Financiën op orde (5) – Het digitaal archief

Begin 2020 schreef ik een ‘basiscursus’ Financiën op Orde. Eén van de onderdelen ging over het bewaren van (financiële) documenten. Ik gaf daarbij (en in meerdere ander blogposts) aan dat ik vrijwel volledig papierloos werk en alles digitaal bewaar. Sindsdien krijg ik regelmatig de vraag hoe ik dat nou precies doe. Ik heb er destijds wel wat over geschreven, maar veel mensen hebben blijkbaar behoefte aan meer informatie over mijn aanpak. Vandaar nu een extra deel van ‘de cursus’, helemaal gewijd aan mijn digitale werkwijze.

Geldnerd kent mensen die zich nog steeds met hand en tand verzetten tegen zelfs de overgang naar een digitale agenda. Ze koesteren de multomappen in de kast met daarin hun papieren archief van de afgelopen jaren of zelfs decennia. Al dan niet netjes geordend. Een enkeling zal er af en toe vertederd doorheen bladeren. Al die oude rekeningen van de telefoon, al die oude brieven van de Belastingdienst. Deze mensen houden moedig vast aan papieren schijnzekerheden in het leven. En stilletjes (en af en toe vocaal) ergert Geldnerd zich ondertussen aan de grote stapel papier die ook Vriendin nog steeds met zich meesleept. Naar schatting 90% van de post die hier door de brievenbus valt is voor Vriendin. Haar kast in de werkkamer heeft een paar schappen vol met papieren. Geldnerd is digitaal en papierloos. Al heel lang.

Dus. Deel 5 van de gratis cursus die geen cursus is. Digitaal en Papierloos je administratie voeren!

Voordelen (en nadelen?)

Voor mij persoonlijk heeft een volledig digitale werkwijze alleen maar voordelen. Als je jouw digitale archief goed opzet is het veel gemakkelijker om iets terug te zoeken.

Het is ook makkelijker om een kopie te maken. Als back-up, maar ook voor andere doeleinden. Toen Geldnerd lang geleden ging scheiden, kostte het vijf minuten om ervoor te zorgen dat zowel Geldnerd als Ex een volledige kopie hadden van het gezamenlijke archief.

Daarnaast heeft een digitaal archief minder (kast)ruimte nodig en oogt het een stuk minder rommelig dan rondslingerende papieren.

Wel hoor ik soms van mensen dat ze het lastiger vinden om overzicht te houden in een digitale administratie. Een envelop op een bureau zie je immers liggen. Ik kan me dat voorstellen, maar met een goede gestructureerde werkwijze is het naar mijn eigen ervaring niet nodig om iets te zien liggen. Regelmaat is de truc.

Apart e-mail adres

Mijn advies is om een apart e-mail adres aan te maken voor alles wat met je administratie te maken heeft. Geldnerd zelf heeft verschillende domeinnamen, waaronder ook mijnachternaam.com. Mijn primaire mailadres is mijnvoornaam@mijnachternaam.com, maar ik heb bij mijn provider ook een mailadres administratie@mijnachternaam.com aangemaakt. Dat e-mail adres heb ik aan al mijn accounts bij al onze leveranciers gekoppeld. Banken, verzekeraar, abonnementen, webshops, alles. Ik heb dat gecombineerd met het in gebruik nemen van een wachtwoordmanager voor het veilig beheren van al mijn wachtwoorden en accounts. Het was één keer even een dagje werk, maar dan is het ook netjes op orde.

Bij de meeste internetproviders kun je, als onderdeel van jouw internetabonnement, verschillende adressen aanmaken. En een ‘gmail.com’ of ‘outlook.com’ (of een van de andere gratis providers) is natuurlijk ook zo aangemaakt. Zelf gebruik ik alleen nog adressen op eigen domeinen, zodat ik makkelijk van provider kan veranderen zonder mijn mailadressen kwijt te raken. Ik laat alle mail ook lokaal binnenkomen in het e-mail programma Thunderbird op mijn eigen laptop, zodat ik mijn mailarchief lokaal op mijn eigen schijf heb staan.

Alleen maar digitaal

Stel overal waar mogelijk in dat je post alleen digitaal wilt ontvangen op dat e-mail adres. Heel veel bedrijven en organisaties doen dat inmiddels al standaard. Maar nog niet iedereen. Het eerste jaar van digitaal werken zul je echt bij iedere envelop die op de deurmat ploft even actie moeten ondernemen. Inloggen in de online omgeving van de betreffende organisatie en zoeken naar de instelling om alleen maar digitale post te ontvangen. Al snel zul je merken dat de stroom papieren post minder wordt. Dat scheelt een hoop bomen en vervuiling voor productie en transport. Mocht je het nog niet gedaan hebben, activeer dan de berichtenbox van MijnOverheid. Dan kun je van vrijwel alle overheidsinstanties, lokaal, regionaal en landelijk, vrijwel alle post digitaal krijgen op één beveiligde plek.

Hoe bewaren?

Je kunt alle digitale post natuurlijk bewaren als mailtje in jouw mailbox in een mappenstructuur. Geldnerd zet het allemaal op zijn harddisk in een map ‘Archief’. Ik heb een simpele mappenstructuur, die nog gebaseerd is op de tabjes van mijn oude klappers. Voor de meeste mensen is dat waarschijnlijk een goede start.

En zorg ook voor consistente naamgeving. Ik heb in de map ‘Archief\Wonen\Energie\’ bijvoorbeeld de bestanden ‘GreenChoice – Jaarnota 2017.pdf’, ‘GreenChoice – Jaarnota 2018.pdf’, ‘GreenChoice – Jaarnota 2019.pdf’ en ‘GreenChoice – Jaarnota 2020.pdf’. Dan kun je wel raden wat de bestandsnaam wordt van de volgende jaarnota van mijn energieleverancier als ik die opsla…

Sowieso is PDF het handigste bestandsformaat om te gebruiken. Dat is ook het formaat waarin de meeste bedrijven en overheidsorganisaties hun officiële post verspreiden. Juridisch staat het al heel lang op hetzelfde niveau als een papieren document. Foto’s mogen overigens ook.

Papieren Post

Alle papieren post die nog binnenkomt en die je niet na lezing vernietigt: meteen scannen, en ook opbergen in die digitale mappen. Misschien heb je een printer thuis staan die kan scannen. Er zijn ook allerlei apps voor de mobiele telefoon die een foto van een papieren document om kunnen zetten in een PDF.

Op een iPhone kun je zelfs gewoon het icoon van de standaard Notities (Notes) app even vasthouden. Wanneer je dit doet verschijnt er een lijstje opties, waaronder ‘Scan Document’. Met deze tool kun je heel eenvoudig meerdere pagina’s scannen, jouw iPhone maakt er netjes een PDF van.

In Huize Geldnerd staat een MFC, een printer / scanner / copier die we vier jaar geleden gekocht hebben toen we hier gingen wonen. De scanner wordt vaker gebruikt dan de printer, pas ergens in het laatste kwartaal van 2020 was de minitoner op die destijds was bijgesloten in de doos. Ook hebben we een papierversnipperaar, documenten met persoonsgegevens of andere vertrouwelijke informatie verlaten ons huis in hele kleine snippertjes. Maar goed ik ben dan ook een beetje paranoïde….

Waar bewaren?

Met een papieren administratie heb je meestal geen keus. Die bewaar je thuis. In een kast, in een doos, of op een stapel ergens. Bij een digitale administratie valt er best wel wat te kiezen. De eerste logische plek is op de harde schijf van je eigen computer. Sommige mensen hebben een externe harde schijf. Of je kunt het ‘in de cloud’ bewaren. Geldnerd is geen voorstander van die laatste optie, want de cloud is gewoon de computer van iemand anders.

Wat wel verstandig is: zorg voor een reservekopie. Eentje die je regelmatig bijwerkt. In Huize Geldnerd gebeurt dat automatisch. Op mijn laptop staat software die elke dag mijn data meerdere malen synchroniseert met mijn eigen server. En die server synchroniseert iedere nacht via een beveiligde verbinding met een server op een andere locatie. Beide servers zijn ‘dubbel uitgevoerd’, met elk twee harddisks die voortdurend synchroniseren. Als er dus een schijf kapot gaat ben ik geen data kwijt. Maar goed, ik heb dan ook een back-up obsessie… Je kunt natuurlijk ook een externe harddisk kopen die je eens in de paar weken even aan je computer hangt om een kopie te maken. Het maakt niet uit hoe je een kopie maakt, als je er maar over nadenkt. Met een papieren archief ben je alles kwijt bij bijvoorbeeld een brand. Een digitaal archief is ook kwetsbaar als een harddisk kapot gaat. En dat risico is iets groter dan het risico op brand.

Mijn uitgangspunt is dat ik alles bewaar op een plek die ik zelf beheer. Dus mijn salarisbrieven staan niet alleen digitaal in het personeelssysteem van mijn werkgever. Ik krijg maandelijks op betaaldag een PDF-kopie in mijn mail. Dat kon ik in het systeem heel eenvoudig instellen. Want soms kun je de omgeving van een ander niet meer bereiken als er iets gebeurt (ruzie met je werkgever bijvoorbeeld), en dan ben je de toegang tot jouw informatie kwijt.

Hoe lang bewaren?

Daar heb ik eerder al eens een uitgebreide blogpost over geschreven. En jaarlijks loop ik ook mijn digitale archief even door en bepaal wat er weg kan. Het is onderdeel van mijn Eindejaarschecklist. Maar digitaal gooi ik weinig weg. Mijn archief met digitale salarisbrieven gaat helemaal terug tot het begin van mijn loopbaan.

Ik vind het nog steeds verbazingwekkend hoe weinig ruimte het eigenlijk nodig heeft. Mijn eigen archief gaat ongeveer terug tot het jaar 2000, en beslaat dus inmiddels zo’n 20 jaar van mijn leven. De totale omvang is minder dan 20 gigabyte. Iets dat met gemak op een harde schijf past.

Maak er een gewoonte van

Bij de evaluatie van mijn jaardoelen ben ik er ook al op ingegaan. Een doel is makkelijk te bereiken en vol te houden als het een gewoonte is. Sindsdien heb ik me iets meer verdiept in het verschijnsel ‘gewoonte’. Aanraders zijn wat mij betreft de boeken ‘Better Than Before’ van Gretchen Rubin en ‘Atomic Habits’ van James Clear.

Mijn financiële systeem en mijn digitale archief zijn voor mij succesvolle gewoontes. Wat je meet beïnvloedt wat je doet. Het meten van wat ik met mijn geld doe zorgt dat ik er beter mee om ga. Het meten van mijn gewicht, het bijhouden wat ik eet en het bijhouden wanneer en hoe ik sport, zorgt ervoor dat ik beter met mijn gezondheid omga. Meten wat je doet leidt tot zelfbewustzijn, en zelfbewustzijn zorgt voor zelfbeheersing. Ieder mens is natuurlijk anders, maar voor mij persoonlijk werkt het zo.

Plannen is een ander onderdeel van ‘gewoontes’ dat werkt voor mij. Ik houd mijn financiën al bijna twintig jaar bij, en toch staat er nog iedere zaterdagochtend een reminder voor in mijn digitale agenda. Ik plan ook het sporten, en alle andere dingen die ik belangrijk vind. Als iets in mijn agenda staat is het een afspraak. En ook afspraken met mijzelf vind ik belangrijk, het hoeft niet persé een afspraak met iemand anders zijn om te werken.

Het wekelijkse finance-moment is niet alleen bedoeld voor het downloaden van de banktransacties en beleggingsrapportage. Het is ook het moment dat ik alle administratieve mail en papieren post afhandel. De betalingen direct doe of ze voorprogrammeer bij mijn bank, enkele dagen voor de uiterste betaaldatum. Papieren scan en versnipper, en alle bestandjes die per e-mail binnen zijn gekomen op de juiste plek in mijn digitale archief opberg. Het klinkt als veel werk, maar de meeste weken kost het me minder dan een kwartiertje. Het gaat zo snel omdat ik het bijhoud en omdat ik een structuur heb gevonden die bij mijzelf past.

Welke werkwijze past bij jou? En hoeveel klappers en pakken tabbladen heb je straks over omdat (a) jouw archief digitaal is en (b) je die klappers en tabbladen natuurlijk in bulk aangeschaft hebt?

Eindejaarschecklist

  • Berichtcategorie:Administratie

Eind 2015 heb ik al eens geschreven over mijn Eindejaarschecklist. Een lijstje van acties die ik elk jaar uitvoer om het oude jaar administratief af te sluiten, en het nieuwe jaar weer schoon te beginnen. Het ontwikkelt zich mee met de manier waarop ik naar mijn financiën kijk. En is dus inmiddels heel anders dan destijds. Tijd voor een update…

Overigens begin ik altijd al in de loop van het jaar met een aparte notitie voor het volgende financiële jaar in mijn Evernote aantekenboek. Dit jaar is het documentje ‘Financieel Jaar 2021’ ergens in september aangemaakt. In dat documentje verzamel ik allerlei aantekeningen en mutaties die ik niet moet vergeten voor het nieuwe jaar. Aankondigingen van tariefsverhogingen, dingetjes die ik bij de jaarovergang wil veranderen in mijn spreadsheets, dingetjes die ik nog uit wil zoeken, enzovoorts. Dat document is elk jaar anders, de checklist heeft veelal vaste acties die ik af kan vinken.

Spreadsheets

Ik werk voor elk financieel jaar met een nieuwe versie van de administratiespreadsheet. Gewoon omdat dat eenvoudiger is, mijn administratie kan niet omgaan met verschillende boekjaren. Het zou ook vrij ingewikkeld zijn om ‘m daarvoor om te bouwen. Dat is dus anders dan mijn beleggingsspreadsheet (die alle beleggingen sinds 1 januari 2013 bevat) en mijn hypotheekspreadsheet (die de hele historie van onze hypotheek bestrijkt).

En ik heb ook nog mijn financiële dashboard, die ik aan het eind van elk kwartaal bijwerk. Overigens importeer ik daarbij ook gegevens uit mijn financiële administratie, dus ik heb op kwartaalbasis wel meerjarig zicht op mijn financiële uitgaven. En als ik het nodig vind dan maak ik meer gedetailleerde analyses, bijvoorbeeld van de uitgaven voor Hondje of de boodschappen.

Maar een aantal acties op mijn Eindejaarschecklist hebben dus betrekking op de administratiespreadsheet:

  • Maak een kopie van de administratiespreadsheet jaar T – 1 voor de Financiële Administratie jaar T.
  • Maak een kopie van de administratiespreadsheet jaar T – 1 voor de Gezamenlijke Administratie jaar T.
  • Werk de instellingen van de spreadsheets bij, inclusief de beginsaldi van de bankrekeningen en de voorzieningen [evaluatie van mijn potjessysteem].
  • Controleer en pas waar nodig de budgetten aan, met behulp van de informatie uit mijn Evernote-notitie.

Voor de gezamenlijke administratie moet ik vervolgens ook nog wat werkbladen kopiëren die meerjarig doorlopen. In de administratie van de gezamenlijke huishouding met Vriendin zit namelijk ook een tabblad met alle meterstanden van gas, water en elektra, en een tabblad met de berekeningen van onze maandelijkse bijdrage aan de gezamenlijke huishoudrekening.

In principe werk ik de administraties ieder weekend bij door de transacties te downloaden bij de bank en die te importeren. De eerste keer in het nieuwe jaar is dat altijd even opletten. Want de boekingen tot en met 31 december van het voorgaande jaar moeten in de oude administratiespreadsheet verwerkt worden, en de boekingen vanaf 1 januari moeten in de nieuwe administratiespreadsheet verwerkt worden. Dat vraagt eenmalig even wat handmatig knippen en plakken, maar dat is dus gelukkig maar één keer per jaar.

Beleggingen

Voor mijn beleggingen zijn er aan het einde van het jaar niet veel acties nodig.

  • Ik download altijd op 31 december of 1 januari de actuele rapportage bij mijn broker, en importeer die in mijn beleggingsspreadsheet. Dat is niet persé noodzakelijk, maar het maakt wel dat ik altijd rapportages per het einde van de kalenderjaren kan maken.
  • Daarnaast kijk ik altijd even naar de eindstanden en het rendement van verschillende indexes, zoals de AEX, S&P500 en MSCI World. Dat is vooral om te zien of het rendement van mijn portefeuille nog een beetje ‘de index volgt’.

Bij de bank

Ik betaal mezelf eerst. Zodra mijn salaris binnenkomt vindt er automatisch een groot aantal boekingen plaats. Naar de gezamenlijke huishoudrekening voor mijn bijdrage aan de hypotheekaflossing en aan de huishoudpot. Naar mijn beleggingsrekening voor de maandelijkse inleg. En naar mijn bufferspaarrekening voor de vulling van mijn potjes . Ook hebben we een paar maandelijkse boekingen voorgeprogrammeerd staan vanaf de gezamenlijke huishoudrekening, de bijdrage aan onze VVE en het abonnement voor de Uitlaatservice voor Hondje.

  • Als onderdeel van de Eindejaarschecklist controleer ik altijd even of alle automatische boekingen voor het komende jaar goed voorgeprogrammeerd staan, en voer indien nodig aanpassingen door.
  • Eentje ijlt er altijd na. Pas na de salarisbetaling van januari kan ik, op basis van de nieuwe nettosalarissen, de maandelijkse bijdrage aan de gezamenlijke huishouding berekenen voor Vriendin en mijzelf. Daar moet ik dan eind januari nog een maandelijkse overboeking voor aanmaken.
  • Ook controleer ik even of ik mijn bankafschriften en creditcardafschriften keurig voor elke maand gedownload heb, en heb opgeborgen in mijn digitale archief.

Die berekening van de huishoudbijdrage is overigens simpeler dan het klinkt. Ik vul onze beider netto salarissen in op het werkblad in de spreadsheet, en deze berekent automatisch wat we allebei moeten betalen. In ons samenlevingscontract hebben we afgesproken dat we de huishouding naar draagkracht betalen, gedefinieerd als naar verhouding van onze netto-salarissen. Niet-reguliere uitgaven als meubels en andere inventaris voor het huis, vakanties én de aflossing van de hypotheek doen we 50/50. Vakanties en inventarisaankopen verrekenen we altijd apart, die gaan niet uit het reguliere huishoudbudget. De maandelijkse aflossingen heb ik daar wel in verwerkt.

Eindejaarsschoonmaak

Verder doe ik aan het eind van het jaar altijd ook een ‘grote schoonmaak’ van mijn archieven. Ik ga door het archief op mijn server heen om te kijken of er dingen weg kunnen. Maar ook mijn kast in de werkkamer wordt helemaal leeggehaald en doorgelopen op dingen die weg kunnen. Papieren gaan door de shredder. Met een opgeruimde administratie, een opgeruimd hoofd, en een opgeruimde kast, aan het nieuwe jaar beginnen.

Vroeger scande ik aan het eind van het jaar ook alle papieren die binnengekomen waren gedurende het jaar. Dat is nu niet meer nodig. Veruit het meeste komt al digitaal binnen, en wordt ook meteen digitaal gearchiveerd. De enkele brief die er nog op papier binnenkomt wordt tegenwoordig meteen na binnenkomst al gescand en gearchiveerd. Dat is dus geen eindejaarsklusje meer.

Overigens zal ik binnenkort nog eens wat uitgebreider schrijven over mijn digitale archief, ik krijg er af en toe vragen over.

Kwartaalstanden

Het einde van het jaar is ook het einde van het vierde kwartaal van het jaar. En aan het eind van elk kwartaal werk ik mijn Financiële Dashboard bij en schrijf ik een kwartaalbericht. Dat doe ik dus ook aan het einde van het jaar.

Wat staat er niet op mijn Eindejaarschecklist?

Wat ik zelden doe aan het einde van het jaar: Kijken of ik ergens kan overstappen om goedkoper uit te zijn. Dat doe ik gedurende het jaar, als abonnementen bijna aflopen of er een specifieke aanleiding voor is. Zo heb ik in november naar mijn zorgverzekering gekeken en ben ik overgestapt naar AnderZorg. En eerder dit jaar heb ik onze andere verzekeringen bekeken en zijn we overgestapt naar een andere verzekeraar.

Heb jij een lijstje voor het einde van het jaar?

Papierstroom

  • Berichtcategorie:ICT

201610-shredderGeldnerd is een minimalist en ook wel een beetje een opruimfreak. Dat zegt Vriendin tenminste. En eigenlijk ben ik dat ook wel met haar eens. Maar ik werd dus wel getriggerd door de recente blog van Bespaarzuinig over hoe zij orde in haar administratie en poststroom houdt.

Mijn situatie is gelukkig iets eenvoudiger, maar ik heb er ook een systeem in. En dat is ook gekoppeld aan mijn voorliefde voor digitaal en papierloos, waar ik eerder over geschreven heb.

Ik heb maar één bakje: af te handelen post. Post die binnenkomt haal ik direct uit de envelop en ik bekijk welke actie nodig is. Reclame en andere onzin (en ook de envelop) gaan meteen weg. Eens per week doe ik de administratie, meestal op zaterdagochtend. Wat niet bewaard hoeft te worden gaat daarna door de shredder heen (privacy is belangrijk). De rest wordt daarna gescand en opgeslagen op de server. Met uiteraard een goede backup. Een enkele keer wordt er iets bewaard in de papieren ordner, maar dat is bijna nooit meer. Ik heb ook maar één ordner, meer heb ik niet nodig. Die ordner is niet eens halfvol. Dat ruimt vanzelf op. En ik heb een mapje met diploma’s.

Steeds meer leveranciers sturen niet eens meer papieren post, maar sturen facturen en dergelijke rechtstreeks per e-mail. Dat handel ik ook iedere zaterdag af, en ook die facturen worden in het elektronisch archief opgeborgen. Dat is nog minder werk. Overal waar ik de keuze krijg, kies ik ook direct voor digitaal.

Hoe ga jij om met de papieren stroom?

Ode aan de scanner

Een aantal jaren geleden hadden we een probleem. De kast in onze studeerkamer was vol. Een rij ordners met Belangrijke Papieren. Facturen, contracten, correspondentie, bankafschriften, van alles en nog wat. Dus er moest een nieuwe kast bijkomen.

Of toch niet? Eigenlijk wilden we helemaal geen extra ruimte opofferen aan nog een kast. Maar toen we door al die papieren heen gingen konden we ook nog niet al te veel weggooien. Ja, wat stapeltjes oude (en al lang betaalde) facturen. Maar dat was het wel.

Op mijn werk waren we destijds bezig met een groot digitaliseringsproject. Het hele papieren archief werd door de scanner heen gedraaid en kwam elektronisch beschikbaar. Zo kwamen we op het idee om dat thuis ook te gaan doen.

Zo gezegd, zo gedaan. Er werd een scanner gekocht (met document-invoer, zodat we niet pagina voor pagina op de scanner hoefden te leggen). En een shredder. Want het project zou natuurlijk pas wat opleveren als we al het gescande papier ook echt de deur uit zouden doen. Dat deden we liefst wel in kleine snippers…

Het was nog best wel een klus. De eerste keer hebben we er een deel van onze kerstvakantie aan opgeofferd. Maar de kast die steeds leger werd (en de vuilniszakken die steeds voller werden) motiveerden ons wel.

Sindsdien is het een kwestie van bijhouden. Dat wordt ook steeds makkelijker, want veel bedrijven en overheden bieden de afgelopen jaren ook de optie aan om je post digitaal te ontvangen. Handig, dat scheelt scannen! Zodra het ergens digitaal kan, doe ik het. Tegenwoordig heb ik bijna geen papier meer in huis. Mijn diploma’s, die wel. En een paar contracten. Het past in één mapje.

Het scan-project zorgde wel voor iets anders. Er moest ook een back-up komen. Want al die gedigitaliseerde papieren kwijtraken leek me nog steeds geen goed idee. Maar over mijn back-up obsessie schrijf ik nog wel een andere keer.

Hoe papierloos ben jij?