Geldnerd.nl

Blog over (financieel) bewust leven

Tag: grootboek (page 1 of 2)

Klassiek Grootboek

Het Grootboek is de kern van de financiële administratie. Ook van de mijne. En dat is niet iets van de laatste jaren. Ook vroeger werd er, op papier, al gebruik van gemaakt.

Geldnerd was onlangs op een tentoonstelling over de Vereenigde Oost-Indische Compagnie (VOC), in het Nationaal Archief in Den Haag. Absolute aanrader als je een beetje van geschiedenis houdt. Ook 400 jaar geleden werd er al gehandeld in aandelen, gehandeld in opties, en andere dingen. Inclusief uitwassen waardoor de Staten-Generaal zich gedwongen zagen om in te grijpen, waarschijnlijk een van de eerste ingrepen door de overheid in aandelenhandel ter wereld.

De VOC was eigenlijk ook een enorme administratieve organisatie. Vrijwel alles werd bijgehouden op lijstjes. En op de tentoonstelling kwam Geldnerd ook dit tegen:

Een origineel Grootboek. Het Nationaal Archief schijnt er een behoorlijk aantal te hebben. Er is online veel informatie over te vinden, en deels is de boekhouding ook ontsloten. Ik vind het een knap stukje werk, en een mooi stukje financiële historie. Tegelijkertijd ben ik ook weer extra blij met onze moderne boekhoudsystemen en mijn spreadsheets. Want die maken het leven een stuk eenvoudiger!

De tentoonstelling ‘Ontdek de wereld van de VOC’ is nog tot 24 juni 2018 te zien in het Nationaal Archief, naast het Centraal Station van Den Haag.

Ben jij ook een beetje fan van de geschiedenis van financiën?

error

Administratie-spreadsheet online

Het is zover. Naar aanleiding van mijn eerdere blog publiceer ik mijn administratie-spreadsheet. Best wel spannend vind ik dat. Het is een versie met grotendeels fictieve data die ik geanonimiseerd heb. Maar het gaat uiteraard niet om de data. Het gaat om de opzet en om de Visual Basic macro’s die eronder liggen. Mijn spreadsheets zijn gebouwd met Microsoft Excel 2013 en werken bij mij probleemloos onder Windows 10.

Ieder jaar op 1 januari start ik met een nieuwe spreadsheet. Het is een jaaradministratie. Maar omdat ik tegenwoordig nauwelijks meer wijzigingen aanbreng in mijn grootboekrekeningschema kan ik de sheets makkelijk naast elkaar zetten om de trends over meerdere jaren te zien.

Mijn sheet ondersteunt het importeren van de bestanden van twee banken, Rabobank en ABN AMRO. Dat zijn de twee banken waar ik momenteel een rekening heb. Van Rabobank download ik het CSV bestand, van ABN het TXT bestand. De knop hiervoor vind je op het werkblad ‘Jaarrekening’. Deze versie werkt alleen correct met de Rabo macro. Beide banken plaatsen het boekingsbedrag namelijk in een verschillende kolom, en dat moet je dus even aanpassen in de kolom op het werkblad ‘Grootboek’ waar de totalen opgeteld worden.

Het eerste werkblad ‘Jaarrekening’ geeft een samenvatting van de inkomsten en uitgaven per categorie, en vergelijkt ze ook met budget. Ook zie je hier de tussenrekening in de 900 (inkomsten) en de 9000 (uitgaven) groep. Als ik bijvoorbeeld geld overboek van mijn lopende rekening naar mijn spaarrekening dan is dat geen uitgave, maar een interne verschuiving. Idem met geld wat ik naar mijn beleggingsrekening boek. Dat zie je dus (onder de inkomsten en uitgaven) apart weergegeven. Overigens kijkt mijn spreadsheet zelf tot welke datum er boekingen zijn ingevoerd, dat zie je hier in het veld ‘Bijgewerkt tot’.

De boekingen worden tijdens het Importeren op een tijdelijk werkblad ‘Data’ gezet. Kopiëren naar het werkblad Boekingen (waar alle boekingen voor een jaar dus onder elkaar komen te staan) doe ik nog handmatig. Ik ben te bang dat er een keer wat misgaat als ik dat automatisch doe, en dat mijn administratie daardoor in de soep draait. Met de knop ‘Verwijder Datasheet’ gooi ik het tijdelijke werkblad weer weg als de gegevens correct gekopieerd zijn.

De knop ‘Voorcoderen’ activeert een macro die kijkt naar een aantal kenmerken van de boeking. Voorcoderen werkt op de gegevens op het tijdelijke werkblad ‘Data’. De gegevens waarmee de macro vergelijkt staan op hebt werkblad ‘Voorcoderen’. Als de kenmerken overeen komen dan krijgt de boeking op het werkblad ‘Data’ de grootboekrekening toegewezen die op het werkblad ‘Voorcoderen’ bij de boeking staat. Boekingen die de macro niet herkent moet je handmatig voorzien van een grootboekrekeningnummer. Maar op deze manier wordt gemiddeld ruim 80% van mijn uitgaven automatisch aan de juiste grootboekrekening gekoppeld.

Op het werkblad ‘Grootboek’ zie je de uitgaven per grootboekrekening bij elkaar opgeteld. Hier kun je per rekening ook een budget ingeven. Op basis daarvan (en van de datum tot waar de boekingen zijn bijgewerkt) berekent de spreadsheet hoeveel budget er YTD (Year To Date – tot op dit punt in het jaar) beschikbaar was. Ik werk alleen met jaarbudgetten, niet met maandbudgetten.

Op het werkblad ‘Creditcard’ houd ik gedurende de maand mijn creditcard-uitgaven bij. Zodra de creditcard wordt afgeschreven signaleert mijn spreadsheet dat tijdens het Voorcoderen (melding ‘Er is een credit-card boeking’). Als ik die krijg dan druk ik op de knop ‘Creditcard Verwerken’ op het werkblad ‘Jaarrekening’. De macro zoekt dan de juiste creditcarduitgaven erbij en zet die onder de boekingen op het werkblad ‘Data’. Hij doet dat van boven naar beneden vanaf het werkblad ‘Creditcard’ en stopt zodra het juiste totaalbedrag van de creditcardboeking bereikt is. De creditcardboeking zelf krijgt als grootboekrekeningnummer nul (‘0’), zodat die ook niet meetelt in de uitgaven. Het zijn immers de afzonderlijke betalingen die belangrijk zijn voor het totaalbeeld.

Tenslotte vind je op het werkblad ‘Jaarrekening’ nog de knop ‘Kashbook importeren’. Voor het bijhouden van mijn uitgaven in contant geld (dat zijn er steeds minder) gebruik ik de app ‘Kashbook‘ op mijn smartphone. Vanuit Kashbook kun je alle boekingen in CSV format aan jezelf sturen. Die importeer ik en ze worden dan verwerkt op de juiste grootboekrekening, ook weer op een tijdelijk werkblad ‘Data’. Vandaar kun je ze ook weer zelf kopiëren naar het werkblad ‘Boekingen’.

Alle te importeren bestanden lees ik in vanuit mijn ‘Downloads’ directory, die je in kunt stellen op het tabblad ‘Handleiding’. Ook kun je hier instellen in welke directory de importbestanden na verwerking opgeslagen moeten worden, en ook moet je hier de volledige naam van de administratie opgeven. Dat wordt gebruikt in onder andere de import-macro’s.

Met het contant geld, de creditcard-uitgaven en alle boekingen en pinbetalingen vanaf mijn bankrekening heb ik een compleet beeld van al mijn inkomsten en uitgaven.

Hier ga je naar de downloadpagina.

Over een tijdje publiceer ik ook mijn beleggingsadministratie. Die is ietsje ingewikkelder dan deze. Ik hoop vooral dat andere mensen ook hun spreadsheets en macro’s online gaan zetten. Want ik wil graag ook leren van anderen!

Wat vind je van mijn spreadsheet?

error

Gedachteloos

201610-geld-brandIn mijn vorige leven gaf ik gedachteloos geld uit. Aan abonnementen waar ik vervolgens niks mee deed. Aan iedere week uit eten, soms zelfs meerdere keren per week. Aan spullen. Op een gegeven moment dacht ik: waar gaat het geld heen? Of eigenlijk was het Ex die dat als eerste dacht. Die vraag hebben we eerst nog een jaartje laten liggen. Want het kon. We spaarden niet veel, maar we kwamen ook niet tekort. Maar met het denken begon het knagen. En uiteindelijk zijn we ervoor gaan zitten. Gewoon alle bankboekingen van het jaar downloaden (dat kan volgens mij bij elke bank standaard in de internetbankieren-omgeving) en in een spreadsheet zetten. En dan bij iedere boeking een cijfertje zetten, en met behulp van SOM.ALS weet je wat je in elke categorie uitgeeft. Het kost je die eerste keer een paar uurtjes, maximaal.

En nu kan ik het gewoon niet meer, gedachteloos geld uitgeven. Eén van de eerste (en nog steeds, in mijn ogen, één van de beste) boeken over persoonlijke financiën die ik heb gelezen was ‘Your Money or Your Life’. Ik heb niet de hele methodiek toegepast, maar wel het stuk waar je uitrekent wat je écht per uur verdient. En ongemerkt ga je dan toch iedere uitgave uitdrukken in aantal uren werk. Ik tenminste wel. Bij mij was dit erg effectief.

De afgelopen periode moest ik twee keer terugdenken aan deze episode:

  • Ten eerste toen ik bij Zuinigaan las over haar ‘mega-uitgaven-periode’. Niet gedachteloos, maar goed doordacht investeren. En weten dat het kan, dat je er geen lening voor nodig hebt en dat je er niet door in de problemen zult komen.
  • De tweede keer was bij de Bloggers Meet-Up. Eén van de gesprekspunten was hoe je begonnen bent. Want ja, hoe begin je eraan?

Nou, heel simpel. Gewoon doen. Er zijn altijd redenen om het niet te doen. Maar je kunt ook gewoon beginnen. Ik weet ze nog, die eerste categorieën. Ik heb de spreadsheet nog. Zojuist ben ik er nog weer eens doorheen gegaan. Inmiddels bestaat mijn administratie uit een rekeningschema met 120 grootboekrekeningen. Die mij gedetailleerd inzicht geven in mijn inkomsten en uitgaven. Iedere week, met 1 druk op de knop. Maar uiteindelijk gaat het niet om het aantal grootboekrekeningen en die macro’s. Bewustzijn is de sleutel.

Hoe blijf jij je bewust van je inkomsten en je uitgaven?

error

Spaarpercentage en huis kopen

201609-spaarvarken-en-geldTot nu toe was het berekenen van mijn Spaarpercentage simpel. Voor iedere willekeurige periode haalde ik uit mijn Administratie-spreadsheet mijn Totale Inkomsten en Totale Uitgaven. Met de formule:

Spaarpercentage = ( Totale Inkomsten – Totale Uitgaven ) / Totale Inkomsten

is het vervolgens een fluitje van een cent.

Maar nu is er het huis. Geldnerd HQ. Met een hypotheek. Waar we dus maandelijks voor betalen, rente en aflossing. Gelukkig hebben we een lineaire hypotheek, dat betekent dat de aflossing elke maand hetzelfde is.

Maar de aflossing beschouw ik als sparen. Dit in tegenstelling tot de rente, wat ik een uitgave vind. De aflossing zorgt ervoor dat er iedere maand een stukje extra huis van mij wordt. Er staat dus bezit tegenover. Het wordt onderdeel van mijn vermogen.

En daarmee verandert de formule voor de berekening van het Spaarpercentage. Want de aflossing telt dus niet mee als uitgave. De nieuwe formule is

Spaarpercentage = ( Totale Inkomsten – ( Totale Uitgaven – Aflossing ) ) / Totale Inkomsten

De hypotheek wordt betaald vanaf onze gemeenschappelijke rekening. Om automatische berekening van het Spaarpercentage in mijn administratie mogelijk te maken heb ik een aparte grootboekrekening aangemaakt voor de Aflossing. Ik maak dit bedrag ook apart over naar de gezamenlijke rekening, dus los van mijn maandelijkse bijdrage aan de gezamenlijke huishouding. Dat is niet ingewikkeld of bewerkelijk, dat heb ik gewoon voorgeprogrammeerd. Op die manier blijft alles inzichtelijk.

Hoe bereken jij jouw Spaarpercentage?

error

‘Klooien’ met spreadsheets

Afgelopen weekend heb ik weer ouderwets een paar uur zitten ‘klooien’ met mijn spreadsheets. Ik heb er eerder over geschreven en kreeg destijds gelukkig ook veel reacties van medestanders. Fijn gevoel om de sheets weer wat slimmer te maken.

De aanleiding was praktisch. Geldnerd had al een slimme persoonlijke administratie, die automatisch de gedownloade boekingen van de Rabobank verwerkte. Iets soortgelijks had ik ook voor onze bankrekeningen in het Verre Warme Land. Maar de gezamenlijke bankrekening van Geldnerd en Vriendin loopt bij de ABN AMRO en daarvoor had ik de automatische import macro nog niet aangepast. Dat was wel nodig, want nu Geldnerd en Vriendin weer samen in Nederland wonen is dit de meestgebruikte rekening geworden. Ik heb alles nog een slagje makkelijker gemaakt, de macro verplaatst ook automatisch het bestand van de download-directory naar mijn archief. Ik hoef dus helemaal niks meer handmatig te doen.

Ook heb ik de spreadsheet nu zo ingericht dat ik de uitgaven nu per grootboekrekening  per maand zie. Ik wat beter kijken naar seizoensinvloeden, en kijken of ik zinvol van een jaarvergoeding naar een maandbetaling kan overstappen.

Binnenkort komt er nog een klusje aan. De integratie van mijn kasboek in de administratie-spreadsheet. Maar dat heeft nu even geen haast.

Heb jij onlangs nog fijn zitten sleutelen aan een spreadsheet? En wat heb je gebouwd?

error

Over Budget en Kasstroom

In mijn administratie maak ik een onderscheid tussen Budget en Kasstroom. Kasstroom (ook bekend als: Cash Flow) is een term in de bedrijfseconomie waarmee bij een onderneming de in- en uitstroom van liquide middelen (zeg maar ‘geld’) bedoeld wordt. De netto kasstroom is het verschil tussen de ontvangsten en uitgaven gedurende een bepaalde periode of voor een bepaald project. Als de uitgaven de ontvangsten overtreffen, wordt van een negatieve kasstroom gesproken. Zijn de ontvangsten groter dan de uitgaven, dan is er een positieve kasstroom.

Waarom vind ik dit onderscheid belangrijk? Dat is heel eenvoudig: Als ik al mijn budget voor het hele jaar in één keer uit zou geven, kom ik gewoonweg geld te kort. De kasstroom vertelt mij wat ik elke periode (ik werk op maandbasis) moet betalen en wat er binnenkomt. Zo weet ik ook precies wat er elke maand overblijft nadat alle ‘verplichte dingen’ betaald zijn. En voorkom ik dat ik op het verkeerde moment geld uitgeef aan kleding, dure etentjes en andere niet-noodzakelijke dingen.

Ik heb dus een budget op jaarbasis: wat mag ik van mezelf dit jaar in totaal uitgeven aan alle posten in mijn grootboek. En ik heb een kasstroom prognose op maandbasis: welke vaste uitgaven en inkomsten zijn er in die maand te verwachten (en in welke week), en wat blijft er dan over voor andere dingen. In de kasstroom prognose staat ook het bedrag wat ik in die maand wil sparen, want het werkt voor mij toch het beste om mijzelf eerst te betalen.

Budgetteren doe ik in principe eens per jaar. Als in december de nieuwe maandelijkse bedragen voor verzekeringen, gas/water/licht et cetera bekend zijn. Ik kijk dan ook wat ik in dat jaar daadwerkelijk uitgegeven heb ten opzichte van mijn budget, en waar ik kan/wil besparen of juist iets mag verruimen. Ook plan ik op deze manier te verwachten uitgaven die minder regulier zijn. Heb ik een nieuwe bril nodig? De verlenging van dat ene meerjarige abonnement. Als ik gedurende het jaar zie dat mijn uitgaven en budget uit de pas lopen neem ik tussentijds maatregelen. Soms is dat een ruimer budget, maar vaker zijn het maatregelen om kosten te besparen.

De eerste keer budgetteren was meer werk. Dat kostte een hele middag. Downloaden van mijn overboekingen bij mijn bank en ‘verdelen over de bakjes‘. Daarna is het een kwestie van bijhouden.

Het geeft inzicht. Inzicht waar het geld naartoe gaat (‘Wat! Zoveel?’). Het helpt me om keuzes te maken. (‘Ik vind A toch echt belangrijker dan B’). En het geeft rust. Geen vervelende financiële verrassingen meer. Weten waar ik aan toe ben.

Hoe budgetteer jij?

error
« Older posts

© 2019 Geldnerd.nl

Theme by Anders NorenUp ↑