Eind vorig jaar nam ik mij voor om vanaf 1 januari 2020 meer te gaan werken via het ‘potjessysteem‘. En een aantal maanden geleden heb ik al eens geschreven hoe het daarmee gaat. En nu het einde van het jaar nadert, is het tijd voor een uitgebreidere evaluatie.

Om maar met de deur in huis te vallen: ik heb de impact onderschat. Het heeft me nog best wat tijd en denkwerk gekost om het potjessysteem goed werkend te krijgen. En er kleven ook nadelen aan. Maar ik ga er zeker mee door, want de voordelen wegen voor mij persoonlijk zwaarder dan de nadelen. Vanaf 1 januari gebruik ik wel een ietwat aangepaste methode, om de administratieve verwerking makkelijker te maken.

In de Boekhouding

In mijn voorgaande post heb ik al beschreven hoe ik ongeveer werk met het potjessysteem. Maar inmiddels heb ik die werkwijze verder verfijnd, en ik krijg er ook nog regelmatig vragen over. Vandaar hier een actuele en uitgebreidere beschrijving

Mijn potjessysteem verwerk ik administratief in wat ik de ‘9000-rekeningen’ noem. Dat zijn de uitgavencategorieën met de nummers 9000 en hoger, en de inkomstencategorieën met de nummers 900 en hoger. Het zijn een soort van ‘kruisrekeningen‘ voor dingen die wel een transactie maar geen uitgave of inkomst zijn. Bijvoorbeeld een boeking van mijn lopende rekening naar mijn spaarrekening. Dat geld blijft binnen mijn administratie, mijn vermogen wordt er niet groter of kleiner van. De afboeking van mijn lopende rekening krijgt dan categorie 9000 en de bijboeking op de spaarrekening krijgt categorie 900. Als ik het van spaarrekening naar lopende rekening boek dan is het uiteraard andersom. Per saldo kan ik de boekingen op de 9000 en 900 rekening tegen elkaar wegstrepen, het saldo moet altijd nul zijn. Dat is ook een goede manier om te controleren of er fouten in mijn administratie zitten.

Ik gebruik de ‘9000-rekeningen’ ook voor uitgaven die ik zakelijk declareer (de uitgave in categorie 9010 wordt weggestreept tegen de door mijn werkgever betaalde declaratie in inkomstencategorie 910), voor dingen die ik voorschiet voor anderen, voor overboekingen naar de beleggingsrekening, en voor het opnemen van contant geld bij een pinautomaat (wat ik overigens al héél lang niet gedaan heb). En ik gebruik het dus ook voor mijn potjessysteem.

De maandelijkse reservering boek ik dus naar een aparte uitgavencategorie in mijn administratie. Bijvoorbeeld mijn reservering Onderhoud Huis boek ik op categorie ‘9960 – Onderhoud Huis’. Ieder potje heeft z’n eigen nummer. Dit is ook de reden dat ik voor elk potje een aparte automatische boeking aanmaak. Dus bijvoorbeeld niet maandelijks 1x € 500 van lopende rekening naar bufferrekening, maar € 200 van lopende rekening naar bufferrekening met vermelding ‘Reservering Onderhoud Huis’ en € 300 van lopende rekening naar bufferrekening met vermelding ‘Reservering Kledingbudget’. Dit zijn maandelijks terugkerende boekingen die ik uitvoer op de dag dat mijn salaris binnenkomt. Ze staan standaard voor het hele jaar vooruit voorgeprogrammeerd, het is dus maar één keer een paar minuten werk en verder heb ik er geen omkijken naar. Het geld gaat dus van mijn lopende rekening naar mijn bufferspaarrekening.

Met deze maandelijkse boekingen is in mijn administratie het saldo op de betrekkende 9000-rekening altijd gelijk aan de ‘voeding’ die ik gegeven heb aan dat specifieke potje. Maar die potjes maak ik natuurlijk niet zomaar. Het is geld dat ik gedurende het jaar reserveer om het op enig moment wél uit te geven.

We blijven weer even bij het voorbeeld van het onderhoud van het huis. Stel dat ik naar de bouwmarkt gegaan ben en voor € 100 aan spullen gekocht heb voor een schilderklusje thuis. Dat is een normale uitgave, die ik dan boek in mijn uitgavencategorie ‘2215 – Klussen in huis’. De uitgaven blijven dus gewoon via de reguliere uitgavencategorie lopen. Daarmee voorkom ik dubbeltellingen.

Rapportage

Maar in het voorbeeld van hierboven heb ik nog niet in beeld wat het nou doet met de inhoud van het potje. Want eigenlijk wil ik natuurlijk die kosten van de verfspullen betalen uit het potje.

Op mijn financiële dashboard heb ik dus een rapportje gebouwd voor de actuele stand van de voorzieningen. Dat is eigenlijk heel simpel. Actuele stand potje Onderhoud Huis = ( saldo uitgavencategorie Reservering Onderhoud Huis ) -/- ( uitgaven geboekt op de uitgavencategorie Klussen aan het Huis ). Op dezelfde manier is bijvoorbeeld de actuele stand van het potje Kleding = ( saldo uitgavencategorie Reservering Kleding ) -/- ( uitgaven geboekt op de uitgavencategorie Kledingaankopen )

Daarmee weet ik altijd hoe de stand van de potjes is. Bij sommige potjes trek ik daar de uitgaven van meerdere uitgavencategorieën van af. Zo is Actuele stand potje Vakantiebudget = ( saldo uitgavencategorie Reservering Vakanties ) -/- ( uitgaven geboekt op de uitgavencategorie Weekendjes Weg + uitgaven geboekt op de uitgavencategorie Grote Vakanties ). En een potje kan hiermee ook ‘onder nul’ staan. Ik heb bijvoorbeeld in februari een nieuw kostuum gekocht. Daarmee was de actuele stand van het potje onder nul, maar dat trekt weer bij als ik de maanden daarna weer de maandelijkse bijdrage in het potje stopt. Dit helpt me om de uitgaven een beetje te verdelen over het jaar. Door noodzakelijke en minder noodzakelijke uitgaven te ‘timen’.

Als ik geld overboek van mijn spaarrekening dan gebruik ik daarvoor een inkomstencategorie in de 900-categorie. Deze loopt qua nummering synchroon met de uitgavencategorie. Dat is een extra controle om te zien of ik niet teveel terug boek van de spaarrekening.

Ook heb ik in deze rapportage een check ingebouwd of er wel voldoende geld op mijn spaarrekening staat. Want het saldo op de spaarrekening is nu een verzameling van potjes:

1. Mijn contant geld buffer.
2. Een oud potje voor kosten die nog voort gaan komen uit mijn operatie vorig jaar.
3. De verschillende nieuwe potjes Vakantie, Gadgets, Sport, Zorgverzekering, Onderhoud Huis, Kleding.

Dit rapport telt de stand van al die potjes bij elkaar op, en vergelijkt dat met het saldo van de spaarrekening. Als het saldo van de spaarrekening gelijk of hoger is, dan is het ‘code groen’. Ik heb genoeg geld op de rekening om alle potjes gevuld te houden. Maar als het saldo van de spaarrekening lager is, dan is het ‘code rood’. Dan moet ik op de rem trappen qua uitgaven of bijstorten (bijvoorbeeld door een maandje niet in te leggen op de beleggingen). Dat heb ik gelukkig nog niet nodig gehad.

In mijn vorige blogpost over mijn potjessysteem heb ik ook al een voorbeeld van een rapportage laten zien, voor het potje Gezond Leven. Dat ziet er ongeveer zo uit:

Aandachtspunten

Waar ik nog niet helemaal uit ben, is wat ik eind van dit jaar ga doen. Sommige potjes vind ik ‘jaarpotjes’. Bijvoorbeeld het kledingbudget en het sparen voor de zorgverzekeringspremie begint elk jaar weer gewoon opnieuw op nul. Maar sommige potjes zijn voor mij meerjarig. Bijvoorbeeld mijn spaarpotje voor gadgets en voor het onderhoud van het huis. Dat betekent feitelijk dan gewoon dat ik een hoger gewenst saldo op mijn spaarrekening moet hebben staan.  En ik denk uiteindelijk dat dit toch ook geldt voor mijn potje Vakantiebudget. Daarmee kan ik ‘sparen’ voor de grotere reizen die we nog willen maken. Uiteindelijk heb ik voor al mijn potjes (ik begin elk jaar met een nieuwe spreadsheet) in mijn administratie ingebouwd dat ik het saldo per eind 2020 mee kan nemen naar het nieuwe jaar. En dat saldo kan uiteraard ook nul zijn.

Ook weet ik nog niet wat ik ga doen als ik eind dit jaar geld overhoud. Zo zal, met dank aan corona, mijn kledingbudget dit jaar niet uitgeput raken. Ga ik dat meenemen naar 2021, ga ik dat toevoegen aan mijn buffer, of ga ik dat in mijn beleggingen stoppen. Eerst moet ik maar eens kijken hoe de situatie aan het eind van dit jaar is. Voorlopig denk ik dat ik een overschot zal gebruiken om het oude potje bij te vullen dat ik nog heb staan voor de kosten van mijn kaakoperatie. Want mijn herstel gaat langzaam en er zit nog een behoorlijke extra uitgave aan te komen in 2021, waarvoor het huidige potje waarschijnlijk niet voldoende is.

Zero Based Budgetting

En met deze potjessystematiek krijgt vrijwel al mijn geld inmiddels maandelijks een vaste ‘bestemming’. Ik budgetteer bijna helemaal naar de nul Euro, een zogenaamd zero-based budget. Dat is prettig, maar kent ook risico’s. Want er is minder vrije ruimte en flexibiliteit. Dat maakt het eigenlijk noodzakelijk om zoveel mogelijk grote uitgaven te plannen en te zorgen dat ik er geld voor reserveer. Ik heb eigenlijk maar één grote periodieke uitgave waar nog geen potje voor was. Dat is mijn bril, die ik ongeveer driejaarlijks vervang. Vanaf 1 januari reserveer ik daar dus ook maandelijks € 50 voor. 

En voor dingen die ik niet kan voorzien reserveer ik nog eens € 100 per maand. Want ik merkte het afgelopen jaar dat ik scherp aan de wind vaar met mijn begroting. Iets te scherp, soms. Dus op deze manier creëer ik iets meer ruimte voor mijzelf. De introductie van het potjessysteem viel immers samen met de vervanging van het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering. Die kreeg ik in vorige jaren in mei en november, en die gebruikte ik in verleden om mijn cashbuffer aan te vullen. Dat kan nu niet meer, met het Individueel Keuzebudget dat ik maandelijks laat uitbetalen. Ik moet dus beter plannen, maar dat vind ik juist ook een leuke uitdaging. Want ik wil wel gewoon zonder schuldgevoel mijn doosje whisk(e)y kunnen kopen.

Reserveringen in 2021

Doorgaan dus! Het potjessysteem helpt mij om de besteding van mijn geld beter onder controle te houden. En met mijn huidige werkwijze is het nauwelijks een inspanning om het goed bij te houden, het verloopt grotendeels geautomatiseerd. In de onderstaande tabel zie je hoe ik de reserveringen in 2021 ga maken, in euro’s per maand. Ook heb ik aangegeven welke reserveringen meerjarig zijn, en waarvan ik het saldo dus meeneem naar volgende jaren. En je ziet per potje de uitgavencategorie en de inkomstencategorie die ik gebruik.

(1) Meerjarige reserveringen, saldo gaat mee
(2) Medio 2020 toegevoegd

Inmiddels ben ik erg benieuwd of er dit jaar geld overblijft in de eenjarige potjes, en zo ja: hoeveel? En welk saldo kan ik voor de meerjarige potjes meenemen naar volgend jaar? Dat zien we over een aantal weken, als ik de jaarafsluiting 2020 doe.

Werk jij ook met een potjessysteem?