Mijn spreadsheets, een businesscase

  • Berichtcategorie:ICT

Nog even over mijn spreadsheets… Want daar zijn grootse plannen mee. 2020 wordt hét jaar. Zei ik begin dit jaar. En ondertussen bekende ik bij de tussenstand van de jaardoelen dat er nog geen letter code geschreven is. Wat er wel geschreven is zijn nieuwe functies in de administratie en zelfs een totale verbouwing van mijn 48 grafieken. Hoe zit dat?

Kort en goed. Ik twijfel. Ik twijfel over de haalbaarheid van deze Herculeaanse taak. Vier spreadsheets zitten er in mijn universum: de administratie, de beleggingen, de hypotheek en het dashboard. Stapsgewijs opgebouwd sinds 2014. Sinds de basisversies zijn gebouwd heb ik meer dan 250 grotere en kleinere aanpassingen doorgevoerd (daar houd ik uiteraard een lijst van bij). Sommige kostten een half uurtje, anderen meerdere dagen. Ik durf de stelling aan dat er sinds 2014 meer dan duizend Geldnerd-uren in deze spreadsheets zijn gaan zitten.

En ik weet eenvoudigweg niet of ik dat nog een keer op kan brengen.

In 2014 en 2015, in het Verre Warme Land, had nam ik de tijd. De tijd om mijzelf echt nieuwe vaardigheden te leren. Boeken en artikelen te lezen over programmeren in Visual Basic. Te oefenen. Dagenlang en nachtenlang door te halen om de uitdagingen die ik tegenkwam op te lossen. Mijn spreadsheets zijn niet ontworpen, ze zijn organisch gegroeid. Pas na de basisversies is er stapsgewijs structuur in gekomen. Maar dat is een proces dat nog steeds doorloopt.

Dus ben ik nu aan het rationaliseren. Stel dat ik mijn spreadsheets nog 40 jaar gebruik? En per jaar € 55 betaal voor het gebruik van Microsoft Office? Dan ben ik dus € 2.200 kwijt om de huidige spreadsheets te blijven gebruiken, er van uitgaande dat Microsoft VBA blijft ondersteunen of een migratiepad naar een opvolger aanbiedt. Als ik dan met een uurtarief voor mijzelf reken van € 75? Dan mag ik er dus iets minder dan 30 uur aan besteden om een positieve businesscase te hebben? Dat staat in geen verhouding tot de honderden uren die het mij gaat kosten om mijn spreadsheets te migreren. Dus dan maar niks doen?

En dan was er ook nog even een berichtje dat LibreOffice in de toekomst mogelijk ook betaalde software wordt. Dat werd al snel genuanceerd, maar toch. Het is wel een herinnering dat niets zeker is op de lange termijn.

Onlangs heb ik ook nog een weekendje zitten spelen met de nieuwe versie 4.0 van GnuCash. Dat viel me niet tegen. In een uurtje had ik mijn hele grootboekschema erin zitten, en alle bankboekingen van het eerste halfjaar van 2020. Inmiddels ben ik zo ver dat ik het als een bruikbaar alternatief voor mijn administratie beschouw. Maar ik zie ook dat ik heel veel informatie kwijtraak als ik GnuCash echt ga gebruiken, bijvoorbeeld over mijn betaalgedrag. En voorlopig ben ik echt nog iets teveel gehecht aan mijn grafiekjes en statistiekjes. Maar als ik niets zou hebben en nu nog moest beginnen, werd het echt GnuCash. Enige boekhoudkennis is dan overigens wel vereist….

Uiteindelijk is het gewoon rationaliseren dat ik er nog niet echt mee aan de slag ben… Dat ik opgesloten zit in het systeem van Microsoft… Maar ik geef de moed nog niet op. Ooit komt er een oplossing. Denk ik.

Voel jij je wel eens opgesloten?

De 48 Excel-grafieken van Geldnerd

Nerd-alert! Regelmatig schrijf ik hier over mijn spreadsheets, onlangs publiceerde ik nog een nieuwe versie. Een beetje een uit de hand gelopen hobby. Hield ik eerst eenvoudigweg mijn uitgaven en mijn beleggingen bij, in de loop van de jaren is vrijwel al het handwerk weg geautomatiseerd. Rapportjes downloaden bij mijn bank en mijn aandelenbroker, op de knop drukken, en alles is weer bijgewerkt.

De spreadsheets zijn af?

Een paar jaar geleden dacht ik dan ook dat ze wel klaar waren, die spreadsheets. Maar niets is minder waar. Ik blijf dingen bijbouwen. Maar het karakter van de nieuwe bouwsels is wel veranderd. Steeds vaker gaat het om rapportjes en grafieken. Dingen die inzichtelijk maken hoe mijn financiële situatie zich ontwikkelt.

Zo heb ik inmiddels een collectie van bijna 50 verschillende grafieken verzameld, verdeeld over mijn verschillende spreadsheets. En daar was iets mee. Ik heb er nooit rekening mee gehouden dat de collectie zo groot zou worden. En de programmacode was dus een beetje inefficiënt. En zo rommelig dat ik er zelf geen wijs meer uit werd. De eerste grafieken waren bij elkaar geknipt en geplakt, omdat ik destijds zelf nog niet zo goed begreep hoe Excel die grafieken nou opbouwde. Inmiddels begrijp ik dat een stuk beter. Het werd er ook allemaal een beetje traag van. En ze zagen er allemaal net iets anders uit, er was geen consistente ‘huisstijl’ en kleurstelling, met allerlei kleine inconsistenties en onvolkomenheden. Het was dus eigenlijk gewoon tijd voor een grote verbouwing. Maar een grote verbouwing is ook een tijdrovende verbouwing. En daar zag ik een beetje tegenop.

En toen kwam de Corona-tijd. Ik weet niet hoe het jullie vergaat, maar na een week of 10 aan thuisquarantaine was ik wel even uitgelezen en snakte ik naar iets anders. En waren er een paar extralange weekenden. Waarin we niet echt weg konden / mochten. Een prima moment voor een extralange programmeerklus dus. Tijd voor de grote grafiekenschoonmaak…

Eerst denken dan bouwen

Voordat ik begon heb ik een analyse gemaakt van al mijn grafieken. Uiteraard in een grote spreadsheet. De naam, het soort grafiek, waar komt de data vandaan, hoe wordt de y-as samengesteld, wat zijn de dataseries, kenmerken als kleuren en lijndiktes, de berekeningen van minimum en maximumwaarden op de Y-as, de kenmerken van de assen, datalabels, dat soort dingen. In totaal 214 kenmerken per grafiek.

Gaande die analyse ontstond er een beeld. Ik heb zoveel mogelijk kenmerken verzameld die uniform waren (of dat zouden moeten zijn). Hoe de assen ingericht waren, en de ‘gridlines’ (de horizontale hulplijnen) in de grafiek. Maar ook het lettertype, en de lettergrootte en andere kenmerken van de astitels en eventuele legenda’s. Noem het maar de ‘huisstijl van mijn grafieken’. En daarmee ontstond er een nieuwe opzet voor de manier waarop ik grafieken programmeer. Niet meer met één heel grote en onoverzichtelijke routine, maar in brokken. Daar wordt het overzichtelijker van, en sneller.

Al mijn spreadsheet hebben een grafiekenpagina. Daar heb je een aantal keuzemogelijkheden. Je kunt bijvoorbeeld uit een lijstje de grafiek kiezen die je wilt zien. En bijvoorbeeld een periode kiezen of een begin- en einddatum instellen. Als ik dat doe en nu op mijn grafiekenpagina op de ‘Charts’ knop druk, dan wordt er eerst een Centrale Grafieken procedure aangeroepen. Die zorgt ervoor dat de gemaakte keuzes verwerkt worden, zo wordt bijvoorbeeld het begin- en eindpunt van de X-as berekend. Ook wordt de oude grafiek op de grafiekenpagina weggegooid en vervangen door een nieuwe, lege grafiek met alle uniforme stijlkenmerken. Vervolgens worden specifieke variabelen voor de grafiek verzameld, die her en der in de spreadsheets staan. En tenslotte wordt er een specifieke Grafiekprocedure aangeroepen, met alle variabelen.

Ook in die specifieke Grafiekprocedure vinden weer een aantal stappen plaats. De procedure begint met het instellen van een aantal specifieke parameters voor die grafiek. Het soort grafiek bijvoorbeeld, de titels, dat soort dingen. Daarna worden de X-as en de verschillende dataseries samengesteld. Als derde worden die dataseries in de grafiek geplaatst en krijgen ze hun kenmerken mee, zoals kleur. En tenslotte worden (indien nodig) datalabels aan de series toegevoegd. En voila, er staat een grafiek op mijn scherm. In een fractie van een seconde. Schematisch is het weergegeven in onderstaande figuur.

De Vermogens-Waterval

Een dag of drie programmeerwerk. Daarmee had ik alle 48 grafieken in mijn vier spreadsheets (administratie, beleggingen, hypotheek en dashboard) in deze nieuwe structuur gegoten. Ik ben er erg blij mee. Maar daarmee was ik er nog niet. Er stond namelijk al heeeeeel lang een specifieke grafiek op mijn wensenlijstje.

Deze.

Handmatig gegenereerd met de standaard waterval-grafiek in Excel

Een watervalgrafiek die me per kwartaal laat zien hoe de verschillende onderdelen van mijn vermogen veranderd zijn. Groen als er een stijging is, rood als er een daling is. En aan het eind een kolom die de netto stijging (of daling, dat komt ook voor) voor dat specifieke kwartaal laat zien. De brongegevens hiervoor zitten al jaren in mijn Dashboard-spreadsheet.

Sinds Office 2016 zit er standaard een watervalgrafiek in Excel, maar ik heb nog geen enkele manier gevonden om die rechtstreeks aan te spreken in Visual Basic. De macro-recorder laat me hier in de steek. Op de diverse fora waar ik de oplossingen voor mijn programmeerprobleempjes zoek las ik dat ze inderdaad (nog) geen onderdeel van het objectmodel van Excel zijn, en dat ze dus niet te programmeren zijn. De versie van het eerste kwartaal was dus handmatig samengesteld.

Maar ik vond ook deze beschrijving. Die een waterval stapsgewijs opbouwt met de hulp van een tijdelijke dataset en een standaard kolommengrafiek. Die ik allebei wel helemaal kan programmeren. En ik houd wel van een uitdaging. Dus ik ben aan de slag gegaan. Het kostte me anderhalve dag. Maar het is me gelukt. Met één druk op de knop verschijnt er nu mijn eigen geautomatiseerde waterval. Jij zult denken ‘boeiuh’, maar ik kan echt genieten van dit soort dingen!

Hetzelfde als de vorige, maar helemaal geautomatiseerd samengesteld

De Anonimiser

Veel grafieken gebruik ik ook hier op mijn blog. Maar ik wil niet altijd mijn cijfers delen. In het verleden bewerkte ik die grafieken dan met het grafisch bewerkingsprogramma GIMP zodat de cijfers onzichtbaar werden. Maar ook dat is nu volledig geautomatiseerd. Mijn grafiekenpagina’s hebben nu allemaal een Anonimiseer-knop. Die verbergt de bedragen met één druk op de knop (en laat ze met een nieuwe druk op de knop ook weer verschijnen). Het werkt voor bedragen op de Y-assen en verbergt ook datalabels. Alleen als het bedragen zijn, percentages mogen blijven staan. Daarna kan ik de grafiek meteen op mijn blog gebruiken. Ook hier dus geen handwerk meer.

De 48 grafieken

En nu zijn er dus 48 grafieken. Inmiddels al 49 met die waterval. Ook dat is een tussenstand, want ik heb nog wel wat meer ideetjes. Die ik in mijn nieuwe structuur makkelijker uit kan werken, dat dan weer wel. In de onlangs vernieuwde versie van de Financiële Administratie op mijn Downloads-pagina kun je zien hoe de grafieken en de Visual Basic programmacode eruit zien. En hieronder een bloemlezing van mijn vernieuwde grafieken… Allemaal één druk op de knop.

Bijt jij je ook wel eens helemaal vast in een volkomen nutteloos onderwerp?

En weer een bank erbij in de spreadsheet

Mijn spreadsheets veranderen nog voortdurend. Er gaat geen maand voorbij of ik bedenk wel een nieuwe functie, grafiek, of ander iets om mijn persoonlijk financieel spreadsheet-imperium ingewikkelder beter te maken. En soms komen er ook verzoekjes van buiten. Zo werd ik onlangs benaderd door een lezeres uit België. Ze wilde mijn administratiespreadsheet graag gaan gebruiken, maar bankiert bij BNP Paribas. Of ik zou kunnen kijken of mijn spreadsheet hiervoor aangepast kan worden?

k Heb getwijfeld over België…

Geldnerd houdt wel van een beetje prutsen aan zijn spreadsheets, dus daar wilde ik best even naar kijken. Ze stuurde een voorbeeld van het exportbestand, en ik ging aan de slag. Op zichzelf is dat niet zo ingewikkeld. Ik heb een goede basismodule. Die hoef ik alleen maar aan te passen zodat die de bestandsnaam goed herkent. Dan heb ik het bestand binnen in de administratiespreadsheet op het Data-werkblad.

De tweede stap is iets ingewikkelder. Jaren geleden heb ik de manier waarop mijn spreadsheet de transacties opslaat gestandaardiseerd op het (uitgebreide) CSV format van de Rabobank. Die stuurt in dat bestand namelijk heel veel informatie mee. Bestanden van andere banken ‘plot’ ik op die veldnamen. Kolom D is bijvoorbeeld voor het volgnummer van de transactie, en kolom H voor het transactiebedrag. Ik hussel de kolommen dus door elkaar om ze in die volgorde te krijgen, op die manier zou je ook gegevens van meerdere banken in één administratie kunnen stoppen. Daarbij zorg ik er ook voor dat de verschillende kolommen het juiste format krijgen. Alle datumvelden worden omgezet naar dag-maand-jaar (dd-mm-yyyy), en alle velden met bedragen naar een format met puntjes tussen de duizendtallen en twee decimalen achter de komma.

Klinkt ingewikkeld? Valt wel mee. Het kostte me een uurtje, het bestand van BNP Paribas was redelijk eenvoudig. Dus nu kan de administratiespreadsheet ook bestanden van de Belgische BNP Paribas importeren. Ik heb verder de code ververst met de actuele code uit mijn eigen administratie. Ook zijn de grafieken vernieuwd, daarover volgt binnenkort nog een aparte blogpost. Maar die kun je dus niet voor elke bank gebruiken.

Je kunt de meest recente versie van de administratiespreadsheet gewoon gratis downloaden, uiteraard via mijn Downloads-pagina.

Grote verschillen tussen banken

Het valt me steeds weer op hoe groot de verschillen zijn tussen de verschillende banken. Lang niet allemaal delen ze dezelfde informatie met hun klanten. Ja, de datum, het bedrag en de tegenpartij krijg je overal wel. Maar soms ook niet veel meer dan dat. Het TXT-bestand van ABN AMRO is bijvoorbeeld erg beperkt, het CSV-bestand van de Rabobank bevat een schat aan informatie. Zo stuurt de Rabobank bijvoorbeeld ook de mutatiesoort mee. Daarmee kan ik bijvoorbeeld statistiekjes bijhouden over mijn betaalgedrag, waar ik zelf iets bijgebouwd heb om creditcardtransacties en Apple Pay transacties bij te houden. Met het bestand van ABN AMRO kan ik dat niet, en bij ING en ook Rabo dus weer wel. Het klinkt misschien gek, maar voor deze datanerd is dit toch wel een reden om mijn betalingsverkeer nog even bij de Rabobank te houden. Meer informatie geeft mij meer mogelijkheden.

Ja, bij ABN AMRO kan ik dan nog wel met ingewikkelder bestanden aan de slag, formaten MT940 en CAMT.053 gebaseerd op internationale standaarden van SWIFT en ISO. Misschien, als ik er ooit zin in heb, bouw ik nog wel eens een importmodule om die formaten te kunnen importeren. Net als Mr. FightToFIRE (ook al uit België) hoop ik eigenlijk dat de Europese richtlijn PSD2 leidt tot iets van standaardisatie. Maar ik zie er nog weinig van.

Vernieuwde ING import

Onlangs kreeg ik van een lezer bericht dat ING een nieuw soort CSV bestand met andere naamgeving en andere indeling aanlevert. En dan werkt mijn import niet meer. Op hun website stond helaas geen beschrijving, maar gelukkig was blogcollega Uitklokken zo vriendelijk om mij een voorbeeldbestand te sturen. De ING-import werkt dus weer.

Meer dan twintigduizend downloads

Inmiddels zijn mijn spreadsheets overigens al meer dan 20.000 keer gedownload. Dat vind ik best wel veel. Ik hoop dat veel mensen er plezier aan beleven, en ze ook zelf verder uitbreiden om beter geschikt te zijn voor hun eigen financiële situatie. Mijn beleid blijft hetzelfde. Je kunt ze gratis downloaden, ik ben zelfs niet geïnteresseerd in jouw e-mailadres, en ze zijn volledig vrij voor eigen gebruik. Vragen stellen mag en ik doe mijn best om ze te beantwoorden, maar ik geef geen enkele garantie of reactietermijn. Ik doe dit allemaal ook maar als hobby naast mijn baan. Als je een kant-en-klare administratie zoekt dan zijn er andere (betere) opties.

Heb jij een administratie?

Ga ik nu te ver? De über-Geldnerd!

  • Berichtcategorie:ICT

OK, ik geef het toe. Ik ben een übernerd.

Het moge bekend zijn dat ik een voorliefde heb voor ronde getallen. Die gaat best ver. En heeft nu ook mijn hypotheek bereikt. En dat is een lastige. Want daarop lossen we ingewikkeld af.

  • Ten eerste de reguliere aflossing. Die is elke maand het resterende hypotheekbedrag gedeeld door het aantal overgebleven maanden van onze oorspronkelijke looptijd van 360 maanden (30 jaar).
  • Dan nog de sneeuwbal. De cumulatieve besparing aan rente en aflossing die we sinds de start van de hypotheek bereikt hebben wordt elke maand ook extra in de aflossing gestoken. Dit bedrag stijgt elke maand, en wordt automatisch berekend door mijn hypotheekspreadsheet.

Je raadt het al. De optelsom van deze drie bedragen leverde vrijwel nooit een rond bedrag op. Met als gevolg dat onze resterende hypotheek ook nooit op een rond bedrag staat. En voor een nerd zoals ik met een obsessie voor ronde getallen is dat best vervelend. Ik ben daar overigens niet de enige in. Het onderwerp kwam onlangs ook langs in onze Slack-groep. En het werd niet eens door mijzelf aangeslingerd! Ronde-getallen-nerds aller landen, verenigt u!

Allereerst heb ik dus de komende extra aflossing handmatig aangepast. En wel zodanig dat we, nadat de reguliere en de extra aflossing verwerkt zijn, uitkomen op een rond bedrag als resterende hypotheek. Afgerond op tientallen euro’s.

En vervolgens heb ik dus in mijn spreadsheet een nieuwe functie ingebouwd. Die vertelt mij, op basis van het resterende openstaande bedrag, de reguliere aflossing, de sneeuwbal, en de extra aflossing die ik elke maand doe, hoeveel ik precies extra af moet lossen om elke maand op een rond resterend hypotheekbedrag uit te komen. Daarbij kun je zelf instellen of je uit wilt komen op veelvouden van 10, 100 of 1.000 euro. Ik heb ervoor gezorgd dat er hierbij altijd naar boven afgerond wordt. En daarmee lossen we toch elke maand weer net een beetje extra af bovenop de reguliere sneeuwbal. Het is een beetje mezelf voor de gek houden, maar dan wel in mijn eigen voordeel!

Dus! Vanaf heden alleen nog ronde getallen als de aflossingen verwerkt zijn in Huize Geldnerd. En nog weer wat extra snelheid in het versneld aflossen van de hypotheek.

Houd jij jezelf ook wel eens voor de gek?

Mijn favoriete beleggingsgrafiek

  • Berichtcategorie:BeleggenICT

Mijn beleggingsspreadsheet is de meest uitgebreide van mijn stelsel van spreadsheets. Er wordt van alles bijgehouden er zitten allerlei rapportages en grafieken in.

Maar één grafiek springt er wel uit. Vreemd genoeg is het niet een grafiek die ik vanaf het prille begin gebruik, maar eentje die ik pas begin 2019 gebouwd heb: de waarde van mijn portefeuille versus mijn totale inleg. Hij duikt voor het eerst op in mijn rapportage over het eerste kwartaal van 2019, en sindsdien is ‘ie er elke keer bij.

Toen ik de grafiek Inleg versus waarde introduceerde schreef ik er dit over:

Wat ik zelf een erg leuke toevoeging vind, is de Grafiek ‘Inflow vs Value’. Hierin laat ik voor een zelf te kiezen periode de waarde van mijn portefeuille zien, maar ook het bedrag dat ik tot op heden heb ingelegd. Als de actuele waarde hoger is dan de totale inleg, is het verschil een groen vlak (want dan heb ik ‘op papier’ winst gemaakt). Is de actuele waarde lager dan de totale inleg, dan is het verschil een rood vlak (want dan heb ik ‘op papier’ verlies gemaakt). Dat laatste heb ik gelukkig de afgelopen 5 jaar niet meer meegemaakt. Deze grafiek zorgt ervoor dat ik niet meteen nerveus wordt als de koersen eens een paar weken dalen. Het groene vlak wordt dan weliswaar kleiner, maar ik heb nog steeds ‘papieren winst’.

In een reactie op mijn blogpost over het eerste kwartaal van 2020 vroeg lezer B. om eens uit te leggen hoe ik die grafiek maak. De programmacode zit overigens ook in de beleggingsspreadsheet die je gratis kunt downloaden (je hoeft zelfs geen e-mail adres achter te laten).

Het geheim van deze grafiek? Denken in lagen die je over elkaar heen legt. Ik gebruik hiervoor de ‘xlArea’ grafiek in Excel. Op mijn grafieken pagina kan ik de grafiek kiezen uit een menu, en ook heb ik de keuze uit een aantal periodes. Meestal kies ik voor de periode tot twee jaar terug, maar ik kan ook langer of korter terug.

De eerste laag is (uiteraard) de actuele waarde van mijn portefeuille. Die wordt elke week automatisch berekend als ik mijn rapportage importeer in de beleggingsspreadsheet, en opgeslagen op een werkblad met weekstatistieken. Deze geef ik als groen vlak weer in een grafiek.

De tweede is de totale inleg. Ook die wordt elke week berekend als ik mijn rapportage importeer in de beleggingsspreadsheet, en opgeslagen op een werkblad met weekstatistieken. Mijn beleggingsspreadsheet bevat, naast mijn beleggingstransacties, ook de transacties op de bijbehorende bankrekeningen. Daar kun je zien hoeveel geld ik van mijn tegenrekening naar de beleggingsrekening heb gestort. Het gaat hier om netto inleg, dus als ik geld van mijn beleggingsrekening over zou maken naar mijn tegenrekening dan wordt dat er van afgetrokken. Maar tussen mijn tegenrekening en mijn beleggingsrekening is er al jaren sprake van eenrichtingsverkeer.

De inleg wordt als een rood vlak over het groene vlak heen gelegd. Dan ziet het er uit zoals hieronder.

Het geheim is de derde laag. Elke week, bij het importeren van mijn rapportage, kijkt mijn spreadsheet ook welke van de twee waardes de laagste is: inleg of actuele waarde. De laagste van de twee slaat ‘ie op voor het derde lijntje, de laagste van de twee. En als je die dan als een wit vlak over de andere twee vlakken heen legt krijg je het gewenste effect. Als de actuele waarde hoger is dan de inleg zie je een groen vlak om het verschil weer te geven. Maar als de actuele waarde lager is dan de inleg, dan zie je een rood vlak. Zoals hieronder.

Ik heb voor deze blogpost de gegevens van de laatste weken overigens een beetje gedramatiseerd. Zodat er een rood vlak zichtbaar wordt. In de realiteit heeft mijn portefeuille, sinds het begin op 1 januari 2013, nog nooit een rood vlak laten zien. Ik hoop dat dat zo blijft, maar je weet natuurlijk maar nooit. We zijn er nog lang niet met dat virus.

Denk jij wel eens in laagjes?

Financiën op orde (4): Jouw methode optimaliseren

Voorlopig alweer het laatste deel van mijn serie blogposts over het op orde brengen van jouw financiën. Het is veel werk om dat vanuit het niets te doen, dat weet ik. Been there, done that… Maar ook het ordenen van mijn gedachten en het uitschrijven ervan kost aardig wat tijd. Ik schat dat er inmiddels 25 – 30 uur werk in de 4 blogposts is gaan zitten. Meer dan een gemiddelde blogpost, dat is zeker. In deel 1 op 2 januari hebben we al onze papieren en mailtjes uitgezocht, het prille begin. In deel 2 hebben we de inkomsten en uitgaven in beeld gebracht met behulp van een eenvoudige spreadsheet in Excel of Calc, die ik stap voor stap met je heb opgebouwd. En in deel 3 hebben we bekeken wat we moeten bewaren en hoe lang, en heb je jouw administratie als het goed is netjes opgeruimd en geordend.

Daarmee ligt er een basis, een fundament. Het begin is er. Nu is het een kwestie van rustig bijhouden en verder uitbouwen. In deze post weer een aantal tips over hoe je het aan kunt pakken. Denk erover na, en kies vooral een aanpak die bij jou past. Onderstaande is ter illustratie, er zijn geen wetten. Hopelijk krijg je hiermee een beter beeld en meer gerust gevoel over jouw financiën!

Vast moment

Het is een persoonlijke voorkeur, maar voor mij werkt een vast wekelijks moment het beste om mijn financiën goed bij te houden. Tweewekelijks mag ook, maandelijks wordt al een beetje tricky. Want dan blijft de post te lang liggen.

Op mijn vaste moment:

  • Download ik de boekingen bij de bank en mijn broker en werk ik mijn spreadsheets bij.
  • Bekijk ik alle financiële post die de afgelopen week is binnengekomen, elektronisch en op papier, en handel ik deze ook af. Als er iets betaald moet worden dan programmeer ik dat voor in internetbankieren, een paar werkdagen voor de uiterste betaaldatum. Als ik iets in moet vullen dan doe ik dat ook. Als ik een actie moet ondernemen dan bereid ik dat voor en plan ik het in mijn agenda. En bij afhandelen hoort ook opruimen, opbergen in het archief, en/of vernietigen.
  • Kijk ik in mijn spreadsheets of alles nog een beetje volgens plan verloopt.
  • Bekijk ik maandelijks hoe groot de komende extra aflossing van de hypotheek moet zijn, en welke aandelentransactie ik ga doen met mijn nieuwe inleg.

Het klinkt misschien als veel werk, maar meer dan een kwartiertje per week kost het me niet. Voor mij is het de zaterdagochtend, net na het opstaan. Met een kopje koffie. Maar kies vooral een moment dat in jouw weekschema past. En plan het in je agenda. Ver vooruit, zonder einddatum.

Vaste plek

In deel 1 heb je al jouw financiële informatie bij elkaar gezocht. Grote kans dat die uit allerlei hoeken en gaten kwam. Dat is niet handig om overzicht te houden. Het handigst is om één plek te kiezen, één kast, waarin je al jouw administratie bewaart. Liefst in de buurt van jouw werkplek, de plek waar je op jouw computer werkt. En zorg ook dat daar jouw postbakje staat (en dat alle post dus daar terechtkomt, en niet rond gaat slingeren in huis). Ik heb één postbakje. Ook op mijn computer heb ik één archiefdirectory, en één financiële directory waar mijn spreadsheets bij elkaar staan.

Een vaste plek helpt enorm om overzicht te houden.

Vaste uitgaven en inkomsten in beeld

Vaste uitgaven en inkomsten zijn alle dingen die maandelijks, tweemaandelijks, per kwartaal of in enige regelmaat verplicht terugkomen. Jaarabonnementen. Maandelijkse uitgaven aan huur, hypotheek, verzekeringen, telefoon, internet, TV, energie, water, noem maar op. Aan de inkomstenkant het salaris, uitkeringen, toeslagen, etcetera. Het is belangrijk om deze in beeld te hebben. Zo weet je welk deel van je inkomen ‘bezet’ is, en wat je overhoudt voor andere dingen.

Hoe ik dit alles op een rijtje zet, kun je zien in mijn Liquiditeitsoverzicht. Dat kun je gratis downloaden.

Bij Geldnerd en Vriendin is het eenvoudig, wij hebben aan de inkomstenkant alleen een regulier salaris dat maandelijks op de 24e binnenkomt (eerder als de 24e in een weekend valt). Maar sommige mensen krijgen tweewekelijks of vierwekelijks betaald. Maar alle vaste lasten hebben wij keurig, per maand gerangschikt, op een rijtje staan. Het overzicht van vaste inkomsten en uitgaven is ook de basis van jouw budget of financieel plan.

Plannen

Eerder heb ik de woorden al een paar keer gebruikt: ‘plannen’ en ‘agenda’. Echt, het helpt!. Als ik op een bepaalde dag contact op wil nemen met een bedrijf vanwege een brief of iets dergelijks, dan plan ik het in mijn agenda. Nadert de uiterste opzegdatum van een contract? Mijn halfjaarlijkse kledingcheck? Het staat in mijn agenda. Op die manier zorg ik ervoor dat dingen me niet verrassen. Vrijwel iedereen heeft een agenda, al dan niet op je smartphone. Het voordeel daarvan is dat je dingen jaren vooruit kunt plannen, dus ook van dat driejarig contract dat in 2023 afloopt.

Zelfs mijn wekelijkse finance-moment staat nog steeds in mijn agenda. Met daarbij eens in de maand de reminder om even te kijken naar de komende extra aflossing en belegging. Ook die staan, je raadt het al, gepland op de dag na binnenkomst van mijn salaris, als mijn automatische overboekingen (ook al ingepland!) hun werk hebben gedaan. Automatisering is er ook om voordeel van te hebben! Het kost minuutjes aan werk en levert jaren van plezier op.

Maar het stopt niet bij de agenda.

Ik heb ook een Eindejaarschecklist. Daar staan alle dingen op die ik moet doen om financieel aan het nieuwe jaar te beginnen, bijvoorbeeld om een nieuwe administratie te starten en een nieuw jaarbudget te maken. Maar er staat ook de actie op om mijn klappers en digitaal archief even door te nemen. Schoon het nieuwe jaar in voelt goed. En in de belastingdirectory staat ook een Belastingchecklist (zie deel 3) waarop ik bijhoud welke jaaroverzichten al binnen zijn en aan welke bijzonderheden, bijvoorbeeld aftrekposten, ik moet denken bij het doen van aangifte. Zodra me iets te binnen schiet zet ik het erbij, zo wordt het risico dat je iets vergeet veel kleiner. Ook dat is plannen.

Verder houd ik een financieel dagboekje bij. Daar schrijf ik in op wat ik verander aan mijn budget en waarom, maar ook bijvoorbeeld welke afspraken ik gemaakt heb met bedrijven en overheidsinstanties, wanneer en met wie. Zo kan ik nog eens terugzoeken wat ik gedaan heb. Op papier werken de agenda en het dagboek natuurlijk ook, maar ik vind elektronisch handiger. De smartphone zorgt ervoor dat ik de gedachte vast kan leggen en/of terug kan zoeken zodra die bij mij opkomt, waar ik ook maar ben.

Elke uitgave is een beslissing

Elke uitgave is een beslissing, soms bewust maar helaas vaak ook onbewust. En daar zit je winst. Door na te denken. Eerder hebben we alle inkomsten en uitgaven op een rijtje gezet in jouw eigen spreadsheet. Dat noemde ik al de basis van het budget. Het laat je zien welk deel van jouw inkomen sowieso elke maand uitgegeven wordt. Maar hier zitten keuzes achter. Heb je al die abonnementen: echt nodig? Kan het goedkoper? Onlangs heb ik nog twee abonnementen opgezegd en daarmee mijn vaste lasten met € 45 per maand verlaagd. Het grote voordeel van het opzeggen van abonnementen of het omschakelen naar goedkopere versies, is dat de besparingen elke maand terugkomen. Ex en ik hadden bijvoorbeeld een afspraak dat we elk één tijdschriftabonnement zouden houden, en dat we uitgaven groter dan € 150 eerst met elkaar zouden overleggen. Dat deed wonderen voor ons spaargeld.

Maar ook uitgaven waar geen abonnement onder zit zijn een keuze. Die dagelijkse koffie bij dat leuke tentje, de lunch in de bedrijfskantine. Allemaal keuzes. Hoe bewust maak jij die? Je kunt zo streng of vrijgevig voor jezelf zijn als je zelf wilt.

Afspraken met jezelf

Als het over financiën gaat heb ik een aantal werkafspraken met mijzelf gemaakt. Ze zijn door de jaren heen ontstaan, maar ik heb ze op een gegeven moment wel uitgeschreven. Ze helpen mij om mijn financiën op orde te houden, en bij grotere financiële beslissingen. De meeste zijn al wel eens langsgekomen in verschillende blogposts.

  • Ik heb een buffer in contant geld die genoeg is om vier maanden van te leven. Op de bufferrekening staan ook de specifieke doelreserveringen uit mijn potjessysteem.
  • Alle salarisverhogingen en meevallers worden gespaard. Jaarlijks worden de bedragen die naar de beleggingsrekening en de buffer gaan hierop ‘herijkt’. Geld wordt aan het werk gezet, niet geconsumeerd.

Vaste methode

Het voorgaande tezamen vormt mijn ‘methode’, Die is echt niet in één keer ontstaan maar door de jaren heen gegroeid, en mijn methode verandert nog elk jaar. Het is absoluut niet de bedoeling dat je deze methode overneemt. Dit werkt voor mij, maar het kan best zijn dat het voor jou helemaal anders werkt. Kopieer dus niet zomaar wat je bij iemand leest of in een ‘cursus met gegarandeerd resultaat’ hoort. Maar ontwikkel jouw eigen methodiek. Die voor jou werkt.

Heb jij nog tips om anderen te helpen hun financiële leven op orde te brengen?