Hoe importeer ik in GnuCash?

In een van mijn eerste blogposts over GnuCash heb ik wel eens iets geschreven over de import van banktransacties. Maar dat was destijds nog niet heel uitgebreid. In deze blogpost een uitgebreidere beschrijving, naar aanleiding van vragen van lezers. Ook deel ik de spreadsheet die ik gebouwd heb om de exportbestanden van mijn bank ‘voor te bewerken’.

Zoals ik op mijn blog wel eens beschreven heb, werk ik met de Rabobank en met ABN AMRO. Bij die eerste staat mijn persoonlijke rekening, bij die tweede de gezamenlijke huishoudrekening. Bij de Rabobank download ik regelmatig het standaard CSV-bestand met rekeningtransacties, bij de ABN AMRO download ik het TXT-bestand. Die worden daarbij automatisch in mijn standaard Windows downloads directory geplaatst.

GnuCash Converter

Ik voer daarna inderdaad wat bewerkingen uit om die bestanden om te zetten in versies die makkelijker te importeren zijn in GnuCash. Ik heb hiervoor uiteraard een spreadsheet met macro’s ontwikkeld, die deze handelingen met één druk op de knop voor mij doen. Want als ik ergens een bloedhekel aan heb, dan is het aan identieke handmatige acties die ik regelmatig uit moet voeren. We leven in 2023, daar is ICT voor…

En ik heb daarvan inmiddels zelfs twee versies. Eentje voor Microsoft Excel (die ik zelf niet meer gebruik) en eentje voor LibreOffice Calc. Beide zijn op mijn Downloads-pagina te vinden, onder het kopje ‘GnuCash’. Let op, die werkt dus alleen voor bestanden van Rabobank en ABN AMRO! Voor de Rabobank importeer ik niet alleen de reguliere banktransacties, maar ook mijn creditcardtransacties.

De opzet van de spreadsheets is simpel. Op het werkblad ‘Settings’ vul je eenmalig jouw Downloads-directory in, ook de directories waar je wilt dat jouw originele bankbestand gearchiveerd wordt, en de GnuCash Import directory waar je wilt dat het voorbewerkte importbestand door de spreadsheet wordt opgeslagen. Daarna ga je naar het werkblad ‘Dashboard’. Hier kies je in het keuzevenster voor Rabobank Boekingen, Rabobank Creditcard, of ABN AMRO.

Vervolgens druk je op de knop ‘Process File’. Die start de verwerking op. Het bestand dat je vooraf gedownload hebt van de bank wordt gekopieerd naar de archiefdirectory. Daar wordt het geopend en tijdelijk ingelezen in de Converter spreadsheet. Die voert vervolgens een aantal bewerkingen uit. Datum en cijfervelden worden in het juiste formaat gezet, overbodige velden worden verwijderd, een aantal velden worden gecombineerd tot één veld. Het bestand dat overblijft wordt vervolgens opgeslagen in jouw ingestelde GnuCash Import directory.

GnuCash Import

Vervolgens start ik GnuCash. In mijn administratie ga ik naar ‘File | Import | Import Transactions from CSV…’. Dit opent de importfunctie van GnuCash.

Wat belangrijk is om te weten: in de importfunctie van GnuCash kun je vaste importprofielen aanmaken en opslaan. Die heb ik uiteraard gemaakt voor mijn importbestanden. Ik selecteer dus het juiste importbestand, kies daarna voor het bijbehorende importprofiel, en dan weet ik zeker dat het importbestand (de output van mijn Converter spreadsheet) goed wordt ingelezen. Hieronder beschrijf ik die profielen.

Wat ook prettig is om te weten: GnuCash leert van jouw boekingen. Als jij een keer een bepaalde boeking op rekening X geboekt hebt (bijvoorbeeld ‘supermarkt X’), en GnuCash komt bij een volgende import een boeking tegen met dezelfde kenmerken, dan zal GnuCash zelf voorstellen om die ook op rekening X te boeken. Dat scheelt handmatig werk. Let wel op, het systeem is niet onfeilbaar. Ik controleer dus altijd zelf tijdens het importeren de rekeningen die GnuCash voorstelt. Maar in meer dan 90% van de gevallen heeft GnuCash het goed gezien.

Stappen in het importproces

Eerst krijg je een informatiescherm over de Transaction Import Assistant. Als je op ‘Next’ klikt krijg je een scherm waar je het in GnuCash te importeren bestand kunt kiezen. De output van de Converter spreadsheet. Daarvoor kies je de directory die je op het Settings werkblad van de Converter hebt ingevuld als GnuCash Import directory. Als je die kiest, zie je (als het goed is) een bestand staan met de datum van vandaag. Dat selecteer je, je klikt weer op ‘Next’.

Vervolgens krijg je het scherm met de importinstellingen. Die beschrijf ik hieronder apart.

Import Rabobank Transacties

In onderstaand scherm zie je de instellingen die ik gebruik om Rabo Transacties te importeren. Als je deze instellingen gedaan hebt, typ dan een naam in venster (1) en klik dan op knopje (2) om de instellingen op te slaan. Dan kun je ze bij een volgende import met één druk op de knop hergebruiken.

Bij (3) zie je dat ik mijn banktransacties standaard op de grootboekrekening ‘Activa:Huidige Activa:Lopend Rabo’ (mijn standaard Rabo betaalrekening) importeer. Van daaruit laat ik ze dan boeken op de juiste kostenrekening, de juiste tegenrekening in activa (bijvoorbeeld een overboeking naar mijn spaarrekening of beleggingsrekening), of op een andere rekening (bijvoorbeeld hypotheektransacties die ik rechtstreeks tegenboek op de rekening ‘Passiva:Hypotheek’).

Als ‘separators’ tussen de velden van het importbestand gebruik ik puntkomma’s. Dat stel je in bij (4).

Het datumformat stel je in bij (5). Encoding en Currency Format heb ik op de defaultwaarde laten staan.

Bij (6) zie je dat de import begint bij regel 2 van het importbestand, want in regel 1 heb ik de kolomnamen staan.

Op de onderste helft van het scherm kies je bij (1) tot en met (5) de GnuCash-velden waar de betreffende importvelden weggeschreven moeten worden.

Zo simpel is het, dit zijn de instellingen die je nodig hebt om de output van de GnuCash converter te importeren. Vergeet je niet om de instellingen op te slaan?

Import Rabobank Creditcard Transacties

In onderstaand scherm zie je de instellingen die ik gebruik om Rabo Creditcard Transacties te importeren. Als je deze instellingen gedaan hebt, typ dan een naam in venster (1) en klik dan op knopje (2) om de instellingen op te slaan. Dan kun je ze bij een volgende import met één druk op de knop hergebruiken.

Bij (3) zie je dat ik mijn banktransacties standaard op de grootboekrekening ‘Passiva:Creditcards:Mijn Creditcard’ importeer. Van daaruit laat ik ze dan boeken op de juiste kostenrekening.

Als ‘separators’ tussen de velden van het importbestand gebruik ik puntkomma’s. Dat stel je in bij (4).

Het datumformat stel je in bij (5). Encoding en Currency Format heb ik op de defaultwaarde laten staan.

Bij (6) zie je dat de import begint bij regel 2 van het importbestand, want in regel 1 heb ik de kolomnamen staan.

Op de onderste helft van het scherm kies je bij (1) tot en met (4) de GnuCash-velden waar de betreffende importvelden weggeschreven moeten worden. Je ziet dat de eerste regel van het importbestand is weggestreept, daar staan de veldnamen en die hebben we bij (6) op het instellingenscherm ingesteld.

Import ABN AMRO Transacties

In onderstaand scherm zie je de instellingen die ik gebruik om ABN AMRO Transacties te importeren. Als je deze instellingen gedaan hebt, typ dan een naam in venster (1) en klik dan op knopje (2) om de instellingen op te slaan. Dan kun je ze bij een volgende import met één druk op de knop hergebruiken.

Bij (3) zie je dat ik mijn banktransacties standaard op de grootboekrekening ‘Activa:Huisidige Activa:Gezamenlijke Rekening’ importeer. Van daaruit laat ik ze dan boeken op de juiste kostenrekening, de juiste tegenrekening in activa (bijvoorbeeld een overboeking naar mijn spaarrekening of beleggingsrekening), of op een andere rekening (bijvoorbeeld hypotheektransacties die ik rechtstreeks tegenboek op de rekening ‘Passiva:Hypotheek’).

Als ‘separators’ tussen de velden van het importbestand gebruik ik puntkomma’s. Dat stel je in bij (4).

Het datumformat stel je in bij (5). Encoding en Currency Format heb ik op de defaultwaarde laten staan.

Bij (6) zie je dat de import begint bij regel 2 van het importbestand, want in regel 1 heb ik de kolomnamen staan.

Op de onderste helft van het scherm kies je bij (1) tot en met (3) de GnuCash-velden waar de betreffende importvelden weggeschreven moeten worden.

Vervolg Importproces

Als je het bestand geselecteerd hebt, de juiste importinstellingen hebt gekozen, en weer op ‘Next’ hebt gedrukt, gaat GnuCash aan de slag. De transacties worden ingelezen, en GnuCash probeert er zelf de juiste tegenrekening bij te vinden. Dat wordt je gepresenteerd via onderstaand scherm. Zelf vind ik dat soms best onoverzichtelijk. Het motiveert me om regelmatig mijn transacties in te lezen zodat er geen grote aantallen regels het scherm vervuilen.

Bij groene regels (1) denkt GnuCash zelf een matchende tegenrekening (2) gevonden te hebben. Dat is fijn, maar zoals ik al zei: het systeem is niet onfeilbaar, dus controleer het goed!

Bij gele regels (3) kan GnuCash geen tegenrekening voorstellen. Het systeem stelt dan standaard voor om het op een aparte rekening ‘IMBALANCES’ te boeken. Meestal kijk ik even naar de boeking en pas dan handmatig de tegenrekening aan. Dat doe je door de gele regel te selecteren met de rechtermuisknop te klikken op het rekeningveld waar ‘IMBALANCES’ staat, en te kiezen voor de optie ‘Assign a transfer account to the selection’.

Rode regels (niet in bovenstaand scherm) wil GnuCash om een of andere reden niet importeren. Door aan de rechterkant het juist vinkje bij veld A (4) te zetten kun je het systeem op andere gedachten brengen. Je kunt dan ook een tegenrekening instellen en de regel wordt gewoon geïmporteerd.

Soms markeert GnuCash zelf al boekingen (5) waarvan het systeem denkt dat die al eerder geïmporteerd zijn. Dat kun je zelf even controleren, de importfunctie staat (in elk geval onder Windows) open in een apart venster naast het eigenlijke GnuCash scherm. Je kunt dus makkelijk even schakelen tussen de vensters.

En daarna klik je weer op ‘Next’. De boekingen worden dan geïmporteerd in jouw GnuCash administratie, met de door jou geselecteerde tegenrekeningen. Scheelt een hoop tijd ten opzichte van handmatig invoeren!

Werk jij jouw administratie nog handmatig bij? Of heb je dat geautomatiseerd?

Het logo van GnuCash aan het begin van dit artikel is eigendom van de GnuCash developers.

NB: Op mijn startpagina vind je een overzicht van al mijn blogposts over GnuCash.

Evaluatie jaardoelen 2022

Sinds een paar jaar stel ik elk jaar doelen voor mijzelf. Dat deed ik ook begin 2022. Dingen die ik wil bereiken of waar ik mijzelf en mijn leven wil verbeteren. Een soort goede voornemens. Delen van die doelen helpt. Ze worden er ‘echter’ van. Halverwege het jaar maak ik altijd even een tussenstand. Hoe gaat het met de doelen en moet ik eventueel ergens bijsturen? Want een jaar vliegt voorbij maar is toch ook best een lange periode. En prioriteiten in het leven kunnen veranderen.

De cyclus van de doelen is natuurlijk pas rond als ik ook evalueer wat ik bereikt heb, en verantwoording afleg. Dat doe ik vandaag dus ook met de doelen voor 2022. De evaluatie is niet bedoeld om boos te worden op mijzelf, of (erger nog) teleurgesteld te raken in mijzelf. Zo zit ik niet in elkaar. Maar wel om te zoeken naar manieren om dingen het volgende jaar (nog) beter te doen.

Systemen

Voor 2022 had ik stevige voornemens voor mijn Financiële Systeem. Ik wilde GnuCash verder inrichten en in gebruiik nemen om mijn administratiespreadsheets te vervangen. Dat is gelukt, en ik heb er ook een hele serie blogposts aan gewijd die jullie terugvinden op mijn overzichtspagina. Eind vorig jaar heb ik (wat mij betreft) de laatste versie van mijn administratiespreadsheet gepubliceerd. Zelf zal ik die niet meer gebruiken.

Door het succes van GnuCash heb ik ook een ander goed voornemen uit het verleden afgestoft en weer opgepakt. Inmiddels zijn diverse spreadsheets omgebouwd naar LibreOffice Calc, en LibreOffice is nu de standaard als ik met een nieuwe spreadsheet begin. Ik ben nog bezig met de laatste grafiekjes uit mijn Hypotheekspreadsheet, en de komende periode bouw ik mijn Financiële Dashboard ook nog om naar Calc. Daarna is alleen mijn beleggingsspreadsheet nog afhankelijk van Excel. Dat is ook meteen de meest ingewikkelde van het hele spul. Die zal waarschijnlijk nog het nodige denkwerk vergen.

Ook het Opgeruimd Leven Systeem heeft in 2022 het licht gezien. Inclusief blogposts over mijn euthanasiewensen en de Voltooid Leven wet. Helemaal af is dit nog niet, ik moet mijn wilsverklaringen nog bijwerken en de meest recente versies met mijn huisarts bespreken en in mijn medisch dossier op laten nemen. Maar ik ben een heel eind gekomen in 2022.

Het onverwacht grootste succes in 2022 was mijn Gezond Leven Systeem. Eind 2021 pakte ik het hardlopen op. En wat nooit eerder gelukt was, lukte me in 2022 wel. Volhouden en hardlopen zelfs leuk gaan vinden. Afgelopen week keek ik al uitgebreid terug op het jaar van Healthnerd. Ik ben nog steeds een beetje verbaasd dat dit me gelukt is. En blijf vastbesloten om vol te houden!

Wat minder een succes was, is het Gratitude Journal dat ik op 1 januari gestart ben. Het idee was om elke dag iets op te schrijven waar ik blij van werd. Dat werkt dus niet voor mij… Maar de inspanning is niet helemaal voor niets geweest. Gaande het jaar heb ik het Gratitude Journal omgedoopt in een Emotional Journal. Hier schrijf ik onregelmatig over dingen die mij emotioneel bezighouden, goede en minder goede dingen. Op die manier hoop ik patronen te vinden en ook af en toe terug te kunnen lezen wat er goed gaat en te verbeteren valt. Het heeft me al belangrijke conclusies over mijn werk laten trekken.

Mijn Werksysteem heeft ook in 2022 z’n taak volbracht. En is nu aan het eind van zijn levenscyclus. Maar bij een nieuwe werkplek komt er zeker een nieuw, geactualiseerd werksysteem.

Kortom, het was een succesvol jaar voor mijn systemen!

Doelen

In 2022 had ik ook weer een beperkte set concreet meetbare doelstellingen. En ik zal jullie niet langer in spanning houden, hier is de eindstand…

OmschrijvingDoelstelling 2022Tussenstand 1 juliEindstandDat vind ik
Spaarpercentage 40,0%51,8%45,5%++
Gewichtminimaal 3 kilo gewichtsverlies-/- 9,5 kilo-/- 7,4 kilo++++++
Sportmomentenminstens 2x per week3x per week>3x per week++++++
Pagina’s lezen10.000 pagina’s6.840 pagina’s7.811 pagina’s
Blog2 berichten per week,
behalve tijdens vakanties
2 berichten per week(meestal)
2 berichten per week
++

Het spaarpercentage is keurig boven de doelstelling uitgekomen. Daar zorgt mijn financiële systeem wel voor. Geen verrassingen op dit terrein. En ook over de doelstellingen rond gewicht en sportmomenten kan ik meer dan tevreden zijn, dat zal jullie niet verbazen.

Bij het Lezen is er iets geks gebeurd. Tussen medio juli en medio december las ik van alles. Blogposts. Tijdschriften. Kranten. Maar ik heb geen boek uitgelezen. Het lukte me niet om in een verhaal te komen. Bijzonder. De drukte in mijn hoofd, met name rond mijn werk, had daar van alles mee te maken. Het is.

Maar mijn blog, die blijft gewoon doorstomen. Het voelt wel minder dwangmatig dan het was, en dat is goed. Er waren stiekem weekjes met maar één blogpost. Dat vind ik helemaal niet erg. Maar mijn blog blijft een belangrijke factor in mijn leven, ook als dagboek voor mijzelf. Het is dan wel een dagboek waar andere mensen ook op meelezen, in 2022 waren er ongeveer 300.000 unieke bezoekers… 😲

Tenslotte

Eigenlijk was 2022 een bijzonder goed jaar. Door deze terugblik besef ik dat ik heel veel voornemens daadwerkelijk heb gerealiseerd en volgehouden. Daar ben ik eigenlijk best wel trots op! Volgende week maandag is het weer Blue Monday. En krijgen jullie mijn Jaardoelen 2023!

Hoe is het in 2022 gegaan met jouw jaardoelen en goede voornemens?

Twintig jaar financiële data

1 januari 2023 vier ik een klein feestje. Een nerdfeestje. Ik heb dan twintig jaar aan persoonlijke financiële data gestructureerd bij elkaar.

In 2003 ben ik stapsgewijs begonnen met het bijhouden van mijn financiën in spreadsheets. Eerst eens per kwartaal, maar al snel werd dat een wekelijkse bezigheid. Vanaf 1 januari 2003 heb ik elke banktransactie, elke creditcardtransactie, elke beleggingstransactie, en vrijwel elke contant geld transactie in beeld.

In die twintig jaar is er veel veranderd in mijn vastlegging. Ik begon ooit met 10 kostensoorten, inmiddels heeft mijn GnuCash administratie ongeveer 250 grootboekrekeningen. Dat levert een veel verfijnder beeld op. Tegelijkertijd is het bijhouden nu minder werk, omdat meer dan 95% van de boekingen bij het importeren automatisch op de juiste grootboekrekening terechtkomt.

Sinds 1 januari 2013 is het hard gegaan met mijn administraties. Tijdens ons verblijf in het Verre Warme Land bouwde ik mijn administratiespreadsheets verder uit, en bouwde ook een uitgebreide beleggingsspreadsheet. Die laatste bevat al mijn beleggingstransacties sinds 1 januari 2013, mijn eigen financiële leven na mijn echtscheiding. Ook de GnuCash administratie bevat alle financiële transacties sinds 1 januari 2013. Dat is dus een tienjarig jubileum.

De Basis

Het bijhouden van je inkomsten en uitgaven blijft voor mij de basis van gezonde persoonlijke financiën. Wat je meet beïnvloedt wat je doet. Ja, als je ruim in je inkomsten zit en niet (meer) op de kleintjes hoeft te letten kun je dat op een iets minder gedetailleerd niveau doen, maar zelf blijf ik toch alle inkomsten en alle uitgaven tot op de cent volgen. Dat is ook een beetje beroepsdeformatie, dat geef ik toe. Maar ik blijf ook trouw aan deze basis. Inkomsten en uitgaven bijhouden geeft je de mogelijkheid om te analyseren. Om bewuste afwegingen te maken. Wil ik bedrag X uitgeven aan Y? Om te kijken of je meer of minder uitgeeft dan andere mensen, onder andere het NIBUD heeft een schat aan informatie beschikbaar. Kortom, om te sturen op jouw eigen persoonlijke financiën.

Niet iedereen kan zich een spaarpercentage van tientallen procenten veroorloven. Veel mensen hebben moeite om elke maand de eindjes aan elkaar te knopen. Maar iedereen die tot tien kan tellen kan wel zijn of haar eigen persoonlijke financiën bijhouden. Je kunt het zo simpel of ingewikkeld maken als je zelf wilt.En het hoeft helemaal niets te kosten. Ik schreef er ooit een uitgebreide blogpost over als onderdeel van mijn ‘cursus met een knipoog’ Financiën Op Orde. Die kun je nog steeds vinden op mijn startpagina onder het kopje ‘Persoonlijke Financiën’. En op mijn Downloads pagina vind je de spreadsheets die ik zelf gebruik. Alles helemaal gratis, zoals je van mij gewend bent.

Cijfertjes

En bij een Geldnerd jubileum horen cijfertjes! Nerdcijfertjes! Een actualisering van de cijfertjes die ik in een eerdere blogpost schreef. In mijn persoonlijke boekhouding hebben de afgelopen 10 jaar ruim 6.500 banktransacties plaatsgevonden. In mijn beleggingsadministratie zijn het er ruim 600 in diezelfde periode.

Het jaarlijkse aantal boekingen in de gezamenlijke administratie is behoorlijk constant. De woonlasten, de boodschappen, de uitgaven voor ons Hondje, dat draait elke maand gewoon door. Het aantal transacties in mijn persoonlijke administratie is sterk gedaald. De invloed van corona, geen dagelijkse uitgaven in het bedrijfsrestaurant meer. Ik verwacht dat het aantal transacties in mijn persoonlijke administratie nooit meer uit zal komen op het niveau van v’2019 en eerder. Maar we zullen zien…

Cijfers 2022 prognose op basis van de boekingen tot en met 3 december.

Ik kan met de hand op mijn hart zeggen dat ik nog elke keer geniet als mijn cijfertjes kloppen. Als de saldi in de administratie tot op de cent matchen met de saldi op de bank en het contante geld in mijn portemonnee. Alleen al om die reden zal ik ermee doorgaan. Op naar nog twintig jaar aan financiële data!

Hoe lang houd jij jouw administratie al bij?

De finance routine

Geldnerd is dol op het bijhouden van zijn cijfertjes. Dat geeft rust en overzicht, en dat is belangrijk. Ik heb vaak geschreven over mijn wekelijkse finance-moment. Maar dat is geen starre traditie. Het beweegt en ontwikkelt zich door de tijd, ook afhankelijk van de tools die ik gebruik.

Alles draait om de 25e

Afgelopen vrijdag was het weer de 25e. In mijn financiële kalender is dat de belangrijkste dag van de maand. Uiterlijk op de 24e stort mijn werkgever, de rijksoverheid, namelijk mijn salaris. Eerder in december en als de 24e in een weekend valt. Naast mijn salaris ontvang ik dan ook mijn IKB-budget. Ik heb ervoor gekozen om dat maandelijks uit te laten betalen zodat ik het meteen aan het werk kan zetten. En meestal ontvang ik ook een bedrag aan thuiswerkvergoeding. Volgens de CAO hebben we recht op € 2 per dag, en ik werk nog steeds 2 à 3 dagen per week thuis. In mijn agenda staat een reminder op de eerste werkdag van elke maand om de thuiswerkvergoeding van de voorafgaande maand te declareren. Dat kost een paar minuten, ik houd namelijk in mijn notitie-app bij wanneer ik op kantoor geweest ben. Op deze manier vergeet ik niet om te declareren, en vraag ik ook niet te veel of te weinig aan.

Op de 25e ’s ochtends vroeg voert de Rabobank een aantal voorgeprogrammeerde boekingen uit. Dat kan bij hen nog steeds niet automatisch als het salaris binnenkomt. De functie die ze daarvoor hebben, Slimme Overboekingen, werkt namelijk alleen tussen rekeningen van de Rabobank onderling. Dus alleen voor Domme Mensen die al hun financiële zaken bij de Rabobank doen…

Maar van mijn rekeningen vertrekken op dat moment alleen maar boekingen naar rekeningen elders. Er gaat geld naar onze gezamenlijke huishoudrekening bij ABN AMRO voor het huishouden in de komende maand en de aflossingen op de hypotheek. Mijn maandelijkse inleg op de beleggingsrekening wordt overgemaakt naar mijn rekening bij Saxo Bank. En mijn maandelijkse inleg in de voorzieningen wordt overgemaakt naar mijn spaarrekening bij Lloyds Bank. De boekingen naar ABN AMRO staan meteen op de rekening (lang leve Instant Payments!), de boekingen naar Lloyds en Saxo zijn iets langer onderweg.

Acties

Afgelopen vrijdag rond de lunch maakte ik mijn maandelijkse rondje langs de rekeningen.

Allereerst log ik in bij ABN AMRO. Aan het saldo kon ik zien dat de overboekingen van mijn eigen rekening en de persoonlijke rekening van Vriendin gearriveerd waren. Vervolgens ga ik naar het hypotheekgedeelte, en doe de maandelijkse extra aflossing (inclusief sneeuwbal). In mijn hypotheekspreadsheet kan ik zien hoe hoog die moet zijn. Ik download de PDF met de bevestiging voor mijn administratie. En ik download alle boekingen sinds de vorige download, om te verwerken in mijn administratie.

Daarna log ik in bij de Rabobank. Daar check ik of er genoeg saldo op mijn lopende rekening staat voor de creditcardafrekening, die de Rabobank meestal op de 26e incasseert. Indien nodig vul ik het aan. Ik download het creditcardoverzicht en het bankafschrift van de vorige maand (PDF), en ik download ook de CSV-bestanden met banktransacties en creditcardtransacties.

Als derde log ik in bij Saxo. Daar kom ik echt maximaal twee keer per maand. Op de 25e om mijn maandelijkse beleggingstransactie uit te voeren. En de eerste zaterdag na die transactie om mijn rapportage te downloaden zodat ik de transacties kan importeren in mijn beleggingsspreadsheet. Rond de lunch is mijn maandelijkse inleg altijd wel binnengekomen. Het voorgaande weekend heb ik in mijn beleggingsspreadsheet al gekeken welke ETF ik dit keer bij moet kopen om dichter bij de gewenste portefeuilleverdeling te komen. Ik maak een kooporder voor het maximale aantal stukken dat ik met het beschikbare bedrag op de beleggingsrekening kan kopen. Ik kijk niet naar de koersen. Ik ga niet aarzelen of de koers over een uur of morgen misschien lager staat. Order inleggen met een ruime prijsmarge, een paar seconden wachten op de bevestiging dat de order is uitgevoerd en tegen welke koers, en uitloggen.

En als laatste log ik in bij Lloyds. Daar hoef ik eigenlijk niets te doen, ik kijk alleen even of mijn overboeking inderdaad is binnengekomen en check het saldo tegen de bedragen in mijn boekhouding om te zien of er geen gekke dingen gebeuren.

Veel werk? Valt best wel mee. Het kost me ongeveer een kwartier. Er zijn maar twee echt handmatige handelingen, de aankooporder voor de beleggingen en de extra aflossing op de hypotheek. En beide heb ik zo eenvoudig mogelijk gemaakt met mijn spreadsheets die me precies vertellen wat ik moet doen. Geen emoties, geen twijfel. Gewoon doorgaan.

Boekhouding

Na het rondje langs de rekeningen is het zaak om mijn administratie bij te werken. Meestal doe ik dat in het weekend na de 25e, in november valt dit toevallig samen op dezelfde dag. Het bijwerken begint met mijn ‘GnuCash Converter’ spreadsheet. Die importeert met één druk op de knop de bestanden met creditcardtransacties en banktransacties van de Rabobank en ABN AMRO, en zet ze om in een format dat ik makkelijk in kan lezen in GnuCash. Omdat er inmiddels ongeveer 10 jaar aan financiële data in GnuCash zit weet het systeem vrijwel feilloos op welke grootboekrekeningen de boekingen terecht moeten komen.

Soms vul ik handmatig wat extra informatie aan bij een boeking zodat ik ook over een paar jaar nog weet waar deze boeking over ging. En sommige boekingen splits ik in meerdere regels. De salarisbetaling splits ik bijvoorbeeld zodat ik de thuiswerkvergoeding op een aparte inkomstenrekening kan boeken. Op dezelfde manier splits ik de reguliere rente en aflossing, de aflossing boek ik op de rekening Passiva:Hypotheek en de rente op Uitgaven:1000 Huisvesting:1025 Hypotheekrente (die nummering is in mijn administratie historisch zo gegroeid).

Ook de boeking naar mijn bufferspaarrekening wordt gesplitst in 10 boekingen die verdeeld worden over mijn potjes. Dat hoef ik gelukkig niet handmatig te doen, ik kan gewoon de boeking van de voorgaande maand kopiëren en de datum aanpassen. En tenslotte verwerk ik de beleggingsorder in de administratie. Meestal ook door een eerdere order in hetzelfde fonds te kopiëren en de aantallen en aankoopprijs aan te passen.

De laatste stap in het bijwerken van mijn administratie is de saldocheck. Kloppen de saldi van mijn rekeningen in de administratie met de saldi bij de bank? Als dat het geval is, dan is alles in orde en compleet. Ook dit proces klinkt tijdrovender dan het is, in de praktijk kost het maar ongeveer een kwartier om de administratie helemaal bij te werken.

Routine

Meestal werk ik halverwege de financiële maand, zo rond de 10e, de administraties nog een keertje bij. Ik download weer de bestanden bij Rabobank en ABN AMRO en importeer ze in GnuCash. Als ik dat maar eens per maand doe, ben ik soms vergeten waar een uitgave ook al weer voor was (veel bedrijven geven vreemde namen aan hun pinapparaten, je kunt lang niet altijd zien waar het was…). Daarom schrijf ik bijzondere uitgaven vaak ook op in mijn financiële dagboek, dan kan ik het even terugzoeken.

Wat ik wel elk weekend doe is het bijwerken van de actuele aandelenkoersen in mijn beleggingsportefeuille. Maar ook dat is heel eenvoudig. Ik open GnuCash, en ga naar ‘Tools | Price Database | Get Quotes’. In minder dan een halve minuut haalt GnuCash dan de slotkoersen van mijn fondsen van de afgelopen beursweek en de actuele valutakoersen (Euro / Dollar) op. Eigenlijk is dit niet eens nodig, het zou voldoende zijn als ik dat elk kwartaal doe voor mijn kwartaalrapportage, of zelfs maar eens per jaar. Maar het is al bijna twintig jaar mijn gewoonte om die koersen elke week bij te houden, en Geldnerd is nou eenmaal een gewoontediertje…

Minder dan een uur per maand kost het om mijn administratie gedetailleerd bij te houden. Veel mensen missen elke dag meer slaap dan dat vanwege geldzorgen. Inzicht in je uitgaven en inkomsten geeft rust en geeft je inzicht waarmee je bij kunt sturen. Dat is dat uurtje toch meer dan dubbel en dwars waard?

Hoe houd jij jouw administratie bij?

Finetunen met GnuCash

Inmiddels is GnuCash vrijwel helemaal naar mijn wens ingericht. Alle blogjes die ik daarover geschreven heb kun je vinden onder het kopje ‘GnuCash’ op mijn overzichtspagina. In deze blogpost nog een aantal losse eindjes, specifieke dingen die ik gedaan heb om GnuCash helemaal naar mijn wensen in te richten.

Voorzieningen

Volkomen terecht werd ik er in de reacties op gewezen dat ik nog niet ben teruggekomen op mijn keuze voor de voorzieningen. Ik schreef een uitgebreide boekhoudkundige blogpost over de opties die ik overwoog om mijn potjes te verwerken in GnuCash. Maar ik heb niet meer laten weten wat ik nu gekozen heb!

Uiteindelijk werd het Methode 1 (Aparte Uitgavenrekening Voorzieningen) met een toevoeging. Ik maak namelijk ook een lege boekingsregel aan naar de grootboekrekening waar de voorziening uiteindelijk aan besteed wordt.

De maandelijkse toevoeging aan de voorzieningen ziet er dan als volgt uit (voorbeeld voor de voorziening Zorgverzekering).

DateAccountDepositWithdrawal
25-mm-2021Activa:Huidige Activa:Lopende Rekening100
25-mm-2021Passiva:950 Voorzieningen:951 Voorziening Zorgverzekering100
25-mm-2021Activa:Huidige Activa:Bufferspaarrekening100
25-mm-2021Uitgaven:9500 Voorzieningen:9510 Voorziening Zorgverzekering100

En de terugboeking ziet er dan als volgt uit.

DateAccountDepositWithdrawal
21-12-2021Activa:Huidige Activa:Bufferspaarrekening1.155
21-12-2021Activa:Huidige Activa:Lopende Rekening1.155
21-12-2021Uitgaven:9500 Voorzieningen:9510 Voorziening Zorgverzekering1.200
21-12-2021Passiva:950 Voorzieningen:951 Voorziening Zorgverzekering1.200
21-12-2021Activa:Huidige Activa:Lopende Rekening1.155
21-12-2021Passiva:950 Voorzieningen:951 Voorziening Zorgverzekering
21-12-2021Uitgaven:1200 Financiën, Zorg en Overheid:1230 Zorgverzekering1.155

Die lege regel lijkt zinloos, maar is het niet. Het betekent namelijk dat ik in de administratie op de uitgavenrekening kan zien dat (een deel van) de uitgave door een voorziening gedekt is.

Ik heb hiermee gekozen voor de oplossing die ik boekhoudkundig het meest zuiver vond. En het kost als je het eenmaal hebt ingeregeld nauwelijks werk, zie hieronder bij ‘Dupliceren’.

Backup

Geldnerd heeft een back-up obsessie, dat is bekend. Als ik een nieuw softwarepakket in gebruik neem kijk ik dus ook even of alles wat belangrijk is wel meegenomen wordt in mijn back-ups.

De locatie van de GnuCash databestanden met jouw eigen administratie kun je zelf instellen bij de eerste keer opslaan. Ik heb hiervoor een aparte directory in Mijn Documenten aangemaakt. Dat is handig, want die hele directory loopt al mee in mijn reguliere back-up schema. Maar GnuCash slaat (helaas) ook allerlei instellingen op andere plaatsen op. Maatwerkrapportages, importinstellingen, dat soort dingen. En die zou ik ook niet graag kwijtraken, want het was best een klus om het helemaal naar mijn zin in te richten. Gelukkig is er op de GnuCash Wiki een aparte pagina waar de verschillende bestandslocaties die je moet backuppen in voor techneuten begrijpelijke termen staan genoemd.

Zelf heb ik voor mijn maatwerkinstellingen de onderstaande directories toegevoegd in mijn back-up:
C:\Gebruikers\\AppData\Roaming\GnuCash\
C:\Gebruikers\\AppData\Local\gtk-3.0\

En als je ook nog gebruik maakt van aqBanking om automatisch banktransacties binnen te halen (iets wat volgens mij door Nederlandse banken niet ondersteund wordt) dan moet je de directory ‘C:\Gebruikers\\AppData\aqbanking\’ ook meenemen. Als je verder ook nog maatwerk gebruikt voor de gebruikersinterface wordt dat opgeslagen in ‘C:\Gebruikers\\AppData\Local\gtk-3.0\’. Dat doe ik, zie ook verderop.

Price Database

GnuCash kent het verschijnsel van de Price Database. Hierin worden de handelsprijzen van jouw beleggingstransacties opgeslagen, en ook de wisselkoersen van vreemde valuta. Als je (net zoals ik) gebruik maakt van Finance::Quote voor het binnenhalen van actuele aandelenkoersen, komen ze hier ook terecht. Je vindt de Price Database via de menu-optie ‘Tools | Price database’.

Ik heb de historische prijzen van mijn beleggingsportefeuille opgenomen in GnuCash. Die heb ik immers in mijn beleggingsspreadsheet zitten. Met wat knippen en plakken vanuit Excel heb ik per fonds een CSV-bestand gemaakt. Dat heb ik vervolgens via ‘File | Import | Import prices from a CSV file’ geïmporteerd in GnuCash. Op die manier heb ik echt een volledig beeld van mijn financiën sinds 1 januari 2013.

Automatische Transacties (of Dupliceren)

Er zijn boekingen die ik regelmatig wil herhalen. Denk bijvoorbeeld aan de set met boekingen die nodig is voor het vullen van mijn reserveringen. Hiervoor kent GnuCash het verschijnsel automatische transacties, via ‘Actions | Scheduled Transactions’. Ik heb ermee geëxperimenteerd, maar vond het te ingewikkeld en foutgevoelig voor wat ik nodig heb. Liever gebruik ik de ‘Duplicate’ functie. Mijn vaste maandelijkse overboeking van de lopende rekening naar de bufferrekening bijvoorbeeld. Ik dupliceer gewoon de transactie van de voorgaande maand en pas de datum aan, via ‘Transaction | Duplicate’ of de ‘Duplicate’ knop in de knoppenbalk. Dat is net zo makkelijk, vooral voor de (gesplitste) boekingen die elke maand terugkomen.

Rekeningen Verbergen

Toen ik helemaal klaar was met het inlezen van al mijn financiële transacties sinds 1 januari 2013, was mijn rekeningoverzicht redelijk onoverzichtelijk geworden. Een ‘rekeningonoverzichtelijk‘ dus. Allerlei beleggingsfondsen die ik al niet meer bezit, drie creditcards die ik niet meer heb, een paar oude spaarrekeningen waar dat ook voor geldt, enzovoorts. Gelukkig kun je rekeningen onzichtbaar maken. Ze zijn er dan nog wel, maar staan niet meer in je reguliere overzicht. Dat scheelt een hoop.

Je kunt rekeningen onzichtbaar maken door in het Accounts overzicht met de rechtermuisknop te klikken op de account, en ‘Edit Account’ te kiezen. Vervolgens vink je de optie ‘Hidden’ aan. Via het menu ‘View | Filter by | Other’ kun je ‘Show hidden accounts’ aanvinken, dan worden ze wel weer zichtbaar (mocht dat nodig zijn).

Welcome to the Dark Side Mode

Geldnerd is fan van de dark mode op al zijn apparaten. De kleurinstelling met een donkere achtergrond en lichte letters. Ik vind het rustiger aan mijn ogen, en ik zit ook graag ’s avonds in het donker te werken. Dat leidt minder af en geeft mij meer focus. Een persoonlijke voorkeur. Maar standaard komt GnuCash met een licht thema.

Open-source software heeft soms niet alle functionaliteit die je bij commerciële closed-source pakketten wel krijgt. Er was ‘vroeger’ een tooltje in GnuCash onder Windows om een ’theme’ in te stellen, maar dat werkt helaas niet meer. Een nieuwe tool staat nog niet hoog genoeg op de prioriteitenlijst van de ontwikkelaars, al wordt er inmiddels wel geëxperimenteerd met opmaak op basis van Cascading Style Sheets (CSS).

GnuCash gebruikt wel de open-source GTK+ Toolkit, ook onder Windows. En dat maakt het relatief eenvoudig om wel een Dark Mode in te schakelen in GnuCash. Hiervoor maak je een klein bestandje aan met de naam ‘settings.ini’, dat kan gewoon met het Kladblok in Windows. De inhoud van dat bestandje is heel simpel’:

[Settings]
gtk-application-prefer-dark-theme=true

Dit bestandje plaats je in de directory ‘C:\Gebruikers\\AppData\Local\gtk-3.0\’. Als je daarna GnuCash opnieuw opstart dan wordt de interface in een donker thema weergegeven.

In de grootboekregisters zie je dan nog wel de kenmerkende afwisselende lichtgroene en donkergroene strepen. Dat kun je eventueel uitzetten door bij ‘Edit | Preferences | Register’ onder Graphics de optie ‘Use GnuCash built-in color theme’ uit te schakelen. Ik heb die zelf nog wel aanstaan voor de leesbaarheid.

Je kunt in diezelfde directory ‘C:\Gebruikers\\AppData\Local\gtk-3.0\’ ook nog een bestandje ‘gtk.css’ aanmaken om andere kenmerken aan te passen. Dat is met de huidige versie die ik gebruik (4.11) allemaal nog een beetje experimenteel. Maar de optie

#gnc-id-main-window {
   font-size: 20pt;
   }

Zorgt er bijvoorbeeld voor dat er een (groter) 20-punts lettertype gebruikt wordt in GnuCash. En met een beetje zoeken op internet kun je nog veel meer dingen naar jouw persoonlijke smaak aanpassen.

Rekeningschema

Inmiddels is mijn rekeningschema in GnuCash behoorlijk uitgebreid. Zo zit mijn beleggingsportefeuille erin. De hypotheekschuld en de waardering van onze eigen woning. Al mijn bankrekeningen. En het grootboekrekeningschema is behoorlijk uitgebreid. Hondje heeft nu zijn eigen rekeninggroep met aparte grootboekrekeningen voor medische kosten en de uitlaatservice. Ik heb een nieuw (geanonimiseerd) exportbestand van het rekeningschema gemaakt ter inspiratie. Dat kun je hier downloaden.

Heb jij nog tips voor of vragen over mijn inrichting van GnuCash?

Het logo van GnuCash aan het begin van dit artikel is eigendom van de GnuCash developers.

NB: Op mijn startpagina vind je een overzicht van al mijn blogposts over GnuCash.

Rapportages in GnuCash

Wat heb je aan een administratie zonder rapportages? Niet veel. De zin van dingen bijhouden is nu juist om terug te kijken, analyses te maken, patronen en verbanden te ontdekken en daarmee je eigen gedrag bij te sturen. De afgelopen tien jaar heb ik dus de nodige tijd gestoken in het vervolmaken van rapportages die mij alles vertellen wat ik maar zou willen weten uit mijn administratie. Tientallen grafieken worden automatisch gegenereerd. En dat ontwikkelt zich nog steeds. Want mijn behoeften veranderen door de tijd. Ik hoef niet meer elk detail te weten, mijn systeem werkt en ik hoef alleen nog maar de grote lijnen in de gaten te houden.

Mijn rapportagebehoeften in GnuCash zijn dan ook iets meer ‘basic’ dan bij de financiële administratie in Excel. Zeker omdat ik voorlopig nog een aparte spreadsheet aanhoud voor mijn beleggingen en onze hypotheek. In deze blogpost een overzicht van de rapportages die ik momenteel gebruik in GnuCash.

Instellingen Opslaan

Binnen GnuCash kun je veel dingen instellen in de rapportages. Als je via ‘Reports’ één van de rapportages gekozen hebt en het rapport op je scherm staat, heb je hier in de werkbalk de nodige opties voor. Via de knop ‘Options’ (1) kom je in het instellingenscherm voor de betreffende rapportage. En als je de instellingen aangepast hebt kun je die opslaan met ‘Save Config’ of ‘Save Config As’ (2). Ik gebruik zelf altijd die tweede optie, want dan blijft het originele rapport ook behouden. De door jezelf opgeslagen configuraties kun je terugvinden via ‘Reports | Saved Report Configurations’.

Balance Sheet

De balans is en blijft een van de belangrijkste rapportages om regelmatig te raadplegen. Het laat me zien hoe het staat met mijn bezittingen (huis, beleggingsportefeuille, en contant geld op de spaarrekening) en verplichtingen (de hypotheek en de openstaande creditcardbetalingen). En met mijn eigen vermogen.

De balans vind je via ‘Reports | Assets & Liabilities | Balance Sheet’. In onderstaand screenshot zie je de instellingen die ik hiervoor gebruik. Het belangrijkste is dat ik op het tabblad ‘General’ de opties ‘Use standard US layout’ en ‘Single column Balance Sheet’ heb uitgeschakeld (1).

Budget Report

Ik ben nog druk aan het experimenteren met het Budget Report (via ‘Reports | Budgets | Budget Report’). Daarmee kun je, de naam zegt het al een beetje, kijken naar de verschillen tussen jouw ingevoerde budget en de werkelijke uitgaven in een periode. Die bekijk ik meestal per rekeningcategorie, bijvoorbeeld alle uitgaven (Expenses). Vaak genereer ik dan nieuwe rapportages voor specifieke groepen rekeningen, als ik op het hoogste niveau zie dat er teveel geld uit gaat. Het helpt me om snel de probleemgebieden in kaart te brengen waar ik bij moet sturen. En dat is toch één van de belangrijkste functies van een administratie.

Net Worth Line Chart

Deze rapportage, te vinden via ‘Reports | Assets & Liabilities | Net Worth Line Chart’ zet de ontwikkeling van je Net Worth (eigen vermogen), bezittingen en verplichtingen uit in de tijd. Je kunt zelf het startmoment en de einddatum instellen uiteraard. Belangrijkste instelling voor mij is hier de instelling per kwartaal (1). Die periode hanteerde ik in mijn oude Capital Dashboard ook. Je kunt uiteraard ook een andere periode kiezen, zelfs per dag is mogelijk.

Maatwerkrapporten

Je kunt met GnuCash ook maatwerkrapporten bouwen. Daar heb ik me nog niet in verdiept, en (behalve deze wiki-pagina) ook nog geen goede voorbeelden of beschrijving van gevonden. Daar ga ik me dit najaar nog wel verder in verdiepen. Zo wil ik in elk geval een rapportage bouwen om mijn Spaarpercentage in de gaten te houden. Naar het voorbeeld van onderstaande grafiek uit mijn administratie, die ik ook vaak gebruik op mijn blog. Want het spaarpercentage is een belangrijk getal dat ik echt wel wil kunnen volgen. En ik ga ook nog kijken naar aanvullende rapportages rond mijn beleggingsportefeuille.

Welke rapportages vind jij belangrijk?

Het logo van GnuCash aan het begin van dit artikel is eigendom van de GnuCash developers.

NB: Op mijn startpagina vind je een overzicht van al mijn blogposts over GnuCash.