De ‘klantenservice’ van de Rabobank

Geldnerd is al z’n hele leven klant van de Rabobank. Letterlijk op de dag na zijn geboorte, ruim 51 jaar geleden, hebben zijn ouders een spaarrekening voor hem geopend bij de toenmalige Boerenleenbank in hun woonplaats. En sindsdien gebeurde alles bij die bank, totdat Geldnerd in de gaten kreeg dat het gras elders ook groener en veel goedkoper kon zijn. Vervolgens bracht ik steeds meer financiën elders onder. Ik heb vorige maand nog uitgebreid beschreven hoe dat gegaan is.

Ik ben al een tijdje niet zo blij meer met de Rabobank. De kosten stijgen hard, ik heb er meer last van storingen dan bij de ABN AMRO (waar onze gezamenlijke rekening zit). En de internetbankieren-omgeving en smartphone-app, die ik in het verleden veruit superieur vond, zijn de afgelopen jaren links en rechts ingehaald door ABN AMRO. Ik heb, kortom, steeds minder redenen om nog bij de Rabobank te blijven met mijn lopende rekening en creditcard. Er zijn, behalve sentimentele redenen, eigenlijk maar twee dingen die me nog tegenhouden. Allereerst het ‘gedoe’ van overstappen. Al valt dat tegenwoordig wel mee, er is immers een Overstapservice. De tweede reden is dat ik de exportmogelijkheden van de Rabobank prettiger vind. Ik kan mijn banktransacties en creditcardtransacties exporteren in een CSV-bestand (Comma Separated Values) waarmee ik mijn administratie kan voeden. Want transacties handmatig opschrijven of intikken is heel erg twintigste eeuw.

Maar één van die schaarse ‘plusjes’ die de Rabobank nog heeft lijkt dus te verdwijnen. Afgelopen vrijdag heb ik de nieuwe exportfunctie van de Rabobank getest. De importfunctie van mijn administratiespreadsheet moest ik er iets op aanpassen. Maar de test riep nog een vraag op.

Nieuwe exportfunctie exporteert minder

Want in de oude exportfunctie heb je drie opties zitten. Je kunt er rekeningafschriften downloaden in PDF formaat, rekeningtransacties exporteren in CSV formaat, en creditcardtransacties exporteren in CSV formaat.

Maar zodra je rechtsboven het schuifje ‘Nieuwe versie’ aanzet, blijft er maar één optie over. Namelijk je rekeningtransacties exporteren in CSV formaat. Weg bankafschriften. Weg creditcardtransacties.

Tsja, en dat vindt Geldnerd toch wel lastig. Voorlopig heb ik het schuifje ‘Nieuwe versie’ dus maar weer uitgezet. Maar dan komt die dreigende melding dat deze oude versie van Transacties Downloaden gaat verdwijnen. Eerst maar eens opheldering vragen bij de Rabobank dan. Want misschien is die nieuwe functie nog niet af. Komen die andere twee opties nog.

En dan begint het gelazer.

Klantenservice of klantpesten?

Je kunt namelijk kiezen tussen telefonisch contact en chatten. Nu heb ik een pestpokkenhekel aan chatten. Maar met de telefonische klantenservice van de Rabobank heb ik ook geen fijne ervaringen. Je staat twintig minuten in de wacht, wordt er een paar keer uitgegooid en moet dan weer achteraan sluiten, om uiteindelijk iemand aan de telefoon te krijgen die het antwoord ook niet weet.

Vroeger kon je nog wel eens een e-mail sturen naar een bedrijf. Dat was best handig. Daar stopte ik dan een screenshot in zodat ze wisten wat ik bedoelde en zo. Maar dat is allemaal niet meer. Te duur en te ingewikkeld denk ik, mailtjes beantwoorden.

Dus zuchtend startte ik de chatfunctie op.

Nu is het tegenwoordig zo dat je bij een chatfunctie ook niet meteen een echt mens aan de andere kant krijgt. Nee, je krijgt een ‘Virtuele Assistent’. Chatten met een zogenaamd intelligente computer. Dat vind ik toch wel zo’n beetje het ergste wat er is. Want die virtuele assistenten en ik, wij begrijpen elkaar zelden. Dat ligt natuurlijk helemaal aan Geldnerd. Ik ben een oude ‘boomer’, en die chatrobots worden gebouwd door jonge hippe enorm woke generatie-Z millennials. Kansloze communicatie dus. Maar soms heb ik toch het idee dat het niet helemaal alleen aan mij ligt….

Ik neem jullie dus graag even mee in deze soap. Die overigens nog steeds voortduurt. Mijn eenvoudige vraag, kan ik straks nog creditcardtransacties exporteren in CSV formaat of een ander format dat ik in kan lezen in mijn administratie, is nog steeds niet beantwoord.

Geldnerd en de Rabo Chat, een drama in delen

In onderstaand rollenspel zijn er drie deelnemers:
VA = Virtuele Assistent
GN = Geldnerd
KM = één of meerdere klantenservicemedewerkers van de Rabobank

De tekst is licht bewerkt maar grotendeels authentiek.

10:01:02 Virtuele Assistent
Hallo, ik ben de Virtuele Assistent van Rabobank. Stel je vraag aan mij in 1 zin. Komen we er samen niet uit, dan helpt een adviseur je: Ma t/m Vr 8-21 | Za 9-17.30 (beleggen: niet op zaterdag).

10:01:02 GN
Kan ik in de nieuwe downloadomgeving creditcardtransacties downloaden?

10:01:11 Virtuele Assistent
Bedoel je:
-Ik zoek een transactie of afschrift
-Creditcardtransacties inzien
-Enveloppen of boekje bestellen
-Geen van deze

10:01:17 GN
Geen van deze

10:01:22 Virtuele Assistent
Stel je vraag nog eens op een andere manier aan mij, misschien kan ik je dan helpen.

10:01:40 GN
Waar kan ik creditcardtransacties downloaden?

10:01:45 Virtuele Assistent
Bedoel je:
-Creditcardtransacties inzien
-Vraag over een betaalpas of creditcard
-Vervangende pas of card ontvangen
-Geen van deze

10:01:48 GN
Geen van deze

10:01:54 Virtuele Assistent
Ik begrijp je nog steeds niet helemaal.

Geldnerd vloekend achter zijn laptop: ‘Nee, jij achterlijke chatbot, dat merk ik!’.

10:01:55 Virtuele Assistent
Je kunt ook met een medewerker chatten. Wil je dat liever?
-Ja
-Nee

10:01:58 GN
Ja

10:02:10 Virtuele Assistent
Het is druk. Over ongeveer 28 minuten antwoordt een collega.
Ik heb je vraag alvast doorgestuurd. Klik op de 3 stippen rechts bovenin en kies ‘Chat later hervatten’.
Zodra mijn collega reageert, vind je het antwoord bij ‘Contact’, onder ‘Service’. Je hoeft dus niet te
wachten en kunt de chat later hervatten.

Geldnerd achter zijn laptop: ‘acht-en-twintig minuten? pffff……’

10:21:02 Medewerker klantenservice
Goedemiddag, mijn naam is X. Goed dat u contact opneemt. De creditcard afschriften vindt u hier: Profiel > Documenten > Creditcard Overzicht. Weet u zo voldoende?

10:46:33 GN
Nee. Dat zijn de afschriften. Maar ik wil, net als in de oude export, een CSV-bestand van de creditcardtransacties kunnen downloaden. Die heb ik nodig voor de verwerking in mijn administratie.

10:59:21 Medewerker klantenservice
Het is ook mogelijk om het bestand als CSV te downloaden. Op onze website kan je lezen hoe je dit doet: https://www.rabobank.nl/particulieren/service/financiele-overzichten/overzicht-creditcarduitgaven-ontvangen

11:10:25 GN
Dat is nou net het probleem. Die functie zit wel in de OUDE omgeving, maar niet in de NIEUWE versie…

11:32:20 Medewerker klantenservice
Begrijp ik u goed dat met het stappenplan op onze website inzake CSV dit niet lukt? Dan zou onze informatie onjuist zijn op de website en wil ik dit graag melden. Ik zal u de stappen nog sturen zoals daar benoemd is en dat is onze nieuwe site:

11:32:34 Medewerker klantenservice
Je kunt je creditcardtransacties ook als csv-bestand downloaden. Dit kan tot 15 maanden terug: Log in in internetbankieren (niet in de Rabo App) Ga naar ‘Service’ Selecteer ‘Betaal- of spaarrekening’ Kies ‘Download transacties / afschriften’ Tik op ‘Aangepast overzicht’ Kies de creditcardrekening waarvan je een afschrift wilt Bepaal de periode en kies ‘Bestand downloaden’ Open het bestand en sla het op. Download csv-bestand

11:38:50 GN
Ja, dat werkt. Maar zodra je het knopje NIEUWE VERSIE aanzet zie je alleen nog maar de mogelijkheid om rekeningtransacties als CSV te downloaden. Niet meer de creditcardtransacties en de rekeningafschriften. Kijk anders een keer mee op mijn scherm. Of laat iemand van de IT-club me bellen.

12:03:52 Medewerker klantenservice
Probeer je dit te downloaden via jouw Rabo app of internetbankieren?

12:04:42 GN
Internetbankieren. CSV-bestanden downloaden in de app heeft niet zoveel zin.

12:32:47 Medewerker klantenservice
Heb je al geprobeerd cookies te verwijderen?

Geldnerd vloekend achter zijn laptop: ‘wat voor achterlijke malloot denk je dat ik ben?’

12:45:01 GN
Ja. Dat gebeurt bij mij automatisch als ik de browser afsluit. In de nieuwe versie van de downloadomgeving zie ik alleen de optie ‘Rekening-courant en spaarrekening(en)’. Bankafschriften en Creditcard downloadopties zijn verdwenen. Die komen wel meteen weer terug als ik het schuifje ‘Nieuwe versie’ uitzet. Is de nieuwe exportfunctie nog niet af? Of komen die opties niet terug? In dat laatste geval word ik heel verdrietig en zwaar teleurgesteld in de Rabobank…

En toen werd het stil. Heel stil. Ik was inmiddels al bijna drie uur bezig met dit chatgesprek. Met volgens mij een heel eenvoudige vraag. Dit kan ik dus echt geen klantenservice meer noemen. Dit is minachting van de klant. Klant wegpesten.

Om 14.00 uur heb ik toch nog maar een berichtje gestuurd.

13:58:40 GN
Ik begin dit zat te worden, chatten met steeds een uur vertraging. Liever zou ik de mogelijkheid hebben om met jullie te mailen. Dan kon ik tenminste screenshots meesturen en zouden we elkaar begrijpen. Ik ben bereikbaar via telefoon en e-mail (beide bekend bij jullie) als er nog iemand geïnteresseerd is in het beantwoorden van mijn vraag. Goedemiddag.

En om kwart over vier, ruim twee uur na mijn laatste bericht, kwam er toch nog weer een berichtje van de Rabobank.

16:14:54 Medewerker klantenservice
Ik begrijp dat u niet content bent met de informatie voorziening via deze chat. Ik heb een verzoek gedaan aan één van onze adviseurs om telefonisch contact met u op te nemen. Mailen mag natuurlijk altijd. U kunt hiervoor het volgende mailadres gebruiken particulieren@rabobank.nl

Dus daar zat ik dan. Ruim zes uur in een chatfunctie. Zonder antwoord op mijn vraag. Ik heb nog niet de energie gewonden om de Rabobank te gaan mailen. Ik ben overigens ook nog niet gebeld.

ABN AMRO doet het echt beter

Met elk uur dat deze chat langer duurde kreeg ik meer zin om weg te gaan bij de Rabobank. Dat ik daar mijn rekeningtransacties kan downloaden weet ik al, dat doe ik namelijk regelmatig vanaf de gezamenlijke rekening van Geldnerd en Vriendin. Maar ik wist niet of hetzelfde ook geldt voor creditcardtransacties.

Ik logde dus in op de internetbankierenomgeving van de ABN AMRO. En stelde deze vraag aan de chatfunctie van de ABN AMRO. Ook daar aan een Virtuele Assistent. Die meteen snapte dat ‘ie deze vraag niet kon beantwoorden en me ‘doorverbond’ met een echte medewerker. Die er binnen twee minuten ook was in de chat. En minder dan twee minuten nodig had om mijn vraag te beantwoorden.

Vijf minuten met een antwoord bij ABN AMRO versus zes uur zonder antwoord bij de Rabobank. Misschien moet ik accepteren dat de liefde tussen mij en de Rabobank definitief voorbij is? Moeten we elk ons weegs gaan?

Die kans wordt op deze manier wel een stuk groter. Zeker als misschien blijkt dat ik inderdaad mijn creditcardtransacties niet meer kan exporteren en automatisch in kan lezen in mijn administratie. Dat kan bij ABN AMRO overigens ook niet, die bieden alleen een PDF creditcard statement aan (vertelde die ABN AMRO medewerker mij in twee minuten). Misschien toch maar eens experimenteren met het ‘schrapen’ van de creditcardtransacties vanaf het scherm.

Overigens is het exportbestand van rekeningtransacties van de Rabobank uitgebreider dan bij ABN AMRO. Maar als dat de enige reden is om te blijven wordt het wel heel karig. Dan moet ik toch maar eens mijn lopende rekening, kleine buffer, en creditcard overhevelen naar de ABN AMRO. Dat opent dan ook tal van andere mogelijkheden. Want qua beleggingsaanbod was het de enige grootbank die ik zou overwegen in plaats van Saxo bank.

Ik heb er gewoon moeite mee om afscheid te nemen, merk ik. Geldnerd is best loyaal. Zelfs als een bank zo duidelijk laat merken niet meer van mij te houden. 😢

Neem jij makkelijk afscheid?

Update maandag 5 september 2022 10.00 uur: Ik ben teruggebeld door de klantenservice van de Rabobank. Door een echt mens notabene, geen computer! Die zelf kon meekijken in de online omgeving, maar overigens mijn vraag ‘kun je straks in de nieuwe downloadomgeving nog creditcardtransacties in CSV formaat downloaden?’ niet kon beantwoorden. Dus dat gaan ze navragen en ze komen er op terug. Hebben ze beloofd.

Update maandag 5 september 2022 11.00 uur: Ik ben alweer teruggebeld door de klantenservice van de Rabobank. Op dit moment lijkt het er inderdaad op dat de functionaliteit voor het downloaden van creditcardtransacties in CSV-formaat gaat verdwijnen. Maar ze krijgen er meer opmerkingen over, er is duidelijk toch wel vraag naar. Dus wellicht wordt het nog heroverwogen. Ik reken maar vast nergens op.

Update maandag 5 september 2022 13.30 uur: Via Twitter zegt het webcareteam dat deze functie wel beschikbaar blijft. Ik geloof het als ik het zie, want telefonisch hoor ik iets anders, en op het scherm zie ik ook iets anders. Maar ik hoop dat het webcareteam gelijk heeft. Als mijn werkgever (de overheid) zo wisselend communiceert krijgen we overigens altijd terechte vervelende vragen van de Tweede Kamer…

Update 26 september 2022: En webcare had gelijk. Ik zie nu alleen nog de nieuwe exportmodule, en daar kan ik zowel banktransacties als creditcardtransacties downloaden. +1 voor de techneuten, -1 voor de communicatie-puinhoop.

Financiën op orde (2): Inkomsten en Uitgaven in beeld

Afgelopen week hebben we een begin gemaakt met het op orde brengen van onze financiën. Heel simpel. door eerst maar eens alle informatie bij elkaar te zoeken die er thuis rondslingert, en die te sorteren. In dit tweede deel zet ik op een rijtje hoe je zicht kunt krijgen op jouw inkomsten en uitgaven.

Dat werkt het makkelijkste als je een computer hebt, met daarop Excel (Microsoft Office, betaald), Calc (LibreOffice, gratis) of iets dergelijks. Op papier kan het ook, maar dat is iets meer werk. Mijn advies zou zijn om, als je geen Excel hebt, LibreOffice te downloaden en installeren op jouw computer. Dan heb je in één keer alles wat je nodig hebt om jouw financiën helemaal geautomatiseerd bij te houden. Je leest deze blog waarschijnlijk ook op een computer, dus dat moet geen probleem zijn toch? Ik neem je stap voor stap mee!

Stap 1: Downloaden van jouw banktransacties

De eerste vraag is bij welke bank je jouw bankzaken doet. Het belangrijkste is de bank waar je salaris of uitkering en/of toeslagen binnenkomen, en waarvandaan je de meeste betalingen doet. Zoek je pasje en reader om in te loggen, of wat je ook maar nodig hebt, en ga naar de website van jouw bank. Log in en ga naar de internetbankieren-omgeving.

Daar ga je op zoek naar de plek waar je jouw transacties kunt downloaden. Probeer de transacties van een zo lang mogelijke periode te downloaden, bijvoorbeeld vanaf 1 januari 2019. Je hebt dan veel data om mee te werken, dat geeft je het beste inzicht. Bij de Rabobank kan ik mijn data tot 8 jaar terug in één bestand downloaden, bij ABN ‘maar’ 18 maanden. Een jaar is zeker genoeg om een goed eerste beeld te krijgen van jouw huidige financiële situatie. Maar download wat je kunt, dan kun je altijd op een later moment nog eens verder terugkijken.

  • Bij de Rabobank vind je dit onder ‘Service | Betaal- en spaarrekening | Download transacties / afschriften’. Kies dan voor ‘Aangepast Overzicht rekening(en) | Specifieke datum reeks’.
  • Bij de ABN AMRO bij (bovenaan) ‘Zelf regelen | Bij- en afschrijvingen downloaden’. Kies hier ‘Selecteer periode’ en vul als ‘Begin’ in 01-01-2019, ‘Einde’ gisteren. Kies ook nog even het juiste ‘Formaat’ TXT.
  • Voor ING weet ik het niet precies, daar bankier ik niet. Volgens hun website vind je het in MijnING onder ‘Service | af- en bijschrijvingen downloaden’

Ook de andere banken bieden vergelijkbare opties. Het bestand wordt in jouw ‘Downloads’ directory geplaatst.

Stap 2: Inlezen van jouw transacties in Excel of Calc

Nu is het tijd geworden om aan de slag te gaan met jouw transacties. We gaan het bestand, dat je zojuist gedownload hebt, dus inlezen in een spreadsheet. Ik leg het je uit voor Microsoft Excel en voor LibreOffice Calc.

  • In Calc ga je naar ‘Bestand | Openen’ en zoek je jouw Downloads directory. Kies daar het bestand dat je van jouw bank gedownload hebt. Waarschijnlijk krijg je dan een ‘Tekstimport’ venster dat je helpt om het bestand netjes in te lezen, je kunt gewoon op ‘OK’ klikken.
  • In Excel is het iets ingewikkelder, die wil eigenlijk alleen maar eigen bestanden inlezen…. Kies ‘Bestand | Openen | Bladeren’ en zoek jouw Downloads directory. Kies dan rechtsonder in het venster dat verschijnt, naast Bestandsnaam, voor het bestandstype dat je gedownload hebt bij jouw bank. Meestal is dat het type ‘Tekstbestanden (*.prn; *.txt; *.csv)’ en kies vervolgens in het venster het bestand dat je van jouw bank gedownload hebt.

NB: Als je een CSV-bestand van de Rabobank hebt gedownload: Ga eerst naar jouw Downloads directory, en zoek het bestand dat je gedownload hebt. Verander de extensie ‘.CSV’ in ‘.TXT’. Dan kun je de stap hiervoor uitvoeren. Excel heeft moeite met CSV-bestanden. Kies tijdens het importeren de ‘komma’ als scheidingsteken, dan wordt het bestand op de juiste wijze in kolommen gesplitst.

Als het goed is heb je, na het doorlopen van de vorige stappen, een spreadsheet op jouw scherm staan. Daar zie je al jouw bankboekingen. Iedere regel is een boeking, en in de kolommen zie je de informatie per boeking. Van welke rekening afkomstig, naar welke rekening, het bedrag, de partij waar het geld naar toe gaat of van afkomstig is, en de omschrijving. En nog een aantal andere gegevens, afhankelijk van de bank waar je jouw bestand gedownload hebt. Vaak bevat de eerste regel van het bestand een omschrijving van wat je ziet in de betreffende kolom.

Linksonder zie je nog een label met daarop de bestandsnaam die je geïmporteerd hebt, die is overgenomen als naam van het huidige werkblad. Dubbelklik erop, en verander de naam in ‘Transacties’. Dat maakt het vervolg een stukje eenvoudiger.

Stap 3: Opslaan!

Voordat we verder gaan, slaan we het stand even op onder een andere naam en bestandstype, als spreadsheet. Kies voor ‘Bestand | Opslaan als’ en kies in Calc het bestandstype ODS, en XLSX voor Excel. Gebruik bijvoorbeeld ‘Boekhouding v1’ als naam (maar je kunt natuurlijk elke naam kiezen die je zelf wilt).

Stap 4: Categorieën

Nu begint het leuke werk! Je hebt als het goed is een behoorlijk lange lijst met banktransacties. Daar kun je op verschillende manieren doorheen gaan. Er zit even handmatig werk aan vast, welke aanpak je ook kiest. Maar het is meer dan de moeite waard. Scroll er eerst maar eens doorheen, horizontaal en verticaal. Dan krijg je een beeld van wat er in de verschillende kolommen staat, en vallen je misschien ook al wat bijzondere transacties op.

Als eerste moet je nu een indeling verzinnen. Het gaat erom dat je de uitgaven (en inkomsten) indeelt in categorieën die bij jouw leven passen. Druk onderaan naast het label ‘Transacties op de ‘+’ (het plus-teken). Er komt dan een tweede, leeg, werkblad bij in de spreadsheet. Dubbelklik op de tekst ‘Blad2’ linksonder, en hernoem het werkblad naar ‘Soorten’.

Om het je makkelijk te maken kun je hier een voorbeeldbestand downloaden.

Het bevat enkele werkbladen met een voorbeeld indeling. Eentje is heel simpel, dat is de indeling die ik gebruikte toen ik in 2003 voor het eerst deze analyse maakte. De tweede is veel uitgebreider, en is ongeveer de indeling die ik nu gebruikt. Er is geen goed of slecht, het belangrijkste is dat je een indeling kiest die bij jouw leven past. Heb je een huurhuis, dan heb je geen categorie voor de hypotheek nodig. Heb je kinderen, dan heb je waarschijnlijk een categorie voor de kinderopvang nodig.

Mijn advies is om eenvoudig te beginnen, met niet teveel categorieën. We werken van een grof naar een fijn beeld toe. Ik heb zelf ook pas na jaren een uitgebreid schema in gebruik genomen.

In de voorbeelden zie je voor elke categorie een nummertje staan. Dat is belangrijk, want daarmee gaan we jouw analyse een stuk makkelijker maken. Gebruik het tweede werkblad nu om jouw eigen lijst met categorieën te maken, die past bij jouw leven. Zet in de eerste kolom een nummer, en daarachter in de tweede kolom de omschrijving. Bijvoorbeeld in cel A1 het nummer 1000, en in cel B1 als omschrijving ‘Huur woning’. Je kunt natuurlijk ook putten uit het voorbeeldbestand! Gewoon kopiëren (Control-C) en plakken (Control-V). En vergeet je niet om tussendoor af en toe even op Control-S te drukken? Dan wordt jouw spreadsheet opgeslagen. Want het zou zonde zijn als je al dat denkwerk kwijtraakt.

En vergeet ook je inkomsten niet! Ook hiervoor maak je een lijstje. Bijvoorbeeld je salaris of uitkering, de zorgtoeslag, de kinderopvangtoeslag. Jouw soorten die bij jouw leven passen.

Stap 5: Categoriseren

Je hebt nu een spreadsheet met twee werkbladen. De ene heet ‘Transacties’ en bevat een lijst met al jouw banktransacties. De tweede heet ‘Soorten’, en bevat twee kolommen. In de eerste heb je elke regel een nummer gegeven. In de tweede kolom staat de omschrijving van de kostencategorie die bij dat nummer hoort.

Voor de volgende stap is het handig als je een printje naast je hebt liggen hebt van al jouw kostensoorten, het tweede werkblad. Zonder kan ook, maar dan moet je heel veel heen en weer schakelen tussen de twee werkbladen.

We gaan nu naar het werkblad ‘Transacties’. Daar selecteer je kolom A, door op het grijze vlakje boven de kolom te klikken. De hele kolom wordt dan geselecteerd. Vervolgens druk je op Control-+ (het ‘plus’ teken) en er verschijnt een lege kolom A. Alle bestaande kolommen schuiven er eentje op naar rechts.

En dan begint het echte werk. Bij iedere boeking kijk je waar het over gaat. Is het je hypotheek, dan typ je in kolom A het nummer dat je op werkblad ‘Soorten’ voor hypotheekuitgaven hebt opgenomen. Zijn het de wekelijkse boodschappen bij jouw supermarkt, dan typ je het nummer voor boodschappen. Enzovoorts. Zelf heb ik in 2018 en 2019 ongeveer 900 banktransacties per jaar in mijn administratie, dus je bent er wel even mee bezig. Maar al gauw zul je merken dat je patronen ziet. Je hypotheek of huur komt maandelijks terug. De boodschappen wekelijks of vaker. Je haalt regelmatig een koffie bij dat ene tentje, koopt een lunch op kantoor. Juli gaat al sneller dan januari, en als je aan de boekingen van december toe bent gaat 90% al vanzelf.

Het kan voorkomen dat je een transactie tegenkomt die echt in geen enkele categorie past die je hebt aangemaakt. Dat is niet erg. Maak gewoon een extra categorie aan. Mijn eigen schema was zeker niet in één keer perfect, ik heb er een paar jaar over gedaan voordat ik uitkwam bij het schema dat ik nu al jaren gebruik. Het schema kan ook veranderen als je leven verandert.

Stap 6: De magie van SOM.ALS en Sorteren

Je hebt nu een lijst met transacties, waarbij voor elke transactie het cijfer staat van de categorie waar het in thuishoort. Maar daarmee heb je nog geen overzicht. Maar dat is nou juist waar een spreadsheet je bij kan helpen. Op allerlei manieren. Ik zal je door twee manieren heen leiden, die je helpen om overzicht en inzicht te krijgen in jouw financiële transacties.

Kosten per Soort met SOM.ALS

De kern van mijn administratie-spreadsheet is de SOM.ALS functie, waar ik in het prille begin van Geldnerd al eens een blogje aan gewijd heb. Het is de geavanceerde versie van de SOM-functie in jouw spreadsheet, die een rijtje cijfers bij elkaar optelt. Bijvoorbeeld ‘=SOM(A1:A10)’ geeft je de optelling van de cijfers in cel A1 tot en met A10.

SOM.ALS geeft je de optelling van alle waarden ALS ze voldoen aan een bepaalde voorwaarde. En daar kunnen we iets mee om naar de totale kosten per kostensoort te kijken. We gaan een formule bouwen.

Wat ik meestal doe bij ingewikkelde formules is dat ik ze eerst in woorden uitschrijf.

Voor een gegeven kostensoort X van het werkblad ‘Soorten’
Tel alle transactiebedragen in de transactiekolom bij elkaar op
Als ze dezelfde kostensoort X hebben

Hiervoor hebben we de volgende gegevens nodig:

  • Van het werkblad ‘Transacties’
    • De kolom met de kostensoort: die hebben we in de zelf gecreëerde kolom A gezet
    • De kolom met het transactiebedrag: kolom H bij de Rabobank, maar het verschilt per bank
    • Het aantal rijen met transacties dat je hebt, bijvoorbeeld 999
  • Van het werkblad ‘Soorten’
    • De kolom met de kostensoort: die hebben we ook in kolom A gezet

De formule SOM.ALS werkt ongeveer hetzelfde in Microsoft Excel en in LibreOffice Calc, maar helaas niet helemaal precies.

We gaan naar het werkblad ‘Soorten’. Ergens bovenaan heb je jouw eerste kostensoort staan. Ik ga weer uit van mijn eigen voorbeeld hierboven, in cel A1 het nummer 1000, en in cel B1 als omschrijving ‘Huur woning’. Klik nu cel C1 aan, die rechts naast de omschrijving ‘Huur woning’ ligt. In deze cel bouwen we onze eerste formule.

We willen in C1 de SOM.ALS totale waarde van alle huurbedragen die we op het werkblad ‘Transacties’ hebben staan. De optelsom van alle transactiebedragen op het werkblad ‘Transacties’ uit (in mijn geval) kolom H, cel 1 tot en met 999, waarbij in kolom A op dezelfde regel het nummer ‘1000’ staat, het nummer dat de kostensoort ‘Huur woning’ aangeeft, en die ook in het werkblad ‘Soorten in cel A1 staat.

In C1 op het werkblad ‘Soorten’ typ je dan de volgende formule in:

Excel: =SOM.ALS(Transacties!A$1:A$999; A1; Transacties!H$1:H$999)

Calc: =SOM.ALS(Transacties.A$1:A$999; A1; Transacties.H$1:H$999)

Beide doen hetzelfde. Let op: de beide ‘H’-s in beide formules vervang je indien nodig uiteraard door de kolom waar bij jouw spreadsheet de transactiebedragen staan! Waarom we een ‘$’-teken voor sommige getalletjes zetten, zal zometeen duidelijk worden. Als je na het intypen van de formule op ENTER drukt, verschijnt er (als het goed is) een getal. Tadaa! De totale optelsom van de huur die je betaald hebt!

Dit wil je natuurlijk weten voor elke kostensoort die je gemaakt hebt. Je klikt dus weer op cel C1 op het werkblad ‘Soorten’. Vervolgens doe je Control-C (kopiëren) en daarna klik je op cel C2. Daar doe je Control-V (plakken), en ook vakje C2 wordt gevuld met jouw formule. Met één verschil:

=SOM.ALS(Transacties.A$1:A$999; A2; Transacties.H$1:H$999).

De A1 is A2 geworden. Je krijgt dus nu de optelsom van alle transactiebedragen waarbij de kostensoort gelijk is aan het nummer uit cel A2. Omdat de ‘$’ voor de andere getallen staat, zijn die niet versprongen. Dat is een spreadsheet-handigheidje dat je even moet weten, de formule controleert nog steeds de eerste 999 regels. Als we geen ‘$’ zouden gebruiken, zou de formule nu kijken naar regel 2 tot en met 1000 (want ook eentje verspringen). Dat zou niet handig zijn.

Op deze manier kun je de formule verder kopiëren in kolom C voor al jouw kostensoorten. En zie je dus voor elke categorie hoeveel je er aan uitgegeven hebt.

Sorteren van transacties

Een andere manier om meer inzicht te krijgen in jouw inkomsten en uitgaven, is het sorteren van transacties. Hiervoor gaan we naar het werkblad ‘Transacties’. En in Excel selecteer je bovenaan het submenu ‘Gegevens’. In Calc staan de opties voor sorteren in de standaard werkbalk.

De link naar ‘Sorteren’ in Microsoft Excel, in het menu ‘Gegevens’.
De linkjes naar ‘Sorteren’ in LibreOffice Calc.

Klik op het vlakje tussen de A en de 1, linksboven in jouw spreadsheet. Het hele werkblad ‘Transacties’ wordt dan geselecteerd. En klik dan op het icoon voor ‘Sorteren’. Er verschijnt dan een werkmenu dat je allerlei opties geeft om mee te spelen.

Je kunt bijvoorbeeld sorteren op kolom A, de kostensoort. Dan zie je alle transacties per kostensoort onder elkaar. Maar je zou ook kunnen sorteren op de kolom met de naam van de Tegenpartij. Dan zie je alle transacties bij jouw favoriete koffietentje, jouw favoriete restaurant, of jouw supermarkt, onder elkaar staan. Je kunt ook sorteren op transactiebedrag, en alle andere velden. Speel maar eens een tijdje met deze functie, en blader door jouw lijst heen. Laat je verrassen!

Stap 7: Analyseren en Nadenken

Als je een beetje gaat spelen met de opties van de spreadsheets, ontdek je steeds meer dingen in jouw eigen financiën. Ik weet nog heel goed dat Ex en ik vooral schrokken toen we de bedragen zagen die SOM.ALS ons voortoverde. Van veel vaste lasten hadden we wel een globaal idee. Hypotheek, energie, water, dat soort dingen. Maar met name van de categorie die we als ‘Luxe’ bestempelden schrokken we ons helemaal een hoedje. Kleding, restaurants, vakanties, abonnementen, het geld ging er met bakken tegelijk naartoe.

Schrikken is niet erg, en verwonderen ook niet. Want dat is het begin van verandering.

Je weet nu hoe je ervoor staat. Zowel qua inkomsten als qua uitgaven. Gefeliciteerd! Vergeet niet om jouw werk op te slaan (Control-S)! Volgende week gaan we weer verder!

Slotgedachten

Mijn administratiespreadsheet is uiteindelijk ontstaan uit het bestand dat jij zojuist voor jezelf hebt samengesteld. Ik ben misschien een beetje doorgeschoten… Maar zo ingewikkeld hoef jij het voor jezelf niet te maken natuurlijk! Je kunt gewoon verder werken aan en bouwen in je eigen bestand. Zelf start ik elk jaar op 1 januari met een nieuwe spreadsheet. Ik werk met jaaradministraties. Omdat ik zelden iets verander aan mijn kostensoorten kan ik toch eenvoudig de jaren vergelijken.

Komende maandag volgt deel 3. Dan gaan we weer terug naar al het papier van vorige keer. En bekijken we wat je eigenlijk moet bewaren en hoe lang.

Hoe kan ik je nog meer helpen om jouw financiën onder controle te krijgen?

Geachte AFM… (3) – de brief

  • Berichtcategorie:Beleggen

Vorige week heb ik jullie mee laten lezen met mijn nieuwe concept-brief aan de AFM. Dat leverde nog enkele nuttige tekstsuggesties op, die ik dankbaar heb overgenomen. En dit weekend heb ik de brief verstuurd, per papieren post aan de AFM en aan de minister van Financiën. Vandaag gaat de brief ook nog per e-mail aan enkele leden van de Tweede Kamer.

Zoals toegezegd is de brief hierbij ook beschikbaar om te downloaden.

Download de brief in Word-format.

Download de brief in ODT-format.

Voor elk wat wils!

Voel je vrij om deze brief naar hartenlust aan te passen en zelf ook te versturen. Hoe meer mensen laten blijken dat we niet blij zijn met de effecten van de MIFID-II regelgeving, hoe groter de kans dat er iets gaat veranderen.

Wordt (hopelijk) vervolgd…

Liquiditeit

  • Berichtcategorie:Administratie

Het is een onderwerp dat regelmatig terugkomt in mijn blogjes. En toch heb ik er nog nooit specifiek een bericht aan gewijd, zag ik tot mijn eigen verbazing. Liquiditeit. In financieel jargon: kun je aan je kortlopende verplichtingen voldoen? In gewone mensentaal: kun je al je rekeningen betalen?

Naast het hebben van een budget of een bestedingsplan is het hebben van inzicht in je liquiditeit volgens mij essentieel. Een extreem voorbeeld: als je 100% van je inkomsten in december hebt, hoe betaal je dan in juni je rekeningen? Door je liquiditeit te managen. Doe je dat niet, dan kun je ineens in de supermarkt niet meer pinnen wegens ontoereikend saldo…

Een liquiditeitsoverzicht kun je zo gek maken als je zelf wilt. Of zoals je voor je eigen financiële gedrag noodzakelijk vindt. Geldnerd geeft weinig uit, en doet zelden impulsaankopen. Bovendien heb ik vrijwel al mijn vaste lasten geconcentreerd in de week nadat mijn salaris binnenkomt, dan wordt alles automatisch afgeschreven. Mijn salaris komt de 24e (of eerder, als die dag in het weekend valt). Dat betekent dat ik vanaf de 1e van de maand eigenlijk alleen nog maar persoonlijke bestedingen heb. Mijn eigen liquiditeitsoverzicht is dus op maandniveau. Maar als dat niet past bij jouw situatie, dan kun je uiteraard ook op week- of dag-niveau aan de slag. Soms, als ik bijzondere omstandigheden heb, doe ik dat ook even.

Met een liquiditeitsoverzicht stuur ik. Besluit ik soms om een grotere aankoop een weekje eerder of later te doen, omdat dat beter uitkomt. Of doe ik bewust een aankoop met mijn creditcard, die ook afgeboekt wordt nadat mijn (volgende) salaris is binnengekomen. Zodat ik nooit bij een pinautomaat sta en ‘onvoldoende saldo’ zie staan. Ik mag overigens wel rood staan op mijn betaalrekening, en vroeger gebeurde me dat regelmatig. Maar dat is alweer een tijdje geleden. Een liquiditeitsoverzicht is vrij eenvoudig te maken. Ik start met mijn inkomsten, en haal daar vervolgens al mijn uitgaven vanaf in drie categorieën:

  1. Betaal Jezelf Eerst: het geld dat ik naar mijn spaarrekening en beleggingsrekening boek, en de aflossing van de hypotheek.
  2. Vaste Lasten, die maandelijks of met een andere frequentie steeds terugkomen.
  3. Overige uitgaven, waarbij ik voor de voorspelling mijn gemiddelde bedrag aan boodschappen, kleding en overige uitgaven per maand (bijvoorbeeld eten buiten de deur) opneem in het overzicht.

Je kunt het Liquiditeitsoverzicht dat ik gebruik (met fictieve cijfers) hier downloaden, het staat ook op de Downloads-pagina.

In dit voorbeeld houd ik aan het einde van de meeste maanden geld over, op een paar maanden na die in het rood eindigen. Dat vul je dan aan vanuit de buffer van de maanden daarvoor, en/of je zorgt ervoor dat je in die maand geen (andere) gekke dingen doet.

Hoe stuur jij op liquiditeit?