Mijn hersenen draaien overuren sinds de twijfel over de toekomst van mijn spreadsheets weer heeft toegeslagen. Twijfelen is niet nieuw voor me, ik schreef bijna anderhalf jaar geleden al een blogpost over de vraag of er toekomst zou zijn voor mijn administratie. Maar de twijfel is nu wel een stuk concreter.
Zoals gezegd ben ik eens goed gaan kijken naar GnuCash. Dat heb ik grondig gedaan, maar ik ben nog niet klaar. Ik heb de volledige Concepts and Tutorial Guide doorgelezen. En heb het geïnstalleerd en ben eens gaan ‘spelen’. Dat leidt nog wel tot een paar interessante vervolgvragen.
Ik voer helemaal geen administratie…
Mijn administratiespreadsheet is natuurlijk eigenlijk helemaal geen echte boekhouding. Wat ik daar doe is een beetje mijn inkomsten en uitgaven bijhouden in categorieën. Het is geen boekhouding volgens het systeem van dubbel boekhouden. Als ik dat wil gaan doen dan komt er wel wat meer bij kijken. ik ben weliswaar werkzaam als financieel manager, maar zelf geen gediplomeerd boekhouder. Daarom ben ik begonnen om alle standaardsituaties die voorkomen in mijn boekhouding uit te werken volgens het dubbel boekhoudsysteem, om te kijken hoe dat zou werken. Dat is nog best een klus, overigens… En ik heb natuurlijk het bijhouden van de administratie zo eenvoudig mogelijk gemaakt. Mijn beleggingsrapportage wordt volledig automatisch ingelezen en verwerkt nadat ik deze gedownload heb. De transacties in mijn administratie gaan voor meer dan 90% automatisch, ik hoef alleen maar handmatig het grootboekrekeningnummer in te vullen voor die paar boekingen per week die mijn spreadsheet nog niet herkent. Dat scheelt veel tijd. Het lijkt erop dat ik GnuCash dit ook kan leren.
En het is niet alleen de administratie…
Was het maar allen de administratie, waar ik er overigens twee van heb. Een voor mij persoonlijk en eentje voor de gezamenlijke huishouding met Vriendin. Dat doe ik nu ook in twee verschillende spreadsheets (maar wel met dezelfde opzet). Dat kan ik ook in GnuCash op die manier inrichten. Maar mijn stelsel van spreadsheets is veel meer dan een administratie. Ik houd mijn beleggingen er in bij, en gebruik Excel dus ook als beleggingsmanagementpakket. En ik houd ook de stand van zaken rond ons huis en de hypotheek erin bij. Dus management van activa en leningen. En het is tegenwoordig vooral een rapportagetool. Steeds weer verzin ik nieuwe indicatoren, rapportages of grafiekjes om nog beter inzichtelijk te krijgen hoe ik er financieel voor sta.
GnuCash is een boekhoudpakket. Geen portfoliomanager. Je kunt er activa en leningen in zetten. Maar de informatie uit mijn beleggingsspreadsheet en hypotheekspreadsheet worden wel lastig te reproduceren. Al zijn er allerlei extraatjes gebouwd door enthousiastelingen. Zo is er GnuCash Portfolio, maar dat werkt alleen als je GnuCash gebruikt met een SQLite database, en allerlei andere toevoegingen, meestal gebouwd in Python. Maar daarmee word je wel weer afhankelijk van andere stukjes software en de enthousiastelingen die dat bouwen en onderhouden. Of je moet er eentje als basis nemen en het zelf gaan onderhouden en uitbreiden, natuurlijk. Python leren staat ook al een tijdje op mijn to-do lijst.
Maar ook de rapportages…
Ik moet wel kijken of ik zelf rapportages kan bouwen. Want alle noodzakelijke gegevens zitten namelijk wel in GnuCash, namelijk de beleggingstransacties en de boekingen van en naar de beleggingsrekening. En ook de betalingen voor de hypotheek. Als ik de boekhouding netjes ga voeren worden ze ze zelfs meer gedetailleerd uitgesplitst dan nu het geval is. Rente en aflossing apart uitgesplitst. Dan nog wordt het de vraag of ik al mijn rapportages en grafieken kan reconstrueren. Dat zijn er inmiddels ongeveer vijftig.
Een aparte categorie rapportage is de prognose, waarmee je probeert de toekomst te voorspellen. Zo’n functie heb ik maar in één spreadsheet zitten, namelijk die de hypotheek bijhoudt. Daar kan ik kiezen wat ik doen met mijn sneeuwbal en de extra aflossing, en de prognose vertelt me dan wanneer ik hypotheekvrij ben. Dat zie ik nog niet zomaar mogelijk zijn met GnuCash.
En hoe zit dat over 10 jaar…?
Terwijl ik bezig was met mijn testtraject, las ik een tweet van de Amerikaanse blogger en FIRE-icoon Get Rich Slowly over zijn gedwongen migratie vanuit Quicken 2007, met vele begripvolle en herkennende reacties daaronder. Migreren was tot daar aan toe, maar hij raakte een heel stuk historie kwijt. Dat zette me ook wel weer aan het denken. Want ook ik heb een historie, al sinds 2003, in Excel spreadsheets zitten. In spreadsheets zonder macro’s en in spreadsheets met macro’s. De data heb ik altijd nog en kan ik ook in LibreOffice of andere pakketten bekijken. De rapportages en grafieken die door de macro’s worden gegenereerd zijn het ding.
Dus heb ik ook nog even verder rondgekeken. Als (gratis) open-source oplossing voor beleggingen vind ik Portfolio Performance. Maar het nadeel vind ik wel dat dit een Duitse stand-alone oplossing is. Ik heb mijzelf de afgelopen jaren enorm verwend door al mijn spreadsheets aan elkaar te knopen om één integrale blik op mijn geld te creëren. Ik kom er langzaam maar zeker achter dat zoiets niet bestaat, tenzij je maandelijks een stevig abonnementsbedrag wilt betalen en je data wilt uitleveren aan commerciële partijen. Die voor de langere termijn ook geen zekerheid kunnen bieden. Naast GnuCash zie ik verder ook KMyMoney en Skrooge als open-source oplossingen voor personal finance, al is die laatste alleen op Linux beschikbaar. Beide wel opties om ook nog eens naar te kijken.
Kortom, ik ben er nog niet uit. Ik heb mezelf een groot plezier gedaan met de spreadsheets die ik de afgelopen jaren gebouwd en uitgebreid en gekoppeld heb. Maar ik ben ook steeds dieper een fuik ingezwommen. De fuik van vastzitten aan Excel en Visual Basic. Een fuik waar ik niet zomaar uit kan komen…
Heb jij nog ideeën?
Wat een uitdaging stel je jezelf. ??.
Alles wat je in al die jaren hebt gebouwd is volledig custom build.
Zelf ben ik met Firefly III aan het stoeien. Draait ook op een database maar zou je theoretisch gezien ook lokaal kunnen draaien. Ook een administratie tool waar je wel rapportages mee uit kan draaien, echter niet zo uitgebreid dat je er je beleggingen mee kan bijhouden.
Er zit wel een hypotheek/leningen deel in.
Daarnaast is het gemaakt door een Nederlander. Nadeel is wel dat je weer afhankelijk bent van iemand.
Ik volg in ieder geval je ontwikkelingen en ga zelf ook eens kijken naar GNUcash.
Wat ik me afvraag, maak je ook nog gebruik van MS Windows en zo ja heb je ook plannen om daarmee over te stappen naar bijvoorbeeld Linux?
Inderdaad gebruik ik nog Windows (10). De mogelijkheid om over te stappen naar Linux (ik overweeg Ubuntu) is één van de redenen om afscheid te willen nemen van Microsoft Office. Office is namelijk één van de drie closed-source pakketten die ik nog gebruik.
Ha,
Dank voor je artikel. Was al jaren opzoek naar een goedkope manier voor de administratie van mijn beleggingen. Het genoemde portfolio performance lijkt de gezochte oplossing.
Denk dat je er vanuit moet gaan dat je je administratie ieder 5 tot 10 jaar opnieuw moet vormgeven. Tijden en automatisering veranderen. Denk maar eens wat er de afgelopen 25 jaar allemaal veranderd is. Om continuïteit naar de toekomst te garanderen is het belangrijk om alle data zelf te behouden.
Zelf ben ik 3 jaar geleden volledig op linux mint overgestapt. Geen seconde spijt van gehad. Voor alles wat ik gebruik heb ik uiteindelijk een linux variant gevonden, dan wel zelf gebouwd. Ben daar mee gestart op een 7 jaar oude windows pc, en deze draait nu nog steeds zonder problemen Linux. Mocht je zacht willen overgaan, dan kan je op 1 pc zowel windows als Linux laten draaien.
Succes met alles
Bijna alle oplossingen voor jouw probleem zijn gevoelig voor een lock-in. Zodra je speciale producten gebruikt, zelfs al zijn ze Open Source zit je er aan vast en kost migratie veel moeite en is zelfs problematisch als je niet (meer) kunt beschikken over de brondata. Naarmate je meer producten aan elkaar koppelt wordt de lock-in groter. Er zijn mij twee oplossingen bekend voor dit probleem.
1. Vervang je administratie iedere 5 a 7 jaar door het dan courante pakket wat het beste past qua prijs/kwaliteit. Pas je processen aan op het pakket in plaats van andersom.
2. Zelfbouw met courante software tooling.
Oplossing 1 heb ik goed zien werken voor niet te grote bedrijven met een pragmatische instelling. Maar dit lijkt me voor jouw situatie geen oplossing. Oplossing 2 heb je nu in feite al. Er kan weinig op tegen de functionaliteit van wat je zelf bij elkaar kunt programmeren. En Excel en Visual Basic zijn best courant te noemen. Dus zoeken naar een waardig vervangend pakket voor 50 gekoppelde spreadsheets lijkt mij heilloos.
Wat je wel zou kunnen doen is het verbeteren van de huidige situatie op een minder ingrijpende manier. Ik ben zelf behoorlijk handig in Excel, maar ik gebruik nooit macro’s omdat ze onoverzichtelijk en niet onderhoudbaar zijn. Van VB gruw ik ook, dus mijn spreadsheets kunnen wel ingewikkeld zijn, maar dat ligt dan aan de formules in de sheets zelf. Desondanks vind ik spreadsheets erg slecht onderhoudbaar en erg onoverzichtelijk als ze een zekere complexiteit bereiken. Daarom gebruik ik Excel tegenwoordig steeds vaker alleen maar voor de presentatie. De dataprocessing doe ik met python. Python kan heel gemakkelijk data inlezen en uitvoeren in alle mogelijke typen bestanden, waaronder natuurlijk CSV. Mijn administratie is niet zo uitgebreid als die van jou, maar het inlezen van banktransacties met >90% automatisch categoriseren heb ik ook. Ik wilde geen financieel pakket omdat mijn trx gegevens dan bij derden op een server belanden. De applicatie maakte ik in python. Het programma produceert een CSV bestand inclusief de categorien. Ik hoef nu alleen nog maar een pivot table in Excel te verversen en mijn up-to-date gegevens zijn prachtig te rangschikken, inclusief update van eventuele grafieken. Uiteraard zou dit alles ook in python kunnen, maar de flexibiliteit van Excel met draaitabellen is moeilijk te verslaan.
Dus jij zou je kern in Python kunnen programmeren en alle output alsnog in spreadsheets houden. Dan ben je onbeperkt in je mogelijkheden en kan je nog tot diep in je pensioen genieten van deze Lego voor volwassenen.
Ach en als voor iemand die VB al leuk vindt moet Python zoiets zijn als overstappen van een Fiat in een Rolls Royce.
Dit is ongeveer het scenario waar ik ook op uitkom, inclusief de keuze voor Python… Dank voor je uitgebreide reactie!
Gebruik zelf al een tijd Microsoft Money Sunset de Luxe (tegenwoordig gratis te downloaden https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=20738). Tot 2014 MSMoney 95. Gebruik de software om mijn dagelijkse financiën bij te houden en daarnaast voor mijn beleggingsportefeuille, crypto’s en p2p activiteiten. Ook kent de software een goede lifetime planner voor bijvoorbeeld een overzicht van de financiën bij eerder stoppen met werken. Helaas wel US georiënteerd maar zeker bruikbaar. Voor een klein bedrag is een add-on beschikbaar welke automatisch de laatste koersinfo ophaalt voor aandelen en currencies (https://gaiersoftware.com/Money). Kortom al 24 jaar al een zeer tevreden gebruiker.
Ziehier een dilemma van technical debt 🙂
Het kost tijd om de technologie te upgraden, maar het kost ook steeds meer tijd om de huidige technologie te onderhouden.
Ik zou zeggen: vind je het leuk om te programmeren, ga dan met python of iets dergelijks aan de slag (wat @nerd01 ook al zei). Zo niet, zou ik gewoon bij Excel blijven.
Ikzelf ben ook een enorme open source fanaat, maar als er een commercieel pakket is dat het werk beter doet, dan kies ik die gewoon.
De juiste tool voor de taak nemen werkt het beste.
Naar aanleiding van jouw eerste post heb ik inmiddels mijn administratie in gnucash zitten. Het werkt heel soepel en transacties worden bijna allemaal automatisch goed herkend. Tot dusver een tevreden gebruiker!