‘Klooien’ met spreadsheets

Afgelopen weekend heb ik weer ouderwets een paar uur zitten ‘klooien’ met mijn spreadsheets. Ik heb er eerder over geschreven en kreeg destijds gelukkig ook veel reacties van medestanders. Fijn gevoel om de sheets weer wat slimmer te maken.

De aanleiding was praktisch. Geldnerd had al een slimme persoonlijke administratie, die automatisch de gedownloade boekingen van de Rabobank verwerkte. Iets soortgelijks had ik ook voor onze bankrekeningen in het Verre Warme Land. Maar de gezamenlijke bankrekening van Geldnerd en Vriendin loopt bij de ABN AMRO en daarvoor had ik de automatische import macro nog niet aangepast. Dat was wel nodig, want nu Geldnerd en Vriendin weer samen in Nederland wonen is dit de meestgebruikte rekening geworden. Ik heb alles nog een slagje makkelijker gemaakt, de macro verplaatst ook automatisch het bestand van de download-directory naar mijn archief. Ik hoef dus helemaal niks meer handmatig te doen.

Ook heb ik de spreadsheet nu zo ingericht dat ik de uitgaven nu per grootboekrekening  per maand zie. Ik wat beter kijken naar seizoensinvloeden, en kijken of ik zinvol van een jaarvergoeding naar een maandbetaling kan overstappen.

Binnenkort komt er nog een klusje aan. De integratie van mijn kasboek in de administratie-spreadsheet. Maar dat heeft nu even geen haast.

Heb jij onlangs nog fijn zitten sleutelen aan een spreadsheet? En wat heb je gebouwd?

Kruisrekeningen en Mijn Creditcard

Een speciale groep rekeningen in mijn administratie zijn de ‘Kruisrekeningen’, groep 9000 aan de uitgavenkant en 900 aan de inkomstenkant. Deze zijn een ‘spiegel’ van elkaar en gebruik ik voor de zogenaamde ‘Kruisposten’.

Als ik bijvoorbeeld geld overmaak van mijn lopende rekening naar een spaarrekening, dan kom ik het bedrag twee keer tegen. Eén keer op het afschrift van de lopende bankrekening, en één keer op het afschrift van de spaarrekening. Maar het is geen uitgave of inkomst in de zin van mijn vermogen, het geld blijft ‘binnen’. Door de debetboeking op 9000 te zetten en de creditboeking op 900, bereik ik dat. Het is ook een goed controlemiddel. Rekening 9000 en rekening 900 moeten altijd hetzelfde bedrag tonen. Tegenover iedere boeking op 9000 staat een boeking op 900, en andersom.

Ik gebruik deze groep ook voor andere dingen waar nog iets tegenover moet staan. Zo heb ik een Derdenrekening Privé. Als ik bijvoorbeeld samen met iemand uit ga eten, en we kiezen ervoor om de rekening te delen, dan komt het voor dat ik het hele bedrag betaal. De ander maakt het restant dan aan mij over. Wat ik dan in mijn administratie doe is de betaling in twee delen splitsen. Mijn helft boek ik op de uitgavenrekening voor Horeca. De andere helft boek ik op de Uitgavenrekening Derden Privé. Zodra de ander het geld aan mij overmaakt boek ik die betaling op de Inkomstenrekening Derden Privé. Ook deze rekeningen moeten dus altijd hetzelfde bedrag tonen. En sinds ik dit zo doe vergeet ik nooit meer wie er mij nog geld schuldig is.

Soms moet ik iets doen voor mijn werk wat ik dan kan declareren. Hiervoor gebruik ik de Derdenrekening Zakelijk (declaraties). Het werkt hetzelfde. Mijn uitgave boek ik op de Uitgavenrekening Derdenrekening Zakelijk. Zodra mijn baas me terugbetaalt boek ik die betaling op de Inkomstenrekening Derden Zakelijk. Ook deze rekeningen moeten altijd met elkaar in evenwicht zijn, en ik vergeet nooit meer om iets te declareren.

Ook voor de uitgaven op mijn creditcard heb ik iets bedacht. Mijn bank boekt dat bedrag in een keer maandelijks van mijn rekening af. Maar soms zitten daar wel 10 verschillende posten in, zeker als ik op vakantie ben geweest. Ik houd gedurende de maand precies bij wat ik met mijn creditcard doe. Die afzonderlijke boekingen zet ik ook alvast in mijn spreadsheet, met het juiste rekeningnummer. Zodra de bank het heeft afgeboekt, vervang ik die ene bankboeking door al die afzonderlijke creditcardbetalingen die ik gedurende de maand heb bijgehouden. En daar heb ik uiteraard een macro voor gebouwd.

Soms denk ik dat ik een beetje ben doorgeschoten in mijn administratiedrift. Wat denk jij?

Excel versus Calc

Ik ben geen grote fan van Microsoft, dat is de vaste lezers inmiddels wel bekend. Dit ondanks mijn liefde voor macro’s in Excel. Maar bij alle organisaties waar ik gewerkt heb was (is) de software van dit bedrijf wel de standaard. Dus ik moet er wel mee werken. En ook thuis staat een laptop met Windows en Office.

De afgelopen jaren heb ik een fijne collectie spreadsheets opgebouwd. In Excel. En daarbij maak ik veel gebruik van macro’s in Visual Basic. Die helpen mij om efficiënt en effectief mijn financiën bij te houden. Vooral de beleggingsspreadsheet is behoorlijk uitgebreid, daar zit meer dan 100 kilobyte (zeg maar 100.000 tekens) aan zelfgebouwde programmacode in.

Office is mij langzaam maar zeker een doorn in het oog aan het worden. Microsoft wil ons liefst allemaal een jaarabonnement aansmeren. Daar houd ik niet zo van. En het is ook erg gesloten. Daar houd ik ook niet zo van. Wat ik zie en lees over Windows 10 maakt mij ook niet blij. Privacy, problemen met updates die je niet tegen kunt houden. Wie wordt daar nou gelukkig van?

Zoals ik eerder al schreef ben ik me wat verder gaan verdiepen in LibreOffice versie 5 en dat valt me helemaal niet tegen. De afwerking van de gebruikersinterface van Calc (de spreadsheet van LibreOffice) is wat ‘ruwer aan de randjes’ dan Excel. Maar mijn ‘normale’ spreadsheets laden en werken zonder problemen. Maar dat geldt helaas niet voor de macro’s. Voor de mede-nerds: Veel commando’s zijn hetzelfde maar de manier van objecten definiëren is in LibreOffice Basic heel anders dan in Visual Basic, wat Excel gebruikt. Ook is LibreOffice wat minder ‘vergevingsgezind’ dan Excel. Je moet je strak aan de syntax houden.

Dus ik moet het nodige ‘ombouwen’, al zijn grote stukken code gelukkig met weinig aanpassingen herbruikbaar. Lastig is dan wel dat er over LibreOffice minder documentatie en minder actieve gebruikersfora beschikbaar zijn dan over Excel en Visual Basic. Ik moet dus iets meer het wiel zelf uitvinden. Maar dat is ook wel weer een leuke uitdaging,

Mijn Financiële Administratie en mijn Meerjarensheet zijn inmiddels succesvol omgezet naar LibreOffice, dat kostte maar een paar dagen (inclusief het leren van de verschillen). Die werken nu naar volle tevredenheid. En ik ben begonnen aan mijn Beleggingsspreadsheet. Dat zal nog wel een aantal maanden duren voordat ik die helemaal operationeel heb. Zeker omdat ik tussentijds ook de beleggingsspreadsheet in Excel ‘upgrade’ om de lessen van het afgelopen jaar te verwerken. Maar als de migratie naar LibreOffice klaar is, dan wordt mijn afhankelijkheid van Microsoft ook wel een stuk minder.

Microsoft Office of LibreOffice, wat doe jij?

Ik ♥ Macro’s – Voorcoderen

In een eerdere post heb ik geschreven over mijn liefde voor Macro’s in Excel, en hoe ik daarmee het importeren van mijn boekingen in mijn administratie makkelijker heb gemaakt. Onlangs heb ik nog een andere Macro toegevoegd, Voorcoderen.

Zodra een boeking in mijn administratie staat, wil ik dat deze meegeteld wordt in het juiste bakje. Daarvoor heb ik mijn Grootboek. Voor iedere boeking zet ik het nummer van de juiste grootboekrekening, en Excel rekent dan automatisch door hoeveel ik in totaal doorgegeven heb in die categorie.

In het verleden deed ik dat handmatig. En omdat ik zoveel mogelijk betalingen zonder cash doe, ging het vaak wel om 40 of 50 regels die ik door moest. Gelukkig ken ik mijn grootboek grotendeels uit mijn hoofd, dus ik hoefde niet vaak iets op te zoeken. Maar toch… Het merendeel van mijn boekingen zijn vaste uitgaven, of uitgaven die veelal op dezelfde plek plaatsvinden en dus vaak voorkomen. De hypotheek, gas, water, elektra, mobiele telefoon, maar ook de supermarkt.

Daarom heb ik een tweede Macro gebouwd, Voorcoderen. Hiervoor gebruik ik een tabel waarin ik kenmerken van boekingen zet. Bijvoorbeeld de tegenrekening, de naam van de tegenpartij of (delen van) de omschrijving. Mijn macro vergelijkt de nieuwe boekingen met de gegevens in deze tabel. Zodra er een ‘match’ is zet de Macro het juiste rekeningnummer voor de boeking. Op deze manier wordt meer dan 90% van mijn boekingen automatisch gecodeerd.

Ben ik een nerd of niet?

Ik ♥ Macro’s – Importeren

Beetje nerd ben ik wel. Ik heb al vaker geschreven dat ik dol ben op spreadsheets, en dat ik werk met Excel. En Excel ondersteunt Visual Basic, een relatief eenvoudige programmeertaal waarmee je macro’s kunt bouwen. Een macro is een klein computerprogrammaatje, met als taak om de gebruiker te ondersteunen, bijvoorbeeld door de automatisering van een aantal handelingen.

Door de jaren heen heb ik een aantal vaste handelingen binnen mijn administratie op die manier geautomatiseerd.

Zo was er het importeren van mijn boekingen. Bij mijn bank download ik een TXT file. Die bestaat uit platte tekst, met komma’s tussen de velden. Ik sla de file op in een vaste directory, en voeg de datum van downloaden toe aan de naam.

Die file importeer ik in Excel. Daarvoor moest ik iedere keer een aantal schermpjes door. Daarna stond de data netjes in de spreadsheet in opeenvolgende kolommen. Maar daarmee was ik er nog niet.

De bedragen hadden namelijk puntjes in plaats van komma’s tussen de Euro’s en de centen. Mijn Excel werkt met komma’s, dus alle puntjes in de bedragen moesten door komma’s vervangen worden. Maar de bedragen werden door Excel ook als ‘platte tekst’ beschouwd. Daar kun je niet mee rekenen, dus ik moest Excel vertellen dat de betreffende kolom cijfers bevat.

Het was allemaal niet veel werk, een paar minuten per keer, maar het is wel saai. Dus heb ik hiervoor een Macro gebouwd. Nu staat er in mijn Administratie een knop ‘Importeer Bank’. Als ik daar op klik, vraagt Excel mij om de datum (als default staat daar de datum van vandaag, dat is meestal ook de goede). Zodra ik de datum bevestig opent Excel automatisch het bestand en voert alle handelingen uit die ik voorheen handmatig deed. Het duurt maar een paar seconden, en dan zijn mijn boekingen klaar voor de volgende stap…

Inmiddels ben ik ook begonnen om mijn macro’s om te bouwen naar LibreOffice. Omdat ik een alternatief wil hebben voor Microsoft.

Werk jij met Macro’s? En zo ja, welke?

Digitale Enveloppen

Naar aanleiding van een recente blogpost van Minimaal Leven ben ik weer eens wat meer gaan lezen over het enveloppensysteem. Het is een ‘uitvinding’ van de Amerikaanse financiële goeroe Dave Ramsey. Ik heb wel eens wat boeken van hem gelezen, erg Amerikaans maar er staan wel goede tips in.

Een van zijn ‘uitvindingen’ is dus het Enveloppen-Systeem. Veel anderen hebben er al over geschreven, ondermeer BudgetMoments, N(euro)otje en Martin Gijzemijter. Hoe het in elkaar zit ga ik dus maar niet herhalen, dat is al vaak genoeg gebeurd.

Voor mij werkt het niet. Ik houd echt niet van cash geld, ondanks alle verhalen en waarschuwingen over elektronisch betalen. Alle respect voor mensen die het wel doen en voor wie het wel werkt. Maar voor mij dus niet.

Toch is mijn eigen systeem niet zo heel anders. Ik doe aan heel strak cash flow management. Zoveel mogelijk reguliere uitgaven gaan via automatische incasso. Dat zorgt voor voorspelbaarheid en betekent dat ik er minder naar hoef om te kijken. Mijn administratie houdt zelf in de gaten of deze organisaties niet teveel of te vaak afboeken, en waarschuwt mij als dat zo is (lang leve Excel).

Voor alle andere uitgaven, bijvoorbeeld boodschappen en vervoerskosten, heb ik een maandbudget. Iedere maand, zodra het salaris betaald is, check ik wat de verwachte cash flow voor de komende maand is. Dat bedrag laat ik op mijn lopende rekening staan. De rest gaat zonder pardon naar mijn ‘bufferrekening’, de (helaas slecht renderende) spaarrekening die gekoppeld is aan mijn lopende rekening. Ik behandel mijn lopende rekening dus als de envelop, daar staat alleen op wat ik die maand verwacht nodig te hebben.

Ik mag rood staan op mijn lopende rekening, dus als het mis gaat is er niet direct een probleem. De roodstand rente is dan een goede ‘straf’ omdat ik niet goed gepland heb. Maar dat komt steeds minder vaak voor, gelukkig. En als ik echt een onbedwingbare neiging heb om iets te kopen of er is toch een onverwachte uitgave, dan kan ik desnoods snel het geld van de bufferspaarrekening overboeken. Maar dat is dus wel een (in de praktijk erg effectieve) drempel. En via de app van mijn bank kan ik op elk moment zien hoeveel er nog in mijn digitale envelop zit.

Overigens is deze spaarrekening niet ‘de buffer’. Op de bufferspaarrekening staat maximaal € 3.500 (de ‘NIBUD-buffer’). De echte buffer van 6 maandinkomens staat op een beter renderende, maar wel vrij toegankelijke, spaarrekening elders.

Gebruik jij het enveloppensysteem?

Einde van de inhoud

Geen pagina's meer om te laden

Nieuwere berichten
Oudere berichten