Financiën op orde (5) – Het digitaal archief

Begin 2020 schreef ik een ‘basiscursus’ Financiën op Orde. Eén van de onderdelen ging over het bewaren van (financiële) documenten. Ik gaf daarbij (en in meerdere ander blogposts) aan dat ik vrijwel volledig papierloos werk en alles digitaal bewaar. Sindsdien krijg ik regelmatig de vraag hoe ik dat nou precies doe. Ik heb er destijds wel wat over geschreven, maar veel mensen hebben blijkbaar behoefte aan meer informatie over mijn aanpak. Vandaar nu een extra deel van ‘de cursus’, helemaal gewijd aan mijn digitale werkwijze.

Geldnerd kent mensen die zich nog steeds met hand en tand verzetten tegen zelfs de overgang naar een digitale agenda. Ze koesteren de multomappen in de kast met daarin hun papieren archief van de afgelopen jaren of zelfs decennia. Al dan niet netjes geordend. Een enkeling zal er af en toe vertederd doorheen bladeren. Al die oude rekeningen van de telefoon, al die oude brieven van de Belastingdienst. Deze mensen houden moedig vast aan papieren schijnzekerheden in het leven. En stilletjes (en af en toe vocaal) ergert Geldnerd zich ondertussen aan de grote stapel papier die ook Vriendin nog steeds met zich meesleept. Naar schatting 90% van de post die hier door de brievenbus valt is voor Vriendin. Haar kast in de werkkamer heeft een paar schappen vol met papieren. Geldnerd is digitaal en papierloos. Al heel lang.

Dus. Deel 5 van de gratis cursus die geen cursus is. Digitaal en Papierloos je administratie voeren!

Voordelen (en nadelen?)

Voor mij persoonlijk heeft een volledig digitale werkwijze alleen maar voordelen. Als je jouw digitale archief goed opzet is het veel gemakkelijker om iets terug te zoeken.

Het is ook makkelijker om een kopie te maken. Als back-up, maar ook voor andere doeleinden. Toen Geldnerd lang geleden ging scheiden, kostte het vijf minuten om ervoor te zorgen dat zowel Geldnerd als Ex een volledige kopie hadden van het gezamenlijke archief.

Daarnaast heeft een digitaal archief minder (kast)ruimte nodig en oogt het een stuk minder rommelig dan rondslingerende papieren.

Wel hoor ik soms van mensen dat ze het lastiger vinden om overzicht te houden in een digitale administratie. Een envelop op een bureau zie je immers liggen. Ik kan me dat voorstellen, maar met een goede gestructureerde werkwijze is het naar mijn eigen ervaring niet nodig om iets te zien liggen. Regelmaat is de truc.

Apart e-mail adres

Mijn advies is om een apart e-mail adres aan te maken voor alles wat met je administratie te maken heeft. Geldnerd zelf heeft verschillende domeinnamen, waaronder ook mijnachternaam.com. Mijn primaire mailadres is mijnvoornaam@mijnachternaam.com, maar ik heb bij mijn provider ook een mailadres administratie@mijnachternaam.com aangemaakt. Dat e-mail adres heb ik aan al mijn accounts bij al onze leveranciers gekoppeld. Banken, verzekeraar, abonnementen, webshops, alles. Ik heb dat gecombineerd met het in gebruik nemen van een wachtwoordmanager voor het veilig beheren van al mijn wachtwoorden en accounts. Het was één keer even een dagje werk, maar dan is het ook netjes op orde.

Bij de meeste internetproviders kun je, als onderdeel van jouw internetabonnement, verschillende adressen aanmaken. En een ‘gmail.com’ of ‘outlook.com’ (of een van de andere gratis providers) is natuurlijk ook zo aangemaakt. Zelf gebruik ik alleen nog adressen op eigen domeinen, zodat ik makkelijk van provider kan veranderen zonder mijn mailadressen kwijt te raken. Ik laat alle mail ook lokaal binnenkomen in het e-mail programma Thunderbird op mijn eigen laptop, zodat ik mijn mailarchief lokaal op mijn eigen schijf heb staan.

Alleen maar digitaal

Stel overal waar mogelijk in dat je post alleen digitaal wilt ontvangen op dat e-mail adres. Heel veel bedrijven en organisaties doen dat inmiddels al standaard. Maar nog niet iedereen. Het eerste jaar van digitaal werken zul je echt bij iedere envelop die op de deurmat ploft even actie moeten ondernemen. Inloggen in de online omgeving van de betreffende organisatie en zoeken naar de instelling om alleen maar digitale post te ontvangen. Al snel zul je merken dat de stroom papieren post minder wordt. Dat scheelt een hoop bomen en vervuiling voor productie en transport. Mocht je het nog niet gedaan hebben, activeer dan de berichtenbox van MijnOverheid. Dan kun je van vrijwel alle overheidsinstanties, lokaal, regionaal en landelijk, vrijwel alle post digitaal krijgen op één beveiligde plek.

Hoe bewaren?

Je kunt alle digitale post natuurlijk bewaren als mailtje in jouw mailbox in een mappenstructuur. Geldnerd zet het allemaal op zijn harddisk in een map ‘Archief’. Ik heb een simpele mappenstructuur, die nog gebaseerd is op de tabjes van mijn oude klappers. Voor de meeste mensen is dat waarschijnlijk een goede start.

En zorg ook voor consistente naamgeving. Ik heb in de map ‘Archief\Wonen\Energie\’ bijvoorbeeld de bestanden ‘GreenChoice – Jaarnota 2017.pdf’, ‘GreenChoice – Jaarnota 2018.pdf’, ‘GreenChoice – Jaarnota 2019.pdf’ en ‘GreenChoice – Jaarnota 2020.pdf’. Dan kun je wel raden wat de bestandsnaam wordt van de volgende jaarnota van mijn energieleverancier als ik die opsla…

Sowieso is PDF het handigste bestandsformaat om te gebruiken. Dat is ook het formaat waarin de meeste bedrijven en overheidsorganisaties hun officiële post verspreiden. Juridisch staat het al heel lang op hetzelfde niveau als een papieren document. Foto’s mogen overigens ook.

Papieren Post

Alle papieren post die nog binnenkomt en die je niet na lezing vernietigt: meteen scannen, en ook opbergen in die digitale mappen. Misschien heb je een printer thuis staan die kan scannen. Er zijn ook allerlei apps voor de mobiele telefoon die een foto van een papieren document om kunnen zetten in een PDF.

Op een iPhone kun je zelfs gewoon het icoon van de standaard Notities (Notes) app even vasthouden. Wanneer je dit doet verschijnt er een lijstje opties, waaronder ‘Scan Document’. Met deze tool kun je heel eenvoudig meerdere pagina’s scannen, jouw iPhone maakt er netjes een PDF van.

In Huize Geldnerd staat een MFC, een printer / scanner / copier die we vier jaar geleden gekocht hebben toen we hier gingen wonen. De scanner wordt vaker gebruikt dan de printer, pas ergens in het laatste kwartaal van 2020 was de minitoner op die destijds was bijgesloten in de doos. Ook hebben we een papierversnipperaar, documenten met persoonsgegevens of andere vertrouwelijke informatie verlaten ons huis in hele kleine snippertjes. Maar goed ik ben dan ook een beetje paranoïde….

Waar bewaren?

Met een papieren administratie heb je meestal geen keus. Die bewaar je thuis. In een kast, in een doos, of op een stapel ergens. Bij een digitale administratie valt er best wel wat te kiezen. De eerste logische plek is op de harde schijf van je eigen computer. Sommige mensen hebben een externe harde schijf. Of je kunt het ‘in de cloud’ bewaren. Geldnerd is geen voorstander van die laatste optie, want de cloud is gewoon de computer van iemand anders.

Wat wel verstandig is: zorg voor een reservekopie. Eentje die je regelmatig bijwerkt. In Huize Geldnerd gebeurt dat automatisch. Op mijn laptop staat software die elke dag mijn data meerdere malen synchroniseert met mijn eigen server. En die server synchroniseert iedere nacht via een beveiligde verbinding met een server op een andere locatie. Beide servers zijn ‘dubbel uitgevoerd’, met elk twee harddisks die voortdurend synchroniseren. Als er dus een schijf kapot gaat ben ik geen data kwijt. Maar goed, ik heb dan ook een back-up obsessie… Je kunt natuurlijk ook een externe harddisk kopen die je eens in de paar weken even aan je computer hangt om een kopie te maken. Het maakt niet uit hoe je een kopie maakt, als je er maar over nadenkt. Met een papieren archief ben je alles kwijt bij bijvoorbeeld een brand. Een digitaal archief is ook kwetsbaar als een harddisk kapot gaat. En dat risico is iets groter dan het risico op brand.

Mijn uitgangspunt is dat ik alles bewaar op een plek die ik zelf beheer. Dus mijn salarisbrieven staan niet alleen digitaal in het personeelssysteem van mijn werkgever. Ik krijg maandelijks op betaaldag een PDF-kopie in mijn mail. Dat kon ik in het systeem heel eenvoudig instellen. Want soms kun je de omgeving van een ander niet meer bereiken als er iets gebeurt (ruzie met je werkgever bijvoorbeeld), en dan ben je de toegang tot jouw informatie kwijt.

Hoe lang bewaren?

Daar heb ik eerder al eens een uitgebreide blogpost over geschreven. En jaarlijks loop ik ook mijn digitale archief even door en bepaal wat er weg kan. Het is onderdeel van mijn Eindejaarschecklist. Maar digitaal gooi ik weinig weg. Mijn archief met digitale salarisbrieven gaat helemaal terug tot het begin van mijn loopbaan.

Ik vind het nog steeds verbazingwekkend hoe weinig ruimte het eigenlijk nodig heeft. Mijn eigen archief gaat ongeveer terug tot het jaar 2000, en beslaat dus inmiddels zo’n 20 jaar van mijn leven. De totale omvang is minder dan 20 gigabyte. Iets dat met gemak op een harde schijf past.

Maak er een gewoonte van

Bij de evaluatie van mijn jaardoelen ben ik er ook al op ingegaan. Een doel is makkelijk te bereiken en vol te houden als het een gewoonte is. Sindsdien heb ik me iets meer verdiept in het verschijnsel ‘gewoonte’. Aanraders zijn wat mij betreft de boeken ‘Better Than Before’ van Gretchen Rubin en ‘Atomic Habits’ van James Clear.

Mijn financiële systeem en mijn digitale archief zijn voor mij succesvolle gewoontes. Wat je meet beïnvloedt wat je doet. Het meten van wat ik met mijn geld doe zorgt dat ik er beter mee om ga. Het meten van mijn gewicht, het bijhouden wat ik eet en het bijhouden wanneer en hoe ik sport, zorgt ervoor dat ik beter met mijn gezondheid omga. Meten wat je doet leidt tot zelfbewustzijn, en zelfbewustzijn zorgt voor zelfbeheersing. Ieder mens is natuurlijk anders, maar voor mij persoonlijk werkt het zo.

Plannen is een ander onderdeel van ‘gewoontes’ dat werkt voor mij. Ik houd mijn financiën al bijna twintig jaar bij, en toch staat er nog iedere zaterdagochtend een reminder voor in mijn digitale agenda. Ik plan ook het sporten, en alle andere dingen die ik belangrijk vind. Als iets in mijn agenda staat is het een afspraak. En ook afspraken met mijzelf vind ik belangrijk, het hoeft niet persé een afspraak met iemand anders zijn om te werken.

Het wekelijkse finance-moment is niet alleen bedoeld voor het downloaden van de banktransacties en beleggingsrapportage. Het is ook het moment dat ik alle administratieve mail en papieren post afhandel. De betalingen direct doe of ze voorprogrammeer bij mijn bank, enkele dagen voor de uiterste betaaldatum. Papieren scan en versnipper, en alle bestandjes die per e-mail binnen zijn gekomen op de juiste plek in mijn digitale archief opberg. Het klinkt als veel werk, maar de meeste weken kost het me minder dan een kwartiertje. Het gaat zo snel omdat ik het bijhoud en omdat ik een structuur heb gevonden die bij mijzelf past.

Welke werkwijze past bij jou? En hoeveel klappers en pakken tabbladen heb je straks over omdat (a) jouw archief digitaal is en (b) je die klappers en tabbladen natuurlijk in bulk aangeschaft hebt?

FIRE Calculator 4.0

Toen ik medio 2018 mijn eerste FIRE Calculator bouwde, had ik niet gedacht dat er nog eens een versie 4 zou komen. Maar hier is ‘ie. Ik kreeg zoveel vragen en nieuwe ideeën dat ik gedurende mijn Kerstvakantie maar eens even een paar dagen achter de laptop ben gekropen.

Het is best een uitdaging om een bruikbare FIRE Calculator te bouwen. Want er zijn duizenden manieren om naar je eigen financiële onafhankelijkheid toe te werken, en ook nog eens duizenden manieren om die onafhankelijkheid in te vullen. Die allemaal vatten in één systeempje is lastig, zo niet onmogelijk. Maar ik denk wel dat deze nieuwe versie het weer iets makkelijker maakt.

De 4%-regel is irrelevant

In veel blogs over financiële onafhankelijkheid wordt gesproken over de ‘4%-regel’ en het ‘safe withdrawal rate’. Gebaseerd op de ‘Trinity Study’, een Amerikaans onderzoek dat aantoont dat de kans erg klein is dat je vermogen ooit opraakt als je maximaal 4% per jaar onttrekt aan je vermogen. En dat je dus financieel onafhankelijk bent als je 25 keer je jaarlijkse uitgaven aan vermogen opgebouwd hebt. Het wordt de ‘4%-regel’ genoemd, en 4% is de Safe Withdrawal Rate, het percentage dat je veilig jaarlijks uit je vermogen kunt halen.

Maar deze regel is nutteloos. Het geldt in de Verenigde Staten. Maar de meeste Nederlanders krijgen vooralsnog AOW, en heel veel Nederlanders bouwen aanvullend pensioen op bij een pensioenfonds via hun werkgever. Dan heb je dus, in elk geval in de pensioenfase, niet alleen je vermogen om van te leven. Je hoeft in Nederland niet 25 keer je jaaruitgaven bij elkaar te scharrelen om financieel onafhankelijk te zijn. In elk geval niet als je loonslaaf bent en pensioen opbouwt in de tweede pijler. Je vermogen vult het gat tussen stoppen met werken en het moment dat de pensioenen komen. Dit gegeven was ooit de basis voor de eerste FIRE Calculator voor Loonslaven.

Flexibiliteit

Tijd om eens naar de wijzigingen in versie 4.0 van de FIRE Calculator te kijken. Het toverwoord in deze versie is ‘flexibiliteit’. Flexibiliteit zodat je het model beter aan kunt passen naar jouw persoonlijke situatie.

De inkomensstromen worden in deze versie per jaar opgebouwd, in plaats van per fase. Dat betekent ondermeer dat je ook in de opbouwfase al een hosselinkomen op kunt voeren, of door kunt blijven werken terwijl je AOW al loopt. Dat kon niet in de oude versie.

Ook kun je nu handmatig aanpassingen doen in het Data-werkblad, waar de uitkomsten van het rekenmodel staan. Die worden dan ook zichtbaar in de grafiek. Als je bijvoorbeeld verwacht dat je vanaf je 80e minder inkomen nodig hebt omdat je bijvoorbeeld minder gaat reizen, dan kun je dat nu handmatig aanpassen in het Data-werkblad. De grafiek wordt dienovereenkomstig aangepast. Om die reden worden een aantal velden op het Data-werkblad nu gevuld met formules in plaats van met ‘harde’ getallen. Formulevelden mag je niet handmatig aanpassen, dan werkt het model niet meer. Formulevelden hebben om die reden rode tekst.

Schokanalyse

Onlangs had ik een interessante mailwisseling met een van de lezers van dit blog over de FIRE Calculator. Hij is actuaris en dus ook dol op modellen om de toekomst te ‘voorspellen’. In de hedendaagse modellen wordt vaak gerekend met 1.000+ scenario’s vanwege de onzekerheid. Daarmee vergeleken is de FIRE Calculator maar een heel eenvoudig model. Het gaat uit van het gegeven dat de afgelopen decennia er met pieken en dalen een bepaald gemiddeld rendement behaald is op beleggen. Daarmee ga ik voorbij aan het risico dat beleggen met zich meebrengt.

Maar je kunt natuurlijk in de FIRE Calculator wel heel eenvoudig ook de impact van (bijvoorbeeld) grote aandelenschokken doorrekenen. Stel dat de beurs in 2027 met 35% daalt. Dan kun je in de FIRE Calculator op de plek van de erfenis bijvoorbeeld -150.000 invullen, of een ander groot bedrag (bijvoorbeeld de helft van je vermogen of nog hoger). Dan zie je in de uitkomsten de effecten van zo’n klap. Het kan zijn dat je gaat interen op je vermogen in plaats van dat je vermogen groeit. Dan wordt het dus cruciaal dat je meer rendement maakt op je vermogen dan dat je eruit haalt.

Optimisme en de lange termijn

Het valt mij op dat de berekening in versie 4 iets gunstiger uitvalt dan in versie 3. Het effect is dat je met dezelfde parameters een paar jaar langer met het vermogen kan doen. Dat komt deels omdat er een paar foutjes zaten in formules in versie 3.

Maar de FIRE Calculator is zeker geen exacte wetenschap. Het is een enkelvoudig model, Dat betekent ook dat het risico op afwijkingen groter wordt naarmate er meer tijd verstrijkt. Voorspellingen voor de situatie over 20 of 30 jaar zijn moeilijk te doen, zelfs als je duizend scenario’s uitrekent. Je bent gewaarschuwd!

Onttrekkingsplan

Regelmatig krijg ik vragen over hoe dat nou gaat als je stopt met werken. Je stopt dan met het opbouwen van vermogen, in de meeste gevallen ga je geld uit je vermogen halen om van te leven. Voor mijzelf heb ik hiervoor een soort van ‘vermogensonttrekkingsplan’ gemaakt. Het basisidee is de oude ‘wijsheid’ dat je niet moet beleggen met geld dat je de komende X jaar nodig hebt. Waarbij X 5 of 10 jaar is, afhankelijk van hoe risicomijdend je bent.
 
Je weet hoeveel geld je per jaar nodig hebt om van te leven. Daar trek je neveninkomsten en dividendinkomen vanaf. Het restbedrag moet uit je vermogen komen. Wat je uit je vermogen nodig hebt voor die X jaar stop je in ‘veilige’ dingen (spaarrekening/deposito’s/obligaties). De rest laat je gewoon in de aandelen staan. En elk volgend jaar hevel je weer een jaarbedrag over van de ‘riskante’ (beleggings)pot naar de ‘veilige’ pot. Op die manier laat je een deel van je vermogen wel zo lang mogelijk op de beurs staan en renderen.

Maar ik ben eigenlijk ook wel benieuwd hoe jij van plan bent om dit te gaan doen?

Hoe lees je de grafiek?

De opbouw van de grafiek is niet wezenlijk veranderd sinds versie 1. De grafiek heeft twee y-assen. De linkeras hoort bij de vlakken. De rechteras hoort bij de rode lijn, die je vermogensopbrengst weergeeft. Als de rode lijn ophoudt, dan is je vermogen op. Het geel/oranje vlak is het deel van je inkomen dat je uit je vermogen moet halen. Dat is in onderstaand voorbeeld je hele inkomen nadat je stopt met werken, en de aanvulling op je AOW en pensioen in de pensioenfase. Nadat de rode lijn opgehouden is, kom je het geel/oranje deel dus tekort.

Onderstaand een voorbeeldgrafiek voor één persoon. Deze persoon stopt in (eind) 2025 met werken, en leeft dan van vermogen. Vanaf 2041 ontvangt deze persoon AOW en Pensioen. Maar het vermogen is naar verwachting op in 2057. Of dat erg is? Goede vraag. Onderstaande grafiek gaat uit van een inflatie van 2,2%, een indexering van 0,5% en een jaarlijkse salarisstijging van 1,1%. Jaarlijks netto inkomen is € 35.000, spaarpercentage 40%. Verwacht benodigd om van te leven is € 20.000. Beginvermogen is 100.000 per eind 2017, de persoon is geboren in 1970.

Download

Je kunt de meest recente versie van de FIRE Calculator vinden op de Downloads pagina. Lees wel ook even mijn disclaimer, want ik geef uiteraard geen garantie. De FIRE Calculator is een tool om je te helpen met nadenken over jouw eigen financiële situatie en mogelijkheden. Het is geen advies of exacte wetenschap. En beleggingsresultaten uit het verleden geven geen enkele garantie voor de toekomst.

En vanaf deze plek een hartelijk woord van dank aan vriend E. voor het onvermoeibare beta-testen!

Voor nadere informatie kun je ook nog eens terugklikken naar de introductie van de originele FIRE Calculator 1.0. In versie 2.0 werd de mogelijkheid geïntroduceerd om gegevens van partners en eenmalige meevallers zoals erfenissen mee te nemen. En in versie 3 kon je voor het eerst neveninkomsten meenemen.

Wat is jouw plan voor financiële onafhankelijkheid?

Nieuwe versie Administratiespreadsheet

Geldnerd is onder andere bekend vanwege zijn spreadsheets. Mijn administratie, mijn beleggingen, mijn hypotheek, allemaal hebben ze een spreadsheet waarin ik gedetailleerd bijhoud hoe dingen zich ontwikkelen en hoe geld door ons huishouden heen stroomt. Al sinds begin 2017 kun je mijn spreadsheets hier ook downloaden.  Gewoon, helemaal gratis. Ik vraag geen vergoeding en vraag zelfs niet om een e-mail adres achter te laten

Ik heb lang geaarzeld voordat ik daarmee begon. Het gebruik van de spreadsheets vraagt namelijk wel enige kennis. Van administratie, van beleggen, maar vooral van Excel. En ik heb geen tijd en geen zin om de hele dag vragen om ondersteuning te beantwoorden. De spreadsheets publiceer ik vooral als voorbeeld, om te laten zien wat er allemaal kan met Excel, en hoe je jouw financiën onder controle zou kunnen houden als je net zo’n cijferneuroot bent als Geldnerd.

Gelukkig valt het aantal vragen heel erg mee. Meestal lukt het me ook nog om te antwoorden. Het helpt ook mijzelf, niet zelden komt er een nieuw idee uit voort dat ik vervolgens ook in mijn eigen versies ga gebruiken. Zo werkt het twee kanten op. Ik heb dus zeker geen spijt dat ik hiermee begonnen ben. Deze spreadsheets zijn een beetje wat ik zelf had willen vinden toen ik in 2003 begon met mijn eigen financiën, dus ik hoop nog steeds dat andere mensen ermee geholpen zijn. Al is het maar ter inspiratie.

Waarom een administratie bijhouden?

Je kunt absoluut geen weloverwogen beslissingen nemen over jouw geld als je niet weet hoe het binnenkomt en hoe je het uitgeeft. Punt. Klaar. Wil je gaan sturen, dan zul het bij moeten houden. Dat kan zo summier of uitgebreid als je zelf wilt. Maar niets doen en verwachten dat jouw vermogen op magische wijze gaat groeien? Dat is slechts voor heel weinig mensen weggelegd.

Ik heb zelf meerdere tools getest voor mijn administratie. Uiteindelijk ben ik uitgekomen bij een uitgebreide zelfgebouwde spreadsheet in Excel. Als test heb ik de gezamenlijke administratie inmiddels wel helemaal in GnuCash gezet. Maar uiteindelijk zijn Excel (en alternatieven als LibreOffice Calc e.d.) de enige tools die je 100% naar je eigen wens kunt inrichten.

Nieuwe versie

Regelmatig bouw ik nog nieuwe functies. Sinds begin 2017 heb ik ruim 200 grotere en kleinere wijzigingen doorgevoerd in mijn  spreadsheets. Ja, daar houd ik ook een spreadsheet van bij, uiteraard. Nieuwe functies, verbeterde functies. Daarvan hadden er ruim 80 betrekking op mijn administratiespreadsheet. Tussentijds zijn er dus regelmatig nieuwe versies verschenen. Die kwamen er ook als lezers mij meldden dat een bank weer eens z’n exportbestanden veranderd had. En inmiddels ben ik zelf het overzicht ook een beetje kwijt.

Tijd dus voor een opruimactie. Ik heb een ‘schone’ kopie gemaakt van mijn eigen actuele administratiespreadsheet. Die is geschoond van persoonlijke informatie en gevuld met voorbeelddata. Dit is dus eigenlijk de spreadsheet zoals ik ‘m zelf op dit moment ook gebruik. Gebouwd en getest onder Windows 10 met Office 365. Met dus ook alle uitgebreide grafieken en mijn potjessysteem.

Handleiding

In een eerdere versie zat ook een soort van handleiding. Die is nu ook apart te downloaden, met onder andere veel aanvullingen van lezeres F (waarvoor hartelijk dank!). Handleiding en actuele versie van de spreadsheet sluiten nog niet helemaal op elkaar aan, dus opmerkingen en aanvullingen zijn welkom.

Downloaden

Je kunt de meest actuele versie van mijn administratiespreadsheet downloaden op mijn Downloads pagina. Ruim 8.000 mensen hebben dat al gedaan, zag ik in mijn statistieken. Of begin zelf eenvoudig met het bouwen van jouw eigen sheet die met je meegroeit, aan de hand van de blogpost die ik daar begin 2020 over schreef. Waarbij je dan bijvoorbeeld stapsgewijs elementen van mijn spreadsheet overneemt.

Werk je met een oudere versie van mijn spreadsheet en wil je gebruik maken van de nieuwe versie? Werk dan de Settings bij in de nieuwe versie. Kopieer de transacties en jouw Precoding werkblad. En als je andere kostencategorieën gebruikt moet je die uiteraard ook even aanpassen.

Hoe houd jij jouw administratie bij?

De afgelopen jaren heb ik regelmatig uitgebreid geschreven over mijn administratiespreadsheet. Lees hoe het allemaal begon en waarom ik mijn spreadsheets weggeef. En hoe ik in 2018 een volledig vernieuwde versie bouwde. Maar ook hoe frustrerend het kan zijn als banken steeds maar dingetjes veranderen.

Aantal transacties per jaar

  • Berichtcategorie:Administratie

Regelmatig kijk ik even naar mijn betaalgedrag. En dan bedoel ik: hoe betaal ik, met welk betaalmiddel. In april van dit jaar heb ik daar nog over geschreven. Nu is 2020 natuurlijk een maf bijzonder jaar. De corona-maatregelen en vooral het thuiswerken maken ook dat we ons financieel anders gedragen. Ik zie het in de betalingen vanaf mijn persoonlijke rekening. Een piekje in juli door de kennismakingsgesprekken op mijn nieuwe werkplek die ik vooral in horecagelegenheden had, maar verder is het allemaal beduidend lager dan begin dit jaar (en eerdere jaren).

En ik zie het ook aan de No Spend Days in mijn persoonlijke administratie. Dat zijn dagen waarop ik niks betaal met mijn creditcard, pinpas, mobiele telefoon of contant geld. Ook dat ligt dit jaar structureel hoger dan de ongeveer 10 NSDs per maand in eerdere jaren. Daarin ben ik overigens niet uniek, ook andere Nederlanders zien wijzigingen in hun aantallen betalingen.

Maar ik vroeg me nog iets anders af. Hoe zit het eigenlijk met het aantal transacties in mijn administratie? En hoe ontwikkelt dat zich door de jaren heen? Transacties zijn niet alleen betalingen naar buiten. Ook mijn maandelijkse overboekingen naar de beleggingsrekening en het vullen van de potjes zijn regeltjes in mijn administratie. Gelukkig houden mijn spreadsheets dit soort dingetjes automatisch voor mij bij, en is het eenvoudig om op basis van het aantal transacties tot medio november een prognoses voor heel 2020 te maken.

Op het eerste gezicht vallen mij meteen twee dingen op. Het aantal transacties in  de administratie van de gezamenlijke huishouding met Vriendin is ontzettend stabiel. En het aantal transacties in mijn persoonlijke administratie daalt de afgelopen jaren.

Dat laatste is minder vanzelfsprekend dan je misschien zou denken voor iemand die probeert minder uit te geven. Want ik ben juist veel meer transacties gaan doen tussen mijn eigen rekeningen. Zo vul ik inmiddels elke maand 7 potjes. Tel daarbij op een overboeking voor de reguliere aflossing en een overboeking voor de extra aflossing, een overboeking voor de huishoudpot, en een overboeking naar mijn beleggingsrekening. Samen met het binnengekomen salaris zijn dat al 12 boekingen per maand, dus 144 boekingen per jaar. Ook zie ik dat ik het saldo op mijn lopende rekening heel laag houd, gemiddeld 75 keer per jaar schuif ik met geld tussen mijn bufferrekeningen en mijn lopende rekening. Ongeveer 30% van de boekingen wordt dus veroorzaakt door het geschuif met geld binnen mijn financiële systematiek.

Tot en met 2019 was verder de lunchuitgave op kantoor een grote post. Tussen de 100 en 200 transacties per jaar deed ik daar. Die is in 2020 een stuk lager, dat zal je niet verbazen. Het waren er enkele tientallen tot en met maart, en geen enkele sindsdien. Het aantal vaste maandelijkse abonnementen valt tegenwoordig erg mee, mijn mobiele telefoon, de kosten van mijn bank, en het Spotify-abonnement. Dat zijn 3 x 12 oftewel 36 transacties per jaar.

In de gezamenlijke administratie zitten alle reguliere maandelijkse uitgavenposten. De hypotheekaflossing, gemeentelijke belastingen, waterschap, energie, water, internet, dat soort dingen. Het aantal boekingen is daar erg constant. Verder de wekelijkse boodschappen (soms twee keer in de week, maar meestal blijft het bij één keer). En de horeca-uitgaven. Die ook in 2020 qua aantal redelijk constant zijn. We gaan minder vaak uit eten (want de horeca moet nog wel eens dicht) maar compenseren dat door iets vaker thuis te laten bezorgen. Hier vind ik het dus wel conform verwachting dat het beeld redelijk constant is.

Het aantal transacties is interessant om eens per jaar naar te kijken. Want naast de omvang van de transactie is ook het aantal transacties een maatstaf voor hoe ik met mijn geld omga. Het kan me dus helpen om plekken te identificeren waar geld ‘weglekt’. En het bijhouden is niet ingewikkeld. Met de AANTAL.ALS formule in mijn spreadsheet wordt het aantal transacties per kostencategorie automatisch voor mij bijgehouden.

Op welke manieren kijk jij naar jouw administratie? 

Het einde van mijn spaarpercentage?

  • Berichtcategorie:Administratie

Zelf noem ik het altijd een van de belangrijkste getalletjes in mijn persoonlijke financiën. Het spaarpercentage. Niet om te vergelijken met anderen, maar om mijn eigen voortgang in de gaten te houden. Maar onlangs gebeurde er iets dat voor mij persoonlijk toch wel voelt als het einde der tijden…

Ik ben eindelijk voorzichtig bezig met het verbouwen van de spreadsheets naar LibreOffice. Stapje voor stapje, functie voor functie, en schermpje voor schermpje, bouw ik mijn spreadsheets om naar Open Source Software (OSS). En onlangs op een avond sloot er iets niet aan tussen de Excel-versie en de LibreOffice-versie. Uiteraard dacht ik eerst dat ik een programmeerfout had gemaakt in LibreOffice. Maar na een uurtje zoeken bleek het iets anders.

Tijdens de zoektocht in LibreOffice had ik namelijk al ontdekt dat er een aantal boekingsfoutjes in mijn administratie van 2020 zaten. Niets bijzonders, gewoon boekingen die in een verkeerde categorie terecht waren gekomen. Dat is een nadeel van de vergaande automatisering die ik heb doorgevoerd. Als ik de wekelijkse import niet goed controleer, dan glipt er af en toe iets doorheen. Ik ging dus terug naar de oorspronkelijke Excel-sheet, om de incorrecte boekingen naar de juiste categorie te zetten. Wat ik uiteraard ook even controleerde in het overzichtswerkblad. En daar ontdekte ik ook de reden dat de cijfertjes niet aansloten in LibreOffice.

Ik heb al het hele jaar een fout in mijn Excel-administratie zitten, waardoor mijn spaarpercentage verkeerd berekend werd. In mijn nadeel.

Ik schaam mij diep, heel diep. Ik ben de naam Geldnerd onwaardig. Mijn spreadsheet-imago in één klap aan diggelen…. Waar ik dacht dat het spaarpercentage er zo uit zag….

Blijkt het er zo uit te zien….

Dat is wel even een verschil. Geen 44,3% maar 38,5% tot op dit moment.

Wat is er gebeurd?

Begin 2020 heb ik een kostencategorie toegevoegd in een van de groepen. Maar ik heb de formule voor totaaltelling niet aangepast, de kosten die ik in deze categorie zet werden dus niet meegeteld in de totale kosten. En het is wel de categorie waar mijn personal trainer en sportkleding en dergelijke in geboekt wordt, en dus een behoorlijke post…

Achteraf vond ik het al vreemd. Ik bleef niet echt onder budget dit jaar, integendeel. En volgens mijn budget zou ik uit moeten komen op een spaarpercentage van 41,5%. Maar ik bleef maar in de buurt van die 45,0% die ik eigenlijk als ambitie had. Bovendien kon ik geen verlofuren meer uit laten betalen, dus miste ik ook ruim een half maandinkomen op jaarbasis.

Terugkijkend had ik al veel eerder op zoek moeten gaan naar dit verschil. Maar ik had teveel vertrouwen in mijn geautomatiseerde verwerking en staarde mijzelf blind op mijn ambitieuze doelstelling. Leerzaam.

Wat is de impact?

Ik heb mijzelf dus rijk gerekend. Toen ik dit debacle deelde met anderen kreeg ik meteen de vraag of ik nu een jaar langer door moet voordat ik FIRE ben. Kan ik nog wel financieel onafhankelijk worden? Dat valt gelukkig mee. Mijn vermogen verandert er niet door, alleen mijn perceptie van hoe snel de inleg groeit. Maar ik zit al een tijdje in het stadium dat de inleg niet meer de belangrijkste groeifactor is. Daar valt de impact dus enorm mee.

Maar voor iemand die zo ‘op de cijfertjes’ en ‘op de spreadsheets’ is als ik voelt het wel als een pijnlijke persoonlijke nederlaag…. Vooral mijn ego is gekrenkt dus. Maar wees gerust, het is dus niet het einde van mijn spaarpercentage. Wel verwacht ik nu dat ik in 2020 hooguit op een spaarpercentage van 40% uitkom.

Maatregelen

De enige foutloze spreadsheet is een lege spreadsheet, dat blijkt maar weer. Ik heb wel meteen een aantal maatregelen genomen. Allereerst heb ik alle optellingen nog eens gecontroleerd. En ik heb een verbandscontrole gebouwd. Daarin wordt de totaaltelling van alle boekingen vergeleken met de totaaltelling van het overzichtswerkblad. Als er geen verschil zit in de totalen, dan staat er nu een groen lampje op mijn dashboard. Is er wel een verschil, dan wordt het lampje rood. Dan weet ik dat ik moet gaan zoeken.

Ontdek jij wel eens foutjes in jouw administratie?

Houd je financiën eenvoudig en stressvrij!

Alles draait om de eenvoud zong Het Goede Doel al in 1983. Maar bijna 40 jaar later hebben veel mensen dat principe nog steeds niet omarmd. In onze zoektocht naar ‘meer’ verzamelen we steeds meer. Meer spullen, meer abonnementen, meer bankrekeningen, meer van alles. En als je maar genoeg ‘meer’ verzamelt dan worden dingen vanzelf complex. En dan wordt het lastig. We verliezen het overzicht en er gaan dingen mis.

Complexiteit

Ook Geldnerd is in het verleden in die valkuil getrapt. Het meest treffende voorbeeld vind ik nog steeds mijn voormalige woekerhypotheek. Om mijn wensen mogelijk te maken kocht ik onder de vlag van een ‘hypotheek’ de volgende producten:

  • Een aflossingsvrije hypothecaire lening.
  • Een spaarrekening met allerlei voorwaarden.
  • Een beleggingsrekening met allerlei voorwaarden en een beperkte set fondsen om uit te kiezen.
  • Een overlijdensrisicoverzekering.

En voor al die producten berekende de bank mij kosten en betaalde ik rente en premies en legde ik geld in. Ik heb ze niet meer, maar ik weet nog dat er een enorm pak papier bij dit ‘hypotheekproduct’ hoorde. Ik heb er destijds bij volle bewustzijn voor getekend, maar anno 2020 vraag ik me wel af waar ik destijds in godsnaam mee bezig was….

Eenvoud

Tegenwoordig ben ik dol op eenvoud. In spullen, maar ook in mijn financiële leven. Het helpt me om overzicht te houden en beperkt het aantal keuzes dat ik moet maken. En ook dat draagt bij aan minder financiële stress. De afgelopen jaren heb ik regelmatig geschreven over hoe ik probeer om alle onderdelen van mijn financiën eenvoudig te houden. In deze blogpost een actueel overzicht.

Hypotheek

Onze hypotheek is tegenwoordig de eenvoudige lineaire variant. Heel simpel elke maand een vaste aflossing en een dalend rentebedrag betalen. Wat we zelf beïnvloeden door extra af te lossen met de sneeuwbalmethode.

Verzekeringen

Onze verzekeringen zijn geminimaliseerd en bij een goedkope, eenvoudige aanbieder ondergebracht. Geen overbodige dingen zoals een smartphoneverzekering. Alleen een inboedelverzekering en een aansprakelijkheidsverzekering. Opstal loopt via de VVE, en uiteraard hebben we allebei een zorgverzekering (geen aanvullende verzekeringen) waarvan we de premie in één keer per jaar betalen. We hebben geen overlijdensrisicoverzekering, als één van ons komt te overlijden dan zorgt het nabestaandenpensioen ervoor dat de achterblijver niet in de financiële problemen komt.

Betalen

Ik heb een standaard lopende rekening met pinpas, en een creditcard (vooral voor online aankopen en op reis). Verder betaal ik mobiel met Apple Pay, dan hoef ik mijn portemonnee pasjeshouder niet mee te nemen. Verder hebben Vriendin en ik samen één betaalrekening voor de gezamenlijke huishouding.

Sparen

Geldnerd heeft ‘maar’ twee spaarrekeningen. Dat is nog veel, want rente is nergens meer te krijgen. De ‘kleine buffer’ is rechtstreeks gekoppeld aan mijn lopende rekening, en het geld kan in een paar seconden heen en weer. Het is bedoeld om gedurende de maand voldoende geld achter de hand te hebben voor de reguliere betalingen.

De ‘grote buffer’ staat bij een andere financiële dienstverlener. Geld heen en weer boeken tussen de grote buffer en mijn lopende rekening kost een (werk)dag. In de grote buffer zit mijn contant geld buffer van vier maanden leefgeld en de inhoud van mijn ‘potjes‘. Welk geld in welk potje hoort staat niet bij mijn spaarrekening, alhoewel je tegenwoordig bij vrijwel iedere aanbieder deze ‘potjes’ kunt aanmaken. Maar mijn bank heeft er niks mee te maken hoe ik mijn geld verdeel, dat staat dus in mijn eigen administratiespreadsheet.

De grote buffer is zo ook ‘uit het zicht’. Ik zie ‘m niet als ik wekelijks even inlog bij mijn bank om de boekingen te downloaden en de administratie bij te werken. Ik kom dus ook niet in de verleiding om ‘m ‘even’ te gebruiken. Ik vind het prettig dat dit bij een andere bank staat. Ja, ik houd ook mijzelf graag voor de gek.

Beleggen

Ik heb één beleggingsportefeuille bij één broker. Daar heb ik een portefeuille die alleen maar bestaat uit breed samengestelde en goedkope ETFs, één voor large caps, één voor small caps, één voor obligaties, en nog drie voor dividend.

Papierloos

Geldnerd is volledig papierloos. Rekeningen en correspondentie komen ons huis binnen langs elektronische weg. Ik heb een speciaal e-mail adres dat ik hiervoor gebruik. Daarmee houd ik mijn persoonlijke mail en mijn administratieve mail gescheiden. En ik weet altijd in welke mailbox ik moet zijn om openstaande administratieve punten af te handelen. Wekelijks worden alle openstaande berichten afgehandeld. Facturen worden dan meteen betaald, of in elk geval voorgeprogrammeerd voor automatische betaling vóór de vervaldatum. Daarna wordt de factuur en/of mail gearchiveerd. Zo vergeet ik niks en raak ik ook niets kwijt.

Geautomatiseerd Betalen

Vrijwel al mijn betalingen zijn geautomatiseerd. Via automatische incasso’s, of via maandelijks terugkerende geautomatiseerde boekingen. Dat gaat onder andere om de boekingen naar mijn beleggingen en spaarrekening, maar ook om de uitlaatservice, de vereniging van eigenaren, en dat soort dingen. Als er iets afwijkt van normaal, dan signaleert mijn administratiespreadsheet dat als ik wekelijks de administratie bijwerk.

Geautomatiseerd Sparen en Beleggen

Zodra mijn salaris is betaald gaat er als eerste geld naar de spaarrekening, de beleggingen, en de extra aflossing van het huis. Vervolgens leef ik van wat er overblijft. Niet andersom, het is niet zo dat ik pas aan het eind van de maand spaar wat er overblijft. Want dat zou waarschijnlijk een stuk minder zijn. Ook het beleggen is grotendeels geautomatiseerd. Niet dat er met mijn inleg automatisch aangekocht wordt, alhoewel dat ook wel kan bij sommige aanbieders. Ik doe mijn ene aankooporder nog zelf, maar mijn beleggingsspreadsheet vertelt mij wat ik moet kopen om zo dicht mogelijk bij mijn gewenste portefeuilleverdeling te komen.

Oude rekeningen en accounts opgeruimd

Oude spaarrekeningen of beleggingsrekeningen die ik niet meer gebruik. Accounts bij websites waar ik nooit meer kom. Ik ruim ze op. Verwijder ze. Zeg ze op. Zo kunnen ze geen onverwachte kosten meer opleveren en vormen ze ook geen beveiligingsrisico meer. Want hoeveel persoonlijke gegevens heb je nog rondslingeren op websites die je niet meer gebruikt? Hoeveel ongebruikte accounts zijn er met wachtwoorden die je ook elders gebruikt?

Minder Abonnementen

Ik houd goed zicht op mijn abonnementen. Die kosten namelijk elke maand geld. Er staan reminders in mijn agenda voor de uiterste opzegdata, en regelmatig evalueer ik of de abonnementen nog wel opleveren wat ik ermee wil bereiken. Zo ja, dan mogen ze blijven. Zo nee, dan gaan ze de deur uit.

Overzicht Houden

Of je nu 3 of 30 bankrekeningen hebt, het is belangrijk om overzicht te houden. Dat kan op allerlei manieren, variërend van een schriftje tot geautomatiseerde systemen. Ik heb mijn spreadsheets. Die helpen mij om van week tot week zicht te houden op mijn administratie en beleggingen, van maand tot maand op onze hypotheek, en van kwartaal tot kwartaal op de totale ontwikkeling van mijn eigen vermogen. Alhoewel er zelfs dan nog wel eens iets mis gaat. Maar daarover aanstaande maandag meer <cliffhanger>….

Tenslotte

Vind je het nog best uitgebreid en ingewikkeld allemaal? Dan daag ik je uit om jouw eigen financiële huishouding ook eens zo op een rijtje te zetten! Je zult waarschijnlijk verbaasd zijn over hoe uitgebreid die is. Mijn eigen financiën zijn georganiseerd. En daarmee zorgen ze voor rust, en niet voor financiële stress. Dat gun ik iedereen! Met financiële producten is het vaak net als met spullen. Door de jaren heen verzamelen de meeste mensen er steeds meer van. Ook hier kan dus af en toe een grote schoonmaak geen kwaad.

Zijn jouw financiën eenvoudig en stressvrij?