Blog over (financieel) bewust leven

Label: bijhouden

Hoe houd je een kasboek bij?

Het bijhouden van een kasboek, ik heb er al vaak over geschreven. Jarenlang heb ik er een haat/liefde verhouding mee gehad. Het bijhouden was best veel werk, zeker toen ik nog vaak met contant geld betaalde en het op papier bijhield. Geldnerd is niet altijd een spreadsheet-tijger geweest. Maar steeds kwam ik er toch bij terug. Het is gewoon noodzakelijk als je echt wilt weten waar je geld naar toe gaat. En dan is 1 januari, die alweer bijna voor de deur staat, natuurlijk een mooie datum om te beginnen. Een nieuw jaar, een nieuw decennium zelfs, nieuwe kansen om je financiën en je leven op orde te brengen.

Voor de opkomst van de smartphones (Opa Geldnerd…) was papier bijna onvermijdelijk voor een kasboek. Tegenwoordig is het een stuk gemakkelijker. Er zijn apps. En het is makkelijker geworden om elektronisch te betalen. Tegenwoordig betaal ik meestal contactloos met mijn pinpas, of via Apple Pay op mijn telefoon. Dat betekent dat de transactie gewoon automatisch meekomt met de boekingen, die ik elke week download bij mijn bank en verwerk in mijn administratie. Ter vergelijking, in 2013 deed ik in totaal 954 betalingen, waarvan 286 met contant geld. In 2019 deed ik tot en met 21 december in totaal 429 betalingen, waarvan slechts 2 met contant geld (en ja, ik heb het totale aantal transacties ook fors verminderd). In 2013 deed ik overigens ook bijna 300 betalingen met de Chipknip, wie weet nog wat dat was…!

Maar niet iedereen wil of kan alles elektronisch betalen. En dan is een kasboek toch eigenlijk wel onmisbaar, tenminste als je ‘in control’ wilt zijn.

Hoe je dat doet maakt eigenlijk niet zoveel uit. Als je in de appstore van jouw telefoon zoekt op ‘kasboek’ dan vind je tientallen mogelijkheden, gratis en betaald. Maar je kunt ook gewoon de notitie-app gebruiken, of een papieren blokje, en ze regelmatig overtypen in een spreadsheet. Kies een methode die bij je past. Ik adviseer wel om het uiteindelijk in een spreadsheet te zetten, want dat maakt het gebruik van de gegevens een stuk makkelijker.

Want daar gaat het uiteindelijk om. Aan alleen vastleggen wat je uitgeeft heb je niet zoveel. Af en toe zul je er even rustig voor moeten gaan zitten. En een wat uitgebreidere analyse moeten maken van waar je geld naartoe gaat. Je houdt het kasboek niet bij als doel, maar als middel om je eigen gedrag te analyseren en bij te sturen.

Het eerste wat je vastlegt is uiteraard wat er nu in je portemonnee zit. Je beginsaldo. Dan kun je altijd narekenen of de huidige inhoud van je portemonnee klopt met je kasboek. Daarna begin je de transacties bij te houden. In elk geval leg je de volgende informatie vast:

  • Datum van de transactie
  • Bedrag
  • Waar en waaraan je het geld besteed hebt

Sommige mensen leggen inkomsten en uitgaven in aparte kolommen vast, maar je kunt ook alles in één kolom vastleggen en een minnetje voor de uitgaven zetten (of de inkomsten). Dat maakt niet uit. Kies je eigen systeem en pas het consequent toe. En oh ja, nieuwe gewoontes hebben tijd nodig om in te ‘slijten’, om onderdeel te worden van je systeem. Gun jezelf daar de tijd voor. Geef dus niet op 5 januari alweer op!

Hoe ziet dat er dan uit? Nou, zo bijvoorbeeld!

DatumBedragOmschrijving
01-01-202052,50Beginsaldo
02-01-2020– 30,00Naar de kroeg met X en Y
02-01-202010,00Terugbetaald door X
03-01-2020– 2,60Koffie @ Stationskiosk

Over kasboekjes wordt veel geschreven. Bijvoorbeeld bij Leuke Geit en Anders Met Geld. De meeste mensen die serieus met hun geld bezig zijn komen er vroeg of laat, al dan niet tijdelijk, bij terecht.

Houd jij een kasboek bij? Of ben je van plan er een te beginnen?

Wijze lessen (1): Inkomsten en Uitgaven bijhouden

Wat is eigenlijk de Geldnerd-methode, vroeg iemand me laatst. Dat zette me aan het denken. Eigenlijk is die er niet. Maar er is wel een serie wijze lessen en methodes die ik toepas in mijn zoektocht naar financieel bewust leven en financiële onafhankelijkheid. Daarom vandaag de eerste blog in een serie: Wijze Lessen van Opa Geldnerd.

Inkomsten en uitgaven bijhouden

Volgens mij is er geen boek, blog of methode op het terrein van goede financiën die er niet mee begint. Het bijhouden van je inkomsten en je uitgaven. Mijn wijze lessen zijn geen uitzondering. Houd het bij. Liefst tot op de cent. Als je niet bereid bent om dat te doen, dan wordt het erg lastig om te sturen en doelen te bereiken. En is de kans erg groot dat je jezelf tekort doet omdat er toch ergens geld weglekt. Je kunt geen goede besluiten nemen over je geld als je niet weet waar het vandaan komt en waar het naartoe gaat.

Je kunt het bijhouden van je financiën zo simpel of ingewikkeld maken als je zelf wilt. Vroeger moest het op papier, dat was vast en zeker best veel werk. Tegenwoordig kan het een stuk simpeler. Ik heb het zelf zeer vergaand geautomatiseerd met behulp van mijn administratie-spreadsheets, inclusief de app die ik gebruik om mijn (zeer beperkte) uitgaven aan cash geld bij te houden. Daarmee kost het bijhouden van de inkomsten en uitgaven mij tegenwoordig minder dan 5 minuten per week. In ruil voor die investering heb ik tot op de cent nauwkeurig inzicht in mijn inkomsten en uitgaven.

Zeg nou zelf: wie heeft daar nou geen 5 minuten voor over?

 

Wekelijkse financiële to-do lijst

Je financiën zijn op orde. Uiteraard! Maar dat wil je ook graag zo houden. Wat moet je daarvoor doen? Ik heb het nog eens een keer op een rijtje gezet. Het valt allemaal heel erg mee, het kost mij maximaal 10 – 15 minuten per week.

Post en mail bijhouden
Als er papieren post of e-mail komt, bekijk ik die binnen 24 uur na ontvangst en bepaal wat er mee moet gebeuren. Soms klopt er namelijk iets niet, en dan moet er achteraan gebeld of gemaild worden. Meestal gaat het dan op een stapeltje (of blijft in de mailbox staan) tot het eerstvolgende ‘zaterdagse finance-momentje‘. Een steeds groter deel van de correspondentie komt elektronisch, er gaan tegenwoordig weken voorbij waarin de brievenbus hier niet kleppert.

Het ‘zaterdagse finance-momentje’ blijft voor mij een ijkpunt in de week. Toch is het niet erg als ik er eens een keer eentje oversla. En het op een willekeurig ander moment in de week of het weekend doen is ook niet erg. Maar voor mij werkt het erg goed om er een vast moment voor te nemen. Routine. Rust. Regelmaat. Door het wekelijks te doen kan ik snel reageren op onverwachte dingen, en ik heb ook geen achterstallige dingen. Het voelt gewoon goed om de dingen ‘op orde’ te zien, en het wordt geen stapel waar je tegenop kijkt.

Rekeningen betalen
Het wekelijkse finance-moment begint met inloggen bij de bank, en het betalen van de binnengekomen facturen. Of in elk geval: het invoeren en bepalen van het betaalmoment. Soms betaal ik ze meteen. Vaak programmeer ik ze voor, zodat het bedrag automatisch, een paar dagen voor de uiterste betaaldatum, afgeschreven wordt. Dat hangt er een beetje vanaf. Hoeveel geld staat er op de rekening? Hoe goed was de service van het bedrijf? Ik betaal in elk geval nooit te laat.

Administratie bijwerken
Vervolgens download ik alle transacties van de bank. Dat kan bij alle banken gewoon via internet-bankieren. Die importeer ik met één druk op de knop in mijn administratie-spreadsheet. Eigenlijk doe ik dit twee keer. Ik heb een persoonlijke administratie en dan is er nog de gezamenlijke huishouding met Vriendin. Voor beide rekeningen worden alle inkomsten en uitgaven bijgewerkt.

Dat gaat automatisch, maar ik loop het toch elke week even na. Zitten er vreemde of onverwachte dingen bij? Of is er iets niet afgeschreven wat ik wel verwacht had. Ook kijk ik even naar de afschrijvingen die ik voor komende week kan verwachten. De meeste banken laten je een keurig overzichtje zien van de incasso’s die komende week verwacht worden. Dan kan ik even checken of er genoeg geld op de lopende rekening staat. En zo nodig aanvullen.

Overige administratie
Het leven bestaat (gelukkig) niet alleen maar uit rekeningen. Werkgevers, banken, verzekeraars, pensioenfondsen en anderen sturen ook andere post, al dan niet elektronisch. Er gaan weken voorbij dat er niets komt, en soms ligt er ineens een stapeltje. Ook die bekijk ik wekelijks. Moet er actie ondernomen worden? Moet ik reageren en/of iets invullen? Dan handel ik dat direct af. Daarna wordt het door mij gescand en opgeslagen op mijn server. Het origineel gaat daarna door de shredder. Dat doen we hier met elk stuk papier waar persoonsgegevens op staan. Dat verlaat dit huis in hele kleine snippers. Slechts zeer zelden bewaar ik nog iets op papier.

Beleggingen
Ook download ik wekelijks het rapportje van mijn beleggingen. Dat importeer en verwerk ik in mijn beleggingsspreadsheet. Verder doe ik daar meestal niets mee, zo af en toe besteed ik wat uitgebreider aandacht aan mijn beleggingsportefeuille. Bijvoorbeeld om te kijken of de verhouding tussen aandelen en obligaties nog in lijn is met mijn plannen. Maar dat is eigenlijk maar eens per kwartaal.

Wat ik niet hoef te doen
Heel veel boekingen verlopen automatisch. Ik hoef dus niet elke keer geld over te maken voor de gezamenlijke huishouding of zo, daar heb ik geen omkijken naar. Ook wordt aan het eind van de maand het restsaldo op mijn lopende rekening automatisch grotendeels overgeboekt naar mijn bufferrekening. Ik houd het saldo op de lopende rekening graag zo laag mogelijk. Daarmee verklein ik de kans dat ik dit uitgeef aan onnodige dingen. Door dit allemaal te automatiseren heb ik ook veel minder werk aan het op orde houden van mijn administratie én het bereiken van mijn spaardoelen.

Hoe doe jij je persoonlijke administratie?

© 2020 Geldnerd.nl

Theme by Anders NorenUp ↑