De finance routine

Geldnerd is dol op het bijhouden van zijn cijfertjes. Dat geeft rust en overzicht, en dat is belangrijk. Ik heb vaak geschreven over mijn wekelijkse finance-moment. Maar dat is geen starre traditie. Het beweegt en ontwikkelt zich door de tijd, ook afhankelijk van de tools die ik gebruik.

Alles draait om de 25e

Afgelopen vrijdag was het weer de 25e. In mijn financiële kalender is dat de belangrijkste dag van de maand. Uiterlijk op de 24e stort mijn werkgever, de rijksoverheid, namelijk mijn salaris. Eerder in december en als de 24e in een weekend valt. Naast mijn salaris ontvang ik dan ook mijn IKB-budget. Ik heb ervoor gekozen om dat maandelijks uit te laten betalen zodat ik het meteen aan het werk kan zetten. En meestal ontvang ik ook een bedrag aan thuiswerkvergoeding. Volgens de CAO hebben we recht op € 2 per dag, en ik werk nog steeds 2 à 3 dagen per week thuis. In mijn agenda staat een reminder op de eerste werkdag van elke maand om de thuiswerkvergoeding van de voorafgaande maand te declareren. Dat kost een paar minuten, ik houd namelijk in mijn notitie-app bij wanneer ik op kantoor geweest ben. Op deze manier vergeet ik niet om te declareren, en vraag ik ook niet te veel of te weinig aan.

Op de 25e ’s ochtends vroeg voert de Rabobank een aantal voorgeprogrammeerde boekingen uit. Dat kan bij hen nog steeds niet automatisch als het salaris binnenkomt. De functie die ze daarvoor hebben, Slimme Overboekingen, werkt namelijk alleen tussen rekeningen van de Rabobank onderling. Dus alleen voor Domme Mensen die al hun financiële zaken bij de Rabobank doen…

Maar van mijn rekeningen vertrekken op dat moment alleen maar boekingen naar rekeningen elders. Er gaat geld naar onze gezamenlijke huishoudrekening bij ABN AMRO voor het huishouden in de komende maand en de aflossingen op de hypotheek. Mijn maandelijkse inleg op de beleggingsrekening wordt overgemaakt naar mijn rekening bij Saxo Bank. En mijn maandelijkse inleg in de voorzieningen wordt overgemaakt naar mijn spaarrekening bij Lloyds Bank. De boekingen naar ABN AMRO staan meteen op de rekening (lang leve Instant Payments!), de boekingen naar Lloyds en Saxo zijn iets langer onderweg.

Acties

Afgelopen vrijdag rond de lunch maakte ik mijn maandelijkse rondje langs de rekeningen.

Allereerst log ik in bij ABN AMRO. Aan het saldo kon ik zien dat de overboekingen van mijn eigen rekening en de persoonlijke rekening van Vriendin gearriveerd waren. Vervolgens ga ik naar het hypotheekgedeelte, en doe de maandelijkse extra aflossing (inclusief sneeuwbal). In mijn hypotheekspreadsheet kan ik zien hoe hoog die moet zijn. Ik download de PDF met de bevestiging voor mijn administratie. En ik download alle boekingen sinds de vorige download, om te verwerken in mijn administratie.

Daarna log ik in bij de Rabobank. Daar check ik of er genoeg saldo op mijn lopende rekening staat voor de creditcardafrekening, die de Rabobank meestal op de 26e incasseert. Indien nodig vul ik het aan. Ik download het creditcardoverzicht en het bankafschrift van de vorige maand (PDF), en ik download ook de CSV-bestanden met banktransacties en creditcardtransacties.

Als derde log ik in bij Saxo. Daar kom ik echt maximaal twee keer per maand. Op de 25e om mijn maandelijkse beleggingstransactie uit te voeren. En de eerste zaterdag na die transactie om mijn rapportage te downloaden zodat ik de transacties kan importeren in mijn beleggingsspreadsheet. Rond de lunch is mijn maandelijkse inleg altijd wel binnengekomen. Het voorgaande weekend heb ik in mijn beleggingsspreadsheet al gekeken welke ETF ik dit keer bij moet kopen om dichter bij de gewenste portefeuilleverdeling te komen. Ik maak een kooporder voor het maximale aantal stukken dat ik met het beschikbare bedrag op de beleggingsrekening kan kopen. Ik kijk niet naar de koersen. Ik ga niet aarzelen of de koers over een uur of morgen misschien lager staat. Order inleggen met een ruime prijsmarge, een paar seconden wachten op de bevestiging dat de order is uitgevoerd en tegen welke koers, en uitloggen.

En als laatste log ik in bij Lloyds. Daar hoef ik eigenlijk niets te doen, ik kijk alleen even of mijn overboeking inderdaad is binnengekomen en check het saldo tegen de bedragen in mijn boekhouding om te zien of er geen gekke dingen gebeuren.

Veel werk? Valt best wel mee. Het kost me ongeveer een kwartier. Er zijn maar twee echt handmatige handelingen, de aankooporder voor de beleggingen en de extra aflossing op de hypotheek. En beide heb ik zo eenvoudig mogelijk gemaakt met mijn spreadsheets die me precies vertellen wat ik moet doen. Geen emoties, geen twijfel. Gewoon doorgaan.

Boekhouding

Na het rondje langs de rekeningen is het zaak om mijn administratie bij te werken. Meestal doe ik dat in het weekend na de 25e, in november valt dit toevallig samen op dezelfde dag. Het bijwerken begint met mijn ‘GnuCash Converter’ spreadsheet. Die importeert met één druk op de knop de bestanden met creditcardtransacties en banktransacties van de Rabobank en ABN AMRO, en zet ze om in een format dat ik makkelijk in kan lezen in GnuCash. Omdat er inmiddels ongeveer 10 jaar aan financiële data in GnuCash zit weet het systeem vrijwel feilloos op welke grootboekrekeningen de boekingen terecht moeten komen.

Soms vul ik handmatig wat extra informatie aan bij een boeking zodat ik ook over een paar jaar nog weet waar deze boeking over ging. En sommige boekingen splits ik in meerdere regels. De salarisbetaling splits ik bijvoorbeeld zodat ik de thuiswerkvergoeding op een aparte inkomstenrekening kan boeken. Op dezelfde manier splits ik de reguliere rente en aflossing, de aflossing boek ik op de rekening Passiva:Hypotheek en de rente op Uitgaven:1000 Huisvesting:1025 Hypotheekrente (die nummering is in mijn administratie historisch zo gegroeid).

Ook de boeking naar mijn bufferspaarrekening wordt gesplitst in 10 boekingen die verdeeld worden over mijn potjes. Dat hoef ik gelukkig niet handmatig te doen, ik kan gewoon de boeking van de voorgaande maand kopiëren en de datum aanpassen. En tenslotte verwerk ik de beleggingsorder in de administratie. Meestal ook door een eerdere order in hetzelfde fonds te kopiëren en de aantallen en aankoopprijs aan te passen.

De laatste stap in het bijwerken van mijn administratie is de saldocheck. Kloppen de saldi van mijn rekeningen in de administratie met de saldi bij de bank? Als dat het geval is, dan is alles in orde en compleet. Ook dit proces klinkt tijdrovender dan het is, in de praktijk kost het maar ongeveer een kwartier om de administratie helemaal bij te werken.

Routine

Meestal werk ik halverwege de financiële maand, zo rond de 10e, de administraties nog een keertje bij. Ik download weer de bestanden bij Rabobank en ABN AMRO en importeer ze in GnuCash. Als ik dat maar eens per maand doe, ben ik soms vergeten waar een uitgave ook al weer voor was (veel bedrijven geven vreemde namen aan hun pinapparaten, je kunt lang niet altijd zien waar het was…). Daarom schrijf ik bijzondere uitgaven vaak ook op in mijn financiële dagboek, dan kan ik het even terugzoeken.

Wat ik wel elk weekend doe is het bijwerken van de actuele aandelenkoersen in mijn beleggingsportefeuille. Maar ook dat is heel eenvoudig. Ik open GnuCash, en ga naar ‘Tools | Price Database | Get Quotes’. In minder dan een halve minuut haalt GnuCash dan de slotkoersen van mijn fondsen van de afgelopen beursweek en de actuele valutakoersen (Euro / Dollar) op. Eigenlijk is dit niet eens nodig, het zou voldoende zijn als ik dat elk kwartaal doe voor mijn kwartaalrapportage, of zelfs maar eens per jaar. Maar het is al bijna twintig jaar mijn gewoonte om die koersen elke week bij te houden, en Geldnerd is nou eenmaal een gewoontediertje…

Minder dan een uur per maand kost het om mijn administratie gedetailleerd bij te houden. Veel mensen missen elke dag meer slaap dan dat vanwege geldzorgen. Inzicht in je uitgaven en inkomsten geeft rust en geeft je inzicht waarmee je bij kunt sturen. Dat is dat uurtje toch meer dan dubbel en dwars waard?

Hoe houd jij jouw administratie bij?

Dit bericht heeft 9 reacties

  1. Spreadsheets FTW

    Zoals je weet draai ik een dubbele boekhouding in Excel. Enkele exports in de daartoe bestemde mappen zetten is genoeg om alles te kunnen verversen.

    Ik doe dit 1 keer per week. Kan met gemak één keer per maand of langer, maar dat hele model is er juist om controle te houden. Dan moet je het dus ook gebruiken. 🙂 Ik doe het meestal op een werkdag ergens tussendoor. Dan zit ik toch al achter een computer en zo hoef ik er dus niet ‘voor te gaan zitten’.

    Hoewel ik gek ben op automatiseren, moet ik toch bekennen dat ik een aantal zaken inmiddels weer zelf doe. Als voorbeeld, de boekingen nodig om de maand af te sluiten kunnen prima automatisch gedaan worden. Nu ik ze echter weer zelf doe, blijven de cijfers beter hangen dan als ik ze in het rapport lees. Iets soortgelijks geldt ook voor sommige transacties. Het voelt toch als een soort beloning als ik bijvoorbeeld een extra aflossing doe…

    Heb jij wel eens een in het systeem geautomatiseerde handeling weer ’terug gehaald’ naar handmatig?

    1. Geldnerd

      Herkenbaar. Ik heb in het verleden een tijdje automatisch belegd, maar wilde toch zelf meer keuzevrijheid.

      En ik doe (nog) niet aan periode-afsluitingen. Welk doel dient het voor jou?

      1. Spreadsheets FTW

        Het belangrijkste element in mijn boekhouding is mijn ‘result-run’. Zie het als een uitgebreide resultatenrekening met de afgelopen 18 maanden naast elkaar. Dat zou ook prima functioneren zonder maandafsluiting. In dat rapport zouden de onderste regels leeg zijn, maar daar kijk ik toch niet naar… Het gaat daar om de opbrengsten en kosten.

        Ik heb echter ook een balans. Hoewel minder belangrijk, vind ik het wel fijn om er af-en-toe naar te kijken. Uitdaging is dat als ik geen maandafsluiting doe, het resultaat van de maanden zijn weg niet naar de balans vindt. Gedurende de maand is dat verschil ‘klein’ en volstaat een groen/rood-bolletje om aan te geven of het verschil op de balans even groot is als het verschil op de resultatenrekening. Maar na enkele maanden zouden er duizenden euro’s verschil tussen zitten. Dat trekt de neuroot in mij niet…(Ja, dat kan ik ook oplossen door het saldo van de debet en creditzijde als resultaat in te vullen, maar dat is valsspelen…)

        1. Geldnerd

          Ha! De balans! Daar kijk ik elk kwartaal naar, vaker dan dat vind ik te onrustig.

  2. Sjaak Trekhaak

    Elke zaterdagochtend nadat ik bij de bakker ben geweest werk ik mijn boekhouding bij. Elke week in ieder geval de transacties vanaf de betaalrekening, vanwege dezelfde reden als die jij aangeeft: Dan weet ik meestal voor rare uitgaven nog wel waar het voor was. Over het algemeen weet mijn GnuCash ook wel waar het heen moet, hier zit er 20 jaar qua data in. Ben ook een ontzettend gewoontedier wat dat betreft. Kost ongeveer 5 minuten.
    Daarnaast elke eerste zaterdag van de maand de maandacties, zoals maandoverzichten downloaden en inloggen bij de instellingen waar mijn niet-betaalrekeningen (spaar & beleg) staan. Door de manier waarop ik de beleggingen importeer/bijwerk in GnuCash wordt er bij elke transacties (maandelijks dus) de huidige tarieven in de GnuCash tarievendatabase gezet. Dit vergroot de 5 minuten naar 10-15 minuten. Al met al kost me het bijwerken maandelijks ongeveer een half uur.
    Ik heb zelf TODO-lijstjes gemaakt voor de verschillende momenten (wekelijks, maandelijks, jaarlijks) en deze loop ik van begin naar einde door. Op die manier weet ik zeker dat ik niets vergeet en het is vrij emotieloos. Het meeste handwerk dat ik moet doen is inloggen + downloaden.

  3. Schapie

    Leuk om te lezen hoe andere mensen dit doen. Ik werk meestal ongeveer wekelijks mijn uitgaven bij in over de jaren gefinetunede spreadsheets, daarbij splits ik mijn variabele uitgaven vrij gedetailleerd uit zodat ik precies weet wat ik uitgeef aan boodschappen/gezondheid/horeca/cadeaus/activiteiten/diensten/etc, en alle terugkerende gegarandeerde en verwachte posten staan erin op maand- en jaarniveau. Als mede-rijksambtenaar check ik op de 24e mijn rekening even of het salaris er inderdaad is en op de 25e of alles goed is gegaan met de grootste vaste afboekingen. Per die datum gaan ook mijn beleggingen er automatisch uit, en behalve dat ze afgeboekt zijn wil ik er niets van weten omdat ik er anders toch wat onrustig van word, merk ik. Ik hou er ook niets van bij behalve de inleg per maand en de portefeuillewaarde op 1 januari van elk jaar, dat laatste alleen maar omdat de collega’s van de Belastingdienst het willen weten. Met een simpele gespreide buy-and-hold strategie en een horizon van nog 20-40 jaar is het niet alsof ik acute beslissingen moet nemen, eens per kwartaal een blik op de portefeuille en een jaarlijkse update van mijn inlegbedrag en de verdeling over verschillende ETFs is me voorlopig genoeg.

    Elk jaar evalueer ik of mijn uitgaven nog passen bij wat ik fijn/belangrijk/nodig vind, en pas ik mijn uitsplitsing en potjessysteem aan naar mijn voorkeuren van dat moment. De hoofdcategorieën blijven wel gelijk zodat ik die langjarig kan vergelijken. Volgend jaar verhuist een categorie van mijn variabele uitgaven naar een apart gereserveerd potje omdat de uitgaven voor die categorie toch meer blijken te clusteren dan ik dacht, en de categorieën die begin dit jaar de omgekeerde weg hebben bewandeld bevallen me goed dus die blijven volgend jaar onder de variabele administratie. Op jaarniveau is het vestzak-broekzak, maar het idee achter mijn administratie is het geven van maximaal overzicht en minimale stress. Mijn potjes en de uitgaven daaruit wonen dus in een ander deel van mijn spreadsheets dan de reguliere variabele uitgaven, zodat ik met één blik zie of er iets afwijkends aan de hand is in mijn lopende uitgaven zonder dat ik kan schrikken van plotselinge grote bedragen waar bij nader inzien voor is gereserveerd. Spaartegoeden en beleggingsrekeningen staan standaard op onzichtbaar in mijn bankapps, die saldi zijn niet relevant voor dagelijkse beslissingen, dus ik hou ze weg uit mijn mindspace. Buiten momenten dat ik een wat uitgebreidere inventarisatie doe, zo eens per kwartaal, wil ik alleen mijn lopende rekening en de lopende uitgaven zien, en mijn potjes wanneer zich een potjesuitgave voordoet.

    1. Geldnerd

      Herkenbaar. Ik heb overigens zelf de apps van mijn spaarrekening en broker niet eens op mijn telefoon staan, dan kom ik ook niet in de verleiding om te kijken.

  4. Stille bewonderaar voor alle gedisciplineerde administratie-verwerkers

    Hallo Geldnerd,
    Allereerst bedankt dat je zo regelmatig blogt. Ik lees het met veel plezier en heb er ook waardevolle ideeën opgedaan. Ik hoop dat deze blog nog lang blijft bestaan!

    Een vraagje. In dit artikel staat: “Omdat er inmiddels ongeveer 10 jaar aan financiële data in GnuCash zit weet het systeem vrijwel feilloos op welke grootboekrekeningen de boekingen terecht moeten komen.“ Dit betekent dat het systeem geautomatiseerd de boeken op grootboekrekening zet, klopt dit?
    Ik heb de serie “Financieel op orde” gelezen (dank dank dank voor deze tutorials!), maar helaas kon ik geen instructie vinden hoe ik de geautomatiseerde handeling in Excel kon uitvoeren (ik werk nog met Excel). Ik merk dat tegenop zie om de boekingen handmatig uit te voeren, met als gevolg uitstelgedrag…
    Wil je nadenken om een tutorial te schrijven over geautomatiseerde verwerkingen in de financiële administratie?

    1. Geldnerd

      Dank! In de administratiespreadsheet op de Downloads pagina zit deze functionaliteit ook, en in de handleiding die je daar ook kunt downloaden staat beschreven hoe je die kunt inrichten.

Reageren is niet mogelijk.