Geldnerd.nl

Bloggen over persoonlijke financiën

Tag: papierloos

Alles heeft een thuis

Ken je dat? Dat je voortdurend op zoek bent naar dingen? Naar je huissleutels, net als je haast hebt om op tijd op een afspraak buiten de deur te zijn? Naar dat belangrijke document, dat vorige week per post is binnengekomen? Naar dat ene specifieke stukje gereedschap, waarvan je zeker weet dat je het hebt? Ken je dat gefrustreerde, agressie-opwekkende gevoel, dat ontstaat als je iets niet kunt vinden?

Ik niet.

En dat heeft een simpele reden. In Huize Geldnerd heeft alles een thuis. Alles heeft een plekje waar het opgeborgen kan worden. Dat scheelt enorm veel zoektijd en ergernis. Ik ben nogal vergeetachtig, vandaar… en de meeste van die vaste plekken zitten achter dichte deuren. Dat ziet er erg opgeruimd uit.

Dat is er niet zomaar gekomen. Het heeft me Jaren gekost om dit ‘in mijn systeem’ te krijgen. Eigenlijk is het pas echt gelukt na de verhuizing naar Geldnerd HQ, eind 2016. Bij de inrichting hebben we er zelfs al rekening mee gehouden, door te zorgen voor voldoende kastruimte met dichte deuren. En verder was het vooral een kwestie van opruimen. Rigoureus opruimen. In mijn kledingkast. Mijn boeken. Zelfs memorabilia moesten er aan geloven.

En het systeem vraagt ook wel onderhoud. Het belangrijkste is: voorkomen dat er weer veel nieuwe spulletjes je huis binnenkomen. Dat valt vaak nog niet mee. En ik maak vrijwel elke ochtend na het ontbijt ‘een rondje’. Afwas in de machine, doekje over het aanrecht, ‘troepjes’ uit de woonkamer en werkkamer, droge was opvouwen en opruimen. Kost me maximaal een minuut of 10, en we komen altijd thuis in een opgeruimd huis. Dat geeft heel veel rust. In die zin kan ik me helemaal aansluiten bij de woorden van Minimalist Dutchie.

Verdere optimalisatie is nog steeds nodig. Zo hebben we een diepe vaste kast. Daarin ligt ons gereedschap en de schoonmaakspullen. Die kast oogt nog rommelig, daar heb ik nog geen echte oplossing voor gevonden.

Minimalist Dutchie schreef een tijdje geleden ook over de voordelen van het elke dag volledig leegmaken van je handtas en/of werktas. Een handtas heeft Geldnerd niet, maar een werktas wel. En die gaat niet elke dag leeg. Dat hoeft ook niet. Ik heb ook dit geminimaliseerd, en alles heeft een vaste plek.

Ik werk volledig papierloos, zowel zakelijk als privé. Eigenlijk neem ik mijn totale kantoor mee in een tablet en een smartphone. Met toegang tot vergaderstukken en digitale dossiers, en ook de systemen voor HR en financiën. Het zit redelijk goed in mijn systeem om die ‘s avonds aan de opladers te hangen. Dat betekent dat ik ‘s ochtends altijd (bijna altijd) met volle batterijen vertrek, en de dag wel doorkom.

Wat zit er dan nog meer in mijn tas? Een paar accessoires, zoals een verloopkabeltje om de tablet en telefoon aan een extern scherm te koppelen, en een koptelefoonsetje. En mijn toegangspas voor onze panden. Zonder kom je niet binnen, en ook niet in je locker. Mijn portemonnee uiteraard. Een kleine opvouwbare paraplu, die ik ook echt altijd bij me heb (met dat betrouwbare Nederlandse weer). Dat is alles. Meer heb ik niet in mijn tas zitten.

Nou ben ik wel een beetje obsessief in het opruimen, dat heb ik al vaker toegegeven. Maar denk je eens in hoeveel gemak je ervan hebt, zelfs als je klein begint. Al heb je maar een vaste plek voor alle post die binnenkomt, voor alle rekeningen die je nog moet betalen, voor je sleutels? Denk eens even na over de grootste ergernissen en de dingen die je het meeste kwijtraakt? Zou het niet fijn zijn om dat een klein beetje minder te hebben? Dat zou veel stress schelen, toch?

Hebben de dingen bij jou thuis een vaste plek?

error

Papierstroom

201610-shredderGeldnerd is een minimalist en ook wel een beetje een opruimfreak. Dat zegt Vriendin tenminste. En eigenlijk ben ik dat ook wel met haar eens. Maar ik werd dus wel getriggerd door de recente blog van Bespaarzuinig over hoe zij orde in haar administratie en poststroom houdt.

Mijn situatie is gelukkig iets eenvoudiger, maar ik heb er ook een systeem in. En dat is ook gekoppeld aan mijn voorliefde voor digitaal en papierloos, waar ik eerder over geschreven heb.

Ik heb maar één bakje: af te handelen post. Post die binnenkomt haal ik direct uit de envelop en ik bekijk welke actie nodig is. Reclame en andere onzin (en ook de envelop) gaan meteen weg. Eens per week doe ik de administratie, meestal op zaterdagochtend. Wat niet bewaard hoeft te worden gaat daarna door de shredder heen (privacy is belangrijk). De rest wordt daarna gescand en opgeslagen op de server. Met uiteraard een goede backup. Een enkele keer wordt er iets bewaard in de papieren ordner, maar dat is bijna nooit meer. Ik heb ook maar één ordner, meer heb ik niet nodig. Die ordner is niet eens halfvol. Dat ruimt vanzelf op. En ik heb een mapje met diploma’s.

Steeds meer leveranciers sturen niet eens meer papieren post, maar sturen facturen en dergelijke rechtstreeks per e-mail. Dat handel ik ook iedere zaterdag af, en ook die facturen worden in het elektronisch archief opgeborgen. Dat is nog minder werk. Overal waar ik de keuze krijg, kies ik ook direct voor digitaal.

Hoe ga jij om met de papieren stroom?

error

Ode aan de scanner

Een aantal jaren geleden hadden we een probleem. De kast in onze studeerkamer was vol. Een rij ordners met Belangrijke Papieren. Facturen, contracten, correspondentie, bankafschriften, van alles en nog wat. Dus er moest een nieuwe kast bijkomen.

Of toch niet? Eigenlijk wilden we helemaal geen extra ruimte opofferen aan nog een kast. Maar toen we door al die papieren heen gingen konden we ook nog niet al te veel weggooien. Ja, wat stapeltjes oude (en al lang betaalde) facturen. Maar dat was het wel.

Op mijn werk waren we destijds bezig met een groot digitaliseringsproject. Het hele papieren archief werd door de scanner heen gedraaid en kwam elektronisch beschikbaar. Zo kwamen we op het idee om dat thuis ook te gaan doen.

Zo gezegd, zo gedaan. Er werd een scanner gekocht (met document-invoer, zodat we niet pagina voor pagina op de scanner hoefden te leggen). En een shredder. Want het project zou natuurlijk pas wat opleveren als we al het gescande papier ook echt de deur uit zouden doen. Dat deden we liefst wel in kleine snippers…

Het was nog best wel een klus. De eerste keer hebben we er een deel van onze kerstvakantie aan opgeofferd. Maar de kast die steeds leger werd (en de vuilniszakken die steeds voller werden) motiveerden ons wel.

Sindsdien is het een kwestie van bijhouden. Dat wordt ook steeds makkelijker, want veel bedrijven en overheden bieden de afgelopen jaren ook de optie aan om je post digitaal te ontvangen. Handig, dat scheelt scannen! Zodra het ergens digitaal kan, doe ik het. Tegenwoordig heb ik bijna geen papier meer in huis. Mijn diploma’s, die wel. En een paar contracten. Het past in één mapje.

Het scan-project zorgde wel voor iets anders. Er moest ook een back-up komen. Want al die gedigitaliseerde papieren kwijtraken leek me nog steeds geen goed idee. Maar over mijn back-up obsessie schrijf ik nog wel een andere keer.

Hoe papierloos ben jij?

error

© 2019 Geldnerd.nl

Theme by Anders NorenUp ↑