Geldnerd.nl

Blog over (financieel) bewust leven

Page 2 of 124

Financiën op orde (5) – Het digitaal archief

Begin 2020 schreef ik een ‘basiscursus’ Financiën op Orde. Eén van de onderdelen ging over het bewaren van (financiële) documenten. Ik gaf daarbij (en in meerdere ander blogposts) aan dat ik vrijwel volledig papierloos werk en alles digitaal bewaar. Sindsdien krijg ik regelmatig de vraag hoe ik dat nou precies doe. Ik heb er destijds wel wat over geschreven, maar veel mensen hebben blijkbaar behoefte aan meer informatie over mijn aanpak. Vandaar nu een extra deel van ‘de cursus’, helemaal gewijd aan mijn digitale werkwijze.

Geldnerd kent mensen die zich nog steeds met hand en tand verzetten tegen zelfs de overgang naar een digitale agenda. Ze koesteren de multomappen in de kast met daarin hun papieren archief van de afgelopen jaren of zelfs decennia. Al dan niet netjes geordend. Een enkeling zal er af en toe vertederd doorheen bladeren. Al die oude rekeningen van de telefoon, al die oude brieven van de Belastingdienst. Deze mensen houden moedig vast aan papieren schijnzekerheden in het leven. En stilletjes (en af en toe vocaal) ergert Geldnerd zich ondertussen aan de grote stapel papier die ook Vriendin nog steeds met zich meesleept. Naar schatting 90% van de post die hier door de brievenbus valt is voor Vriendin. Haar kast in de werkkamer heeft een paar schappen vol met papieren. Geldnerd is digitaal en papierloos. Al heel lang.

Dus. Deel 5 van de gratis cursus die geen cursus is. Digitaal en Papierloos je administratie voeren!

Voordelen (en nadelen?)

Voor mij persoonlijk heeft een volledig digitale werkwijze alleen maar voordelen. Als je jouw digitale archief goed opzet is het veel gemakkelijker om iets terug te zoeken.

Het is ook makkelijker om een kopie te maken. Als back-up, maar ook voor andere doeleinden. Toen Geldnerd lang geleden ging scheiden, kostte het vijf minuten om ervoor te zorgen dat zowel Geldnerd als Ex een volledige kopie hadden van het gezamenlijke archief.

Daarnaast heeft een digitaal archief minder (kast)ruimte nodig en oogt het een stuk minder rommelig dan rondslingerende papieren.

Wel hoor ik soms van mensen dat ze het lastiger vinden om overzicht te houden in een digitale administratie. Een envelop op een bureau zie je immers liggen. Ik kan me dat voorstellen, maar met een goede gestructureerde werkwijze is het naar mijn eigen ervaring niet nodig om iets te zien liggen. Regelmaat is de truc.

Apart e-mail adres

Mijn advies is om een apart e-mail adres aan te maken voor alles wat met je administratie te maken heeft. Geldnerd zelf heeft verschillende domeinnamen, waaronder ook mijnachternaam.com. Mijn primaire mailadres is mijnvoornaam@mijnachternaam.com, maar ik heb bij mijn provider ook een mailadres administratie@mijnachternaam.com aangemaakt. Dat e-mail adres heb ik aan al mijn accounts bij al onze leveranciers gekoppeld. Banken, verzekeraar, abonnementen, webshops, alles. Ik heb dat gecombineerd met het in gebruik nemen van een wachtwoordmanager voor het veilig beheren van al mijn wachtwoorden en accounts. Het was één keer even een dagje werk, maar dan is het ook netjes op orde.

Bij de meeste internetproviders kun je, als onderdeel van jouw internetabonnement, verschillende adressen aanmaken. En een ‘gmail.com’ of ‘outlook.com’ (of een van de andere gratis providers) is natuurlijk ook zo aangemaakt. Zelf gebruik ik alleen nog adressen op eigen domeinen, zodat ik makkelijk van provider kan veranderen zonder mijn mailadressen kwijt te raken. Ik laat alle mail ook lokaal binnenkomen in het e-mail programma Thunderbird op mijn eigen laptop, zodat ik mijn mailarchief lokaal op mijn eigen schijf heb staan.

Alleen maar digitaal

Stel overal waar mogelijk in dat je post alleen digitaal wilt ontvangen op dat e-mail adres. Heel veel bedrijven en organisaties doen dat inmiddels al standaard. Maar nog niet iedereen. Het eerste jaar van digitaal werken zul je echt bij iedere envelop die op de deurmat ploft even actie moeten ondernemen. Inloggen in de online omgeving van de betreffende organisatie en zoeken naar de instelling om alleen maar digitale post te ontvangen. Al snel zul je merken dat de stroom papieren post minder wordt. Dat scheelt een hoop bomen en vervuiling voor productie en transport. Mocht je het nog niet gedaan hebben, activeer dan de berichtenbox van MijnOverheid. Dan kun je van vrijwel alle overheidsinstanties, lokaal, regionaal en landelijk, vrijwel alle post digitaal krijgen op één beveiligde plek.

Hoe bewaren?

Je kunt alle digitale post natuurlijk bewaren als mailtje in jouw mailbox in een mappenstructuur. Geldnerd zet het allemaal op zijn harddisk in een map ‘Archief’. Ik heb een simpele mappenstructuur, die nog gebaseerd is op de tabjes van mijn oude klappers. Voor de meeste mensen is dat waarschijnlijk een goede start.

En zorg ook voor consistente naamgeving. Ik heb in de map ‘Archief\Wonen\Energie\’ bijvoorbeeld de bestanden ‘GreenChoice – Jaarnota 2017.pdf’, ‘GreenChoice – Jaarnota 2018.pdf’, ‘GreenChoice – Jaarnota 2019.pdf’ en ‘GreenChoice – Jaarnota 2020.pdf’. Dan kun je wel raden wat de bestandsnaam wordt van de volgende jaarnota van mijn energieleverancier als ik die opsla…

Sowieso is PDF het handigste bestandsformaat om te gebruiken. Dat is ook het formaat waarin de meeste bedrijven en overheidsorganisaties hun officiële post verspreiden. Juridisch staat het al heel lang op hetzelfde niveau als een papieren document. Foto’s mogen overigens ook.

Papieren Post

Alle papieren post die nog binnenkomt en die je niet na lezing vernietigt: meteen scannen, en ook opbergen in die digitale mappen. Misschien heb je een printer thuis staan die kan scannen. Er zijn ook allerlei apps voor de mobiele telefoon die een foto van een papieren document om kunnen zetten in een PDF.

Op een iPhone kun je zelfs gewoon het icoon van de standaard Notities (Notes) app even vasthouden. Wanneer je dit doet verschijnt er een lijstje opties, waaronder ‘Scan Document’. Met deze tool kun je heel eenvoudig meerdere pagina’s scannen, jouw iPhone maakt er netjes een PDF van.

In Huize Geldnerd staat een MFC, een printer / scanner / copier die we vier jaar geleden gekocht hebben toen we hier gingen wonen. De scanner wordt vaker gebruikt dan de printer, pas ergens in het laatste kwartaal van 2020 was de minitoner op die destijds was bijgesloten in de doos. Ook hebben we een papierversnipperaar, documenten met persoonsgegevens of andere vertrouwelijke informatie verlaten ons huis in hele kleine snippertjes. Maar goed ik ben dan ook een beetje paranoïde….

Waar bewaren?

Met een papieren administratie heb je meestal geen keus. Die bewaar je thuis. In een kast, in een doos, of op een stapel ergens. Bij een digitale administratie valt er best wel wat te kiezen. De eerste logische plek is op de harde schijf van je eigen computer. Sommige mensen hebben een externe harde schijf. Of je kunt het ‘in de cloud’ bewaren. Geldnerd is geen voorstander van die laatste optie, want de cloud is gewoon de computer van iemand anders.

Wat wel verstandig is: zorg voor een reservekopie. Eentje die je regelmatig bijwerkt. In Huize Geldnerd gebeurt dat automatisch. Op mijn laptop staat software die elke dag mijn data meerdere malen synchroniseert met mijn eigen server. En die server synchroniseert iedere nacht via een beveiligde verbinding met een server op een andere locatie. Beide servers zijn ‘dubbel uitgevoerd’, met elk twee harddisks die voortdurend synchroniseren. Als er dus een schijf kapot gaat ben ik geen data kwijt. Maar goed, ik heb dan ook een back-up obsessie… Je kunt natuurlijk ook een externe harddisk kopen die je eens in de paar weken even aan je computer hangt om een kopie te maken. Het maakt niet uit hoe je een kopie maakt, als je er maar over nadenkt. Met een papieren archief ben je alles kwijt bij bijvoorbeeld een brand. Een digitaal archief is ook kwetsbaar als een harddisk kapot gaat. En dat risico is iets groter dan het risico op brand.

Mijn uitgangspunt is dat ik alles bewaar op een plek die ik zelf beheer. Dus mijn salarisbrieven staan niet alleen digitaal in het personeelssysteem van mijn werkgever. Ik krijg maandelijks op betaaldag een PDF-kopie in mijn mail. Dat kon ik in het systeem heel eenvoudig instellen. Want soms kun je de omgeving van een ander niet meer bereiken als er iets gebeurt (ruzie met je werkgever bijvoorbeeld), en dan ben je de toegang tot jouw informatie kwijt.

Hoe lang bewaren?

Daar heb ik eerder al eens een uitgebreide blogpost over geschreven. En jaarlijks loop ik ook mijn digitale archief even door en bepaal wat er weg kan. Het is onderdeel van mijn Eindejaarschecklist. Maar digitaal gooi ik weinig weg. Mijn archief met digitale salarisbrieven gaat helemaal terug tot het begin van mijn loopbaan.

Ik vind het nog steeds verbazingwekkend hoe weinig ruimte het eigenlijk nodig heeft. Mijn eigen archief gaat ongeveer terug tot het jaar 2000, en beslaat dus inmiddels zo’n 20 jaar van mijn leven. De totale omvang is minder dan 20 gigabyte. Iets dat met gemak op een harde schijf past.

Maak er een gewoonte van

Bij de evaluatie van mijn jaardoelen ben ik er ook al op ingegaan. Een doel is makkelijk te bereiken en vol te houden als het een gewoonte is. Sindsdien heb ik me iets meer verdiept in het verschijnsel ‘gewoonte’. Aanraders zijn wat mij betreft de boeken ‘Better Than Before’ van Gretchen Rubin en ‘Atomic Habits’ van James Clear.

Mijn financiële systeem en mijn digitale archief zijn voor mij succesvolle gewoontes. Wat je meet beïnvloedt wat je doet. Het meten van wat ik met mijn geld doe zorgt dat ik er beter mee om ga. Het meten van mijn gewicht, het bijhouden wat ik eet en het bijhouden wanneer en hoe ik sport, zorgt ervoor dat ik beter met mijn gezondheid omga. Meten wat je doet leidt tot zelfbewustzijn, en zelfbewustzijn zorgt voor zelfbeheersing. Ieder mens is natuurlijk anders, maar voor mij persoonlijk werkt het zo.

Plannen is een ander onderdeel van ‘gewoontes’ dat werkt voor mij. Ik houd mijn financiën al bijna twintig jaar bij, en toch staat er nog iedere zaterdagochtend een reminder voor in mijn digitale agenda. Ik plan ook het sporten, en alle andere dingen die ik belangrijk vind. Als iets in mijn agenda staat is het een afspraak. En ook afspraken met mijzelf vind ik belangrijk, het hoeft niet persé een afspraak met iemand anders zijn om te werken.

Het wekelijkse finance-moment is niet alleen bedoeld voor het downloaden van de banktransacties en beleggingsrapportage. Het is ook het moment dat ik alle administratieve mail en papieren post afhandel. De betalingen direct doe of ze voorprogrammeer bij mijn bank, enkele dagen voor de uiterste betaaldatum. Papieren scan en versnipper, en alle bestandjes die per e-mail binnen zijn gekomen op de juiste plek in mijn digitale archief opberg. Het klinkt als veel werk, maar de meeste weken kost het me minder dan een kwartiertje. Het gaat zo snel omdat ik het bijhoud en omdat ik een structuur heb gevonden die bij mijzelf past.

Welke werkwijze past bij jou? En hoeveel klappers en pakken tabbladen heb je straks over omdat (a) jouw archief digitaal is en (b) je die klappers en tabbladen natuurlijk in bulk aangeschaft hebt?

Brexitslachtoffer

Zomaar ineens kreeg Geldnerd last van corona. Niet als patiënt gelukkig… En ik kreeg last van de BREXIT, het vertrek van het Verenigd Koninkrijk uit de Europese Unie. Hoe dat zo?

Op zaterdag 19 december bestelde ik een tweetal mooie warme lamswollen truien. In de uitverkoop, dus met mooie korting. Van een bekend merk. Op zondag 20 december kreeg ik keurig een mailtje dat de truien verzonden werden. Mooi op tijd voor de Kerstdagen. Niets aan de hand, zou je zeggen. Zoals je verwacht anno nu bij een gemiddelde webshop.

Maar het ging mis.

De mail bevatte een track-and-trace link. En die kwam uit op de website van de Britse vestiging van een grote internationale pakketbezorger. De truien kwamen uit een Brits magazijn. En op 20 december gooiden steeds meer landen de grenzen met het Verenigd Koninkrijk dicht. Lange rijen vrachtwagens stonden te wachten bij de veerboten. Er kon niets meer in en er kon niets meer uit. En mijn pakketje bleef dus stil liggen in een magazijn in een klein Brits stadje.

Wie ook stil bleef, was de webshop. Er kwam geen snipper informatie. Pas toen ik na de Kerstdagen zelf maar eens een mailtje stuurde met de vraag of zij meer informatie hadden, kwam er een berichtje dat ze het ook niet wisten. Op hun website stond toen nog helemaal niks, je kon gewoon bestellen alsof er niets aan de hand was.

in mijn mail vroeg ik ze ook naar de consequenties van de BREXIT. Want daar was immers pal voor de Kerst een akkoord over gesloten, zo ongeveer om 5 voor 12. Het was ruim 1.500 pagina’s, dus ik had dat saaie boek ook nog niet helemaal uitgelezen. Ik gaf in elk geval aan dat eventuele consequenties van de BREXIT wat mij betreft voor rekening en risico van de webshop zouden zijn. Ik was er namelijk in het bestelproces nergens op gewezen dat de truien uit het Verenigd Koninkrijk zouden komen en dat hier mogelijk een risico zou zitten. Dat werd gelukkig bevestigd door de webshop.

En toen werd het weer stil. Op 4 januari 2021 deed ik weer eens navraag bij de klantenservice, die mij op 5 januari meldde dat alles weer ‘voorzichtig op gang ging komen’. Op 7 januari kwam er zelfs een algemene mail aan klanten waarin we bedankt werden voor ons geduld en 10% korting kregen op een volgende bestelling. En er werd beloofd dat de achterstanden nu snel zouden worden ingelopen. Maar het bleef stil.

Op 14 januari deed ik maar weer eens navraag. Want zou ik de bestelde truien nog wel kunnen dragen in deze winter? Er waren inmiddels berichten over onverwachte knelpunten in het goederenvervoer van het Verenigd Koninkrijk naar Europa. En ja hoor… De klantenservice meldde mij dat de vervoerder op 8 januari al het transport van het Verenigd Koninkrijk naar Europa voor onbepaalde tijd had stopgezet. Ze waren in gesprek met de vervoerder en met alternatieve vervoerders. Meer konden ze er ook niet over zeggen.

Inmiddels had ik al meerdere malen overwogen om de hele bestelling maar af te blazen. Maar eigenlijk wilde ik de truien wel heel graag hebben. De prijs was erg aantrekkelijk. En echte alternatieven waren er ook niet. Ik kon zeker niet naar een Nederlandse winkel om ter plekke een trui uit te zoeken, want die waren ook al een hele tijd gesloten. Dus ik besloot gewoon af te wachten.

En het bleef stil.

Wat ik wel kreeg: een klanttevredenheidsonderzoek. Een marktonderzoekbureau vroeg me om een online enquête in te vullen over mijn ervaringen met de betreffende webshop. Die heb ik maar even genegeerd. Ik had tot op dat moment namelijk alleen ervaring met de communicatie door de klantenservice en de informatievoorziening naar klanten bij vertragingen. Beide vond ik beneden de maat.

Pas op 26 januari kwam er een volgend bericht. Van de pakketbezorger. Er waren invoerrechten verschuldigd over mijn pakketje. Omvang 40% van de waarde van de bestelling… Welkom in het post-BREXIT tijdperk! Ik had er inmiddels wel iets over gelezen. In het BREXIT-akkoord zitten vrij strenge ‘land-van-herkomst-bepalingen’. Producten die echt in het Verenigd Koninkrijk geproduceerd zijn, zijn vrijgesteld van importheffingen. Maar als jij een trui laat maken in Azië, die exporteert naar het Verenigd Koninkrijk, en dan daarvandaan door heel Europa verkoopt via een webshop? Dan voldoe je niet aan de ‘land-van-herkomst-bepalingen’. En moet je dus betalen. En fors ook.

Gelukkig was er inmiddels ook een bericht verschenen op de website van het kledingmerk. Waarin stond dat je een bericht over importheffingen gewoon door kon sturen naar de klantenservice. En dat zij zouden zorgen voor de afhandeling en betaling. Dat heb ik dus maar gedaan. En ik kreeg dezelfde dag nog een bericht terug dat de invoerrechten betaald waren. Met een nieuwe track-and-trace link van de pakketbezorger. En een hoopgevende status ‘Parcel cleared by Customs’.

Inmiddels kreeg ik wel een beetje medelijden met het kledingmerk. Want ik ga er van uit dat alle bestellingen vanaf medio december ditzelfde trieste lot hebben ondergaan. En dat ze dus nu 40% over hun totale omzet van klanten op het vasteland van Europa aan importheffingen kwijt zijn. Ik ga er zo maar van uit dat ze in hoog tempo hun operatie verplaatsen naar het vasteland. En veel andere bedrijven ook.

Het bleef weer een paar dagen stil. De status bleef onveranderd ‘Parcel cleared by Customs’. Maar op 31 januari  kwam het pakketje ineens in beweging. Het had zich verplaatst naar een distributiecentrum in Nederland. Hoera! Maandagochtend 1 februari was het in een ‘delivery center’ in mijn eigen regio, en kreeg ik een bericht dat het pakketje in de loop van de maandag bezorgd zou worden. En om 13:37 uur op maandag 1 februari 2021 kon ik ze eindelijk in ontvangst nemen. De truien die ik op 19 december 2020 om 15:21 uur besteld had. Na 6 weken, 1 dag, 22 uur en 16 minuten.

Gelukkig passen ze goed en hebben ze geen productiefouten. Want anders zou ik ze nog moeten retourneren ook….

Impact BREXIT

inmiddels is wel duidelijk dat die BREXIT serieuze impact heeft. Met name die ‘land-van-herkomst-bepalingen’ zijn geniepig. Want welke producten maakt een land nou nog helemaal zelf? In het Verenigd Koninkrijk zitten bijvoorbeeld nog veel autofabrikanten. Maar de onderdelen komen overal vandaan. En letterlijk elk schroefje telt mee. Ford heeft de prijzen van een aantal modellen al verhoogd. Maar ik verwacht dat er drastischer besluiten komen op de momenten dat de fabrikanten voor grote investeringen staan. Dan is het Verenigd Koninkrijk niet zo’n heel aantrekkelijk vestigingsland meer. En dat geldt ook voor heel veel logistieke activiteiten. Je klanten in heel Europa bedienen vanuit een ‘fulfillment center’ in het Verenigd Koninkrijk? Beetje duur… En dat naast de kleinere ongemakken.

Communicatie

Wat deze casus ook weer laat zien: communiceren is moeilijk. Ik snap het dat de webshop ook niet wist wat ze konden doen, en tijd nodig hadden om dat uit te zoeken. Maar meld dat dan. Niets laten weten is altijd een onverstandige keuze. Zeker de eerste weken, toen ik alleen informatie kreeg als ik zelf de klantenservice benaderde, heb ik me regelmatig geërgerd. Het heeft invloed op hoe ik naar het merk kijk, en dat is niet meer zo positief. Dat hadden ze voor kunnen zijn door zelf wat vaker een mailtje te sturen. Ook als daar in had gestaan ‘we weten het nog niet, maar we zijn er mee bezig’.

Maar goed, ik heb mijn truien. Op tijd voor de winter. Heb jij al iets gemerkt van de BREXIT?

Perspectief

Februari. Normaliter maken we dan al ruimschoots vakantieplannen. Zien we onszelf met een glaasje wijn en een kaasje op een terras bij een huisje in Frankrijk zitten. Een prima manier om de donkere maanden januari en februari door te komen.  Zelfs vorig jaar deden we dat nog, plannen maken. Totdat een viruspandemie roet in het eten gooide. Een pandemie waarvan we een aantal maanden dachten dat het hier niet zo’n vaart zou lopen. Wij eten immers geen broodjes vleermuis. In elk geval niet dat we weten…

Maar het liep anders. Ik weet nog dat ik op een vrijdag in maart 2020 overleg had met mijn teamleiders, en voorzichtig tegen ze zei dat we elkaar waarschijnlijk een paar weken niet op kantoor zouden kunnen treffen. Terugkijkend was dat de laatste keer dat we als managementteam bij elkaar zijn geweest. Vanaf maandag 16 maart werkten we volledig thuis, en medio juni stapte ik zelfs over naar een nieuwe baan op een ander ministerie. We hebben nog net begin juni samen een afscheidsborrel kunnen drinken, met z’n zevenen. De horeca was toen net weer open. Ook dat lijkt nu een andere tijd in een parallel universum.

Sinds medio juni werk ik voor een ministerie waar ik in totaal nog maar een handvol keren fysiek geweest ben, de laatste keer in september. Met een hele mooie groep mensen, waarvan ik de meesten nog maar één of twee keer in levende lijve gezien heb. Maar we vergaderen, schrijven samen mooie nota’s, en hebben mooie en diepgaande gesprekken over hoe we Nederland door ons beleid mooier en beter kunnen maken en hoe we problemen op kunnen lossen. Dat loopt gewoon door.

En om ons heen draait de wereld ook door. Sommige mensen hebben veel last van de coronacrisis. Verliezen dierbaren. Verliezen hun werk. Zitten thuis. Anderen gaan door alsof er niks aan de hand is. Sommigen blijven ontkennen, corona is een verzinsel of een virus van de overheid om ons allemaal een 5G-chip in te spuiten. Het netto effect van ons gezamenlijk gedrag is dat we nog steeds in een lockdown zitten. Dat er volgens de deskundigen een derde golf aan komt. En dan bedoel ik de deskundigen die er wel voor doorgeleerd hebben, niet de deskundigen uit de 17 miljoen bondscoaches langs de lijn. Die van mij eigenlijk gewoon eens hun mond mogen houden. Ik geloof in kennis en vakmanschap die dieper gaat dan Twitter en andere bedenkelijke bronnen, en over langere tijd is opgebouwd dan een avondje Googelen… Doe je eigen onderzoek. Een jaar of 5 à 10. Dan mag je meepraten.

Ja, ik snap meestal ook niet waarom het vaccineren zo lang duurt. En waarom de testcapaciteit zo langzaam werd opgebouwd. Mijn collega’s van dat ministerie werken er heel hard aan, dat zie ik wel. En het feit dat we heel lang geleden hebben besloten om het Nederlandse zorgsysteem ‘efficiënt’ in te richten zal er ook wel mee te maken hebben. ‘Efficiënt’ betekent namelijk ook ‘zonder buffers’. Zonder fatsoenlijke reservecapaciteit om dat ene ‘black swan event‘ op te vangen. Dat was destijds vast een goed idee om te kunnen bezuinigen.

Afgelopen jaar was ik ook regelmatig verdrietig, bang en boos. Verdrietig en bang om wat ik zag gebeuren om me heen. Leeggehamsterde supermarkten. Een virus waarvan we niet wisten wat het zou doen. Mensen om me heen die in zorgen zaten om hun dierbaren, of verdriet hadden bij overlijden, of niet naar een begrafenis konden, of een kwetsbare gezondheid hebben en al bijna een jaar thuis zitten. Ik was verdrietig voor de collega’s die moeite hadden om alle ballen in de lucht te houden, het werk en de kinderen en de zorg voor dierbaren. Ik was boos op mensen die zich niet aan de maatregelen hielden en houden, die een avondklok aangrijpen als reden om te demonstreren plunderen. Soms als ik boos ben wil ik dat soort mensen in elkaar slaan, of hoop ik dat de ME er extra hard op mept. Maar zo wil ik me helemaal niet voelen. Ik heb dan soms echt even een hekel aan mezelf.

Net als veel mensen worstel ik met het gebrek aan perspectief. Kunnen we wel weer eens naar buiten? Naar een restaurant? Met een groep vrienden een biertje doen op een terras? Een feestje vieren? Een begrafenis bijwonen? Op vakantie? Luxeprobleem. Afgelopen jaren gingen wij in september, toen iedereen weer terug was. Op de tweede dag van onze vakantie zette Frankrijk de regio waar wij verbleven op rood. We zijn in de auto gestapt en naar huis gereden. In het najaar zijn we nog een weekendje weg geweest in eigen land. We hebben een heerlijk huis, maar snakken ook wel eens naar een ander uitzicht dan onze werkplek.

Tegelijkertijd hebben we veel om blij mee te zijn. We hebben inkomenszekerheid. Elke maand op de 24e wordt het salaris gestort. We hebben zinvol en interessant werk. Dat loopt allemaal gewoon door. Eigenlijk bevalt dat thuiswerken me ook wel goed. Het scheelt reistijd, het is makkelijker om alles digitaal te doen, het is eigenlijk best efficiënt. Ik ben blij als ik collega’s kan helpen die even worstelen met al het gedoe en de combinatie werk en kinderen thuis. Maar soms wil ik wel weer eens over een kantoorgang wandelen en even bij een collega binnen kunnen lopen. De koffie is tegenwoordig thuis wel een stuk beter dan op kantoor.

Ook mijn financiële systeem loopt gewoon door. De aflossingen, de beleggingen. Zelfs de beurs blijft maar stijgen. Een enorme bubbel, maar je hoort mij niet klagen. Dat komt wel weer als de bubbel in elkaar klapt.

Terug naar kantoor? Ik reken tot in het najaar nergens op. Pas als we een overgrote meerderheid van de bevolking gevaccineerd hebben kunnen wij Haagse ambtenaren terug naar de legbatterijen kantoorkolossen rondom station Den Haag Centraal. Op vakantie? Ik hoop het. Een beetje perspectief op een einde van de tunnel? Dat zou fijn zijn.

Zo. Van me af geschreven. En hierna gaan we gewoon weer over financieel bewust leven schrijven.

Ben jij er ook wel eens klaar mee?

Er is een aanslag gepleegd!

Er is een aanslag gepleegd op Geldnerd en Vriendin. We zijn geschokt. Bibberend zitten we in een hoekje. We leven nog en zijn niet gewond geraakt. Ook is er geen materiële schade. Maar de geestelijke schade is groot. Gelukkig weten we precies wie de dader is.

De Belastingdienst.

We hebben een Voorlopige Aanslag ontvangen voor de inkomstenbelasting voor het belastingjaar 2021. Of liever gezegd, Vriendin heeft een Voorlopige Aanslag ontvangen. Die is gebaseerd op onze Definitieve Aanslag 2019. Dat is logisch, het zijn op dit moment de meest recente bekende gegevens bij de Belastingdienst. Het is ook logisch dat Vriendin ‘m krijgt. We hebben vorig jaar de verdeling van de diverse posten zo gedaan dat ik precies niets hoefde te betalen, dat was de meest optimale verdeling. Onderling hebben we dat wel verrekend. Want we zijn immers fiscaal partners.

En het is ook wel logisch dat we een Voorlopige Aanslag krijgen. We zijn netto betaler van belastingen. Een huis waarvan de Loan-to-Value ratio rond de 40% ligt, nauwelijks hypotheekrente-aftrek, en we zitten een beetje boven de grens van de vermogensrendementsheffing. Dat huis betalen we versneld verder af en ons vermogen groeit ook keurig door. Onze inkomens zijn stabiel. Je kunt dus met aan zekerheid grenzende waarschijnlijkheid voorspellen dat we ook in 2020 en in 2021 en daaropvolgende jaren inkomstenbelasting moeten betalen.

Nu kunnen we er natuurlijk voor kiezen om onze gegevens bij de Belastingdienst aan te passen. Vermogen op nul, dat soort dingen. En dan een nieuwe voorlopige aanslag van € 0 krijgen. En gewoon in maart 2022 aangifte doen over 2021 en een definitieve aanslag krijgen en betalen. Maar dat is dan iets wat je elk jaar moet blijven doen. Gedoe. En we houden niet van gedoe. Aanpassen doen we wel op het moment dat onze situatie echt verandert. We betalen immers graag belasting, want daar worden onze eigen Rijksambtenarensalarissen van betaald. Het voelt dus een beetje als vestzak-broekzak. Dan kan ik wel denken ‘ik zet het geld nu op een spaarrekening of beleg het en maak nog even rendement’. Maar een spaarrekening levert ook niks op en het bedrag is nou ook weer niet zo heel groot.

Consequentie is dan wel dat we in 2021 twee keer betalen. Namelijk een Definitieve Aanslag 2020 (want vorig jaar hebben we geen voorlopige aanslag gehad) en deze Voorlopige Aanslag 2021. Maar dat is eenmalig.

We moesten nog wel even grinniken om de ‘betalingskorting’ die de Belastingdienst aanbiedt als je in één keer betaalt. Maar liefst € 1. En ze willen wel heel graag dat wij hen een machtiging voor automatische incasso geven. Dat doen we niet, we bepalen zelf wel wanneer we de collega’s van de Blauwe Enveloppen Brigade betalen.

Is er wel eens een aanslag op jou gepleegd?

Overigens is Geldnerd tegenwoordig ook een echte ‘influencer’. ik sta zelfs op een verzendlijst van de marketingafdeling van de Belastingdienst. Iets waar ik me overigens nooit voor heb aangemeld, maar goed. Het is wel nuttige informatie. Zij sturen me dan ook persberichten waarin ze iedereen oproepen om de voorlopige aanslag goed te controleren. Ze sturen me zelfs kant-en-klare blogteksten hierover, ‘gastblogs’ die ik ook zo kan publiceren. Dat doe ik niet, op Geldnerd vind je alleen door mijzelf geschreven content. Maar ze doen wel hun best met communiceren, dat moet ik de collega’s van de Belastingdienst nageven. Zouden ze dan toch iets leren?

Wat kost mijn mediaconsumptie tussen 2003 en 2020?

Toen Geldnerd nog een klein Geldnerdje was, zag het medialandschap er heel anders uit dan anno nu. Het huis waar ik woonde met mijn ouders had een klassieke antenne op het dak. Daarmee ontvingen we Nederland 1 en 2 en, gegeven dat we in zuid-Nederland woonden, ook drie Duitse en twee Vlaamse TV-zenders. Onze TV had dan ook 8 knopjes voor 8 verschillende zenders, waarvan er eentje leeg was. Afstandsbediening? Dat kenden we niet.

Als we vanaf dat punt een jaar of 40 vooruit spoelen naar het heden, dan ziet de mediawereld er heel anders uit. Ergens begin jaren ’80 kregen we kabeltelevisie met de BBC en Discovery Channel en MTV, dat toen nog alleen maar videoclips uitzond. En een TV met afstandsbediening en teletekst…

Vanaf midden jaren ’90 kwam het internet voorzichtig om de hoek kijken. Eerst gewoon inbellen met een modem en een telefoonlijn, maar later steeds hogere snelheden via COAX kabel (ZIGGO) of ADSL via de telefoonlijn (KPN) en de laatste jaren steeds vaker glasvezel. Het kabellandschap consolideerde tot eigenlijk alleen ZIGGO en een aantal kleinere regionale aanbieders overbleef.  ZIGGO en KPN boden via hun netwerken (digitale) televisie aan met decoders en steeds meer kanalen en extradubbelpluspakketten tegen steeds hogere prijzen.

Stromen

En de laatste jaren zien we alweer een verschuiving. Er ‘stromen’ via het internet allerlei nieuwe kanalen onze huizen binnen. Netflix is de bekendste aan de videokant, maar Videoland en Disney+ en Amazon Prime en NPO Start Plus en HBO en Discovery+ en NL Ziet en vele anderen zijn ook allemaal betaalde opties met elk hun eigen unieke aanbod. Als je dus alles wilt kunnen zien en horen moet je steeds meer verschillende abonnementen nemen, die allemaal maandelijks abonnementsgeld van je willen ontvangen. En dat kan aardig in de papieren lopen…

Kosten

Geldnerd is eens even in zijn boekhouding gedoken, die ik al bijhoud sinds 2003. En ik heb op een rijtje gezet wat ik in totaal per jaar heb uitgegeven aan media en vaste communicatie. Vaste telefoon, internet, en (kabel)televisie. Mobiele telefonie laat ik buiten beschouwing, dat is nog een hele andere categorie. En er zit een gat van 2013 tot en met 2016, toen we in het Verre Warme Land woonden. Maar verder heb ik een compleet overzicht, zowel uit mijn oude situatie met Ex als de huidige situatie met Vriendin.

De situatie is natuurlijk niet helemaal vergelijkbaar. Want wij hebben nu oneindig veel sneller internet dan in 2003. Ik vond in mijn mailarchief nog een berichtje dat XS4All destijds onze internetsnelheid verhoogde van (downstream/upstream) 1536/256 Kbit/s naar 2048/640 Kbit/s. En dat was destijds het snelste ADSL-abonnement. Tegenwoordig hebben wij een ‘middenabonnement’ bij ZIGGO, met een snelheid van 250/25 Mbit/s. En de vaste telefoon heb ik ook al jaren niet meer.

Maar toch opvallend, we betalen voor toegang tot de netwerken minder dan 18 jaar geleden. Daar zijn verschillende oorzaken voor aan te wijzen. De grote ‘klapper’ was in 2010. Voor die tijd hadden we afzonderlijke abonnementen voor kabeltelevisie (CASEMA, één van de voorlopers van ZIGGO), vaste telefoon (KPN Telecom) en internet (XS4All). In 2010 namen we een Alles-In-Een abonnement. Dat, zoals je kunt zien, veel goedkoper was. Alles van één aanbieder.

Vanaf 2017 zie je de kosten voor toegang weer stijgen. Dat was na de aankoop van Geldnerd HQ, waar we sinds dag 1 een ZIGGO-abonnement hebben. Het ‘midden’ qua internetsnelheid, geen vaste telefoon, en tot eind 2018 ook met digitale televisie. Vanaf begin 2019 is het alleen maar internet en de basiszenders op de TV (waar we nauwelijks naar kijken). Eigenlijk was het dus voor 2017 en 2018 ook een beetje content, dat wel. Maar vanaf 2017 zien we ook de aparte contentkosten terug. In Huize Geldnerd luisteren we naar muziek via Spotify en we hebben een abonnement op Netflix. En dus het ZIGGO-abonnement dat trouw elk jaar een beetje (meer dan de inflatie) in prijs verhoogd wordt. Met steevast als argument dat ze stevig investeren in het netwerk.

Waar gaat het heen?

Met die enorme groei van het aantal aanbieders van ‘content’ ligt een verdere kostenstijging op de loer. Als jij fan bent van Star Wars (Disney+), Game of Thrones wilt kijken (HBO of ZIGGO), mee wilt kunnen praten over The Crown (Netflix) en ook af en toe een RTL-programma (Videoland) of serie van de NPO (NPO Start Plus) vooruit wilt kijken, dan zit je vast aan abonnementen van per stuk zomaar een tientje per maand. Wie doet dat? Er zijn ook al berichten dat piraterij, het illegaal downloaden of streamen van TV-series of films, weer toeneemt omdat mensen een grens stellen aan het aantal abonnementen dat ze willen nemen. En wie van mijn lezers deelt z’n Netflix en/of Spotify-abonnement? Het mag niet volgens de Algemene Voorwaarden, maar het is een eenvoudige manier om de kosten binnen de perken te houden.

Wat doet Geldnerd?

Hier in Huize Geldnerd proberen we het simpel te houden. We zijn tevreden over het ZIGGO-internetabonnement met de basiszenders op TV, want we kijken (behoudens het nieuws en een enkele documentaire) niet zo heel veel TV. Afgelopen maand is er hier voor de deur glasvezel ingegraven, en we krijgen binnenkort ook een aansluitpunt. Maar de huidige combinatie van stabiel internet en gratis TV lijkt me moeilijk te verslaan, al ga ik wel eens rondshoppen als de glasvezelaansluiting er is. We houden het voorlopig ook bij Netflix en Spotify.  Spotify gebruiken we vrijwel dagelijks, en bij Netflix lukt het ons al nauwelijks om het aanbod bij te houden. Vriendin wil nog wel eens een weekendje bingewatchen, maar mij lukt het meestal niet om meer dan één of twee afleveringen van een serie per avond te doen. En zeker niet een hele week op een rij.

Wat hoopt Geldnerd?

Ik zie een belangrijk verschil tussen de muziekmarkt en de TV-markt. Spotify is er in geslaagd om vrijwel alle muziek onder één dak en in één abonnement te verenigen. De TV-markt beweegt juist de andere kant op, met een grote diversiteit aan aanbieders met ieder meer of minder unieke content. Ik denk dat de meeste mensen zich echt niet op alles gaan abonneren. Hopelijk fuseren er een aantal streamingdiensten, en komt er een ‘voordeelabonnement’ met meer aanbod. Want ik kan me niet voorstellen dat alle streamingdiensten die het afgelopen jaar gelanceerd zijn of nog gelanceerd gaan worden ook daadwerkelijk gaan overleven in een overvolle markt.

Hoe zit het met jouw mediaconsumptie?

Een hoger budget voor 2021

De maand januari is inmiddels bijna voorbij, en ik heb nog geen woord geschreven over het budget. Terwijl er toch echt wel een aantal aanpassingen zijn gedaan in Huize Geldnerd. En: voor het eerst sinds 2017 is ons huishoudbudget (en daarmee de bijdrage aan de gezamenlijke huishouding) verhoogd. Lifestyle-inflatie? Tijd voor een overzicht!

Gezamenlijke huishouding

Geldnerd en Vriendin hebben een samenlevingsovereenkomst. Hierin is over de financiën afgesproken dat we de gezamenlijke huishouding ‘naar draagkracht’ betalen. In onze situatie betekent dat op basis van onze beider netto salarissen. Dat is ongeveer 50/50 maar net niet helemaal.

Wat we apart hebben afgesproken in de samenlevingsovereenkomst is dat we wel 50/50 betalen voor (a) reizen, aankopen voor de inboedel en andere bijzondere uitgaven en (b) de aflossing van de gezamenlijke woning. Die verrekenen we apart, buiten de reguliere maandelijkse bijdrage om. Onze woning is dus echt voor 50% eigendom van Vriendin en voor 50% van Geldnerd.

Voor het overige zijn onze salarisinkomsten en onze vermogens strikt gescheiden. Ons salaris komt binnen, we maken over naar de gezamenlijke rekening voor huishouding en aflossing, en de rest is naar eigen inzicht te sparen en/of te besteden.

In de gezamenlijke administratie heb ik een werkblad gebouwd dat jaarlijks voor ons uitrekent wat we allebei maandelijks bij moeten dragen. Uit de hypotheekspreadsheet haal ik de geplande reguliere en extra aflossingen voor het jaar. Uit de begroting komen de verwachte uitgaven voor de gezamenlijke huishouding. En van onze salarisbrieven in januari komen de nieuwe netto-salarissen. Daarmee is het een eenvoudige berekening wat we beide maandelijks bij moeten dragen. Eén keer een herhalende boeking instellen op onze eigen bankrekeningen, en klaar.

We doen dit al zo sinds we eind 2016 Geldnerd HQ kochten, dus al 4 jaar. En de totale verwachte uitgaven voor de gezamenlijke huishouding zijn in die 4 jaar steeds gelijk gebleven. Natuurlijk werden er dingen duurder, maar dat hebben we steeds opgevangen door elders te besparen. We hebben de digitale televisie van ZIGGO de deur uit gedaan. Onze verzekeringen gerationaliseerd. Een goedkoper energiecontract afgesloten. Steeds wisten we wel ergens te besparen, en daarmee de totale huishouduitgaven min of meer constant te houden. Tot 2020.

Knipperend lampje

In mei 2020 maakte ik al melding van een knipperend rood lampje in de administratie. Het geld was op en er was nog een stukje maand over. Maar ook in de latere maanden was het af en toe nodig. Meestal maakte ik dan snel even een bedrag over van mijn persoonlijke rekening naar de gezamenlijke rekening, om dat weer terug te boeken nadat we de maandelijkse reguliere bijdrage hadden gestort. Maar op die manier bouw je natuurlijk wel een structureel tekort op dat je van maand naar maand meesleept. Geen gezonde situatie.

Bij de analyse van de jaarcijfers 2020 en het opstellen van de begroting 2021 ben ik er dus diep ingedoken. Naar het voorbeeld van The Pursuit Of Hot die vorig jaar ook eens meerjarig naar de uitgaven keek. Wat waren de oorzaken van dat terugkerende tekort? Zijn die oorzaken incidenteel of structureel? En hoe lossen we het op? Want ik wil ook wel elke maand een hele bak met geld overhouden. Bij een incidentele oorzaak past een eenmalige bijstorting om ook op de gezamenlijke rekening wat ‘buffer’ te hebben. Maar bij een structurele oorzaak hoort een structurele oplossing: verder bezuinigen in vaste lasten of de begroting (en maandelijkse bijdrage) ophogen.

Analyse

Niet zelden is er meer dan één oorzaak voor een probleem. Zo ook hier. We hebben in 2020 niet altijd bijgestort voor niet-gebudgetteerde uitgaven, we betaalden ze uit de gewone maandelijkse bijdrage. In de jaren daarvoor kon dat ook, er was genoeg vrije ruimte op de rekening. Maar inflatie en prijsverhogingen deden in 2020 de balans omslaan. ‘Het leven wordt duurder’ is geen loze kreet.

Want ook onze reguliere huishouduitgaven stijgen door. Rente en aflossing houden we constant, maar andere kosten stijgen wel.

Onze gezamenlijke huishouding is vrij eenvoudig:

  • We hebben de kosten van wonen (exclusief hypotheek). VVE-bijdrage, gemeentelijke belastingen, waterschap, gas/water/elektra/internet, en onze schoonmaakster.
  • Daarnaast de kosten voor financiën. De kosten van de bankrekening en verzekeringen.
  • Niet te vergeten de kosten van ons Hondje.
  • De boodschappen.
  • Horeca: uit eten en thuisbezorgd.
  • Overige kosten

In onderstaande grafiek heb ik de kosten voor deze categorieën op een rijtje gezet voor de periode 2017 tot en met 2020.

Uit de grafiek blijkt duidelijk een stijgende lijn vanaf 2018. Het beeld over 2017 wordt nog een beetje vertekend door kosten na de aanschaf van ons huis. Ons Hondje werd duurder vanaf 2019. Niet alleen door de medische kosten (die zijn hopelijk eenmalig), maar ook omdat zijn vorige uitlaatservice ermee ophield, en we een nieuwe (en duurdere) uitlaatservice in de plaats genomen hebben. Maar vooral zie je dat de kosten voor wonen en boodschappen omhoog kruipen. Het financiële spook dat inflatie heet.

Velen van jullie zullen het herkennen. Ieder jaar een paar Euro per maand erbij voor de internetverbinding, het TV-abonnement, de gemeentelijke belastingen. Op termijn van een paar jaar tikt het aan. Volgens het CBS bedroeg de inflatie over de periode begin 2017 tot en met eind 2020 in totaal ongeveer 7,2%. Er zit een grens aan wat je kunt bezuinigen zonder dat je inlevert op kwaliteit en comfort. En er zit ook een grens aan hoeveel kwaliteit en comfort je in wilt leveren.

Bron: CBS

In 2020 was in Huize Geldnerd vooral de post Boodschappen een uitschieter. Deze uitgavenpost was in de jaren 2017 – 2019 vrij constant, tussen 2018 en 2019 was het verschil zelfs nog geen twee tientjes. Maar in 2020 hebben we ineens 25% meer uitgegeven. Dat is veel. Maar eigenlijk ook wel weer verklaarbaar. We zijn vanaf medio maart vrijwel elke dag thuis geweest. Drie maaltijden per dag. Geen lunches op kantoor, geen vier weken vakantie elders. En zeker in de lockdownperiodes ook iets meer luxe dan gebruikelijk.

Tegelijkertijd is de post Horeca weliswaar lager dan eerdere jaren, maar slechts een paar honderd Euro. Ja, we zijn beduidend minder uit eten geweest. Dat is ook lastig als alle horeca gesloten is… Maar we hebben wel ongeveer wekelijks een keer thuis laten bezorgen. Het netto effect van iets minder horeca en veel meer boodschappen is dat er in 2020 in Huize Geldnerd veel meer aan eten en drinken is uitgegeven.

De vraag is hoe zich dat in 2021 zal ontwikkelen. Wij gaan er van uit dat we in elk geval tot in het najaar volledig thuiswerken. Pas als een substantieel deel van de bevolking is ingeënt, zullen wij mogelijk deels terug gaan naar kantoor. Eigenlijk ga ik er dus van uit dat de situatie in het grootste deel van het jaar hetzelfde zal zijn als in 2020. En het uitgavenpatroon dus ook.

Kan het dan niet goedkoper in Huize Geldnerd? Zeker. Snijden in de vaste lasten. De uitlaatservice (gedeeltelijk) de deur uit. De schoonmaakster opzeggen. Nog beter op de aanbiedingen letten bij het boodschappen doen. Minder uit eten of thuisbezorgen. Een internetabonnement met minder bandbreedte en lagere abonnementskosten (en net zo vaak ‘hangen’ als sommige andere collega’s tijdens de videovergadering). Snijden in kwaliteit. Snijden in comfort.

Er was 7,2% inflatie in 4 jaar tijd. En ons budget heb ik na 4 jaar moeten verhogen met 2,9% om een beetje bij te blijven. Sinds begin 2017 is mijn salaris gestegen met 9,4% zie ik in mijn administratie. Dat is geen slechte verhouding toch? Voorlopig  houden we kwaliteit en comfort op het huidige niveau. Dan maar een maandje later financieel onafhankelijk.

Vreet de inflatie ook aan jouw huishoudbudget?

« Older posts Newer posts »

© 2021 Geldnerd.nl

Theme by Anders NorenUp ↑