Financiële Administratie

  • Berichtcategorie:Administratie

In een van mijn eerste blogjes heb ik al verteld over hoe ik ben begonnen met mijn financiële administratie. Gewoon in een spreadsheet. Die spreadsheet heb ik steeds verder doorontwikkeld, en ieder jaar start ik in een nieuwe, lege kopie. Maar de essentie is nog steeds hetzelfde.

Het belangrijkste tabblad is Boekingen. Daar staan de afzonderlijke boekingen, die ik elke paar weken download vanuit het Internetbankieren van mijn bank en importeer in de administratie. Voor iedere boeking voeg ik zelf een lege kolom toe, waarin ik mijn ‘rekeningnummer’ zet. Ik heb een redelijk uitgebreid rekeningschema, waarover meer in een andere blogpost.

Naast ‘Boekingen’ staat het tabblad ‘Grootboek’. Hierop staan al mijn grootboekrekeningen onder elkaar genoemd. Per grootboekrekening heb ik een aantal kolommen:

  • Uitgaven YTD (Year To Date): alle uitgaven die ik tot op dit moment in het jaar op deze post geboekt heb. Het is de SOM.ALS optelling van alle bedragen op de spreadsheet ‘Boekingen’ waar ik dit grootboeknummer in de eerste kolom heb gezet.
  • Jaarbudget: Het totale budget wat ik mijzelf voor het hele jaar op deze post heb gegeven.
  • Budget YTD: Het deel van het budget dat ik tot op vandaag had mogen gebruiken.
  • Budget – Uitgave YTD: Het verschil tussen wat ik tot vandaag had gebudgetteerd en wat ik tot op vandaag heb uitgegeven. Als dit negatief is, dan heb ik meer uitgegeven dan tot nu toe mocht. Niet altijd een ramp, maar dan kijk ik altijd wel even hoe dat komt.

Het derde tabblad is de ‘Jaarrekening’. Dit is een heel korte, met de cijfers samengevat per groep van grootboekrekeningen. Dus het totaal voor Woonlasten, het totaal voor Vervoerskosten, het totaal voor Huishoudelijke uitgaven, het totaal voor Luxe. Ook hier staat Budget en Werkelijke uitgaven naast elkaar, zodat ik snel kan zien hoe ik in de verschillende categorieën sta ten opzichte van mijn budget. Naast de uitgaven staan de inkomsten, ook Budget en Werkelijk naast elkaar.

Het laatste tabblad is ‘Cashflow’. Hier staat per maand aangegeven wat mijn vaste lasten zijn, en op welke datum ze van mijn bankrekening worden afgeschreven. Ook bijzondere grote uitgaven plan ik hierin, zoals bijvoorbeeld het bedrag dat ik jaarlijks naar de Belastingdienst mag overmaken, of dure lidmaatschappen/abonnementen die ik één keer per jaar moet betalen. Op deze manier kan ik ervoor zorgen dat er altijd voldoende, maar niet teveel geld op mijn lopende rekening staat. Ook mijn inkomsten staan hierin gepland, met hun datum.

In volgende postjes vertel ik nog wel meer over hoe ik om ga met bijzondere situaties.

Hoe simpel of ingewikkeld ziet jouw administratie eruit?

Ik ♥ SOM.ALS

  • Berichtcategorie:Administratie

Mijn eerste blog begon er al mee. Ik maak voor mijn administratie gebruik van Microsoft Excel. Dat doe ik al sinds het begin, gewoon omdat ik het beschikbaar had. Het had natuurlijk net zo goed LibreOffice Calc kunnen zijn, of Apple Numbers, of iets anders. En mijn favoriete functie binnen Excel is SOM.ALS.

De Excel ‘SOM.ALS’ functie wordt gebruikt om een totaal op te tellen van de ene kolom, als in een andere kolom aan een voorwaarde wordt voldaan. Het is de basis van mijn persoonlijke administratie in Excel. In LibreOffice/OpenOffice heet deze functie overigens ook SOM.ALS. In de Engelstalige versie heet het SUMIF.

Een uitsnede van mijn administratie:

SOMALS

In mijn werkblad ‘Boekingen’ bevat kolom A mijn ‘code’, de categorie (grootboekrekening) waarop de uitgave geboekt moet worden. Als die code overeenkomt met de code in cel A37 (in dit geval 1420, de code voor Brandstof voor mijn auto) dan moet de waarde uit kolom F (het bedrag) opgeteld worden.

Wat Excel hiermee doet is keurig al jouw boekingen langslopen en bij elkaar optellen wat er in bakje ‘1420’ thuishoort’. Vervolgens voor bakje ‘1430’, enzovoorts. Lekker makkelijk. Supersnel zie je wat je in de verschillende categorieën uitgegeven hebt.

En dat was de eerste keer best wel pijnlijk. Het is me vooral bijgebleven hoeveel geld we uitgaven aan de categorie ‘Luxe’. Dat was dan ook de eerste categorie die we verder zijn gaan analyseren. Maar daarover later meer.

Tegenwoordig hebben veel banken het makkelijker gemaakt om inzicht in je uitgaven te krijgen, door vergelijkbare functies toe te voegen aan hun internetbankieren. Ik ben dat zelf nooit gaan gebruiken. Allereerst uit privacy-overwegingen (ik vind dat mijn bank daar niks mee te maken heeft), maar ook omdat ik in mijn eigen spreadsheet veel meer mogelijkheden heb.

Hoe doe jij je administratie? Met een spreadsheet? Of gewoon in een schrift? Of met speciale software? De meeste mensen doen helemaal niets, vrees ik…

De Geldnerd-methode?

Hoe krijg je je persoonlijke financiën op orde? De afgelopen 15 jaar heb ik er veel over gelezen. Bruikbare en minder bruikbare boeken, artikelen en weblogs. Uiteindelijk zijn er een aantal dingen blijven ‘hangen’ en onderdeel geworden van mijn eigen methodiek. Ik ben niet iemand die heel strak volgt wat een boekje voorkauwt, ik probeer dingen uit en als het voor mij werkt dan blijf ik het gebruiken. Het is ook niet een methode of zo, dit is wat er werkt voor mij. Ik probeer het vooral simpel te houden.

Weten wat er in komt en uit gaat
De basis voor mij is dat ik weet wat er inkomt en wat er uitgaat. Dat lees ik ook in vrijwel elk boek, elk artikel en elke blog. Of je het nou doet op basis van een schriftje, een spreadsheet of met een geavanceerd boekhoudpakket, dat maakt eigenlijk niet uit. Maar als je niet weet wat er inkomt en wat er uitgaat, zal je je financiën nooit echt onder controle hebben.

Korte termijn en lange termijn in beeld
Korte en lange termijn. Dat is en blijft lastig. Het hier en nu inzichtelijk hebben, de korte termijn, is en blijft voor mij de basis. Toen ik dat eenmaal op orde had merkte ik dat ik makkelijker na kon denken over de lange termijn. En ik heb ook moeten wennen aan het idee dat lange-termijn doelen ook niet vast staan, maar best kunnen en mogen veranderen. Zo is het leven. Je wensen en ideeën veranderen, en soms gebeuren er dingen (in mijn geval: een echtscheiding) die alle tot dan toe gemaakte plannen goed overhoop kunnen gooien. Dat is niet erg.

Budgetteren en Doelen Stellen
Nog zo’n lastige. Budgetteren lukt me uiteindelijk wel. En me eraan houden lukt ook nog verbazend goed. Behalve op die momenten dat mijn leven even drastisch verandert. Zoals toen ik ging scheiden, of toen ik voor een aantal jaren naar het buitenland vertrok. Maar dat is ook logisch. Grote veranderingen in je leven leiden tot grote veranderingen in je financiële situatie en je administratie. Op die momenten is het juist belangrijk dat ik mijn dagelijkse uitgaven goed in de gaten houd.
Doelen stellen heb ik echt moeten leren, zoals ik al aangaf onder het vorige kopje. Of eigenlijk vooral: ik heb moeten leren accepteren dat doelen kunnen en mogen veranderen.

Geld moet Groeien
Dooddoener, zou je denken. Maar het volgde voor mij automatisch uit de vorige stappen. Als je geen doelen hebt, doe je maar wat. Maar als je doelen hebt wil je die ook bereiken. Ik tenminste wel. En financiële doelen bereik je sneller als je meer geld aan je vermogen toevoegt. Dat kan door meer te verdienen, minder uit te geven, of door meer rendement te halen.

De spaarrente is al een aantal jaren laag. Zo laag dat deze de inflatie nauwelijks bijhoudt, om nog maar te zwijgen over die fantastische uitvinding van de overheid: de vermogensrendementheffing. Dus beleggen. Maar wel steeds de balans proberen te houden. 100% van mijn vermogen beleggen vindt zelfs ik een beetje riskant.

Eenvoud (Keep It Simple…)
Deze stelregel werd belangrijker toen ik meer ging beleggen. Want beleggen kun je met allerlei constructies en producten. De een nog ingewikkelder en riskanter dan de andere. Ik wil het nog wel zelf kunnen begrijpen. Echt snappen wat ik doe en welke risico’s ik loop. Dat is een les die ik ook met schade en schande heb moeten leren. Want <schaam>ik heb me ooit wel eens een woekerpolis laten verkopen</schaam>. Maar daarover vast meer in een toekomstige blogpost.

Wat is jouw financiële filosofie?

Haat/liefde met het kasboek

Weten wat er in komt en wat er uit gaat. Het is volgens mij de basis van iedere methodiek om je financiën op orde te houden. En dat is een stuk makkelijker geworden met internetbankieren en pinnen. <simplificatie>Je downloadt je boekingen en stopt ze in een spreadsheet. Klaar</simplificatie>.

Maar de meeste mensen gebruiken ook nog behoorlijk wat cash geld. Er zijn zelfs mensen die zweren bij kasgeld, vanuit de gedachte dat het dan makkelijker is om je aan een budget te houden (als de portemonnee leeg is, is het budget op). Zelf ben ik niet van die stroming, maar ik merkte wel dat ik nog best wat cash uitgaf. Waar ging dat geld naartoe?

Tsja. En dan moet je eraan geloven. Een kasboekje. Ik heb me er lang tegen verzet. Maar het bleef knagen. En uiteindelijk ben ik er ook mee begonnen. Eerst op papier, een klein notitieboekje. Maar dat was te arbeidsintensief, want ik wilde het uiteraard wel in mijn spreadsheet hebben. Dus zat ik ieder weekend mijn uitgaven over te tikken. Later een app, op mijn smartphone. Iedere week exporteerde ik de boekingen vanuit die app naar mijn spreadsheet. Het beeld was compleet.

Maar ja, soms vergat ik wel eens iets te noteren. En dan de frustratie als het saldo in dat kasboekje niet klopte met wat er in mijn portemonnee zat. Grrrr… En ook die meewarige blikken uit je omgeving wanneer je weer een uitgave aan het intikken was. Nee, helemaal gemakkelijk voelde het toch niet. Toch heb ik het een aantal jaren volgehouden. En het heeft me geholpen om een aantal sluipende kleine uitgaven te identificeren en te verminderen.

Nu doe ik alweer een tijdje zonder kasboek. Ik heb wel mijn gebruik van cash geld fors teruggebracht, en probeer zoveel mogelijk (ook kleine uitgaven) te pinnen. Maar soms knaagt het weer. Hij komt er weer aan, het kasboek. Ik voel het.

Hoe ga jij om met cash geld?

Spreadsheets zijn fijn

Ik houd van spreadsheets. Ik noem mezelf niet voor niets Geldnerd. Spreadsheets zijn fantastisch om dingen met cijfertjes te doen. Het zal je dan ook niet verbazen dat het beheer van mijn persoonlijke financiën draait om spreadsheets. De kern van mijn financiën wordt gevormd door drie spreadsheets:

  1. Mijn financiële administratie
  2. Mijn beleggingen
  3. Mijn meerjaren-sheet

Mijn financiële administratie

In deze spreadsheet houd ik al mijn inkomsten en uitgaven bij gedurende het jaar. Dat doe ik vooral door alle boekingen van mijn bankrekeningen te importeren en in het juiste bakje te doen. Ik werk ook met budgetten voor al mijn uitgaven. Op die manier weet ik altijd hoe ik ervoor sta. En ieder jaar begin ik weer met een nieuwe sheet.

Mijn beleggingen

Iedere week verwerk ik de actuele koersen van al mijn beleggingen in deze spreadsheet. Ook alle transacties houd ik hierin bij. Zo kan ik het verloop van mijn beleggingen in de gaten houden. De spreadsheet rekent allerlei dingen voor mij door, zowel per fonds als voor de portefeuille als geheel.

Mijn meerjaren-sheet

In mijn meerjarensheet houd ik een aantal dingen bij:

  1. Aan het eind van ieder jaar maak ik een Balans, een overzicht van mijn bezittingen en schulden.
  2.  Een meerjarig overzicht van het rendement op mijn vermogen: wat levert het sparen en beleggen mij op? En hoe verhoudt zich dat tot mijn doelstellingen?
  3.  Een overzicht van de stand van mijn pensioenontwikkeling, op basis van de gegevens van mijn jaarlijkse Uniform Pensioen Overzicht.

De spreadsheets zijn allemaal simpel begonnen, maar in de loop van de jaren stevig uitgebreid. Ook in mijn werk gebruik ik veel Excel, en die kennis pas ik ook thuis toe. Zo kan ik tegenwoordig met 1 druk op de knop mijn aandelenkoersen importeren. En mijn administratie kijkt zelf of een boeking in mijn administratie bekend is, zodat vaste uitgaven automatisch in het goede bakje geboekt worden.

Maar ook met hele basale kennis van spreadsheets kun je al een hele goede persoonlijke administratie voeren! Ik zal over mijn verschillende spreadsheets nog wel eens uitgebreider schrijven. Het ziet er misschien ingewikkeld uit, maar het werkt voor mij. Het geeft me rust.

Hoe zit jouw persoonlijke administratie in elkaar?

Hoe het begon…

Het moet ergens in 2002 geweest zijn dat ik wakker werd. Om mij heen begon ik voorzichtig geluiden te horen over pensioenen die wel op zouden zijn tegen de tijd dat ik er van zou mogen genieten. Vervroegd met pensioen? Vergeet het maar!

En ik had wel allerlei dromen over zeilen rond de wereld en me terugtrekken op het platteland van Zuid-Europa, maar aan wat dat financieel zou betekenen wilde ik maar liever niet denken. Mijn toenmalige partner en ik verdienden allebei een goed salaris, maar waar dat geld eigenlijk naartoe ging: geen idee… We waren wel aan het beleggen, maar tijdens en na de dot-com crisis leverde dat ook vooral rode cijfers op.

Na het probleem nog ruim een jaar zorgvuldig ontweken te hebben, ben ik voorzichtig begonnen. Op een regenachtige zondagmiddag in september 2003 ben ik achter mijn PC gaan zitten. Inloggen bij Internetbankieren, en alle boekingen van het hele jaar tot op dat moment downloaden in een tekstbestand. Een beetje klooien in Excel om dat netjes zo te importeren dat de gegevens allemaal in verschillende kolommen terechtkwamen. ‘Ctrl’ en ‘+’ om er een lege kolom voor te zetten. En toen?

Ik had bedacht om alles eerst maar eens in een stuk of 10 categorieën in te delen. Ik heb die oorspronkelijke ‘bakjes’ nog eens even opgezocht (want uiteraard heb ik alles bewaard):

  1. Appartement (inclusief gas/water/licht en servicekosten)
  2. Verzekeringen en Bancaire kosten en Gezondheidszorg
  3. Auto (inclusief brandstof, exclusief verzekeringen)
  4. Eten en drinken (exclusief eten buiten de deur want dat is luxe)
  5. Telecom en Internet
  6. Abonnementen en lidmaatschappen
  7. Kasgeld
  8. Luxe
  9. Inrichting
  10. Kleding en schoenen
  11. Vakanties
  12. Overig

Het kostte me echt niet meer dan anderhalf uur, en toen had ik alles in een bakje gegooid. Oftewel: een nummertje in de lege kolom neergezet.

Daarna heb ik een nieuw, leeg werkblad in Excel aangemaakt. Daarop keurig de 12 nummertjes en hun omschrijving gezet. En in de kolom daarachter de formule waarbij ik me voor het eerst realiseerde wat je allemaal kunt met Excel (nee, ik heb geen aandelen Microsoft!):

SOM.ALS

Microsoft Excel

En daar stond het. Keurig in beeld wat ik in dat jaar tot op dat moment aan die categorie besteed had. Maar daarmee was het niet klaar. Het was slechts een begin.