Opgeruimd Leven Systeem

Zonder heel veel van de nieuwste spullen in je huis ben je niet gelukkig. En efficiency is het grootste goed, want dan kun je meer dingen doen in een dag. Nee natuurlijk. Het leven wordt er alleen maar rommeliger en jachtiger door. En de meeste mensen onrustiger.

Ik heb daar ook last van. Teveel prikkels uit de omgeving die voortdurend binnenkomen. Een bombardement aan beelden, geluiden, geuren, spullen, mensen. Een miljoenmiljard administratieve dingen die om mijn aandacht schreeuwen. De ‘informatiesnelweg’ die het internet vroeger beloofde te zijn is tegenwoordig eerder een gigantisch riool. Ik gebruik het tegenwoordig vooral functioneel, en vermijd de (a)sociale media inmiddels zoveel mogelijk. Teveel spullen die proberen ons huis binnen te dringen. Het maakte me altijd al onrustig. Maar ik merk dat dit erger geworden is na de coronapandemie. De gewenning aan de eigen kleine bubbel heeft mijn tolerantiegrens voor ‘onrust’ verder verlaagd. En dat hoor ik ook van veel mensen om mij heen.

Voor mij is er maar één methode om dit het hoofd te bieden. Mijn systeem om het leven opgeruimd te houden. In mijn jaardoelen voor 2022 verwees ik er al naar. Een aantal bouwstenen van het systeem zijn al heel lang aanwezig. Tijd om het eens goed op een rijtje te gaan zetten.

Managen van Tijd

Voor de meeste mensen is geld een schaars goed. Ik heb mijn financiële systeem om mijn geld te managen, zodat ik geen last heb van die schaarste. Maar voor veel mensen is tijd nog schaarser dan geld. Je kunt het niet bijkopen of bijmaken. Het is een van de belangrijkste lessen die ik leerde uit Your Money Or Your Life, mijn belangrijkste klassieker in de boekenkast. Tijd is geld, en met alles wat je koopt ruil je een aantal levensuren voor goederen of diensten.

Door de jaren heen ben ik mijn tijd bewuster gaan managen. Bewustere keuzes gaan maken waar ik mijn tijd wel en niet aan wil besteden.

Als onderdeel van het bewustwordingsproces heb ik een jaar geleden een Weekschema gemaakt. Recent heb ik dat er weer eens bij gepakt en bijgewerkt. Vriendin en ik hebben geruild van wandelmoment met Hondje. Zij doet nu de ochtendwandeling, ik doe de wandeling aan het einde van de middag. En ik heb het aantal en de lengte van mijn sportmomenten fors uitgebreid. Wat blijft is voldoende ruimte voor nachtrust en een heel bewuste inkadering van de werkuren.

En net als sommige andere minimalisten heb ik zo mijn gewoonten. Het ochtendritueel, met daarin een rondje opruimen in de keuken, de woonkamer en de slaapkamer, en ook het wegruimen van schone en droge was. Het zorgt ervoor dat ons huis elke dag schoon en opgeruimd aanvoelt, dat zorgt ook weer voor rust in het hoofd. De gereserveerde ruimte in mijn agenda voor de lunch, even rust en weg van de werkplek. Mijn wekelijkse administratiemoment dat ervoor zorgt dat ik weet hoe ik er voor sta. Allemaal gericht op rust.

Voor mij werkt het om zoveel mogelijk dingen te plannen. Met de moderne elektronische agenda’s is dat ook een fluitje van een cent. Mijn sportmomenten, het dagelijkse rondje met Hondje, alles wat belangrijk is staat allemaal gepland in mijn agenda. Om te voorkomen dat de tijd ‘wegloopt’ naar andere (minder belangrijke) dingen. Verder heb ik jaren geleden al gezorgd voor rust op mijn mobiele telefoon. Dat zorgt, samen met een minimaal gebruik van social media, ook voor ruimte.

Managen van Spullen

Naast Vriendin is er nog een tweede belangrijke vrouw in mijn leven, Marie Kondo. Een jaar of zes geleden ben ik met de adviezen van deze Japanse opruimgoeroe aan de slag gegaan. Wat ik niet koop, hoef ik niet te gebruiken. Wat ik niet heb, hoef ik ook niet te verzorgen. Basisprincipes van het minimalisme. Mijn garderobe is geoptimaliseerd en elke zes maanden moet mijn kledingkast eraan geloven. Nou ja, bijna elke zes maanden. Maar ik houd dit nog steeds vol. Zelfs mijn sokken worden tot op de dag van vandaag volgens de leer van Kondo gevouwen.

Ook buiten de garderobe heb ik aandacht voor mijn spullen. Jaarlijks worden alle kasten in huis minimaal één keer doorlopen en opgeruimd, en ze zijn inmiddels allemaal geoptimaliseerd. Onderdeel van mijn ochtendritueel is een opruimrondje. Alles in ons huis heeft een vaste plek. Het kost een paar jaren om er te komen maar dan heb je er ook wel elke dag profijt van. Geen kinderen hebben (met de zooi die daar dan weer bij hoort) helpt natuurlijk ook… Minder spullen geeft meer ruimte en meer rust.

Managen van Administratief Leven

Als mens laat je overal administratieve sporen na. Of je dat nou wilt of niet. De overheden willen van alles van ons weten. We hebben abonnementen, nemen diensten af. een mens verzamelt in z’n leven kasten vol papier en (tegenwoordig gelukkig ook vooral) digitale informatie over de sporen die we nalaten. Het is makkelijk om daarin het overzicht te verliezen, en kost best wel wat werk om bij te houden.

Ik ben al jaren vrijwel volledig papierloos en heb een digitaal archief waarin ik alles opberg en ook terug kan vinden. Mijn administratie zorgt dat ik altijd weet hoe ik er financieel voor sta.

Verder probeer ik aandacht te hebben voor de beveiliging van mijn accounts en digitale informatie. Niet alleen veiliger, maar voor mijzelf ook handig om sneller in te loggen. Accounts die ik niet meer gebruik worden actief opgeruimd. Geen losse eindjes, ook administratief. Bewuste keuzes over de software waar ik mee werk. Over wat ik niet heb hoef ik ook niet na te denken. Ik heb alleen bankrekeningen die ik ook daadwerkelijk gebruik. Geen lidmaatschappen die ik niet actief gebruik. En daar wordt ook minimaal één keer per jaar even naar gekeken, met dank aan de reminders in mijn agenda.

Managen van Het Einde

Uiteindelijk wil ik spoorloos verdwijnen van deze planeet, daar maak ik geen geheim van. Ik heb maatregelen getroffen om de nalatenschap eenvoudig af te handelen en zorg dat er altijd een bijgewerkte set met instructies is voor de nabestaanden.

Vooral het managen van de digitale sporen is een aandachtspunt. Apple biedt vanaf iOS 15.2 de mogelijkheid van een digitaal testament. En ook onze eigen overheid geeft veel tips om je digitale nalatenschap te regelen. Ik zou het niet aangenaam vinden als mensen na mijn dood nog met mijn sporen geconfronteerd worden op het internet. Maar een ‘delete mij helemaal’ knop heb ik op internet nog niet kunnen vinden. Veel partijen maken het zelfs gewoonweg moeilijk om jouw sporen helemaal uit te wissen…. Dit is nog een aandachtspunt voor mij!

Hoe opgeruimd is jouw leven? En heb jij nog tips hoe ik mijn leven nog opgeruimder kan maken?

Eerder heb ik geschreven over mijn Werksysteem en mijn Gezond Leven systeem.

Eindejaarschecklist

  • Berichtcategorie:Administratie

Eind 2015 heb ik al eens geschreven over mijn Eindejaarschecklist. Een lijstje van acties die ik elk jaar uitvoer om het oude jaar administratief af te sluiten, en het nieuwe jaar weer schoon te beginnen. Het ontwikkelt zich mee met de manier waarop ik naar mijn financiën kijk. En is dus inmiddels heel anders dan destijds. Tijd voor een update…

Overigens begin ik altijd al in de loop van het jaar met een aparte notitie voor het volgende financiële jaar in mijn Evernote aantekenboek. Dit jaar is het documentje ‘Financieel Jaar 2021’ ergens in september aangemaakt. In dat documentje verzamel ik allerlei aantekeningen en mutaties die ik niet moet vergeten voor het nieuwe jaar. Aankondigingen van tariefsverhogingen, dingetjes die ik bij de jaarovergang wil veranderen in mijn spreadsheets, dingetjes die ik nog uit wil zoeken, enzovoorts. Dat document is elk jaar anders, de checklist heeft veelal vaste acties die ik af kan vinken.

Spreadsheets

Ik werk voor elk financieel jaar met een nieuwe versie van de administratiespreadsheet. Gewoon omdat dat eenvoudiger is, mijn administratie kan niet omgaan met verschillende boekjaren. Het zou ook vrij ingewikkeld zijn om ‘m daarvoor om te bouwen. Dat is dus anders dan mijn beleggingsspreadsheet (die alle beleggingen sinds 1 januari 2013 bevat) en mijn hypotheekspreadsheet (die de hele historie van onze hypotheek bestrijkt).

En ik heb ook nog mijn financiële dashboard, die ik aan het eind van elk kwartaal bijwerk. Overigens importeer ik daarbij ook gegevens uit mijn financiële administratie, dus ik heb op kwartaalbasis wel meerjarig zicht op mijn financiële uitgaven. En als ik het nodig vind dan maak ik meer gedetailleerde analyses, bijvoorbeeld van de uitgaven voor Hondje of de boodschappen.

Maar een aantal acties op mijn Eindejaarschecklist hebben dus betrekking op de administratiespreadsheet:

  • Maak een kopie van de administratiespreadsheet jaar T – 1 voor de Financiële Administratie jaar T.
  • Maak een kopie van de administratiespreadsheet jaar T – 1 voor de Gezamenlijke Administratie jaar T.
  • Werk de instellingen van de spreadsheets bij, inclusief de beginsaldi van de bankrekeningen en de voorzieningen [evaluatie van mijn potjessysteem].
  • Controleer en pas waar nodig de budgetten aan, met behulp van de informatie uit mijn Evernote-notitie.

Voor de gezamenlijke administratie moet ik vervolgens ook nog wat werkbladen kopiëren die meerjarig doorlopen. In de administratie van de gezamenlijke huishouding met Vriendin zit namelijk ook een tabblad met alle meterstanden van gas, water en elektra, en een tabblad met de berekeningen van onze maandelijkse bijdrage aan de gezamenlijke huishoudrekening.

In principe werk ik de administraties ieder weekend bij door de transacties te downloaden bij de bank en die te importeren. De eerste keer in het nieuwe jaar is dat altijd even opletten. Want de boekingen tot en met 31 december van het voorgaande jaar moeten in de oude administratiespreadsheet verwerkt worden, en de boekingen vanaf 1 januari moeten in de nieuwe administratiespreadsheet verwerkt worden. Dat vraagt eenmalig even wat handmatig knippen en plakken, maar dat is dus gelukkig maar één keer per jaar.

Beleggingen

Voor mijn beleggingen zijn er aan het einde van het jaar niet veel acties nodig.

  • Ik download altijd op 31 december of 1 januari de actuele rapportage bij mijn broker, en importeer die in mijn beleggingsspreadsheet. Dat is niet persé noodzakelijk, maar het maakt wel dat ik altijd rapportages per het einde van de kalenderjaren kan maken.
  • Daarnaast kijk ik altijd even naar de eindstanden en het rendement van verschillende indexes, zoals de AEX, S&P500 en MSCI World. Dat is vooral om te zien of het rendement van mijn portefeuille nog een beetje ‘de index volgt’.

Bij de bank

Ik betaal mezelf eerst. Zodra mijn salaris binnenkomt vindt er automatisch een groot aantal boekingen plaats. Naar de gezamenlijke huishoudrekening voor mijn bijdrage aan de hypotheekaflossing en aan de huishoudpot. Naar mijn beleggingsrekening voor de maandelijkse inleg. En naar mijn bufferspaarrekening voor de vulling van mijn potjes . Ook hebben we een paar maandelijkse boekingen voorgeprogrammeerd staan vanaf de gezamenlijke huishoudrekening, de bijdrage aan onze VVE en het abonnement voor de Uitlaatservice voor Hondje.

  • Als onderdeel van de Eindejaarschecklist controleer ik altijd even of alle automatische boekingen voor het komende jaar goed voorgeprogrammeerd staan, en voer indien nodig aanpassingen door.
  • Eentje ijlt er altijd na. Pas na de salarisbetaling van januari kan ik, op basis van de nieuwe nettosalarissen, de maandelijkse bijdrage aan de gezamenlijke huishouding berekenen voor Vriendin en mijzelf. Daar moet ik dan eind januari nog een maandelijkse overboeking voor aanmaken.
  • Ook controleer ik even of ik mijn bankafschriften en creditcardafschriften keurig voor elke maand gedownload heb, en heb opgeborgen in mijn digitale archief.

Die berekening van de huishoudbijdrage is overigens simpeler dan het klinkt. Ik vul onze beider netto salarissen in op het werkblad in de spreadsheet, en deze berekent automatisch wat we allebei moeten betalen. In ons samenlevingscontract hebben we afgesproken dat we de huishouding naar draagkracht betalen, gedefinieerd als naar verhouding van onze netto-salarissen. Niet-reguliere uitgaven als meubels en andere inventaris voor het huis, vakanties én de aflossing van de hypotheek doen we 50/50. Vakanties en inventarisaankopen verrekenen we altijd apart, die gaan niet uit het reguliere huishoudbudget. De maandelijkse aflossingen heb ik daar wel in verwerkt.

Eindejaarsschoonmaak

Verder doe ik aan het eind van het jaar altijd ook een ‘grote schoonmaak’ van mijn archieven. Ik ga door het archief op mijn server heen om te kijken of er dingen weg kunnen. Maar ook mijn kast in de werkkamer wordt helemaal leeggehaald en doorgelopen op dingen die weg kunnen. Papieren gaan door de shredder. Met een opgeruimde administratie, een opgeruimd hoofd, en een opgeruimde kast, aan het nieuwe jaar beginnen.

Vroeger scande ik aan het eind van het jaar ook alle papieren die binnengekomen waren gedurende het jaar. Dat is nu niet meer nodig. Veruit het meeste komt al digitaal binnen, en wordt ook meteen digitaal gearchiveerd. De enkele brief die er nog op papier binnenkomt wordt tegenwoordig meteen na binnenkomst al gescand en gearchiveerd. Dat is dus geen eindejaarsklusje meer.

Overigens zal ik binnenkort nog eens wat uitgebreider schrijven over mijn digitale archief, ik krijg er af en toe vragen over.

Kwartaalstanden

Het einde van het jaar is ook het einde van het vierde kwartaal van het jaar. En aan het eind van elk kwartaal werk ik mijn Financiële Dashboard bij en schrijf ik een kwartaalbericht. Dat doe ik dus ook aan het einde van het jaar.

Wat staat er niet op mijn Eindejaarschecklist?

Wat ik zelden doe aan het einde van het jaar: Kijken of ik ergens kan overstappen om goedkoper uit te zijn. Dat doe ik gedurende het jaar, als abonnementen bijna aflopen of er een specifieke aanleiding voor is. Zo heb ik in november naar mijn zorgverzekering gekeken en ben ik overgestapt naar AnderZorg. En eerder dit jaar heb ik onze andere verzekeringen bekeken en zijn we overgestapt naar een andere verzekeraar.

Heb jij een lijstje voor het einde van het jaar?