash de formele accounting labels bij de kolommen moet gebruiken, of iets begrijpelijker ‘normale mensentaal’. Dat doe je via ‘Edit | Preferences | Accounts | Use formal accounting labels’. Ik heb die optie uitstaan, GnuCash gebruikt bij mij dus termen als Deposit en Withdrawal in plaats van Debit en Credit.

Voorbeelden van Boekingen

Ook laat ik je graag wat voorbeelden zien van boekingen in GnuCash. Alle bedragen zijn fictief.

Allereerst een voorbeeldboeking van een uitgave, in dit geval een maandelijkse betaling van de servicekosten aan onze VVE. Deze wordt gecrediteerd aan de gezamenlijke bankrekening, en gedebiteerd aan de kostenrekening ‘1030 Servicekosten’. Dat ziet er dan ongeveer als volgt uit.

DescriptionBijdrage VVE mei 2020 Geldnerd & Vriendin
DateAccountDepositWithdrawal
03-05-2020Activa:Huidige Activa:Gezamenlijke Rekening80
03-05-2020Uitgaven:1000 Huisvesting:1030 Servicekosten80

Een inkomstenboeking is dus precies andersom, gedebiteerd aan de gezamenlijke bankrekening, en gecrediteerd aan de inkomstenrekening ‘120 Bijdrage Geldnerd aan Huishouding’.

DescriptionBijdrage Geldnerd aan gezamenlijke huishouding mei 2020
DateAccountDepositWithdrawal
27-04-2020Activa:Huidige Activa:Gezamenlijke Rekening1.400
27-04-2020Inkomsten:100 Bijdrage Huishouden:120 Bijdrage Geldnerd aan Huishouding1.400

Ook wel interessant is de verwerking van de waarde van onze eigen woning. Je hebt natuurlijk de oorspronkelijke aankoopprijs, maar ik waardeer de woning voor ons vermogen op basis van de WOZ-waarde. Dat betekent dat ik de jaarlijkse waardeverandering als boeking op moet nemen. Dat ziet er op de rekening ‘Activa: Vaste Activa: Eigen Woning’ als volgt uit.

DateDescriptionIncreaseDecrease
30-11-2016Aankoopbedrag eigen woning330.000
01-02-2017WOZ peildatum 2016 310.00020.000
01-02-2018WOZ peildatum 2017 332.00022.000
01-02-2019WOZ peildatum 2018 345.00013.000
01-02-2020WOZ peildatum 2019 360.00015.000

De aankoop van ons huis was sowieso een samengestelde transactie. Aankoopbedrag, aankoopkosten, overdrachtsbelasting, deels gefinancierd met een hypotheek en deels met eigen geld. Maar hier moet ik nog eens goed induiken. We hebben bijvoorbeeld het eigen geld van onze privé-rekeningen overgemaakt naar de notaris. Dat is dus niet via de gezamenlijke rekening gelopen. Ik moet dat nog eens een keer goed reconstrueren en correct verwerken in de boekhouding, want nu moet ik een ‘boekhoudkundige hack’ gebruiken om het te verwerken…. ook de Aankoopkosten moet ik nog eens uitsplitsen op basis van de factuur van de notaris. Vereenvoudigd ziet het er op dit moment uit als onderstaand.

DateDescriptionAccountIncreaseDecrease
30-11-2016Aankoopbedrag eigen woningActiva:Vaste Activa:Eigen Woning330.000
Overdrachtsbelasting 2%Uitgaven:9000 Taxes:9010 Overdrachtsbelasting6.600
AankoopkostenUitgaven:1000 Huisvesting:1099 Overig3.000
Hypotheek ABN AMROPassiva:Leningen:Hypotheek239.600
Eigen geldEigen Vermogen:Equity Hack100.000

Hier zie je ook weer mooi de basis van het dubbel boekhoudsysteem. De optelsom van posten aan de Debit zijde en posten aan de Credit zijde moet ten allen tijde gelijk zijn aan elkaar.

Ook de aflossingen van de hypotheek zijn samengestelde transacties. De bank schrijft één bedrag af, maar dat bestaat bij onze lineaire hypotheek uit een deel rente en een deel aflossing. Dat ziet er als volgt uit.

DateDescriptionAccountIncreaseDecrease
03-08-2020IncassoActiva:Huidige Activa:Gezamenlijke Rekening1.049,91
AflossingPassiva:Leningen:Hypotheek665,56
RenteUitgaven:1000 Huisvesting:1025 Hypotheekrente384,35

Het kost even eenmalig wat tijd…

Maar dan heb je ook wat. De ultieme controle van compleetheid en correctheid is natuurlijk dat, na het importeren van alle banktransacties, het saldo op de bankrekening overeen moet komen met het saldo op de bankrekening volgens GnuCash…. GnuCash en ik hadden een paar foutjes gemaakt in het verwerken van de boekingen. Maar door het saldo van de administratie en het saldo op de bank op een aantal peildata te vergelijken had ik die foutjes snel gevonden en hersteld. Ik moet zeggen, het geeft wel een kick op het moment dat het rekeningsaldo van onze bankrekening en het rekeningsaldo volgens GnuCash met elkaar overeenkwamen.

Inmiddels kost het bijwerken van de administratie nog maar een paar minuten. Ik download de boekingen van de bank en importeer ze met het ingestelde importprofiel. Daarna loop ik de lijst door om te zien of GnuCash de juiste uitgaven- of inkomstenrekening voorstelt. Meestal wel. Als er een hypotheekafschrijving is geweest dan splits ik die handmatig in het rentebedrag en het aflossingsbedrag. Dat schijn je ook te kunnen automatiseren, maar ik moet nog even uitzoeken hoe precies.

Nog te doen

Het automatiseren van de hypotheekaflossing is dus het eerste punt op het TO DO lijstje. En ik ga nog eens goed kijken naar de geldstromen rond de aankoop van ons eigen huis, en zorgen dat die administratief correct verwerkt worden in de administratie. Maar er is meer.

  • De maandelijkse bijdragen van Geldnerd en Vriendin aan de gezamenlijke huishouding bestaan uit een deel voor de aflossing van ons huis (vermogensopbouw) en een deel voor de normale huishoudopgaven. Ook die wil ik graag automatisch kunnen splitsen.
  • Ook moet ik mij nog even goed verdiepen in de rapportagemogelijkheden. Er zitten veel standaardrapporten in GnuCash, maar ik wil uiteraard ook kijken of ik zoveel mogelijk rapportages en grafieken uit mijn Excel-administratie ook in GnuCash kan maken. Daarmee zou mijn Excel-administratie echt overbodig kunnen worden.

Genoeg werk voor een aantal regenachtige zondagmiddagen, lijkt me. Uiteraard zal ik jullie op de hoogte houden.

Heb jij jouw administratie in GnuCash ondergebracht? En heb je nog tips voor mij?

Het logo van GnuCash aan het begin van dit artikel is eigendom van de GnuCash developers.

Heb jij goede financiële voornemens?

Welkom in 2021! Moge het een prachtig jaar worden!

Misschien ben je hier wel terechtgekomen omdat je goede voornemens hebt gemaakt op het terrein van geld. Zicht krijgen op waar je geld heen gaat. Geld overhouden aan het einde van de maand, in plaats van maand overhouden aan het eind van je geld. Eindelijk eens je administratie op orde brengen. Er staan hier inmiddels meer dan 700 berichten over mijn eigen financiële reis, geschreven sinds september 2015. Om het je gemakkelijker te maken zet ik de belangrijkste artikelen even op een rijtje.

Mijn financiële strategie

De beste financiën zijn stressvrij!

Financiën op orde

Begin 2020 heb ik een ‘cursus die geen cursus is’ geschreven voor beginners. Deels als protest tegen websites die dit tegen betaling aanbieden, maar vooral om mensen te helpen die echt aan het prille begin staan.

Financiën op orde (1) – Hoe begin je?

Financiën op orde (2) – Inkomsten en uitgaven

Financiën op orde (3) – Hoe lang moet je alles bewaren?

Financiën op orde (4) – Jouw methode optimaliseren

Beleggen

Als je gaat beleggen heb je een ‘broker’ nodig

Ik probeer een zo eenvoudig mogelijke beleggingsportefeuille aan te houden

Hypotheek

Wat ik geleerd heb van mijn eerdere fouten

Waarom wij voor een lineaire hypotheek kozen

Ik wens je veel leesplezier! En veel succes op jouw eigen financiële reis. Goed met geld omgaan is niet zo ingewikkeld als veel mensen denken.

Heb jij goede financiële voornemens voor 2021?

Eindejaarschecklist

  • Berichtcategorie:Administratie

Eind 2015 heb ik al eens geschreven over mijn Eindejaarschecklist. Een lijstje van acties die ik elk jaar uitvoer om het oude jaar administratief af te sluiten, en het nieuwe jaar weer schoon te beginnen. Het ontwikkelt zich mee met de manier waarop ik naar mijn financiën kijk. En is dus inmiddels heel anders dan destijds. Tijd voor een update…

Overigens begin ik altijd al in de loop van het jaar met een aparte notitie voor het volgende financiële jaar in mijn Evernote aantekenboek. Dit jaar is het documentje ‘Financieel Jaar 2021’ ergens in september aangemaakt. In dat documentje verzamel ik allerlei aantekeningen en mutaties die ik niet moet vergeten voor het nieuwe jaar. Aankondigingen van tariefsverhogingen, dingetjes die ik bij de jaarovergang wil veranderen in mijn spreadsheets, dingetjes die ik nog uit wil zoeken, enzovoorts. Dat document is elk jaar anders, de checklist heeft veelal vaste acties die ik af kan vinken.

Spreadsheets

Ik werk voor elk financieel jaar met een nieuwe versie van de administratiespreadsheet. Gewoon omdat dat eenvoudiger is, mijn administratie kan niet omgaan met verschillende boekjaren. Het zou ook vrij ingewikkeld zijn om ‘m daarvoor om te bouwen. Dat is dus anders dan mijn beleggingsspreadsheet (die alle beleggingen sinds 1 januari 2013 bevat) en mijn hypotheekspreadsheet (die de hele historie van onze hypotheek bestrijkt).

En ik heb ook nog mijn financiële dashboard, die ik aan het eind van elk kwartaal bijwerk. Overigens importeer ik daarbij ook gegevens uit mijn financiële administratie, dus ik heb op kwartaalbasis wel meerjarig zicht op mijn financiële uitgaven. En als ik het nodig vind dan maak ik meer gedetailleerde analyses, bijvoorbeeld van de uitgaven voor Hondje of de boodschappen.

Maar een aantal acties op mijn Eindejaarschecklist hebben dus betrekking op de administratiespreadsheet:

  • Maak een kopie van de administratiespreadsheet jaar T – 1 voor de Financiële Administratie jaar T.
  • Maak een kopie van de administratiespreadsheet jaar T – 1 voor de Gezamenlijke Administratie jaar T.
  • Werk de instellingen van de spreadsheets bij, inclusief de beginsaldi van de bankrekeningen en de voorzieningen [evaluatie van mijn potjessysteem].
  • Controleer en pas waar nodig de budgetten aan, met behulp van de informatie uit mijn Evernote-notitie.

Voor de gezamenlijke administratie moet ik vervolgens ook nog wat werkbladen kopiëren die meerjarig doorlopen. In de administratie van de gezamenlijke huishouding met Vriendin zit namelijk ook een tabblad met alle meterstanden van gas, water en elektra, en een tabblad met de berekeningen van onze maandelijkse bijdrage aan de gezamenlijke huishoudrekening.

In principe werk ik de administraties ieder weekend bij door de transacties te downloaden bij de bank en die te importeren. De eerste keer in het nieuwe jaar is dat altijd even opletten. Want de boekingen tot en met 31 december van het voorgaande jaar moeten in de oude administratiespreadsheet verwerkt worden, en de boekingen vanaf 1 januari moeten in de nieuwe administratiespreadsheet verwerkt worden. Dat vraagt eenmalig even wat handmatig knippen en plakken, maar dat is dus gelukkig maar één keer per jaar.

Beleggingen

Voor mijn beleggingen zijn er aan het einde van het jaar niet veel acties nodig.

  • Ik download altijd op 31 december of 1 januari de actuele rapportage bij mijn broker, en importeer die in mijn beleggingsspreadsheet. Dat is niet persé noodzakelijk, maar het maakt wel dat ik altijd rapportages per het einde van de kalenderjaren kan maken.
  • Daarnaast kijk ik altijd even naar de eindstanden en het rendement van verschillende indexes, zoals de AEX, S&P500 en MSCI World. Dat is vooral om te zien of het rendement van mijn portefeuille nog een beetje ‘de index volgt’.

Bij de bank

Ik betaal mezelf eerst. Zodra mijn salaris binnenkomt vindt er automatisch een groot aantal boekingen plaats. Naar de gezamenlijke huishoudrekening voor mijn bijdrage aan de hypotheekaflossing en aan de huishoudpot. Naar mijn beleggingsrekening voor de maandelijkse inleg. En naar mijn bufferspaarrekening voor de vulling van mijn potjes . Ook hebben we een paar maandelijkse boekingen voorgeprogrammeerd staan vanaf de gezamenlijke huishoudrekening, de bijdrage aan onze VVE en het abonnement voor de Uitlaatservice voor Hondje.

  • Als onderdeel van de Eindejaarschecklist controleer ik altijd even of alle automatische boekingen voor het komende jaar goed voorgeprogrammeerd staan, en voer indien nodig aanpassingen door.
  • Eentje ijlt er altijd na. Pas na de salarisbetaling van januari kan ik, op basis van de nieuwe nettosalarissen, de maandelijkse bijdrage aan de gezamenlijke huishouding berekenen voor Vriendin en mijzelf. Daar moet ik dan eind januari nog een maandelijkse overboeking voor aanmaken.
  • Ook controleer ik even of ik mijn bankafschriften en creditcardafschriften keurig voor elke maand gedownload heb, en heb opgeborgen in mijn digitale archief.

Die berekening van de huishoudbijdrage is overigens simpeler dan het klinkt. Ik vul onze beider netto salarissen in op het werkblad in de spreadsheet, en deze berekent automatisch wat we allebei moeten betalen. In ons samenlevingscontract hebben we afgesproken dat we de huishouding naar draagkracht betalen, gedefinieerd als naar verhouding van onze netto-salarissen. Niet-reguliere uitgaven als meubels en andere inventaris voor het huis, vakanties én de aflossing van de hypotheek doen we 50/50. Vakanties en inventarisaankopen verrekenen we altijd apart, die gaan niet uit het reguliere huishoudbudget. De maandelijkse aflossingen heb ik daar wel in verwerkt.

Eindejaarsschoonmaak

Verder doe ik aan het eind van het jaar altijd ook een ‘grote schoonmaak’ van mijn archieven. Ik ga door het archief op mijn server heen om te kijken of er dingen weg kunnen. Maar ook mijn kast in de werkkamer wordt helemaal leeggehaald en doorgelopen op dingen die weg kunnen. Papieren gaan door de shredder. Met een opgeruimde administratie, een opgeruimd hoofd, en een opgeruimde kast, aan het nieuwe jaar beginnen.

Vroeger scande ik aan het eind van het jaar ook alle papieren die binnengekomen waren gedurende het jaar. Dat is nu niet meer nodig. Veruit het meeste komt al digitaal binnen, en wordt ook meteen digitaal gearchiveerd. De enkele brief die er nog op papier binnenkomt wordt tegenwoordig meteen na binnenkomst al gescand en gearchiveerd. Dat is dus geen eindejaarsklusje meer.

Overigens zal ik binnenkort nog eens wat uitgebreider schrijven over mijn digitale archief, ik krijg er af en toe vragen over.

Kwartaalstanden

Het einde van het jaar is ook het einde van het vierde kwartaal van het jaar. En aan het eind van elk kwartaal werk ik mijn Financiële Dashboard bij en schrijf ik een kwartaalbericht. Dat doe ik dus ook aan het einde van het jaar.

Wat staat er niet op mijn Eindejaarschecklist?

Wat ik zelden doe aan het einde van het jaar: Kijken of ik ergens kan overstappen om goedkoper uit te zijn. Dat doe ik gedurende het jaar, als abonnementen bijna aflopen of er een specifieke aanleiding voor is. Zo heb ik in november naar mijn zorgverzekering gekeken en ben ik overgestapt naar AnderZorg. En eerder dit jaar heb ik onze andere verzekeringen bekeken en zijn we overgestapt naar een andere verzekeraar.

Heb jij een lijstje voor het einde van het jaar?

Nieuwe versie Administratiespreadsheet

Geldnerd is onder andere bekend vanwege zijn spreadsheets. Mijn administratie, mijn beleggingen, mijn hypotheek, allemaal hebben ze een spreadsheet waarin ik gedetailleerd bijhoud hoe dingen zich ontwikkelen en hoe geld door ons huishouden heen stroomt. Al sinds begin 2017 kun je mijn spreadsheets hier ook downloaden.  Gewoon, helemaal gratis. Ik vraag geen vergoeding en vraag zelfs niet om een e-mail adres achter te laten

Ik heb lang geaarzeld voordat ik daarmee begon. Het gebruik van de spreadsheets vraagt namelijk wel enige kennis. Van administratie, van beleggen, maar vooral van Excel. En ik heb geen tijd en geen zin om de hele dag vragen om ondersteuning te beantwoorden. De spreadsheets publiceer ik vooral als voorbeeld, om te laten zien wat er allemaal kan met Excel, en hoe je jouw financiën onder controle zou kunnen houden als je net zo’n cijferneuroot bent als Geldnerd.

Gelukkig valt het aantal vragen heel erg mee. Meestal lukt het me ook nog om te antwoorden. Het helpt ook mijzelf, niet zelden komt er een nieuw idee uit voort dat ik vervolgens ook in mijn eigen versies ga gebruiken. Zo werkt het twee kanten op. Ik heb dus zeker geen spijt dat ik hiermee begonnen ben. Deze spreadsheets zijn een beetje wat ik zelf had willen vinden toen ik in 2003 begon met mijn eigen financiën, dus ik hoop nog steeds dat andere mensen ermee geholpen zijn. Al is het maar ter inspiratie.

Waarom een administratie bijhouden?

Je kunt absoluut geen weloverwogen beslissingen nemen over jouw geld als je niet weet hoe het binnenkomt en hoe je het uitgeeft. Punt. Klaar. Wil je gaan sturen, dan zul het bij moeten houden. Dat kan zo summier of uitgebreid als je zelf wilt. Maar niets doen en verwachten dat jouw vermogen op magische wijze gaat groeien? Dat is slechts voor heel weinig mensen weggelegd.

Ik heb zelf meerdere tools getest voor mijn administratie. Uiteindelijk ben ik uitgekomen bij een uitgebreide zelfgebouwde spreadsheet in Excel. Als test heb ik de gezamenlijke administratie inmiddels wel helemaal in GnuCash gezet. Maar uiteindelijk zijn Excel (en alternatieven als LibreOffice Calc e.d.) de enige tools die je 100% naar je eigen wens kunt inrichten.

Nieuwe versie

Regelmatig bouw ik nog nieuwe functies. Sinds begin 2017 heb ik ruim 200 grotere en kleinere wijzigingen doorgevoerd in mijn  spreadsheets. Ja, daar houd ik ook een spreadsheet van bij, uiteraard. Nieuwe functies, verbeterde functies. Daarvan hadden er ruim 80 betrekking op mijn administratiespreadsheet. Tussentijds zijn er dus regelmatig nieuwe versies verschenen. Die kwamen er ook als lezers mij meldden dat een bank weer eens z’n exportbestanden veranderd had. En inmiddels ben ik zelf het overzicht ook een beetje kwijt.

Tijd dus voor een opruimactie. Ik heb een ‘schone’ kopie gemaakt van mijn eigen actuele administratiespreadsheet. Die is geschoond van persoonlijke informatie en gevuld met voorbeelddata. Dit is dus eigenlijk de spreadsheet zoals ik ‘m zelf op dit moment ook gebruik. Gebouwd en getest onder Windows 10 met Office 365. Met dus ook alle uitgebreide grafieken en mijn potjessysteem.

Handleiding

In een eerdere versie zat ook een soort van handleiding. Die is nu ook apart te downloaden, met onder andere veel aanvullingen van lezeres F (waarvoor hartelijk dank!). Handleiding en actuele versie van de spreadsheet sluiten nog niet helemaal op elkaar aan, dus opmerkingen en aanvullingen zijn welkom.

Downloaden

Je kunt de meest actuele versie van mijn administratiespreadsheet downloaden op mijn Downloads pagina. Ruim 8.000 mensen hebben dat al gedaan, zag ik in mijn statistieken. Of begin zelf eenvoudig met het bouwen van jouw eigen sheet die met je meegroeit, aan de hand van de blogpost die ik daar begin 2020 over schreef. Waarbij je dan bijvoorbeeld stapsgewijs elementen van mijn spreadsheet overneemt.

Werk je met een oudere versie van mijn spreadsheet en wil je gebruik maken van de nieuwe versie? Werk dan de Settings bij in de nieuwe versie. Kopieer de transacties en jouw Precoding werkblad. En als je andere kostencategorieën gebruikt moet je die uiteraard ook even aanpassen.

Hoe houd jij jouw administratie bij?

De afgelopen jaren heb ik regelmatig uitgebreid geschreven over mijn administratiespreadsheet. Lees hoe het allemaal begon en waarom ik mijn spreadsheets weggeef. En hoe ik in 2018 een volledig vernieuwde versie bouwde. Maar ook hoe frustrerend het kan zijn als banken steeds maar dingetjes veranderen.