Ode aan de scanner

Een aantal jaren geleden hadden we een probleem. De kast in onze studeerkamer was vol. Een rij ordners met Belangrijke Papieren. Facturen, contracten, correspondentie, bankafschriften, van alles en nog wat. Dus er moest een nieuwe kast bijkomen.

Of toch niet? Eigenlijk wilden we helemaal geen extra ruimte opofferen aan nog een kast. Maar toen we door al die papieren heen gingen konden we ook nog niet al te veel weggooien. Ja, wat stapeltjes oude (en al lang betaalde) facturen. Maar dat was het wel.

Op mijn werk waren we destijds bezig met een groot digitaliseringsproject. Het hele papieren archief werd door de scanner heen gedraaid en kwam elektronisch beschikbaar. Zo kwamen we op het idee om dat thuis ook te gaan doen.

Zo gezegd, zo gedaan. Er werd een scanner gekocht (met document-invoer, zodat we niet pagina voor pagina op de scanner hoefden te leggen). En een shredder. Want het project zou natuurlijk pas wat opleveren als we al het gescande papier ook echt de deur uit zouden doen. Dat deden we liefst wel in kleine snippers…

Het was nog best wel een klus. De eerste keer hebben we er een deel van onze kerstvakantie aan opgeofferd. Maar de kast die steeds leger werd (en de vuilniszakken die steeds voller werden) motiveerden ons wel.

Sindsdien is het een kwestie van bijhouden. Dat wordt ook steeds makkelijker, want veel bedrijven en overheden bieden de afgelopen jaren ook de optie aan om je post digitaal te ontvangen. Handig, dat scheelt scannen! Zodra het ergens digitaal kan, doe ik het. Tegenwoordig heb ik bijna geen papier meer in huis. Mijn diploma’s, die wel. En een paar contracten. Het past in één mapje.

Het scan-project zorgde wel voor iets anders. Er moest ook een back-up komen. Want al die gedigitaliseerde papieren kwijtraken leek me nog steeds geen goed idee. Maar over mijn back-up obsessie schrijf ik nog wel een andere keer.

Hoe papierloos ben jij?

Mijn Grootboek, mijn leven…

Eigenlijk best een dramatische titel. Maar zo voelt het wel. Mijn Grootboek, het hart van mijn financiële administratie, is een reflectie van mijn leven, en verandert mee als er dingen veranderen in mijn leven. Ik moest er aan denken naar aanleiding van een reactie van Petra op mijn post over de financiële administratie.

Even voor de administratieve leken: Een grootboekrekening is een verzameling van gelijke uitgaven- of inkomstenposten. Strikt genomen is mijn grootboek geen grootboek, maar ik noem het lekker toch zo. Ik onderscheid in mijn grootboek de volgende groepen:
1000 Woonlasten
1200 Financiën en Zorg
1400 Mobiliteit en Vervoer
1600 Telecom en Internet
1800 Huishouden en Voeding
2000 Abonnementen en Lidmaatschappen
2200 Inrichting en Elektronica
5000 Luxegoederen en Diensten
5500 Hobby’s
6000 Reizen, Vakanties en Recreatie
8000 Kasgeld en Overige

Misschien niet helemaal logische volgorde, maar zo is het ontstaan. Er hebben in het verleden ook nog wel andere groepen tussen gezeten, maar die gebruik ik niet meer. In iedere groep heb ik dan weer subrekeningen voor specifieke uitgaven of inkomsten. De groep 1000 Woonlasten heeft bijvoorbeeld de volgende rekeningen:
1010 Hypotheek
1015 Hypotheek Banksparen
1020 Servicekosten
1030 Energie
1040 Water en Waterschap
1050 Gemeente
1060 Huur
1065 Huur Opslagruimte
1099 Overig

Ik probeer dit schema zo constant mogelijk te houden, om jaren met elkaar te kunnen vergelijken. Maar de werkelijkheid is dat dit schema mee verandert met grote veranderingen in mijn leven. Ik heb bijvoorbeeld jarenlang in een koopappartement gewoond. In de woonlasten had ik dus een rekening voor de hypotheekbetalingen, en eentje voor de servicekosten die ik betaalde aan de Vereniging van Eigenaren. Maar na mijn echtscheiding ben ik verhuisd naar een huurappartement. Dus heb ik een rekening voor de maandelijkse huur toegevoegd.

Idem bijvoorbeeld met nieuwe hobby’s die ik oppak. Als er serieuze uitgaven aan verbonden zijn, dan krijgt de hobby een eigen ‘rekening’ in de groep 5500.

Hoe je het rekeningschema precies inricht is helemaal vrij. Wat ik belangrijk vind, is dat het een reflectie is van je leven en van je uitgavenpatroon. Ik heb in elke groep een rekening ‘Overig’ (altijd de laatste met nummer XX99). Het budget voor die rekening is altijd 0. En zodra ik zie dat er meerdere boekingen op die rekening komen te staan, is het tijd om te onderzoeken wat die boekingen inhouden. Want misschien gebeurt er dan iets structureels wat een eigen rekening nodig heeft.

Hoe ziet jouw grootboek eruit?

Financiële Administratie

In een van mijn eerste blogjes heb ik al verteld over hoe ik ben begonnen met mijn financiële administratie. Gewoon in een spreadsheet. Die spreadsheet heb ik steeds verder doorontwikkeld, en ieder jaar start ik in een nieuwe, lege kopie. Maar de essentie is nog steeds hetzelfde.

Het belangrijkste tabblad is Boekingen. Daar staan de afzonderlijke boekingen, die ik elke paar weken download vanuit het Internetbankieren van mijn bank en importeer in de administratie. Voor iedere boeking voeg ik zelf een lege kolom toe, waarin ik mijn ‘rekeningnummer’ zet. Ik heb een redelijk uitgebreid rekeningschema, waarover meer in een andere blogpost.

Naast ‘Boekingen’ staat het tabblad ‘Grootboek’. Hierop staan al mijn grootboekrekeningen onder elkaar genoemd. Per grootboekrekening heb ik een aantal kolommen:

  • Uitgaven YTD (Year To Date): alle uitgaven die ik tot op dit moment in het jaar op deze post geboekt heb. Het is de SOM.ALS optelling van alle bedragen op de spreadsheet ‘Boekingen’ waar ik dit grootboeknummer in de eerste kolom heb gezet.
  • Jaarbudget: Het totale budget wat ik mijzelf voor het hele jaar op deze post heb gegeven.
  • Budget YTD: Het deel van het budget dat ik tot op vandaag had mogen gebruiken.
  • Budget – Uitgave YTD: Het verschil tussen wat ik tot vandaag had gebudgetteerd en wat ik tot op vandaag heb uitgegeven. Als dit negatief is, dan heb ik meer uitgegeven dan tot nu toe mocht. Niet altijd een ramp, maar dan kijk ik altijd wel even hoe dat komt.

Het derde tabblad is de ‘Jaarrekening’. Dit is een heel korte, met de cijfers samengevat per groep van grootboekrekeningen. Dus het totaal voor Woonlasten, het totaal voor Vervoerskosten, het totaal voor Huishoudelijke uitgaven, het totaal voor Luxe. Ook hier staat Budget en Werkelijke uitgaven naast elkaar, zodat ik snel kan zien hoe ik in de verschillende categorieën sta ten opzichte van mijn budget. Naast de uitgaven staan de inkomsten, ook Budget en Werkelijk naast elkaar.

Het laatste tabblad is ‘Cashflow’. Hier staat per maand aangegeven wat mijn vaste lasten zijn, en op welke datum ze van mijn bankrekening worden afgeschreven. Ook bijzondere grote uitgaven plan ik hierin, zoals bijvoorbeeld het bedrag dat ik jaarlijks naar de Belastingdienst mag overmaken, of dure lidmaatschappen/abonnementen die ik één keer per jaar moet betalen. Op deze manier kan ik ervoor zorgen dat er altijd voldoende, maar niet teveel geld op mijn lopende rekening staat. Ook mijn inkomsten staan hierin gepland, met hun datum.

In volgende postjes vertel ik nog wel meer over hoe ik om ga met bijzondere situaties.

Hoe simpel of ingewikkeld ziet jouw administratie eruit?

Mijn wekelijkse finance-moment

Het is een ritueel, een gewoonte. Normaal ben ik daar niet zo van, maar dit is echt een gewoonte die er ingesleten is. Mijn zaterdagochtend administratie momentje.

Lekker kopje koffie (een van mijn ‘guilty pleasures’), laptop opstarten. Even inloggen bij mijn beleggingen. Het wekelijkse rapportje downloaden en verwerken in mijn beleggingsspreadsheet. Vroeger ging dat verwerken met de hand en kostte dat wel een kwartiertje. Nu heb ik het volledig geautomatiseerd dankzij mijn voorliefde voor Visual Basic en Excel, waarover vast nog een keer meer in andere blogposts.

201510 Kopje Koffie

Ik neem alle post door die gedurende de week is binnengekomen. Papier, maar ook e-mail. Meestal probeer ik het direct af te handelen. Daarna, niet iedere week maar wel elke paar weken, de bank. Voor binnengekomen rekeningen zet ik de betaling alvast klaar, zodat ze net voor de vervaldatum automatisch betaald worden. Toch altijd even kijken of er nog verrassingen zijn qua in- of uitgaande boekingen. Zelden, gelukkig. Ik houd mijn banksaldo op de lopende rekening zo laag mogelijk. En elke paar weken download ik alle nieuwe boekingen (volgens mij hebben alle banken die optie inmiddels wel in hun internetbankieren zitten) en verwerk ik die in mijn administratie. Dan ben ik weer bij.

Alle rekeningen en andere relevante post wordt door mij gescand. Ik bewaar alleen het hoogst noodzakelijke op papier. De rest bewaar ik alleen elektronisch. Dat ruimt lekker op en ik kan het gemakkelijk terugvinden in mijn elektronisch archief. Ook daarover vast nog wel een keer meer, want mijn eigen ICT is ook wel een beetje een obsessie….

Dit zaterdagochtend moment is een van mijn weinige echt vaste gewoontes. Al jarenlang. Het zorgt dat ik overzicht houd en dat geeft me rust. En langzaam maar zeker heeft het me ook een schat aan gegevens opgeleverd die me helpen om mijn eigen financieel management verder te verbeteren.

Nog zo’n vaste gewoonte: nadat ik alles heb bijgewerkt maak ik even een back-up. Kost een paar minuten, maar het zorgt er wel voor dat ik gerust slaap.

Wat zijn jouw vaste gewoontes rond financiën?

Ik ♥ SOM.ALS

Mijn eerste blog begon er al mee. Ik maak voor mijn administratie gebruik van Microsoft Excel. Dat doe ik al sinds het begin, gewoon omdat ik het beschikbaar had. Het had natuurlijk net zo goed LibreOffice Calc kunnen zijn, of Apple Numbers, of iets anders. En mijn favoriete functie binnen Excel is SOM.ALS.

De Excel ‘SOM.ALS’ functie wordt gebruikt om een totaal op te tellen van de ene kolom, als in een andere kolom aan een voorwaarde wordt voldaan. Het is de basis van mijn persoonlijke administratie in Excel. In LibreOffice/OpenOffice heet deze functie overigens ook SOM.ALS. In de Engelstalige versie heet het SUMIF.

Een uitsnede van mijn administratie:

SOMALS

In mijn werkblad ‘Boekingen’ bevat kolom A mijn ‘code’, de categorie (grootboekrekening) waarop de uitgave geboekt moet worden. Als die code overeenkomt met de code in cel A37 (in dit geval 1420, de code voor Brandstof voor mijn auto) dan moet de waarde uit kolom F (het bedrag) opgeteld worden.

Wat Excel hiermee doet is keurig al jouw boekingen langslopen en bij elkaar optellen wat er in bakje ‘1420’ thuishoort’. Vervolgens voor bakje ‘1430’, enzovoorts. Lekker makkelijk. Supersnel zie je wat je in de verschillende categorieën uitgegeven hebt.

En dat was de eerste keer best wel pijnlijk. Het is me vooral bijgebleven hoeveel geld we uitgaven aan de categorie ‘Luxe’. Dat was dan ook de eerste categorie die we verder zijn gaan analyseren. Maar daarover later meer.

Tegenwoordig hebben veel banken het makkelijker gemaakt om inzicht in je uitgaven te krijgen, door vergelijkbare functies toe te voegen aan hun internetbankieren. Ik ben dat zelf nooit gaan gebruiken. Allereerst uit privacy-overwegingen (ik vind dat mijn bank daar niks mee te maken heeft), maar ook omdat ik in mijn eigen spreadsheet veel meer mogelijkheden heb.

Hoe doe jij je administratie? Met een spreadsheet? Of gewoon in een schrift? Of met speciale software? De meeste mensen doen helemaal niets, vrees ik…

Haat/liefde met het kasboek

Weten wat er in komt en wat er uit gaat. Het is volgens mij de basis van iedere methodiek om je financiën op orde te houden. En dat is een stuk makkelijker geworden met internetbankieren en pinnen. <simplificatie>Je downloadt je boekingen en stopt ze in een spreadsheet. Klaar</simplificatie>.

Maar de meeste mensen gebruiken ook nog behoorlijk wat cash geld. Er zijn zelfs mensen die zweren bij kasgeld, vanuit de gedachte dat het dan makkelijker is om je aan een budget te houden (als de portemonnee leeg is, is het budget op). Zelf ben ik niet van die stroming, maar ik merkte wel dat ik nog best wat cash uitgaf. Waar ging dat geld naartoe?

Tsja. En dan moet je eraan geloven. Een kasboekje. Ik heb me er lang tegen verzet. Maar het bleef knagen. En uiteindelijk ben ik er ook mee begonnen. Eerst op papier, een klein notitieboekje. Maar dat was te arbeidsintensief, want ik wilde het uiteraard wel in mijn spreadsheet hebben. Dus zat ik ieder weekend mijn uitgaven over te tikken. Later een app, op mijn smartphone. Iedere week exporteerde ik de boekingen vanuit die app naar mijn spreadsheet. Het beeld was compleet.

Maar ja, soms vergat ik wel eens iets te noteren. En dan de frustratie als het saldo in dat kasboekje niet klopte met wat er in mijn portemonnee zat. Grrrr… En ook die meewarige blikken uit je omgeving wanneer je weer een uitgave aan het intikken was. Nee, helemaal gemakkelijk voelde het toch niet. Toch heb ik het een aantal jaren volgehouden. En het heeft me geholpen om een aantal sluipende kleine uitgaven te identificeren en te verminderen.

Nu doe ik alweer een tijdje zonder kasboek. Ik heb wel mijn gebruik van cash geld fors teruggebracht, en probeer zoveel mogelijk (ook kleine uitgaven) te pinnen. Maar soms knaagt het weer. Hij komt er weer aan, het kasboek. Ik voel het.

Hoe ga jij om met cash geld?

Einde van de inhoud

Geen pagina's meer om te laden

Nieuwere berichten
Oudere berichten