Mijn werksysteem

Op 8 augustus vroeg HenH in de comments waar er een blogpost te vinden was over mijn werksysteem. Ik verwijs daar namelijk naar in mijn blog over de jaardoelen. Het was wel een vraag waar ik even over na moest denken. Ik probeer werk en blog namelijk gescheiden te houden, alleen al om mijn identiteit een beetje te beschermen. Maar ik ga toch een poging doen om mijn Werksysteem uit te schrijven.

Vooraf

Geldnerd is rijksambtenaar, dat is geen geheim. En manager van een club fijne mensen. Voltijds werken is bij de Rijksoverheid 36 uur per week. En ik werk sinds een tijdje in een werkrooster van 4 x 9 uur, vier werkdagen van elk 9 werkbare uren. Dat doe ik op maandag tot en met donderdag, dus elke donderdag aan het eind van de werkdag begint mijn lange weekend. De afwezigheidsmelding in mijn mailbox gaat dan aan en mijn werkapparaten (inclusief zakelijke telefoon) verdwijnen in de kast. Daar komen ze zondagavond of maandagochtend weer uit om aan de oplader te gaan. En dit ritme bevalt mij uitstekend, ik kan me eigenlijk niet meer voorstellen dat ik nog terug ga naar een vijfdaagse werkweek.

In mijn huidige functie ben ik medio 2020 begonnen. In coronatijd. Ik heb sindsdien vrijwel volledig thuisgewerkt, ik ben in totaal een keer of 10 op kantoor geweest in het afgelopen jaar. De meeste mensen in mijn team heb ik pas een handvol keren ‘in het echt’ gezien. We zien elkaar vrijwel dagelijks per video en spreken elkaar telefonisch.

Mijn afdeling is georganiseerd in vijf clusters, met elk een eigen taakgebied. Inhoudelijk hebben die taakgebieden weinig met elkaar te maken. Maar als manager ben ik, samen met mijn plaatsvervanger, wel elke dag met al die taakgebieden bezig. Dat betekent veelvuldig omschakelen tussen verschillende thema’s. Het schakelen is één van de dingen die mijn werk interessant maakt en houdt.

Als manager mag ik gebruik maken van de diensten van een managementassistente. Zij regelt mijn afspraken en andere praktische dingen. Dat is een voorrecht dat mij veel tijd scheelt. Wekelijks hebben we agenda-overleg, en ook tussen de bedrijven door bellen en mailen we regelmatig om dingetjes te regelen.

Werkritme

Mijn werkdagen beginnen ergens tussen 08.00 en 08.30 uur op mijn eigen werkplek in Huize Geldnerd. Op maandag heb ik standaard mijn agenda tot 09.30 uur geblokkeerd. Daar mogen geen afspraken gepland worden. Omdat ik niet werk op vrijdag, en er op die dag vaak toch dingen gebeuren, en omdat ik in het weekend mijn mail en telefoon vermijd en dat doen helaas niet alle collega’s. De tijd tot 09.30 gebruik ik om ‘bij te lezen’ op de vrijdag en het weekend, en eventuele spoedzaken uit te zetten en mensen terug te bellen. Het zorgt ervoor dat ik zonder achterstand aan het ‘vergadercircus’ van de nieuwe week begin.

Want dat is mijn agenda grotendeels. Een vergadercircus. In een normale werkweek zitten de beschikbare uren volgepland met videovergaderingen. Een enkele vergadering op kantoor of op externe locaties. Die tegenwoordig een aparte kleur krijgen in de agenda, en waar ook netjes reistijd omheen gepland wordt. Want het is al eens voorgekomen dat ik me realiseerde dat mijn volgende afspraak over een half uur op kantoor zou zijn, terwijl ik nog rustig thuis achter de laptop zat. Ook dat is stress die ik liever vermijd.

Elke werkdag is mijn agenda van 12.00 tot 13.00 uur geblokkeerd voor mijn lunchpauze. Niet altijd een uur, maar wel altijd bedoeld om even gezond te lunchen en echt afstand te nemen van het werk en de werkplek. Meestal lunchen Vriendin en ik samen, want ook haar werkweek speelt zich grotendeels af in haar eigen werkkamer hier in Huize Geldnerd. En meestal komt ergens tijdens de lunch ons Hondje thuis, die is dan de hele ochtend met de uitlaatservice op pad geweest. Hij eet na thuiskomst een snackje en zoekt dan één van zijn mandjes op om te gaan slapen.

Na de middagvergaderingen is mijn agenda vanaf 16.00 uur weer geblokkeerd. In principe accepteert het secretariaat vanaf dat tijdstip geen afspraken meer voor mij. Allereerst werk ik dan mijn Bellijst af. Gedurende dag proberen mensen regelmatig om mij te bellen, maar tijdens besprekingen neem ik meestal niet op. Die mensen komen wel op mijn bellijst, en worden diezelfde dag teruggebeld. Ook als ik gedurende de dag zelf bedenk dat ik iemand moet bellen, spaar ik dat op tot ‘s middags.

Na de Bellijst is de Stukkenstroom aan de beurt. Binnen de overheid is het proces van en naar de ministers en statssecretarissen sterk geformaliseerd. Dat is ook nodig, want we moeten alles wat we doen goed kunnen verantwoorden, iets dat helaas nog niet altijd goed gaat. Maar elke dag gaan er stukken ‘de lijn in’. En er zijn heel veel lijnen, mogelijke routes van stukken van medewerkers die uiteindelijk bij een hoge ambtenaar of een minister terecht moeten komen, of als brief naar de Tweede Kamer of ergens anders heen moeten gaan. Ook ik ben onderdeel van een aantal ‘lijnen’, en moet dus elke dag nota’s en brieven beoordelen, aanvullen, bespreken en uiteindelijk digitaal paraferen.

En na de Stukkenstroom is de E-mail aan de beurt. De schrik van vrijwel elke kantoorwerker. Ik heb een aantal maatregelen genomen om dat beheersbaar te maken, daar kom ik later in deze blogpost nog even op terug. Mijn doel is om voor het einde van de werkdag in elk geval alle mails gelezen te hebben. Mails die een korte reactie vragen (zeg minder dan 2 minuten werk) handel ik meteen af. Waar mogelijk zet ik acties uit bij collega’s. Afgehandelde mails worden gearchiveerd, ook daar kom ik zometeen op terug. In mijn Inbox mogen alleen ongelezen berichten zitten, en mails waar ik nog ‘iets mee moet’. Dat zijn er meestal enkele tientallen. Soms meer. Maar niet meer de honderden ongelezen berichten die ik in eerdere functies soms had.

Tijdens dit proces orden ik ook de aantekeningen die ik gedurende de dag digitaal bijgehouden heb. In mijn mailbox heb ik een uitgebreid systeem van taakdocumenten aangemaakt. Elk cluster in mijn afdeling, elk vast overleg en werkgroepje, elk regulier persoonlijk overleg heeft een eigen document. Hier houd ik mijn aantekeningen en actielijstjes bij. Als ik bedenk dat ik iets ergens moet bespreken, dan gaat het op het lijstje en komt het dus automatisch in het eerstvolgende overleg aan de orde.

Ook kijk ik nog even naar de agenda voor de volgende dag en check ik of ik alle stukken voor die vergaderingen bij de hand heb. Ik ben verwend doordat de meeste vergaderingen voor mij voorbereid worden en ik kant en klare annotaties en adviezen meekrijg. Dat betekent dat ik selectief kan voorbereiden, meestal lees ik alleen de stukken waar ik een pittige discussie over verwacht. En tenslotte kijk ik ook nog even in het financiële systeem en het personeelssysteem of er nog taakjes staan die ik af moet handelen.

Dat klinkt als veel werk, en dat is het meestal ook wel. Ik heb die tijd vanaf 16.00 uur ook echt wel nodig. Veel collega-managers vergeten om dit soort blokken in hun agenda te zetten. En vergaderen dus door tot 17.30. En zitten dan elke avond hun mail en andere dingen bij te werken. Of lopen altijd achter de feiten aan. Sukkels.

Ik probeer ergens tussen 17.30 en 18.00 de werkdag af te ronden. En meestal ben ik dan ‘bij’. Alle stukken afgehandeld, alle mails gelezen, alle acties uitgezet, alle aantekeningen geordend, en de volgende werkdag voorbereid. Dat geeft een gerust gevoel in de avond.

De Agenda

Niet alleen privé maar ook zakelijk plan ik alles in mijn agenda. Vergaderingen, de vaste blokken voor lunch en mail/stukkenstroom/voorbereiding, maar ook tijd om acties uit te voeren. Het werken in vaste blokken is voor mij de basis van dit systeem, samen met de lijstjes in Outlook.

Ik heb strikte afspraken met mijn secretariaat over het weigeren van afspraken in de geblokkeerde tijden. Af en toe ontkom ik er niet aan, een minister kun je moeilijk iets weigeren en Kamerdebatten lopen ook gewoon door. Maar 9 van de 10 keer loopt het goed. Het klinkt misschien erg streng, dit systeem, maar het werkt, en het helpt mij om effectief en efficiënt mijn werk te doen.

Er zijn best veel regelmatig terugkerende overleggen in mijn agenda. Elke dinsdagochtend vergaderen we met het managementteam van de directie. Elke woensdag heb ik een overleg met elk cluster in de afdeling, in een uur nemen we de actielijst en grote lijnen door. Op donderdagochtend heb ik een afdelingsoverleg. De rest van de agenda vult zich met “bila’s” (bilaterale overleggen), stuurgroepen, werkgroepen, crisisgroepen, projectgroepen, werkbezoeken, debatten in de Eerste en Tweede Kamer, en al die andere praatvormen waarmee veel ambtenaren hun tijd verspillen dagen vullen.

De E-mail

Ik omschreef e-mail al als de schrik van vrijwel elke kantoorwerker. Op een gemiddelde dag ontvang ik er meer dan 150. Een verschrikkelijk systeem dat z’n oorspronkelijke doel, het snel uitwisselen van informatie, inmiddels al lang uit het oog verloren is. Net zoals de meeste organisaties werken wij met Microsoft Outlook.

Mijn uitgangspunt is dat mails zo min mogelijk tijd door mogen brengen in mijn Inbox. Aan het eind van elke werkdag wil ik geen ongelezen berichten meer hebben. Indien nodig worden ze doorgezet naar collega’s voor verdere behandeling. Als mails afgehandeld zijn worden ze door mij gearchiveerd, ik heb een uitgebreide lijst archiefmappen op onderwerp in Outlook.

Het grote geheim om de grote hoeveelheid e-mails beheersbaar te houden: de Regels in Outlook. Je kunt regels instellen waarmee Outlook bepaalde berichten automatisch afhandelt. En dat is handig, want dan hoef je dat zelf niet meer te doen.

Ik heb een groot aantal Regels ingesteld. Een aantal deel ik hieronder. Dit zijn ze niet allemaal, maar de andere zouden teveel prijsgeven over het precieze werk dat ik doe. Het gaat om het idee.

  1. Ten eerste heb ik een CC regel. Die markeert berichten waar ik in de CC-regel sta automatisch als gelezen en verplaatst ze naar een aparte map, behalve als ze afkomstig zijn van een zeer selecte groep personen. In die map kijk ik eigenlijk alleen als er specifiek naar gevraagd wordt, want vrijwel alle CC-berichten zijn ter info. Ik heb uiteraard ook een regel die eens in de zoveel tijd alle berichten uit de CC-map verwijdert die ouder zijn dan een paar weken.
  2. Verder worden op vergelijkbare wijze alle berichten die te maken hebben met mijn agenda verplaatst naar een aparte map. uitnodigingen, bevestigingen van anderen, verplaatsingen, het gaat allemaal naar de Agenda-map. Mijn agenda wordt beheerd door het secretariaat, die hebben liever niet dat ik er zelf iets aan doe. Maar ook voordat ik dat voorrecht had werkte ik met zo’n map. En dan keek ik één of twee keer per dag in die map en handelde alles af. Ook voor deze map is er uiteraard een regel die eens in de zoveel tijd alle berichten verwijdert die ouder zijn dan een paar weken.
  3. Een aantal systemen in onze organisatie stuurt mij automatisch notificaties als er taken voor mij zijn. Bijvoorbeeld ons documentmanagementsysteem (DMS) en ons personeelssysteem. Helaas kan ik die berichten niet uitschakelen in de bronsystemen. Maar ze zijn voor mij wel overbodig, want ik kijk elke dag minstens één keer in deze systemen of er iets voor mij staat. En met name het DMS is erg actief, die stuurt soms wel enkele tientallen berichten per dag. Dus heb ik ook een regel ingesteld die dit soort overbodige notificaties automatisch in de prullenbak kiepert. Die automatisch geleegd wordt als ik Outlook afsluit aan het einde van de werkdag.

Mijn Outlook-regels helpen mij enorm om mijn mailbox overzichtelijk te houden. Ik heb minder handwerk en kan beter focussen op de berichten die echt mijn aandacht nodig hebben. Dat helpt dan weer om elke werkdag af te sluiten met het gevoel dat ik alles onder controle heb. Want een overvolle mailbox is was een belangrijke stressfactor.

Hybride werken

In mijn huidige functie heb ik tot op heden vrijwel volledig thuis gewerkt. Maar ooit zullen we toch wel van dat k…virus afkomen. De bedoeling is dat wij dan ‘hybride’ gaan werken. Wat neerkomt op ‘vaker thuis dan voor corona’. Iets dat ik persoonlijk helemaal niet erg vind. Ik hoef niet zo nodig vijf vier dagen per week terug naar kantoor. De huidige manier van werken is voor mij erg efficiënt. Ik verlies geen tijd tussen vergaderingen en ik word minder afgeleid. Vooralsnog is het adagium bij ons ‘zo min mogelijk kantoor’, ik verwacht dat het binnenkort weer wordt versoepeld naar ‘een paar dagen per maand’.

In mijn afdeling hebben we afgesproken dat we tot nader order de clusteroverleggen en het afdelingsoverleg digitaal blijven doen. Collega’s kunnen hun ‘quotum’ aan kantoordagen daarbuiten inzetten voor overleggen waar ze dat nuttig vinden. Ik heb heel af en toe ook een bespreking op kantoor of extern, dat is nu echt een uitje. Gelukkig staat Geldnerd HQ op minder dan 15 minuten fietsen van mijn kantoor. En minimaal één keer per maand organiseren we een gezamenlijke middag met de afdeling. We lunchen samen, doen wat serieuze dingen, en drinken een borrel samen. Hopelijk komen er snel nog wat meer mogelijkheden om elkaar te zien.

Samenvattend

Het werken in vaste blokken zorgt voor voorspelbaarheid en transparantie voor mijn omgeving. De blokken elke middag zorgen voor voldoende tijd voor mijzelf en mijn eigen werk. Met een beetje hulp van de technologie. En en beetje discipline. Dat lukt uiteraard niet elke dag. Soms ‘moet’ er een vergadering in geblokkeerde tijd. Heb ik een dag geen zin in het bellen of de mail. Of ben ik een dag op reis. Maar dat geeft niet. Ik kan het de dag erna altijd weer oppakken.

En dat is dus de beschrijving van mijn persoonlijk Werksysteem in mijn standaard overheidsmanagerskantoorbaan. Het kostte in deze functie een half jaar om het goed in te regelen, maar inmiddels draait het ook al meer dan een half jaar heel goed. Het geeft rust. Het geeft structuur. Het vermindert mijn stress. Rust reinheid en regelmaat, en het maakt dat mijn team op mij kan rekenen. Dat is het belangrijkste.

En het is nog best een lang stuk geworden eigenlijk, deze blogpost. Dan te bedenken dat ik vooraf niet dacht dat er een blogpost in zou zitten…

Hoe ziet jouw werksysteem eruit? Want daar kan ik ook nog weer van leren!

De overheid en het einde van tijdelijk

Onlangs las ik dat de overheid probeert om per 2023 een verbod op de tijdelijke lijfrente te introduceren. Individueel pensioen moet je vanaf dan altijd levenslang laten uitkeren. Dit zat ‘verstopt’ in de toelichting bij een voorgestelde wijziging van de pensioenwet. Diverse lezers stuurden mij hierover ook een berichtje. Want dit raakt veel mensen die een deel van hun pensioen opbouwen in pijler 3 van het huidige pensioenstelsel.

Zelf vind ik het weer een typisch voorbeeld van de onbetrouwbare overheid. Dit soort stappen van de overheid passen in een lange reeks. Het past in het beleid om eerder stoppen met werken onaantrekkelijk te maken. Maar kan een heel groot probleem zijn voor mensen die hun pensioenplannen geheel of gedeeltelijk op dit ene instrument gebaseerd hebben (waaronder de financieel columniste/schrijfster Erica Verdegaal).

Ik ga er van uit dat onder andere de verzekeraars en consumentenorganisaties gereageerd hebben op het wetsvoorstel. Het wetsvoorstel moet ook nog naar de Raad van State voor advies, en naar de Tweede Kamer voor goedkeuring. Die gaat ongetwijfeld ook van alles vinden (dat proces kun je helpen door Kamerleden rechtstreeks te mailen). Dus er zijn nog genoeg kansen om bij te sturen. Mocht je jouw pensioenplannen geheel of gedeeltelijk gebaseerd hebben op tijdelijke lijfrentes, dan raad ik je van harte aan om de leden van de commissie Financiën van de Tweede Kamer een mailtje te sturen. Het stukje van de Consumentenbond zet de belangrijkste argumenten keurig op een rijtje: een terugkeer naar het monopolie van verzekeraars en minder keuzevrijheid voor de consument terwijl de overheid juist pretendeert dat we meer zelf moeten doen voor onze financiële toekomst.

En ik ben ondertussen zelf blij dat ik gewoon al mijn geld in mijn grote Box 3 spaarpot en onze hypotheekaflossing gooi, en geen gebruik maak van lijfrentes en andere ingewikkelde financiële producten. Die strategie van mij is minder riskant dan specifieke producten die afhankelijk zijn van specifieke fiscale- en/of pensioenregels. Want onze aanlooptijd naar het pensioen is zo lang (en de overheid zo wispelturig) dat je vrij zeker kunt zijn dat de regels veranderd zijn voordat je echt kunt profiteren…

Ondertussen wacht ik op de plannen voor de hervorming het belastingstelsel en van Box 3. Daar zullen we waarschijnlijk in het nieuwe regeerakkoord wel iets over gaan lezen. Dat zal mij ongetwijfeld ook gaan raken. De Tweede Kamer vraagt al heel lang om een belasting op basis van daadwerkelijk rendement in plaats van fictief rendement. Er zijn maar twee zekerheden, zegt het aloude spreekwoord. De dood en belastingen. Daaraan ontkomen kan ik niet. Maar het zo eenvoudig mogelijk houden, en mijzelf niet afhankelijk maken van heel specifieke belastingregels of specifieke financiële producten, helpt wel.

Hoe eenvoudig is jouw pensioenvoorziening?

Update 31 augustus 2021: Blijkens nog geheime voorstellen zou het plan voor het schrappen van de tijdelijke lijfrentes van de baan zijn.

Sorry zeggen is moeilijk

  • Berichtcategorie:Belastingen

Zul je net zien. Ik kondig aan dat ik een maandje vakantie neem, zet wat blogposts klaar, en prompt gebeurt er weer iets dat het bloed onder mijn nagels vandaan haalt een extra blogpost rechtvaardigt.

Een tijdje geleden kreeg Geldnerd een brief van de Belastingdienst. Eentje waar ik niet vrolijk van werd. Ik had namelijk het voorrecht om, samen met enkele honderdduizenden andere Nederlanders, geregistreerd te staan in de Fraude Signalering Voorziening (FSV). Het systeem waarin de Belastingdienst ‘risicosignalen’ registreerde. Er konden allerlei redenen zijn om daarin opgenomen te worden. Heel simpel, bijvoorbeeld als een gemeente of het UWV het inkomen van iemand opvroeg. Of dat een belastingaangifte volgens het computersysteem van de Belastingdienst misschien niet klopte.

De brief blonk destijds niet uit in informatie. Er stond niet in wat er van mij geregistreerd was, maar ook niet wat de aanleiding was en sinds wanneer ik geregistreerd was. En als mondige burger klom ik dus in de pen en schreef een heuse brief aan de Blauwe Enveloppen Brigade. Dat doe ik niet vaak meer, maar het was de enige optie die men mij bood.

Ik kreeg al snel een ontvangstbevestiging. Met de mededeling dat ze een maand hadden om op mijn vraag te reageren. Maar dat ze die termijn ook twee keer met een maand mochten verlengen. En dat dat ze dat ook alvast deden, want ze verwachtten meer vragen. Een typische bureaucratische standaardbrief zoals ik ze zelf ook regelmatig verstuur, heel confronterend. Dus ik zette een reminder voor de deadline in mijn agenda en ging rustig afwachten. Want ik weet, ambtelijke molens malen traag maar wel gestaag. Dus dat antwoord ging echt wel komen.

En het kwam. Een week voor de deadline. Een lijvig epistel van 5 hele pagina’s A4. Op papier. In een welbekende blauwe envelop, zoals ik ze niet vaak meer ontvang. Dus ik ging er eens goed voor zitten.

En ik werd weer teleurgesteld. Op meerdere fronten.

Teleurstelling

Ten eerste de brief zelf. Die is onleesbaar. Tenzij je zelf lid bent van de Haagse Samenzwering Om Burgers Te Pesten bij de overheid werkt, en geoefend bent in het lezen van juridisch correcte en zeer doorwrochte edoch nauwelijks leesbare epistels. Lezers van mijn blog hebben een voorsprong. Want ik schrijf als een ambtenaar…

Ten tweede ook de inhoud. Nadat ik alle juridische mitsen en maren en voorbehouden en standaardformuleringen en voorbehouden had weggestreept bleef er een kort overzicht over van de gegevens die van mij geregistreerd waren. Ze zijn ook eerlijk genoeg om toe te geven dat ze sommige vragen die ik gesteld heb nog niet kunnen beantwoorden. Zoals de vraag waarom ik in de FSV stond. En de vraag met wie mijn gegevens gedeeld zijn. Ze verwachten die vragen in het najaar wel te kunnen beantwoorden. En beloven mij dan een nieuwe brief te sturen.

Reconstructie

Door de informatie in de brief kan ik zelf in elk geval wel een kleine reconstructie maken. Het lijkt inderdaad gerelateerd aan mijn verblijf in het Verre Warme Land (VWL). Ik heb wel eens geschreven dat mijn fiscale situatie toen bijzonder was. Ik woonde weliswaar in VWL en werkte voor een lokale werkgever, maar was toch belastingplichtig in Nederland. Dat komt niet veel voor. Mijn werkgever hield wel lokale belastingen en premies in, dus dat mocht Nederland niet meer doen. Het werd er erg ingewikkeld van.

Ik heb destijds dan ook regelmatig gecorrespondeerd met de vrienden van de afdeling Buitenland van de Belastingdienst. Voordat ik mijn aangifte 2014 indiende heb ik per mail uitgebreide afstemming gezocht over hoe ik de aangifte in zou gaan vullen. Na wat correspondentie heen en weer kreeg ik per e-mail een keurige bevestiging dat dit de goede manier zou zijn.

Dus diende ik mijn aangifte in. Die vervolgens werd afgewezen door een medewerker van afdeling B omdat hij/zij niet wist wat afdeling A met mij afgesproken had. Tegelijk met de afwijzing werd er blijkbaar een registratie in de FSV gezet omdat ik in mijn aangifte gegevens had gebruikt die niet zouden kunnen kloppen. Fraude dus. Geldnerd is een witteboordencrimineel.

Ik heb vervolgens keurig bezwaar gemaakt tegen de afwijzing, met daarbij de hele e-mailcorrespondentie tussen mijzelf en afdeling A inclusief hun instemming. Dat bezwaar is toegewezen en mijn aangifte werd alsnog goedgekeurd. Maar daarbij is (blijkbaar) niet mijn registratie in de FSV verwijderd. Dat had wel gemoeten, want die was ten onrechte. Ik heb daar ook niet om gevraagd, wij onschuldige slachtoffers van de Grote Boze Staat burgers wisten toen nog helemaal niet van het bestaan van deze database. Ik heb inmiddels wel een vermoeden waarom al mijn aangiften sindsdien wat meer tijd nodig hadden om behandeld te worden…

En nu?

Ik ben best nog een beetje boos. En teleurgesteld. In mijn eigen werkgever notabene… Ik voel me onheus bejegend. Maar ik ga eerst even rustig afwachten. Op de volgende brief, met meer informatie. En even opletten of ik ergens in de media nog meer reacties zie van mensen die in de FSV hebben gestaan. Wordt vervolgd dus.

Het meest teleurgesteld ben ik door het feit dat nergens in de brief het woord ‘sorry’ of ‘excuses’ staat. Terwijl juist dat mij milder had kunnen stemmen. Een gemiste kans voor de Blauwe Beulen die ik ook collega mag noemen. Sorry seems to be the hardest word.

Heb jij wel eens excuses gekregen?

Geldnerd is Gesignaleerd…

  • Berichtcategorie:Belastingen

Iedere Nederlander heeft inmiddels wel gehoord van de problemen bij de Belastingdienst. Het kinderopvangtoeslagschandaal is het meest schrijnende voorbeeld, maar ook op andere terreinen is de Belastingdienst de afgelopen jaren negatief in het nieuws geweest.

Als ambtenaar volg ik dat nieuws met meer dan gemiddelde interesse. Ik werk weliswaar zelf niet bij de Belastingdienst, maar de diverse onderzoeken leggen een probleem bloot dat breder en dieper gaat dan alleen de Belastingdienst. Ik denk dat elke Haagse ambtenaar wel een aantal conclusies uit deze rapporten herkent. Geldnerd in elk geval wel. En in mijn werk ben ik ook hard bezig met het implementeren van een aantal van de verbetervoorstellen die de diverse commissies gedaan hebben.

Maar onlangs op een vrijdag kwamen de problemen van de Belastingdienst wel erg dichtbij. Er plofte een welbekende Blauwe Envelop in onze brievenbus. Geadresseerd aan Geldnerd. Dat is vrij bijzonder, want Geldnerd ontvangt alle overheidspost digitaal. En ik verwachtte eigenlijk ook geen post van de Blauwe Enveloppen Brigade. Dus nieuwsgierig maakte ik die envelop open.

“U krijgt deze brief omdat uw gegevens in de Fraude Signalering Voorziening (FSV) van de Belastingdienst stonden”. Zo luidde de eerste zin. Het duurde even voordat ik verder kon lezen. Ik had al het nodige gelezen over die FSV. De FSV was een (risico)signaleringssysteem, waarin de Belastingdienst ‘risicosignalen’ registreerde. Er konden allerlei redenen zijn om daarin opgenomen te worden. Heel simpel, bijvoorbeeld als een gemeente of het UWV het inkomen van iemand opvroeg. Of dat een belastingaangifte volgens het computersysteem van de Belastingdienst misschien niet klopte.

Ik snap de noodzaak van zo’n systeem in een uitvoeringsproces. Maar er waren twee problemen met de fraudesystemen van de Belastingdienst. Ten eerste konden er veel te veel mensen bij en voldeden de systemen niet aan de privacyregels. Maar het tweede probleem is dat je, alleen door de registratie in het FSV, automatisch al als verdacht kon worden beschouwd. En dus extra controles kreeg. Of dat de Belastingdienst niet meewerkte aan betalingsregelingen. Dus is de Belastingdienst begin 2020 gedwongen om het systeem uit te schakelen. Ik had er al veel over gelezen, en ook al veel gesprekken gehad over dit soort systemen. Maar ik had werkelijk geen moment gedacht dat ik zelf in dat systeem van de Belastingdienst geregistreerd zou staan.

De brief riep ook meteen allerlei vragen bij mij op. Wanneer ben ik in dat systeem terechtgekomen? Waarom? Welke gegevens staan er van mij geregistreerd? In de brief stond dat ik een aanvraag kon doen tot inzage in mijn persoonsgegevens. Daar moest ik dan wel weer zelf een brief voor sturen aan de Belastingdienst. Iets wat ik heel erg klantonvriendelijk van ze vind. Je kunt op je vingers natellen dat vrijwel iedereen die deze brief ontvangt dezelfde vragen heeft. Maar ik heb die brief wel meteen geschreven en op de post gedaan. In de brief vraag ik inderdaad om inzage in alle gegevens die van mij in dat FSV geregistreerd stonden. En ook om de datum van registratie en de reden van registratie. Zelf vermoed ik dat het iets met mijn jaren in het Verre Warme Land te maken heeft. Ik had een complexe fiscale situatie waardoor ik wel in Nederland aangifte moest doen, en het heeft jaren geduurd voordat die afgehandeld konden worden en daarbij is wel eens van de aangifte afgeweken. Maar ik wil het wel graag zeker weten.

De overheid is een onbetrouwbare partner, schreef ik in 2015. Ik werk er al 20 jaar, dus ik ben op z’n minst medeplichtig daaraan. En nu ben ik zelf ook nog verdacht door diezelfde overheid. Zo voelt die registratie in dat FSV tenminste wel. Ik ben er een beetje beduusd van. En ben benieuwd wanneer ik antwoord krijg op mijn vragen.

Sta jij ook gesignaleerd?

De overheid en eerder stoppen met werken

  • Berichtcategorie:Pensioen

De overheid is niet altijd een betrouwbare partner. Ik schreef er al over toen Geldnerd nog maar net bestond. En op weinig onderwerpen is dat zo zichtbaar als wanneer je eerder wilt stoppen met werken. Eerder stoppen met werken is een thema waar je behoefte hebt aan rust en stabiliteit in regelgeving. Zodat je rustig voort kunnen bouwen op jouw eigen ingeslagen weg. Zonder dat nieuwe regels of het afschaffen van bestaande regels roet in het eten gooien.

En juist op dit onderwerp maken we er een zooitje van. Eigenlijk snap ik dat wel. Door de vergrijzing wil de overheid dat we langer doorwerken, zo veel mensen die zo lang niet werken is onbetaalbaar voor de samenleving. Maar natuurlijk zijn er rebellen die moedig weerstand bieden. Mensen die blijven proberen om eerder te stoppen met werken. En de overheid doet z’n uiterste best om dat zo moeilijk en fiscaal onaantrekkelijk mogelijk te maken. In elk geval voor mensen in loondienst. Ondernemers hebben weer andere mogelijkheden om hun pensioen op te bouwen, ook in (soms) meer of (vaak) mindere mate fiscaal aantrekkelijk.

Geldnerd is in 1995 gestart met zijn loopbaan. Vanaf dat punt zou hij, tegen de toenmalige regels, zo’n 40 jaar hebben moeten werken. Dat betekent dat je als loonslaaf liefst ook 40 jaar stabiele regelgeving hebt. Zodat je, als je aan een regeling begint te betalen met als doel om eerder te stoppen, erop kunt vertrouwen dat je er ook de hele looptijd gebruik van kunt maken. Ik ben er eens in gedoken, en heb op een rijtje proberen te zetten welke regelingen er in mijn werkzame leven zoal geweest (en gesneuveld) zijn. Het overzicht is erg vereenvoudigd. Als je er induikt, vind je namelijk allerlei uitzonderingen en overgangsregelingen om de pijn te verzachten voor mensen die de boot ‘net’ gemist hebben. Maar daar heb ik me maar even niet in verdiept. Ik heb de boot namelijk in de meeste gevallen ruim gemist.

Niet verwonderlijk dus dat ik een jaar of 15 geleden heb besloten om alles dan maar in eigen beheer op te lossen, met één centrale pot aan spaargeld en beleggingen. Veilig in Box 3 van de Inkomstenbelasting. Dat dacht ik tenminste

Vervroegde Uittreding (VUT)

Vervroegde uittreding (VUT) was een regeling die vervroegd stoppen met werken mogelijk maakte. Je kreeg dan een uitkering vanaf het moment van het stoppen met werken tot aan het moment waarop een AOW-uitkering en aanvullend pensioen inging. De werkgever en/of de werknemers betaalden de uitkeringen van de ex-werknemers die op dat moment in de VUT zaten, hetzelfde omslagstelsel dat we in Nederland ook voor de AOW hanteren. Deze regeling werd ingevoerd in 1980, en liep al op z’n einde toen Geldnerd de arbeidsmarkt betrad. Vanaf midden jaren negentig waren er vooral overgangsregelingen.

Om eerder stoppen met werken niet te stimuleren heeft de Wet van 24 februari 2005, houdende wijziging van de Wet op de loonbelasting 1964, de Wet inkomstenbelasting 2001, de Wet op de vennootschapsbelasting 1969, de Wet arbeid en zorg en van enige andere wetten (Wet aanpassing fiscale behandeling VUT/prepensioen en introductie levensloopregeling), kortweg Wet VPL, met ingang van 2005 (2006 voor op 31 december 2004 al bestaande regelingen) VUT fiscaal onaantrekkelijk gemaakt. Wat een juridische mond vol… Ook is het niet meer mogelijk om fiscaal gefaciliteerd prepensioen op te bouwen.

Levensloopregeling

Levensloop‘ is op 1 januari 2006 in Nederland ingevoerd met die eerder genoemde Wet aanpassing fiscale behandeling VUT- en prepensioenregelingen en introductie levensloopregeling (Wet VPL). Het is een fiscale regeling om het sparen voor inkomen tijdens een periode van onbetaald verlof fiscaal voordeliger te maken. “Onbetaald” wil zeggen dat geen salaris uitbetaald wordt, in de plaats daarvan ontvangt de werknemer een uitkering uit zijn eigen levenslooptegoed. Ik vond het toen al een doekje voor het bloeden, en ben er nooit ingestapt. Sinds 1 januari 2012 is de regeling niet meer beschikbaar voor nieuwe deelnemers, Slechts 6 jaar dus.

Werknemers die in 2011 al deelnamen aan de levensloopregeling en op 1 januari 2012 een saldo hadden van minstens € 3.000 mogen jaarlijks maximaal 12% van hun jaarsalaris inleggen. Werknemers die op 1 januari 2005 minimaal 50 jaar oud waren, maar nog geen 55, mogen meer sparen dan 12% per jaar. Voor alle werknemers geldt dat zij in totaal niet meer mogen inleggen dan 210% van het jaarsalaris. De levensloopregeling is zoals gezegd ingevoerd met de eerdergenoemde Wet VPL, dezelfde wet waarmee de fiscale faciliteiten voor VUT en prepensioen afgeschaft zijn.

Flexibel Pensioen en Uittreden

Speciaal voor ambtenaren en onderwijzend personeel was er Flexibel Pensioen en Uittreden (FPU). De regeling werd op 1 april 1997 ingevoerd. De FPU-rechten bestonden uit een basisdeel gefinancierd door middel van het omslagstelsel en een opbouwdeel gefinancierd via een kapitaaldekkingsstelsel. Ook hier gooide de Wet VPL (‘Vergeet je Pensioen maar, Lekker puh’ denk ik inmiddels) roet in het eten. Maar ik heb daarna nog jaren op mijn salarisstrook verplicht een bijdrage geleverd aan de collega’s die al wel van de FPU gebruik maakten.

Spaarloon en Premiesparen

Op 1 januari 1994 kregen we de Wet Bedrijfsspaarregelingen, en die bracht ons de premiespaarregeling en de spaarloonregeling. De premiespaarregeling sneuvelde weer begin 2003, in de toenmalige bezuinigingsdrift van het kabinet-Balkenende. De regeling was een fiscaal vriendelijke vorm om medewerkers te belonen, zonder dat dit leidde tot structureel hogere loonkosten en pensioenlasten.

De premiespaarregeling werd overigens ingevoerd om een sterke loonstijging te voorkomen. In plaats van loonstijging kregen werknemers binnen veel bedrijven jaarlijks een premie van € 526 van de werkgever. Voorwaarde was dat de werknemer zelf ook eenzelfde bedrag op een spaarrekening stortte. Deze regeling was aantrekkelijk voor de werkgever omdat er de bijdrage was vrijgesteld van loonbelasting en sociale premies. Ook de werknemer profiteerde van de regeling omdat het ‘rendement’ 100 procent bedroeg op de ingelegde spaargelden.

De wetswijziging maakte niet automatisch een einde aan de bestaande regelingen, maar alleen aan de fiscale voordelen die eraan zijn verbonden. Het effect is hetzelfde wat mij betreft.

Overige regelingen

Er zijn natuurlijk ook nog de (steeds verder uitgeklede) Lijfrentes en het Banksparen. En laten we niet vergeten dat ondertussen ook nog de meeste pensioenregelingen (inclusief de mijne) omgezet zijn van een Eindloonregeling naar een Middelloonregeling. En bij de meeste pensioenfondsen heb je ook al jarenlang geen indexering meer ontvangen, je toekomstige of huidige pensioen is dus niet meegegroeid met de inflatie. Alleen al bij mijn eigen pensioenfonds ABP zijn de deelnemers hierdoor ongeveer 20% aan koopkracht kwijt.

Tenslotte

Tsja, het is nogal een ingewikkeld slagveld als je het zo op een rijtje probeert te zetten. Met één duidelijke rode draad: het wordt fiscaal steeds minder aantrekkelijk gemaakt om eerder te stoppen met werken. Als ik braaf aan alle regelingen mee zou hebben gedaan, dan had ik nu een veelheid aan potjes met heel veel restricties waar ik niet heel veel mee zou kunnen. Terugkijkend vind ik het nog steeds verstandig dat ik al zo vroeg heb besloten om niet meer mee te doen aan deze regelingen. Gewoon mijn eigen spaarpercentage opkrikken en investeren in één grote pot is beter. En hopen dat er genoeg van mijn pensioeninleg overblijft om ook daar nog een beetje een uitkering uit te krijgen.

Gisteren schreef overigens ook Uitklokken over dit thema.

Profiteer jij nog van één van deze oudedagsregelingen?

Den Haag licht stilletjes de AOW door

  • Berichtcategorie:Pensioen

Geldnerd werkt bij de Rijksoverheid, dat is geen geheim, ik volg dus ook uit professionele interesse wat er hier in Den Haag gebeurt. En na meer dan 15 jaar Den Haag ken je ook een aantal trucjes.

Zo weet ik dat je altijd goed op moet letten rond de momenten dat de Tweede Kamer met reces gaat (zeg maar ‘op vakantie’). Net voordat ze gaan of net nadat ze weg zijn worden er nog wel eens interessante brieven door de diverse ministers aan de Kamer gestuurd. In de hoop dat die, tegen de tijd dat de Kamerleden terugkomen, onderaan de stapel liggen. En in de hoop dat ze niet (of in elk geval minder) opgepikt worden door de media, want de parlementaire journalisten volgen hetzelfde vakantieritme als de Tweede Kamer (al hebben sommigen nog veeeeeel langer vakantie).

Net voor de Kerst gingen er vanuit het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid op vrijdag 20 december enkele interessante brieven naar de Tweede Kamer. Die inderdaad nauwelijks media-aandacht kregen, iedereen zat met z’n gedachten al bij het kerstshoppendiner. Alleen op Twitter, de onderbuik van deze planeet, zag ik een aantal verontwaardigde reacties voorbij komen, met name over de tweede brief. Sommige mensen zijn zo gewend om alleen nog korte stukjes te lezen dat ze niet eens meer in staat lijken te zijn om een hele brief en rapport door te lezen.

De eerste brief is een voortgangsrapportage over de uitwerking van het Pensioenakkoord. Veel voortgang is er nog niet, dat is gegeven de relatief korte tijd die verstreken is ook niet zo gek. Wel staat er (op pagina 2 en 3) een interessante analyse van de verwachte effecten als de rente ook op langere termijn laag blijft. Ook in het Pensioenakkoord wordt namelijk uitgegaan van de ‘risicovrije rente’. Als die laag blijft dan is er wel een rekenprobleem te verwachten. Het blijft ingewikkeld, want het werkelijke pensioen hangt nog steeds af van de rendementen op beleggingen. Die, in elk geval historisch en over langere termijn, tot nu toe steeds hoger geweest zijn dan de risicovrije rente.

De tweede brief is nog interessanter, maar dan is het wel handig om even wat meer achtergronden van de Rijksbegroting te kennen. De Rijksbegroting, oftewel het financiële meerjarenplan van de Nederlandse Rijksoverheid, is verdeeld in Hoofdstukken. In de meeste gevallen is een hoofdstuk gelijk aan een ministerie, maar niet altijd. Bijzondere onderdelen zoals het Koningshuis, de Algemene Rekenkamer en de Raad van State, hebben een eigen hoofdstuk. Ieder hoofdstuk is weer ingedeeld in Artikelen. Die vallen samen met belangrijke thema’s en onderwerpen.

Periodiek wordt er voor elk artikel, zeg maar voor elk belangrijk thema, een Beleidsdoorlichting gedaan. Daarbij staat de vraag centraal of het gevoerde beleid op basis van dit artikel doeltreffend en doelmatig is geweest. In leesbare termen: Bereikt het beleid een beetje het doel, en gebeurt dat een beetje efficiënt of wordt er geld verspild? Beleidsdoorlichtingen zijn pittige exercities, waarbij een strenge blik van buiten meekijkt en fundamentele dingen ter discussie komen te staan. Als ze op ‘mijn’ beleidsartikel plaatsvinden dan levert dat altijd een hoop werk op.

De tweede brief gaat over de beleidsdoorlichting van Artikel 8 van de begroting van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW). Artikel 8 gaat over de oudedagsvoorziening, en heeft als doelstelling: “De overheid biedt een basisinkomen aan personen die de pensioengerechtigde leeftijd hebben bereikt. De overheid stimuleert de opbouw van en stelt kaders voor de houdbaarheid van aanvullende arbeidspensioenen en draagt zorg voor toezicht op de naleving daarvan.” In de brief wordt al snel duidelijk dat deze beleidsdoorlichting zich gericht heeft op de eerste pijler van het pensioenstelsel, de AOW.

Het rapport van de beleidsdoorlichting is interessant leesvoer. Met name hoofdstuk 10, dat ingaat op de doeltreffendheid en doelmatigheid en beleidsvarianten. Zeg maar de conclusies en mogelijke alternatieven. In paragraaf 10.2 op pagina 85 staat de prachtige ambtelijke volzin “In de beleidsdoorlichting is wel geconcludeerd dat voorzover het doel van de AOW is dat het armoede moet voorkomen, in algemene zin gesteld kan worden dat nu de hoogte van de AOW (zeker in combinatie met de inkomensondersteuning AOW) boven het sociaal minimum ligt, dit doel ook met minder middelen bereikt zou kunnen worden”. In gewone mensentaal: het kan goedkoper want de AOW is hoger dan de huidige bijstand. Er worden dan ook twee beleidsvarianten uitgewerkt die de AOW dichter bij het sociaal minimum (‘bijstandsniveau’) zouden kunnen brengen.

Oei! Tijd om met de rollators naar het Malieveld te gaan? Actieplannen voor alle AOW-gerechtigden? Ik zou even wachten. Want dit is de conclusie van de beleidsevaluatie. Maar er zit ook een brief bij van de minister van SZW aan de Tweede Kamer. Die zijn ook altijd interessant, want daar lees je wat het kabinet van plan is om te doen met de evaluatie en de conclusies, onder het kopje ‘Kabinetsreactie’. Gelukkig lees ik daar ten aanzien van de beleidsvarianten dat het kabinet geen aanleiding ziet om, buiten de jaarlijkse indexatie, aanpassingen te doen in de hoogte van de AOW. In gewoon Nederlands: we gaan voorlopig niets veranderen aan de manier waarop de hoogte van de AOW wordt berekend.

Uiteindelijk verwacht ik wel dat de AOW in de toekomst neerwaarts bijgesteld gaat worden, richting het sociaal minimum. Dat is bijna onvermijdelijk. De AOW werkt volgens het omslagstelsel, waarbij de huidige AOW-uitkeringen worden betaald uit de premies die de huidige werkenden nu inleggen. Dat is iets heel anders dan het pensioensysteem, waarbij je zelf premie inlegt in een grote pot voor toekomstige betalingen. Omdat er steeds minder werkenden zijn tegenover steeds meer AOW-gerechtigden, is dat moeilijk houdbaar. Dan zijn er twee oplossingen: de AOW-premie verhogen of de AOW-uitkering verlagen. De huidige reactie van minister Koolmees zie ik dus als uitstel. Er liggen nog genoeg moeilijke dossiers voor deze kabinetsperiode (inclusief de uitwerking van het pensioenakkoord), de AOW mag nog even doorsudderen.

Volg jij de Haagse politiek?