Gezond Leven systeem

Nu ik geschreven heb over mijn Werksysteem, wordt het tijd om ook eens wat uitgebreider te schrijven over mijn persoonlijke systeem om een gezondere levensstijl te ondersteunen. Dat is twintig jaar lang best een worsteling geweest. Daar is verandering in gekomen in de zomer van 2019. En met wat coronaworstelingen houdt het systeem nog steeds stand.

Ten opzichte van mijn voorgaande levensstijl heb ik twee belangrijke wijzigingen doorgevoerd. En dat is echt geen rocket science. Ik ben meer gaan bewegen en beter op gaan letten wat ik eet. Enerzijds waren dat allebei eenvoudige stappen. Ik heb twintig jaar helemaal niets aan sport gedaan. En totaal niet opgelet wat ik at en dronk. Maar anderzijds was het een enorme stap. En daar heb ik hulp bij gezocht.

Bewegen

Vanaf de zomer van 2019 tot december 2020 heb ik gewerkt met een personal trainer. Elke week een uur. Daarna maakte de Corona-lockdown daar een einde aan. Sinds augustus train ik weer zelfstandig, bij een andere sportschool. Voorlopig met het arsenaal aan oefeningen dat ik in anderhalf jaar heb opgebouwd.

Ik houd mijn oefeningen wekelijks bij. In een spreadsheet uiteraard. Dat doe ik al sinds de allereerste trainingssessie. Voor iedere oefening het gewicht waarmee ik train en het aantal herhalingen. En voor de sessie als geheel een aantal basisstatistieken die verzameld worden door mijn sportgadget. Gemiddelde en hoogste hartslag, verbrande calorieën, percentage veterbanden, totale tijd van de trainingssessie. Dat levert me een schat aan informatie op over mijn voortgang.

En inmiddels durf ik te zeggen dat de wekelijkse trainingssessie onderdeel is van mijn systeem. Ik heb het gemist tijdens de lockdown. Al durfde ik pas weer te beginnen na de vaccinaties, om geen grote risico’s met mijn eigen gezondheid te nemen.

Wat ik maar niet in mijn systeem krijg is hardlopen. Het zou goed beter zijn als ik één, nog liever twee, keer per week ook een rondje zou gaan hardlopen. Cardiofitness als aanvulling op de krachttraining. Ik heb er een app voor die mij in 10 weken naar 5 kilometer hardlopen zou moeten brengen. En ik ben al een aantal keren opnieuw begonnen.

Deels is het dat ik hardlopen gewoon niet leuk genoeg vind. En deels is het ook dat ik het gewoonweg niet in mijn weekritme gepast krijg. Wat natuurlijk onzin is, want ‘geen tijd’ bestaat niet. Het is altijd ‘geen prioriteit’. Ik overweeg nu, zeker omdat de donkere en koude tijd van het jaar weer aangebroken is, een tweede wekelijkse sessie in de sportschool te plannen. De eerste sessie richt ik dan op krachttraining, de tweede sessie op cardiofitness. Of twee gemengde sessies, dat kan natuurlijk ook.

Eten en drinken

Behoudens bijzondere medische situaties is mijn gewicht een resultante van de calorieën die ik eet en de calorieën die ik verbrand. Jarenlang gedachteloos en ongezond eten en drinken zonder enige regelmatige vorm van lichaamsbeweging leidde tot een behoorlijk fors overgewicht. Het werd mij dus al snel duidelijk dat ik er niet zou komen met alleen maar meer bewegen. Ik moest ook bewuster gaan eten.

Een van de eerste stappen van bewustwording is bij mij altijd de realisatie dat ik veel te weinig van het onderwerp af weet. Oh, genoeg kookboeken hier in huis, en sommige worden soms zelfs opengeslagen. Maar bewust eten, wat is dat eigenlijk? En hoe doe je dat. De conclusie was dus al snel dat ik hier ook hulp bij nodig had. Dus ging ik naar de diëtist. En daar kom ik nog steeds met enige regelmaat.

Wat voor mij ook werkt: een eetdagboek. Ik schrijf elke dag op wat ik eet en drink. Niet ingewikkeld met een app en een calorieën-teller, maar gewoon een eenvoudig lijstje in mijn online notitieboek Evernote. Dat geeft al heel veel inzicht en bewustwording. Al vroeg kwam ik er achter dat ik veel te veel koolhydraten at. Pasta, rijst, aardappelen. ‘Makkelijk’. Daar hanteer ik nu geadviseerde hoeveelheden voor. Ik wil me nog eens gaan verdiepen in het Low Carb High Fat (LCHF) dieet, ik denk dat daar voor mij persoonlijk goede aanknopingspunten in zitten. Ook dronk ik te veel frisdrank, met name Coca Cola Zero. Maar daar werd in augustus een ‘nieuwe verbeterde formule’ van geïntroduceerd. Daarvan kreeg ik maagklachten, en sindsdien drink ik veel minder frisdrank. Is een verslechtering toch nog ergens goed voor.

Uitgebreidere maaltijden moet ik van mezelf liefst compenseren. Bij een borrel of dinertje neem ik nu vaak een lichtere lunch om alvast wat ruimte in te bouwen. Blijft over mijn voorliefde voor (zoete) snacks. Daar is eigenlijk maar één oplossing voor in Huize Geldnerd. Zorgen dat ze niet in huis zijn. Als ze er liggen, dan worden ze geconsumeerd. Niet per stuk, maar per pak. En ik drink iets te graag een lekker glaasje wijn bij het avondeten. Ook dat probeer ik te beperken, en in elk geval niet meer te doen op werkdagen. Maar een kortere werkweek helpt dan natuurlijk niet.

Financiën

Tsja, en op dit blog kom je natuurlijk ook voor financiële dingen. Dus wat kost me dat nou, dat Gezond(er) Leven systeem?

De afrekening van de diëtist loopt via de zorgverzekering en moet ik dus zelf betalen als onderdeel van mijn eigen risico. Dat kost iets meer dan € 35 per sessie, en ik ga eens in de twee à drie maanden.

De personal trainer kostte € 60 per sessie. Dat hakte er dus best wel in. De sportschool is een stuk goedkoper. Ik ben begonnen met een 10-rittenkaart. Die kost mij € 14,35 per sessie. Eerst maar eens kijken hoe het beviel, immers. Daarna had ik al snel uitgerekend dat een abonnement veel goedkoper is. Mits ik trouw elke week bleef gaan natuurlijk. Iets met stok en deur waar die achter staat, en de meeste sportscholen leven volgens mij van de klanten die wél een abonnement hebben en niet komen sporten… Maar zelfs met één keer trainen per week is een abonnement voordeliger. Ik kan dan kiezen tussen een maand-, kwartaal-, halfjaar- en jaar-abonnement. Met 50+ korting. Als ik één keer per week train lopen de kosten dan stapsgewijs terug naar € 8,50 per sessie, bij twee keer per week trainen wordt dat zelfs € 4,25 per sessie. Mits ik volhoud. Ik heb voorlopig gekozen voor een halfjaar-abonnement. Dat kost mij € 38,50 per maand.

Voor mijn Gezond(er) Leven systeem heb ik een potje in mijn voorzieningensysteem. Oorspronkelijk ging daar € 300 per maand in. Dat is inmiddels teruggebracht naar € 100 per maand. Hiervan kan ik ruimschoots de sportschool en de diëtist betalen, en dan hou ik ook nog geld over om af en toe nieuwe sportkleding en schoenen te kopen.

Tussenstand

Ben ik op mijn streefgewicht? Nee, nog (steeds) niet. Daarvoor houd ik misschien ook iets teveel van lekker eten en een goed glaasje wijn of whisky. Maar mijn gezondheid en gewicht zijn een stuk beter dan voorheen! En, het allerbelangrijkste, ik wil echt niet meer terug naar mijn oude ik. Want wat heb ik aan al die resultaten van mijn financiële systeem als ik niet gezond kan blijven om er van te genieten?

Hoe houdt jij jouw leven een beetje gezond?

NB: Hoera! Dit is blogpost nummer 800!

Net zo gelukkig op de Veluwe

  • Berichtcategorie:The HOT Life

Begin september is Geldnerd een paar weekjes op vakantie geweest. Daar hebben jullie als het goed is niets van gemerkt, want er stonden gewoon blogposts klaar voor de vaste publicatiedagen. Maar op de achtergrond was er even niemand thuis.

We hebben lang geaarzeld over de vakantie. Ik vind thuis zijn namelijk helemaal niet erg. Maar de afgelopen anderhalf jaar hebben we in totaal welgeteld vijf nachten niet thuis geslapen. Dus we waren op z’n minst even aan een andere omgeving toe, vonden we, in de categorie luxeproblemen. Maar het buitenland vonden we toch nog wel spannend. We hebben weliswaar sinds een tijdje een groene vink en een QR-code in onze Corona-app staan, maar al die steeds veranderende regeltjes waren geen aanlokkelijk vooruitzicht. We vreesden hetzelfde scenario als in 2020. Heel Europa had de hele zomer lopen feesten, en tegen de tijd dat wij op vakantie konden sprong het ene na het andere land weer op rood.

Sowieso vind ik vakantie een bijzonder fenomeen. Honderd jaar geleden bestond het alleen voor de rijksten onder ons. Ergens in de jaren zestig en zeventig werd het toegankelijk voor ‘de massa’. Ik weet nog hoe mijn ouders medio jaren zeventig (als eerste in de straat, jottem!) een caravan kochten en hoe we heel avontuurlijk naar een meer in Italië reden. Overnachten op een parkeerplaats aan de Deutsche Autobahn en zo. Aan vliegvakanties hebben we in mijn jeugd nooit gedaan, mijn eerste vliegreis was een zakentrip toen ik een jaar of 25 was. Maar ook vliegvakanties werden steeds populairder. En langzaam maar zeker werd het steeds gekker.

Pré-corona leek het wel alsof we op vakantie allemaal nog drukker waren dan gewoon thuis. Want je moest naar de hippe restaurants en de trendy clubs en het mooiste strandje en alle bezienswaardigheden. Jouw eigen unieke topervaringen. En dat moest dan ook allemaal gedeeld worden op social media. En alle andere mensen deden dat ook. Dus zo uniek was het dan ook weer niet. Maar wel vermoeiend, lijkt me.

Nu is dat al heel lang niet meer het beeld dat Geldnerd van een vakantie heeft. Ik ben natuurlijk ook een saaie oude man. Maar zelfs toen ik nog een saaie jonge man was, zocht ik vooral naar rust en bezinning. De schoolvakanties heb ik altijd gemeden als de pest. Want geen kinderen, en een bloedhekel aan de drukte die veroorzaakt wordt door de volgende generaties die onze planeet definitief onbewoonbaar gaan maken. Om over de hogere prijzen in het hoogseizoen maar te zwijgen.

Vroeger, heel lang geleden, bracht Geldnerd nog wel eens een paar weken in de nazomer door op een zeilboot tussen de Kroatische eilanden. Ook toen al meed ik het liefst de havens. Daar kwamen we af en toe voor noodzakelijke boodschappen, of om de watertank bij te vullen. Maar verder zochten we het liefst de rustige baaien op waar (bijna) niemand lag. Ver van dorpen en steden. Die waren daar toen nog (we praten over 15 jaar geleden), ik weet niet hoe het nu is. Rust, stilte, en ’s nachts een prachtige sterrenhemel. Maar niet zo heel goed voor het spaarpercentage, dat soort vakanties.

Pré-corona laadden Geldnerd en Vriendin het liefst onze koffers en ons Hondje in de auto en reden naar Frankrijk. Ieder jaar een andere streek. Daar boekten we dan liefst voor elke week een nieuw huisje in the middle of nowhere. De ochtenden besteedden we aan markten in dorpjes waar we stinkende kazen en lekkere wijnen (en stokbrood) kochten. Af en toe een kerk, klooster of kasteel bekeken. Uitgebreid lunchen bij een brasserie op een pleintje onder de platanen. En dan terug naar ons huisje en de middag / avonden besteden aan een goed boek onder het genot van het eerder gekochte stokbrood, de kaas en de wijn.

Welkom op de Veluwe!

We spoelen door naar 2021. We hebben een nieuw niveau in avontuur bereikt. Spanning en sensatie. We hebben namelijk 10 dagen op de Veluwe gezeten. In een soort van tiny house. Met voor ons een heideveld. En achter ons een bos.

We hadden er zin in. Vriendin stuurde me bijna dagelijks ‘Voorpretmailtjes’ met nieuwsberichtjes of voorbeelden van wat er allemaal te doen was.

Hoogtepunten

We hebben veel mooie bos- en heidewandelingen gemaakt. Voor ons huisje liepen we ook zo de hei op. Geldnerd en Vriendin zijn allebei dol op bossen en heide en licht glooiend landschap. De heide was nog prachtig paars, al zaten we al wat verder in het seizoen. We merken wel dat Hondje inmiddels echt oud is. Een wandeling van 10 kilometer zonder langere pauze lukt niet meer. Een enkele keer heb ik hem zelfs een stuk gedragen. We overwegen hier een speciale draagzak voor te kopen. En we zijn ook nog op de eeuwige jachtvelden van onze koning geweest, dat kon nog net voordat ze hopelijk voor de laatste keer op slot gingen voor ‘onderhoud aan flora en fauna’.

Op één van de vakantiedagen zijn we zelfs het woeste Flevoland ingereden naar een van de vogelspot-plekken rond de Oostvaardersplassen. We zijn 99,9% zeker dat we zee-arenden gezien hebben. En een bruine kiekendief. 

Verder hebben we tientallen soorten vogeltjes gespot. Tijdens de wandelingen hebben we veel sporen van groot wild (reeën, herten, wilde zwijnen) gezien. De enige ‘close encounter’ met groter wild was een ontmoeting met een familie van vijf wilde zwijnen tijdens één van de wandelingen. Maar we genoten ook van de roep van de buizerd die boven ons cirkelde als we ‘s ochtends buiten koffie dronken, en de roep van de bosuil als ik ‘s avonds nog even een rondje liep met ons Hondje.

Culinair is de Veluwe overigens wat ons betreft geen hoogtepunt. Bij de Franse vakanties schreef ik over de uitgebreide lunches op terrasjes onder de platanen. Op de Veluwe is het assortiment dan toch vaak beperkt tot pannenkoeken, saté, omeletten, hamburgers en schnitzels. Vooral die laatste verraste mij. Het was wel heel lang geleden dat Geldnerd een schnitzel verorberde, en dat was in ‘schnitzel-Heimat’ Oostenrijk. Daar mag moet dat. We hebben dus meer zelf gekookt, ons huisje had daar goede voorzieningen voor. En hebben dus iets meer aan boodschappen besteed en minder aan horeca dan in een ‘gebruikelijke’ vakantie.

Het was heerlijk om er even een tijdje tussenuit te zijn. Hopelijk komen we hier de winter mee door. En zo niet, dan moet er nog een extra vakantie geboekt worden. Het vakantiepotje zit nog vol genoeg na de beperkte mogelijkheden van de afgelopen anderhalf jaar….

Kosten

Vakantie in eigen land was niet echt goedkoper dan Frankrijk. Goed, we maakten minder kilometers voor de heen- en terugreis.

OmschrijvingKostenBijzonderheden
Huurauto en Brandstof€ 556785 kilometer incl. heen- en terugreis
Huisje€ 962via AirBnB
Boodschappen€ 260
Horeca€ 275
Overige€ 8Wandelkaart regio
Totaal€ 2.061

Gerekend over 10 dagen en 2 personen is dat dus iets meer dan € 100 per persoon per dag. Dat is niet zo heel anders dan we op onze buitenlandse vakanties per dag uitgaven. Minder brandstof, minder horeca, meer boodschappen.

Bij andere bloggers las ik de afgelopen maanden ondermeer over de vakanties van Luxe Of Zuinig en Geldsnor. Maar anderen zijn vast en zeker ook weg geweest.

Hoe was jouw vakantie dit jaar?

Corona en een oude Healthnerd

Onlangs verscheen er een grote groene vink in mijn CoronaCheck app. Dus moet ik van mijzelf ook weer naar de sportschool. Ik heb bewust gewacht tot ik volgens de vaccinatie-experts beschermd ben, ik probeer om niet teveel risico te nemen met mijn gezondheid. Die grote groene vink was voor mij dus een voorwaarde. Maar ook het moment van de waarheid. Ik moest weer.

Mijn wekelijkse sportuurtje was geschrapt sinds eind december 2020. Toen werden de coronamaatregelen aangescherpt en ging de sportschool ook weer dicht. Gezien het seizoen zag ik buiten trainen niet zo zitten. En hardlopen deed ik af en toe wel, maar met die vorm van bewegen heb ik een haat-liefde verhouding. Ik vind het, zelfs met een afwisselende muzieklijst, niet leuk genoeg om dat echt in mijn systeem te krijgen.

Omdat mijn eerdere sportstudio en personal trainer inmiddels niet meer samenwerken ga ik daar niet meer heen. Het was de combinatie van de trainer en ‘op kruipafstand van huis’ die voor mij werkte. Dezelfde trainer op een kwartier fietsen zag ik niet zitten, en dezelfde sportschool met een andere trainer vond ik ook geen fijn idee. Ik ben dus best goed in het opwerpen van barrières voor mijzelf…

Gelukkig zijn er andere opties. Ik wist van een andere sportschool, ook op kruipafstand van huis. Een ‘gewone’ sportschool waar ik zelf kan trainen en desgewenst hulp kan vragen. Dat scheelt ook nog eens een paar honderd euro per maand in de uitgaven. En ik vertelde mijzelf dat ik altijd nog terug kan naar de personal trainer als het me niet lukt om mijzelf te motiveren. Want sporten, dat heb ik nodig.

De anderhalf jaar werken met een personal trainer heeft mij een mooie collectie aan oefeningen opgeleverd voor specifieke spiergroepen. Ik deed dus een proeftraining bij deze sportschool, die op minder dan 5 minuten lopen van ons huis zit. Want het kan niet laagdrempelig genoeg zijn… En dat beviel me. Het is een echte ‘buurtsportschool’. Mensen van middelbare leeftijd, zoals ikzelf. Geen keiharde technomuziek die door de ruimte schalt en het gebruik van oordopjes noodzakelijk maakt. Geen opgeblazen spierbundels en graatmagere skeletmeisjes die een onderlinge competitie hebben wie het meest sterk / slank / sneu is. Maar passend bij een Healthnerd op leeftijd.

Op basis van mijn collectie oefeningen heb ik een programma voor mijzelf samengesteld. En ben ik weer vrolijk begonnen met een wekelijkse training. Keurig in een spreadsheet waarbij ik wekelijks bij elke oefening bijhoud hoeveel herhalingen ik met elk gewicht uitvoer. Mijn training heb ik verschoven naar de vrijdagochtend. Voorheen trainde ik vrijdag van 17.00 – 18.00. Inmiddels werk ik vier dagen per week, en gebruik ik dus het sportuurtje op vrijdagochtend om met een goed gevoel mijn weekend te starten.

Waar ik wel even van schrok… Je weet dat je oud bent als je leeftijdskorting krijgt op je sportschool abonnement. Ja echt. 50+ krijgt 15% korting. Ik moet even wennen aan het idee. Mijn allereerste leeftijdskorting. Nou ja, het helpt bij het spaarpercentage zullen we maar zeggen.

En waar ik ook van schrok… Ruim zeven maanden stilzitten betekent de facto opnieuw beginnen. Bij elke oefening. Ik kom nog niet in de buurt van de persoonlijke records die ik eind 2020 bereikt had. Mijn verdiende loon, denk ik. Dus nu weer hard aan het werk om die coronakilo’s eraf te trainen.

Hoe gaat het met jouw gezondheid?

Mijn werksysteem

  • Berichtcategorie:The HOT Life

Op 8 augustus vroeg HenH in de comments waar er een blogpost te vinden was over mijn werksysteem. Ik verwijs daar namelijk naar in mijn blog over de jaardoelen. Het was wel een vraag waar ik even over na moest denken. Ik probeer werk en blog namelijk gescheiden te houden, alleen al om mijn identiteit een beetje te beschermen. Maar ik ga toch een poging doen om mijn Werksysteem uit te schrijven.

Vooraf

Geldnerd is rijksambtenaar, dat is geen geheim. En manager van een club fijne mensen. Voltijds werken is bij de Rijksoverheid 36 uur per week. En ik werk sinds een tijdje in een werkrooster van 4 x 9 uur, vier werkdagen van elk 9 werkbare uren. Dat doe ik op maandag tot en met donderdag, dus elke donderdag aan het eind van de werkdag begint mijn lange weekend. De afwezigheidsmelding in mijn mailbox gaat dan aan en mijn werkapparaten (inclusief zakelijke telefoon) verdwijnen in de kast. Daar komen ze zondagavond of maandagochtend weer uit om aan de oplader te gaan. En dit ritme bevalt mij uitstekend, ik kan me eigenlijk niet meer voorstellen dat ik nog terug ga naar een vijfdaagse werkweek.

In mijn huidige functie ben ik medio 2020 begonnen. In coronatijd. Ik heb sindsdien vrijwel volledig thuisgewerkt, ik ben in totaal een keer of 10 op kantoor geweest in het afgelopen jaar. De meeste mensen in mijn team heb ik pas een handvol keren ‘in het echt’ gezien. We zien elkaar vrijwel dagelijks per video en spreken elkaar telefonisch.

Mijn afdeling is georganiseerd in vijf clusters, met elk een eigen taakgebied. Inhoudelijk hebben die taakgebieden weinig met elkaar te maken. Maar als manager ben ik, samen met mijn plaatsvervanger, wel elke dag met al die taakgebieden bezig. Dat betekent veelvuldig omschakelen tussen verschillende thema’s. Het schakelen is één van de dingen die mijn werk interessant maakt en houdt.

Als manager mag ik gebruik maken van de diensten van een managementassistente. Zij regelt mijn afspraken en andere praktische dingen. Dat is een voorrecht dat mij veel tijd scheelt. Wekelijks hebben we agenda-overleg, en ook tussen de bedrijven door bellen en mailen we regelmatig om dingetjes te regelen.

Werkritme

Mijn werkdagen beginnen ergens tussen 08.00 en 08.30 uur op mijn eigen werkplek in Huize Geldnerd. Op maandag heb ik standaard mijn agenda tot 09.30 uur geblokkeerd. Daar mogen geen afspraken gepland worden. Omdat ik niet werk op vrijdag, en er op die dag vaak toch dingen gebeuren, en omdat ik in het weekend mijn mail en telefoon vermijd en dat doen helaas niet alle collega’s. De tijd tot 09.30 gebruik ik om ‘bij te lezen’ op de vrijdag en het weekend, en eventuele spoedzaken uit te zetten en mensen terug te bellen. Het zorgt ervoor dat ik zonder achterstand aan het ‘vergadercircus’ van de nieuwe week begin.

Want dat is mijn agenda grotendeels. Een vergadercircus. In een normale werkweek zitten de beschikbare uren volgepland met videovergaderingen. Een enkele vergadering op kantoor of op externe locaties. Die tegenwoordig een aparte kleur krijgen in de agenda, en waar ook netjes reistijd omheen gepland wordt. Want het is al eens voorgekomen dat ik me realiseerde dat mijn volgende afspraak over een half uur op kantoor zou zijn, terwijl ik nog rustig thuis achter de laptop zat. Ook dat is stress die ik liever vermijd.

Elke werkdag is mijn agenda van 12.00 tot 13.00 uur geblokkeerd voor mijn lunchpauze. Niet altijd een uur, maar wel altijd bedoeld om even gezond te lunchen en echt afstand te nemen van het werk en de werkplek. Meestal lunchen Vriendin en ik samen, want ook haar werkweek speelt zich grotendeels af in haar eigen werkkamer hier in Huize Geldnerd. En meestal komt ergens tijdens de lunch ons Hondje thuis, die is dan de hele ochtend met de uitlaatservice op pad geweest. Hij eet na thuiskomst een snackje en zoekt dan één van zijn mandjes op om te gaan slapen.

Na de middagvergaderingen is mijn agenda vanaf 16.00 uur weer geblokkeerd. In principe accepteert het secretariaat vanaf dat tijdstip geen afspraken meer voor mij. Allereerst werk ik dan mijn Bellijst af. Gedurende dag proberen mensen regelmatig om mij te bellen, maar tijdens besprekingen neem ik meestal niet op. Die mensen komen wel op mijn bellijst, en worden diezelfde dag teruggebeld. Ook als ik gedurende de dag zelf bedenk dat ik iemand moet bellen, spaar ik dat op tot ‘s middags.

Na de Bellijst is de Stukkenstroom aan de beurt. Binnen de overheid is het proces van en naar de ministers en statssecretarissen sterk geformaliseerd. Dat is ook nodig, want we moeten alles wat we doen goed kunnen verantwoorden, iets dat helaas nog niet altijd goed gaat. Maar elke dag gaan er stukken ‘de lijn in’. En er zijn heel veel lijnen, mogelijke routes van stukken van medewerkers die uiteindelijk bij een hoge ambtenaar of een minister terecht moeten komen, of als brief naar de Tweede Kamer of ergens anders heen moeten gaan. Ook ik ben onderdeel van een aantal ‘lijnen’, en moet dus elke dag nota’s en brieven beoordelen, aanvullen, bespreken en uiteindelijk digitaal paraferen.

En na de Stukkenstroom is de E-mail aan de beurt. De schrik van vrijwel elke kantoorwerker. Ik heb een aantal maatregelen genomen om dat beheersbaar te maken, daar kom ik later in deze blogpost nog even op terug. Mijn doel is om voor het einde van de werkdag in elk geval alle mails gelezen te hebben. Mails die een korte reactie vragen (zeg minder dan 2 minuten werk) handel ik meteen af. Waar mogelijk zet ik acties uit bij collega’s. Afgehandelde mails worden gearchiveerd, ook daar kom ik zometeen op terug. In mijn Inbox mogen alleen ongelezen berichten zitten, en mails waar ik nog ‘iets mee moet’. Dat zijn er meestal enkele tientallen. Soms meer. Maar niet meer de honderden ongelezen berichten die ik in eerdere functies soms had.

Tijdens dit proces orden ik ook de aantekeningen die ik gedurende de dag digitaal bijgehouden heb. In mijn mailbox heb ik een uitgebreid systeem van taakdocumenten aangemaakt. Elk cluster in mijn afdeling, elk vast overleg en werkgroepje, elk regulier persoonlijk overleg heeft een eigen document. Hier houd ik mijn aantekeningen en actielijstjes bij. Als ik bedenk dat ik iets ergens moet bespreken, dan gaat het op het lijstje en komt het dus automatisch in het eerstvolgende overleg aan de orde.

Ook kijk ik nog even naar de agenda voor de volgende dag en check ik of ik alle stukken voor die vergaderingen bij de hand heb. Ik ben verwend doordat de meeste vergaderingen voor mij voorbereid worden en ik kant en klare annotaties en adviezen meekrijg. Dat betekent dat ik selectief kan voorbereiden, meestal lees ik alleen de stukken waar ik een pittige discussie over verwacht. En tenslotte kijk ik ook nog even in het financiële systeem en het personeelssysteem of er nog taakjes staan die ik af moet handelen.

Dat klinkt als veel werk, en dat is het meestal ook wel. Ik heb die tijd vanaf 16.00 uur ook echt wel nodig. Veel collega-managers vergeten om dit soort blokken in hun agenda te zetten. En vergaderen dus door tot 17.30. En zitten dan elke avond hun mail en andere dingen bij te werken. Of lopen altijd achter de feiten aan. Sukkels.

Ik probeer ergens tussen 17.30 en 18.00 de werkdag af te ronden. En meestal ben ik dan ‘bij’. Alle stukken afgehandeld, alle mails gelezen, alle acties uitgezet, alle aantekeningen geordend, en de volgende werkdag voorbereid. Dat geeft een gerust gevoel in de avond.

De Agenda

Niet alleen privé maar ook zakelijk plan ik alles in mijn agenda. Vergaderingen, de vaste blokken voor lunch en mail/stukkenstroom/voorbereiding, maar ook tijd om acties uit te voeren. Het werken in vaste blokken is voor mij de basis van dit systeem, samen met de lijstjes in Outlook.

Ik heb strikte afspraken met mijn secretariaat over het weigeren van afspraken in de geblokkeerde tijden. Af en toe ontkom ik er niet aan, een minister kun je moeilijk iets weigeren en Kamerdebatten lopen ook gewoon door. Maar 9 van de 10 keer loopt het goed. Het klinkt misschien erg streng, dit systeem, maar het werkt, en het helpt mij om effectief en efficiënt mijn werk te doen.

Er zijn best veel regelmatig terugkerende overleggen in mijn agenda. Elke dinsdagochtend vergaderen we met het managementteam van de directie. Elke woensdag heb ik een overleg met elk cluster in de afdeling, in een uur nemen we de actielijst en grote lijnen door. Op donderdagochtend heb ik een afdelingsoverleg. De rest van de agenda vult zich met “bila’s” (bilaterale overleggen), stuurgroepen, werkgroepen, crisisgroepen, projectgroepen, werkbezoeken, debatten in de Eerste en Tweede Kamer, en al die andere praatvormen waarmee veel ambtenaren hun tijd verspillen dagen vullen.

De E-mail

Ik omschreef e-mail al als de schrik van vrijwel elke kantoorwerker. Op een gemiddelde dag ontvang ik er meer dan 150. Een verschrikkelijk systeem dat z’n oorspronkelijke doel, het snel uitwisselen van informatie, inmiddels al lang uit het oog verloren is. Net zoals de meeste organisaties werken wij met Microsoft Outlook.

Mijn uitgangspunt is dat mails zo min mogelijk tijd door mogen brengen in mijn Inbox. Aan het eind van elke werkdag wil ik geen ongelezen berichten meer hebben. Indien nodig worden ze doorgezet naar collega’s voor verdere behandeling. Als mails afgehandeld zijn worden ze door mij gearchiveerd, ik heb een uitgebreide lijst archiefmappen op onderwerp in Outlook.

Het grote geheim om de grote hoeveelheid e-mails beheersbaar te houden: de Regels in Outlook. Je kunt regels instellen waarmee Outlook bepaalde berichten automatisch afhandelt. En dat is handig, want dan hoef je dat zelf niet meer te doen.

Ik heb een groot aantal Regels ingesteld. Een aantal deel ik hieronder. Dit zijn ze niet allemaal, maar de andere zouden teveel prijsgeven over het precieze werk dat ik doe. Het gaat om het idee.

  1. Ten eerste heb ik een CC regel. Die markeert berichten waar ik in de CC-regel sta automatisch als gelezen en verplaatst ze naar een aparte map, behalve als ze afkomstig zijn van een zeer selecte groep personen. In die map kijk ik eigenlijk alleen als er specifiek naar gevraagd wordt, want vrijwel alle CC-berichten zijn ter info. Ik heb uiteraard ook een regel die eens in de zoveel tijd alle berichten uit de CC-map verwijdert die ouder zijn dan een paar weken.
  2. Verder worden op vergelijkbare wijze alle berichten die te maken hebben met mijn agenda verplaatst naar een aparte map. uitnodigingen, bevestigingen van anderen, verplaatsingen, het gaat allemaal naar de Agenda-map. Mijn agenda wordt beheerd door het secretariaat, die hebben liever niet dat ik er zelf iets aan doe. Maar ook voordat ik dat voorrecht had werkte ik met zo’n map. En dan keek ik één of twee keer per dag in die map en handelde alles af. Ook voor deze map is er uiteraard een regel die eens in de zoveel tijd alle berichten verwijdert die ouder zijn dan een paar weken.
  3. Een aantal systemen in onze organisatie stuurt mij automatisch notificaties als er taken voor mij zijn. Bijvoorbeeld ons documentmanagementsysteem (DMS) en ons personeelssysteem. Helaas kan ik die berichten niet uitschakelen in de bronsystemen. Maar ze zijn voor mij wel overbodig, want ik kijk elke dag minstens één keer in deze systemen of er iets voor mij staat. En met name het DMS is erg actief, die stuurt soms wel enkele tientallen berichten per dag. Dus heb ik ook een regel ingesteld die dit soort overbodige notificaties automatisch in de prullenbak kiepert. Die automatisch geleegd wordt als ik Outlook afsluit aan het einde van de werkdag.

Mijn Outlook-regels helpen mij enorm om mijn mailbox overzichtelijk te houden. Ik heb minder handwerk en kan beter focussen op de berichten die echt mijn aandacht nodig hebben. Dat helpt dan weer om elke werkdag af te sluiten met het gevoel dat ik alles onder controle heb. Want een overvolle mailbox is was een belangrijke stressfactor.

Hybride werken

In mijn huidige functie heb ik tot op heden vrijwel volledig thuis gewerkt. Maar ooit zullen we toch wel van dat k…virus afkomen. De bedoeling is dat wij dan ‘hybride’ gaan werken. Wat neerkomt op ‘vaker thuis dan voor corona’. Iets dat ik persoonlijk helemaal niet erg vind. Ik hoef niet zo nodig vijf vier dagen per week terug naar kantoor. De huidige manier van werken is voor mij erg efficiënt. Ik verlies geen tijd tussen vergaderingen en ik word minder afgeleid. Vooralsnog is het adagium bij ons ‘zo min mogelijk kantoor’, ik verwacht dat het binnenkort weer wordt versoepeld naar ‘een paar dagen per maand’.

In mijn afdeling hebben we afgesproken dat we tot nader order de clusteroverleggen en het afdelingsoverleg digitaal blijven doen. Collega’s kunnen hun ‘quotum’ aan kantoordagen daarbuiten inzetten voor overleggen waar ze dat nuttig vinden. Ik heb heel af en toe ook een bespreking op kantoor of extern, dat is nu echt een uitje. Gelukkig staat Geldnerd HQ op minder dan 15 minuten fietsen van mijn kantoor. En minimaal één keer per maand organiseren we een gezamenlijke middag met de afdeling. We lunchen samen, doen wat serieuze dingen, en drinken een borrel samen. Hopelijk komen er snel nog wat meer mogelijkheden om elkaar te zien.

Samenvattend

Het werken in vaste blokken zorgt voor voorspelbaarheid en transparantie voor mijn omgeving. De blokken elke middag zorgen voor voldoende tijd voor mijzelf en mijn eigen werk. Met een beetje hulp van de technologie. En en beetje discipline. Dat lukt uiteraard niet elke dag. Soms ‘moet’ er een vergadering in geblokkeerde tijd. Heb ik een dag geen zin in het bellen of de mail. Of ben ik een dag op reis. Maar dat geeft niet. Ik kan het de dag erna altijd weer oppakken.

En dat is dus de beschrijving van mijn persoonlijk Werksysteem in mijn standaard overheidsmanagerskantoorbaan. Het kostte in deze functie een half jaar om het goed in te regelen, maar inmiddels draait het ook al meer dan een half jaar heel goed. Het geeft rust. Het geeft structuur. Het vermindert mijn stress. Rust reinheid en regelmaat, en het maakt dat mijn team op mij kan rekenen. Dat is het belangrijkste.

En het is nog best een lang stuk geworden eigenlijk, deze blogpost. Dan te bedenken dat ik vooraf niet dacht dat er een blogpost in zou zitten…

Hoe ziet jouw werksysteem eruit? Want daar kan ik ook nog weer van leren!

Tussenstand jaardoelen 2021

  • Berichtcategorie:The HOT Life

Nu is het al begin augustus, en ik heb nog niks geschreven over de tussenstand van mijn jaardoelen! Terwijl publiekelijk verantwoording afleggen juist zou moeten helpen om mij te motiveren. Waar je mee omgaat wordt je door besmet, zullen we maar zeggen. De Nederlandse politici vinden het immers ook niet allemaal fijn om altijd maar verantwoording af te moeten leggen…

Wat waren mijn doelen ook alweer?

Op Blue Monday schreef ik een blogpost over mijn doelen voor 2021. Die zaten op twee niveau’s. Ik wilde mijn goede gewoontes en systemen behouden en verder versterken. Met name noemde ik hier mijn Financiële Systeem, mijn Gezond Leven systeem, en het systeem waarmee ik op mijn werk de dingen gestructureerd probeer te houden. Daarnaast had ik enkele concrete meetbare doelen. Een spaarpercentage van minimaal 40,0%, minimaal 10.000 pagina’s aan boeken lezen. Op gewicht blijven (komen). En blijven schrijven op mijn blog.

Systemen

Mijn Financiële Systeem draait goed door. Elke maand zodra het salaris binnenkomt vliegen de boekingen nog alle kanten op en betaal ik mijzelf eerst. Dat werd wel geholpen door de coronalockdown. Maar ook heb ik de afgelopen periode mijn beleggingen weer eens onder de loep genomen. Ik heb mijn spaargeld en buffer weer eens kritisch bekeken (en verhuisd). De tien geboden van mijn financiën zijn uitgeschreven, een blogpost hierover staat in de planning. En mijn spreadsheets zijn verder uitgebreid en geoptimaliseerd, daar schrijf ik binnenkort nog wel eens over.

Mijn Gezond Leven Systeem heeft het iets moeilijker. Het goede nieuws is dat mijn gewicht nog ‘binnen de marges’ is. Er mogen een paar kilo’s af, maar de spijkerbroek die ik begin 2020 kocht na ruim 10 kilo afvallen past nog steeds uitstekend. Mijn eetgedrag is een stuk gezonder dan voorheen, en ik houd het keurig bij in mijn eetdagboek. Maar het bewegen is minder. De sportscholen waren natuurlijk een hele tijd gesloten vanwege de corona-situatie. En de winter vond ik niet de meest prettige tijd om buiten te trainen. Af en toe ging ik hardlopen, maar het lukt me maar niet om daar regelmaat in te krijgen. Ik vind het ook niet leuk genoeg, dus een regenbuitje is genoeg om mij binnen te houden. Maar inmiddels ben ik volledig gevaccineerd, en dus ben ik afgelopen week weer begonnen.

Over mijn Werk Systeem ben ik erg tevreden. Voor het eerst in meer dan 10 jaar heb ik regelmatig het gevoel dat alles onder controle is. Geen overlopende e-mail inbox met honderden berichten. Geen tientallen Post-Its en schriftjes en losse blaadjes met aantekeningen en actiepunten. Ook de vierdaagse werkweek bevalt uitstekend. Het langere weekend zorgt voor voldoende hersteltijd en ontspanning. Voorlopig werken wij nog steeds vrijwel volledig thuis. Dat scheelt ook veel reistijd. Er wordt bij de Rijksoverheid druk gesproken over de invulling van ‘hybride werken’, ik hoop maximaal één dag per week (en af en toe een incidentele vergadering) op kantoor door te gaan brengen.

Ook de kleine systemen, zoals mijn dagelijkse opruimrondje in de ochtend, draaien lekker door en helpen me om het huis en mijn leven op orde te houden. Met uiteraard wat hulp van mijn elektronische agenda.

Doelen

Voor 2021 had ik een beperkt aantal concrete meetbare doelen. In onderstaande tabel een stand van zaken.

OmschrijvingDoelstellingTussenstandDat vind ik
Spaarpercentage40,0%65,5%++
Gewicht‘in range’3 kilo teveel
Pagina’s lezen10.000 pagina’s5.150 pagina’s+/-
Blog2 berichten / week2 berichten / week++

Het lezen blijft voor mij een uitdaging. Ik lees minder als ik onrustig ben, bijvoorbeeld door dingen die spelen op het werk, in het nieuws, of in mijn leven. Ik heb dan niet de rust in mijn hoofd om een uurtje in een boek te duiken en me alleen daarop te focussen. Inmiddels beschouw ik mijn voortgang in een boek dus ook als een indirecte maatstaf voor mijn innerlijke rust. En kijk ik minder vaak naar het nieuws, dat helpt ook.

Wat ook niet hielp was dat ik eind februari begon in een boek dat ik heel graag wilde lezen, de opvolger van één van mijn favoriete boeken van de afgelopen 10 jaar. Het boek viel enorm tegen, maar ik wilde het per se uitlezen. Waardoor ik dus 2 maanden deed over 375 pagina’s.

Het bloggen gaat daarentegen prima. Vroeg in het voorjaar kostte het mij even wat moeite om voldoende inspiratie te vinden, maar daarna had ik mijn planning op een gegeven moment twee maanden vooruit vol staan. En zelfs nu, in mijn zelfverzonnen zomerstop, stromen de stukjes toch gewoon door.

Hoe staat het met jouw jaardoelen?

Vakantiemaand

  • Berichtcategorie:The HOT Life

Het is alweer eind juli. Geldnerd City is al leeggelopen en bijna het hele land heeft inmiddels vakantie. Ook 2021 vliegt weer voorbij. En ook Geldnerd gaat het even een maandje wat rustiger aan doen. Dat mag ook wel, op zijn leeftijd… De komende weken zal er waarschijnlijk maar één blogje per week verschijnen, waarschijnlijk op de woensdag of donderdagochtend. En misschien sla ik ook wel ergens een weekje over. Gewoon omdat het kan.

Ergens begin september pakken we dan het reguliere schema weer op, denk ik. Het blijven wel nieuwe berichten die de komende weken hier verschijnen. Geldnerd is dol op recycling, maar niet van blogposts…

Heb jij ook een rustige zomer voor de boeg? Geniet ervan!