Ik ♥ SOM.ALS

  • Berichtcategorie:Administratie

Mijn eerste blog begon er al mee. Ik maak voor mijn administratie gebruik van Microsoft Excel. Dat doe ik al sinds het begin, gewoon omdat ik het beschikbaar had. Het had natuurlijk net zo goed LibreOffice Calc kunnen zijn, of Apple Numbers, of iets anders. En mijn favoriete functie binnen Excel is SOM.ALS.

De Excel ‘SOM.ALS’ functie wordt gebruikt om een totaal op te tellen van de ene kolom, als in een andere kolom aan een voorwaarde wordt voldaan. Het is de basis van mijn persoonlijke administratie in Excel. In LibreOffice/OpenOffice heet deze functie overigens ook SOM.ALS. In de Engelstalige versie heet het SUMIF.

Een uitsnede van mijn administratie:

SOMALS

In mijn werkblad ‘Boekingen’ bevat kolom A mijn ‘code’, de categorie (grootboekrekening) waarop de uitgave geboekt moet worden. Als die code overeenkomt met de code in cel A37 (in dit geval 1420, de code voor Brandstof voor mijn auto) dan moet de waarde uit kolom F (het bedrag) opgeteld worden.

Wat Excel hiermee doet is keurig al jouw boekingen langslopen en bij elkaar optellen wat er in bakje ‘1420’ thuishoort’. Vervolgens voor bakje ‘1430’, enzovoorts. Lekker makkelijk. Supersnel zie je wat je in de verschillende categorieën uitgegeven hebt.

En dat was de eerste keer best wel pijnlijk. Het is me vooral bijgebleven hoeveel geld we uitgaven aan de categorie ‘Luxe’. Dat was dan ook de eerste categorie die we verder zijn gaan analyseren. Maar daarover later meer.

Tegenwoordig hebben veel banken het makkelijker gemaakt om inzicht in je uitgaven te krijgen, door vergelijkbare functies toe te voegen aan hun internetbankieren. Ik ben dat zelf nooit gaan gebruiken. Allereerst uit privacy-overwegingen (ik vind dat mijn bank daar niks mee te maken heeft), maar ook omdat ik in mijn eigen spreadsheet veel meer mogelijkheden heb.

Hoe doe jij je administratie? Met een spreadsheet? Of gewoon in een schrift? Of met speciale software? De meeste mensen doen helemaal niets, vrees ik…

Spreadsheets zijn fijn

Ik houd van spreadsheets. Ik noem mezelf niet voor niets Geldnerd. Spreadsheets zijn fantastisch om dingen met cijfertjes te doen. Het zal je dan ook niet verbazen dat het beheer van mijn persoonlijke financiën draait om spreadsheets. De kern van mijn financiën wordt gevormd door drie spreadsheets:

  1. Mijn financiële administratie
  2. Mijn beleggingen
  3. Mijn meerjaren-sheet

Mijn financiële administratie

In deze spreadsheet houd ik al mijn inkomsten en uitgaven bij gedurende het jaar. Dat doe ik vooral door alle boekingen van mijn bankrekeningen te importeren en in het juiste bakje te doen. Ik werk ook met budgetten voor al mijn uitgaven. Op die manier weet ik altijd hoe ik ervoor sta. En ieder jaar begin ik weer met een nieuwe sheet.

Mijn beleggingen

Iedere week verwerk ik de actuele koersen van al mijn beleggingen in deze spreadsheet. Ook alle transacties houd ik hierin bij. Zo kan ik het verloop van mijn beleggingen in de gaten houden. De spreadsheet rekent allerlei dingen voor mij door, zowel per fonds als voor de portefeuille als geheel.

Mijn meerjaren-sheet

In mijn meerjarensheet houd ik een aantal dingen bij:

  1. Aan het eind van ieder jaar maak ik een Balans, een overzicht van mijn bezittingen en schulden.
  2.  Een meerjarig overzicht van het rendement op mijn vermogen: wat levert het sparen en beleggen mij op? En hoe verhoudt zich dat tot mijn doelstellingen?
  3.  Een overzicht van de stand van mijn pensioenontwikkeling, op basis van de gegevens van mijn jaarlijkse Uniform Pensioen Overzicht.

De spreadsheets zijn allemaal simpel begonnen, maar in de loop van de jaren stevig uitgebreid. Ook in mijn werk gebruik ik veel Excel, en die kennis pas ik ook thuis toe. Zo kan ik tegenwoordig met 1 druk op de knop mijn aandelenkoersen importeren. En mijn administratie kijkt zelf of een boeking in mijn administratie bekend is, zodat vaste uitgaven automatisch in het goede bakje geboekt worden.

Maar ook met hele basale kennis van spreadsheets kun je al een hele goede persoonlijke administratie voeren! Ik zal over mijn verschillende spreadsheets nog wel eens uitgebreider schrijven. Het ziet er misschien ingewikkeld uit, maar het werkt voor mij. Het geeft me rust.

Hoe zit jouw persoonlijke administratie in elkaar?

Hoe het begon…

Het moet ergens in 2002 geweest zijn dat ik wakker werd. Om mij heen begon ik voorzichtig geluiden te horen over pensioenen die wel op zouden zijn tegen de tijd dat ik er van zou mogen genieten. Vervroegd met pensioen? Vergeet het maar!

En ik had wel allerlei dromen over zeilen rond de wereld en me terugtrekken op het platteland van Zuid-Europa, maar aan wat dat financieel zou betekenen wilde ik maar liever niet denken. Mijn toenmalige partner en ik verdienden allebei een goed salaris, maar waar dat geld eigenlijk naartoe ging: geen idee… We waren wel aan het beleggen, maar tijdens en na de dot-com crisis leverde dat ook vooral rode cijfers op.

Na het probleem nog ruim een jaar zorgvuldig ontweken te hebben, ben ik voorzichtig begonnen. Op een regenachtige zondagmiddag in september 2003 ben ik achter mijn PC gaan zitten. Inloggen bij Internetbankieren, en alle boekingen van het hele jaar tot op dat moment downloaden in een tekstbestand. Een beetje klooien in Excel om dat netjes zo te importeren dat de gegevens allemaal in verschillende kolommen terechtkwamen. ‘Ctrl’ en ‘+’ om er een lege kolom voor te zetten. En toen?

Ik had bedacht om alles eerst maar eens in een stuk of 10 categorieën in te delen. Ik heb die oorspronkelijke ‘bakjes’ nog eens even opgezocht (want uiteraard heb ik alles bewaard):

  1. Appartement (inclusief gas/water/licht en servicekosten)
  2. Verzekeringen en Bancaire kosten en Gezondheidszorg
  3. Auto (inclusief brandstof, exclusief verzekeringen)
  4. Eten en drinken (exclusief eten buiten de deur want dat is luxe)
  5. Telecom en Internet
  6. Abonnementen en lidmaatschappen
  7. Kasgeld
  8. Luxe
  9. Inrichting
  10. Kleding en schoenen
  11. Vakanties
  12. Overig

Het kostte me echt niet meer dan anderhalf uur, en toen had ik alles in een bakje gegooid. Oftewel: een nummertje in de lege kolom neergezet.

Daarna heb ik een nieuw, leeg werkblad in Excel aangemaakt. Daarop keurig de 12 nummertjes en hun omschrijving gezet. En in de kolom daarachter de formule waarbij ik me voor het eerst realiseerde wat je allemaal kunt met Excel (nee, ik heb geen aandelen Microsoft!):

SOM.ALS

Microsoft Excel

En daar stond het. Keurig in beeld wat ik in dat jaar tot op dat moment aan die categorie besteed had. Maar daarmee was het niet klaar. Het was slechts een begin.