Geldnerd.nl

Blog over (financieel) bewust leven

Search results: "administratie" (page 1 of 10)

Hoe denk ik nu over…. Mijn administratie?

Inmiddels ben ik bijna vier jaar aan het schrijven op dit blog. Meer dan 550 berichten heb ik al geplaatst. En ik heb dus ook heel veel onderwerpen aangeraakt. En regelmatig geef ik daarbij aan dat ik vooral ook blog om mijn gedachten te ordenen, en mijn denken over financiën te ontwikkelen. Bijna vier jaar is al best wel een lange tijd. Het leek me daarom leuk om er eens wat onderwerpen ‘uit het verleden’ uit te lichten, en te bekijken hoe ik daar nu over denk. Lees je mee?

Weten wat er binnenkomt en wat er uit gaat, het is de basis van elke financiële methodiek. En: wat je meet, beïnvloedt wat je doet. Als je aan de slag wilt met je financiën, dan ontkom je er dus niet aan. Je zult je financiële administratie op een of andere manier bij moeten houden. Ik schrijf er vaak over, al sinds het begin van Geldnerd. En onlangs had ik het er nog over met Bas en Arjan in de Goed Met Geld podcast.

Getverdemme, denken de meeste mensen nu. Administratie doen is toch helemaal niet leuk? Ik hoor zelf bij de minderheid aan mensen die het wél leuk vind. Ook in mijn werk ben ik financial, immers. Maar ik herken het wel als mensen aangeven het niet leuk te vinden. Dat geeft niet, want je kunt het zo eenvoudig of tijdrovend maken als je zelf wilt. Maar als je het effect ziet, de rust en het inzicht die je terugkrijgt voor die (in mijn geval) minder dan 5 minuten per week, dan slaat dat gevoel meestal om. Het is nuttig tegen minimale inspanning, het heeft een positieve ‘prijs/pret verhouding’.

Het bijhouden van mijn administratie is voor mij de hoeksteen van mijn financiële leven. Een paar minuten per week: downloaden van mijn banktransacties en importeren in mijn administratiespreadsheet. In mijn situatie verder het aangeleerde gedrag om zoveel mogelijk transacties met de bankpas te betalen, want dan komen ze automatisch binnen (en dat scheelt weer tijd). Eens in de paar weken / maanden iets dieper kijken naar de standaardoverzichten in mijn administratie. Lig ik op koers, gebeuren er gekke dingen? Bij grote uitgaven even vooruitdenken: past het in mijn liquiditeit of moet ik er mijn buffer voor aanspreken? Het zijn allemaal dingen die me rust geven. Die zorgen dat ik me geen zorgen hoef te maken over geld. En laat dat nou net een van de grootste stressfactoren zijn voor de meeste mensen. Hoe fijn is het als je daar geen last van hebt?

En goed, ik overdrijf misschien een beetje met alle statistiekjes die ik bijhoud en de uren die ik besteed aan het doorontwikkelen van mijn spreadsheets. Maar zo ingewikkeld hoef je het dus helemaal niet te maken. Al zet je maar één keer per jaar op een rijtje wat je maandelijkse inkomsten en vaste uitgaven zijn: huur/hypotheek, verzekering, gas / water / licht / internet, mobiele telefoon en andere abonnementen, zodat je weet wat je maandelijks ‘vrij’ te besteden hebt. Elk stukje inzicht helpt.

En er zijn legio manieren om dat te doen. In een schriftje op papier, in een spreadsheet (bijvoorbeeld de mijne), of in een al dan niet gratis softwarepakket zoals GnuCash of WinBank. De meeste grote banken bieden tegenwoordig in hun internetbankieren opties om je inkomsten en uitgaven te categoriseren, bijvoorbeeld bij de Rabobank en ABN AMRO. Het hoeft je dus echt niet veel tijd te kosten om je administratie bij te houden en inzicht te krijgen in jouw persoonlijke financiën.

Het blijft voor mij één van de beste beslissingen die ik ooit genomen heb, om mijn administratie bij te gaan houden. In het begin deed ik het maar eens per kwartaal. Maar het gaf al zoveel inzicht. Financieel zou ik niet staan waar ik nu sta zonder die administratie. Dat gevoel gun ik iedereen. Eén nadeel: je zult het zelf moeten doen! Maar dan krijg je er ook heel veel voor terug. Ik kan me dan ook niet voorstellen dat ik ooit stop met het bijhouden!

Houd jij jouw administratie al bij?

error

Nieuwe functies in de administratie: ING import

Mijn spreadsheets worden nog steeds verder uitgebreid. Al heb ik deze winter minder programmeertijd gehad dan gehoopt, het was erg druk op mijn werk en ik ben ook aan een opleiding begonnen. Maar toch zijn er weer de nodige dingetjes bijgebouwd. Dat gaat dan vooral om rapportages, want de basisfunctionaliteit is wel op orde. Vind ik tenminste.

Een tijdje geleden heb ik een actuele versie van mijn beleggingsspreadsheet gedeeld. En recent heb ik ook tijd kunnen maken voor de nieuwe versie van de FIRE Calculator. En mijn dashboard is nog volop in ontwikkeling. Maar vandaag is mijn administratiespreadsheet weer eens aan de beurt.

Er zijn allerlei kleine verbeteringen, maar vooral dus ook verschillende nieuwe grafieken. Zo kun je nu het maandelijkse spaarpercentage bekijken, en het saldo op je bankrekening door het jaar heen. Ook heb ik een functie gebouwd die laat zien hoeveel No Spend Days je in een maand hebt gehad. No Spend Days zijn dagen waarop je géén uitgaven hebt gedaan met je creditcard, contant geld, pinpas of contactloos. De No Spend Days functie werkt overigens alleen voor banken die de transactiecode meesturen. Rabobank doet dat bijvoorbeeld wel, ABN AMRO doet het niet.

Daarnaast ondersteunt mijn administratie nu ook het importeren van CSV-bestanden van de ING. Daarvoor ben ik veel dank verschuldigd aan lezer Kris, die de code voor eigen gebruik aangepast heeft (en dat is ook precies de bedoeling!) en zo vriendelijk was om de aangepaste code met mij te delen. Ik heb deze functionaliteit niet zelf kunnen testen, want ik heb geen voorbeeldbestand. Het kan dus zijn dat het nog niet vlekkeloos werkt. Als dat zo is, laat het me weten, dan zorg ik voor een verbeterde versie.

Kris deelde met mij ook de code voor het verwerken van een ABN AMRO Creditcard. Die zit ook in de VBA code (Sub ProcessCreditCardABN()), maar heb ik nog niet geactiveerd. Bij de ABN kun je de creditcardmutaties niet als een CSV of TXT-bestand downloaden. Wel als PDF file. En datzelfde probleem heb ik ook bij de Rabobank. Kris selecteert in de PDF de mutaties en plakt die dan via Notepad in een tabblad Data in Excel. En hier zie ik een nieuwe uitdaging, ik ga proberen om een VBA routine te maken die ook PDF-bestanden kan lezen.

Daarnaast heb ik een functie gebouwd om handmatig transacties met contant geld invoeren, via de knop Cash Transaction op het Dashboard. Ik betaal nu zo weinig met contant geld dat ik de app, die ik daarvoor op mijn smartphone heb, de deur uit doe. In 2019 heb ik nog geen enkele maal betaald met contant geld.

Ook kun je nu transacties splitsen, via de knop Split Transaction op het Dashboard. Dit werkt alleen als er transacties geiïmporteerd zijn op het werkblad Data, maar nog niet verplaatst zijn naar het werkblad Transactions. Ik gebruik dat bijvoorbeeld als ik salaris betaald krijg inclusief een declaratie, of als ik iets voorgeschoten heb maar nog een gedeelte van iemand terugbetaald krijg. Dat zijn dan dingen die naar twee verschillende grootboekrekeningen moeten, en dat doe ik door de transactie te splitsen in twee deeltransacties.

Je kunt de nieuwe versie van de administratiespreadsheet hier downloaden , of vinden op mijn ‘Downloads’ pagina.

Hoe houd jij jouw administratie bij?

error

Is er toekomst voor mijn administratie?

Sinds 2003 gebruik ik Excel om mijn financiën en beleggingen bij te houden. En sinds 2013 zijn mijn spreadsheets uitgebreid met macro’s om zoveel mogelijk handmatig werk weg te automatiseren. Kan ik zonder? Vast wel. Maar ik WIL niet zonder. Het geeft me rust om te weten hoe ik er financieel voor sta, en ik hou van het ‘puzzelen’ als ik weer een nieuwe macro of functie uitwerk. Zonder de spreadsheets zou Geldnerd er nooit geweest zijn.

Ik heb dus een afhankelijkheid van Microsoft. Visual Basic, de macro-programmeertaal, is al ruim 25 jaar oud. Tot en met Office 2016 wordt dat keurig ondersteund. Heel veel organisaties gebruiken spreadsheets met ingewikkelde, over vele jaren opgebouwde, macro’s voor bijvoorbeeld planning en rapportage. Die zouden niet blij zijn als Microsoft die ondersteuning zou stoppen. De verwachting is dan ook dat Visual Basic in Office 2019 nog gewoon ondersteund wordt, maar officieel bevestigd is dat nog niet. Volgens de laatste berichten verschijnt Office 2019 (en dus ook Excel 2019) ergens in het najaar.

En naar verwachting wordt Office 2019 ook de laatste stand-alone versie. Microsoft heeft liever dat wij allemaal een abonnement nemen op Office365. Maar ten eerste heb ik geen zin om maandelijks een bedrag te betalen voor software die ik (behalve Excel) nauwelijks gebruik, in plaats van eens per 4 – 6 jaar eenmalig een licentie te kopen. Ten tweede: in Office365 zit (nog) geen ondersteuning voor macro’s. Het is onduidelijk of die er komt en zo ja, wanneer. En ten derde is het hoog tijd om open-source te gaan. Ik heb al geëxperimenteerd met LibreOffice, dat voldoet uitstekend. Daarbij hoopte ik dat de macro-taal van LibreOffice een waardige vervanger zou zijn van Visual Basic in Excel.

Maar dat laatste viel een beetje tegen. Macro’s programmeren in LibreOffice is een stuk bewerkelijker dan in Excel. Ik heb er de nodige tijd ingestoken, en mijn ‘oude’ administratie volledig omgebouwd naar LibreOffice. Maar ik zag het niet zitten om ook de beleggingsspreadsheet volledig te herbouwen. Ik wil iets moderner en robuuster dan wat deze macro-talen mij kunnen bieden.

Ik ben van plan om dit najaar mijn laptop te vervangen. Die gaat inmiddels ruim 4 1/2 jaar mee, en begint behoorlijk traag te worden. Daar erger ik me aan. En er staat Office 2013 op. Dat wil ik dan dus vervangen door Office 2019 (en daarom wil ik dus wachten met de vervanging tot dit najaar). Uitgaande van een jaar of zes werken met Office 2019, geeft dit me in elk geval tot en met 2024 om een oplossing te creëren.

Officieel bevestigd is het nog niet, maar het lijkt erop dat het gebruik van JavaScript een optie wordt in Office. Dat kan al met een API. En het gebruik van JavaScript is ook al een optie in LibreOffice. Als dit klopt, dan zou een migratie naar LibreOffice eenvoudiger worden. Stapsgewijs bouw ik mijn macro’s om naar JavaScript. En daarna hoef ik alleen de ‘voorkant’ nog maar te migreren naar LibreOffice.

Dan moet ik nog wel JavaScript leren programmeren. Zoals ik eerder schreef ben ik daarmee begonnen met de hulp van de app Grashopper. Ook heb ik een lijvig JavaScript e-book aangeschaft en kijk ik naar voorbeeldjes van anderen.

Soms denk ik ook wel dat ik gewoon op moet houden met mijn eigen spreadsheets. Want het bijhouden van de administratie is dan weliswaar vrijwel helemaal geautomatiseerd, maar in het oplossen van fouten in de code en het ontwikkelen van nieuwe functionaliteit gast best veel tijd zitten. Ik kan natuurlijk ook gewoon kiezen voor een standaardpakket. Open-source heb je in elk geval GnuCash voor Windows, Mac en Linux. Maar eigenlijk vind ik het ‘klooien met softwarecode’ gewoon veel te leuk.

Tsja, en tegelijkertijd merk ik ook dat ik de afgelopen maanden (te) weinig prioriteit geef aan ‘klooien’. Leuk werk, vakanties en een voorjaar dat uitnodigt om naar buiten te gaan (en niet te vergeten Project Tuin) gaan op dit moment even voor. Ik ben zelfs nog niet verder gegaan met mijn Dashboard.

Hoe kijk jij naar de toekomst van jouw spreadsheets?

error

Administratie met KNAB-import

Een paar weken geleden publiceerde ik mijn vernieuwde administratiespreadsheet, met een aantal verbeteringen ten opzichte van de eerdere versie. Daarbij beloofde ik al dat er snel nog een nieuwe versie met extra functionaliteit zou volgen. En hier is ‘ie.

Deze nieuwe versie biedt, naast ondersteuning voor Rabobank en ABN AMRO, ook ondersteuning voor het importeren van CSV-bestanden van KNAB. Met dank aan lezer Jeroen, die mij een voorbeeldbestand stuurde.

Daarnaast werkt nu de controle of transacties wel goed op elkaar aansluiten. Mijn ervaring is dat de opeenvolgende bestanden van banken niet altijd goed op elkaar aansluiten, ik miste wel eens een aantal boekingen als je wekelijks een bankbestand importeert. In deze versie krijg je daar automatisch een melding van. Het heeft me wel wat tijd gekost voordat ik mijn eigen stomme programmeerfout in deze functie gevonden had…. Maar nu doet ‘ie het.

Ik blijf het herhalen: mijn spreadsheets zijn vooral ter inspiratie, om te laten zien wat er allemaal kan. Voor mij werkt dit naar volle tevredenheid. Ik ga nu weer aan de slag met mijn nieuwe Vermogensdashboard. Ook die zal ik in Excel bouwen, ik wil het allemaal zo eenduidig mogelijk houden.

De nieuwe versie van de administratiespreadsheet is beschikbaar op mijn Downloads-pagina.

Hoe is het met jouw spreadsheets?

error

Administratie met Rabo CSV Import

Diverse lezers vroegen er al om, en zelf schreef ik er onlangs ook al over: mijn nieuwe administratiespreadsheet. En hier is ‘ie dan. Oud en vertrouwd in de interface, nieuw onder de motorkap. Tsja, opa Geldnerd houdt niet zo van interface-wijzigingen. Ik snap ook al die app-ontwikkelaars niet die bij elke nieuwe versie de gebruikersinterface volledig overhoop gooien. Waardoor ik weer enorm moet zoeken naar mijn favoriete functies. Dus zelf doe ik daar niet aan.

Zoals ik al eerder schreef is de belangrijkste wijziging dat ik nu werk met het nieuwe CSV-formaat van de Rabobank. Dit omdat ze stoppen met het TXT-formaat dat ik eerst gebruikte. De structuur waarmee ik transacties inlees is daarmee compleet gewijzigd. Dat betekent dat je eigenlijk al je transacties vanaf 1 januari 2018 opnieuw in moet lezen, in CSV-formaat.

Er zit ook een uitgebreidere gebruikershandleiding in, op het tabblad ‘Manual’. Maar leef je vooral uit op de Visual Basic macro’s die in de spreadsheet zitten. Tips, opmerkingen, aanvullingen, dingen ter verbetering van de leesbaarheid, laat het me weten in de comments of via mijn Contact-pagina!

Eén ding zit er nog niet in: ik ben bezig om een functie te bouwen die controleert of de boekingen wel op elkaar aansluiten. Maar die is nog niet foutloos, dus die zit nog niet in deze versie. Zodra ik de problemen heb opgelost verschijnt er een bijgewerkte versie. En verder wordt het in die versie ook mogelijk om bestanden van KNAB in te lezen, omdat een bloglezer zo vriendelijk is geweest mij een voorbeeld-bestand te sturen (dankjewel!).

Je kunt de nieuwe administratiespreadsheet hier downloaden.

Heb jij recent nog nieuwe dingen gedaan in Excel?

error

Administratiespreadsheet vernieuwen

Het begon met de mededeling dat de Rabobank ging stoppen met het bestandsformaat dat ik importeerde in mijn administratie. Het werd een code-marathon van drie dagen in februari waarin ik mijn administratie vanaf de grond opnieuw opgebouwd heb, en daarna een testperiode waarin ik ook nog allerlei kleine aanpassingen gedaan heb en nog doe. De lay-out bleef ongeveer hetzelfde, want die bevalt me. Maar de meeste macro’s werden grotendeels herschreven, en veel nieuwe functionaliteit toegevoegd.

Waarom herschrijven? Mijn administratie was de eerste spreadsheet die ik echt geprogrammeerd heb met allerlei functies en macro’s in Visual Basic. Leren programmeren door het te doen. Maar inmiddels heb ik het nodige bijgeleerd, en heb ik een aantal functies efficiënter (en dus sneller) kunnen maken. En ik heb toch nog weer een aantal handmatige handelingen weg kunnen automatiseren.

Er komen ook nieuwe functies in. Zo is de spreadsheet nu geschikt voor Rabobank én ABN AMRO, je kunt zelfs met beide naast elkaar in één spreadsheet werken. De importbestanden worden namelijk ‘genormaliseerd’ naar hetzelfde formaat. Ook is er nog steeds ondersteuning voor het importeren van je kasboekje vanuit de KashBook app op de mobiele telefoon. Ik gebruik het zelf niet zo vaak meer, want ik geef bijna geen contant geld meer uit, maar de functie was er toch.

Zit je bij een andere bank, en wil je toch gebruik maken van mijn spreadsheet? Ik ben op zoek naar voorbeeldbestanden van andere banken. De bestanden die je exporteert vanuit internetbankieren. Als je zo’n bestand hebt, wil ik de spreadsheet er wel geschikt voor maken. Laat het me maar even weten!

Verder heb ik alle instellingen bij elkaar gebracht op één pagina. Dat maakt het overzichtelijker. En er is een nieuwe rapportage waarmee je heel snel kunt zien welke uitgaven je gedaan hebt op een specifieke grootboekrekening. Maar ook mijn oude vertrouwde functionaliteit is er nog, zoals het verwerken van creditcard-betalingen.

Rond diezelfde tijd kreeg ik ook een mailtje van een gebruiker van de administratie-spreadsheet. Hij stelde mij een aantal vragen over de werking, omdat er geen handleiding bij zit. Dat laatste was (is) bewust. Mijn spreadsheets zijn vooral bedoeld ter inspiratie, om te laten zien wat er mogelijk is met Excel. Het is geen kant en klaar boekhoudprogramma, daarvoor kun je beter zoiets als WinBank of GnuCash gebruiken (beide overigens ook gratis). Je administratie bijhouden in een spreadsheet vol macro’s, waarbij je zelf niet weet hoe deze macro’s werken, is een beetje riskant. Omdat ik vrij uitgebreid gereageerd heb op de mail die ik kreeg, komt er nu wel een uitgebreidere handleiding bij de spreadsheet. Maar het blijft as-is, ik ga de spreadsheet verder niet ondersteunen.

En oh ja, de gebruikersinterface is in het Engels. Maar stilletjes denk ik na over een versie waar je uit meerdere talen kunt kiezen.

Ik ben de nieuwe versie nog aan het testen, er zitten nog een paar kleine foutjes in. Zo heb ik momenteel ruzie met de floating point error in Excel. Die zorgt ervoor dat 10,00 – 10,00 niet altijd 0,00 als antwoord oplevert. Dat kan best lastig zijn als je bepaalde controles in wilt bouwen. Maar ergens de komende weken hoop ik de tests af te ronden. En dan komt de spreadsheet uiteraard ook hier als download beschikbaar.

Hoe houd jij jouw administratie bij?

error

Handige hulpmiddelen voor je administratie

20160724 RekenmachineBezig zijn met je persoonlijke financiën begint altijd met het bijhouden van je inkomsten en uitgaven. Daar zijn de meeste deskundigen en boekjes (en bloggers zoals ik) het wel over eens. ‘Vroeger’ betekende dat een papieren kasboek en veel rekenwerk. Maar tegenwoordig zijn er gelukkig veel handige hulpmiddelen. Het platform Wijzer in Geldzaken heeft een vrij uitgebreid overzicht gemaakt. Maar hoe te kiezen?

De eerste vraag is natuurlijk of je wilt betalen of niet. Veel aanbieders hebben een gratis basisversie, maar als je meer wilt zul je al gauw in de buidel moeten tasten. En naar goed hedendaags gebruik proberen de meeste partijen je een jaarabonnement te verkopen.

Een belangrijke tweede vraag is of je offline of online wilt werken. Offline betekent in dit geval: op je eigen computer. Online betekent in een app op je tablet of smartphone, en/of in ‘de cloud’, online via een website. Mensen die hier al wat langer meelezen weten dat ik geen voorstander ben van ‘de cloud’. Niemand kan daar de veiligheid en privacy van je gegevens garanderen. De cloud is gewoon ‘een computer van iemand anders’.

Overigens bieden de meeste banken tegenwoordig dit soort functionaliteit ook aan als onderdeel van hun internetbankieren. Je kunt ervoor zorgen dat je uitgaven toegerekend worden aan een aantal rubrieken, en dat geeft al een behoorlijk inzicht in je financiën. Bovendien is de beveiliging bij de Nederlandse banken beter-dan-gemiddeld op orde (hoop ik). Vraag is natuurlijk wel of je die informatie met je bank wilt delen? Ik in elk geval niet.

Zoals ik al vaker geschreven heb doe ik de administratie zelf, met Microsoft Excel. Dat geeft me veel meer vrijheidsgraden. Maar ik was al een behoorlijke intensieve Excel-gebruiker mét een financiële achtergrond.

Voorlopig blijf ik lekker bij mijn spreadsheets in mijn eigen beveiligde omgeving. Maar wat heb jij gekozen en wat waren jouw overwegingen?

error

Administratie-spreadsheet online

Het is zover. Naar aanleiding van mijn eerdere blog publiceer ik mijn administratie-spreadsheet. Best wel spannend vind ik dat. Het is een versie met grotendeels fictieve data die ik geanonimiseerd heb. Maar het gaat uiteraard niet om de data. Het gaat om de opzet en om de Visual Basic macro’s die eronder liggen. Mijn spreadsheets zijn gebouwd met Microsoft Excel 2013 en werken bij mij probleemloos onder Windows 10.

Ieder jaar op 1 januari start ik met een nieuwe spreadsheet. Het is een jaaradministratie. Maar omdat ik tegenwoordig nauwelijks meer wijzigingen aanbreng in mijn grootboekrekeningschema kan ik de sheets makkelijk naast elkaar zetten om de trends over meerdere jaren te zien.

Mijn sheet ondersteunt het importeren van de bestanden van twee banken, Rabobank en ABN AMRO. Dat zijn de twee banken waar ik momenteel een rekening heb. Van Rabobank download ik het CSV bestand, van ABN het TXT bestand. De knop hiervoor vind je op het werkblad ‘Jaarrekening’. Deze versie werkt alleen correct met de Rabo macro. Beide banken plaatsen het boekingsbedrag namelijk in een verschillende kolom, en dat moet je dus even aanpassen in de kolom op het werkblad ‘Grootboek’ waar de totalen opgeteld worden.

Het eerste werkblad ‘Jaarrekening’ geeft een samenvatting van de inkomsten en uitgaven per categorie, en vergelijkt ze ook met budget. Ook zie je hier de tussenrekening in de 900 (inkomsten) en de 9000 (uitgaven) groep. Als ik bijvoorbeeld geld overboek van mijn lopende rekening naar mijn spaarrekening dan is dat geen uitgave, maar een interne verschuiving. Idem met geld wat ik naar mijn beleggingsrekening boek. Dat zie je dus (onder de inkomsten en uitgaven) apart weergegeven. Overigens kijkt mijn spreadsheet zelf tot welke datum er boekingen zijn ingevoerd, dat zie je hier in het veld ‘Bijgewerkt tot’.

De boekingen worden tijdens het Importeren op een tijdelijk werkblad ‘Data’ gezet. Kopiëren naar het werkblad Boekingen (waar alle boekingen voor een jaar dus onder elkaar komen te staan) doe ik nog handmatig. Ik ben te bang dat er een keer wat misgaat als ik dat automatisch doe, en dat mijn administratie daardoor in de soep draait. Met de knop ‘Verwijder Datasheet’ gooi ik het tijdelijke werkblad weer weg als de gegevens correct gekopieerd zijn.

De knop ‘Voorcoderen’ activeert een macro die kijkt naar een aantal kenmerken van de boeking. Voorcoderen werkt op de gegevens op het tijdelijke werkblad ‘Data’. De gegevens waarmee de macro vergelijkt staan op hebt werkblad ‘Voorcoderen’. Als de kenmerken overeen komen dan krijgt de boeking op het werkblad ‘Data’ de grootboekrekening toegewezen die op het werkblad ‘Voorcoderen’ bij de boeking staat. Boekingen die de macro niet herkent moet je handmatig voorzien van een grootboekrekeningnummer. Maar op deze manier wordt gemiddeld ruim 80% van mijn uitgaven automatisch aan de juiste grootboekrekening gekoppeld.

Op het werkblad ‘Grootboek’ zie je de uitgaven per grootboekrekening bij elkaar opgeteld. Hier kun je per rekening ook een budget ingeven. Op basis daarvan (en van de datum tot waar de boekingen zijn bijgewerkt) berekent de spreadsheet hoeveel budget er YTD (Year To Date – tot op dit punt in het jaar) beschikbaar was. Ik werk alleen met jaarbudgetten, niet met maandbudgetten.

Op het werkblad ‘Creditcard’ houd ik gedurende de maand mijn creditcard-uitgaven bij. Zodra de creditcard wordt afgeschreven signaleert mijn spreadsheet dat tijdens het Voorcoderen (melding ‘Er is een credit-card boeking’). Als ik die krijg dan druk ik op de knop ‘Creditcard Verwerken’ op het werkblad ‘Jaarrekening’. De macro zoekt dan de juiste creditcarduitgaven erbij en zet die onder de boekingen op het werkblad ‘Data’. Hij doet dat van boven naar beneden vanaf het werkblad ‘Creditcard’ en stopt zodra het juiste totaalbedrag van de creditcardboeking bereikt is. De creditcardboeking zelf krijgt als grootboekrekeningnummer nul (‘0’), zodat die ook niet meetelt in de uitgaven. Het zijn immers de afzonderlijke betalingen die belangrijk zijn voor het totaalbeeld.

Tenslotte vind je op het werkblad ‘Jaarrekening’ nog de knop ‘Kashbook importeren’. Voor het bijhouden van mijn uitgaven in contant geld (dat zijn er steeds minder) gebruik ik de app ‘Kashbook‘ op mijn smartphone. Vanuit Kashbook kun je alle boekingen in CSV format aan jezelf sturen. Die importeer ik en ze worden dan verwerkt op de juiste grootboekrekening, ook weer op een tijdelijk werkblad ‘Data’. Vandaar kun je ze ook weer zelf kopiëren naar het werkblad ‘Boekingen’.

Alle te importeren bestanden lees ik in vanuit mijn ‘Downloads’ directory, die je in kunt stellen op het tabblad ‘Handleiding’. Ook kun je hier instellen in welke directory de importbestanden na verwerking opgeslagen moeten worden, en ook moet je hier de volledige naam van de administratie opgeven. Dat wordt gebruikt in onder andere de import-macro’s.

Met het contant geld, de creditcard-uitgaven en alle boekingen en pinbetalingen vanaf mijn bankrekening heb ik een compleet beeld van al mijn inkomsten en uitgaven.

Hier ga je naar de downloadpagina.

Over een tijdje publiceer ik ook mijn beleggingsadministratie. Die is ietsje ingewikkelder dan deze. Ik hoop vooral dat andere mensen ook hun spreadsheets en macro’s online gaan zetten. Want ik wil graag ook leren van anderen!

Wat vind je van mijn spreadsheet?

error

Financiële Administratie

In een van mijn eerste blogjes heb ik al verteld over hoe ik ben begonnen met mijn financiële administratie. Gewoon in een spreadsheet. Die spreadsheet heb ik steeds verder doorontwikkeld, en ieder jaar start ik in een nieuwe, lege kopie. Maar de essentie is nog steeds hetzelfde.

Het belangrijkste tabblad is Boekingen. Daar staan de afzonderlijke boekingen, die ik elke paar weken download vanuit het Internetbankieren van mijn bank en importeer in de administratie. Voor iedere boeking voeg ik zelf een lege kolom toe, waarin ik mijn ‘rekeningnummer’ zet. Ik heb een redelijk uitgebreid rekeningschema, waarover meer in een andere blogpost.

Naast ‘Boekingen’ staat het tabblad ‘Grootboek’. Hierop staan al mijn grootboekrekeningen onder elkaar genoemd. Per grootboekrekening heb ik een aantal kolommen:

  • Uitgaven YTD (Year To Date): alle uitgaven die ik tot op dit moment in het jaar op deze post geboekt heb. Het is de SOM.ALS optelling van alle bedragen op de spreadsheet ‘Boekingen’ waar ik dit grootboeknummer in de eerste kolom heb gezet.
  • Jaarbudget: Het totale budget wat ik mijzelf voor het hele jaar op deze post heb gegeven.
  • Budget YTD: Het deel van het budget dat ik tot op vandaag had mogen gebruiken.
  • Budget – Uitgave YTD: Het verschil tussen wat ik tot vandaag had gebudgetteerd en wat ik tot op vandaag heb uitgegeven. Als dit negatief is, dan heb ik meer uitgegeven dan tot nu toe mocht. Niet altijd een ramp, maar dan kijk ik altijd wel even hoe dat komt.

Het derde tabblad is de ‘Jaarrekening’. Dit is een heel korte, met de cijfers samengevat per groep van grootboekrekeningen. Dus het totaal voor Woonlasten, het totaal voor Vervoerskosten, het totaal voor Huishoudelijke uitgaven, het totaal voor Luxe. Ook hier staat Budget en Werkelijke uitgaven naast elkaar, zodat ik snel kan zien hoe ik in de verschillende categorieën sta ten opzichte van mijn budget. Naast de uitgaven staan de inkomsten, ook Budget en Werkelijk naast elkaar.

Het laatste tabblad is ‘Cashflow’. Hier staat per maand aangegeven wat mijn vaste lasten zijn, en op welke datum ze van mijn bankrekening worden afgeschreven. Ook bijzondere grote uitgaven plan ik hierin, zoals bijvoorbeeld het bedrag dat ik jaarlijks naar de Belastingdienst mag overmaken, of dure lidmaatschappen/abonnementen die ik één keer per jaar moet betalen. Op deze manier kan ik ervoor zorgen dat er altijd voldoende, maar niet teveel geld op mijn lopende rekening staat. Ook mijn inkomsten staan hierin gepland, met hun datum.

In volgende postjes vertel ik nog wel meer over hoe ik om ga met bijzondere situaties.

Hoe simpel of ingewikkeld ziet jouw administratie eruit?

error

Pensioen uit het Verre Warme Land

Een groot deel van mijn periode in het Verre Warme Land heb ik gewerkt, bij een lokale bank. Daar heb ik ook pensioen opgebouwd. Hoeveel? Geen idee… Ik heb welgeteld één velletje papier met polisgegevens van een lokale verzekeraar (waarvan de directeur getrouwd was met een van de directeuren van de bank waar ik werkte) en een bedrag aan inleg gedurende het jaar 2015. Vergeten dan maar?

Nou nee, want het destijds ingelegde bedrag is naar toenmalige waarde ongeveer € 5.000. Dat is toch wel de moeite waard. En ik weet dat, onder de lokale regelgeving van het Verre Warme Land, je dat pensioen uit kunt laten betalen als je vertrokken bent uit het Verre Warme Land. Niet meteen, maar wel na drie jaar. En die drie jaar zijn 1 mei 2019 verstreken. En omdat het toch al een jaar van financiële meevallers is, heb ik zin gekregen in meer. Bovendien houd ik niet van losse eindjes. Ik houd van een minimalistisch en opgeruimd leven, ook administratief. Tijd dus om hier actie op te ondernemen. En ook deze pensioenverzekering op te ruimen. Want dat geld heb ik liever hier, zodat ik het zelf aan het werk kan zetten.

Dus ben ik maar eens voorzichtig begonnen aan een zoektocht. Met als vertrekpunt dat velletje papier. Vervolgens ben ik gaan kijken naar het pensioenfonds waar mijn premies aan betaald zijn. Ook dat bestaat nog steeds. Op hun website vind je uiteraard geen informatie over het afkopen van de pensioenverzekering. Want je wilt mensen niet op ideeën brengen, toch? Na wat zoeken vond ik een email-adres. Daar heb ik maar eens een mailtje naartoe gestuurd met de vraag wat ik moet doen om mijn pensioenverzekering uitbetaald te krijgen. Daarna was het afwachten.

Ik had al snel antwoord. En moest een aantal documenten opsturen. Bewijs van uitschrijving in het Verre Warme Land, bewijs van inschrijving in Nederland, bewijs dat ik nog leef (een Attestatie de Vita), en een kopie identiteitsbewijs. Ik mocht het zelfs mailen. Een actueel bewijs van inschrijving en het bewijs van in leven zijn heb ik meteen aangevraagd bij de gemeente, dat kan anno 2019 gelukkig online. Het bewijs van uitschrijving uit het Verre Warme Land heb ik uiteraard in mijn digitale archief. En een kopie identiteitsbewijs ook. Het duurde een paar dagen voordat alles compleet was. Ik heb het bij elkaar in een beveiligd PDF bestand gestopt en opgestuurd.

Ik kreeg al snel een ontvangstbevestiging. Vervolgens is het afwachten. In de wet van het Verre Warme Land staat dat ze zes weken hebben om mijn verzoek af te handelen. In die tijd moeten ze mijn gegevens controleren en wat dingen nagaan bij de lokale belastingdienst en burgerlijke stand. Maar ik kreeg al ruim binnen de termijn bericht. De belastingdienst was akkoord, al moest er wel 25% belasting worden ingehouden op de uitkering. Uit mijn tijd in het Verre Warme Land weet ik dat het geen enkele zin heeft om in discussie te gaan met/over de lokale Belastingdienst, dus dat is dan maar zo. Een paar dagen later kreeg ik het officiële juridische document over de afkoop. Het totaalbedrag viel me nog behoorlijk mee. Samen met de eerdere belastingmeevallers helpt dit een behoorlijk stukje in de kosten van mijn komende operatie.

Ik heb het document uiteraard na controle snel getekend en teruggestuurd. Nu maar afwachten hoe snel ze betalen! En ik heb weer een ‘los eindje’ opgeruimd. Dat voelt ook goed.

Heb jij jouw financiële verleden volledig in beeld?

error
« Older posts

© 2019 Geldnerd.nl

Theme by Anders NorenUp ↑