Administratiespreadsheet versie 2022

In december 2020 publiceerde ik voor het laatst een update van mijn administratiespreadsheet. Op tijd voor de start van het financiële jaar 2021. Want zo gebruik ik ze zelf, een nieuwe spreadsheet voor elk financieel jaar. Daar zijn de overzichten en grafieken ook op gebaseerd. Inmiddels heb ik zo een collectie van (steeds verder doorontwikkelde) spreadsheets sinds 2003. Sinds december 2020 heb ik bewust geen nieuwe versie gepubliceerd.

Gedurende het jaar overstappen van de ene versie van de administratie naar de andere blijft namelijk een lastig iets. Het werkblad Transactions overzetten is met kopiëren en plakken zo gedaan, maar de Settings en de budgetten blijven dan handwerk. Eigenlijk is 1 januari het enige geschikte moment om dat te doen, een nieuw jaar met een nieuwe (versie van de) spreadsheet. Dus ook nu, net voor de start van het nieuwe financiële jaar, weer een actuele versie. Zelf begin ik elk financieel jaar met een nieuwe kopie van mijn spreadsheet.

Overzicht wijzigingen

In augustus heb ik nog geschreven over de belangrijkste veranderingen die ik dit jaar heb doorgevoerd.

Sinds een tijdje kan ik bij de Rabobank een bestand met creditcardtransacties downloaden. Hiervoor heb ik een importfunctie gebouwd die de transacties ook automatisch verwerkt in mijn administratie. Dit was iets dat ik voorheen handmatig deed. Ook ben ik met mijn spaarbuffer overgestapt van Nationale Nederlanden (NN) naar Lloyds Bank. Mijn NN transacties moest ik handmatig verwerken, maar bij Lloyds kan ik ook een Excelbestand met transacties downloaden. Ook hiervoor heb ik een importfunctie gebouwd die mij handwerk scheelt. Dat waren de twee laatste grote handmatige handelingen in mijn administratie, ook dit is dus nu geautomatiseerd.

Daar staat tegenover dat de Kashbook app, waarmee ik transacties in contant geld registreerde, definitief ter ziele is. Hij werkt niet meer op iOS, en ik heb ‘m dus van mijn smartphone gegooid. Daarmee heb ik ook de importfunctie voor Kashbook-transacties uit mijn administratie verwijderd. Dat is niet heel erg, ik betaal de afgelopen jaren nauwelijks meer met contant geld. Mijn administratie heeft nog wel functionaliteit om transacties in contant geld handmatig te verwerken, dat is genoeg voor mij.

De gebruikersinterface is daarom ook iets veranderd. De knoppen voor de diverse macro’s staan nu niet meer bovenaan het Dashboard. Er was daar te weinig ruimte om alle functies kwijt te kunnen. Ze staan nu aan de rechterkant van het Dashboard. Ook heb ik de volgorde van de knoppen aangepast zodat ze nu gegroepeerd zijn naar functie.

In de administratie zijn verder nog wat kleine verbeteringen doorgevoerd. Zo heb ik de functionaliteit voor mijn potjessysteem en reserveringen verder verfijnd, en hier ook een paar grafieken voor toegevoegd.

Handleiding

Ook de Handleiding is aangepast aan de doorgevoerde wijzigingen. Je kunt zowel de nieuwe spreadsheet als de handleiding downloaden op mijn Downloads-pagina.

En ik schreef het al eerder, ik houd mijn administratie al bij sinds 2003. Het jaar 2022 wordt dus het twintigste jaar waarin ik mijn financiën bijhoud. Een jubileumjaar!

Hoe houd jij jouw administratie bij?

Nieuwe versie Administratiespreadsheet

Geldnerd is onder andere bekend vanwege zijn spreadsheets. Mijn administratie, mijn beleggingen, mijn hypotheek, allemaal hebben ze een spreadsheet waarin ik gedetailleerd bijhoud hoe dingen zich ontwikkelen en hoe geld door ons huishouden heen stroomt. Al sinds begin 2017 kun je mijn spreadsheets hier ook downloaden.  Gewoon, helemaal gratis. Ik vraag geen vergoeding en vraag zelfs niet om een e-mail adres achter te laten

Ik heb lang geaarzeld voordat ik daarmee begon. Het gebruik van de spreadsheets vraagt namelijk wel enige kennis. Van administratie, van beleggen, maar vooral van Excel. En ik heb geen tijd en geen zin om de hele dag vragen om ondersteuning te beantwoorden. De spreadsheets publiceer ik vooral als voorbeeld, om te laten zien wat er allemaal kan met Excel, en hoe je jouw financiën onder controle zou kunnen houden als je net zo’n cijferneuroot bent als Geldnerd.

Gelukkig valt het aantal vragen heel erg mee. Meestal lukt het me ook nog om te antwoorden. Het helpt ook mijzelf, niet zelden komt er een nieuw idee uit voort dat ik vervolgens ook in mijn eigen versies ga gebruiken. Zo werkt het twee kanten op. Ik heb dus zeker geen spijt dat ik hiermee begonnen ben. Deze spreadsheets zijn een beetje wat ik zelf had willen vinden toen ik in 2003 begon met mijn eigen financiën, dus ik hoop nog steeds dat andere mensen ermee geholpen zijn. Al is het maar ter inspiratie.

Waarom een administratie bijhouden?

Je kunt absoluut geen weloverwogen beslissingen nemen over jouw geld als je niet weet hoe het binnenkomt en hoe je het uitgeeft. Punt. Klaar. Wil je gaan sturen, dan zul het bij moeten houden. Dat kan zo summier of uitgebreid als je zelf wilt. Maar niets doen en verwachten dat jouw vermogen op magische wijze gaat groeien? Dat is slechts voor heel weinig mensen weggelegd.

Ik heb zelf meerdere tools getest voor mijn administratie. Uiteindelijk ben ik uitgekomen bij een uitgebreide zelfgebouwde spreadsheet in Excel. Als test heb ik de gezamenlijke administratie inmiddels wel helemaal in GnuCash gezet. Maar uiteindelijk zijn Excel (en alternatieven als LibreOffice Calc e.d.) de enige tools die je 100% naar je eigen wens kunt inrichten.

Nieuwe versie

Regelmatig bouw ik nog nieuwe functies. Sinds begin 2017 heb ik ruim 200 grotere en kleinere wijzigingen doorgevoerd in mijn  spreadsheets. Ja, daar houd ik ook een spreadsheet van bij, uiteraard. Nieuwe functies, verbeterde functies. Daarvan hadden er ruim 80 betrekking op mijn administratiespreadsheet. Tussentijds zijn er dus regelmatig nieuwe versies verschenen. Die kwamen er ook als lezers mij meldden dat een bank weer eens z’n exportbestanden veranderd had. En inmiddels ben ik zelf het overzicht ook een beetje kwijt.

Tijd dus voor een opruimactie. Ik heb een ‘schone’ kopie gemaakt van mijn eigen actuele administratiespreadsheet. Die is geschoond van persoonlijke informatie en gevuld met voorbeelddata. Dit is dus eigenlijk de spreadsheet zoals ik ‘m zelf op dit moment ook gebruik. Gebouwd en getest onder Windows 10 met Office 365. Met dus ook alle uitgebreide grafieken en mijn potjessysteem.

Handleiding

In een eerdere versie zat ook een soort van handleiding. Die is nu ook apart te downloaden, met onder andere veel aanvullingen van lezeres F (waarvoor hartelijk dank!). Handleiding en actuele versie van de spreadsheet sluiten nog niet helemaal op elkaar aan, dus opmerkingen en aanvullingen zijn welkom.

Downloaden

Je kunt de meest actuele versie van mijn administratiespreadsheet downloaden op mijn Downloads pagina. Ruim 8.000 mensen hebben dat al gedaan, zag ik in mijn statistieken. Of begin zelf eenvoudig met het bouwen van jouw eigen sheet die met je meegroeit, aan de hand van de blogpost die ik daar begin 2020 over schreef. Waarbij je dan bijvoorbeeld stapsgewijs elementen van mijn spreadsheet overneemt.

Werk je met een oudere versie van mijn spreadsheet en wil je gebruik maken van de nieuwe versie? Werk dan de Settings bij in de nieuwe versie. Kopieer de transacties en jouw Precoding werkblad. En als je andere kostencategorieën gebruikt moet je die uiteraard ook even aanpassen.

Hoe houd jij jouw administratie bij?

De afgelopen jaren heb ik regelmatig uitgebreid geschreven over mijn administratiespreadsheet. Lees hoe het allemaal begon en waarom ik mijn spreadsheets weggeef. En hoe ik in 2018 een volledig vernieuwde versie bouwde. Maar ook hoe frustrerend het kan zijn als banken steeds maar dingetjes veranderen.