Blog over (financieel) bewust leven

Label: shredder

Eindejaarschecklist

Eind 2015 heb ik al eens geschreven over mijn Eindejaarschecklist. Een lijstje van acties die ik elk jaar uitvoer om het oude jaar administratief af te sluiten, en het nieuwe jaar weer schoon te beginnen. Het ontwikkelt zich mee met de manier waarop ik naar mijn financiën kijk. En is dus inmiddels heel anders dan destijds. Tijd voor een update…

Overigens begin ik altijd al in de loop van het jaar met een aparte notitie voor het volgende financiële jaar in mijn Evernote aantekenboek. Dit jaar is het documentje ‘Financieel Jaar 2021’ ergens in september aangemaakt. In dat documentje verzamel ik allerlei aantekeningen en mutaties die ik niet moet vergeten voor het nieuwe jaar. Aankondigingen van tariefsverhogingen, dingetjes die ik bij de jaarovergang wil veranderen in mijn spreadsheets, dingetjes die ik nog uit wil zoeken, enzovoorts. Dat document is elk jaar anders, de checklist heeft veelal vaste acties die ik af kan vinken.

Spreadsheets

Ik werk voor elk financieel jaar met een nieuwe versie van de administratiespreadsheet. Gewoon omdat dat eenvoudiger is, mijn administratie kan niet omgaan met verschillende boekjaren. Het zou ook vrij ingewikkeld zijn om ‘m daarvoor om te bouwen. Dat is dus anders dan mijn beleggingsspreadsheet (die alle beleggingen sinds 1 januari 2013 bevat) en mijn hypotheekspreadsheet (die de hele historie van onze hypotheek bestrijkt).

En ik heb ook nog mijn financiële dashboard, die ik aan het eind van elk kwartaal bijwerk. Overigens importeer ik daarbij ook gegevens uit mijn financiële administratie, dus ik heb op kwartaalbasis wel meerjarig zicht op mijn financiële uitgaven. En als ik het nodig vind dan maak ik meer gedetailleerde analyses, bijvoorbeeld van de uitgaven voor Hondje of de boodschappen.

Maar een aantal acties op mijn Eindejaarschecklist hebben dus betrekking op de administratiespreadsheet:

  • Maak een kopie van de administratiespreadsheet jaar T – 1 voor de Financiële Administratie jaar T.
  • Maak een kopie van de administratiespreadsheet jaar T – 1 voor de Gezamenlijke Administratie jaar T.
  • Werk de instellingen van de spreadsheets bij, inclusief de beginsaldi van de bankrekeningen en de voorzieningen [evaluatie van mijn potjessysteem].
  • Controleer en pas waar nodig de budgetten aan, met behulp van de informatie uit mijn Evernote-notitie.

Voor de gezamenlijke administratie moet ik vervolgens ook nog wat werkbladen kopiëren die meerjarig doorlopen. In de administratie van de gezamenlijke huishouding met Vriendin zit namelijk ook een tabblad met alle meterstanden van gas, water en elektra, en een tabblad met de berekeningen van onze maandelijkse bijdrage aan de gezamenlijke huishoudrekening.

In principe werk ik de administraties ieder weekend bij door de transacties te downloaden bij de bank en die te importeren. De eerste keer in het nieuwe jaar is dat altijd even opletten. Want de boekingen tot en met 31 december van het voorgaande jaar moeten in de oude administratiespreadsheet verwerkt worden, en de boekingen vanaf 1 januari moeten in de nieuwe administratiespreadsheet verwerkt worden. Dat vraagt eenmalig even wat handmatig knippen en plakken, maar dat is dus gelukkig maar één keer per jaar.

Beleggingen

Voor mijn beleggingen zijn er aan het einde van het jaar niet veel acties nodig.

  • Ik download altijd op 31 december of 1 januari de actuele rapportage bij mijn broker, en importeer die in mijn beleggingsspreadsheet. Dat is niet persé noodzakelijk, maar het maakt wel dat ik altijd rapportages per het einde van de kalenderjaren kan maken.
  • Daarnaast kijk ik altijd even naar de eindstanden en het rendement van verschillende indexes, zoals de AEX, S&P500 en MSCI World. Dat is vooral om te zien of het rendement van mijn portefeuille nog een beetje ‘de index volgt’.

Bij de bank

Ik betaal mezelf eerst. Zodra mijn salaris binnenkomt vindt er automatisch een groot aantal boekingen plaats. Naar de gezamenlijke huishoudrekening voor mijn bijdrage aan de hypotheekaflossing en aan de huishoudpot. Naar mijn beleggingsrekening voor de maandelijkse inleg. En naar mijn bufferspaarrekening voor de vulling van mijn potjes . Ook hebben we een paar maandelijkse boekingen voorgeprogrammeerd staan vanaf de gezamenlijke huishoudrekening, de bijdrage aan onze VVE en het abonnement voor de Uitlaatservice voor Hondje.

  • Als onderdeel van de Eindejaarschecklist controleer ik altijd even of alle automatische boekingen voor het komende jaar goed voorgeprogrammeerd staan, en voer indien nodig aanpassingen door.
  • Eentje ijlt er altijd na. Pas na de salarisbetaling van januari kan ik, op basis van de nieuwe nettosalarissen, de maandelijkse bijdrage aan de gezamenlijke huishouding berekenen voor Vriendin en mijzelf. Daar moet ik dan eind januari nog een maandelijkse overboeking voor aanmaken.
  • Ook controleer ik even of ik mijn bankafschriften en creditcardafschriften keurig voor elke maand gedownload heb, en heb opgeborgen in mijn digitale archief.

Die berekening van de huishoudbijdrage is overigens simpeler dan het klinkt. Ik vul onze beider netto salarissen in op het werkblad in de spreadsheet, en deze berekent automatisch wat we allebei moeten betalen. In ons samenlevingscontract hebben we afgesproken dat we de huishouding naar draagkracht betalen, gedefinieerd als naar verhouding van onze netto-salarissen. Niet-reguliere uitgaven als meubels en andere inventaris voor het huis, vakanties én de aflossing van de hypotheek doen we 50/50. Vakanties en inventarisaankopen verrekenen we altijd apart, die gaan niet uit het reguliere huishoudbudget. De maandelijkse aflossingen heb ik daar wel in verwerkt.

Eindejaarsschoonmaak

Verder doe ik aan het eind van het jaar altijd ook een ‘grote schoonmaak’ van mijn archieven. Ik ga door het archief op mijn server heen om te kijken of er dingen weg kunnen. Maar ook mijn kast in de werkkamer wordt helemaal leeggehaald en doorgelopen op dingen die weg kunnen. Papieren gaan door de shredder. Met een opgeruimde administratie, een opgeruimd hoofd, en een opgeruimde kast, aan het nieuwe jaar beginnen.

Vroeger scande ik aan het eind van het jaar ook alle papieren die binnengekomen waren gedurende het jaar. Dat is nu niet meer nodig. Veruit het meeste komt al digitaal binnen, en wordt ook meteen digitaal gearchiveerd. De enkele brief die er nog op papier binnenkomt wordt tegenwoordig meteen na binnenkomst al gescand en gearchiveerd. Dat is dus geen eindejaarsklusje meer.

Overigens zal ik binnenkort nog eens wat uitgebreider schrijven over mijn digitale archief, ik krijg er af en toe vragen over.

Kwartaalstanden

Het einde van het jaar is ook het einde van het vierde kwartaal van het jaar. En aan het eind van elk kwartaal werk ik mijn Financiële Dashboard bij en schrijf ik een kwartaalbericht. Dat doe ik dus ook aan het einde van het jaar.

Wat staat er niet op mijn Eindejaarschecklist?

Wat ik zelden doe aan het einde van het jaar: Kijken of ik ergens kan overstappen om goedkoper uit te zijn. Dat doe ik gedurende het jaar, als abonnementen bijna aflopen of er een specifieke aanleiding voor is. Zo heb ik in november naar mijn zorgverzekering gekeken en ben ik overgestapt naar AnderZorg. En eerder dit jaar heb ik onze andere verzekeringen bekeken en zijn we overgestapt naar een andere verzekeraar.

Heb jij een lijstje voor het einde van het jaar?

Papierstroom

201610-shredderGeldnerd is een minimalist en ook wel een beetje een opruimfreak. Dat zegt Vriendin tenminste. En eigenlijk ben ik dat ook wel met haar eens. Maar ik werd dus wel getriggerd door de recente blog van Bespaarzuinig over hoe zij orde in haar administratie en poststroom houdt.

Mijn situatie is gelukkig iets eenvoudiger, maar ik heb er ook een systeem in. En dat is ook gekoppeld aan mijn voorliefde voor digitaal en papierloos, waar ik eerder over geschreven heb.

Ik heb maar één bakje: af te handelen post. Post die binnenkomt haal ik direct uit de envelop en ik bekijk welke actie nodig is. Reclame en andere onzin (en ook de envelop) gaan meteen weg. Eens per week doe ik de administratie, meestal op zaterdagochtend. Wat niet bewaard hoeft te worden gaat daarna door de shredder heen (privacy is belangrijk). De rest wordt daarna gescand en opgeslagen op de server. Met uiteraard een goede backup. Een enkele keer wordt er iets bewaard in de papieren ordner, maar dat is bijna nooit meer. Ik heb ook maar één ordner, meer heb ik niet nodig. Die ordner is niet eens halfvol. Dat ruimt vanzelf op. En ik heb een mapje met diploma’s.

Steeds meer leveranciers sturen niet eens meer papieren post, maar sturen facturen en dergelijke rechtstreeks per e-mail. Dat handel ik ook iedere zaterdag af, en ook die facturen worden in het elektronisch archief opgeborgen. Dat is nog minder werk. Overal waar ik de keuze krijg, kies ik ook direct voor digitaal.

Hoe ga jij om met de papieren stroom?

Ode aan de scanner

Een aantal jaren geleden hadden we een probleem. De kast in onze studeerkamer was vol. Een rij ordners met Belangrijke Papieren. Facturen, contracten, correspondentie, bankafschriften, van alles en nog wat. Dus er moest een nieuwe kast bijkomen.

Of toch niet? Eigenlijk wilden we helemaal geen extra ruimte opofferen aan nog een kast. Maar toen we door al die papieren heen gingen konden we ook nog niet al te veel weggooien. Ja, wat stapeltjes oude (en al lang betaalde) facturen. Maar dat was het wel.

Op mijn werk waren we destijds bezig met een groot digitaliseringsproject. Het hele papieren archief werd door de scanner heen gedraaid en kwam elektronisch beschikbaar. Zo kwamen we op het idee om dat thuis ook te gaan doen.

Zo gezegd, zo gedaan. Er werd een scanner gekocht (met document-invoer, zodat we niet pagina voor pagina op de scanner hoefden te leggen). En een shredder. Want het project zou natuurlijk pas wat opleveren als we al het gescande papier ook echt de deur uit zouden doen. Dat deden we liefst wel in kleine snippers…

Het was nog best wel een klus. De eerste keer hebben we er een deel van onze kerstvakantie aan opgeofferd. Maar de kast die steeds leger werd (en de vuilniszakken die steeds voller werden) motiveerden ons wel.

Sindsdien is het een kwestie van bijhouden. Dat wordt ook steeds makkelijker, want veel bedrijven en overheden bieden de afgelopen jaren ook de optie aan om je post digitaal te ontvangen. Handig, dat scheelt scannen! Zodra het ergens digitaal kan, doe ik het. Tegenwoordig heb ik bijna geen papier meer in huis. Mijn diploma’s, die wel. En een paar contracten. Het past in één mapje.

Het scan-project zorgde wel voor iets anders. Er moest ook een back-up komen. Want al die gedigitaliseerde papieren kwijtraken leek me nog steeds geen goed idee. Maar over mijn back-up obsessie schrijf ik nog wel een andere keer.

Hoe papierloos ben jij?

© 2021 Geldnerd.nl

Theme by Anders NorenUp ↑