Geldnerd.nl

Bloggen over persoonlijke financiën

Tag: grootboek

Administratie-spreadsheet online

Het is zover. Naar aanleiding van mijn eerdere blog publiceer ik mijn administratie-spreadsheet. Best wel spannend vind ik dat. Het is een versie met grotendeels fictieve data die ik geanonimiseerd heb. Maar het gaat uiteraard niet om de data. Het gaat om de opzet en om de Visual Basic macro’s die eronder liggen. Mijn spreadsheets zijn gebouwd met Microsoft Excel 2013 en werken bij mij probleemloos onder Windows 10.

Ieder jaar op 1 januari start ik met een nieuwe spreadsheet. Het is een jaaradministratie. Maar omdat ik tegenwoordig nauwelijks meer wijzigingen aanbreng in mijn grootboekrekeningschema kan ik de sheets makkelijk naast elkaar zetten om de trends over meerdere jaren te zien.

Mijn sheet ondersteunt het importeren van de bestanden van twee banken, Rabobank en ABN AMRO. Dat zijn de twee banken waar ik momenteel een rekening heb. Van Rabobank download ik het CSV bestand, van ABN het TXT bestand. De knop hiervoor vind je op het werkblad ‘Jaarrekening’. Deze versie werkt alleen correct met de Rabo macro. Beide banken plaatsen het boekingsbedrag namelijk in een verschillende kolom, en dat moet je dus even aanpassen in de kolom op het werkblad ‘Grootboek’ waar de totalen opgeteld worden.

Het eerste werkblad ‘Jaarrekening’ geeft een samenvatting van de inkomsten en uitgaven per categorie, en vergelijkt ze ook met budget. Ook zie je hier de tussenrekening in de 900 (inkomsten) en de 9000 (uitgaven) groep. Als ik bijvoorbeeld geld overboek van mijn lopende rekening naar mijn spaarrekening dan is dat geen uitgave, maar een interne verschuiving. Idem met geld wat ik naar mijn beleggingsrekening boek. Dat zie je dus (onder de inkomsten en uitgaven) apart weergegeven. Overigens kijkt mijn spreadsheet zelf tot welke datum er boekingen zijn ingevoerd, dat zie je hier in het veld ‘Bijgewerkt tot’.

De boekingen worden tijdens het Importeren op een tijdelijk werkblad ‘Data’ gezet. Kopiëren naar het werkblad Boekingen (waar alle boekingen voor een jaar dus onder elkaar komen te staan) doe ik nog handmatig. Ik ben te bang dat er een keer wat misgaat als ik dat automatisch doe, en dat mijn administratie daardoor in de soep draait. Met de knop ‘Verwijder Datasheet’ gooi ik het tijdelijke werkblad weer weg als de gegevens correct gekopieerd zijn.

De knop ‘Voorcoderen’ activeert een macro die kijkt naar een aantal kenmerken van de boeking. Voorcoderen werkt op de gegevens op het tijdelijke werkblad ‘Data’. De gegevens waarmee de macro vergelijkt staan op hebt werkblad ‘Voorcoderen’. Als de kenmerken overeen komen dan krijgt de boeking op het werkblad ‘Data’ de grootboekrekening toegewezen die op het werkblad ‘Voorcoderen’ bij de boeking staat. Boekingen die de macro niet herkent moet je handmatig voorzien van een grootboekrekeningnummer. Maar op deze manier wordt gemiddeld ruim 80% van mijn uitgaven automatisch aan de juiste grootboekrekening gekoppeld.

Op het werkblad ‘Grootboek’ zie je de uitgaven per grootboekrekening bij elkaar opgeteld. Hier kun je per rekening ook een budget ingeven. Op basis daarvan (en van de datum tot waar de boekingen zijn bijgewerkt) berekent de spreadsheet hoeveel budget er YTD (Year To Date – tot op dit punt in het jaar) beschikbaar was. Ik werk alleen met jaarbudgetten, niet met maandbudgetten.

Op het werkblad ‘Creditcard’ houd ik gedurende de maand mijn creditcard-uitgaven bij. Zodra de creditcard wordt afgeschreven signaleert mijn spreadsheet dat tijdens het Voorcoderen (melding ‘Er is een credit-card boeking’). Als ik die krijg dan druk ik op de knop ‘Creditcard Verwerken’ op het werkblad ‘Jaarrekening’. De macro zoekt dan de juiste creditcarduitgaven erbij en zet die onder de boekingen op het werkblad ‘Data’. Hij doet dat van boven naar beneden vanaf het werkblad ‘Creditcard’ en stopt zodra het juiste totaalbedrag van de creditcardboeking bereikt is. De creditcardboeking zelf krijgt als grootboekrekeningnummer nul (‘0’), zodat die ook niet meetelt in de uitgaven. Het zijn immers de afzonderlijke betalingen die belangrijk zijn voor het totaalbeeld.

Tenslotte vind je op het werkblad ‘Jaarrekening’ nog de knop ‘Kashbook importeren’. Voor het bijhouden van mijn uitgaven in contant geld (dat zijn er steeds minder) gebruik ik de app ‘Kashbook‘ op mijn smartphone. Vanuit Kashbook kun je alle boekingen in CSV format aan jezelf sturen. Die importeer ik en ze worden dan verwerkt op de juiste grootboekrekening, ook weer op een tijdelijk werkblad ‘Data’. Vandaar kun je ze ook weer zelf kopiëren naar het werkblad ‘Boekingen’.

Alle te importeren bestanden lees ik in vanuit mijn ‘Downloads’ directory, die je in kunt stellen op het tabblad ‘Handleiding’. Ook kun je hier instellen in welke directory de importbestanden na verwerking opgeslagen moeten worden, en ook moet je hier de volledige naam van de administratie opgeven. Dat wordt gebruikt in onder andere de import-macro’s.

Met het contant geld, de creditcard-uitgaven en alle boekingen en pinbetalingen vanaf mijn bankrekening heb ik een compleet beeld van al mijn inkomsten en uitgaven.

Hier ga je naar de downloadpagina.

Over een tijdje publiceer ik ook mijn beleggingsadministratie. Die is ietsje ingewikkelder dan deze. Ik hoop vooral dat andere mensen ook hun spreadsheets en macro’s online gaan zetten. Want ik wil graag ook leren van anderen!

Wat vind je van mijn spreadsheet?

Gedachteloos

201610-geld-brandIn mijn vorige leven gaf ik gedachteloos geld uit. Aan abonnementen waar ik vervolgens niks mee deed. Aan iedere week uit eten, soms zelfs meerdere keren per week. Aan spullen. Op een gegeven moment dacht ik: waar gaat het geld heen? Of eigenlijk was het Ex die dat als eerste dacht. Die vraag hebben we eerst nog een jaartje laten liggen. Want het kon. We spaarden niet veel, maar we kwamen ook niet tekort. Maar met het denken begon het knagen. En uiteindelijk zijn we ervoor gaan zitten. Gewoon alle bankboekingen van het jaar downloaden (dat kan volgens mij bij elke bank standaard in de internetbankieren-omgeving) en in een spreadsheet zetten. En dan bij iedere boeking een cijfertje zetten, en met behulp van SOM.ALS weet je wat je in elke categorie uitgeeft. Het kost je die eerste keer een paar uurtjes, maximaal.

En nu kan ik het gewoon niet meer, gedachteloos geld uitgeven. Eén van de eerste (en nog steeds, in mijn ogen, één van de beste) boeken over persoonlijke financiën die ik heb gelezen was ‘Your Money or Your Life’. Ik heb niet de hele methodiek toegepast, maar wel het stuk waar je uitrekent wat je écht per uur verdient. En ongemerkt ga je dan toch iedere uitgave uitdrukken in aantal uren werk. Ik tenminste wel. Bij mij was dit erg effectief.

De afgelopen periode moest ik twee keer terugdenken aan deze episode:

  • Ten eerste toen ik bij Zuinigaan las over haar ‘mega-uitgaven-periode’. Niet gedachteloos, maar goed doordacht investeren. En weten dat het kan, dat je er geen lening voor nodig hebt en dat je er niet door in de problemen zult komen.
  • De tweede keer was bij de Bloggers Meet-Up. Eén van de gesprekspunten was hoe je begonnen bent. Want ja, hoe begin je eraan?

Nou, heel simpel. Gewoon doen. Er zijn altijd redenen om het niet te doen. Maar je kunt ook gewoon beginnen. Ik weet ze nog, die eerste categorieën. Ik heb de spreadsheet nog. Zojuist ben ik er nog weer eens doorheen gegaan. Inmiddels bestaat mijn administratie uit een rekeningschema met 120 grootboekrekeningen. Die mij gedetailleerd inzicht geven in mijn inkomsten en uitgaven. Iedere week, met 1 druk op de knop. Maar uiteindelijk gaat het niet om het aantal grootboekrekeningen en die macro’s. Bewustzijn is de sleutel.

Hoe blijf jij je bewust van je inkomsten en je uitgaven?

Spaarpercentage en huis kopen

201609-spaarvarken-en-geldTot nu toe was het berekenen van mijn Spaarpercentage simpel. Voor iedere willekeurige periode haalde ik uit mijn Administratie-spreadsheet mijn Totale Inkomsten en Totale Uitgaven. Met de formule:

Spaarpercentage = ( Totale Inkomsten – Totale Uitgaven ) / Totale Inkomsten

is het vervolgens een fluitje van een cent.

Maar nu is er het huis. Geldnerd HQ. Met een hypotheek. Waar we dus maandelijks voor betalen, rente en aflossing. Gelukkig hebben we een lineaire hypotheek, dat betekent dat de aflossing elke maand hetzelfde is.

Maar de aflossing beschouw ik als sparen. Dit in tegenstelling tot de rente, wat ik een uitgave vind. De aflossing zorgt ervoor dat er iedere maand een stukje extra huis van mij wordt. Er staat dus bezit tegenover. Het wordt onderdeel van mijn vermogen.

En daarmee verandert de formule voor de berekening van het Spaarpercentage. Want de aflossing telt dus niet mee als uitgave. De nieuwe formule is

Spaarpercentage = ( Totale Inkomsten – ( Totale Uitgaven – Aflossing ) ) / Totale Inkomsten

De hypotheek wordt betaald vanaf onze gemeenschappelijke rekening. Om automatische berekening van het Spaarpercentage in mijn administratie mogelijk te maken heb ik een aparte grootboekrekening aangemaakt voor de Aflossing. Ik maak dit bedrag ook apart over naar de gezamenlijke rekening, dus los van mijn maandelijkse bijdrage aan de gezamenlijke huishouding. Dat is niet ingewikkeld of bewerkelijk, dat heb ik gewoon voorgeprogrammeerd. Op die manier blijft alles inzichtelijk.

Hoe bereken jij jouw Spaarpercentage?

‘Klooien’ met spreadsheets

Afgelopen weekend heb ik weer ouderwets een paar uur zitten ‘klooien’ met mijn spreadsheets. Ik heb er eerder over geschreven en kreeg destijds gelukkig ook veel reacties van medestanders. Fijn gevoel om de sheets weer wat slimmer te maken.

De aanleiding was praktisch. Geldnerd had al een slimme persoonlijke administratie, die automatisch de gedownloade boekingen van de Rabobank verwerkte. Iets soortgelijks had ik ook voor onze bankrekeningen in het Verre Warme Land. Maar de gezamenlijke bankrekening van Geldnerd en Vriendin loopt bij de ABN AMRO en daarvoor had ik de automatische import macro nog niet aangepast. Dat was wel nodig, want nu Geldnerd en Vriendin weer samen in Nederland wonen is dit de meestgebruikte rekening geworden. Ik heb alles nog een slagje makkelijker gemaakt, de macro verplaatst ook automatisch het bestand van de download-directory naar mijn archief. Ik hoef dus helemaal niks meer handmatig te doen.

Ook heb ik de spreadsheet nu zo ingericht dat ik de uitgaven nu per grootboekrekening  per maand zie. Ik wat beter kijken naar seizoensinvloeden, en kijken of ik zinvol van een jaarvergoeding naar een maandbetaling kan overstappen.

Binnenkort komt er nog een klusje aan. De integratie van mijn kasboek in de administratie-spreadsheet. Maar dat heeft nu even geen haast.

Heb jij onlangs nog fijn zitten sleutelen aan een spreadsheet? En wat heb je gebouwd?

Over Budget en Kasstroom

In mijn administratie maak ik een onderscheid tussen Budget en Kasstroom. Kasstroom (ook bekend als: Cash Flow) is een term in de bedrijfseconomie waarmee bij een onderneming de in- en uitstroom van liquide middelen (zeg maar ‘geld’) bedoeld wordt. De netto kasstroom is het verschil tussen de ontvangsten en uitgaven gedurende een bepaalde periode of voor een bepaald project. Als de uitgaven de ontvangsten overtreffen, wordt van een negatieve kasstroom gesproken. Zijn de ontvangsten groter dan de uitgaven, dan is er een positieve kasstroom.

Waarom vind ik dit onderscheid belangrijk? Dat is heel eenvoudig: Als ik al mijn budget voor het hele jaar in één keer uit zou geven, kom ik gewoonweg geld te kort. De kasstroom vertelt mij wat ik elke periode (ik werk op maandbasis) moet betalen en wat er binnenkomt. Zo weet ik ook precies wat er elke maand overblijft nadat alle ‘verplichte dingen’ betaald zijn. En voorkom ik dat ik op het verkeerde moment geld uitgeef aan kleding, dure etentjes en andere niet-noodzakelijke dingen.

Ik heb dus een budget op jaarbasis: wat mag ik van mezelf dit jaar in totaal uitgeven aan alle posten in mijn grootboek. En ik heb een kasstroom prognose op maandbasis: welke vaste uitgaven en inkomsten zijn er in die maand te verwachten (en in welke week), en wat blijft er dan over voor andere dingen. In de kasstroom prognose staat ook het bedrag wat ik in die maand wil sparen, want het werkt voor mij toch het beste om mijzelf eerst te betalen.

Budgetteren doe ik in principe eens per jaar. Als in december de nieuwe maandelijkse bedragen voor verzekeringen, gas/water/licht et cetera bekend zijn. Ik kijk dan ook wat ik in dat jaar daadwerkelijk uitgegeven heb ten opzichte van mijn budget, en waar ik kan/wil besparen of juist iets mag verruimen. Ook plan ik op deze manier te verwachten uitgaven die minder regulier zijn. Heb ik een nieuwe bril nodig? De verlenging van dat ene meerjarige abonnement. Als ik gedurende het jaar zie dat mijn uitgaven en budget uit de pas lopen neem ik tussentijds maatregelen. Soms is dat een ruimer budget, maar vaker zijn het maatregelen om kosten te besparen.

De eerste keer budgetteren was meer werk. Dat kostte een hele middag. Downloaden van mijn overboekingen bij mijn bank en ‘verdelen over de bakjes’ <link naar stukje>. Daarna is het een kwestie van bijhouden.

Het geeft inzicht. Inzicht waar het geld naartoe gaat (‘Wat! Zoveel?’). Het helpt me om keuzes te maken. (‘Ik vind A toch echt belangrijker dan B’). En het geeft rust. Geen vervelende financiële verrassingen meer. Weten waar ik aan toe ben.

Hoe budgetteer jij?

Ik ♥ Macro’s – Voorcoderen

In een eerdere post heb ik geschreven over mijn liefde voor Macro’s in Excel, en hoe ik daarmee het importeren van mijn boekingen in mijn administratie makkelijker heb gemaakt. Onlangs heb ik nog een andere Macro toegevoegd, Voorcoderen.

Zodra een boeking in mijn administratie staat, wil ik dat deze meegeteld wordt in het juiste bakje. Daarvoor heb ik mijn Grootboek. Voor iedere boeking zet ik het nummer van de juiste grootboekrekening, en Excel rekent dan automatisch door hoeveel ik in totaal doorgegeven heb in die categorie.

In het verleden deed ik dat handmatig. En omdat ik zoveel mogelijk betalingen zonder cash doe, ging het vaak wel om 40 of 50 regels die ik door moest. Gelukkig ken ik mijn grootboek grotendeels uit mijn hoofd, dus ik hoefde niet vaak iets op te zoeken. Maar toch… Het merendeel van mijn boekingen zijn vaste uitgaven, of uitgaven die veelal op dezelfde plek plaatsvinden en dus vaak voorkomen. De hypotheek, gas, water, elektra, mobiele telefoon, maar ook de supermarkt.

Daarom heb ik een tweede Macro gebouwd, Voorcoderen. Hiervoor gebruik ik een tabel waarin ik kenmerken van boekingen zet. Bijvoorbeeld de tegenrekening, de naam van de tegenpartij of (delen van) de omschrijving. Mijn macro vergelijkt de nieuwe boekingen met de gegevens in deze tabel. Zodra er een ‘match’ is zet de Macro het juiste rekeningnummer voor de boeking. Op deze manier wordt meer dan 90% van mijn boekingen automatisch gecodeerd.

Ben ik een nerd of niet?

Mijn Grootboek, mijn leven…

Eigenlijk best een dramatische titel. Maar zo voelt het wel. Mijn Grootboek, het hart van mijn financiële administratie, is een reflectie van mijn leven, en verandert mee als er dingen veranderen in mijn leven. Ik moest er aan denken naar aanleiding van een reactie van Petra op mijn post over de financiële administratie.

Even voor de administratieve leken: Een grootboekrekening is een verzameling van gelijke uitgaven- of inkomstenposten. Strikt genomen is mijn grootboek geen grootboek, maar ik noem het lekker toch zo. Ik onderscheid in mijn grootboek de volgende groepen:
1000 Woonlasten
1200 Financiën en Zorg
1400 Mobiliteit en Vervoer
1600 Telecom en Internet
1800 Huishouden en Voeding
2000 Abonnementen en Lidmaatschappen
2200 Inrichting en Elektronica
5000 Luxegoederen en Diensten
5500 Hobby’s
6000 Reizen, Vakanties en Recreatie
8000 Kasgeld en Overige

Misschien niet helemaal logische volgorde, maar zo is het ontstaan. Er hebben in het verleden ook nog wel andere groepen tussen gezeten, maar die gebruik ik niet meer. In iedere groep heb ik dan weer subrekeningen voor specifieke uitgaven of inkomsten. De groep 1000 Woonlasten heeft bijvoorbeeld de volgende rekeningen:
1010 Hypotheek
1015 Hypotheek Banksparen
1020 Servicekosten
1030 Energie
1040 Water en Waterschap
1050 Gemeente
1060 Huur
1065 Huur Opslagruimte
1099 Overig

Ik probeer dit schema zo constant mogelijk te houden, om jaren met elkaar te kunnen vergelijken. Maar de werkelijkheid is dat dit schema mee verandert met grote veranderingen in mijn leven. Ik heb bijvoorbeeld jarenlang in een koopappartement gewoond. In de woonlasten had ik dus een rekening voor de hypotheekbetalingen, en eentje voor de servicekosten die ik betaalde aan de Vereniging van Eigenaren. Maar na mijn echtscheiding ben ik verhuisd naar een huurappartement. Dus heb ik een rekening voor de maandelijkse huur toegevoegd.

Idem bijvoorbeeld met nieuwe hobby’s die ik oppak. Als er serieuze uitgaven aan verbonden zijn, dan krijgt de hobby een eigen ‘rekening’ in de groep 5500.

Hoe je het rekeningschema precies inricht is helemaal vrij. Wat ik belangrijk vind, is dat het een reflectie is van je leven en van je uitgavenpatroon. Ik heb in elke groep een rekening ‘Overig’ (altijd de laatste met nummer XX99). Het budget voor die rekening is altijd 0. En zodra ik zie dat er meerdere boekingen op die rekening komen te staan, is het tijd om te onderzoeken wat die boekingen inhouden. Want misschien gebeurt er dan iets structureels wat een eigen rekening nodig heeft.

Hoe ziet jouw grootboek eruit?

Financiële Administratie

In een van mijn eerste blogjes heb ik al verteld over hoe ik ben begonnen met mijn financiële administratie. Gewoon in een spreadsheet. Die spreadsheet heb ik steeds verder doorontwikkeld, en ieder jaar start ik in een nieuwe, lege kopie. Maar de essentie is nog steeds hetzelfde.

Het belangrijkste tabblad is Boekingen. Daar staan de afzonderlijke boekingen, die ik elke paar weken download vanuit het Internetbankieren van mijn bank en importeer in de administratie. Voor iedere boeking voeg ik zelf een lege kolom toe, waarin ik mijn ‘rekeningnummer’ zet. Ik heb een redelijk uitgebreid rekeningschema, waarover meer in een andere blogpost.

Naast ‘Boekingen’ staat het tabblad ‘Grootboek’. Hierop staan al mijn grootboekrekeningen onder elkaar genoemd. Per grootboekrekening heb ik een aantal kolommen:

  • Uitgaven YTD (Year To Date): alle uitgaven die ik tot op dit moment in het jaar op deze post geboekt heb. Het is de SOM.ALS optelling van alle bedragen op de spreadsheet ‘Boekingen’ waar ik dit grootboeknummer in de eerste kolom heb gezet.
  • Jaarbudget: Het totale budget wat ik mijzelf voor het hele jaar op deze post heb gegeven.
  • Budget YTD: Het deel van het budget dat ik tot op vandaag had mogen gebruiken.
  • Budget – Uitgave YTD: Het verschil tussen wat ik tot vandaag had gebudgetteerd en wat ik tot op vandaag heb uitgegeven. Als dit negatief is, dan heb ik meer uitgegeven dan tot nu toe mocht. Niet altijd een ramp, maar dan kijk ik altijd wel even hoe dat komt.

Het derde tabblad is de ‘Jaarrekening’. Dit is een heel korte, met de cijfers samengevat per groep van grootboekrekeningen. Dus het totaal voor Woonlasten, het totaal voor Vervoerskosten, het totaal voor Huishoudelijke uitgaven, het totaal voor Luxe. Ook hier staat Budget en Werkelijke uitgaven naast elkaar, zodat ik snel kan zien hoe ik in de verschillende categorieën sta ten opzichte van mijn budget. Naast de uitgaven staan de inkomsten, ook Budget en Werkelijk naast elkaar.

Het laatste tabblad is ‘Cashflow’. Hier staat per maand aangegeven wat mijn vaste lasten zijn, en op welke datum ze van mijn bankrekening worden afgeschreven. Ook bijzondere grote uitgaven plan ik hierin, zoals bijvoorbeeld het bedrag dat ik jaarlijks naar de Belastingdienst mag overmaken, of dure lidmaatschappen/abonnementen die ik één keer per jaar moet betalen. Op deze manier kan ik ervoor zorgen dat er altijd voldoende, maar niet teveel geld op mijn lopende rekening staat. Ook mijn inkomsten staan hierin gepland, met hun datum.

In volgende postjes vertel ik nog wel meer over hoe ik om ga met bijzondere situaties.

Hoe simpel of ingewikkeld ziet jouw administratie eruit?

© 2017 Geldnerd.nl

Theme by Anders NorenUp ↑