Geldnerd.nl

Bloggen over persoonlijke financiën

Financiële Administratie

In een van mijn eerste blogjes heb ik al verteld over hoe ik ben begonnen met mijn financiële administratie. Gewoon in een spreadsheet. Die spreadsheet heb ik steeds verder doorontwikkeld, en ieder jaar start ik in een nieuwe, lege kopie. Maar de essentie is nog steeds hetzelfde.

Het belangrijkste tabblad is Boekingen. Daar staan de afzonderlijke boekingen, die ik elke paar weken download vanuit het Internetbankieren van mijn bank en importeer in de administratie. Voor iedere boeking voeg ik zelf een lege kolom toe, waarin ik mijn ‘rekeningnummer’ zet. Ik heb een redelijk uitgebreid rekeningschema, waarover meer in een andere blogpost.

Naast ‘Boekingen’ staat het tabblad ‘Grootboek’. Hierop staan al mijn grootboekrekeningen onder elkaar genoemd. Per grootboekrekening heb ik een aantal kolommen:

  • Uitgaven YTD (Year To Date): alle uitgaven die ik tot op dit moment in het jaar op deze post geboekt heb. Het is de SOM.ALS optelling van alle bedragen op de spreadsheet ‘Boekingen’ waar ik dit grootboeknummer in de eerste kolom heb gezet.
  • Jaarbudget: Het totale budget wat ik mijzelf voor het hele jaar op deze post heb gegeven.
  • Budget YTD: Het deel van het budget dat ik tot op vandaag had mogen gebruiken.
  • Budget – Uitgave YTD: Het verschil tussen wat ik tot vandaag had gebudgetteerd en wat ik tot op vandaag heb uitgegeven. Als dit negatief is, dan heb ik meer uitgegeven dan tot nu toe mocht. Niet altijd een ramp, maar dan kijk ik altijd wel even hoe dat komt.

Het derde tabblad is de ‘Jaarrekening’. Dit is een heel korte, met de cijfers samengevat per groep van grootboekrekeningen. Dus het totaal voor Woonlasten, het totaal voor Vervoerskosten, het totaal voor Huishoudelijke uitgaven, het totaal voor Luxe. Ook hier staat Budget en Werkelijke uitgaven naast elkaar, zodat ik snel kan zien hoe ik in de verschillende categorieën sta ten opzichte van mijn budget. Naast de uitgaven staan de inkomsten, ook Budget en Werkelijk naast elkaar.

Het laatste tabblad is ‘Cashflow’. Hier staat per maand aangegeven wat mijn vaste lasten zijn, en op welke datum ze van mijn bankrekening worden afgeschreven. Ook bijzondere grote uitgaven plan ik hierin, zoals bijvoorbeeld het bedrag dat ik jaarlijks naar de Belastingdienst mag overmaken, of dure lidmaatschappen/abonnementen die ik één keer per jaar moet betalen. Op deze manier kan ik ervoor zorgen dat er altijd voldoende, maar niet teveel geld op mijn lopende rekening staat. Ook mijn inkomsten staan hierin gepland, met hun datum.

In volgende postjes vertel ik nog wel meer over hoe ik om ga met bijzondere situaties.

Hoe simpel of ingewikkeld ziet jouw administratie eruit?

3 Comments

  1. Wat jij rekening noemt, noem ik categorieën. Ik heb ook een excel-spreadsheet, met op het eerste blad bovenaan een lijst met de uitgaven die elke maand terugkomen, en daaronder een lijst met uitgaven die wat onregelmatiger zijn, met daarbij dan de datum dat ik ze verwacht te gaan betalen (bijvoorbeeld een vakantie in mei, en een zorgverzekering in december voor het hele volgende jaar).

    Dan twaalf tabbladen voor elke maand, en voor elke maand “gewoon” de uitgaven die ik voor die maand verwacht. En dan update ik dat als ik die uitgaven echt gedaan heb.

    Ik heb ook nog een app waarin ik de uitgaven min of meer live bijhoud, daaruit haal ik de gegevens om te kijken naar wat ik echt uitgegeven heb, en die vergelijk ik dan met de planning voor die maand.

    Ik wil het vanaf 2016 iets gaan vereenvoudigen. Ik heb nu nog teveel categorieën, zit dan veel in te voeren, maar vind het achteraf eigenlijk niet interessant of mijn uitgaven aan kleding nu vanwege “schoenen” of vanwege “accessoires” waren. Dus dat soort subcategorieën kunnen wel weg.

    • Geldnerd

      21-10-2015 at 19:20

      Teveel categorieën, dat herken ik wel. Zelf heb ik op dit moment zo’n 90 rekeningen voor uitgaven en 18 voor inkomsten. Ik heb het anders opgelost. In Excel heb ik een macro geprogrammeerd die kijkt naar kenmerken van de boeking, zoals de naam van de tegenpartij, de tegenrekening en/of de omschrijving. Als de boeking aan de voorwaarden voldoet wordt ‘ie automatisch in de juiste categorie geplaatst. Inmiddels wordt op die manier meer dan 90% van mijn boekingen automatisch in de juiste categorie gestopt. Scheelt me veel werk. Daar zal ik nog wel eens een blog over schrijven.

      • Dat is handig, direct vanuit de download vanaf je bank. Ik heb alles hetzelfde, nehalve cashclow. Immers 1/12e is vaste last plus wat pro memorie.

        Categorieen , vervoer, enerie, huis, zorgkosten,, onderhoud,

        Die categorieen hebben een eigen tabblad en de totalen zie ik terug in het vaste lasten spreadsheet.
        Een voorblad voor het totaal, prive, overige inkomsten maar eerlijk gezegd, ik geloof dat allemaal wel.

Comments are closed.

© 2017 Geldnerd.nl

Theme by Anders NorenUp ↑