Mijn werksysteem

  • Berichtcategorie:The HOT Life

Op 8 augustus vroeg HenH in de comments waar er een blogpost te vinden was over mijn werksysteem. Ik verwijs daar namelijk naar in mijn blog over de jaardoelen. Het was wel een vraag waar ik even over na moest denken. Ik probeer werk en blog namelijk gescheiden te houden, alleen al om mijn identiteit een beetje te beschermen. Maar ik ga toch een poging doen om mijn Werksysteem uit te schrijven.

Vooraf

Geldnerd is rijksambtenaar, dat is geen geheim. En manager van een club fijne mensen. Voltijds werken is bij de Rijksoverheid 36 uur per week. En ik werk sinds een tijdje in een werkrooster van 4 x 9 uur, vier werkdagen van elk 9 werkbare uren. Dat doe ik op maandag tot en met donderdag, dus elke donderdag aan het eind van de werkdag begint mijn lange weekend. De afwezigheidsmelding in mijn mailbox gaat dan aan en mijn werkapparaten (inclusief zakelijke telefoon) verdwijnen in de kast. Daar komen ze zondagavond of maandagochtend weer uit om aan de oplader te gaan. En dit ritme bevalt mij uitstekend, ik kan me eigenlijk niet meer voorstellen dat ik nog terug ga naar een vijfdaagse werkweek.

In mijn huidige functie ben ik medio 2020 begonnen. In coronatijd. Ik heb sindsdien vrijwel volledig thuisgewerkt, ik ben in totaal een keer of 10 op kantoor geweest in het afgelopen jaar. De meeste mensen in mijn team heb ik pas een handvol keren ‘in het echt’ gezien. We zien elkaar vrijwel dagelijks per video en spreken elkaar telefonisch.

Mijn afdeling is georganiseerd in vijf clusters, met elk een eigen taakgebied. Inhoudelijk hebben die taakgebieden weinig met elkaar te maken. Maar als manager ben ik, samen met mijn plaatsvervanger, wel elke dag met al die taakgebieden bezig. Dat betekent veelvuldig omschakelen tussen verschillende thema’s. Het schakelen is één van de dingen die mijn werk interessant maakt en houdt.

Als manager mag ik gebruik maken van de diensten van een managementassistente. Zij regelt mijn afspraken en andere praktische dingen. Dat is een voorrecht dat mij veel tijd scheelt. Wekelijks hebben we agenda-overleg, en ook tussen de bedrijven door bellen en mailen we regelmatig om dingetjes te regelen.

Werkritme

Mijn werkdagen beginnen ergens tussen 08.00 en 08.30 uur op mijn eigen werkplek in Huize Geldnerd. Op maandag heb ik standaard mijn agenda tot 09.30 uur geblokkeerd. Daar mogen geen afspraken gepland worden. Omdat ik niet werk op vrijdag, en er op die dag vaak toch dingen gebeuren, en omdat ik in het weekend mijn mail en telefoon vermijd en dat doen helaas niet alle collega’s. De tijd tot 09.30 gebruik ik om ‘bij te lezen’ op de vrijdag en het weekend, en eventuele spoedzaken uit te zetten en mensen terug te bellen. Het zorgt ervoor dat ik zonder achterstand aan het ‘vergadercircus’ van de nieuwe week begin.

Want dat is mijn agenda grotendeels. Een vergadercircus. In een normale werkweek zitten de beschikbare uren volgepland met videovergaderingen. Een enkele vergadering op kantoor of op externe locaties. Die tegenwoordig een aparte kleur krijgen in de agenda, en waar ook netjes reistijd omheen gepland wordt. Want het is al eens voorgekomen dat ik me realiseerde dat mijn volgende afspraak over een half uur op kantoor zou zijn, terwijl ik nog rustig thuis achter de laptop zat. Ook dat is stress die ik liever vermijd.

Elke werkdag is mijn agenda van 12.00 tot 13.00 uur geblokkeerd voor mijn lunchpauze. Niet altijd een uur, maar wel altijd bedoeld om even gezond te lunchen en echt afstand te nemen van het werk en de werkplek. Meestal lunchen Vriendin en ik samen, want ook haar werkweek speelt zich grotendeels af in haar eigen werkkamer hier in Huize Geldnerd. En meestal komt ergens tijdens de lunch ons Hondje thuis, die is dan de hele ochtend met de uitlaatservice op pad geweest. Hij eet na thuiskomst een snackje en zoekt dan één van zijn mandjes op om te gaan slapen.

Na de middagvergaderingen is mijn agenda vanaf 16.00 uur weer geblokkeerd. In principe accepteert het secretariaat vanaf dat tijdstip geen afspraken meer voor mij. Allereerst werk ik dan mijn Bellijst af. Gedurende dag proberen mensen regelmatig om mij te bellen, maar tijdens besprekingen neem ik meestal niet op. Die mensen komen wel op mijn bellijst, en worden diezelfde dag teruggebeld. Ook als ik gedurende de dag zelf bedenk dat ik iemand moet bellen, spaar ik dat op tot ‘s middags.

Na de Bellijst is de Stukkenstroom aan de beurt. Binnen de overheid is het proces van en naar de ministers en statssecretarissen sterk geformaliseerd. Dat is ook nodig, want we moeten alles wat we doen goed kunnen verantwoorden, iets dat helaas nog niet altijd goed gaat. Maar elke dag gaan er stukken ‘de lijn in’. En er zijn heel veel lijnen, mogelijke routes van stukken van medewerkers die uiteindelijk bij een hoge ambtenaar of een minister terecht moeten komen, of als brief naar de Tweede Kamer of ergens anders heen moeten gaan. Ook ik ben onderdeel van een aantal ‘lijnen’, en moet dus elke dag nota’s en brieven beoordelen, aanvullen, bespreken en uiteindelijk digitaal paraferen.

En na de Stukkenstroom is de E-mail aan de beurt. De schrik van vrijwel elke kantoorwerker. Ik heb een aantal maatregelen genomen om dat beheersbaar te maken, daar kom ik later in deze blogpost nog even op terug. Mijn doel is om voor het einde van de werkdag in elk geval alle mails gelezen te hebben. Mails die een korte reactie vragen (zeg minder dan 2 minuten werk) handel ik meteen af. Waar mogelijk zet ik acties uit bij collega’s. Afgehandelde mails worden gearchiveerd, ook daar kom ik zometeen op terug. In mijn Inbox mogen alleen ongelezen berichten zitten, en mails waar ik nog ‘iets mee moet’. Dat zijn er meestal enkele tientallen. Soms meer. Maar niet meer de honderden ongelezen berichten die ik in eerdere functies soms had.

Tijdens dit proces orden ik ook de aantekeningen die ik gedurende de dag digitaal bijgehouden heb. In mijn mailbox heb ik een uitgebreid systeem van taakdocumenten aangemaakt. Elk cluster in mijn afdeling, elk vast overleg en werkgroepje, elk regulier persoonlijk overleg heeft een eigen document. Hier houd ik mijn aantekeningen en actielijstjes bij. Als ik bedenk dat ik iets ergens moet bespreken, dan gaat het op het lijstje en komt het dus automatisch in het eerstvolgende overleg aan de orde.

Ook kijk ik nog even naar de agenda voor de volgende dag en check ik of ik alle stukken voor die vergaderingen bij de hand heb. Ik ben verwend doordat de meeste vergaderingen voor mij voorbereid worden en ik kant en klare annotaties en adviezen meekrijg. Dat betekent dat ik selectief kan voorbereiden, meestal lees ik alleen de stukken waar ik een pittige discussie over verwacht. En tenslotte kijk ik ook nog even in het financiële systeem en het personeelssysteem of er nog taakjes staan die ik af moet handelen.

Dat klinkt als veel werk, en dat is het meestal ook wel. Ik heb die tijd vanaf 16.00 uur ook echt wel nodig. Veel collega-managers vergeten om dit soort blokken in hun agenda te zetten. En vergaderen dus door tot 17.30. En zitten dan elke avond hun mail en andere dingen bij te werken. Of lopen altijd achter de feiten aan. Sukkels.

Ik probeer ergens tussen 17.30 en 18.00 de werkdag af te ronden. En meestal ben ik dan ‘bij’. Alle stukken afgehandeld, alle mails gelezen, alle acties uitgezet, alle aantekeningen geordend, en de volgende werkdag voorbereid. Dat geeft een gerust gevoel in de avond.

De Agenda

Niet alleen privé maar ook zakelijk plan ik alles in mijn agenda. Vergaderingen, de vaste blokken voor lunch en mail/stukkenstroom/voorbereiding, maar ook tijd om acties uit te voeren. Het werken in vaste blokken is voor mij de basis van dit systeem, samen met de lijstjes in Outlook.

Ik heb strikte afspraken met mijn secretariaat over het weigeren van afspraken in de geblokkeerde tijden. Af en toe ontkom ik er niet aan, een minister kun je moeilijk iets weigeren en Kamerdebatten lopen ook gewoon door. Maar 9 van de 10 keer loopt het goed. Het klinkt misschien erg streng, dit systeem, maar het werkt, en het helpt mij om effectief en efficiënt mijn werk te doen.

Er zijn best veel regelmatig terugkerende overleggen in mijn agenda. Elke dinsdagochtend vergaderen we met het managementteam van de directie. Elke woensdag heb ik een overleg met elk cluster in de afdeling, in een uur nemen we de actielijst en grote lijnen door. Op donderdagochtend heb ik een afdelingsoverleg. De rest van de agenda vult zich met “bila’s” (bilaterale overleggen), stuurgroepen, werkgroepen, crisisgroepen, projectgroepen, werkbezoeken, debatten in de Eerste en Tweede Kamer, en al die andere praatvormen waarmee veel ambtenaren hun tijd verspillen dagen vullen.

De E-mail

Ik omschreef e-mail al als de schrik van vrijwel elke kantoorwerker. Op een gemiddelde dag ontvang ik er meer dan 150. Een verschrikkelijk systeem dat z’n oorspronkelijke doel, het snel uitwisselen van informatie, inmiddels al lang uit het oog verloren is. Net zoals de meeste organisaties werken wij met Microsoft Outlook.

Mijn uitgangspunt is dat mails zo min mogelijk tijd door mogen brengen in mijn Inbox. Aan het eind van elke werkdag wil ik geen ongelezen berichten meer hebben. Indien nodig worden ze doorgezet naar collega’s voor verdere behandeling. Als mails afgehandeld zijn worden ze door mij gearchiveerd, ik heb een uitgebreide lijst archiefmappen op onderwerp in Outlook.

Het grote geheim om de grote hoeveelheid e-mails beheersbaar te houden: de Regels in Outlook. Je kunt regels instellen waarmee Outlook bepaalde berichten automatisch afhandelt. En dat is handig, want dan hoef je dat zelf niet meer te doen.

Ik heb een groot aantal Regels ingesteld. Een aantal deel ik hieronder. Dit zijn ze niet allemaal, maar de andere zouden teveel prijsgeven over het precieze werk dat ik doe. Het gaat om het idee.

  1. Ten eerste heb ik een CC regel. Die markeert berichten waar ik in de CC-regel sta automatisch als gelezen en verplaatst ze naar een aparte map, behalve als ze afkomstig zijn van een zeer selecte groep personen. In die map kijk ik eigenlijk alleen als er specifiek naar gevraagd wordt, want vrijwel alle CC-berichten zijn ter info. Ik heb uiteraard ook een regel die eens in de zoveel tijd alle berichten uit de CC-map verwijdert die ouder zijn dan een paar weken.
  2. Verder worden op vergelijkbare wijze alle berichten die te maken hebben met mijn agenda verplaatst naar een aparte map. uitnodigingen, bevestigingen van anderen, verplaatsingen, het gaat allemaal naar de Agenda-map. Mijn agenda wordt beheerd door het secretariaat, die hebben liever niet dat ik er zelf iets aan doe. Maar ook voordat ik dat voorrecht had werkte ik met zo’n map. En dan keek ik één of twee keer per dag in die map en handelde alles af. Ook voor deze map is er uiteraard een regel die eens in de zoveel tijd alle berichten verwijdert die ouder zijn dan een paar weken.
  3. Een aantal systemen in onze organisatie stuurt mij automatisch notificaties als er taken voor mij zijn. Bijvoorbeeld ons documentmanagementsysteem (DMS) en ons personeelssysteem. Helaas kan ik die berichten niet uitschakelen in de bronsystemen. Maar ze zijn voor mij wel overbodig, want ik kijk elke dag minstens één keer in deze systemen of er iets voor mij staat. En met name het DMS is erg actief, die stuurt soms wel enkele tientallen berichten per dag. Dus heb ik ook een regel ingesteld die dit soort overbodige notificaties automatisch in de prullenbak kiepert. Die automatisch geleegd wordt als ik Outlook afsluit aan het einde van de werkdag.

Mijn Outlook-regels helpen mij enorm om mijn mailbox overzichtelijk te houden. Ik heb minder handwerk en kan beter focussen op de berichten die echt mijn aandacht nodig hebben. Dat helpt dan weer om elke werkdag af te sluiten met het gevoel dat ik alles onder controle heb. Want een overvolle mailbox is was een belangrijke stressfactor.

Hybride werken

In mijn huidige functie heb ik tot op heden vrijwel volledig thuis gewerkt. Maar ooit zullen we toch wel van dat k…virus afkomen. De bedoeling is dat wij dan ‘hybride’ gaan werken. Wat neerkomt op ‘vaker thuis dan voor corona’. Iets dat ik persoonlijk helemaal niet erg vind. Ik hoef niet zo nodig vijf vier dagen per week terug naar kantoor. De huidige manier van werken is voor mij erg efficiënt. Ik verlies geen tijd tussen vergaderingen en ik word minder afgeleid. Vooralsnog is het adagium bij ons ‘zo min mogelijk kantoor’, ik verwacht dat het binnenkort weer wordt versoepeld naar ‘een paar dagen per maand’.

In mijn afdeling hebben we afgesproken dat we tot nader order de clusteroverleggen en het afdelingsoverleg digitaal blijven doen. Collega’s kunnen hun ‘quotum’ aan kantoordagen daarbuiten inzetten voor overleggen waar ze dat nuttig vinden. Ik heb heel af en toe ook een bespreking op kantoor of extern, dat is nu echt een uitje. Gelukkig staat Geldnerd HQ op minder dan 15 minuten fietsen van mijn kantoor. En minimaal één keer per maand organiseren we een gezamenlijke middag met de afdeling. We lunchen samen, doen wat serieuze dingen, en drinken een borrel samen. Hopelijk komen er snel nog wat meer mogelijkheden om elkaar te zien.

Samenvattend

Het werken in vaste blokken zorgt voor voorspelbaarheid en transparantie voor mijn omgeving. De blokken elke middag zorgen voor voldoende tijd voor mijzelf en mijn eigen werk. Met een beetje hulp van de technologie. En en beetje discipline. Dat lukt uiteraard niet elke dag. Soms ‘moet’ er een vergadering in geblokkeerde tijd. Heb ik een dag geen zin in het bellen of de mail. Of ben ik een dag op reis. Maar dat geeft niet. Ik kan het de dag erna altijd weer oppakken.

En dat is dus de beschrijving van mijn persoonlijk Werksysteem in mijn standaard overheidsmanagerskantoorbaan. Het kostte in deze functie een half jaar om het goed in te regelen, maar inmiddels draait het ook al meer dan een half jaar heel goed. Het geeft rust. Het geeft structuur. Het vermindert mijn stress. Rust reinheid en regelmaat, en het maakt dat mijn team op mij kan rekenen. Dat is het belangrijkste.

En het is nog best een lang stuk geworden eigenlijk, deze blogpost. Dan te bedenken dat ik vooraf niet dacht dat er een blogpost in zou zitten…

Hoe ziet jouw werksysteem eruit? Want daar kan ik ook nog weer van leren!

Betere Beleggingsdiscipline

  • Berichtcategorie:Beleggen

Met collega-bloggers heb ik het er wel eens over gehad. Hoe moeilijk het is om vol te houden, om je systeem gewoon door te zetten. Periodiek extra geld op de aandelenbeurs te zetten zonder dat je zenuwachtig wordt van de beurs. Niet teveel over nadenken, gewoon doorgaan. Ik heb er de afgelopen jaren veel last van gehad. Met als direct gevolg dat ik onregelmatig bijgestort heb.

Een tijdje geleden heb ik mijn maatregelen genomen. Ik heb mijn beleggingsspreadsheet uitgebreid met functionaliteit die me vertelt wat ik bij zou moeten kopen om mijn portefeuille beter in balans te brengen. En ik heb goede voornemens gemaakt voor 2018, met reminders in mijn agenda voor de bijkoop-momenten.

Het begin is er nu, het is me gelukt. Deze week was er zo’n reminder. Ik heb in mijn spreadsheet gekeken wat ik bij moest kopen, snel ingelogd bij mijn broker, twee orders geplaatst, en gemaakt dat ik wegkwam. Zonder uitgebreid vooraf te gaan kijken, me zorgen te maken, enzovoorts. Kopen en vasthouden, die fondsen. Hoera!

Hoe is het met jouw beleggingsportefeuille?

Goede gewoontes

Goede gewoontes zijn een belangrijke voorwaarde voor succes. Die gewoontes zijn er niet zomaar, het kost tijd om ze op te bouwen. Maar als ze er eenmaal zijn (en je houdt ze vol…) dan leveren ze een belangrijke bijdrage. Eerder heb ik al geschreven over mijn wekelijkse ‘finance-momentje’. Voor mij is dat echt de basis van mijn persoonlijke financiën.

Het wekelijks even bekijken van mijn financiën, het verwerken van de inkomsten en uitgaven en het kijken of alles nog in de pas loopt, kost geen moeite (zeker sinds ik mijn macro’s heb gebouwd) maar is erg effectief:

  • Het zorgt ervoor dat je direct ziet hoe snel iets uit de hand kan lopen. Het zorgt voor bewustzijn, en dat zorgt er weer voor dat ik mijzelf beter in de hand kan houden en (vaak nodeloze) impulsaankopen beter weet te voorkomen.
  • Het werkt bevrijdend. Dat klinkt misschien tegenstrijdig, en is ook niet altijd zo geweest. 10 jaar geleden beschouwde ik vrijwel iedere uitgave als ‘onnodig’ en was ik daarom (te) streng voor mijzelf. Maar de administratie geeft ook inzicht in wat ik wel uit mag geven, en welke uitgaven wel belangrijk voor me zijn. Gaandeweg ben ik me daar dus minder schuldig over gaan voelen. Het heeft me ook geholpen om vaker kwaliteit boven kwantiteit te kiezen. En ik geef nu ook liever geld uit aan goede ervaringen. Want de beste dingen in het leven zijn meestal geen dingen.

Het hoeft geen spreadsheet te zijn. Er zijn allerlei applicaties en apps voor je computer en je smartphone. Zelfs opschrijven in een schrift is beter dan niks doen.

Je uitgaven en inkomsten vastleggen, iedere transactie, wordt van harte aanbevolen in vrijwel ieder boek en iedere blog over persoonlijke financiën die ik ken. Het lijkt misschien veel werk, maar het geeft echt resultaat. Doen dus!

Wat zijn jouw goede financiële gewoontes?

Financial Weapon of Mass Destruction

In 2014 werd er in Nederland ruim 2,9 miljard keer gepind. De totale waarde van die transacties was 88,5 miljard Euro. Wij zijn echt een land van pinners. Ook werd er 180,2 miljoen keer met iDEAL afgerekend, het internet-betaalsysteem van de banken. Cijfers over het gebruik van creditcards zijn iets moeilijker te achterhalen, maar die lijkt in 2014 tussen de 40 en 50 miljoen keer te zijn gebruikt. Dat is dus fors minder.
We hebben in Nederland een behoorlijk modern betaalsysteem. Op mijn buitenlandse reizen zie ik dat bijvoorbeeld pinnen in andere landen minder gangbaar is. Maar iDEAL is wel echt een Nederlands systeem. Bij een buitenlandse webwinkel kun je er meestal niet mee betalen.

En daar komt de creditcard in beeld. In veel andere landen veel meer gebruikelijk dan in Nederland, al schijnt het dat 60% van de Nederlanders er minimaal eentje in z’n portemonnee heeft zitten. Niet geheel onomstreden, en veel goeroe’s op het gebied van personal finance noemen het doorknippen van al je credit cards als één van de eerste stappen op weg naar financiële gezondheid. Nederland is geen grote fan van creditcards, schreef ook de NRC een tijdje geleden.

Het is waar dat een creditcard risico’s heeft. Dat zit in de aard van het beestje. Creditcardbetalingen worden pas aan het eind van de maand afgeschreven, het geld wordt dus voorgeschoten. Zonder rente, als je de creditcardrekening aan het eind van de maand ook echt betaalt. Doe je dat niet, dan wordt er rente berekend. En die is met zo’n 15 procent per jaar een stuk hoger ligt dan bijvoorbeeld een lening of gewoon rood staan bij de bank.

Wij calvinistische Nederlanders zijn niet zo heel dol op schulden, daar zal onze ‘instinctieve afkeer’ van de creditcard vast mee te maken hebben. In de Verenigde Staten is de creditcard een veel breder gebruikt betaalmiddel. En daar wordt ook gretig gebruik gemaakt van de mogelijkheden. Medio 2015 had het gemiddelde Amerikaanse huishouden een creditcard-schuld van $ 7.281. Let op: dit is gemiddeld! Dus dat is inclusief huishoudens die geen schulden hebben. Voor de meeste huishoudens is dit meer dan een maandsalaris. En 15% rente op dit bedrag is ruim $ 1.092 per jaar. De schuld stijgt dan ook nog iedere maand. In een artikel heb ik de creditcard wel eens omschreven zien worden als een ‘Financial Weapon of Mass Destruction’: geef iedereen een creditcard en de meeste mensen blazen zichzelf op.

Zelf heb ik een creditcard, die is onderdeel van het standaardpakket van mijn bank. Ik gebruik ‘m vooral om grotere aankopen te doen voordat mijn salaris binnenkomt, zodat ik het geld op mijn spaarrekening niet hoef te gebruiken. En ook bepaalde (online) aankopen zoals vliegtickets en hotelboekingen doe ik ermee. Als ik iets ‘voor moet schieten’ voor mijn werk doe ik het ook vaak met de creditcard. Als ik dan direct declareer heb ik het geld meestal al binnen voordat de creditcardafrekening komt. En mijn creditcard wordt keurig elke maand afbetaald.

Het is natuurlijk best een groot risico: creditcards maken het wel heel gemakkelijk om te veel geld uit te geven – en met die rente wordt het dan al snel een heel duur krediet. Een creditcard gebruiken vereist discipline. Maar dat is eigenlijk het centrale thema van omgaan met geld, of niet?

Hoe sta jij tegenover creditcards?