Rapportages in GnuCash

Wat heb je aan een administratie zonder rapportages? Niet veel. De zin van dingen bijhouden is nu juist om terug te kijken, analyses te maken, patronen en verbanden te ontdekken en daarmee je eigen gedrag bij te sturen. De afgelopen tien jaar heb ik dus de nodige tijd gestoken in het vervolmaken van rapportages die mij alles vertellen wat ik maar zou willen weten uit mijn administratie. Tientallen grafieken worden automatisch gegenereerd. En dat ontwikkelt zich nog steeds. Want mijn behoeften veranderen door de tijd. Ik hoef niet meer elk detail te weten, mijn systeem werkt en ik hoef alleen nog maar de grote lijnen in de gaten te houden.

Mijn rapportagebehoeften in GnuCash zijn dan ook iets meer ‘basic’ dan bij de financiële administratie in Excel. Zeker omdat ik voorlopig nog een aparte spreadsheet aanhoud voor mijn beleggingen en onze hypotheek. In deze blogpost een overzicht van de rapportages die ik momenteel gebruik in GnuCash.

Instellingen Opslaan

Binnen GnuCash kun je veel dingen instellen in de rapportages. Als je via ‘Reports’ één van de rapportages gekozen hebt en het rapport op je scherm staat, heb je hier in de werkbalk de nodige opties voor. Via de knop ‘Options’ (1) kom je in het instellingenscherm voor de betreffende rapportage. En als je de instellingen aangepast hebt kun je die opslaan met ‘Save Config’ of ‘Save Config As’ (2). Ik gebruik zelf altijd die tweede optie, want dan blijft het originele rapport ook behouden. De door jezelf opgeslagen configuraties kun je terugvinden via ‘Reports | Saved Report Configurations’.

Balance Sheet

De balans is en blijft een van de belangrijkste rapportages om regelmatig te raadplegen. Het laat me zien hoe het staat met mijn bezittingen (huis, beleggingsportefeuille, en contant geld op de spaarrekening) en verplichtingen (de hypotheek en de openstaande creditcardbetalingen). En met mijn eigen vermogen.

De balans vind je via ‘Reports | Assets & Liabilities | Balance Sheet’. In onderstaand screenshot zie je de instellingen die ik hiervoor gebruik. Het belangrijkste is dat ik op het tabblad ‘General’ de opties ‘Use standard US layout’ en ‘Single column Balance Sheet’ heb uitgeschakeld (1).

Budget Report

Ik ben nog druk aan het experimenteren met het Budget Report (via ‘Reports | Budgets | Budget Report’). Daarmee kun je, de naam zegt het al een beetje, kijken naar de verschillen tussen jouw ingevoerde budget en de werkelijke uitgaven in een periode. Die bekijk ik meestal per rekeningcategorie, bijvoorbeeld alle uitgaven (Expenses). Vaak genereer ik dan nieuwe rapportages voor specifieke groepen rekeningen, als ik op het hoogste niveau zie dat er teveel geld uit gaat. Het helpt me om snel de probleemgebieden in kaart te brengen waar ik bij moet sturen. En dat is toch één van de belangrijkste functies van een administratie.

Net Worth Line Chart

Deze rapportage, te vinden via ‘Reports | Assets & Liabilities | Net Worth Line Chart’ zet de ontwikkeling van je Net Worth (eigen vermogen), bezittingen en verplichtingen uit in de tijd. Je kunt zelf het startmoment en de einddatum instellen uiteraard. Belangrijkste instelling voor mij is hier de instelling per kwartaal (1). Die periode hanteerde ik in mijn oude Capital Dashboard ook. Je kunt uiteraard ook een andere periode kiezen, zelfs per dag is mogelijk.

Maatwerkrapporten

Je kunt met GnuCash ook maatwerkrapporten bouwen. Daar heb ik me nog niet in verdiept, en (behalve deze wiki-pagina) ook nog geen goede voorbeelden of beschrijving van gevonden. Daar ga ik me dit najaar nog wel verder in verdiepen. Zo wil ik in elk geval een rapportage bouwen om mijn Spaarpercentage in de gaten te houden. Naar het voorbeeld van onderstaande grafiek uit mijn administratie, die ik ook vaak gebruik op mijn blog. Want het spaarpercentage is een belangrijk getal dat ik echt wel wil kunnen volgen. En ik ga ook nog kijken naar aanvullende rapportages rond mijn beleggingsportefeuille.

Welke rapportages vind jij belangrijk?

Het logo van GnuCash aan het begin van dit artikel is eigendom van de GnuCash developers.

NB: Op mijn startpagina vind je een overzicht van al mijn blogposts over GnuCash.

Dit bericht heeft 3 reacties

  1. Sjaak Trekhaak

    Ik heb de afgelopen weken toevallig behoorlijk geëxperimenteerd met de rapportage opties in GnuCash, hierbij wat van mijn ervaringen/bevindingen:

    Save Config overschrijft nooit de originele rapporten, maar tonen het Save As dialoog als het eerste keer is dat je wilt opslaan, daarna overschrijft het je Saved Report Config. Ook handig als je een rapport laad, iets aanpast en vervolgens wilt opslaan. Wees dus niet bang om te experimenteren, je kunt de standaard beschikbare rapporten niet slopen vanuit GnuCash zelf.
    Als je eenmaal je rapporten configuraties allemaal hebt, gebruik je altijd je Saved Report Configs en niet meer direct de standaard rapporten.

    Voor rapporten waarin de optie ‘Parent account balances’ beschikbaar is, kies ik zelf meestal ‘Calculate Subtotal’, zodat je (bijvoorbeeld in de Balance Sheet) de subtotalen ziet voor placeholder accounts.
    Voor rapporten waarin de optie ‘Price Source’ beschikbaar is, kies ik zelf meestal ‘Closest to report date’. Deze setting gaat over de price database van je stock accounts.

    Voor het beleggingsoverzicht vond ik het ‘Advanced Portofolio’ rapport het beste. Alle niet-stock transacties die gekoppeld zijn aan je stock account worden gezien als uitgaven/inkomsten in dit rapport, denk hierbij aan transactiekosten vanuit split transacties en/of dividend uitbetalingen. Je kunt deze koppelen aan een transactie door een split aan te maken met de stock account zonder een bedrag in te vullen bij de split.

    Wat ik zelf heb gedaan is een aantal Saved Report Configs gemaakt en vervolgens het Dashboard rapport gevuld met deze rapporten. Ik heb zelf twee dashboards:
    – een hoog over overzicht met rapporten per jaar voor de gehele periode die ik qua data heb.
    – een gedetaileerder overzicht met rapporten voor de huidige accounting periode.

    Deze dashboards zijn dan ook weer een Saved Report Config. De subrapporten worden wel apart opgeslagen in de config van de dashboards, dus wijzigingen in het losse rapport worden niet automatisch doorgevoerd in je Dashboard saved config.
    Voor het dashboard maak ik zelf gebruik van 2 kolommen, dat betekent dat je wel zelf wat moet doen aan de breedte/hoogte van de subrapporten, dit kan via de ‘Plot Height/Width’ options van elk subrapport.

    De eigen gemaakte rapporten ben ik nog niet mee bezig geweest, maar als ik er mee bezig ga, stond de SR ook als eerste op mijn lijstje.

    1. Geldnerd

      Dank voor je aanvullingen! Ik maak zelf inderdaad ook altijd een lege ‘split’ bij de dividendbetalingen, om die transacties te koppelen.

    2. Dennis

      Beste allen,

      Het lukt mij niet om bij gebruik van rapporten standaard mijn eigen configuratie te laten openen. Rapporten worden altijd met de default config geopend van GnuCash, ookal heb ik een eigen config opgeslagen. Weet iemand misschien hoe ik dit kan instellen? Nu moet ik namelijk telkens handmatig mijn eigen rapport config laden.

      Alvast hartelijk dank!

Reageren is niet mogelijk.