Nieuwe versie Administratiespreadsheet

Geldnerd is onder andere bekend vanwege zijn spreadsheets. Mijn administratie, mijn beleggingen, mijn hypotheek, allemaal hebben ze een spreadsheet waarin ik gedetailleerd bijhoud hoe dingen zich ontwikkelen en hoe geld door ons huishouden heen stroomt. Al sinds begin 2017 kun je mijn spreadsheets hier ook downloaden.  Gewoon, helemaal gratis. Ik vraag geen vergoeding en vraag zelfs niet om een e-mail adres achter te laten

Ik heb lang geaarzeld voordat ik daarmee begon. Het gebruik van de spreadsheets vraagt namelijk wel enige kennis. Van administratie, van beleggen, maar vooral van Excel. En ik heb geen tijd en geen zin om de hele dag vragen om ondersteuning te beantwoorden. De spreadsheets publiceer ik vooral als voorbeeld, om te laten zien wat er allemaal kan met Excel, en hoe je jouw financiën onder controle zou kunnen houden als je net zo’n cijferneuroot bent als Geldnerd.

Gelukkig valt het aantal vragen heel erg mee. Meestal lukt het me ook nog om te antwoorden. Het helpt ook mijzelf, niet zelden komt er een nieuw idee uit voort dat ik vervolgens ook in mijn eigen versies ga gebruiken. Zo werkt het twee kanten op. Ik heb dus zeker geen spijt dat ik hiermee begonnen ben. Deze spreadsheets zijn een beetje wat ik zelf had willen vinden toen ik in 2003 begon met mijn eigen financiën, dus ik hoop nog steeds dat andere mensen ermee geholpen zijn. Al is het maar ter inspiratie.

Waarom een administratie bijhouden?

Je kunt absoluut geen weloverwogen beslissingen nemen over jouw geld als je niet weet hoe het binnenkomt en hoe je het uitgeeft. Punt. Klaar. Wil je gaan sturen, dan zul het bij moeten houden. Dat kan zo summier of uitgebreid als je zelf wilt. Maar niets doen en verwachten dat jouw vermogen op magische wijze gaat groeien? Dat is slechts voor heel weinig mensen weggelegd.

Ik heb zelf meerdere tools getest voor mijn administratie. Uiteindelijk ben ik uitgekomen bij een uitgebreide zelfgebouwde spreadsheet in Excel. Als test heb ik de gezamenlijke administratie inmiddels wel helemaal in GnuCash gezet. Maar uiteindelijk zijn Excel (en alternatieven als LibreOffice Calc e.d.) de enige tools die je 100% naar je eigen wens kunt inrichten.

Nieuwe versie

Regelmatig bouw ik nog nieuwe functies. Sinds begin 2017 heb ik ruim 200 grotere en kleinere wijzigingen doorgevoerd in mijn  spreadsheets. Ja, daar houd ik ook een spreadsheet van bij, uiteraard. Nieuwe functies, verbeterde functies. Daarvan hadden er ruim 80 betrekking op mijn administratiespreadsheet. Tussentijds zijn er dus regelmatig nieuwe versies verschenen. Die kwamen er ook als lezers mij meldden dat een bank weer eens z’n exportbestanden veranderd had. En inmiddels ben ik zelf het overzicht ook een beetje kwijt.

Tijd dus voor een opruimactie. Ik heb een ‘schone’ kopie gemaakt van mijn eigen actuele administratiespreadsheet. Die is geschoond van persoonlijke informatie en gevuld met voorbeelddata. Dit is dus eigenlijk de spreadsheet zoals ik ‘m zelf op dit moment ook gebruik. Gebouwd en getest onder Windows 10 met Office 365. Met dus ook alle uitgebreide grafieken en mijn potjessysteem.

Handleiding

In een eerdere versie zat ook een soort van handleiding. Die is nu ook apart te downloaden, met onder andere veel aanvullingen van lezeres F (waarvoor hartelijk dank!). Handleiding en actuele versie van de spreadsheet sluiten nog niet helemaal op elkaar aan, dus opmerkingen en aanvullingen zijn welkom.

Downloaden

Je kunt de meest actuele versie van mijn administratiespreadsheet downloaden op mijn Downloads pagina. Ruim 8.000 mensen hebben dat al gedaan, zag ik in mijn statistieken. Of begin zelf eenvoudig met het bouwen van jouw eigen sheet die met je meegroeit, aan de hand van de blogpost die ik daar begin 2020 over schreef. Waarbij je dan bijvoorbeeld stapsgewijs elementen van mijn spreadsheet overneemt.

Werk je met een oudere versie van mijn spreadsheet en wil je gebruik maken van de nieuwe versie? Werk dan de Settings bij in de nieuwe versie. Kopieer de transacties en jouw Precoding werkblad. En als je andere kostencategorieën gebruikt moet je die uiteraard ook even aanpassen.

Hoe houd jij jouw administratie bij?

De afgelopen jaren heb ik regelmatig uitgebreid geschreven over mijn administratiespreadsheet. Lees hoe het allemaal begon en waarom ik mijn spreadsheets weggeef. En hoe ik in 2018 een volledig vernieuwde versie bouwde. Maar ook hoe frustrerend het kan zijn als banken steeds maar dingetjes veranderen.

Hoe houd je een kasboek bij?

  • Berichtcategorie:Administratie

Het bijhouden van een kasboek, ik heb er al vaak over geschreven. Jarenlang heb ik er een haat/liefde verhouding mee gehad. Het bijhouden was best veel werk, zeker toen ik nog vaak met contant geld betaalde en het op papier bijhield. Geldnerd is niet altijd een spreadsheet-tijger geweest. Maar steeds kwam ik er toch bij terug. Het is gewoon noodzakelijk als je echt wilt weten waar je geld naar toe gaat. En dan is 1 januari, die alweer bijna voor de deur staat, natuurlijk een mooie datum om te beginnen. Een nieuw jaar, een nieuw decennium zelfs, nieuwe kansen om je financiën en je leven op orde te brengen.

Voor de opkomst van de smartphones (Opa Geldnerd…) was papier bijna onvermijdelijk voor een kasboek. Tegenwoordig is het een stuk gemakkelijker. Er zijn apps. En het is makkelijker geworden om elektronisch te betalen. Tegenwoordig betaal ik meestal contactloos met mijn pinpas, of via Apple Pay op mijn telefoon. Dat betekent dat de transactie gewoon automatisch meekomt met de boekingen, die ik elke week download bij mijn bank en verwerk in mijn administratie. Ter vergelijking, in 2013 deed ik in totaal 954 betalingen, waarvan 286 met contant geld. In 2019 deed ik tot en met 21 december in totaal 429 betalingen, waarvan slechts 2 met contant geld (en ja, ik heb het totale aantal transacties ook fors verminderd). In 2013 deed ik overigens ook bijna 300 betalingen met de Chipknip, wie weet nog wat dat was…!

Maar niet iedereen wil of kan alles elektronisch betalen. En dan is een kasboek toch eigenlijk wel onmisbaar, tenminste als je ‘in control’ wilt zijn.

Hoe je dat doet maakt eigenlijk niet zoveel uit. Als je in de appstore van jouw telefoon zoekt op ‘kasboek’ dan vind je tientallen mogelijkheden, gratis en betaald. Maar je kunt ook gewoon de notitie-app gebruiken, of een papieren blokje, en ze regelmatig overtypen in een spreadsheet. Kies een methode die bij je past. Ik adviseer wel om het uiteindelijk in een spreadsheet te zetten, want dat maakt het gebruik van de gegevens een stuk makkelijker.

Want daar gaat het uiteindelijk om. Aan alleen vastleggen wat je uitgeeft heb je niet zoveel. Af en toe zul je er even rustig voor moeten gaan zitten. En een wat uitgebreidere analyse moeten maken van waar je geld naartoe gaat. Je houdt het kasboek niet bij als doel, maar als middel om je eigen gedrag te analyseren en bij te sturen.

Het eerste wat je vastlegt is uiteraard wat er nu in je portemonnee zit. Je beginsaldo. Dan kun je altijd narekenen of de huidige inhoud van je portemonnee klopt met je kasboek. Daarna begin je de transacties bij te houden. In elk geval leg je de volgende informatie vast:

  • Datum van de transactie
  • Bedrag
  • Waar en waaraan je het geld besteed hebt

Sommige mensen leggen inkomsten en uitgaven in aparte kolommen vast, maar je kunt ook alles in één kolom vastleggen en een minnetje voor de uitgaven zetten (of de inkomsten). Dat maakt niet uit. Kies je eigen systeem en pas het consequent toe. En oh ja, nieuwe gewoontes hebben tijd nodig om in te ‘slijten’, om onderdeel te worden van je systeem. Gun jezelf daar de tijd voor. Geef dus niet op 5 januari alweer op!

Hoe ziet dat er dan uit? Nou, zo bijvoorbeeld!

DatumBedragOmschrijving
01-01-202052,50Beginsaldo
02-01-2020– 30,00Naar de kroeg met X en Y
02-01-202010,00Terugbetaald door X
03-01-2020– 2,60Koffie @ Stationskiosk

Over kasboekjes wordt veel geschreven. Bijvoorbeeld bij Leuke Geit. De meeste mensen die serieus met hun geld bezig zijn komen er vroeg of laat, al dan niet tijdelijk, bij terecht.

Houd jij een kasboek bij? Of ben je van plan er een te beginnen?

Hoe denk ik nu over…. Het kasboek?

Inmiddels ben ik ruim drie jaar aan het schrijven op dit blog. Bijna 500 berichten heb ik inmiddels geplaatst. En ik heb dus ook heel veel onderwerpen aangeraakt. En regelmatig geef ik daarbij aan dat ik vooral ook blog om mijn gedachten te ordenen, en mijn denken over financiën te ontwikkelen. Drie jaar is al best wel een lange tijd. Het leek me daarom leuk om er eens wat onderwerpen ‘uit het verleden’ uit te lichten, en te bekijken hoe ik daar nu over denk. Lees je mee?

In mijn eerste maand als Geldnerd schreef ik ondermeer over mijn kasboek. Iets wat ik lang niet gebruikt heb, een hele tijd wel, en daarna ook weer niet. Ooit begonnen met een heel klein papieren boekje. Daarna werd dat boekje vervangen door een app op mijn smartphone.

Toen ik het betreffende blogje schreef, woonden we in het Verre Warme Land. Daar gebruikte ik nog best veel contant geld, elektronisch betalen was er nog niet zo ver doorgedrongen als in Nederland. En ik hield er geen kasboekje bij. Dan verlies je dus het zicht op een deel van je uitgaven. En dat is jammer, want ongemerkt kan er dan best een behoorlijk bedrag weglekken.

Een half jaartje later kwam ik terug in Nederland. En daar was inmiddels het contactloos betalen doorgebroken. Dat zat nog niet op mijn bankpas, maar ik heb meteen een nieuwe aangevraagd. En sindsdien is het aantal transacties met contant geld sterk afgenomen. Gedurende 2018 heb ik tot nu toe 1 keer € 40 gepind, en de helft daarvan zit nog in mijn portemonnee. In totaal heb ik 6 keer met contant geld afgerekend. Al mijn andere transacties gebeuren dus met de pinpas, veelal contactloos. Daarmee is mijn kasboekje grotendeels overbodig geworden.

Ik heb er twee jaar geleden nog wel een functie voor gebouwd in mijn administratiespreadsheet. Vanuit mijn kasboek-app kan ik rapportages versturen. Die worden met één druk op de knop automatisch geïmporteerd en verwerkt. Maar die functie gebruik ik dus nog maar een paar keer per jaar. Ik overweeg om nog een functie te bouwen waarbij ik transacties met contant geld handmatig kan invoeren en verwerken via een formulier, om daarmee de app op mijn smartphone overbodig te maken. Die enkele transactie met contant geld schrijf ik dan wel even op in mijn notitieboekje op de smartphone, en verwerk ik handmatig de eerstvolgende keer dat ik mijn administratie bijwerk.

Ik ben dus nog steeds fan van kasboekjes. Of liever gezegd: ik vind het belangrijk om van elke euro te weten waar die naar toe gaat. Ik houd nog steeds mijn kasboek bij. En ben ook van plan om dat te blijven doen.

Ontwikkelt jouw denken zich ook?

Het Kasboekje van Nederland

Rond het journaal vanochtend zag ik een aankondiging van een nieuw programma. Het Kasboekje van Nederland. Een NPO-serie over omgaan met geld. Omdat ik heilig geloof in onderwijs en voorlichting over geld, en ernstig teleurgesteld ben in wat we daar in Nederland aan doen, heb ik heel nieuwsgierig vanavond voor de TV gezeten.

Heb ik wat geleerd? Nee. Maar ik kan me voorstellen dat dat voor andere mensen wel zo was. De diepgang viel me een beetje tegen. Wat ik wel erg leuk vond, was de historie. Terugblikken op hoe er vroeger in gezinnen met geld om werd gegaan, en hoe de toegevoegde waarde van een kasboekje en sparen getoond werd. En hoe de overheid na sparen ook gewoonweg lenen aanmoedigt…

Opa Geldnerd voelde zich weer even jong. Ik ga ook weer kijken naar de volgende aflevering.

Heb jij gekeken naar Het Kasboekje van Nederland?

Cash geld en Kasboekje

20160723 CashGeldnerd heeft gisteren gepind. € 60 heb ik uit de geldautomaat getrokken. Dat is niks bijzonders, zul je denken. Maar het is pas de tweede keer sinds mijn terugkeer in Nederland. De eerste keer was zaterdag 30 april 2016, de dag na mijn aankomst. Toen pinde ik ook € 60.

De conclusie is simpel. Ik gebruik bijna geen cash geld meer. Vrijwel direct na terugkeer uit het Verre Warme Land heb ik mijn bankpas laten vervangen door een pas met de mogelijkheid voor contactloos betalen. Sindsdien betaal ik vrijwel alles met pin. Dat vind ik handig. Op die manier is het precies zichtbaar in mijn administratie wat ik waaraan uitgeef. Het geeft mij het beste overzicht over mijn financiën.

Voor de beperkte hoeveelheid cash geld die ik nog gebruik, heb ik mijn kasboekje weer geactiveerd. Al voor mijn vertrek naar het Verre Warme Land gebruikte ik hiervoor KashBook (geen aandelen!), een app op mijn telefoon. Lekker simpel, en ik kan de transacties in Excel exporteren. Ik schreef er eerder al over. Ook heb ik de app van mijn huisbank geïnstalleerd. Daarmee kan ik altijd precies zien wat er nog op mijn rekening staat. En in geval van nood snel iets overboeken uit mijn ‘kleine buffer’, de spaarrekening die gekoppeld is aan de lopende rekening, en waar ik een paar duizend euro als buffer op aanhoud.

Ik voer een behoorlijk strak cash flow management op basis van mijn budget, dus het risico dat ik over mijn begroting heen ga is niet zo heel erg groot. En eigenlijk ben ik ook heel saai, dus ik geef sowieso niet veel uit.

Een klusje wat er nog ligt is dat ik mijn cash uitgaven ook wil kunnen importeren en verwerken in mijn administratie-spreadsheet. Dan heb ik in één dashboard echt tot op de laatste cent inzicht in mijn inkomsten en uitgaven. Maar dat komt de komende maanden wel.

Waar betaal ik dan nog wel met cash geld? Vooral als ik bijdraag aan etentjes of borrels met vrienden, merk ik als ik terugkijk in mijn Kasboekje. Daar hebben we er wel een aantal van sinds we terug in Nederland zijn. En we zijn vorige week op de markt geweest, daar heb ik ook wat dingen cash betaald. Maar voor de rest gaat alles met de pin of contactloos.

Hoe ga jij met cash geld om? Verandert jouw betaalgedrag?

Goede gewoontes

Goede gewoontes zijn een belangrijke voorwaarde voor succes. Die gewoontes zijn er niet zomaar, het kost tijd om ze op te bouwen. Maar als ze er eenmaal zijn (en je houdt ze vol…) dan leveren ze een belangrijke bijdrage. Eerder heb ik al geschreven over mijn wekelijkse ‘finance-momentje’. Voor mij is dat echt de basis van mijn persoonlijke financiën.

Het wekelijks even bekijken van mijn financiën, het verwerken van de inkomsten en uitgaven en het kijken of alles nog in de pas loopt, kost geen moeite (zeker sinds ik mijn macro’s heb gebouwd) maar is erg effectief:

  • Het zorgt ervoor dat je direct ziet hoe snel iets uit de hand kan lopen. Het zorgt voor bewustzijn, en dat zorgt er weer voor dat ik mijzelf beter in de hand kan houden en (vaak nodeloze) impulsaankopen beter weet te voorkomen.
  • Het werkt bevrijdend. Dat klinkt misschien tegenstrijdig, en is ook niet altijd zo geweest. 10 jaar geleden beschouwde ik vrijwel iedere uitgave als ‘onnodig’ en was ik daarom (te) streng voor mijzelf. Maar de administratie geeft ook inzicht in wat ik wel uit mag geven, en welke uitgaven wel belangrijk voor me zijn. Gaandeweg ben ik me daar dus minder schuldig over gaan voelen. Het heeft me ook geholpen om vaker kwaliteit boven kwantiteit te kiezen. En ik geef nu ook liever geld uit aan goede ervaringen. Want de beste dingen in het leven zijn meestal geen dingen.

Het hoeft geen spreadsheet te zijn. Er zijn allerlei applicaties en apps voor je computer en je smartphone. Zelfs opschrijven in een schrift is beter dan niks doen.

Je uitgaven en inkomsten vastleggen, iedere transactie, wordt van harte aanbevolen in vrijwel ieder boek en iedere blog over persoonlijke financiën die ik ken. Het lijkt misschien veel werk, maar het geeft echt resultaat. Doen dus!

Wat zijn jouw goede financiële gewoontes?