Beleggen met GnuCash (deel 2)

In GnuCash wil ik graag één totaaloverzicht van mijn financiën creëren. En daar horen dus ook mijn beleggingen bij. Ik heb al mijn transacties sinds 1 januari 2013 overgezet. Twee weken geleden schreef ik in deel 1 over alle voorbereidingen en de inrichting van GnuCash voor mijn beleggingen. En vandaag dan deel 2, met meer informatie over hoe ik aankopen en verkopen administreer in GnuCash, en hoe ik dividend verwerk in de administratie.

Aandelen kopen en verkopen

In de documentatie van GnuCash worden verschillende manieren beschreven om aandelentransacties te verwerken in je administratie. Ik neem de transacties op tegen inkoopprijs. Eventuele transactiekosten boek ik apart op de kostenrekening die ik daarvoor heb aangemaakt. De grootboekrekening voor een aandeel ziet er iets anders uit dan een reguliere grootboekrekening. Je werkt met het Number (aantal aandelen) en de Price.

Een aankoop ziet er bij mij zo uit als in onderstaande tabel. Ik werk hier met een Split Booking, een transactie die is uitgesplitst naar meerdere grootboekrekeningen. Het voorbeeld is een aankoop van 10 stuks VWRL tegen een koers van € 98,50 per stuk met € 6,00 aan transactiekosten.

Je maakt dus een transactie aan van +10 aandelen met een Price van 98,50 op de rekening ‘Activa: Investeringen:Beleggingsportefeuille EUR:VWRL Vanguard FTSE All-World UCITS ETF’. De transactiekosten worden geboekt op de rekening ‘Uitgaven:8000 Overige:8040 EUR Transactiekosten Beleggingen’. Het totale bedrag van de transactie (10 * 98,50 + 6,00 = 991,00) wordt afgeboekt van mijn beleggingsrekening rekening ‘Activa:Huidige Activa:Beleggingen Saxo EUR’. In GnuCash ziet dat er uit als volgt:

AccountSharesPriceBuySell
Activa:Investeringen:Beleggingsportefeuille EUR:VWRL Vanguard FTSE All-World UCITS ETF1098,50985,00
Uitgaven:8000 Kasgeld en Overige:8040 EUR Transactiekosten Beleggingen6,00
Activa:Huidige Activa:Beleggingen SAXO EUR991,00

En in onderstaande tabel zie je een verkooptransactie van 10 stuks VWRL tegen een koers van € 105,00, ook weer met € 6,00 aan transactiekosten.

Je maakt hiervoor dus een transactie aan van -10 aandelen met een Price van 105,00 op de rekening ‘Activa: Investeringen:Beleggingsportefeuille EUR:VWRL Vanguard FTSE All-World UCITS ETF’. De transactiekosten worden geboekt op de rekening ‘Uitgaven:8000 Overige:8040 EUR Transactiekosten Beleggingen’. De totale netto opbrengst van de transactie (10 * 105,00 – 6,00 = 1.044,00) wordt bijgeboekt op mijn beleggingsrekening rekening ‘Activa:Huidige Activa:Beleggingen Saxo EUR’. In GnuCash ziet dat er uit als volgt:

AccountSharesPriceBuySell
Activa:Investeringen:Beleggingsportefeuille EUR:VWRL Vanguard FTSE All-World UCITS ETF-10105,001.050,00
Uitgaven:8000 Kasgeld en Overige:8040 EUR Transactiekosten Beleggingen6,00
Activa:Huidige Activa:Beleggingen SAXO EUR1.044,00

Je ziet hier heel mooi de eenvoud en logica van het dubbel boekhoudsysteem. De optelsom van de bedragen in de Buy en Sell kolom moet gelijk zijn. Anders ontbreekt er ergens iets.

Schrobben (‘Scrub’)

Ik heb in het voorbeeld in de voorgaande paragraaf 10 aandelen gekocht voor 98,50 per stuk, en ze weer verkocht voor € 105,00 per stuk. Er is dus winst gemaakt, er zijn opbrengsten uit vermogen gerealiseerd. In het dubbele boekhoudsysteem moet je die zichtbaar maken. Er zijn in GnuCash verschillende manieren om de opbrengsten van een dergelijke transactie (of de negatieve opbrengst als je de aandelen met verlies verkocht hebt) te verwerken. Die staan beschreven in paragraaf 9.7 van de Tutorial and Concepts Guide (‘Conceptengids’).

Ik gebruik de methode voor het automatisch berekenen van winst (of verlies) zoals beschreven in paragraaf 9.7.2. ‘Selling Shares with Automatic Calculation of Capital Gain or Loss Using Lots’. Binnen GnuCash wordt dat ‘scrubbing’ (schrobben) genoemd. In dat proces combineer je aankoop- en verkooptransacties bij elkaar in ‘Lots’ (kavels).

Om te ‘scrubben’ open je de Account van een specifieke belegging. Dan klik je op ‘Action | View Lots’. In het venster dat dan verschijnt klik je op ‘New Lot’ (1), en vervolgens selecteer je in het venster rechtsboven de Lot die dan verschenen is (2).

In het venster linksonder (‘Splits free’) (3) kies je dan de relevante transacties en met de knop ‘>>’ (4) verplaats je die naar het venster ‘Splits in lot’ rechtsonder (5). Vervolgens druk je op de knop ‘Scrub’ (6) en sluit je het venster weer af met ‘Close’ (7).

Op dat moment wordt er een boeking ‘Realized Gains / Loss’ (gerealiseerde opbrengsten / verliezen) gecreëerd, een boeking op (in mijn geval) de rekening ‘Inkomsten:700 Gerealiseerde Opbrengsten:720 Beleggingen EUR’ tegenover de rekening van de belegging die we ‘gescrubt’ hebben. In het eerdere voorbeeld van de aankoop en verkoop van VWRL ziet die boeking er als volgt uit:

AccountChargeIncome
Activa:Investeringen:Beleggingsportefeuille EUR:VWRL Vanguard FTSE All-World UCITS ETF59,00
Inkomsten:700 Gerealiseerde Opbrengsten:720 Beleggingen EUR59,00

Als ik verlies gemaakt zou hebben, dan stonden de bedragen in de tegenovergestelde cellen. Het dubbel boekhoudsysteem kent geen negatieve getallen, alleen debet en credit. En als het een fonds in Amerikaanse dollars betreft, dan wordt de ‘Realized Gains / Loss’ boeking gedaan op de rekening ‘Inkomsten:700 Gerealiseerde Opbrengsten:730 Beleggingen USD’.

Dividend verwerken

Een aantal fondsen in mijn portefeuille betaalt periodiek dividend uit. in mijn geval altijd ‘cash dividend’, ik krijg dus een geldbedrag gestort op mijn beleggingsrekening. Ook dit kun je op verschillende manieren verwerken in GnuCash, dat staat beschreven in paragraaf 9.8 van de Tutorial and Concepts Guide (‘Conceptengids’).

In onderstaand voorb eeld heb ik op een bepaalde datum € 300,00 aan contant dividend ontvangen op VWRL. Ik boek dat als Income op de inkomstenrekening ‘Inkomsten:600 Opbrengsten Vermogen:620 Dividendinkomsten EUR:VWRL Vanguard FTSE All-World UCITS ETF’. Onder de Placeholder ”Inkomsten:600 Opbrengsten Vermogen: 620 Dividendinkomsten EUR’ heb ik voor ieder fonds dat dividend in Euro’s betaalt een specifieke inkomstenrekening aangemaakt. En ik heb uiteraard dollarrekeningen voor de fondsen die dividend in Amerikaanse dollars betalen onder ”Inkomsten:600 Opbrengsten Vermogen:625 Dividendinkomsten USD’.

Een boeking moet altijd in balans zijn. Ik boek dus ook € 300,00 als Charge op mijn beleggingsrekening ‘Activa:Huidige Activa:Beleggingen SAXO EUR’. Bij dividend in Amerikaanse dollars gaat het uiteraard naar ‘Activa:Huidige Activa:Beleggingen SAXO USD’.

Tenslotte ziet je in deze Split Booking een lege regel ‘Activa:Investeringen:Beleggingsportefeuille EUR:VWRL Vanguard FTSE All-World UCITS ETF’. Die is er alleen maar voor bedoeld om deze boeking te ‘linken’ aan de specifieke investering. Zo houd ik daar een overzicht van alle dividendtransacties op dat specifieke fonds.

In GnuCash ziet deze boeking er dan als volgt uit:

AccountChargeIncome
Inkomsten:600 Opbrengsten Vermogen:620 Dividendinkomsten EUR:VWRL Vanguard FTSE All-World UCITS ETF300,00
Activa:Huidige Activa:Beleggingen SAXO EUR300,00
Activa:Investeringen:Beleggingsportefeuille EUR:VWRL Vanguard FTSE All-World UCITS ETF

Tenslotte

Al mijn beleggingstransacties worden nu bijgehouden in GnuCash. Maar ook hier moet ik nog aan de slag met de rapportages. Dat wordt het volgende deelproject in mijn overstap naar GnuCash. Op mijn startpagina vind je een overzicht van al mijn blogposts over GnuCash tot nu toe.

Hoe beheer jij jouw beleggingsportefeuille?

Het logo van GnuCash aan het begin van dit artikel is eigendom van de GnuCash developers.

Beleggen met GnuCash (deel 1)

De afgelopen acht jaar heeft Geldnerd zichzelf zwaar verwend met zijn beleggingsspreadsheet in Excel. Alle beleggingstransacties sinds 1 januari 2013 zitten in deze spreadsheet, en ook alle financiële transacties rond mijn beleggingsportefeuille sinds die datum. En in elk weekend sinds 1 januari 2013 is die spreadsheet bijgewerkt met de actuele koersen en waarde van de fondsen die ik op dat moment in portefeuille had. Eerst door het downloaden van een rapportje van mijn broker, en sinds een jaartje door Excel de koersen automatisch online op te laten halen (het Aandelen data type). Dat kan ook met terugwerkende kracht voor elke gewenste datum, dus na een vakantie hoef ik niet meer handmatig te knoeien voor de gemiste weekenden… In die spreadsheet zitten al mijn rapportages, al mijn grafieken, al mijn statistiekjes om mijn beleggingen in de gaten te houden.

Maar in GnuCash wil ik graag één totaaloverzicht van mijn financiën creëren. En daar horen dus ook mijn beleggingen bij. Ik heb al mijn transacties sinds 1 januari 2013 dus over gezet. In deze blogpost neem ik je mee in hoe ik dit heb ingericht. Inclusief de functionaliteit om automatisch de waarde bij te werken door actuele aandelenkoersen binnen te halen.

Het is nogal een uitgebreid verhaal. Daarom is het in twee delen gesplitst. Vandaag deel 1, met alle voorbereidingen en de inrichting van GnuCash voor mijn beleggingen. Binnenkort volgt deel 2, met meer informatie over hoe ik aankopen en verkopen boek in GnuCash, en hoe ik dividend verwerk in de administratie.

Rekeningschema

Beleggingen horen bij jouw Assets, de activa. Ik heb hiervoor een rekening ‘Activa: Investeringen:Beleggingsportefeuille EUR’ aangemaakt, met valuta Euro. Het is een Placeholder Account waaronder ik de afzonderlijke fondsen aanmaak. Dat ziet er bij mij zo uit.

Daarnaast heb ik bijvoorbeeld ook een rekening ‘Activa: Investeringen:Beleggingsportefeuille USD’ met als valuta USD voor de fondsen die in Amerikaanse Dollars genoteerd staan. Mijn versie van GnuCash (4.9) kon niet omgaan met fondsen in Dollars onder een Placeholder die in Euro genoteerd stond.

En vergeet niet om via ‘File | Properties | Accounts’ de optie ‘Use Trading Accounts’ aan te zetten als je ook in andere valuta dan de eigen Euro handelt. Dat scheelt een hoop zoeken naar balansverschillen…

Verder heb ik drie Expense rekeningen aangemaakt. Op kostenrekening ‘Uitgaven:8000 Overige:8030 Servicefee Beleggingen’ boek ik de maandelijkse servicefee van mijn aandelenbroker. Op rekening ‘Uitgaven:8000 Overige:8040 EUR Transactiekosten Beleggingen’ boek ik de transactiekosten van Euro-genoteerde fondsen. En op rekening ‘Uitgaven:8000 Overige:8050 USD Transactiekosten Beleggingen’ boek ik de transactiekosten van Dollar-genoteerde fondsen.

En ik heb twee bankrekeningen voor mijn beleggingen aangemaakt. ‘Activa:Huidige Activa:Beleggingen Saxo EUR’ respectievelijk ‘Activa:Huidige Activa:Beleggingen Saxo USD’. Die komen overeen met mijn twee bankrekeningen bij mijn broker. Hierop vinden alle banktransacties rond mijn beleggingen plaats.

Een fonds aanmaken

Een fonds dat je wilt kopen maak je in GnuCash aan in twee stappen. Ik laat het zien aan de hand van de bekende ETF Vanguard FTSE All-World UCITS ETF (VRWL), genoteerd aan de beurs in Amsterdam. Allereerst maak je een aparte grootboekrekening aan voor het fonds onder ‘Activa: Investeringen:Beleggingsportefeuille EUR’.

Het is belangrijk dat je hierbij het juiste rekeningtype ‘Stock’ kiest (1). Druk daarna op de knop ‘Select’ bij de Security/Currency (2). Nu gaan we het echte aandeel aanmaken.

Op dit scherm moet je even goed opletten.

Het juiste ‘Symbol’ (1) is van belang als je automatisch actuele koersen wilt binnenhalen. Daar kom ik verderop in deze blogpost op terug. Het is even pielen om het juiste Symbol voor elk fonds te vinden. Meestal hebben die als format <afkorting fonds>.<beurs>. Dus de bekende ‘Vanguard FTSE All World UCITS ETF’ genoteerd aan de beurs in Amsterdam heeft als code VWRL.AS. En mijn obligatie-ETF ‘Xtrackers II Global Gov Bond UCITS ETF’ genoteerd aan de Duitse XETRA-beurs heeft als code DBZB.DE. Als je dat eenmaal door hebt kun je de meeste fondsen vrij eenvoudig vinden.

Ik gebruik het ‘Type’ (2) om vast te leggen op welke aandelenbeurs ik het fonds koop en verkoop. AEX staat uiteraard voor Amsterdam. Als een beurs niet in het lijstje voorkomt kun je gewoon intypen wat je wilt, dat wordt automatisch aan de lijst toegevoegd

Ook de juiste ‘ISIN-code’ (3) is van belang als je automatisch actuele koersen wilt binnenhalen. En let ook op de ‘Fractions’ (4) als je bij een broker zit waar je in delen van aandelen kunt handelen.

Als je de extra software voor het automatisch binnenhalen van aandelenkoersen geïnstalleerd hebt (zie hieronder) kun je de optie ‘Get Online Quotes’ (5) aanvinken. Ik kreeg de API van Alphavantage niet aan de praat, maar ‘Yahoo as JSON’ (6) doet het prima met de fondsen die ik in portefeuille heb.

Opslaan via ‘OK’, en je eerste fonds is klaar om in te beleggen!

Koersen automatisch binnenhalen

Geldnerd is natuurlijk een enorm luie ambtenaar. Ik heb mijn spreadsheets zo gebouwd dat ik zo min mogelijk handelingen nodig heb om mijn administratie bij te werken. Ook voor het bijwerken van mijn beleggingen in Excel is maar één druk op de knop nodig. Dat wil ik ook in GnuCash. In Windows 10 ga je hiervoor naar ‘Start | GnuCash’ en daar vind je een optie ‘Install Online Price Retrieval for GnuCash’. Als je die geïnstalleerd hebt dan wordt de functionaliteit actief.Die module heet Finance::Quote. Ik gebruik voor de Online Quotes de API van Yahoo Finance (‘Yahoo as JSON’).

En daarmee werkt het voor mij net zo makkelijk als in Excel. Eens in de week open ik GnuCash en ga naar ‘Tools | Price Database’. Daar druk ik op de knop ‘Get Quotes’. Voor alle fondsen waar ik ‘Get Online Quotes’ heb aangevinkt en de juiste code heb ingevuld wordt er dan automatisch de meest recente koers opgeslagen in de Price Database.

Beheerd Beleggen (bijvoorbeeld Meesman) in GnuCash

Yahoo (en andere online services) beschikken natuurlijk alleen over de gegevens van fondsen die op effectenbeurzen verhandeld worden. Dat geldt niet voor beleggingen bij bijvoorbeeld Meesman en andere vergelijkbare aanbieders.

Een vergelijkbare situatie had ik in het verleden in mijn eigen spreadsheet, toen ik nog een deel van mijn vermogen via Alex Vermogensbeheer belegde. In die tijd voerde ik wekelijks handmatig de waarde van mijn portefeuille daar in mijn spreadsheet in. Zoiets kun je natuurlijk ook doen voor Meesman in GnuCash. Wel gewoon een rekening en een Security aanmaken, en dan periodiek handmatig de koers invoeren in GnuCash.

Echte nerds bouwen dan natuurlijk zelf een API om de koersen van de website van Meesman te ‘schrapen’, en in te lezen in GnuCash. En ik hoorde ook dat de koersen van Meesman wel beschikbaar zouden zijn via Bloomberg. Dat kun je ook gebruiken in Finance::Quote. Maar ik heb dit niet zelf kunnen verifiëren, ik beleg niet via Meesman.

Wordt vervolgd…

Tot zover deel 1 van mijn inrichting van GnuCash voor mijn beleggingsportefeuille. Volgende week gaan we verder! Op mijn startpagina vind je een overzicht van al mijn blogposts over GnuCash.

Hoe beheer jij jouw beleggingsportefeuille?

Het logo van GnuCash aan het begin van dit artikel is eigendom van de GnuCash developers.

Budgetteren met GnuCash

Veel mensen hebben een haat-liefde verhouding met budgetten. Maar Geldnerd gebruikt al meer dan 15 jaar met veel plezier budgetten om zijn financiën onder controle te houden. Die functionaliteit zit in mijn administratiespreadsheet. En gelukkig ook in GnuCash, het boekhoudpakket dat ik aan het inrichten ben om mijn spreadsheets te vervangen. Ik vond zelfs een Wiki-pagina met de veelbewogen historie van deze functionaliteit. Tijd dus om te kijken hoe ik dat in wil richten.

Budgetteren is het plannen van jouw inkomsten en uitgaven op de korte en de langere termijn. Dat kunnen het makkelijkste doen door het maken van een begroting, oftewel een overzicht van uw inkomsten en uitgaven. Een begroting is altijd persoonlijk. Iedereen maakt daarin andere keuzes en heeft andere wensen. Zelf maak ik altijd een jaarbegroting. Dat is gedetailleerd genoeg voor mijn doelstellingen. In mijn spreadsheets splits ik die wel weer uit naar maanden. Dat is vooral handig om zicht te houden op uitgaven die niet elke maand terugkomen. Dus eigenlijk zou ik op maanden moeten willen budgetteren.

Nadenken over mijn Budget

Op de GnuCash website vind je een goede Conceptengids (‘Tutorial and Concepts Guide’) die je meeneemt in de diverse onderdelen van een boekhouding. In die gids is een apart hoofdstuk gewijd aan budgetteren.

De gids geeft (terecht) aan dat je jouw rekeningenstructuur goed op orde moet hebben om te budgetteren. In mijn Excel-administratie had ik bijvoorbeeld maar één (1) rekening voor ‘Water’. Hierop budgetteerde ik zowel de rekeningen van het drinkwaterbedrijf als van het waterschap. In GnuCash heb ik nu aparte grootboekrekeningen voor drinkwater en water.

Ik heb lang nagedacht over wat ik precies wil budgetteren. Het gaat verder dan alleen de uitgaven en de inkomsten. Ik wil in de breedte van mijn financiën weten dat ik altijd genoeg geld op de juiste plek heb. Daar is immers ook mijn Potjessysteem voor ingericht. Ik wil, in termen van GnuCash, dus niet alleen een ‘Expense Budget’, maar ook een Cashflow Budget en een Capital Budget. De Budgetperiode is gebaseerd op jaren, met in elk jaar 12 maandelijkse termijnen.

Aan de slag!

Als je dit soort belangrijke beslissingen genomen hebt, dan kun je aan de slag. Binnen GnuCash klik je op ‘Actions | Budget | New Budget’. Er verschijnt dan een leeg budget. Als je vervolgens op de knop ‘Options’ klikt kun je de instellingen van jouw budget aanpassen. In de bijgevoegde Figuur 1 zie je de instellingen die ik gebruikt heb.

Figuur 1: GnuCash Budget Options

Als je één van jouw grootboekrekeningen selecteert kun je met de knop ‘All Periods’ eenvoudig je budget vullen met een standaardbedrag per maand (Figuur 2). Dat werkt bijvoorbeeld handig voor de vaste maandelijkse abonnementskosten van mijn mobiele telefoon. Je kunt ook gewoon op de maand-cel klikken en een getal invullen. Ik heb dat bijvoorbeeld gedaan voor de grootboekrekening voor de kosten van de hosting van geldnerd.nl, een vast bedrag in één jaarfactuur in een vaste maand van het jaar.

Figuur 2: GnuCash Budget All Periods

Wat ik een hele slimme functie vond was ‘Estimate’ (Figuur 3). Als je een grootboekrekening selecteert en die knop indrukt, dan kijkt GnuCash op basis van jouw historische transacties vanaf de door jou gekozen startdatum wat een logisch budget zou zijn. Je kunt daarbij ook kiezen voor een gemiddelde. Ik heb die functie bijvoorbeeld gebruikt om te budgetteren voor een aantal grootboekrekeningen met variabele lasten op basis van de werkelijke uitgaven van het voorgaande jaar.

Figuur 3: GnuCash Budget Estimate

In mijn Excel spreadsheet had ik ook een aantal ‘jaarbudgetten’. Bedragjes die ik reserveerde voor een specifieke grootboekrekening zonder het nader te specificeren per maand. Dat kan helaas niet in GnuCash, in elk geval niet de meest recente versie 4.9 waar ik mee werk. Op zich is dat geen probleem, ik vind de ‘Estimate’ functie eigenlijk nuttiger. Of ik deel mijn oorspronkelijke jaarbudget door 12. Ook heb ik nog even gekeken hoe ik budgetten kan kopiëren, bijvoorbeeld voor volgende financiële jaren. Dat scheelt namelijk veel werk. Dat is gelukkig eenvoudig te doen via ‘Actions | Budget | Copy Budget’.

Op deze manier heb ik in een paar uurtjes mijn bestaande budgetten ingevoerd. Dus ook deze functionaliteit is nu succesvol overgezet van mijn spreadsheets naar GnuCash. Het wordt nog wel eens wat! Er valt natuurlijk nog meer te vertellen over de budgetten, zo zijn er ook nog allerlei rapportages die je kunt gebruiken. Maar over Rapportages komt er nog wel een aparte blogpost.

Hoe heb jij jouw budgetten ingericht?

Het logo van GnuCash aan het begin van dit artikel is eigendom van de GnuCash developers.

NB: Op mijn startpagina vind je een overzicht van al mijn blogposts over GnuCash.

Potjes in GnuCash

Is er een boekhouder of accountant in de zaal? Ik heb even jullie hulp nodig…. Want ik weet wel iets van boekhouden, maar ik ben geen boekhouder. En daar heb ik nu even last van.

Mijn potjessysteem is sinds 2020 een belangrijk onderdeel van mijn financiële systeem. Hiermee reserveer ik geld voor grote en/of onregelmatige uitgaven. Ook begin dit jaar heb ik nog flink lopen schuiven met geld tussen deze voorzieningen.

Voor mij werkt dat rustgevend. Dus wil ik de potjes ook graag gebruiken in GnuCash, het open-source boekhoud programma waarin ik mijn administratie stapsgewijs op aan het zetten ben.

Het valt nog niet mee om GnuCash helemaal naar wens in te richten voor persoonlijke financiën. Online vind ik betrekkelijk weinig informatie en voorbeelden van mensen die er zelf mee werken voor hun persoonlijke financiën. Daarom probeer ik zelf in deze serie blogposts wel te documenteren hoe ik met GnuCash werk, in de hoop dat anderen er iets aan hebben.

Definitie van de potjes

Mijn potjes beschouw ik eigenlijk als boekhoudkundige voorzieningen (provisions). Daarover lees ik ‘A provision is a liability of uncertain timing or amount, meaning that there is some question over either how much will be paid or when this will be paid’. Dan zou ik ze dus bij de liabilities/passiva op moeten voeren. Het zijn voor mij eigenlijk vooruitbetaalde uitgaven (Expenses). Dan is het in boekhoudkundige termen een Liability.

Dit is overigens een bewuste persoonlijke keuze. Zie ik het als spaarpotje (dan is het een asset) of als vooruitbetaalde expenses (dan is het een liability)? Ik kies dus voor die tweede optie. Het staat vast dat het uitgegeven wordt, alleen het moment (en soms de precieze omvang) van de uitgave is nog onzeker. Dan zou ik mezelf voor de gek houden als ik het als spaarpotje meetel. iets wat ik in mijn Excel administratie overigens jarenlang gedaan heb…

Boekhoudkundig is een Voorziening onderdeel van het vreemd vermogen. Het heeft immers een vaste bestemming en is niet meer vrij beschikbaar. Een voorziening telt dan ook niet mee in mijn eigen vermogen. Door deze boekhoudkundige keuze word ik op papier iets ‘armer’ dan voorheen. Of ik heb een reëler beeld van hoe ik ervoor sta. Het is maar net hoe je het bekijkt.

Grootboekrekeningen en Journaalposten

Oké, nu is het tijd voor wat boekhoudnerderij… Ik gebruik het voorbeeld van mijn potje voor het betalen van de jaarlijkse premie voor de Zorgverzekering. Hiervoor zet ik elke maand € 100 opzij op mijn spaarrekening. In december boek ik dat geld terug naar mijn lopende rekening en betaal de premie in één keer vooruit. Dat doe ik zo sinds eind 2017, de zorgverzekering was het allereerste potje in mijn administratie.

Ik twijfel nog tussen drie methodes. Bij de ene boek ik maandelijks het bedrag naar een aparte voorzieningenrekening. Bij de tweede methode boek ik maandelijks rechtstreeks naar de uiteindelijke uitgavenrekening. En ik kan het ook gewoon simpel houden, de derde methode.

Methode 1 – Aparte Uitgavenrekening Voorzieningen

In GnuCash heb ik hiervoor de onderstaande rekeningen aangemaakt:

  • Onder Expenses (Uitgaven) de rekening Uitgaven:9500 Voorzieningen:9510 Voorziening Zorgverzekering.
  • Onder Liabilities (Passiva) de rekening Passiva:950 Voorzieningen:951 Voorziening Zorgverzekering.

De nummering is een overblijfsel uit mijn Excel-administratie. Ik heb de rekeningen in GnuCash zoveel mogelijk genummerd op de manier waarop ze ook (sinds 2003) genummerd zijn in mijn Excel-spreadsheet. Die nummers zitten goed in mijn hoofd, zo kan ik dingen snel terugvinden. Geen boekhoudkundige logica, wel Geldnerd-logica…

In mijn GnuCash administratie heb ik voor elke maand van het jaar 2021 de onderstaande bankoverboeking staan. Die is onderdeel van de serie automatische overboekingen die elke maand plaatsvindt nadat mijn salaris betaald is.

DateAccountDepositWithdrawal
25-mm-2021Activa:Huidige Activa:Lopende Rekening100
25-mm-2021Activa:Huidige Activa:Bufferspaarrekening100

Voor de verwerking van mijn Voorziening voeg ik daar twee regels aan toe, ik ‘splits’ de boeking zoals dat mooi heet. Voor het egaliseren van de uitgaven over het jaar heen boek ik elke maand maandelijks de kosten (debet dus) aan voorziening (credit). Mijn kosten gaan daarmee maandelijks omhoog, mijn resultaat (voor mij is dat het spaarpercentage) gaat omlaag. De boeking ziet er dan als volgt uit.

DateAccountDepositWithdrawal
25-mm-2021Activa:Huidige Activa:Lopende Rekening100
25-mm-2021Passiva:950 Voorzieningen:951 Voorziening Zorgverzekering100
25-mm-2021Activa:Huidige Activa:Bufferspaarrekening100
25-mm-2021Uitgaven:9500 Voorzieningen:9510 Voorziening Zorgverzekering100

Aan het einde van het jaar gaat er een boeking terug van de spaarrekening naar de betaalrekening. Dat geld gebruik ik vervolgens om de premie voor het daaropvolgende kalenderjaar. Mijn jaarpremie van € 1.155 was iets lager dan het totale opgebouwde bedrag van € 1.200, er bleef dus € 45 over op de spaarrekening dat ik heb gebruikt om een ander potje bij te vullen.

DateAccountDepositWithdrawal
21-12-2021Activa:Huidige Activa:Bufferspaarrekening1.155
21-12-2021Activa:Huidige Activa:Lopende Rekening1.155
21-12-2021Activa:Huidige Activa:Lopende Rekening1.155
21-12-2021Uitgaven:1200 Financiën, Zorg en Overheid:1230 Zorgverzekering1.155

Deze boeking heb ik als volgt aangevuld voor de verwerking van mijn voorziening:

DateAccountDepositWithdrawal
21-12-2021Activa:Huidige Activa:Bufferspaarrekening1.155
21-12-2021Activa:Huidige Activa:Lopende Rekening1.155
21-12-2021Uitgaven:9500 Voorzieningen:9510 Voorziening Zorgverzekering1.200
21-12-2021Passiva:950 Voorzieningen:951 Voorziening Zorgverzekering1.200
21-12-2021Activa:Huidige Activa:Lopende Rekening1.155
21-12-2021Uitgaven:1200 Financiën, Zorg en Overheid:1230 Zorgverzekering1.155

Je ziet dat ik ‘stiekem’ het hele bedrag van de voorziening heb teruggeboekt. In dit scenario begint de voorziening dus met een saldo van nul (0) aan het financiële jaar 2022.

Nadeel van deze aanpak is dat ik geen rechtstreekse relatie leg tussen het opbouwen en aanhouden van de voorziening en de uiteindelijke betaling van de zorgverzekeringspremie. De voorziening is in deze methode zuiver een boekhoudkundig iets. Vandaar dat ik ook methode 2 overweeg.

Methode 2 – Voorziening Rechtstreeks Naar Uitgavenrekening

In deze aanpak heb ik maar één extra rekening nodig, onder Liabilities (Passiva) de rekening Passiva:950 Voorzieningen:951 Voorziening Zorgverzekering. Bij deze methode boek ik maandelijks de kosten (debet) aan de voorziening (credit). Ik betaal maandelijks een ‘fictieve premie’ middels de voorziening. De maandelijkse boeking ziet er dan als volgt uit.

DateAccountDepositWithdrawal
25-mm-2021Activa:Huidige Activa:Lopende Rekening100
25-mm-2021Passiva:950 Voorzieningen:951 Voorziening Zorgverzekering100
25-mm-2021Activa:Huidige Activa:Bufferspaarrekening100
25-mm-2021Uitgaven:1200 Financiën, Zorg en Overheid:1230 Zorgverzekering100

Bij de werkelijke betaling van de zorgverzekeringspremie boek ik dan de voorziening (debet) aan de uitgave (credit). Op deze manier is de uitgave losgekoppeld van het moment dat ik de kosten neem. Het daadwerkelijke betalen van de zorgverzekeringspremie heeft dan ook geen impact op mijn resultaat of spaarpercentage.

DateAccountDepositWithdrawal
21-12-2021Activa:Huidige Activa:Bufferspaarrekening1.155
21-12-2021Activa:Huidige Activa:Lopende Rekening1.155
21-12-2021Uitgaven:1200 Financiën, Zorg en Overheid:1230 Zorgverzekering1.200
21-12-2021Passiva:950 Voorzieningen:951 Voorziening Zorgverzekering1.200
21-12-2021Activa:Huidige Activa:Lopende Rekening1.155
21-12-2021Uitgaven:1200 Financiën, Zorg en Overheid:1230 Zorgverzekering1.155

Hiermee haal ik de voorziening weg uit de uitgavenrekening, en ‘vervang’ ik deze door de daadwerkelijke premiebetaling.

Om deze methode compleet te maken zou ik eigenlijk ook het restantbedrag van € 45 (het verschil tussen de opgebouwde € 1.200 en de daadwerkelijk te betalen € 1.155) nog een bestemming moeten geven. Die kan ik vrij te laten vallen zonder dat er kosten tegenover staan. Er valt er een verantwoordelijkheid weg en ik heb weer vrije beschikking over dat deel van het vermogen. Het is dus weer eigen vermogen geworden.

Een verschuiving van vreemd naar eigen vermogen is boekhoudkundig een opbrengst. Ik boek dan de voorziening (debet) aan de opbrengst (credit). Dit komt ten goede aan mijn spaarpercentage. Maar misschien overdrijf ik dan een beetje? Of overdrijf ik sowieso? Hoe zouden jullie dat doen?

Methode 3 – Keep It Simple

Naar aanleiding van mijn vorige GnuCash-blog stuurde lezer Abel mij een mail met uitleg hoe hij zijn potjes-systeem geïmplementeerd heeft in GnuCash. Een methode die uitblinkt in eenvoud!

Hij heeft zijn potjesrekening aangemaakt als ‘Placeholder Account’. Dat is zeg maar een titelrekening, waar je zelf geen boekingen op kunt doen. Daar onder heeft hij voor elk potje een aparte rekening gemaakt. Dat is waar hij de afzonderlijke reserveringen op boekt. Je ziet dan in één oogopslag het saldo van het potje, en (omdat de ‘placeholder’ wel de optelsom van de rekeningen daar onder laat zien) op de placeholder-regel ook het totale saldo op de potjesrekening, zodat je kunt bewaken dat de balans in GnuCash klopt met de balans in de internetbankieren-omgeving.

In zijn geval ziet dat er als volgt uit (de bedragen zijn door mij vervaagd).

Om dit te laten werken is het van belang dat je de kolom met het actuele saldo zichtbaar maakt. In de Engelstalige versie van GnuCash heet die ‘Present’ of ‘Total’ met daarachter tussen haakjes de basisvaluta van jouw administratie (in mijn geval EUR). Je maakt die kolom zichtbaar door in de Accounts Overview in de rechterbovenhoek op het neerwaartse pijltje te drukken.

Abel zet eerst al het geld al op een subaccount (in zijn geval het potje Rest), en verdeelt het van daar uit Je doet dus geen boekingen meer op het ‘hoofdaccount’ van de potjesrekening. Door de autocomplete/historie van transacties invoeren moet je de eerste periode wel even goed opletten dat transacties niet meer naar het top-spaaraccount gaan, maar specifiek naar de juiste potjes.

Het is wat mij betreft een briljant eenvoudige manier om het zo in te richten, die goed aansluit bij hoe ik nu in Excel werk. En ‘Onverwacht Kapot Spul’ is natuurlijk een prachtige naam voor een potje! Het is wel volledig boekhouden op basis van cashflow.

Tenslotte

Drie methodes. Ik ben er nog niet uit. Maar ik zie nog een verschil met mijn kasboekhouding in Excel. In de kasboekhouding is het handig om elke voorziening als aparte bankoverboeking te doen. In het dubbel boekhoudsysteem van GnuCash zou ik net zo makkelijk één bankboeking kunnen doen, en de uitsplitsing in afzonderlijke voorzieningen in GnuCash toe kunnen voegen aan die ene bankoverboeking door de boeking te splitsen.

Help!

Dus… Is er een boekhouder of accountant in de zaal? Methode 1 of Methode 2 of Methode 3? Of is er nog een briljantere Methode 4? Doe ik nou erg gekke dingen als ik er zo mee omga in het dubbel boekhoudsysteem?

Hoe is het met GnuCash?

De afgelopen jaren heb ik regelmatig geschreven over GnuCash, een gratis en open-source boekhoudpakket dat ik stilletjes en stapsgewijs in gebruik aan het nemen ben. De bedoeling is dat ik hiermee op termijn mijn spreadsheets ga vervangen. Dat scheelt mij tijd, want dan hoef ik zelf geen programmeerwerk meer te doen. Maar het kost wel tijd om alles in te richten naar mijn wensen. Mijn lat ligt dan ook hoog, ik wil echt alles bij kunnen houden.

Stand van zaken

De afgelopen maanden heb ik stapsgewijs mijn hele financiële leven in GnuCash ingebracht. In elk geval vanaf 1 januari 2013, de dag dat mijn huidige financiële leven begon na mijn echtscheiding.

Elke transactie. Op mijn bankrekening, mijn spaarrekeningen. Mijn creditcards, mijn beleggingsrekening. Contant geld vanaf het moment dat we terugkwamen uit het Verre Warme Land. Duizenden transacties heb ik ingelezen, gecontroleerd. Die had ik allemaal digitaal beschikbaar, ik houd mijn persoonlijke financiën immers al bij sinds 2003. En tot op de dag van vandaag sluit het allemaal tot op de cent nauwkeurig aan. Dat geeft eigenlijk best wel een kick.

Het gebruiken van een echt dubbel boekhoudsysteem geeft me ook weer veel nieuwe mogelijkheden. Zo kan ik bijvoorbeeld de kosten van iets wat ik declareer op mijn werk, en de opbrengst van de declaratie, tegen elkaar wegboeken op dezelfde rekening. Idem dito met de kosten van een borrel met vrienden en de door hen betaalde bijdrage waarvoor ik een Tikkie stuurde. Dat geeft een veel reëler beeld van mijn eigen uitgaven. Ook splits ik de maandelijkse reguliere hypotheekbetaling nu in een rente-deel (uitgaven) en een aflossingsdeel (vermogensopbouw). Ook dat geeft een reëler beeld. De uitvinder van het dubbel boekhoudsysteem, voor het eerst beschreven door de Italiaanse monnik Luca Pacioli in de 15e eeuw, maar waarschijnlijk bedacht door kooplieden in het oude Florence van de 13e eeuw, was waarlijk briljant!

Inmiddels heb ik twee administraties in GnuCash volledig ingericht. De Gezamenlijke Huishoudadministratie met Vriendin, met daarin onze gezamenlijke bankrekening maar ook onze woning en de hypotheek. En mijn eigen Persoonlijke Administratie, met daarin mijn eigen bankrekeningen, contant geld, en aandelentransacties sinds 2013.

Was het nodig om terug te gaan tot 2013? Natuurlijk niet. Ik had ook gewoon kunnen beginnen op 1 januari 2021 of 2022. Maar het heeft me veel geleerd over het dubbel boekhoudsysteem en over mijn eigen financiën. Ik houd van compleet zijn. En ik krijg niet gauw genoeg van klooien met cijfers, dat blijkt maar weer.

Wat is er nog te doen?

Veel. Maar dat geeft niet. Ik heb geen haast. En het voorlopig bijhouden van twee boekhoudingen, in Excel en in GnuCash, kost niet zo heel veel tijd. Beide zijn immers vergaand geautomatiseerd. De afgelopen maanden waren ook druk met andere dingen. Ik heb jaren gedaan over het vervolmaken van mijn spreadsheets, ik mag van mezelf ook een paar jaar doen over de ingebruikname van GnuCash.

Ik ben nog bezig om alle grootboekrekeningen individueel langs te lopen en te controleren op gekke boekingen. Het systeem van GnuCash dat automatisch leert waar een boeking thuishoort naarmate je er meer verwerkt is erg goed maar niet perfect. Met al die duizenden transacties sluipt er wel eens een foutje in. En de (vrij dominante) perfectionist in mij heeft de zaken graag goed op een rijtje…

Ook moet ik nog kijken hoe ik automatisch de actuele koersen van mijn beleggingen op kan halen. GnuCash heeft hier functionaliteit voor, onder andere met behulp van Alpha Vantage. Daar moet ik mij nog even goed op inlezen. Want uiteindelijk wil ik er geen handmatig werk aan hebben, net als nu in mijn spreadsheets.

Daarnaast moet ik mijn Budgetten nog inrichten. ook hier heeft GnuCash uitgebreide functionaliteit voor. maar daarvoor moet ik nog goed nadenken over de juiste instellingen. Eerst inlezen en nadenken, dan pas doen.

Verder moet ik nog bedenken hoe ik mijn potjessysteem verwerk in GnuCash. Bij mijn blog over de financiële voorbereiding op 2022 ontstond daarover in de comments een interessant gesprek met Sjaak Trekhaak en Spreadsheets FTW. Ik heb helaas nog geen tijd gehad om daar dieper in te duiken (en ik wil ook eerst alle boekingen er goed in hebben zitten). Maar dat wordt ergens in de komende periode nog wel een projectje (en vast en zeker ook een blogpost).

En tenslotte moet ik ook nog beginnen met het inrichten van de rapportages. Ik heb al een beetje lopen spelen met de standaardrapportages, maar je kunt ook maatwerkrapportages inrichten. Want ik wil mijn geld natuurlijk minstens net zo goed in de gaten kunnen houden in GnuCash als dat ik al doe in Excel! En daar zijn rapportages onmisbaar bij.

Genoeg te doen dus.

Werk jij ook met GnuCash? En heb je nog tips voor mij? Voorbeelden die ik over kan nemen?

Het logo van GnuCash aan het begin van dit artikel is eigendom van de GnuCash developers.