Mijn werksysteem

  • Berichtcategorie:The HOT Life

Op 8 augustus vroeg HenH in de comments waar er een blogpost te vinden was over mijn werksysteem. Ik verwijs daar namelijk naar in mijn blog over de jaardoelen. Het was wel een vraag waar ik even over na moest denken. Ik probeer werk en blog namelijk gescheiden te houden, alleen al om mijn identiteit een beetje te beschermen. Maar ik ga toch een poging doen om mijn Werksysteem uit te schrijven.

Vooraf

Geldnerd is rijksambtenaar, dat is geen geheim. En manager van een club fijne mensen. Voltijds werken is bij de Rijksoverheid 36 uur per week. En ik werk sinds een tijdje in een werkrooster van 4 x 9 uur, vier werkdagen van elk 9 werkbare uren. Dat doe ik op maandag tot en met donderdag, dus elke donderdag aan het eind van de werkdag begint mijn lange weekend. De afwezigheidsmelding in mijn mailbox gaat dan aan en mijn werkapparaten (inclusief zakelijke telefoon) verdwijnen in de kast. Daar komen ze zondagavond of maandagochtend weer uit om aan de oplader te gaan. En dit ritme bevalt mij uitstekend, ik kan me eigenlijk niet meer voorstellen dat ik nog terug ga naar een vijfdaagse werkweek.

In mijn huidige functie ben ik medio 2020 begonnen. In coronatijd. Ik heb sindsdien vrijwel volledig thuisgewerkt, ik ben in totaal een keer of 10 op kantoor geweest in het afgelopen jaar. De meeste mensen in mijn team heb ik pas een handvol keren ‘in het echt’ gezien. We zien elkaar vrijwel dagelijks per video en spreken elkaar telefonisch.

Mijn afdeling is georganiseerd in vijf clusters, met elk een eigen taakgebied. Inhoudelijk hebben die taakgebieden weinig met elkaar te maken. Maar als manager ben ik, samen met mijn plaatsvervanger, wel elke dag met al die taakgebieden bezig. Dat betekent veelvuldig omschakelen tussen verschillende thema’s. Het schakelen is één van de dingen die mijn werk interessant maakt en houdt.

Als manager mag ik gebruik maken van de diensten van een managementassistente. Zij regelt mijn afspraken en andere praktische dingen. Dat is een voorrecht dat mij veel tijd scheelt. Wekelijks hebben we agenda-overleg, en ook tussen de bedrijven door bellen en mailen we regelmatig om dingetjes te regelen.

Werkritme

Mijn werkdagen beginnen ergens tussen 08.00 en 08.30 uur op mijn eigen werkplek in Huize Geldnerd. Op maandag heb ik standaard mijn agenda tot 09.30 uur geblokkeerd. Daar mogen geen afspraken gepland worden. Omdat ik niet werk op vrijdag, en er op die dag vaak toch dingen gebeuren, en omdat ik in het weekend mijn mail en telefoon vermijd en dat doen helaas niet alle collega’s. De tijd tot 09.30 gebruik ik om ‘bij te lezen’ op de vrijdag en het weekend, en eventuele spoedzaken uit te zetten en mensen terug te bellen. Het zorgt ervoor dat ik zonder achterstand aan het ‘vergadercircus’ van de nieuwe week begin.

Want dat is mijn agenda grotendeels. Een vergadercircus. In een normale werkweek zitten de beschikbare uren volgepland met videovergaderingen. Een enkele vergadering op kantoor of op externe locaties. Die tegenwoordig een aparte kleur krijgen in de agenda, en waar ook netjes reistijd omheen gepland wordt. Want het is al eens voorgekomen dat ik me realiseerde dat mijn volgende afspraak over een half uur op kantoor zou zijn, terwijl ik nog rustig thuis achter de laptop zat. Ook dat is stress die ik liever vermijd.

Elke werkdag is mijn agenda van 12.00 tot 13.00 uur geblokkeerd voor mijn lunchpauze. Niet altijd een uur, maar wel altijd bedoeld om even gezond te lunchen en echt afstand te nemen van het werk en de werkplek. Meestal lunchen Vriendin en ik samen, want ook haar werkweek speelt zich grotendeels af in haar eigen werkkamer hier in Huize Geldnerd. En meestal komt ergens tijdens de lunch ons Hondje thuis, die is dan de hele ochtend met de uitlaatservice op pad geweest. Hij eet na thuiskomst een snackje en zoekt dan één van zijn mandjes op om te gaan slapen.

Na de middagvergaderingen is mijn agenda vanaf 16.00 uur weer geblokkeerd. In principe accepteert het secretariaat vanaf dat tijdstip geen afspraken meer voor mij. Allereerst werk ik dan mijn Bellijst af. Gedurende dag proberen mensen regelmatig om mij te bellen, maar tijdens besprekingen neem ik meestal niet op. Die mensen komen wel op mijn bellijst, en worden diezelfde dag teruggebeld. Ook als ik gedurende de dag zelf bedenk dat ik iemand moet bellen, spaar ik dat op tot ‘s middags.

Na de Bellijst is de Stukkenstroom aan de beurt. Binnen de overheid is het proces van en naar de ministers en statssecretarissen sterk geformaliseerd. Dat is ook nodig, want we moeten alles wat we doen goed kunnen verantwoorden, iets dat helaas nog niet altijd goed gaat. Maar elke dag gaan er stukken ‘de lijn in’. En er zijn heel veel lijnen, mogelijke routes van stukken van medewerkers die uiteindelijk bij een hoge ambtenaar of een minister terecht moeten komen, of als brief naar de Tweede Kamer of ergens anders heen moeten gaan. Ook ik ben onderdeel van een aantal ‘lijnen’, en moet dus elke dag nota’s en brieven beoordelen, aanvullen, bespreken en uiteindelijk digitaal paraferen.

En na de Stukkenstroom is de E-mail aan de beurt. De schrik van vrijwel elke kantoorwerker. Ik heb een aantal maatregelen genomen om dat beheersbaar te maken, daar kom ik later in deze blogpost nog even op terug. Mijn doel is om voor het einde van de werkdag in elk geval alle mails gelezen te hebben. Mails die een korte reactie vragen (zeg minder dan 2 minuten werk) handel ik meteen af. Waar mogelijk zet ik acties uit bij collega’s. Afgehandelde mails worden gearchiveerd, ook daar kom ik zometeen op terug. In mijn Inbox mogen alleen ongelezen berichten zitten, en mails waar ik nog ‘iets mee moet’. Dat zijn er meestal enkele tientallen. Soms meer. Maar niet meer de honderden ongelezen berichten die ik in eerdere functies soms had.

Tijdens dit proces orden ik ook de aantekeningen die ik gedurende de dag digitaal bijgehouden heb. In mijn mailbox heb ik een uitgebreid systeem van taakdocumenten aangemaakt. Elk cluster in mijn afdeling, elk vast overleg en werkgroepje, elk regulier persoonlijk overleg heeft een eigen document. Hier houd ik mijn aantekeningen en actielijstjes bij. Als ik bedenk dat ik iets ergens moet bespreken, dan gaat het op het lijstje en komt het dus automatisch in het eerstvolgende overleg aan de orde.

Ook kijk ik nog even naar de agenda voor de volgende dag en check ik of ik alle stukken voor die vergaderingen bij de hand heb. Ik ben verwend doordat de meeste vergaderingen voor mij voorbereid worden en ik kant en klare annotaties en adviezen meekrijg. Dat betekent dat ik selectief kan voorbereiden, meestal lees ik alleen de stukken waar ik een pittige discussie over verwacht. En tenslotte kijk ik ook nog even in het financiële systeem en het personeelssysteem of er nog taakjes staan die ik af moet handelen.

Dat klinkt als veel werk, en dat is het meestal ook wel. Ik heb die tijd vanaf 16.00 uur ook echt wel nodig. Veel collega-managers vergeten om dit soort blokken in hun agenda te zetten. En vergaderen dus door tot 17.30. En zitten dan elke avond hun mail en andere dingen bij te werken. Of lopen altijd achter de feiten aan. Sukkels.

Ik probeer ergens tussen 17.30 en 18.00 de werkdag af te ronden. En meestal ben ik dan ‘bij’. Alle stukken afgehandeld, alle mails gelezen, alle acties uitgezet, alle aantekeningen geordend, en de volgende werkdag voorbereid. Dat geeft een gerust gevoel in de avond.

De Agenda

Niet alleen privé maar ook zakelijk plan ik alles in mijn agenda. Vergaderingen, de vaste blokken voor lunch en mail/stukkenstroom/voorbereiding, maar ook tijd om acties uit te voeren. Het werken in vaste blokken is voor mij de basis van dit systeem, samen met de lijstjes in Outlook.

Ik heb strikte afspraken met mijn secretariaat over het weigeren van afspraken in de geblokkeerde tijden. Af en toe ontkom ik er niet aan, een minister kun je moeilijk iets weigeren en Kamerdebatten lopen ook gewoon door. Maar 9 van de 10 keer loopt het goed. Het klinkt misschien erg streng, dit systeem, maar het werkt, en het helpt mij om effectief en efficiënt mijn werk te doen.

Er zijn best veel regelmatig terugkerende overleggen in mijn agenda. Elke dinsdagochtend vergaderen we met het managementteam van de directie. Elke woensdag heb ik een overleg met elk cluster in de afdeling, in een uur nemen we de actielijst en grote lijnen door. Op donderdagochtend heb ik een afdelingsoverleg. De rest van de agenda vult zich met “bila’s” (bilaterale overleggen), stuurgroepen, werkgroepen, crisisgroepen, projectgroepen, werkbezoeken, debatten in de Eerste en Tweede Kamer, en al die andere praatvormen waarmee veel ambtenaren hun tijd verspillen dagen vullen.

De E-mail

Ik omschreef e-mail al als de schrik van vrijwel elke kantoorwerker. Op een gemiddelde dag ontvang ik er meer dan 150. Een verschrikkelijk systeem dat z’n oorspronkelijke doel, het snel uitwisselen van informatie, inmiddels al lang uit het oog verloren is. Net zoals de meeste organisaties werken wij met Microsoft Outlook.

Mijn uitgangspunt is dat mails zo min mogelijk tijd door mogen brengen in mijn Inbox. Aan het eind van elke werkdag wil ik geen ongelezen berichten meer hebben. Indien nodig worden ze doorgezet naar collega’s voor verdere behandeling. Als mails afgehandeld zijn worden ze door mij gearchiveerd, ik heb een uitgebreide lijst archiefmappen op onderwerp in Outlook.

Het grote geheim om de grote hoeveelheid e-mails beheersbaar te houden: de Regels in Outlook. Je kunt regels instellen waarmee Outlook bepaalde berichten automatisch afhandelt. En dat is handig, want dan hoef je dat zelf niet meer te doen.

Ik heb een groot aantal Regels ingesteld. Een aantal deel ik hieronder. Dit zijn ze niet allemaal, maar de andere zouden teveel prijsgeven over het precieze werk dat ik doe. Het gaat om het idee.

  1. Ten eerste heb ik een CC regel. Die markeert berichten waar ik in de CC-regel sta automatisch als gelezen en verplaatst ze naar een aparte map, behalve als ze afkomstig zijn van een zeer selecte groep personen. In die map kijk ik eigenlijk alleen als er specifiek naar gevraagd wordt, want vrijwel alle CC-berichten zijn ter info. Ik heb uiteraard ook een regel die eens in de zoveel tijd alle berichten uit de CC-map verwijdert die ouder zijn dan een paar weken.
  2. Verder worden op vergelijkbare wijze alle berichten die te maken hebben met mijn agenda verplaatst naar een aparte map. uitnodigingen, bevestigingen van anderen, verplaatsingen, het gaat allemaal naar de Agenda-map. Mijn agenda wordt beheerd door het secretariaat, die hebben liever niet dat ik er zelf iets aan doe. Maar ook voordat ik dat voorrecht had werkte ik met zo’n map. En dan keek ik één of twee keer per dag in die map en handelde alles af. Ook voor deze map is er uiteraard een regel die eens in de zoveel tijd alle berichten verwijdert die ouder zijn dan een paar weken.
  3. Een aantal systemen in onze organisatie stuurt mij automatisch notificaties als er taken voor mij zijn. Bijvoorbeeld ons documentmanagementsysteem (DMS) en ons personeelssysteem. Helaas kan ik die berichten niet uitschakelen in de bronsystemen. Maar ze zijn voor mij wel overbodig, want ik kijk elke dag minstens één keer in deze systemen of er iets voor mij staat. En met name het DMS is erg actief, die stuurt soms wel enkele tientallen berichten per dag. Dus heb ik ook een regel ingesteld die dit soort overbodige notificaties automatisch in de prullenbak kiepert. Die automatisch geleegd wordt als ik Outlook afsluit aan het einde van de werkdag.

Mijn Outlook-regels helpen mij enorm om mijn mailbox overzichtelijk te houden. Ik heb minder handwerk en kan beter focussen op de berichten die echt mijn aandacht nodig hebben. Dat helpt dan weer om elke werkdag af te sluiten met het gevoel dat ik alles onder controle heb. Want een overvolle mailbox is was een belangrijke stressfactor.

Hybride werken

In mijn huidige functie heb ik tot op heden vrijwel volledig thuis gewerkt. Maar ooit zullen we toch wel van dat k…virus afkomen. De bedoeling is dat wij dan ‘hybride’ gaan werken. Wat neerkomt op ‘vaker thuis dan voor corona’. Iets dat ik persoonlijk helemaal niet erg vind. Ik hoef niet zo nodig vijf vier dagen per week terug naar kantoor. De huidige manier van werken is voor mij erg efficiënt. Ik verlies geen tijd tussen vergaderingen en ik word minder afgeleid. Vooralsnog is het adagium bij ons ‘zo min mogelijk kantoor’, ik verwacht dat het binnenkort weer wordt versoepeld naar ‘een paar dagen per maand’.

In mijn afdeling hebben we afgesproken dat we tot nader order de clusteroverleggen en het afdelingsoverleg digitaal blijven doen. Collega’s kunnen hun ‘quotum’ aan kantoordagen daarbuiten inzetten voor overleggen waar ze dat nuttig vinden. Ik heb heel af en toe ook een bespreking op kantoor of extern, dat is nu echt een uitje. Gelukkig staat Geldnerd HQ op minder dan 15 minuten fietsen van mijn kantoor. En minimaal één keer per maand organiseren we een gezamenlijke middag met de afdeling. We lunchen samen, doen wat serieuze dingen, en drinken een borrel samen. Hopelijk komen er snel nog wat meer mogelijkheden om elkaar te zien.

Samenvattend

Het werken in vaste blokken zorgt voor voorspelbaarheid en transparantie voor mijn omgeving. De blokken elke middag zorgen voor voldoende tijd voor mijzelf en mijn eigen werk. Met een beetje hulp van de technologie. En en beetje discipline. Dat lukt uiteraard niet elke dag. Soms ‘moet’ er een vergadering in geblokkeerde tijd. Heb ik een dag geen zin in het bellen of de mail. Of ben ik een dag op reis. Maar dat geeft niet. Ik kan het de dag erna altijd weer oppakken.

En dat is dus de beschrijving van mijn persoonlijk Werksysteem in mijn standaard overheidsmanagerskantoorbaan. Het kostte in deze functie een half jaar om het goed in te regelen, maar inmiddels draait het ook al meer dan een half jaar heel goed. Het geeft rust. Het geeft structuur. Het vermindert mijn stress. Rust reinheid en regelmaat, en het maakt dat mijn team op mij kan rekenen. Dat is het belangrijkste.

En het is nog best een lang stuk geworden eigenlijk, deze blogpost. Dan te bedenken dat ik vooraf niet dacht dat er een blogpost in zou zitten…

Hoe ziet jouw werksysteem eruit? Want daar kan ik ook nog weer van leren!

De verrassing van het januari-salaris?

Misschien kunnen we beter spreken over teleurstelling dan over verrassing? Begin januari verwachtte ik het al. Bij de gebruikelijke voorspellingen over de ontwikkeling van de koopkracht werd aangegeven dat de salarissen van de loonslaven er enkele tientjes op vooruit zouden gaan in 2021. Bij het ‘rekenen achter de komma’ voor 2021 had het kabinet namelijk besloten om het tarief in de eerste schijf van de inkomstenbelasting te verlagen van 37,35% naar 37,10%, en om de heffingskortingen te verhogen.

Voor een aantal sectoren zat er bovendien nog een salarisstijging in het vat, meestal uit CAO-onderhandelingen van begin vorig jaar. Sinds het begin van de corona-crisis is te zien dat er kleinere loonsverhogingen uit de CAO-onderhandelingen komen. Tegelijkertijd verwacht het Centraal Planbureau (CPB) voor 2021 een inflatie van 1,4%.

Voor de rijksambtenaren geen loonsverhoging per 1 januari. Medio vorig jaar is een kortlopende CAO afgesloten met een loonsverhoging van 0,7% en een eenmalige thuiswerkvergoeding. Die CAO liep tot 1 januari 2021, en op de website van de FNV las ik dat er vanaf medio januari over een nieuwe CAO gepraat wordt. We wachten af. Ik ben vooral benieuwd naar de gesprekken die binnen het rijk lopen over ‘hybride werken’, wat er op neer komt dat we geacht worden ook na de coronacrisis vaker thuis te werken. Persoonlijk vind ik dat prima, ik kan goed leven met één of twee dagen per week ‘kantoor’. Maar hier leven zeer diverse gevoelens over. In mijn eigen team zitten ook mensen die ernaar snakken om weer dagelijks naar kantoor te gaan. Blijkbaar zit er één of ander verslavend stofje in de koffie bruinzwarte vloeistof die daar uit de koffie-automaten komt?

Wat wel veranderde per 1 januari: de pensioenpremie van het ABP steeg weer eens, van 24,9% naar 25,9%. En dan mogen we nog van geluk spreken dat het ABP (op het nippertje) de pensioenen niet hoefde te verlagen. De ambtenaren gaan er dus relatief minder op vooruit door de stijgende pensioenpremie.

Met al die over elkaar heen buitelende wijzigingen doe ik maar geen poging om te voorspellen wat mijn uiteindelijke netto salaris wordt in 2021. Hetzelfde bruto-salaris, lagere heffingskorting, een lagere loonheffing, en een hogere pensioenpremie. Ik wacht in januari altijd gewoon gespannen af wat er uiteindelijk op mijn bankrekening gestort wordt. En op de salarisbrief zie ik dan de uitsplitsing. Wat wel fijn is bij de overheid: het is een betrouwbare betaler. Het rijk stort de salarissen altijd op de 24e van de maand. Valt dat in een weekend of op een feestdag, dan wordt er eerder betaald. Ook in december (‘dure maand’ voor veel mensen) wordt er een paar dagen eerder betaald.

Begin januari heb ik wel weer ingesteld dat ik mijn vakantiegeld en eindejaarsuitkering (‘het Individueel Keuze Budget‘) gespreid per maand wordt uitbetaald. Dat heb ik in 2020 ook gedaan en is mij goed bevallen. Op deze manier kan ik het zelf meteen effectief inzetten, in plaats van dat mijn werkgever dit renteloos voor mij opspaart en uitkeert in mei (vakantiegeld) en in november (eindejaarsuitkering).

Uiteindelijk steeg mijn netto salaris in januari 2021 met € 20,98. De pensioenpremie steeg met ruim € 30, en de loonheffing daalde met ruim € 50. De netto uitbetaling IKB steeg met € 9,50. In totaal heb ik in januari dus € 30,48 meer ontvangen dan vorig jaar, een stijging van 0,6%.

Het is toch elk jaar ook weer een beetje een verrassing hoe het kwartje valt met dat salaris. In januari 2020 steeg mijn netto salaris met 3,7% door een CAO-loonstijging. In 2019 ging ik er netto € 0,88 per maand op achteruit. In 2018 kwam er een procentje salaris bij, en in 2017 waren het net geen twee tientjes.

ABP = Absoluut Bodemloze Put?

Vaste lezers weten dat ik vrijwel elk getalletje al heel lang bijhoud. In onderstaande grafiek zie je de ontwikkeling van de diverse posten op mijn salarisbrief sinds mei 2016, de eerste maand na terugkeer uit het Verre Warme Land. Vanaf januari 2020 zie ook het Individueel Keuze Budget.

Ik vind het eigenlijk beste wel schokkend om te zien hoe sterk de pensioenpremie (de optelsom van de diverse bedragen die ik afdraag aan het ABP) de afgelopen jaren gestegen is. Een derde van de stijging van mijn brutosalaris in de periode 2016 – 2021 is uiteindelijk naar mijn pensioenpremie gegaan.

En als ik de inflatie sinds begin 2016, de stijging van mijn bruto salaris, en de stijging van de pensioenpremie naast elkaar zet, dan wordt het helemaal bijzonder. Het netto salaris, gecorrigeerd voor de invoering van het Individueel Keuze Budget, is in deze periode overigens nauwelijks gestegen.

En ja, ik zit in een managementschaal. Maar de pensioenpremie is een percentage van het bruto salaris, dus deze cijfers gelden ook voor andere schalen.

Heb jij jouw salaris al ontvangen? En viel het mee of tegen?

De nieuwe salarisbrief

Vol verwachting klopte mijn hart. Zoals elk jaar keek ik uit naar de salarisbetaling van januari. Dat is het moment, dan weten wij loonslaven pas echt wat het effect is van alle maatregelen die elk jaar genomen worden. Dit jaar was er een stapeling van dingen.

  • Wij rijksambtenaren kregen de laatste salarisverhoging uit onze huidige CAO, in totaal 2,0%.
  • Ons pensioenfonds, het ABP, koos voor een kleine verhoging van de pensioenpremie met 0,4 procentpunt.
  • En we kregen de optie om ons vakantiegeld en de eindejaarsuitkering per maand uit te laten betalen in het Individueel Keuze Budget, iets dat ik meteen op 2 januari heb aangevinkt in ons personeelssysteem.

Het had wat mij betreft dan ook weinig zin om vooraf te proberen precies in te schatten wat er op mijn rekening zou worden overgemaakt. Dit was zo’n stapeling van veranderingen… Ik heb gewoon afgewacht. En dit was het resultaat:

  • Het bedrag dat ik betaal aan pensioenpremies is gestegen met bijna 3,5%. Dat komt vooral door de premie van het arbeidsongeschiktheidspensioen, die van 0,12% naar 0,21% ging. De premie ouderdomspensioen steeg slechts met 2,3% ten opzichte van het bedrag in 2019.
  • In totaal is mijn netto salaris gestegen met 3,7%. Dat is dus het resultaat van de 2,0% loonsverhoging uit de CAO, de verandering van de belastingschijven en de gestegen pensioenpremie.
  • De loonheffing is voor mijn situatie 0,9% gedaald.
  • En bovenop mijn salaris krijg ik aan Individueel Keuze Budget een extra maandelijks bedrag van 12,8% van het nieuwe nettosalaris. Dit komt in de plaats van het vakantiegeld in mei en de eindejaarsuitkering in november.

De netto stijging van 3,7% (exclusief Individueel Keuzebudget) valt me alleszins mee. Ik heb ergere jaren gehad, en ook vorig jaar ging ik er netto op achteruit. Maar goed, van de huidige CAO hoeven we niets meer te verwachten, en een nieuwe CAO is nog lang niet in zicht. En ik verwacht begin 2021 een forse stijging van de pensioenpremie…

Nu de salarisbetalingen binnen zijn, heb ik ook de maandelijkse bijdrage van Vriendin en mijzelf aan de gezamenlijke huishouding herberekend. Of liever gezegd, dat heeft onze gezamenlijke administratiespreadsheet automatisch gedaan nadat ik de salarisbedragen heb ingevoerd. De aflossing op het huis doen we 50/50, en alle andere uitgaven (inclusief de hypotheekrente) gaan ‘naar draagkracht’. Dat is gedefinieerd als ‘naar verhouding van ons netto salaris’. Voor het vierde jaar op rij is ons totale huishoudbudget niet gestegen. We komen prima uit met het bedrag dat we maandelijks op de rekening storten. Dat is prettig. Daarmee kon ik ook de laatste maandelijkse automatische boeking voorprogrammeren op mijn bankrekening. Mijn financiën voor 2020 verlopen weer grotendeels geautomatiseerd volgens het principe van ‘eerst mezelf betalen’.

Hoe is het met jouw salaris in januari?