Blog over (financieel) bewust leven

Label: somals

Financiële Administratie

In een van mijn eerste blogjes heb ik al verteld over hoe ik ben begonnen met mijn financiële administratie. Gewoon in een spreadsheet. Die spreadsheet heb ik steeds verder doorontwikkeld, en ieder jaar start ik in een nieuwe, lege kopie. Maar de essentie is nog steeds hetzelfde.

Het belangrijkste tabblad is Boekingen. Daar staan de afzonderlijke boekingen, die ik elke paar weken download vanuit het Internetbankieren van mijn bank en importeer in de administratie. Voor iedere boeking voeg ik zelf een lege kolom toe, waarin ik mijn ‘rekeningnummer’ zet. Ik heb een redelijk uitgebreid rekeningschema, waarover meer in een andere blogpost.

Naast ‘Boekingen’ staat het tabblad ‘Grootboek’. Hierop staan al mijn grootboekrekeningen onder elkaar genoemd. Per grootboekrekening heb ik een aantal kolommen:

  • Uitgaven YTD (Year To Date): alle uitgaven die ik tot op dit moment in het jaar op deze post geboekt heb. Het is de SOM.ALS optelling van alle bedragen op de spreadsheet ‘Boekingen’ waar ik dit grootboeknummer in de eerste kolom heb gezet.
  • Jaarbudget: Het totale budget wat ik mijzelf voor het hele jaar op deze post heb gegeven.
  • Budget YTD: Het deel van het budget dat ik tot op vandaag had mogen gebruiken.
  • Budget – Uitgave YTD: Het verschil tussen wat ik tot vandaag had gebudgetteerd en wat ik tot op vandaag heb uitgegeven. Als dit negatief is, dan heb ik meer uitgegeven dan tot nu toe mocht. Niet altijd een ramp, maar dan kijk ik altijd wel even hoe dat komt.

Het derde tabblad is de ‘Jaarrekening’. Dit is een heel korte, met de cijfers samengevat per groep van grootboekrekeningen. Dus het totaal voor Woonlasten, het totaal voor Vervoerskosten, het totaal voor Huishoudelijke uitgaven, het totaal voor Luxe. Ook hier staat Budget en Werkelijke uitgaven naast elkaar, zodat ik snel kan zien hoe ik in de verschillende categorieën sta ten opzichte van mijn budget. Naast de uitgaven staan de inkomsten, ook Budget en Werkelijk naast elkaar.

Het laatste tabblad is ‘Cashflow’. Hier staat per maand aangegeven wat mijn vaste lasten zijn, en op welke datum ze van mijn bankrekening worden afgeschreven. Ook bijzondere grote uitgaven plan ik hierin, zoals bijvoorbeeld het bedrag dat ik jaarlijks naar de Belastingdienst mag overmaken, of dure lidmaatschappen/abonnementen die ik één keer per jaar moet betalen. Op deze manier kan ik ervoor zorgen dat er altijd voldoende, maar niet teveel geld op mijn lopende rekening staat. Ook mijn inkomsten staan hierin gepland, met hun datum.

In volgende postjes vertel ik nog wel meer over hoe ik om ga met bijzondere situaties.

Hoe simpel of ingewikkeld ziet jouw administratie eruit?

Ik ♥ SOM.ALS

Mijn eerste blog begon er al mee. Ik maak voor mijn administratie gebruik van Microsoft Excel. Dat doe ik al sinds het begin, gewoon omdat ik het beschikbaar had. Het had natuurlijk net zo goed LibreOffice Calc kunnen zijn, of Apple Numbers, of iets anders. En mijn favoriete functie binnen Excel is SOM.ALS.

De Excel ‘SOM.ALS’ functie wordt gebruikt om een totaal op te tellen van de ene kolom, als in een andere kolom aan een voorwaarde wordt voldaan. Het is de basis van mijn persoonlijke administratie in Excel. In LibreOffice/OpenOffice heet deze functie overigens ook SOM.ALS. In de Engelstalige versie heet het SUMIF.

Een uitsnede van mijn administratie:

SOMALS

In mijn werkblad ‘Boekingen’ bevat kolom A mijn ‘code’, de categorie (grootboekrekening) waarop de uitgave geboekt moet worden. Als die code overeenkomt met de code in cel A37 (in dit geval 1420, de code voor Brandstof voor mijn auto) dan moet de waarde uit kolom F (het bedrag) opgeteld worden.

Wat Excel hiermee doet is keurig al jouw boekingen langslopen en bij elkaar optellen wat er in bakje ‘1420’ thuishoort’. Vervolgens voor bakje ‘1430’, enzovoorts. Lekker makkelijk. Supersnel zie je wat je in de verschillende categorieën uitgegeven hebt.

En dat was de eerste keer best wel pijnlijk. Het is me vooral bijgebleven hoeveel geld we uitgaven aan de categorie ‘Luxe’. Dat was dan ook de eerste categorie die we verder zijn gaan analyseren. Maar daarover later meer.

Tegenwoordig hebben veel banken het makkelijker gemaakt om inzicht in je uitgaven te krijgen, door vergelijkbare functies toe te voegen aan hun internetbankieren. Ik ben dat zelf nooit gaan gebruiken. Allereerst uit privacy-overwegingen (ik vind dat mijn bank daar niks mee te maken heeft), maar ook omdat ik in mijn eigen spreadsheet veel meer mogelijkheden heb.

Hoe doe jij je administratie? Met een spreadsheet? Of gewoon in een schrift? Of met speciale software? De meeste mensen doen helemaal niets, vrees ik…

© 2020 Geldnerd.nl

Theme by Anders NorenUp ↑