Eindejaarschecklist

  • Berichtcategorie:Administratie

Eind 2015 heb ik al eens geschreven over mijn Eindejaarschecklist. Een lijstje van acties die ik elk jaar uitvoer om het oude jaar administratief af te sluiten, en het nieuwe jaar weer schoon te beginnen. Het ontwikkelt zich mee met de manier waarop ik naar mijn financiën kijk. En is dus inmiddels heel anders dan destijds. Tijd voor een update…

Overigens begin ik altijd al in de loop van het jaar met een aparte notitie voor het volgende financiële jaar in mijn Evernote aantekenboek. Dit jaar is het documentje ‘Financieel Jaar 2021’ ergens in september aangemaakt. In dat documentje verzamel ik allerlei aantekeningen en mutaties die ik niet moet vergeten voor het nieuwe jaar. Aankondigingen van tariefsverhogingen, dingetjes die ik bij de jaarovergang wil veranderen in mijn spreadsheets, dingetjes die ik nog uit wil zoeken, enzovoorts. Dat document is elk jaar anders, de checklist heeft veelal vaste acties die ik af kan vinken.

Spreadsheets

Ik werk voor elk financieel jaar met een nieuwe versie van de administratiespreadsheet. Gewoon omdat dat eenvoudiger is, mijn administratie kan niet omgaan met verschillende boekjaren. Het zou ook vrij ingewikkeld zijn om ‘m daarvoor om te bouwen. Dat is dus anders dan mijn beleggingsspreadsheet (die alle beleggingen sinds 1 januari 2013 bevat) en mijn hypotheekspreadsheet (die de hele historie van onze hypotheek bestrijkt).

En ik heb ook nog mijn financiële dashboard, die ik aan het eind van elk kwartaal bijwerk. Overigens importeer ik daarbij ook gegevens uit mijn financiële administratie, dus ik heb op kwartaalbasis wel meerjarig zicht op mijn financiële uitgaven. En als ik het nodig vind dan maak ik meer gedetailleerde analyses, bijvoorbeeld van de uitgaven voor Hondje of de boodschappen.

Maar een aantal acties op mijn Eindejaarschecklist hebben dus betrekking op de administratiespreadsheet:

  • Maak een kopie van de administratiespreadsheet jaar T – 1 voor de Financiële Administratie jaar T.
  • Maak een kopie van de administratiespreadsheet jaar T – 1 voor de Gezamenlijke Administratie jaar T.
  • Werk de instellingen van de spreadsheets bij, inclusief de beginsaldi van de bankrekeningen en de voorzieningen [evaluatie van mijn potjessysteem].
  • Controleer en pas waar nodig de budgetten aan, met behulp van de informatie uit mijn Evernote-notitie.

Voor de gezamenlijke administratie moet ik vervolgens ook nog wat werkbladen kopiëren die meerjarig doorlopen. In de administratie van de gezamenlijke huishouding met Vriendin zit namelijk ook een tabblad met alle meterstanden van gas, water en elektra, en een tabblad met de berekeningen van onze maandelijkse bijdrage aan de gezamenlijke huishoudrekening.

In principe werk ik de administraties ieder weekend bij door de transacties te downloaden bij de bank en die te importeren. De eerste keer in het nieuwe jaar is dat altijd even opletten. Want de boekingen tot en met 31 december van het voorgaande jaar moeten in de oude administratiespreadsheet verwerkt worden, en de boekingen vanaf 1 januari moeten in de nieuwe administratiespreadsheet verwerkt worden. Dat vraagt eenmalig even wat handmatig knippen en plakken, maar dat is dus gelukkig maar één keer per jaar.

Beleggingen

Voor mijn beleggingen zijn er aan het einde van het jaar niet veel acties nodig.

  • Ik download altijd op 31 december of 1 januari de actuele rapportage bij mijn broker, en importeer die in mijn beleggingsspreadsheet. Dat is niet persé noodzakelijk, maar het maakt wel dat ik altijd rapportages per het einde van de kalenderjaren kan maken.
  • Daarnaast kijk ik altijd even naar de eindstanden en het rendement van verschillende indexes, zoals de AEX, S&P500 en MSCI World. Dat is vooral om te zien of het rendement van mijn portefeuille nog een beetje ‘de index volgt’.

Bij de bank

Ik betaal mezelf eerst. Zodra mijn salaris binnenkomt vindt er automatisch een groot aantal boekingen plaats. Naar de gezamenlijke huishoudrekening voor mijn bijdrage aan de hypotheekaflossing en aan de huishoudpot. Naar mijn beleggingsrekening voor de maandelijkse inleg. En naar mijn bufferspaarrekening voor de vulling van mijn potjes . Ook hebben we een paar maandelijkse boekingen voorgeprogrammeerd staan vanaf de gezamenlijke huishoudrekening, de bijdrage aan onze VVE en het abonnement voor de Uitlaatservice voor Hondje.

  • Als onderdeel van de Eindejaarschecklist controleer ik altijd even of alle automatische boekingen voor het komende jaar goed voorgeprogrammeerd staan, en voer indien nodig aanpassingen door.
  • Eentje ijlt er altijd na. Pas na de salarisbetaling van januari kan ik, op basis van de nieuwe nettosalarissen, de maandelijkse bijdrage aan de gezamenlijke huishouding berekenen voor Vriendin en mijzelf. Daar moet ik dan eind januari nog een maandelijkse overboeking voor aanmaken.
  • Ook controleer ik even of ik mijn bankafschriften en creditcardafschriften keurig voor elke maand gedownload heb, en heb opgeborgen in mijn digitale archief.

Die berekening van de huishoudbijdrage is overigens simpeler dan het klinkt. Ik vul onze beider netto salarissen in op het werkblad in de spreadsheet, en deze berekent automatisch wat we allebei moeten betalen. In ons samenlevingscontract hebben we afgesproken dat we de huishouding naar draagkracht betalen, gedefinieerd als naar verhouding van onze netto-salarissen. Niet-reguliere uitgaven als meubels en andere inventaris voor het huis, vakanties én de aflossing van de hypotheek doen we 50/50. Vakanties en inventarisaankopen verrekenen we altijd apart, die gaan niet uit het reguliere huishoudbudget. De maandelijkse aflossingen heb ik daar wel in verwerkt.

Eindejaarsschoonmaak

Verder doe ik aan het eind van het jaar altijd ook een ‘grote schoonmaak’ van mijn archieven. Ik ga door het archief op mijn server heen om te kijken of er dingen weg kunnen. Maar ook mijn kast in de werkkamer wordt helemaal leeggehaald en doorgelopen op dingen die weg kunnen. Papieren gaan door de shredder. Met een opgeruimde administratie, een opgeruimd hoofd, en een opgeruimde kast, aan het nieuwe jaar beginnen.

Vroeger scande ik aan het eind van het jaar ook alle papieren die binnengekomen waren gedurende het jaar. Dat is nu niet meer nodig. Veruit het meeste komt al digitaal binnen, en wordt ook meteen digitaal gearchiveerd. De enkele brief die er nog op papier binnenkomt wordt tegenwoordig meteen na binnenkomst al gescand en gearchiveerd. Dat is dus geen eindejaarsklusje meer.

Overigens zal ik binnenkort nog eens wat uitgebreider schrijven over mijn digitale archief, ik krijg er af en toe vragen over.

Kwartaalstanden

Het einde van het jaar is ook het einde van het vierde kwartaal van het jaar. En aan het eind van elk kwartaal werk ik mijn Financiële Dashboard bij en schrijf ik een kwartaalbericht. Dat doe ik dus ook aan het einde van het jaar.

Wat staat er niet op mijn Eindejaarschecklist?

Wat ik zelden doe aan het einde van het jaar: Kijken of ik ergens kan overstappen om goedkoper uit te zijn. Dat doe ik gedurende het jaar, als abonnementen bijna aflopen of er een specifieke aanleiding voor is. Zo heb ik in november naar mijn zorgverzekering gekeken en ben ik overgestapt naar AnderZorg. En eerder dit jaar heb ik onze andere verzekeringen bekeken en zijn we overgestapt naar een andere verzekeraar.

Heb jij een lijstje voor het einde van het jaar?

Houd je financiën eenvoudig en stressvrij!

Alles draait om de eenvoud zong Het Goede Doel al in 1983. Maar bijna 40 jaar later hebben veel mensen dat principe nog steeds niet omarmd. In onze zoektocht naar ‘meer’ verzamelen we steeds meer. Meer spullen, meer abonnementen, meer bankrekeningen, meer van alles. En als je maar genoeg ‘meer’ verzamelt dan worden dingen vanzelf complex. En dan wordt het lastig. We verliezen het overzicht en er gaan dingen mis.

Complexiteit

Ook Geldnerd is in het verleden in die valkuil getrapt. Het meest treffende voorbeeld vind ik nog steeds mijn voormalige woekerhypotheek. Om mijn wensen mogelijk te maken kocht ik onder de vlag van een ‘hypotheek’ de volgende producten:

  • Een aflossingsvrije hypothecaire lening.
  • Een spaarrekening met allerlei voorwaarden.
  • Een beleggingsrekening met allerlei voorwaarden en een beperkte set fondsen om uit te kiezen.
  • Een overlijdensrisicoverzekering.

En voor al die producten berekende de bank mij kosten en betaalde ik rente en premies en legde ik geld in. Ik heb ze niet meer, maar ik weet nog dat er een enorm pak papier bij dit ‘hypotheekproduct’ hoorde. Ik heb er destijds bij volle bewustzijn voor getekend, maar anno 2020 vraag ik me wel af waar ik destijds in godsnaam mee bezig was….

Eenvoud

Tegenwoordig ben ik dol op eenvoud. In spullen, maar ook in mijn financiële leven. Het helpt me om overzicht te houden en beperkt het aantal keuzes dat ik moet maken. En ook dat draagt bij aan minder financiële stress. De afgelopen jaren heb ik regelmatig geschreven over hoe ik probeer om alle onderdelen van mijn financiën eenvoudig te houden. In deze blogpost een actueel overzicht.

Hypotheek

Onze hypotheek is tegenwoordig de eenvoudige lineaire variant. Heel simpel elke maand een vaste aflossing en een dalend rentebedrag betalen. Wat we zelf beïnvloeden door extra af te lossen met de sneeuwbalmethode.

Verzekeringen

Onze verzekeringen zijn geminimaliseerd en bij een goedkope, eenvoudige aanbieder ondergebracht. Geen overbodige dingen zoals een smartphoneverzekering. Alleen een inboedelverzekering en een aansprakelijkheidsverzekering. Opstal loopt via de VVE, en uiteraard hebben we allebei een zorgverzekering (geen aanvullende verzekeringen) waarvan we de premie in één keer per jaar betalen. We hebben geen overlijdensrisicoverzekering, als één van ons komt te overlijden dan zorgt het nabestaandenpensioen ervoor dat de achterblijver niet in de financiële problemen komt.

Betalen

Ik heb een standaard lopende rekening met pinpas, en een creditcard (vooral voor online aankopen en op reis). Verder betaal ik mobiel met Apple Pay, dan hoef ik mijn portemonnee pasjeshouder niet mee te nemen. Verder hebben Vriendin en ik samen één betaalrekening voor de gezamenlijke huishouding.

Sparen

Geldnerd heeft ‘maar’ twee spaarrekeningen. Dat is nog veel, want rente is nergens meer te krijgen. De ‘kleine buffer’ is rechtstreeks gekoppeld aan mijn lopende rekening, en het geld kan in een paar seconden heen en weer. Het is bedoeld om gedurende de maand voldoende geld achter de hand te hebben voor de reguliere betalingen.

De ‘grote buffer’ staat bij een andere financiële dienstverlener. Geld heen en weer boeken tussen de grote buffer en mijn lopende rekening kost een (werk)dag. In de grote buffer zit mijn contant geld buffer van vier maanden leefgeld en de inhoud van mijn ‘potjes‘. Welk geld in welk potje hoort staat niet bij mijn spaarrekening, alhoewel je tegenwoordig bij vrijwel iedere aanbieder deze ‘potjes’ kunt aanmaken. Maar mijn bank heeft er niks mee te maken hoe ik mijn geld verdeel, dat staat dus in mijn eigen administratiespreadsheet.

De grote buffer is zo ook ‘uit het zicht’. Ik zie ‘m niet als ik wekelijks even inlog bij mijn bank om de boekingen te downloaden en de administratie bij te werken. Ik kom dus ook niet in de verleiding om ‘m ‘even’ te gebruiken. Ik vind het prettig dat dit bij een andere bank staat. Ja, ik houd ook mijzelf graag voor de gek.

Beleggen

Ik heb één beleggingsportefeuille bij één broker. Daar heb ik een portefeuille die alleen maar bestaat uit breed samengestelde en goedkope ETFs, één voor large caps, één voor small caps, één voor obligaties, en nog drie voor dividend.

Papierloos

Geldnerd is volledig papierloos. Rekeningen en correspondentie komen ons huis binnen langs elektronische weg. Ik heb een speciaal e-mail adres dat ik hiervoor gebruik. Daarmee houd ik mijn persoonlijke mail en mijn administratieve mail gescheiden. En ik weet altijd in welke mailbox ik moet zijn om openstaande administratieve punten af te handelen. Wekelijks worden alle openstaande berichten afgehandeld. Facturen worden dan meteen betaald, of in elk geval voorgeprogrammeerd voor automatische betaling vóór de vervaldatum. Daarna wordt de factuur en/of mail gearchiveerd. Zo vergeet ik niks en raak ik ook niets kwijt.

Geautomatiseerd Betalen

Vrijwel al mijn betalingen zijn geautomatiseerd. Via automatische incasso’s, of via maandelijks terugkerende geautomatiseerde boekingen. Dat gaat onder andere om de boekingen naar mijn beleggingen en spaarrekening, maar ook om de uitlaatservice, de vereniging van eigenaren, en dat soort dingen. Als er iets afwijkt van normaal, dan signaleert mijn administratiespreadsheet dat als ik wekelijks de administratie bijwerk.

Geautomatiseerd Sparen en Beleggen

Zodra mijn salaris is betaald gaat er als eerste geld naar de spaarrekening, de beleggingen, en de extra aflossing van het huis. Vervolgens leef ik van wat er overblijft. Niet andersom, het is niet zo dat ik pas aan het eind van de maand spaar wat er overblijft. Want dat zou waarschijnlijk een stuk minder zijn. Ook het beleggen is grotendeels geautomatiseerd. Niet dat er met mijn inleg automatisch aangekocht wordt, alhoewel dat ook wel kan bij sommige aanbieders. Ik doe mijn ene aankooporder nog zelf, maar mijn beleggingsspreadsheet vertelt mij wat ik moet kopen om zo dicht mogelijk bij mijn gewenste portefeuilleverdeling te komen.

Oude rekeningen en accounts opgeruimd

Oude spaarrekeningen of beleggingsrekeningen die ik niet meer gebruik. Accounts bij websites waar ik nooit meer kom. Ik ruim ze op. Verwijder ze. Zeg ze op. Zo kunnen ze geen onverwachte kosten meer opleveren en vormen ze ook geen beveiligingsrisico meer. Want hoeveel persoonlijke gegevens heb je nog rondslingeren op websites die je niet meer gebruikt? Hoeveel ongebruikte accounts zijn er met wachtwoorden die je ook elders gebruikt?

Minder Abonnementen

Ik houd goed zicht op mijn abonnementen. Die kosten namelijk elke maand geld. Er staan reminders in mijn agenda voor de uiterste opzegdata, en regelmatig evalueer ik of de abonnementen nog wel opleveren wat ik ermee wil bereiken. Zo ja, dan mogen ze blijven. Zo nee, dan gaan ze de deur uit.

Overzicht Houden

Of je nu 3 of 30 bankrekeningen hebt, het is belangrijk om overzicht te houden. Dat kan op allerlei manieren, variërend van een schriftje tot geautomatiseerde systemen. Ik heb mijn spreadsheets. Die helpen mij om van week tot week zicht te houden op mijn administratie en beleggingen, van maand tot maand op onze hypotheek, en van kwartaal tot kwartaal op de totale ontwikkeling van mijn eigen vermogen. Alhoewel er zelfs dan nog wel eens iets mis gaat. Maar daarover aanstaande maandag meer <cliffhanger>….

Tenslotte

Vind je het nog best uitgebreid en ingewikkeld allemaal? Dan daag ik je uit om jouw eigen financiële huishouding ook eens zo op een rijtje te zetten! Je zult waarschijnlijk verbaasd zijn over hoe uitgebreid die is. Mijn eigen financiën zijn georganiseerd. En daarmee zorgen ze voor rust, en niet voor financiële stress. Dat gun ik iedereen! Met financiële producten is het vaak net als met spullen. Door de jaren heen verzamelen de meeste mensen er steeds meer van. Ook hier kan dus af en toe een grote schoonmaak geen kwaad.

Zijn jouw financiën eenvoudig en stressvrij?

Juridische perikelen

Via het voormalige kantoor van Vriendin in het Verre Warme Land ontvingen we onlangs post. Een dreigend opgestelde brief van een advocatenkantoor aldaar. Er moest betaald worden.

Wat was er aan de hand? Volgens de advocaat hadden we nog een schuld van omgerekend € 10 aan het lokale waterbedrijf in het Verre Warme Land. Vermeerderd met rente en het incassotarief van meneer de advocaat zou het inmiddels gaan om een bedrag van € 65.

Vriendin wilde er geen gelazer mee en stelde voor om gewoon te betalen. Maar dat ging Geldnerd toch net wat te snel…

Hoe werkt het in het Verre Warme Land? Als je verhuist ga je met de nieuwe eigenaar of huurder naar het kantoor van het nutsbedrijf. Met de meterstanden. En dan worden alle openstaande posten verrekend en wordt alles keurig op de nieuwe eigenaar of huurder overgeschreven. Braaf als wij zijn hebben wij dat ook gedaan.

Kortom, volgens mij is er helemaal geen openstaande post meer. Bij de brief zat ook geen bijlage met een onderbouwing van de claim. En de nutsbedrijven in het Verre Warme land zijn berucht om hun slechte service én slechte administratie. Een extra reden om niet zomaar akkoord te gaan met betaling.

Dus Geldnerd klimt in de e-mail. Een keurige juridische mail aan het algemene adres van het advocatenkantoor, dat op de brief stond. Onderbouwen die claim. Want wij herkennen het verhaal niet. Ik stel een afleverbevestiging en een leesbevestiging in. De afleverbevestiging komt, de leesbevestiging niet.

Na een week geen antwoord. Maar niet getreurd. Op de website van het advocatenkantoor vind ik het rechtstreekse mailadres van de advocaat die de brief getekend heeft. Dus krijgt hij de originele mail, met een nieuw kopje van mij dat onze mail aan het algemene adres niet tot een reactie geleid heeft. Ik stel weer een afleverbevestiging en een leesbevestiging in. De afleverbevestiging komt, de leesbevestiging niet.

Maar een Geldnerd laat zich door twee onbeantwoorde mailtjes niet uit het veld slaan. Er is nog een troef. Ik ken de directeur van het betreffende advocatenkantoor, daar heb ik zakelijk wel eens mee samengewerkt. Dus toen er een week later nog geen reactie was, heb ik de hele correspondentie aan de baas gestuurd.

En ja, hoe werkt dat in een Ver en Warm Land? Een uurtje later had ik een leesbevestiging van meneer de advocaat die het tweede mailtje had gekregen. En een half uurtje later een berichtje van hem dat ze het waterbedrijf om nadere onderbouwing hebben gevraagd. Dus ik heb ‘m een vriendelijk bedankmailtje gestuurd en wacht verder rustig af.

En heb een reminder in mijn agenda gezet om over een paar weken weer eens navraag te doen, als we dan nog niks gehoord hebben. Wat me niks zou verbazen.

Heb jij wel eens met dreigende brieven te maken?