Blog over (financieel) bewust leven

Label: agenda

Financiën op orde (4): Jouw methode optimaliseren

Voorlopig alweer het laatste deel van mijn serie blogposts over het op orde brengen van jouw financiën. Het is veel werk om dat vanuit het niets te doen, dat weet ik. Been there, done that… Maar ook het ordenen van mijn gedachten en het uitschrijven ervan kost aardig wat tijd. Ik schat dat er inmiddels 25 – 30 uur werk in de 4 blogposts is gaan zitten. Meer dan een gemiddelde blogpost, dat is zeker. In deel 1 op 2 januari hebben we al onze papieren en mailtjes uitgezocht, het prille begin. In deel 2 hebben we de inkomsten en uitgaven in beeld gebracht met behulp van een eenvoudige spreadsheet in Excel of Calc, die ik stap voor stap met je heb opgebouwd. En in deel 3 hebben we bekeken wat we moeten bewaren en hoe lang, en heb je jouw administratie als het goed is netjes opgeruimd en geordend.

Daarmee ligt er een basis, een fundament. Het begin is er. Nu is het een kwestie van rustig bijhouden en verder uitbouwen. In deze post weer een aantal tips over hoe je het aan kunt pakken. Denk erover na, en kies vooral een aanpak die bij jou past. Onderstaande is ter illustratie, er zijn geen wetten. Hopelijk krijg je hiermee een beter beeld en meer gerust gevoel over jouw financiën!

Vast moment

Het is een persoonlijke voorkeur, maar voor mij werkt een vast wekelijks moment het beste om mijn financiën goed bij te houden. Tweewekelijks mag ook, maandelijks wordt al een beetje tricky. Want dan blijft de post te lang liggen.

Op mijn vaste moment:

  • Download ik de boekingen bij de bank en mijn broker en werk ik mijn spreadsheets bij.
  • Bekijk ik alle financiële post die de afgelopen week is binnengekomen, elektronisch en op papier, en handel ik deze ook af. Als er iets betaald moet worden dan programmeer ik dat voor in internetbankieren, een paar werkdagen voor de uiterste betaaldatum. Als ik iets in moet vullen dan doe ik dat ook. Als ik een actie moet ondernemen dan bereid ik dat voor en plan ik het in mijn agenda. En bij afhandelen hoort ook opruimen, opbergen in het archief, en/of vernietigen.
  • Kijk ik in mijn spreadsheets of alles nog een beetje volgens plan verloopt.
  • Bekijk ik maandelijks hoe groot de komende extra aflossing van de hypotheek moet zijn, en welke aandelentransactie ik ga doen met mijn nieuwe inleg.

Het klinkt misschien als veel werk, maar meer dan een kwartiertje per week kost het me niet. Voor mij is het de zaterdagochtend, net na het opstaan. Met een kopje koffie. Maar kies vooral een moment dat in jouw weekschema past. En plan het in je agenda. Ver vooruit, zonder einddatum.

Vaste plek

In deel 1 heb je al jouw financiële informatie bij elkaar gezocht. Grote kans dat die uit allerlei hoeken en gaten kwam. Dat is niet handig om overzicht te houden. Het handigst is om één plek te kiezen, één kast, waarin je al jouw administratie bewaart. Liefst in de buurt van jouw werkplek, de plek waar je op jouw computer werkt. En zorg ook dat daar jouw postbakje staat (en dat alle post dus daar terechtkomt, en niet rond gaat slingeren in huis). Ik heb één postbakje. Ook op mijn computer heb ik één archiefdirectory, en één financiële directory waar mijn spreadsheets bij elkaar staan.

Een vaste plek helpt enorm om overzicht te houden.

Vaste uitgaven en inkomsten in beeld

Vaste uitgaven en inkomsten zijn alle dingen die maandelijks, tweemaandelijks, per kwartaal of in enige regelmaat verplicht terugkomen. Jaarabonnementen. Maandelijkse uitgaven aan huur, hypotheek, verzekeringen, telefoon, internet, TV, energie, water, noem maar op. Aan de inkomstenkant het salaris, uitkeringen, toeslagen, etcetera. Het is belangrijk om deze in beeld te hebben. Zo weet je welk deel van je inkomen ‘bezet’ is, en wat je overhoudt voor andere dingen.

Hoe ik dit alles op een rijtje zet, kun je zien in mijn Liquiditeitsoverzicht. Dat kun je gratis downloaden.

Bij Geldnerd en Vriendin is het eenvoudig, wij hebben aan de inkomstenkant alleen een regulier salaris dat maandelijks op de 24e binnenkomt (eerder als de 24e in een weekend valt). Maar sommige mensen krijgen tweewekelijks of vierwekelijks betaald. Maar alle vaste lasten hebben wij keurig, per maand gerangschikt, op een rijtje staan. Het overzicht van vaste inkomsten en uitgaven is ook de basis van jouw budget of financieel plan.

Plannen

Eerder heb ik de woorden al een paar keer gebruikt: ‘plannen’ en ‘agenda’. Echt, het helpt!. Als ik op een bepaalde dag contact op wil nemen met een bedrijf vanwege een brief of iets dergelijks, dan plan ik het in mijn agenda. Nadert de uiterste opzegdatum van een contract? Mijn halfjaarlijkse kledingcheck? Het staat in mijn agenda. Op die manier zorg ik ervoor dat dingen me niet verrassen. Vrijwel iedereen heeft een agenda, al dan niet op je smartphone. Het voordeel daarvan is dat je dingen jaren vooruit kunt plannen, dus ook van dat driejarig contract dat in 2023 afloopt.

Zelfs mijn wekelijkse finance-moment staat nog steeds in mijn agenda. Met daarbij eens in de maand de reminder om even te kijken naar de komende extra aflossing en belegging. Ook die staan, je raadt het al, gepland op de dag na binnenkomst van mijn salaris, als mijn automatische overboekingen (ook al ingepland!) hun werk hebben gedaan. Automatisering is er ook om voordeel van te hebben! Het kost minuutjes aan werk en levert jaren van plezier op.

Maar het stopt niet bij de agenda.

Ik heb ook een Eindejaarschecklist. Daar staan alle dingen op die ik moet doen om financieel aan het nieuwe jaar te beginnen, bijvoorbeeld om een nieuwe administratie te starten en een nieuw jaarbudget te maken. Maar er staat ook de actie op om mijn klappers en digitaal archief even door te nemen. Schoon het nieuwe jaar in voelt goed. En in de belastingdirectory staat ook een Belastingchecklist (zie deel 3) waarop ik bijhoud welke jaaroverzichten al binnen zijn en aan welke bijzonderheden, bijvoorbeeld aftrekposten, ik moet denken bij het doen van aangifte. Zodra me iets te binnen schiet zet ik het erbij, zo wordt het risico dat je iets vergeet veel kleiner. Ook dat is plannen.

Verder houd ik een financieel dagboekje bij. Daar schrijf ik in op wat ik verander aan mijn budget en waarom, maar ook bijvoorbeeld welke afspraken ik gemaakt heb met bedrijven en overheidsinstanties, wanneer en met wie. Zo kan ik nog eens terugzoeken wat ik gedaan heb. Op papier werken de agenda en het dagboek natuurlijk ook, maar ik vind elektronisch handiger. De smartphone zorgt ervoor dat ik de gedachte vast kan leggen en/of terug kan zoeken zodra die bij mij opkomt, waar ik ook maar ben.

Elke uitgave is een beslissing

Elke uitgave is een beslissing, soms bewust maar helaas vaak ook onbewust. En daar zit je winst. Door na te denken. Eerder hebben we alle inkomsten en uitgaven op een rijtje gezet in jouw eigen spreadsheet. Dat noemde ik al de basis van het budget. Het laat je zien welk deel van jouw inkomen sowieso elke maand uitgegeven wordt. Maar hier zitten keuzes achter. Heb je al die abonnementen: echt nodig? Kan het goedkoper? Onlangs heb ik nog twee abonnementen opgezegd en daarmee mijn vaste lasten met € 45 per maand verlaagd. Het grote voordeel van het opzeggen van abonnementen of het omschakelen naar goedkopere versies, is dat de besparingen elke maand terugkomen. Ex en ik hadden bijvoorbeeld een afspraak dat we elk één tijdschriftabonnement zouden houden, en dat we uitgaven groter dan € 150 eerst met elkaar zouden overleggen. Dat deed wonderen voor ons spaargeld.

Maar ook uitgaven waar geen abonnement onder zit zijn een keuze. Die dagelijkse koffie bij dat leuke tentje, de lunch in de bedrijfskantine. Allemaal keuzes. Hoe bewust maak jij die? Je kunt zo streng of vrijgevig voor jezelf zijn als je zelf wilt.

Afspraken met jezelf

Als het over financiën gaat heb ik een aantal werkafspraken met mijzelf gemaakt. Ze zijn door de jaren heen ontstaan, maar ik heb ze op een gegeven moment wel uitgeschreven. Ze helpen mij om mijn financiën op orde te houden, en bij grotere financiële beslissingen. De meeste zijn al wel eens langsgekomen in verschillende blogposts.

  • Ik heb een buffer in contant geld die genoeg is om vier maanden van te leven. Op de bufferrekening staan ook de specifieke doelreserveringen uit mijn potjessysteem.
  • Alle salarisverhogingen en meevallers worden gespaard. Jaarlijks worden de bedragen die naar de beleggingsrekening en de buffer gaan hierop ‘herijkt’. Geld wordt aan het werk gezet, niet geconsumeerd.

Vaste methode

Het voorgaande tezamen vormt mijn ‘methode’, Die is echt niet in één keer ontstaan maar door de jaren heen gegroeid, en mijn methode verandert nog elk jaar. Het is absoluut niet de bedoeling dat je deze methode overneemt. Dit werkt voor mij, maar het kan best zijn dat het voor jou helemaal anders werkt. Kopieer dus niet zomaar wat je bij iemand leest of in een ‘cursus met gegarandeerd resultaat’ hoort. Maar ontwikkel jouw eigen methodiek. Die voor jou werkt.

Heb jij nog tips om anderen te helpen hun financiële leven op orde te brengen?

Privacy en de strijd om de ommuurde tuinen

Nee, dit is geen blogje uit de Project Tuin serie. Eerder een vervolg op de blogjes over privacy. Ben ik daar nou nog niet over uitgepraat? Nee! Ik vind het wonderbaarlijk waar ik allemaal tegenaan loop terwijl ik probeer om bewust met mijn ‘data footprint’ om te gaan. En die verwondering deel ik graag met jullie.

Ommuurde tuinen

In de digitale marketing kent men het begrip ‘Walled Garden’, oftewel ‘ommuurde tuinen’. Niet letterlijk natuurlijk, maar figuurlijk. Een ommuurde tuin, in termen van technologie, is een gesloten ecosysteem waarin alle handelingen beheerd worden door de operator van het ecosysteem. In dit artikel vind je een goede uitleg. En, zoals het artikel terecht aangeeft, een ommuurde tuin is een privacyhel. Want de eigenaar van de tuin weet op een gegeven moment heel veel van jou, je contacten, en je gedrag. En je sluit jezelf deels ook af voor de wereld buiten de tuin, het wordt (is) een echte bubbel.

Ik moest regelmatig denken aan de ommuurde tuin toen ik probeerde om los te komen van Google. Zoals ik eerder al aangaf zaten zowel mijn contacten als mijn privé-agenda bij deze grote dataverzamelaar. Een stukje gebruikersgemak. Het was eenvoudig om van daaruit te synchroniseren tussen al mijn apparaten. Dat was zeker ook handig in de periode dat we reisden tussen Nederland en het Verre Warme Land, en een tijdje geen ‘eigen’ woning hadden waarbij mijn server in de verhuiscontainer zat. Want het liefst wil ik mijn agenda en mijn adresboek op een centrale plek, binnen mijn eigen netwerk. En dan wel dubbel uitgevoerd en met een automatische back-up naar een externe locatie, om de kans op dataverlies zo klein mogelijk te maken.

De meeste grote techreuzen bieden het aan. Eenvoudig toegankelijke functionaliteit voor je agenda, je e-mail en je adresboek. Bij Microsoft zit het in Outlook, bij Apple in iCloud, en bij Google in Calendar, Contacts, en Gmail. Ook ik heb er jarenlang gebruik van gemaakt. Want gemakkelijk en gratis. Het is volgens mij ook een beetje het ‘hart’ van de ommuurde tuinen van Google, Apple en Microsoft. Weten wat je doet en wie je kent. Facebook doet natuurlijk iets vergelijkbaars met Messenger en met je ‘vrienden’. Allemaal gratis. Terwijl we toch ook tegenwoordig zouden moeten weten dat ‘gratis’ niet bestaat. We betalen met onze persoonlijke gegevens. En het wordt ons niet eenvoudiger gemaakt om de ommuurde tuin weer te verlaten.

Het gras is buiten groener?

Ga je buiten de ommuurde tuinen, dan kan ik voor particulieren nauwelijks commerciële oplossingen vinden. Dat snap ik wel, waarom zou je betalen voor iets dat je bij Google gratis krijgt? Er zijn wel de nodige open source oplossingen. Helaas bieden de meeste oplossingen beperkte functionaliteit, en is er soms wel wat technische kennis nodig om het spul aan het draaien te krijgen en te houden.

De mail was voor mij het eenvoudigst. Ik heb, naast Geldnerd.nl, nog een domeinnaam, die gerelateerd is aan mijn echte naam. Via dit domein liep al jaren mijn belangrijkste mailadres. Ik heb er een apart mailadres op dat domein aan toegevoegd, en dat vervangt nu mijn Google Gmail adres. Er komen nog maar enkele mailtjes per week binnen op Gmail, ik houd het adres eigenlijk alleen nog aan voor de Google Adsense account, van waaruit de advertenties op dit blog en mijn andere website aangestuurd worden. Als mailclient gebruik ik Mozilla Thunderbird op mijn laptop, en de standaard mailclient op mijn smartphone en tablet. Ik twijfel nog of ik echt ‘beveiligde mail’ nodig heb.

De Agenda en het Adresboek zijn lastiger. Ik heb een werkende oplossing op mijn server staan, gebaseerd op de open-source software oplossing Baikal. Die draait keurig en synchroniseert ook met de Thunderbird mailclient op mijn laptop, zowel de agenda als het adresboek. Mijn Google Calendar en Adresboek Maar… De huidige versie geeft problemen met Apple iOS. Dus ik krijg het niet aan het draaien op mijn smartphone en tablet. Dat is een nadeel van open source. Ik moet wachten op een nieuwe versie, die hopelijk wel werkt met iOS.

De tuin van Apple

In de tussentijd heb ik mijn Agenda en Adresboek voorlopig geparkeerd in de iCloud. Bij Apple dus. Van de ene techreus naar de andere techreus. De redenering is simpel. Apple is voor mij onvermijdelijk, want ik gebruik een iPhone en een iPad. Google is vermijdbaar voor mij, want ik gebruik geen Android. En ik heb de illusie dat Apple de privacy van z’n gebruikers iets minder niet-serieus neemt dan Google…. De migratie van mijn agenda heb ik gewoon via drag-and-drop gedaan, alle afspraken in één keer selecteren en verslepen van de Google Calendar naar de iCloud Calendar. Op dezelfde manier heb ik alle contactpersonen geselecteerd in Thunderbird en versleept van het Google Adresboek naar het iCloud adresboek. Dat werkt.

Mozilla Thunderbird is wel belangrijker geworden sinds ik deze stap gezet heb. Van daaruit beheer ik al mijn e-mailboxen, mijn agenda en mijn adresboek.

Het is dus nog niet klaar. Mijn adresboek en agenda zijn weg uit de ommuurde tuin van Google, maar staan nog wel in de ommuurde tuin van Apple. In de tuin van Microsoft en Facebook staan ze zeker niet! Dus er is al winst geboekt.

In welke tuin staan jouw adresboek en agenda?

Privacy is een luxe (2)

De laatste tijd ben ik weer wat bewuster bezig met mijn digitale beveiliging, digitaal minimalisme en privacy. De grote hoeveelheid accounts die ik bleek te hebben zette mij aan het denken. Tijdens dat denkwerk schreef ik eerst nog dat het wel een hoeveelheid werk zou zijn om al die accounts om te zetten of op te zeggen. Maar binnen een week ben ik er toch aan begonnen. Het bewust verminderen van mijn ‘data footprint’.

Grote schoonmaak

Allereerst heb ik vrijwel alle nieuwsbrieven en reclamemails opgezegd die ik nog kreeg. Er is er nog een handjevol over, maar dat zijn ook echt alleen nieuwsbrieven die ik graag lees. Ik dacht dat ik er goed op gelet had, maar toch waren er enkele tientallen die opgezegd moesten worden. En dat proces zal nog wel even doorgaan, zo af en toe komt er nog een bericht binnen op mijn ‘oude’ e-mail adres.

Alle accounts die mijn Gmail adres gebruiken zijn opgezegd of vervangen door een eigen mailadres. Dat blijkt niet overal te kunnen… Dat was vooral een motivatie om die accounts op te zeggen. Bij die enkele account waar ik dat niet kan (wil) heb ik een nieuwe account aangemaakt op het nieuwe e-mail adres, en de oude account laten verwijderen. Sommige bedrijven zijn heel hardnekkig in het proberen te voorkomen dat je jouw account wilt verwijderen. Dat levert soms hilarische mailwisselingen op met clubs die je account willen deactiveren terwijl je om deleten hebt gevraagd…. Ze zijn dit duidelijk niet gewend. Het meest bont maakte Airbnb het. Die willen een kopie van je identiteitsbewijs om je account te verwijderen.

Gmail

Ik heb een Gmail adres sinds de tweede helft van 2004, vrij snel na de start van die dienst dus. En al snel liet ik al mijn online aankopen en nieuwsbrieven via dat adres lopen. Je had er destijds immers veel meer opslagruimte dan bij andere gratis e-mail providers. Er zat dus bijna 15 jaar aan e-mail in die box, al had ik tussentijds wel een paar keer goed opgeruimd. Maar in totaal waren het toch nog bijna 3.000 mailtjes.

Eerst heb ik alle mail uit mijn Gmail box gedownload. Daarvoor heb ik Gmail gekoppeld aan mijn Thunderbird mailclient, dat was vrij simpel. Vervolgens heb ik een nieuwe ronde ‘grote schoonmaak’ gehouden, en daarna heb ik de overgebleven e-mail gearchiveerd in het archief van mijn reguliere mailbox. Alles in één mailomgeving, lekker makkelijk. Daarmee heb ik het ook verwijderd uit mijn Gmail omgeving. Er staat nu nog een handjevol oude mails, en het is ook alweer een aantal dagen geleden dat er voor het laatst iets binnengekomen is. Misschien dat ik het adres over een tijdje helemaal verwijder.

Agenda en Adresboek

Dit is nog een beetje Work In Progress. Voor beide functies gebruikte ik sinds jaar en dag Google. Dat had ook vooral met gebruiksgemak te maken. Ik hecht aan één centraal adressenbestand. Vanuit Google Contacts kon ik eenvoudig synchroniseren met mijn smartphone, en (met een plugin) ook met het adressenbestand van mijn Thunderbird e-mail client. En het maakte niet uit waar ik een wijziging doorvoerde, rechtstreeks in Google Contacts, in Thunderbird, of op mijn telefoon, enkele minuten later was alles weer gesynchroniseerd en was op alle plekken de meest actuele informatie weer beschikbaar. Iets soortgelijks geldt voor mijn privé-agenda. Google Calendar, die ook synchroniseert met mijn smartphone, en (met een plugin) ook met de agenda in mijn Thunderbird e-mail client (die Lightning heet).

Idealiter wil ik beide functies ook op mijn server draaien, buiten het bereik van de grote datagraaiers. Maar functioneel wil ik er niet op achteruit gaan, dus ze moeten synchroniseren met mijn telefoon en mijn e-mail client, en liefst ook toegankelijk zijn via de browser op mijn laptop en ook op de tablet en de smartphone. En uiteraard moet er altijd een actuele back-up beschikbaar zijn op mijn tweede server.

En zo ver ben ik nog niet. Ik ben aan het experimenteren met diverse toepassingen op mijn server. Dat vraagt toch wel wat handwerk qua instellingen, dus echt lekker draait het nog niet. Voorlopig heb ik mijn contacten wel verhuisd van de Google omgeving naar de Apple omgeving. Die vinden privacy iets belangrijker dan dat Google het vindt. Ook hier kan ik eenvoudig synchroniseren met mijn smartphone, mijn tablet, en mijn e-mail client. Wordt vervolgd dus.

Instellingen

De meeste grote technologiebedrijven bieden tegenwoordig heel veel mogelijkheden om je privacy in te stellen. Want we gebruiken het toch niet, en klikken gewoon op OK. 85 procent van ons is te lui en/of te bang om iets te veranderen aan de standaardinstellingen. Dit staat ook wel bekend als het inertie-effect.

Ik zeg heel eerlijk dat ik de Algemene Voorwaarden ook niet altijd lees. Maar steeds vaker wel. Met elk stukje informatie over de macht van grote technologiebedrijven en de grote hoeveelheden geld die ze verdienen met onze data, raak ik iets meer gemotiveerd om mijzelf beter te beschermen. Dus ik heb ook weer een rondje langs alle instellingen op mijn smartphone, tablet en laptop gemaakt. En de nodige instellingen aangepast. En ik heb een reminder in mijn agenda gezet om dat een paar keer per jaar te herhalen.

Dit keer heb ik met name ook gekeken naar de locatie-instellingen. Die heb ik uitgezet voor alle apps waar ik niet kon bedenken wat het nut is. Waar het wel nut heeft, bijvoorbeeld bij de Buienalarm-app en de OV-apps, staat het nu zo ingesteld dat mijn locatie alleen gebruikt mag worden op die momenten dat ik de app gebruik.

Opruimen

Inmiddels heb ik echt al mijn accounts ondergebracht in mijn KeePass database. Alle inlognamen zijn nu losgekoppeld van mijn Gmail-adres en de wachtwoorden zijn vervangen door sterke wachtwoorden, gegenereerd door de wachtwoordengenerator van KeePass met mijn eigen specifieke instellingen.

Uiteindelijk bleek ik nog op vier verschillende plekken lijstjes met wachtwoorden te bewaren, en dan op sommige andere plekken nog wat losse toegangsgegevens. Al deze afzonderlijke lijstjes zijn zorgvuldig gewist. En 7 keer overschreven met random data.

Tenslotte

Het meest opvallende vind ik hoeveel moeite het kost om goed voor je privacy te zorgen. Het is blijkbaar niet meer vanzelfsprekend. We zijn zo geïndoctrineerd, zo gewend geraakt aan het blindelings ‘doorklikken’ op de gebruikersvoorwaarden van al die verschillende websites, zo gewend aan het niet kijken naar de standaardinstellingen van al die apps die we gebruiken. En de bedrijven achter al die apps maken dankbaar gebruik van onze inertie. In totaal heeft deze ‘Operatie Data Footprint’ me een groot deel van twee weekenden gekost. Dat allemaal voor het opruimen van ruim 20 jaar gebruik van internet.

Ik heb nog even rondgekeken naar diverse statistieken. Aan het eind van het tweede kwartaal van 2019 waren 2,4 miljard mensen minstens een keer per maand op Facebook te vinden. Dat is bijna een derde van de 7,7 miljard mensen die er inmiddels op deze planeet wonen. Eind 2018 had Gmail 1,5 miljard gebruikers, en medio 2019 had Android, het mobiele besturingssysteem van Google, maandelijks 2,5 miljard actieve gebruikers. Apple is iets bescheidener, met ongeveer 1,4 miljard actieve apparaten (inclusief de Mac). En Microsoft heeft ongeveer hetzelfde aantal gebruikers.

Samen zitten de grote dataverzamelaars op een enorme berg gegevens van en over ons. Uiteraard alleen maar om ons onschuldige reclames te laten zien. Maar ook die kunnen minder onschuldige gevolgen hebben. Wat dat betreft is de documentaire ‘The Great Hack’, nu te zien op Netflix, wel een aanrader. Of bijvoorbeeld ‘The Circle’ naar het gelijknamige boek van Dave Eggers (dat ik overigens een stuk beter vind dan de film).

Besteed jij voldoende tijd aan jouw privacy?

© 2020 Geldnerd.nl

Theme by Anders NorenUp ↑