Aan de slag met GnuCash 4

  • Berichtcategorie:Administratie

Je kunt absoluut geen weloverwogen beslissingen nemen over jouw geld als je niet weet hoe het binnenkomt en hoe je het uitgeeft. Punt. Klaar. Wil je gaan sturen, dan zul het bij moeten houden. Dat kan zo summier of uitgebreid als je zelf wilt. Maar niets doen en verwachten dat jouw vermogen op magische wijze gaat groeien? Dat is slechts voor heel weinig mensen weggelegd. Deze woorden schreef ik bij de publicatie van de nieuwe versie van mijn administratiespreadsheet.

In die blogpost meldde ik ook dat ik aan de slag gegaan ben met de gezamenlijke administratie van Vriendin en mijzelf. Die bestaat feitelijk alleen maar uit onze gezamenlijke bankrekening (die we hebben sinds de tweede helft van 2013), ons huis en de hypotheek. Deze gezamenlijke administratie is gescheiden van mijn persoonlijke administratie. Het gebruikt wel een kopie van dezelfde spreadsheet, maar dat is elk jaar weer even lastig bij de start van een nieuw financieel jaar, en het is ook altijd ingewikkeld als ik een nieuwe functie bouw en deze in de twee administratiespreadsheets moet implementeren.

Tegelijkertijd is de gezamenlijke administratie eenvoudiger. Het gaat puur om het bijhouden van de inkomsten en uitgaven. Ik houd er minder ingewikkelde statistiekjes in bij, ook omdat het TAB-exportbestand van ABN AMRO minder informatie bevat dan het CSV-bestand van de Rabobank.

Dus werd het tijd voor een experimentje. Het onderbrengen van de gezamenlijke administratie in GnuCash. In deze blogpost een verslag.

Over GnuCash

GnuCash is een gratis opensource administratiepakket. Het bestaat al meer dan 20 jaar en gebruikt het ‘dubbel boekhoudsysteem‘. Je kunt de administratie helemaal zelf inrichten en het heeft functionaliteit voor het importeren van boekingen van je bankrekening, maar bijvoorbeeld ook voor het verwerken van hypotheekaflossingen. Ook (kleine) bedrijven kunnen het gebruiken, want het heeft ook functionaliteit voor het verwerken van inkoop- en verkoopfacturen.

Installatie

Er is een Nederlandstalige versie van GnuCash. Maar ik heb al snel besloten om de Engelstalige versie te installeren. Er zijn namelijk online weinig documentatie en nauwelijks gebruikerstips te vinden in het Nederlands. En dan zoek je je dus helemaal suf in de menu-opties als je die tips of documentatie wilt gebruiken. Als ik in het vervolg van dit artikel verwijs naar opties in de diverse menu’s, dan doe ik dat met verwijzing naar de Engelstalige inrichting van GnuCash.

De installatie verloopt overigens heel soepel op mijn Windows 10 laptop. Ook het bijwerken verloopt soepel. Je downloadt de nieuwe versie en dubbelklikt erop.

Inrichting

Met wat knutselen in Excel heb ik een kopie gemaakt van mijn kostencategorieën uit de gezamenlijke administratie, die ik zo kon importeren in GnuCash. Dat moet je dan wel aanvullen, want een dubbel boekhoudsysteem heeft ook andere soorten rekeningen nodig. Zo heb ik Activa-rekeningen aangemaakt voor onze eigen bankrekeningen en voor ons huis, en Passiva-rekeningen voor onder andere de hypotheek.

Als voorbeeld kun je mijn rekeningschema voor GnuCash 4 hier downloaden. Dat kun je importeren via ‘File | Import | Import Accounts from CSV’. Het scheidingsteken is een komma en het bestand gebruikt quotes. Ik gebruik nog steeds nummers bij mijn grootboekrekeningen, die corresponderen met de nummering in mijn oude Excel-administratie. Ik vind het handig, maar noodzakelijk is het niet.

Importeren van Bankboekingen

Verder heb ik bij ‘File | Import | Import Transactions from CSV’ een profiel aangemaakt en opgeslagen waarmee ik het TXT-bestand van ABN AMRO kan importeren. De instellingen van dit profiel zie je op onderstaand screenshot

Inmiddels heb ik alle boekingen sinds de start van de rekening in 2013 ingelezen. Gelukkig leert GnuCash snel om zelf de juiste rekening bij de boeking te selecteren, op basis van de boekingen die je al in de administratie hebt zitten. Ik ben begonnen met een bestand met 3 maanden bankboekingen, daarna een bestand van 6 maanden en uiteindelijk bestanden van een jaar. Omdat GnuCash dan steeds meer boekingen heeft om van te leren gaat het importeren dus steeds sneller.

Formele boekhoudtaal

Overigens kun je eenvoudig instellen of GnuCash de formele accounting labels bij de kolommen moet gebruiken, of iets begrijpelijker ‘normale mensentaal’. Dat doe je via ‘Edit | Preferences | Accounts | Use formal accounting labels’. Ik heb die optie uitstaan, GnuCash gebruikt bij mij dus termen als Deposit en Withdrawal in plaats van Debit en Credit.

Voorbeelden van Boekingen

Ook laat ik je graag wat voorbeelden zien van boekingen in GnuCash. Alle bedragen zijn fictief.

Allereerst een voorbeeldboeking van een uitgave, in dit geval een maandelijkse betaling van de servicekosten aan onze VVE. Deze wordt gecrediteerd aan de gezamenlijke bankrekening, en gedebiteerd aan de kostenrekening ‘1030 Servicekosten’. Dat ziet er dan ongeveer als volgt uit.

DescriptionBijdrage VVE mei 2020 Geldnerd & Vriendin
DateAccountDepositWithdrawal
03-05-2020Activa:Huidige Activa:Gezamenlijke Rekening80
03-05-2020Uitgaven:1000 Huisvesting:1030 Servicekosten80

Een inkomstenboeking is dus precies andersom, gedebiteerd aan de gezamenlijke bankrekening, en gecrediteerd aan de inkomstenrekening ‘120 Bijdrage Geldnerd aan Huishouding’.

DescriptionBijdrage Geldnerd aan gezamenlijke huishouding mei 2020
DateAccountDepositWithdrawal
27-04-2020Activa:Huidige Activa:Gezamenlijke Rekening1.400
27-04-2020Inkomsten:100 Bijdrage Huishouden:120 Bijdrage Geldnerd aan Huishouding1.400

Ook wel interessant is de verwerking van de waarde van onze eigen woning. Je hebt natuurlijk de oorspronkelijke aankoopprijs, maar ik waardeer de woning voor ons vermogen op basis van de WOZ-waarde. Dat betekent dat ik de jaarlijkse waardeverandering als boeking op moet nemen. Dat ziet er op de rekening ‘Activa: Vaste Activa: Eigen Woning’ als volgt uit.

DateDescriptionIncreaseDecrease
30-11-2016Aankoopbedrag eigen woning330.000
01-02-2017WOZ peildatum 2016 310.00020.000
01-02-2018WOZ peildatum 2017 332.00022.000
01-02-2019WOZ peildatum 2018 345.00013.000
01-02-2020WOZ peildatum 2019 360.00015.000

De aankoop van ons huis was sowieso een samengestelde transactie. Aankoopbedrag, aankoopkosten, overdrachtsbelasting, deels gefinancierd met een hypotheek en deels met eigen geld. Maar hier moet ik nog eens goed induiken. We hebben bijvoorbeeld het eigen geld van onze privé-rekeningen overgemaakt naar de notaris. Dat is dus niet via de gezamenlijke rekening gelopen. Ik moet dat nog eens een keer goed reconstrueren en correct verwerken in de boekhouding, want nu moet ik een ‘boekhoudkundige hack’ gebruiken om het te verwerken…. ook de Aankoopkosten moet ik nog eens uitsplitsen op basis van de factuur van de notaris. Vereenvoudigd ziet het er op dit moment uit als onderstaand.

DateDescriptionAccountIncreaseDecrease
30-11-2016Aankoopbedrag eigen woningActiva:Vaste Activa:Eigen Woning330.000
Overdrachtsbelasting 2%Uitgaven:9000 Taxes:9010 Overdrachtsbelasting6.600
AankoopkostenUitgaven:1000 Huisvesting:1099 Overig3.000
Hypotheek ABN AMROPassiva:Leningen:Hypotheek239.600
Eigen geldEigen Vermogen:Equity Hack100.000

Hier zie je ook weer mooi de basis van het dubbel boekhoudsysteem. De optelsom van posten aan de Debit zijde en posten aan de Credit zijde moet ten allen tijde gelijk zijn aan elkaar.

Ook de aflossingen van de hypotheek zijn samengestelde transacties. De bank schrijft één bedrag af, maar dat bestaat bij onze lineaire hypotheek uit een deel rente en een deel aflossing. Dat ziet er als volgt uit.

DateDescriptionAccountIncreaseDecrease
03-08-2020IncassoActiva:Huidige Activa:Gezamenlijke Rekening1.049,91
AflossingPassiva:Leningen:Hypotheek665,56
RenteUitgaven:1000 Huisvesting:1025 Hypotheekrente384,35

Het kost even eenmalig wat tijd…

Maar dan heb je ook wat. De ultieme controle van compleetheid en correctheid is natuurlijk dat, na het importeren van alle banktransacties, het saldo op de bankrekening overeen moet komen met het saldo op de bankrekening volgens GnuCash…. GnuCash en ik hadden een paar foutjes gemaakt in het verwerken van de boekingen. Maar door het saldo van de administratie en het saldo op de bank op een aantal peildata te vergelijken had ik die foutjes snel gevonden en hersteld. Ik moet zeggen, het geeft wel een kick op het moment dat het rekeningsaldo van onze bankrekening en het rekeningsaldo volgens GnuCash met elkaar overeenkwamen.

Inmiddels kost het bijwerken van de administratie nog maar een paar minuten. Ik download de boekingen van de bank en importeer ze met het ingestelde importprofiel. Daarna loop ik de lijst door om te zien of GnuCash de juiste uitgaven- of inkomstenrekening voorstelt. Meestal wel. Als er een hypotheekafschrijving is geweest dan splits ik die handmatig in het rentebedrag en het aflossingsbedrag. Dat schijn je ook te kunnen automatiseren, maar ik moet nog even uitzoeken hoe precies.

Nog te doen

Het automatiseren van de hypotheekaflossing is dus het eerste punt op het TO DO lijstje. En ik ga nog eens goed kijken naar de geldstromen rond de aankoop van ons eigen huis, en zorgen dat die administratief correct verwerkt worden in de administratie. Maar er is meer.

  • De maandelijkse bijdragen van Geldnerd en Vriendin aan de gezamenlijke huishouding bestaan uit een deel voor de aflossing van ons huis (vermogensopbouw) en een deel voor de normale huishoudopgaven. Ook die wil ik graag automatisch kunnen splitsen.
  • Ook moet ik mij nog even goed verdiepen in de rapportagemogelijkheden. Er zitten veel standaardrapporten in GnuCash, maar ik wil uiteraard ook kijken of ik zoveel mogelijk rapportages en grafieken uit mijn Excel-administratie ook in GnuCash kan maken. Daarmee zou mijn Excel-administratie echt overbodig kunnen worden.

Genoeg werk voor een aantal regenachtige zondagmiddagen, lijkt me. Uiteraard zal ik jullie op de hoogte houden.

Heb jij jouw administratie in GnuCash ondergebracht? En heb je nog tips voor mij?

Het logo van GnuCash aan het begin van dit artikel is eigendom van de GnuCash developers.