Geldnerd is dol op het bijhouden van zijn cijfertjes. Dat geeft rust en overzicht, en dat is belangrijk. Ik heb vaak geschreven over mijn wekelijkse finance-moment. Maar dat is geen starre traditie. Het beweegt en ontwikkelt zich door de tijd, ook afhankelijk van de tools die ik gebruik.

Alles draait om de 25e

Afgelopen vrijdag was het weer de 25e. In mijn financiële kalender is dat de belangrijkste dag van de maand. Uiterlijk op de 24e stort mijn werkgever, de rijksoverheid, namelijk mijn salaris. Eerder in december en als de 24e in een weekend valt. Naast mijn salaris ontvang ik dan ook mijn IKB-budget. Ik heb ervoor gekozen om dat maandelijks uit te laten betalen zodat ik het meteen aan het werk kan zetten. En meestal ontvang ik ook een bedrag aan thuiswerkvergoeding. Volgens de CAO hebben we recht op € 2 per dag, en ik werk nog steeds 2 à 3 dagen per week thuis. In mijn agenda staat een reminder op de eerste werkdag van elke maand om de thuiswerkvergoeding van de voorafgaande maand te declareren. Dat kost een paar minuten, ik houd namelijk in mijn notitie-app bij wanneer ik op kantoor geweest ben. Op deze manier vergeet ik niet om te declareren, en vraag ik ook niet te veel of te weinig aan.

Op de 25e ‘s ochtends vroeg voert de Rabobank een aantal voorgeprogrammeerde boekingen uit. Dat kan bij hen nog steeds niet automatisch als het salaris binnenkomt. De functie die ze daarvoor hebben, Slimme Overboekingen, werkt namelijk alleen tussen rekeningen van de Rabobank onderling. Dus alleen voor Domme Mensen die al hun financiële zaken bij de Rabobank doen…

Maar van mijn rekeningen vertrekken op dat moment alleen maar boekingen naar rekeningen elders. Er gaat geld naar onze gezamenlijke huishoudrekening bij ABN AMRO voor het huishouden in de komende maand en de aflossingen op de hypotheek. Mijn maandelijkse inleg op de beleggingsrekening wordt overgemaakt naar mijn rekening bij Saxo Bank. En mijn maandelijkse inleg in de voorzieningen wordt overgemaakt naar mijn spaarrekening bij Lloyds Bank. De boekingen naar ABN AMRO staan meteen op de rekening (lang leve Instant Payments!), de boekingen naar Lloyds en Saxo zijn iets langer onderweg.

Acties

Afgelopen vrijdag rond de lunch maakte ik mijn maandelijkse rondje langs de rekeningen.

Allereerst log ik in bij ABN AMRO. Aan het saldo kon ik zien dat de overboekingen van mijn eigen rekening en de persoonlijke rekening van Vriendin gearriveerd waren. Vervolgens ga ik naar het hypotheekgedeelte, en doe de maandelijkse extra aflossing (inclusief sneeuwbal). In mijn hypotheekspreadsheet kan ik zien hoe hoog die moet zijn. Ik download de PDF met de bevestiging voor mijn administratie. En ik download alle boekingen sinds de vorige download, om te verwerken in mijn administratie.

Daarna log ik in bij de Rabobank. Daar check ik of er genoeg saldo op mijn lopende rekening staat voor de creditcardafrekening, die de Rabobank meestal op de 26e incasseert. Indien nodig vul ik het aan. Ik download het creditcardoverzicht en het bankafschrift van de vorige maand (PDF), en ik download ook de CSV-bestanden met banktransacties en creditcardtransacties.

Als derde log ik in bij Saxo. Daar kom ik echt maximaal twee keer per maand. Op de 25e om mijn maandelijkse beleggingstransactie uit te voeren. En de eerste zaterdag na die transactie om mijn rapportage te downloaden zodat ik de transacties kan importeren in mijn beleggingsspreadsheet. Rond de lunch is mijn maandelijkse inleg altijd wel binnengekomen. Het voorgaande weekend heb ik in mijn beleggingsspreadsheet al gekeken welke ETF ik dit keer bij moet kopen om dichter bij de gewenste portefeuilleverdeling te komen. Ik maak een kooporder voor het maximale aantal stukken dat ik met het beschikbare bedrag op de beleggingsrekening kan kopen. Ik kijk niet naar de koersen. Ik ga niet aarzelen of de koers over een uur of morgen misschien lager staat. Order inleggen met een ruime prijsmarge, een paar seconden wachten op de bevestiging dat de order is uitgevoerd en tegen welke koers, en uitloggen.

En als laatste log ik in bij Lloyds. Daar hoef ik eigenlijk niets te doen, ik kijk alleen even of mijn overboeking inderdaad is binnengekomen en check het saldo tegen de bedragen in mijn boekhouding om te zien of er geen gekke dingen gebeuren.

Veel werk? Valt best wel mee. Het kost me ongeveer een kwartier. Er zijn maar twee echt handmatige handelingen, de aankooporder voor de beleggingen en de extra aflossing op de hypotheek. En beide heb ik zo eenvoudig mogelijk gemaakt met mijn spreadsheets die me precies vertellen wat ik moet doen. Geen emoties, geen twijfel. Gewoon doorgaan.

Boekhouding

Na het rondje langs de rekeningen is het zaak om mijn administratie bij te werken. Meestal doe ik dat in het weekend na de 25e, in november valt dit toevallig samen op dezelfde dag. Het bijwerken begint met mijn ‘GnuCash Converter’ spreadsheet. Die importeert met één druk op de knop de bestanden met creditcardtransacties en banktransacties van de Rabobank en ABN AMRO, en zet ze om in een format dat ik makkelijk in kan lezen in GnuCash. Omdat er inmiddels ongeveer 10 jaar aan financiële data in GnuCash zit weet het systeem vrijwel feilloos op welke grootboekrekeningen de boekingen terecht moeten komen.

Soms vul ik handmatig wat extra informatie aan bij een boeking zodat ik ook over een paar jaar nog weet waar deze boeking over ging. En sommige boekingen splits ik in meerdere regels. De salarisbetaling splits ik bijvoorbeeld zodat ik de thuiswerkvergoeding op een aparte inkomstenrekening kan boeken. Op dezelfde manier splits ik de reguliere rente en aflossing, de aflossing boek ik op de rekening Passiva:Hypotheek en de rente op Uitgaven:1000 Huisvesting:1025 Hypotheekrente (die nummering is in mijn administratie historisch zo gegroeid).

Ook de boeking naar mijn bufferspaarrekening wordt gesplitst in 10 boekingen die verdeeld worden over mijn potjes. Dat hoef ik gelukkig niet handmatig te doen, ik kan gewoon de boeking van de voorgaande maand kopiëren en de datum aanpassen. En tenslotte verwerk ik de beleggingsorder in de administratie. Meestal ook door een eerdere order in hetzelfde fonds te kopiëren en de aantallen en aankoopprijs aan te passen.

De laatste stap in het bijwerken van mijn administratie is de saldocheck. Kloppen de saldi van mijn rekeningen in de administratie met de saldi bij de bank? Als dat het geval is, dan is alles in orde en compleet. Ook dit proces klinkt tijdrovender dan het is, in de praktijk kost het maar ongeveer een kwartier om de administratie helemaal bij te werken.

Routine

Meestal werk ik halverwege de financiële maand, zo rond de 10e, de administraties nog een keertje bij. Ik download weer de bestanden bij Rabobank en ABN AMRO en importeer ze in GnuCash. Als ik dat maar eens per maand doe, ben ik soms vergeten waar een uitgave ook al weer voor was (veel bedrijven geven vreemde namen aan hun pinapparaten, je kunt lang niet altijd zien waar het was…). Daarom schrijf ik bijzondere uitgaven vaak ook op in mijn financiële dagboek, dan kan ik het even terugzoeken.

Wat ik wel elk weekend doe is het bijwerken van de actuele aandelenkoersen in mijn beleggingsportefeuille. Maar ook dat is heel eenvoudig. Ik open GnuCash, en ga naar ‘Tools | Price Database | Get Quotes’. In minder dan een halve minuut haalt GnuCash dan de slotkoersen van mijn fondsen van de afgelopen beursweek en de actuele valutakoersen (Euro / Dollar) op. Eigenlijk is dit niet eens nodig, het zou voldoende zijn als ik dat elk kwartaal doe voor mijn kwartaalrapportage, of zelfs maar eens per jaar. Maar het is al bijna twintig jaar mijn gewoonte om die koersen elke week bij te houden, en Geldnerd is nou eenmaal een gewoontediertje…

Minder dan een uur per maand kost het om mijn administratie gedetailleerd bij te houden. Veel mensen missen elke dag meer slaap dan dat vanwege geldzorgen. Inzicht in je uitgaven en inkomsten geeft rust en geeft je inzicht waarmee je bij kunt sturen. Dat is dat uurtje toch meer dan dubbel en dwars waard?

Hoe houd jij jouw administratie bij?