De finance routine

Geldnerd is dol op het bijhouden van zijn cijfertjes. Dat geeft rust en overzicht, en dat is belangrijk. Ik heb vaak geschreven over mijn wekelijkse finance-moment. Maar dat is geen starre traditie. Het beweegt en ontwikkelt zich door de tijd, ook afhankelijk van de tools die ik gebruik.

Alles draait om de 25e

Afgelopen vrijdag was het weer de 25e. In mijn financiële kalender is dat de belangrijkste dag van de maand. Uiterlijk op de 24e stort mijn werkgever, de rijksoverheid, namelijk mijn salaris. Eerder in december en als de 24e in een weekend valt. Naast mijn salaris ontvang ik dan ook mijn IKB-budget. Ik heb ervoor gekozen om dat maandelijks uit te laten betalen zodat ik het meteen aan het werk kan zetten. En meestal ontvang ik ook een bedrag aan thuiswerkvergoeding. Volgens de CAO hebben we recht op € 2 per dag, en ik werk nog steeds 2 à 3 dagen per week thuis. In mijn agenda staat een reminder op de eerste werkdag van elke maand om de thuiswerkvergoeding van de voorafgaande maand te declareren. Dat kost een paar minuten, ik houd namelijk in mijn notitie-app bij wanneer ik op kantoor geweest ben. Op deze manier vergeet ik niet om te declareren, en vraag ik ook niet te veel of te weinig aan.

Op de 25e ‘s ochtends vroeg voert de Rabobank een aantal voorgeprogrammeerde boekingen uit. Dat kan bij hen nog steeds niet automatisch als het salaris binnenkomt. De functie die ze daarvoor hebben, Slimme Overboekingen, werkt namelijk alleen tussen rekeningen van de Rabobank onderling. Dus alleen voor Domme Mensen die al hun financiële zaken bij de Rabobank doen…

Maar van mijn rekeningen vertrekken op dat moment alleen maar boekingen naar rekeningen elders. Er gaat geld naar onze gezamenlijke huishoudrekening bij ABN AMRO voor het huishouden in de komende maand en de aflossingen op de hypotheek. Mijn maandelijkse inleg op de beleggingsrekening wordt overgemaakt naar mijn rekening bij Saxo Bank. En mijn maandelijkse inleg in de voorzieningen wordt overgemaakt naar mijn spaarrekening bij Lloyds Bank. De boekingen naar ABN AMRO staan meteen op de rekening (lang leve Instant Payments!), de boekingen naar Lloyds en Saxo zijn iets langer onderweg.

Acties

Afgelopen vrijdag rond de lunch maakte ik mijn maandelijkse rondje langs de rekeningen.

Allereerst log ik in bij ABN AMRO. Aan het saldo kon ik zien dat de overboekingen van mijn eigen rekening en de persoonlijke rekening van Vriendin gearriveerd waren. Vervolgens ga ik naar het hypotheekgedeelte, en doe de maandelijkse extra aflossing (inclusief sneeuwbal). In mijn hypotheekspreadsheet kan ik zien hoe hoog die moet zijn. Ik download de PDF met de bevestiging voor mijn administratie. En ik download alle boekingen sinds de vorige download, om te verwerken in mijn administratie.

Daarna log ik in bij de Rabobank. Daar check ik of er genoeg saldo op mijn lopende rekening staat voor de creditcardafrekening, die de Rabobank meestal op de 26e incasseert. Indien nodig vul ik het aan. Ik download het creditcardoverzicht en het bankafschrift van de vorige maand (PDF), en ik download ook de CSV-bestanden met banktransacties en creditcardtransacties.

Als derde log ik in bij Saxo. Daar kom ik echt maximaal twee keer per maand. Op de 25e om mijn maandelijkse beleggingstransactie uit te voeren. En de eerste zaterdag na die transactie om mijn rapportage te downloaden zodat ik de transacties kan importeren in mijn beleggingsspreadsheet. Rond de lunch is mijn maandelijkse inleg altijd wel binnengekomen. Het voorgaande weekend heb ik in mijn beleggingsspreadsheet al gekeken welke ETF ik dit keer bij moet kopen om dichter bij de gewenste portefeuilleverdeling te komen. Ik maak een kooporder voor het maximale aantal stukken dat ik met het beschikbare bedrag op de beleggingsrekening kan kopen. Ik kijk niet naar de koersen. Ik ga niet aarzelen of de koers over een uur of morgen misschien lager staat. Order inleggen met een ruime prijsmarge, een paar seconden wachten op de bevestiging dat de order is uitgevoerd en tegen welke koers, en uitloggen.

En als laatste log ik in bij Lloyds. Daar hoef ik eigenlijk niets te doen, ik kijk alleen even of mijn overboeking inderdaad is binnengekomen en check het saldo tegen de bedragen in mijn boekhouding om te zien of er geen gekke dingen gebeuren.

Veel werk? Valt best wel mee. Het kost me ongeveer een kwartier. Er zijn maar twee echt handmatige handelingen, de aankooporder voor de beleggingen en de extra aflossing op de hypotheek. En beide heb ik zo eenvoudig mogelijk gemaakt met mijn spreadsheets die me precies vertellen wat ik moet doen. Geen emoties, geen twijfel. Gewoon doorgaan.

Boekhouding

Na het rondje langs de rekeningen is het zaak om mijn administratie bij te werken. Meestal doe ik dat in het weekend na de 25e, in november valt dit toevallig samen op dezelfde dag. Het bijwerken begint met mijn ‘GnuCash Converter’ spreadsheet. Die importeert met één druk op de knop de bestanden met creditcardtransacties en banktransacties van de Rabobank en ABN AMRO, en zet ze om in een format dat ik makkelijk in kan lezen in GnuCash. Omdat er inmiddels ongeveer 10 jaar aan financiële data in GnuCash zit weet het systeem vrijwel feilloos op welke grootboekrekeningen de boekingen terecht moeten komen.

Soms vul ik handmatig wat extra informatie aan bij een boeking zodat ik ook over een paar jaar nog weet waar deze boeking over ging. En sommige boekingen splits ik in meerdere regels. De salarisbetaling splits ik bijvoorbeeld zodat ik de thuiswerkvergoeding op een aparte inkomstenrekening kan boeken. Op dezelfde manier splits ik de reguliere rente en aflossing, de aflossing boek ik op de rekening Passiva:Hypotheek en de rente op Uitgaven:1000 Huisvesting:1025 Hypotheekrente (die nummering is in mijn administratie historisch zo gegroeid).

Ook de boeking naar mijn bufferspaarrekening wordt gesplitst in 10 boekingen die verdeeld worden over mijn potjes. Dat hoef ik gelukkig niet handmatig te doen, ik kan gewoon de boeking van de voorgaande maand kopiëren en de datum aanpassen. En tenslotte verwerk ik de beleggingsorder in de administratie. Meestal ook door een eerdere order in hetzelfde fonds te kopiëren en de aantallen en aankoopprijs aan te passen.

De laatste stap in het bijwerken van mijn administratie is de saldocheck. Kloppen de saldi van mijn rekeningen in de administratie met de saldi bij de bank? Als dat het geval is, dan is alles in orde en compleet. Ook dit proces klinkt tijdrovender dan het is, in de praktijk kost het maar ongeveer een kwartier om de administratie helemaal bij te werken.

Routine

Meestal werk ik halverwege de financiële maand, zo rond de 10e, de administraties nog een keertje bij. Ik download weer de bestanden bij Rabobank en ABN AMRO en importeer ze in GnuCash. Als ik dat maar eens per maand doe, ben ik soms vergeten waar een uitgave ook al weer voor was (veel bedrijven geven vreemde namen aan hun pinapparaten, je kunt lang niet altijd zien waar het was…). Daarom schrijf ik bijzondere uitgaven vaak ook op in mijn financiële dagboek, dan kan ik het even terugzoeken.

Wat ik wel elk weekend doe is het bijwerken van de actuele aandelenkoersen in mijn beleggingsportefeuille. Maar ook dat is heel eenvoudig. Ik open GnuCash, en ga naar ‘Tools | Price Database | Get Quotes’. In minder dan een halve minuut haalt GnuCash dan de slotkoersen van mijn fondsen van de afgelopen beursweek en de actuele valutakoersen (Euro / Dollar) op. Eigenlijk is dit niet eens nodig, het zou voldoende zijn als ik dat elk kwartaal doe voor mijn kwartaalrapportage, of zelfs maar eens per jaar. Maar het is al bijna twintig jaar mijn gewoonte om die koersen elke week bij te houden, en Geldnerd is nou eenmaal een gewoontediertje…

Minder dan een uur per maand kost het om mijn administratie gedetailleerd bij te houden. Veel mensen missen elke dag meer slaap dan dat vanwege geldzorgen. Inzicht in je uitgaven en inkomsten geeft rust en geeft je inzicht waarmee je bij kunt sturen. Dat is dat uurtje toch meer dan dubbel en dwars waard?

Hoe houd jij jouw administratie bij?

Finetunen met GnuCash

Inmiddels is GnuCash vrijwel helemaal naar mijn wens ingericht. Alle blogjes die ik daarover geschreven heb kun je vinden onder het kopje ‘GnuCash’ op mijn overzichtspagina. In deze blogpost nog een aantal losse eindjes, specifieke dingen die ik gedaan heb om GnuCash helemaal naar mijn wensen in te richten.

Voorzieningen

Volkomen terecht werd ik er in de reacties op gewezen dat ik nog niet ben teruggekomen op mijn keuze voor de voorzieningen. Ik schreef een uitgebreide boekhoudkundige blogpost over de opties die ik overwoog om mijn potjes te verwerken in GnuCash. Maar ik heb niet meer laten weten wat ik nu gekozen heb!

Uiteindelijk werd het Methode 1 (Aparte Uitgavenrekening Voorzieningen) met een toevoeging. Ik maak namelijk ook een lege boekingsregel aan naar de grootboekrekening waar de voorziening uiteindelijk aan besteed wordt.

De maandelijkse toevoeging aan de voorzieningen ziet er dan als volgt uit (voorbeeld voor de voorziening Zorgverzekering).

DateAccountDepositWithdrawal
25-mm-2021Activa:Huidige Activa:Lopende Rekening100
25-mm-2021Passiva:950 Voorzieningen:951 Voorziening Zorgverzekering100
25-mm-2021Activa:Huidige Activa:Bufferspaarrekening100
25-mm-2021Uitgaven:9500 Voorzieningen:9510 Voorziening Zorgverzekering100

En de terugboeking ziet er dan als volgt uit.

DateAccountDepositWithdrawal
21-12-2021Activa:Huidige Activa:Bufferspaarrekening1.155
21-12-2021Activa:Huidige Activa:Lopende Rekening1.155
21-12-2021Uitgaven:9500 Voorzieningen:9510 Voorziening Zorgverzekering1.200
21-12-2021Passiva:950 Voorzieningen:951 Voorziening Zorgverzekering1.200
21-12-2021Activa:Huidige Activa:Lopende Rekening1.155
21-12-2021Passiva:950 Voorzieningen:951 Voorziening Zorgverzekering
21-12-2021Uitgaven:1200 Financiën, Zorg en Overheid:1230 Zorgverzekering1.155

Die lege regel lijkt zinloos, maar is het niet. Het betekent namelijk dat ik in de administratie op de uitgavenrekening kan zien dat (een deel van) de uitgave door een voorziening gedekt is.

Ik heb hiermee gekozen voor de oplossing die ik boekhoudkundig het meest zuiver vond. En het kost als je het eenmaal hebt ingeregeld nauwelijks werk, zie hieronder bij ‘Dupliceren’.

Backup

Geldnerd heeft een back-up obsessie, dat is bekend. Als ik een nieuw softwarepakket in gebruik neem kijk ik dus ook even of alles wat belangrijk is wel meegenomen wordt in mijn back-ups.

De locatie van de GnuCash databestanden met jouw eigen administratie kun je zelf instellen bij de eerste keer opslaan. Ik heb hiervoor een aparte directory in Mijn Documenten aangemaakt. Dat is handig, want die hele directory loopt al mee in mijn reguliere back-up schema. Maar GnuCash slaat (helaas) ook allerlei instellingen op andere plaatsen op. Maatwerkrapportages, importinstellingen, dat soort dingen. En die zou ik ook niet graag kwijtraken, want het was best een klus om het helemaal naar mijn zin in te richten. Gelukkig is er op de GnuCash Wiki een aparte pagina waar de verschillende bestandslocaties die je moet backuppen in voor techneuten begrijpelijke termen staan genoemd.

Zelf heb ik voor mijn maatwerkinstellingen de onderstaande directories toegevoegd in mijn back-up:
C:\Gebruikers\\AppData\Roaming\GnuCash\
C:\Gebruikers\\AppData\Local\gtk-3.0\

En als je ook nog gebruik maakt van aqBanking om automatisch banktransacties binnen te halen (iets wat volgens mij door Nederlandse banken niet ondersteund wordt) dan moet je de directory ‘C:\Gebruikers\\AppData\aqbanking\’ ook meenemen. Als je verder ook nog maatwerk gebruikt voor de gebruikersinterface wordt dat opgeslagen in ‘C:\Gebruikers\\AppData\Local\gtk-3.0\’. Dat doe ik, zie ook verderop.

Price Database

GnuCash kent het verschijnsel van de Price Database. Hierin worden de handelsprijzen van jouw beleggingstransacties opgeslagen, en ook de wisselkoersen van vreemde valuta. Als je (net zoals ik) gebruik maakt van Finance::Quote voor het binnenhalen van actuele aandelenkoersen, komen ze hier ook terecht. Je vindt de Price Database via de menu-optie ‘Tools | Price database’.

Ik heb de historische prijzen van mijn beleggingsportefeuille opgenomen in GnuCash. Die heb ik immers in mijn beleggingsspreadsheet zitten. Met wat knippen en plakken vanuit Excel heb ik per fonds een CSV-bestand gemaakt. Dat heb ik vervolgens via ‘File | Import | Import prices from a CSV file’ geïmporteerd in GnuCash. Op die manier heb ik echt een volledig beeld van mijn financiën sinds 1 januari 2013.

Automatische Transacties (of Dupliceren)

Er zijn boekingen die ik regelmatig wil herhalen. Denk bijvoorbeeld aan de set met boekingen die nodig is voor het vullen van mijn reserveringen. Hiervoor kent GnuCash het verschijnsel automatische transacties, via ‘Actions | Scheduled Transactions’. Ik heb ermee geëxperimenteerd, maar vond het te ingewikkeld en foutgevoelig voor wat ik nodig heb. Liever gebruik ik de ‘Duplicate’ functie. Mijn vaste maandelijkse overboeking van de lopende rekening naar de bufferrekening bijvoorbeeld. Ik dupliceer gewoon de transactie van de voorgaande maand en pas de datum aan, via ‘Transaction | Duplicate’ of de ‘Duplicate’ knop in de knoppenbalk. Dat is net zo makkelijk, vooral voor de (gesplitste) boekingen die elke maand terugkomen.

Rekeningen Verbergen

Toen ik helemaal klaar was met het inlezen van al mijn financiële transacties sinds 1 januari 2013, was mijn rekeningoverzicht redelijk onoverzichtelijk geworden. Een ‘rekeningonoverzichtelijk‘ dus. Allerlei beleggingsfondsen die ik al niet meer bezit, drie creditcards die ik niet meer heb, een paar oude spaarrekeningen waar dat ook voor geldt, enzovoorts. Gelukkig kun je rekeningen onzichtbaar maken. Ze zijn er dan nog wel, maar staan niet meer in je reguliere overzicht. Dat scheelt een hoop.

Je kunt rekeningen onzichtbaar maken door in het Accounts overzicht met de rechtermuisknop te klikken op de account, en ‘Edit Account’ te kiezen. Vervolgens vink je de optie ‘Hidden’ aan. Via het menu ‘View | Filter by | Other’ kun je ‘Show hidden accounts’ aanvinken, dan worden ze wel weer zichtbaar (mocht dat nodig zijn).

Welcome to the Dark Side Mode

Geldnerd is fan van de dark mode op al zijn apparaten. De kleurinstelling met een donkere achtergrond en lichte letters. Ik vind het rustiger aan mijn ogen, en ik zit ook graag ‘s avonds in het donker te werken. Dat leidt minder af en geeft mij meer focus. Een persoonlijke voorkeur. Maar standaard komt GnuCash met een licht thema.

Open-source software heeft soms niet alle functionaliteit die je bij commerciële closed-source pakketten wel krijgt. Er was ‘vroeger’ een tooltje in GnuCash onder Windows om een ‘theme’ in te stellen, maar dat werkt helaas niet meer. Een nieuwe tool staat nog niet hoog genoeg op de prioriteitenlijst van de ontwikkelaars, al wordt er inmiddels wel geëxperimenteerd met opmaak op basis van Cascading Style Sheets (CSS).

GnuCash gebruikt wel de open-source GTK+ Toolkit, ook onder Windows. En dat maakt het relatief eenvoudig om wel een Dark Mode in te schakelen in GnuCash. Hiervoor maak je een klein bestandje aan met de naam ‘settings.ini’, dat kan gewoon met het Kladblok in Windows. De inhoud van dat bestandje is heel simpel’:

[Settings]
gtk-application-prefer-dark-theme=true

Dit bestandje plaats je in de directory ‘C:\Gebruikers\\AppData\Local\gtk-3.0\’. Als je daarna GnuCash opnieuw opstart dan wordt de interface in een donker thema weergegeven.

In de grootboekregisters zie je dan nog wel de kenmerkende afwisselende lichtgroene en donkergroene strepen. Dat kun je eventueel uitzetten door bij ‘Edit | Preferences | Register’ onder Graphics de optie ‘Use GnuCash built-in color theme’ uit te schakelen. Ik heb die zelf nog wel aanstaan voor de leesbaarheid.

Je kunt in diezelfde directory ‘C:\Gebruikers\\AppData\Local\gtk-3.0\’ ook nog een bestandje ‘gtk.css’ aanmaken om andere kenmerken aan te passen. Dat is met de huidige versie die ik gebruik (4.11) allemaal nog een beetje experimenteel. Maar de optie

#gnc-id-main-window {
   font-size: 20pt;
   }

Zorgt er bijvoorbeeld voor dat er een (groter) 20-punts lettertype gebruikt wordt in GnuCash. En met een beetje zoeken op internet kun je nog veel meer dingen naar jouw persoonlijke smaak aanpassen.

Rekeningschema

Inmiddels is mijn rekeningschema in GnuCash behoorlijk uitgebreid. Zo zit mijn beleggingsportefeuille erin. De hypotheekschuld en de waardering van onze eigen woning. Al mijn bankrekeningen. En het grootboekrekeningschema is behoorlijk uitgebreid. Hondje heeft nu zijn eigen rekeninggroep met aparte grootboekrekeningen voor medische kosten en de uitlaatservice. Ik heb een nieuw (geanonimiseerd) exportbestand van het rekeningschema gemaakt ter inspiratie. Dat kun je hier downloaden.

Heb jij nog tips voor of vragen over mijn inrichting van GnuCash?

Het logo van GnuCash aan het begin van dit artikel is eigendom van de GnuCash developers.

NB: Op mijn startpagina vind je een overzicht van al mijn blogposts over GnuCash.

Rapportages in GnuCash

Wat heb je aan een administratie zonder rapportages? Niet veel. De zin van dingen bijhouden is nu juist om terug te kijken, analyses te maken, patronen en verbanden te ontdekken en daarmee je eigen gedrag bij te sturen. De afgelopen tien jaar heb ik dus de nodige tijd gestoken in het vervolmaken van rapportages die mij alles vertellen wat ik maar zou willen weten uit mijn administratie. Tientallen grafieken worden automatisch gegenereerd. En dat ontwikkelt zich nog steeds. Want mijn behoeften veranderen door de tijd. Ik hoef niet meer elk detail te weten, mijn systeem werkt en ik hoef alleen nog maar de grote lijnen in de gaten te houden.

Mijn rapportagebehoeften in GnuCash zijn dan ook iets meer ‘basic’ dan bij de financiële administratie in Excel. Zeker omdat ik voorlopig nog een aparte spreadsheet aanhoud voor mijn beleggingen en onze hypotheek. In deze blogpost een overzicht van de rapportages die ik momenteel gebruik in GnuCash.

Instellingen Opslaan

Binnen GnuCash kun je veel dingen instellen in de rapportages. Als je via ‘Reports’ één van de rapportages gekozen hebt en het rapport op je scherm staat, heb je hier in de werkbalk de nodige opties voor. Via de knop ‘Options’ (1) kom je in het instellingenscherm voor de betreffende rapportage. En als je de instellingen aangepast hebt kun je die opslaan met ‘Save Config’ of ‘Save Config As’ (2). Ik gebruik zelf altijd die tweede optie, want dan blijft het originele rapport ook behouden. De door jezelf opgeslagen configuraties kun je terugvinden via ‘Reports | Saved Report Configurations’.

Balance Sheet

De balans is en blijft een van de belangrijkste rapportages om regelmatig te raadplegen. Het laat me zien hoe het staat met mijn bezittingen (huis, beleggingsportefeuille, en contant geld op de spaarrekening) en verplichtingen (de hypotheek en de openstaande creditcardbetalingen). En met mijn eigen vermogen.

De balans vind je via ‘Reports | Assets & Liabilities | Balance Sheet’. In onderstaand screenshot zie je de instellingen die ik hiervoor gebruik. Het belangrijkste is dat ik op het tabblad ‘General’ de opties ‘Use standard US layout’ en ‘Single column Balance Sheet’ heb uitgeschakeld (1).

Budget Report

Ik ben nog druk aan het experimenteren met het Budget Report (via ‘Reports | Budgets | Budget Report’). Daarmee kun je, de naam zegt het al een beetje, kijken naar de verschillen tussen jouw ingevoerde budget en de werkelijke uitgaven in een periode. Die bekijk ik meestal per rekeningcategorie, bijvoorbeeld alle uitgaven (Expenses). Vaak genereer ik dan nieuwe rapportages voor specifieke groepen rekeningen, als ik op het hoogste niveau zie dat er teveel geld uit gaat. Het helpt me om snel de probleemgebieden in kaart te brengen waar ik bij moet sturen. En dat is toch één van de belangrijkste functies van een administratie.

Net Worth Line Chart

Deze rapportage, te vinden via ‘Reports | Assets & Liabilities | Net Worth Line Chart’ zet de ontwikkeling van je Net Worth (eigen vermogen), bezittingen en verplichtingen uit in de tijd. Je kunt zelf het startmoment en de einddatum instellen uiteraard. Belangrijkste instelling voor mij is hier de instelling per kwartaal (1). Die periode hanteerde ik in mijn oude Capital Dashboard ook. Je kunt uiteraard ook een andere periode kiezen, zelfs per dag is mogelijk.

Maatwerkrapporten

Je kunt met GnuCash ook maatwerkrapporten bouwen. Daar heb ik me nog niet in verdiept, en (behalve deze wiki-pagina) ook nog geen goede voorbeelden of beschrijving van gevonden. Daar ga ik me dit najaar nog wel verder in verdiepen. Zo wil ik in elk geval een rapportage bouwen om mijn Spaarpercentage in de gaten te houden. Naar het voorbeeld van onderstaande grafiek uit mijn administratie, die ik ook vaak gebruik op mijn blog. Want het spaarpercentage is een belangrijk getal dat ik echt wel wil kunnen volgen. En ik ga ook nog kijken naar aanvullende rapportages rond mijn beleggingsportefeuille.

Welke rapportages vind jij belangrijk?

Het logo van GnuCash aan het begin van dit artikel is eigendom van de GnuCash developers.

NB: Op mijn startpagina vind je een overzicht van al mijn blogposts over GnuCash.

Minder spreadsheets

Het moment is daar. Ik speculeer er al jaren over en nu is het eindelijk zo ver. Ik heb officieel minder Excel-spreadsheets in mijn financiële stelsel. De slachtoffers? Mijn oudste en meest verbouwde en vertrouwde spreadsheet, de financiële administratie.

Dag Excel hallo GnuCash

Voor de reguliere lezers kan dat geen verrassing zijn. Ik heb de afgelopen periode regelmatig geschreven over de inrichting van GnuCash. Inmiddels zit de administratie van de gezamenlijke huishouding met Vriendin er volledig in, inclusief onze eigen woning en de hypotheek. En ook mijn persoonlijke administratie inclusief spaargeld en beleggingen, creditcards en contant geld, sinds 1 januari 2013 (de officiële start van mijn eigen financiële leven na mijn echtscheiding). Ik heb me ook verdiept in de belangrijkste rapportages. Komend najaar ben ik nog wel plan om me te verdiepen in de mogelijkheden van maatwerkrapportages. Maar dat is iets voor lange donkere winteravonden, niet voor mooie zomerdagen.

De afgelopen maanden heb ik parallel gedraaid met zowel de spreadsheets als GnuCash. En bijna ongemerkt verschoof mijn aandacht steeds meer naar GnuCash. Dus nu is officieel het moment gekomen dat GnuCash de bron is voor mijn financiële administratie.

Twee eraf, twee erbij

Daarmee verwijder ik de twee Excel administratiespreadsheets uit mijn financiële systeem. Maar de waarheid gebiedt te zeggen dat ik de exportbestanden van de Rabobank en ABN AMRO wel ‘voorbewerk’ voordat ik ze importeer in GnuCash. Ik verwijder overtollige kolommen en zorgt dat gegevens het juiste format hebben. Dat doe ik uiteraard niet handmatig. Daar heb ik een spreadsheet voor gebouwd. Mijn experimentele GnuCash Converter. Je kiest een bronbestand, activeert een macro, en de spreadsheet voert de gewenste bewerkingen uit en zet een kant-en-klaar importbestand klaar voor GnuCash. En dat is geen Excel-spreadsheet meer. Maar een spreadsheet gebouwd in Calc, de spreadsheet van LibreOffice.

Het overzicht van mijn financiële systemen is dit jaar dus kleurrijker dan andere jaren. Traag maar gestaag gaat mijn afscheid van Microsoft toch verder. Meer open-source. Conform de meerjarenstrategie die ik in 2019 al formuleerde. De prijs voor snelste migratie zal ik er niet mee winnen, denk ik.

Er is dit jaar natuurlijk ook nog een andere spreadsheet bijgekomen. Mijn Personal Health Monitor waarin ik de statistiekjes bijhoud rond mijn gezondheid, mijn sportmomenten, mijn gewicht. Maar die is (nog) niet zo gecompliceerd en bevat geen macro’s. Dus dat is eigenlijk geen echte spreadsheet, maar alleen een verzameling tabellen en grafiekjes. En die is ook geen onderdeel van mijn Financieel Systeem, maar van mijn Gezond Leven Systeem. Dat telt niet, toch?

Wat gebeurt er met de administratiespreadsheets?

De overstap naar GnuCash betekent in elk geval dat ik geen nieuwe functionaliteit meer bouw in de administratiespreadsheets. Ik zal eind dit jaar nog wel een nieuwe versie publiceren voor de vele gebruikers. Maar dat zou wel eens de laatste kunnen zijn…

Voorlopig werk ik mijn persoonlijke administratiespreadsheet nog wel af en toe bij. Er zitten namelijk overzichten in die ik gebruik voor mijn blog, zoals de No Expense Days en het maandelijkse Spaarpercentage. Maar de administratiespreadsheets zijn niet meer de plek die ik raadpleeg als ik mijn eigen financiën in de gaten wil houden. Dat zijn nu de administraties in GnuCash.

Hoe gaat het met jouw spreadsheets?

Tussenstand jaardoelen 2022

Elk jaar geef ik mijzelf een aantal doelen mee. Ergens in de zomer kijk ik hoe het daarmee gaat en aan het eind van het jaar maak ik de balans op. En inmiddels is het, halverwege het jaar 2022, weer tijd om te kijken naar de stand van zaken van mijn doelstellingen voor 2022.

Ik maak een onderscheid tussen Doelen en Systemen. Systemen zijn goede gewoontes die ‘vanzelf’ succes brengen. Doelen zijn idealiter specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden (SMART) geformuleerde concrete dingen die ik wil bereiken.

Systemen

De grote ontwikkeling van het eerste half jaar van 2022 is te zien in mijn Gezond Leven Systeem. Het lukt me om maar liefst drie keer per week te sporten. Begin maart, begin mei en afgelopen week heb ik jullie hier uitgebreid in meegenomen. Hardlopen is de nieuwe ontdekking, en diverse apps ondersteunen mij bij dit nieuwe levenspatroon. Aandachtspunt blijft mijn geestelijke gezondheid, de toestand op deze wereld en de stompzinnigheid van een groot deel van de mensen die op deze aardkloot rondlopen maken mij nog te vaak boos en verdrietig. Daar helpt zelfs geen kluizenaarsleven tegen, en het is soms hard werken om kwalijke invloeden en mensen te weren uit mijn leven.

Verder schreef ik in mijn jaardoelen over een Opgeruimd Leven Systeem. Onlangs heb ik dit uitgeschreven in een blogpost om het ook voor mijzelf eens goed op een rijtje te zetten.

Mijn Financiële Systeem draait rustig door. We hielden in het eerste kwartaal ruimschoots geld over. Zowel de administratie van onze gezamenlijke huishouding als mijn persoonlijke administratie zit inmiddels helemaal in GnuCash, ik schreef er een serie blogposts over. En ook het Werksysteem zorgt er nog steeds voor dat werken niet teveel invloed op mijn leven heeft. Het is en blijft best druk. De huidige coalitie heeft zo’n 9 maanden over de kabinetsformatie gedaan, en heeft dus maar een jaar of drie om de plannen te realiseren. Dat leidt tot veel druk en drukte. Maar ik werk nog steeds gewoon vier dagen per week en geniet nog elke week van de vrije vrijdag.

Ik merk steeds vaker dat zelfdiscipline een belangrijk kenmerk is van mijn systemen. De discipline om vrijwel elke week mijn administratie bij te houden, elke maand mijn potjes te vullen en een beleggingsaankoop te doen, elke week mijn sportmomenten te pakken, elke dag mijn opruimrondje te doen. Ik kan af en toe echt wel uit de band springen en een reep chocolade of een hamburger eten, maar uiteindelijk pak ik de discipline van mijn systeem dan ook snel weer op.

Doelen

Zoals gebruikelijk heb ik ook in dit jaar een beperkte set concreet meetbare doelen. Op financieel gebied alleen een doel voor het spaarpercentage. Verder een doel op het terrein van gewicht en sportmomenten, een leesdoel, en een doelstelling met mijn blog. Ik heb alleen maar doelen die ik zelf kan beïnvloeden. Hier geen doelstelling als ‘ik wil minimaal 9 procent beleggingsrendement’ of ‘ik wil 40.000 unieke bezoekers per maand op mijn blog’. Dat leidt alleen maar tot teleurstellingen.

OmschrijvingDoelstelling 2022Tussenstand 1 juliDat vind ik
Spaarpercentage 40,0%51,8%++
Gewichtminimaal 3 kilo gewichtsverlies-/- 9,5 kilo++++++
Sportmomentenminstens 2x per week3x per week++++++
Pagina’s lezen10.000 pagina’s6.840 pagina’s+
Blog2 berichten per week, behalve tijdens vakanties2 berichten per week++

Het spaarpercentage is vorige week nog uitgebreid aan de orde geweest in mijn kwartaalrapportage. Behoudens een behoorlijke uitgavenpiek in mei, ter aanvulling van mijn garderobe, geef ik niet zo heel veel uit. En voor de de kledinguitgaven had ik een goedgevuld potje. Ik lig hier dus keurig (voor) op mijn doelstelling.

En het zal jullie ook niet verbazen dat ik mijn eigen doelstellingen op het terrein van gewicht en sporten ook ruimschoots overtroffen heb. Ik had eind 2021 eerlijk gezegd niet durven hopen dat ik nu zo ver zou zijn. Dat voelt goed en is goed voor mijn zelfvertrouwen. En motiveert om het vol te houden.

Mijn gewenste aantal pagina’s lezen blijft een uitdaging. Ik moet er ongeveer 30 per dag lezen, elke dag van het jaar, om mijn doelstelling te halen. Tot en met februari ging het best OK. Eind februari zat ik op 1.680, op schema voor de 10.000. Maar in maart kwam de klad er een beetje in. Mijn hoofd was druk met andere dingen en liet weinig ruimte voor ontspanning. Er kwam nog wel een inhaalrace: ik heb heel veel gelezen tijdens onze vakantie. Meer dan 3.000 pagina’s. Ik denk niet dat zo’n marathon me in het tweede halfjaar nog een keer gaat lukken. Mijn doelstelling van 10.000 pagina’s per jaar is een wens, maar misschien te ambitieus gegeven alle andere activiteiten waar ik mijn tijd aan wil besteden. Al heb ik afgelopen week wel een knoop doorgehakt en een e-reader aangeschaft. Ik las mijn boeken vooral op mijn tablet, maar dat is toch niet ideaal en heeft teveel afleidingen.

Ook mijn blog stroomt gewoon door. Behalve gedurende mijn (lange) vakantie heb ik vrijwel elke week twee berichten gepubliceerd. De ene keer stroomt de inspiratie wat makkelijker dan de andere, maar daar ben ik na bijna zeven jaar schrijven wel aan gewend. Het blijft een goede manier om mijn gedachten te ordenen en verantwoording af te leggen aan mijzelf. We zullen kijken of ik de komende periode het oude ritme van twee berichten per week weer op pak, of dat het toch een iets lagere en/of onregelmatiger frequentie wordt.

Tussenstand

Ik heb wel eens slechtere jaren gehad. Vooral de voortgang in mijn Gezond Leven Systeem maakt mij trots. Alle reden om dit vol te houden! Tweede heft van 2022, Geldnerd komt eraan…

Hoe gaat het met jouw goede voornemens en persoonlijke doelen voor 2022? Kun jij je nog herinneren wat ze ook al weer waren? 😈

Beleggen met GnuCash (deel 2)

In GnuCash wil ik graag één totaaloverzicht van mijn financiën creëren. En daar horen dus ook mijn beleggingen bij. Ik heb al mijn transacties sinds 1 januari 2013 overgezet. Twee weken geleden schreef ik in deel 1 over alle voorbereidingen en de inrichting van GnuCash voor mijn beleggingen. En vandaag dan deel 2, met meer informatie over hoe ik aankopen en verkopen administreer in GnuCash, en hoe ik dividend verwerk in de administratie.

Aandelen kopen en verkopen

In de documentatie van GnuCash worden verschillende manieren beschreven om aandelentransacties te verwerken in je administratie. Ik neem de transacties op tegen inkoopprijs. Eventuele transactiekosten boek ik apart op de kostenrekening die ik daarvoor heb aangemaakt. De grootboekrekening voor een aandeel ziet er iets anders uit dan een reguliere grootboekrekening. Je werkt met het Number (aantal aandelen) en de Price.

Een aankoop ziet er bij mij zo uit als in onderstaande tabel. Ik werk hier met een Split Booking, een transactie die is uitgesplitst naar meerdere grootboekrekeningen. Het voorbeeld is een aankoop van 10 stuks VWRL tegen een koers van € 98,50 per stuk met € 6,00 aan transactiekosten.

Je maakt dus een transactie aan van +10 aandelen met een Price van 98,50 op de rekening ‘Activa: Investeringen:Beleggingsportefeuille EUR:VWRL Vanguard FTSE All-World UCITS ETF’. De transactiekosten worden geboekt op de rekening ‘Uitgaven:8000 Overige:8040 EUR Transactiekosten Beleggingen’. Het totale bedrag van de transactie (10 * 98,50 + 6,00 = 991,00) wordt afgeboekt van mijn beleggingsrekening rekening ‘Activa:Huidige Activa:Beleggingen Saxo EUR’. In GnuCash ziet dat er uit als volgt:

AccountSharesPriceBuySell
Activa:Investeringen:Beleggingsportefeuille EUR:VWRL Vanguard FTSE All-World UCITS ETF1098,50985,00
Uitgaven:8000 Kasgeld en Overige:8040 EUR Transactiekosten Beleggingen6,00
Activa:Huidige Activa:Beleggingen SAXO EUR991,00

En in onderstaande tabel zie je een verkooptransactie van 10 stuks VWRL tegen een koers van € 105,00, ook weer met € 6,00 aan transactiekosten.

Je maakt hiervoor dus een transactie aan van -10 aandelen met een Price van 105,00 op de rekening ‘Activa: Investeringen:Beleggingsportefeuille EUR:VWRL Vanguard FTSE All-World UCITS ETF’. De transactiekosten worden geboekt op de rekening ‘Uitgaven:8000 Overige:8040 EUR Transactiekosten Beleggingen’. De totale netto opbrengst van de transactie (10 * 105,00 – 6,00 = 1.044,00) wordt bijgeboekt op mijn beleggingsrekening rekening ‘Activa:Huidige Activa:Beleggingen Saxo EUR’. In GnuCash ziet dat er uit als volgt:

AccountSharesPriceBuySell
Activa:Investeringen:Beleggingsportefeuille EUR:VWRL Vanguard FTSE All-World UCITS ETF-10105,001.050,00
Uitgaven:8000 Kasgeld en Overige:8040 EUR Transactiekosten Beleggingen6,00
Activa:Huidige Activa:Beleggingen SAXO EUR1.044,00

Je ziet hier heel mooi de eenvoud en logica van het dubbel boekhoudsysteem. De optelsom van de bedragen in de Buy en Sell kolom moet gelijk zijn. Anders ontbreekt er ergens iets.

Schrobben (‘Scrub’)

Ik heb in het voorbeeld in de voorgaande paragraaf 10 aandelen gekocht voor 98,50 per stuk, en ze weer verkocht voor € 105,00 per stuk. Er is dus winst gemaakt, er zijn opbrengsten uit vermogen gerealiseerd. In het dubbele boekhoudsysteem moet je die zichtbaar maken. Er zijn in GnuCash verschillende manieren om de opbrengsten van een dergelijke transactie (of de negatieve opbrengst als je de aandelen met verlies verkocht hebt) te verwerken. Die staan beschreven in paragraaf 9.7 van de Tutorial and Concepts Guide (‘Conceptengids’).

Ik gebruik de methode voor het automatisch berekenen van winst (of verlies) zoals beschreven in paragraaf 9.7.2. ‘Selling Shares with Automatic Calculation of Capital Gain or Loss Using Lots’. Binnen GnuCash wordt dat ‘scrubbing’ (schrobben) genoemd. In dat proces combineer je aankoop- en verkooptransacties bij elkaar in ‘Lots’ (kavels).

Om te ‘scrubben’ open je de Account van een specifieke belegging. Dan klik je op ‘Action | View Lots’. In het venster dat dan verschijnt klik je op ‘New Lot’ (1), en vervolgens selecteer je in het venster rechtsboven de Lot die dan verschenen is (2).

In het venster linksonder (‘Splits free’) (3) kies je dan de relevante transacties en met de knop ‘>>’ (4) verplaats je die naar het venster ‘Splits in lot’ rechtsonder (5). Vervolgens druk je op de knop ‘Scrub’ (6) en sluit je het venster weer af met ‘Close’ (7).

Op dat moment wordt er een boeking ‘Realized Gains / Loss’ (gerealiseerde opbrengsten / verliezen) gecreëerd, een boeking op (in mijn geval) de rekening ‘Inkomsten:700 Gerealiseerde Opbrengsten:720 Beleggingen EUR’ tegenover de rekening van de belegging die we ‘gescrubt’ hebben. In het eerdere voorbeeld van de aankoop en verkoop van VWRL ziet die boeking er als volgt uit:

AccountChargeIncome
Activa:Investeringen:Beleggingsportefeuille EUR:VWRL Vanguard FTSE All-World UCITS ETF59,00
Inkomsten:700 Gerealiseerde Opbrengsten:720 Beleggingen EUR59,00

Als ik verlies gemaakt zou hebben, dan stonden de bedragen in de tegenovergestelde cellen. Het dubbel boekhoudsysteem kent geen negatieve getallen, alleen debet en credit. En als het een fonds in Amerikaanse dollars betreft, dan wordt de ‘Realized Gains / Loss’ boeking gedaan op de rekening ‘Inkomsten:700 Gerealiseerde Opbrengsten:730 Beleggingen USD’.

Dividend verwerken

Een aantal fondsen in mijn portefeuille betaalt periodiek dividend uit. in mijn geval altijd ‘cash dividend’, ik krijg dus een geldbedrag gestort op mijn beleggingsrekening. Ook dit kun je op verschillende manieren verwerken in GnuCash, dat staat beschreven in paragraaf 9.8 van de Tutorial and Concepts Guide (‘Conceptengids’).

In onderstaand voorb eeld heb ik op een bepaalde datum € 300,00 aan contant dividend ontvangen op VWRL. Ik boek dat als Income op de inkomstenrekening ‘Inkomsten:600 Opbrengsten Vermogen:620 Dividendinkomsten EUR:VWRL Vanguard FTSE All-World UCITS ETF’. Onder de Placeholder ”Inkomsten:600 Opbrengsten Vermogen: 620 Dividendinkomsten EUR’ heb ik voor ieder fonds dat dividend in Euro’s betaalt een specifieke inkomstenrekening aangemaakt. En ik heb uiteraard dollarrekeningen voor de fondsen die dividend in Amerikaanse dollars betalen onder ”Inkomsten:600 Opbrengsten Vermogen:625 Dividendinkomsten USD’.

Een boeking moet altijd in balans zijn. Ik boek dus ook € 300,00 als Charge op mijn beleggingsrekening ‘Activa:Huidige Activa:Beleggingen SAXO EUR’. Bij dividend in Amerikaanse dollars gaat het uiteraard naar ‘Activa:Huidige Activa:Beleggingen SAXO USD’.

Tenslotte ziet je in deze Split Booking een lege regel ‘Activa:Investeringen:Beleggingsportefeuille EUR:VWRL Vanguard FTSE All-World UCITS ETF’. Die is er alleen maar voor bedoeld om deze boeking te ‘linken’ aan de specifieke investering. Zo houd ik daar een overzicht van alle dividendtransacties op dat specifieke fonds.

In GnuCash ziet deze boeking er dan als volgt uit:

AccountChargeIncome
Inkomsten:600 Opbrengsten Vermogen:620 Dividendinkomsten EUR:VWRL Vanguard FTSE All-World UCITS ETF300,00
Activa:Huidige Activa:Beleggingen SAXO EUR300,00
Activa:Investeringen:Beleggingsportefeuille EUR:VWRL Vanguard FTSE All-World UCITS ETF

Tenslotte

Al mijn beleggingstransacties worden nu bijgehouden in GnuCash. Maar ook hier moet ik nog aan de slag met de rapportages. Dat wordt het volgende deelproject in mijn overstap naar GnuCash. Op mijn startpagina vind je een overzicht van al mijn blogposts over GnuCash tot nu toe.

Hoe beheer jij jouw beleggingsportefeuille?

Het logo van GnuCash aan het begin van dit artikel is eigendom van de GnuCash developers.